Werner Geers. Datenverarbeitung. Of ce Word Excel Access PowerPoint. 1. Au age. Bestellnummer 61030

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1 Werner Geers Datenverarbeitung Of ce 2010 Word Excel Access PowerPoint 1. Au age Bestellnummer 61030

2 Haben Sie Anregungen oder Kritikpunkte zu diesem Produkt? Dann senden Sie eine an Autoren und Verlag freuen sich auf Ihre Rückmeldung. Vorwort Das Buch Datenverarbeitung, Word Excel Access PowerPoint bietet die Möglichkeit, handlungsorientiert Inhalte zu erlernen. Die Inhalte orientieren sich an Rahmenlehrplänen und bekannten Com puterführerscheinen. Das Buch ist im Wesentlichen folgendermaßen aufgebaut: Zunächst werden die Grundlagen der Informationstechnologie mit den Bereichen Hard ware, Software usw. dargestellt. Das Betriebssystem Windows 7.0 wird insoweit behandelt, wie es für den Unterricht notwen dig ist. Wer dieses Kapitel aufmerksam durcharbeitet und am Computer nachvollzieht, wird mit der Benutzerober äche von Windows gut umgehen können. Die für den Unterricht benötigten und in Computerführerscheinen und Rahmenlehrplänen angesprochenen Of ce-inhalte werden anhand der Textverarbeitung Word, der Tabellenkalkulation Excel, der Datenbank Access und der Präsentationssoftware PowerPoint erklärt. Der Datenaustausch zwischen den Programmen soll zeigen, dass Daten nur einmal erfasst werden müssen und danach problemlos in anderen Programmen weiterverarbeitet werden können. Zusätzlich werden Elemente ausführlich erklärt, die in allen Programmen vorhanden sind. Umfangreiche Übungen sollen das Erlernte vertiefen. Der Bereich Bildbearbeitung ergänzt die Ausführungen. Anhand des kostenlosen Programms Paint.NET können die wichtigsten Elemente dieses Bereichs problemlos erlernt werden. Eine kurze Einführung wird in dem Bereich Information und Kommunikation gegeben. Grundsätzlich ist es egal, mit welchem Programm Sie zunächst beginnen. Das Buch ist so aufgebaut, dass innerhalb der Programme alle wesentlichen Inhalte jeweils erklärt werden. Einzelne Inhalte aus den Bereichen Grundlagen der Informationstechnologie und Betriebssysteme, die vom Umfang her nicht mehr in das Buch aufgenommen werden konnten, stehen Ihnen als PDF- Datei über das Internet zur Verfügung. Die Adresse ist jeweils angegeben. Unter oder kann ein kostenloses Online-Tastschreibprogramm abgerufen werden, welches Schüler nutzen können, um das Beherrschen des üssigen 10-Finger-Tastschreibens in Form von verschiedenen Übungen zu trainieren. Neueste Informationen, eventuelle Änderungen und Verbesserungen, die sich z. B. durch Updates der Programme ergeben, können Sie im Internet unter folgenden Adressen abrufen: iche-informatik.de Für die Arbeit mit diesem Buch wünsche ich Ihnen viel Spaß. Der Erfolg wird sich bei einer vernünftigen Arbeit mit dem Buch und den Programmen sicher einstellen. Papenburg, Frühjahr 2011 Werner Geers Bildungsverlag EINS GmbH Hansestraße 115, Köln ISBN Copyright 2011: Bildungsverlag EINS GmbH, Köln Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung in anderen als den gesetzlich zu gelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Hinweis zu 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen.

3 Inhaltsverzeichnis 3 1 Grundlagen der Informationstechnologie Hardware Begriffe Auswahlkriterien und Performance Hauptbestandteile eines Computers Personal Computers Schnittstellen Controller Bussystem Speicher und Speichern Ein- und Ausgabegeräte Tastatur, Scanner, Maus Ausgabegeräte Multifunktionale Geräte Multimedia Anschlüsse für die Wiedergabe von Bildschirmsignalen an Fernseher usw Datenkommunikationsgeräte Netzwerkkomponenten Software Informationsnetze Netze und Datenkommunikation Kommunikation Einplatz- und Mehrplatzsysteme Kommunikationsnetze LAN WAN usw Intranet - Extranet Internet Telekommunikationsnetze Telefonnetz und Computer Netzwerkbetriebssysteme und Netzwerktopologien (-architektur) Informationstechnologie im Alltag Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz Sicherheit Vorbemerkungen Grundsätze der Datensicherung Computerviren und sonstige schädliche Programme Urheberrecht und Gesetzeslage Urheberrecht Datenschutzgesetz...48 Übungen Betriebssysteme Betriebssystem Windows Erste Schritte am Computer Icons Verwenden von Windows Verknüpfungen mit dem Startmenü/der Taskleiste Arbeiten mit der Taskleiste Dateiverwaltung Begriffe Dateien und Ordner Arbeiten mit Dateien Kopieren, Verschieben usw. von Dateien Löschen und Wiederherstellen von Dateien Suche nach Daten und Dateien Utilities Dateikomprimierung Viren Drucken Druckeroptionen Druckausgabe...77 Übungen...78

4 4 Inhaltsverzeichnis 3 Textverarbeitung mit Word Erste Schritte in der Textverarbeitung Verbesserung der Produktivität Grundeinstellungen Grundlegende Arbeitsschritte Erfassen eines Textes mit Sonderzeichen bzw. Symbolen Rechtschreibprüfung und Grammatik Thesaurus Suchen und Ersetzen Daten auswählen Markieren (Auswählen) von Zeichen, Wörtern, Zeilen usw Kopieren, Verschieben und Löschen von Texten Formatierung Zeichenformatierung Übungen Absatzformatierung Übungen Dokumentformatierung Übungen Objekte Tabellen Übungen Bilder und Diagramme Serienbriefe Ausgabevorbereitung und Drucken Zusammenfassende Übungen Tabellenkalkulation mit Excel Nutzung des Programms Erste Schritte in der Tabellenkalkulation Grundlagen Zellen Dateneingabe und Datenänderung Auswählen (Markierung) von Zellen Zeilen und Spalten Kopieren, Verschieben und Löschen von Zellen und Bereichen Suchen und Ersetzen Übungen Arbeitsblätter (Tabellen) Einfügen, Löschen und Umbenennen einer Tabelle Berechnungen unter Nutzung von mehreren Tabellen Formeln und Funktionen Zellbezüge Adressierung von Zellen und Bereichen Übungen Inhalte von Zellen Formeln Funktionen Funktions-Assistent Schalt ächen der Funktionsbibliothek Mathematische Funktionen Finanzmathematische Funktionen Informations-Funktionen Logik-Funktionen Text-Funktionen Statistik-Funktionen Matrix-Funktionen Datenbankfunktionen Datums- und Zeitfunktionen Übungen...254

5 Inhaltsverzeichnis Formatierung Allgemeine Erklärungen Formatierungen über die Schalt äche Zellen formatieren Erstellung und Übertragung einer Formatierung Einfügen, Löschen, Ausblenden usw. von Zellen Zellenformatvorlagen Ausrichtung und Formatierung von Zellen Bedingte Formatierung Zahlenformatierungen Prozentformatierungen Benutzerde nierte Formate Übungen Diagramme Vorbemerkungen Darstellungsarten Erstellung eines Diagramms Diagrammtools Einfügen und Entfernen von Überschriften, Legenden usw Nachbearbeitung eines Diagramms Änderung des Diagrammtyps Erstellung und Bearbeitung eines Kreisdiagramms Erstellung und Bearbeitung eines Liniendiagramms Sparklines Übungen Drucken Setup Überprüfen des Ausdrucks Drucken Schutz von Zellen, Formeln, Funktionen usw Aktivieren des Schutzes Aufheben des Schutzes Blattschutz mit Eingabemöglichkeit und nicht sichtbaren Formeln Daten Sortieren von Daten Filtern von Daten Verknüpfen von Daten und Diagrammen Vorbemerkungen Verknüpfung von Daten innerhalb der Tabellen einer Arbeitsmappe Verknüpfung von Daten zwischen zwei Arbeitsmappen Was-Wäre-Wenn-Analysen Vorbemerkungen Zielwertsuche Datentabellen (Mehrfachoperationen) Szenarien Solver Trendberechnungen Datenüberprüfung und Kommentierung Erstellen einer Datenüberprüfung Datenüberprüfung mit Eingabe- und Fehlermeldung Kommentare Makros Vorbemerkungen Makro zum Druck von Daten Übungen Zusammenfassende Übungen...335

6 6 Inhaltsverzeichnis 5 Datenbank mit Access Theoretische Grundlagen einer relationalen Datenbank Funktionen einer Datenbank Datenbankkonzept Datenmodelle Relationale Datenbank Entity-Relationship-Modell (ERM) semantisches Modell Begriff Entität Attribute Entitätstyp Schlüsselfelder Relationship (Beziehungen) Kardinalität Optionalität Beziehungstypen Beispiel für ein Entity-Relationship-Modell Übungen Normalisierung von Tabellen Ziel der Normalisierung Probleme der Datenerfassung (Nullte Normalform) Normalformen Aufbau einer Datenbank mit ACCESS Grundlagen Backstage-Bereich Navigationsbereich Anlegen der Datenbank Betrieb Tabellen Vorbemerkungen Datenfelder und Felddatentypen Anlegen der Tabelle Lager Eingabe von Daten in eine Tabelle Übungen Grundlegende Arbeitsschritte Tabellengestaltung Aufbau weiterer Tabellen Formatieren von Daten Formulare Berichte Vorbemerkungen Erstellung eines Berichts Berichtserstellung mit dem Berichts-Assistenten Filtern von Daten Übungen Abfragen Vorbemerkungen Arten von Abfragen Auswahlabfrage Möglichkeiten der Auswahlabfrage Parameterabfrage Auswahlabfragen mit Nicht-Null- und Nullwerten Anfügeabfrage Tabellenerstellungsabfrage Löschabfrage Kreuztabellenabfrage Aktualisierungsabfragen Gruppierung und Summenbildung usw. Aggregatsfunktionen Suche nach Duplikaten...421

7 Inhaltsverzeichnis Funktionen Arten von Funktionen Finanzmathematische Funktionen Logik-Funktionen am Beispiel der WENN-Funktion Übungen Beziehungen zwischen Tabellen Grundsätzliche Erklärungen :1-Beziehung zwischen zwei Tabellen :n-Beziehung zwischen zwei Tabellen m:n-beziehung zwischen Tabellen m:n-beziehung mit zusammengesetztem Primärschlüssel Suche nach Inkonsistenzen Beziehungen mit referentieller Integrität Gleichheits- und Inklusionsverknüpfung Verknüpfungen aufgrund einer Abfrage Übungen Zusammenfassende Übungen Präsentieren mit PowerPoint Nutzung des Programms Vorbemerkungen Vortrag mithilfe einer Präsentation Sonstige Möglichkeiten Elemente einer Präsentation Nutzung des Programms Hilfefunktion Erstellung einer Präsentation Bildschirmpräsentation Speichern von Präsentationen Speichern von Folien als Gra k Senden des Textes der Präsentation Senden der Präsentation an die Textverarbeitung Word Anpassen von Grundeinstellungen Entwicklung von Präsentationen Präsentationsansichten Folien Vorlagen (Designs) Masterfolien Text, Bilder, Sounds und Filme Eingabe und Formatierung von Texten Bild- und Gra kdateien Kopieren, Verschieben und Löschen von Texten und Bildern Sounds und Filme Diagramme und gezeichnete Objekte usw Vorbemerkungen Diagramme Organisations-Diagramm Zeichnungsobjekte Kopieren, Verschieben und Löschen von Diagrammen usw Folienpräsentationseffekte Ausgabe und Präsentation Druckvorbereitung Ausgabevorbereitung und Drucken Zeigen der Präsentation Präsentation ohne das Programm PowerPoint Einfügen eines Fotoalbums Aufbau eines Vortrags mithilfe einer Präsentationssoftware Beurteilungskriterien und -bögen Zusammenfassende Übungen...522

8 8 Inhaltsverzeichnis 7 Datenaustausch Vorbemerkungen Datenexport von Excel in andere Programme Übertragen einer EXCEL-Tabelle in die Textverarbeitung Word Übertragen eines Diagramms Verknüpfung von Daten Datenimport in Excel Datenexport von Access in andere Programme Datenimport in Access Serienbriefe Vorbemerkungen Hauptdokument Datenquellen Einfügen der Seriendruckfelder in das Hauptdokument Anfrage Speichern und Ausgeben der Serienbriefes Einfügen von Bedingungsfeldern Überspringen von Datensätzen Einfügen von Bedingungsfeldern Ausgabe eines alternativen Textes Manuelle Auswahl bestimmter Datensätze Sortieren und Filtern der Datensätze Bearbeiten der Datensätze Gemeinsame Elemente von Excel, Word und PowerPoint Vorbemerkungen ClipArts und Gra ken Screenshot WordArt-Objekte Formen Objekte Formeln SmartArt-Gra ken Organigramme Gra ken und SmartArts Textfeld Freihandzeichnung und Pfeile Bildbearbeitung Fotos und Gra ken Grundlagen der Bildbearbeitung Grundlagen der Programmbedienung von Paint.NET Grundfunktionen Einstellungen Erzeugung und Speicherung von Bildern Auswahlwerkzeuge Bildbearbeitung Arbeiten mit Bildern Zeichenwerkzeuge Text Malwerkzeuge Ebenen Effekte, Filter und Korrekturen Ausgabe Zusätzliche Plug-Ins Information und Kommunikation Internet Arbeiten mit Browsern Suchmaschinen Stichwortverzeichnis...619

9 Nutzung des Programms Tabellenkalkulation mit Excel 4.1 Nutzung des Programms Erste Schritte in der Tabellenkalkulation Tabellenkalkulationsprogramm starten und beenden Tabellenkalkulationsprogramme werden wie jedes andere Programm über das Anklicken eines Symbols auf dem Desktop oder über die Schalt äche Start gestartet. Bearbeitungsschritte: Starten Sie das Programm Excel. Klicken Sie das entsprechende Programmsymbol auf dem Desktop an. Alternativ können Sie das Programm über die folgenden Schalt ächen auswählen: Eventuell können Sie das Programm über die Taskleiste öffnen: Der Excel-Bildschirm beinhaltet nachfolgend dargestellte Komponenten. Neben den normalen Komponenten wie der Menüleiste und dem Menüband gibt es bei einer Tabellenkalkulation die Rechenleiste für die Eingabe und Anzeige von Werten, Formeln usw. Titelleiste Register Menüband Gruppen Rechenleiste Bildlau eisten Bearbeitungsschritte: Wählen Sie den Menüpunkt Datei/Beenden. Alternative: Schalt äche Schließen Tabellen Statusleiste

10 174 Tabellenkalkulation mit Excel Backstage-Bereich Aufbau des Backstage-Bereichs Der Backstage-Bereich stellt neben traditionellen Elementen wie Fenstern zum Abspeichern und Öffnen von Dateien Bereiche zur Verfügung, die Informationen und spezielle Nutzungsmöglichkeiten beinhalten. Bearbeitungsschritte: Wählen Sie den Menüpunkt Datei. Der Backstage-Bereich des Programms wird angezeigt. Über die einzelnen Menüpunkte können Sie benötigte Optionen anwählen. Aufteilung des Backstage-Bereichs Die ersten Menüpunkte stellen traditionelle Fenster zur Verfügung zum Abspei chern von Dateien, zum Abspeichern von Dateien unter einem anderen Namen, zum Öffnen von Dateien, zum Schließen von Dateien. Die Menüpunkte stellen zur Verfügung: Informationen über das Dokument (Eigenschaften wie Seitenzahl usw., Autor usw.) Die zuletzt genutzten Dokumente werden angezeigt und können geladen werden. Ein neues Dokument wird aufgrund einer Standardvor lage, einer zur Verfügung gestellten oder selbsterstellten Vorlage zur Verfügung gestellt. Genaue Einstellungen für das Drucken von Dokumenten können vorgenommen werden. Dokumente werden freigegeben, beispielsweise als PDF-Datei oder auf einem von Microsoft zur Verfügung gestellten Speicher im Internet. Die Hilfefunktion kann aufgerufen werden. Außerdem können Optionen für die Nutzung des Programms festgelegt und das Programm beendet werden. Bei Aufruf der Menüpunkte, bei denen kein Fenster aufgerufen wird, wird ein dreigeteilter Ausgabenbereich dargestellt. Die einzelnen Elemente sind unterschiedlich. Am Beispiel des Druckens sollen grundsätzliche Möglichkeiten verdeutlicht werden. Einzelne Bereiche werden später intensiv beschrieben. Menüpunkt Einstellungen Darstellung

11 Nutzung des Programms 175 Erstellen einer neuen Arbeitsmappe aufgrund einer Standardvorlage Eine Arbeitsmappe in Excel beinhaltet mehrere Tabellen. Beim Starten des Programms wird automatisch eine leere Arbeitsmappe, die auf der Standardvorlage beruht, geöffnet. Zusätzlich können jederzeit weitere Arbeitsmappen erstellt werden. Bearbeitungsschritte: Starten Sie das Programm Excel. Automatisch wird dabei eine leere Arbeitsmappe geöffnet. Geben Sie in der Zelle B2 die folgende Bezeichnung ein: Klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf die Bezeichnung Tabelle2. Geben Sie in die Tabelle2 die folgende Bezeichnung ein: Klicken Sie wieder die Tabelle1 an. Zwischen den einzelnen Tabellen einer Arbeitsmappe können Sie jederzeit beliebig wechseln. Wie später gezeigt werden wird, lassen sich auch Berechnungen zwischen Zellen der einzelnen Tabellen durchführen. Wählen Sie den Menüpunkt Datei/Neu. Markieren Sie die Schalt äche Leere Arbeitsmappe und klicken Sie danach die Schalt äche Erstellen im rechten Bereich an, um eine zweite Arbeitsmappe zu öffnen. Geben Sie in der Zelle B2 der neuen Arbeitsmappe folgende Bezeichnung ein: Zwischen den Arbeitsmappen kann in der Taskleiste gewechselt werden. Außerdem können Sie über das Register Ansicht in der Gruppe Fenster nach Anklicken der Schalt äche Fenster wechseln jederzeit die Arbeitsmappe auswählen. Die ge wählte Arbeitsmappe wird gekennzeichnet.

12 Serienbriefe Serienbriefe Vorbemerkungen In einem Serienbrief wird ein Text mit im Wesentlichen gleichen Inhalten an verschiedene Empfänger gerichtet. Daher muss ein Brieftext (Hauptdokument) und ein Dokument mit den einzelnen auszu tau schenden Inhalten (Datenquelle) erstellt werden. Diese beiden Dokumente werden zur Erstellung eines Serienbriefs miteinander verbunden. Im Hauptdokument werden einzelne Datenfelder der Datenquelle eingefügt. Hauptdokument «Name1» «Name2» «Straße» «PLZ» «Ort» Anfrage Sehr geehrte Damen und Herren, wir bitten Sie um ein Angebot über Computer und Drucker mit den entsprechen den Preisen und Lieferungs- und Zahlungsbedingungen. Mit freundlichen Grüßen Name1 Name2 Straße PLZ Ort Wagner GmbH Büromöbel Vogtweg Bielefeld Büromöbel AG Büroeinrichtungen Gutachtstr Berlin Tranel GmbH Büromöbel Bechemstr Duisburg Computerland GmbH Computer Fischadlerstieg Hamburg Computer 2000 GmbH EDV-Herstellung Koloniestr Bremen Micro Hansen OHG Computerlösungen Am Stau Oldenburg Computer Voges AG EDV-Bedarf Schlossstr Hannover Datenquelle Wagner GmbH Büromöbel Vogtweg Bielefeld Serienbriefe Anfrage Sehr geehrte Damen und Herren, wir bitten Sie um ein Angebot über Computer und Drucker mit den entsprechen den Preisen und Lieferungs- und Zahlungsbedingungen. Mit freundlichen Grüßen

13 540 Datenaustausch Hauptdokument Zunächst wird das Hauptdokument mit dem Text erstellt, welches an alle Empfänger des Serienbriefes versandt werden soll. Grundsätzlich kann der Text des Hauptdokuments erst dann eingegeben werden, wenn die einzelnen Datenfelder bereits eingesetzt wurden. Dies erscheint aber nicht besonders logisch. Bearbeitungsschritte: Erstellen Sie im Programm Word das folgende Dokument: Speichern Sie es unter dem Namen Anfrage ab. Schließen Sie das Dokument Datenquellen Vorbemerkung Zur Erstellung eines Serienbriefs sind ein Hauptdokument mit den Bestandteilen des Briefs und eine Datenquelle mit den einzelnen Datensätzen notwendig. Verschiedene Datenquellen können genutzt werden. Access-Tabelle, Excel-Tabelle, Word-Tabelle, Erstellen einer neuen Liste in Word. Der Idealfall für die Erstellung von Serienbriefen ist die Erfassung der Daten in Access und die Ausgabe der Briefe mit Word. Dieselben Ergebnisse können jedoch auch mit den anderen Datenquellen erzielt werden. Hinweis: Nutzen Sie zunächst nur eine der 4 Alternativen zur Erstellung des Serienbriefs. Probieren Sie später weitere Möglichkeiten aus.

14 Serienbriefe 541 Alternative 1: Datenquelle Access-Tabelle Datenfelder aus der Tabelle Lieferanten der Datenbank Betrieb werden in das Hauptdokument eingefügt. Die angesprochene Datenbank wurde im Access-Teil des Buchs erstellt. Sie enthält u. a. auch die benötigte Tabelle Lieferanten. Selbstverständlich können Sie auch andere Tabellen, wie z. B. Kunden, und Abfragen für Serienbriefe nutzen. Bearbeitungsschritte: Öffnen Sie die Datenbank Betrieb. Markieren Sie in der Navigationsleiste des Programms Access die Tabelle Lieferanten, die die Grundlage für die einzelnen Datenfelder in dem Serienbrief darstellt. Klicken Sie im Register Externe Daten in der Gruppe Exportieren die Schalt äche Word Merge (Of ce Verknüpfungen) an. Der Seriendruckassistent von Word für Windows wird eingeblendet: Markieren Sie durch Anklicken, dass Sie ein neues Dokument erstellen wollen. Klicken Sie danach die Schalt äche OK an. Als Alternative können Sie selbstverständlich auch ein bereits vorhandenes Dokument aufrufen, welches beispielsweise schon Angaben über den Absender usw. enthält. Das Programm Word wird automatisch geladen.