Formeln und Funktionen

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1 Formeln und Funktionen Was kennzeichnet Tabellenfunktionen? 153 Eingabe einer Funktion 157 Tipps & Tricks 166

2 Kapitel 3 Formeln und Funktionen In Kapitel 2 haben Sie Grundlegendes über die Eingabe von Formeln erfahren. Sie werden beim Aufbau Ihrer Kalkulationen sehr schnell einen Punkt erreichen, wo die Formeln umständlich und je nach Rechenweg auch kompliziert werden. Nehmen Sie die Summenbildung in Abbildung 3.1. Haben Sie Lust, eine so lange Formel einzugeben? Abbildung 3.1: Wer will schon solche Formeln zur Summenbildung eintippen? Was, wenn nicht 12, sondern 100 oder noch mehr Werte zu addieren sind? Spätestens hier sollten Sie sich mit dem Thema»Tabellenfunktionen«beschäftigen. Im konkreten Fall verkürzt und erleichtert die Funktion SUMME() die Formeleingabe. Die genaue Beschreibung dieser Funktion finden Sie in Kapitel 15. Abbildung 3.2: Die Summenbildung mit Hilfe einer Excel-Funktion 152

3 Was kennzeichnet Tabellenfunktionen? Was kennzeichnet Tabellenfunktionen? Stellen Sie sich eine Funktion als ein kleines Rechenprogramm vor, das in der Lage ist, bestimmte Rechenoperationen durchzuführen. Wie jeder Mensch haben auch die Funktionen einen Namen, der sie identifiziert. Im Namen wird meist auch die Rechenaufgabe, welche die Funktion löst, in Kurzform beschrieben. Die Tabellenfunktionen dienen zur Ausführung komplexerer mathematischer, statistischer, technischer oder logischer Berechnungen, der Suche nach bestimmten Informationen, sowie der Manipulation von Texten. Am häufigsten werden Funktionen in Formeln eingesetzt, obwohl ihre Verwendung in Namen und Makros (mehr zu Namen in Kapitel 4, zu Makros in Kapitel 5) ebenso möglich ist. Innerhalb von Formeln können Sie Funktionen mehrfach oder auch verschachtelt einsetzen. Eine Formel kann in Excel 2003 in bis zu sieben Ebenen verschachtelte Funktionen enthalten. Ab Excel 2007 sind bis zu 64 Ebenen möglich. Dabei ist es Sache des Anwenders und nicht der Funktion, darauf zu achten, dass die arithmetische Korrektheit der Formel gewahrt bleibt. Durch Funktionen wird das Erstellen von einwandfrei funktionierenden Formeln nicht nur bequemer, sondern vor allem auch deutlich schneller. Sie sollten stets versuchen, eher eine Funktion einzusetzen, als Ihre eigenen Formeln zu schreiben. Funktionen sind schnell in der Berechnung, benötigen wenig Platz in der Formel und verringern das Risiko eines Schreibfehlers. Um rechnen zu können, benötigen Funktionen Informationen (Daten), die in Excel als Argumente oder Parameter bezeichnet werden. Welcher Art diese Argumente sein müssen, wie viele Argumente benötigt werden und ob man auf bestimmte Argumente ggf. verzichten kann, können Sie in der Excel-Hilfe zur entsprechenden Funktion nachlesen. Syntax einer Funktion Unter der Syntax der Funktion ist in diesem Zusammenhang die Eingaberegel oder Eingabefolge einer Funktion zu verstehen. Wenn Sie die Syntax nicht einhalten, erhalten Sie von Excel eine Fehlermeldung angezeigt. Die Syntax für eine Funktion ist immer folgendermaßen aufgebaut (Abbildung 3.3): Die Eingabe einer Funktion beginnt mit dem Funktionsnamen. Steht sie am Beginn einer Formel, beginnt die Eingabe immer mit dem Gleichheitszeichen. Nach dem Namen folgt eine öffnende runde Klammer. Durch diese Klammer wird Excel mitgeteilt, wo die Argumente beginnen. Vor und hinter einer Klammer sind keine Leerzeichen zulässig. Nach der öffnenden Klammer werden die Argumente eingetragen. Die Argumente müssen der von der Funktion geforderten Datenart entsprechen. Einige Funktionen besitzen so genannte optionale Argumente, die zur Ausführung der Funktion nicht unbedingt erforderlich sind. Nähere Auskunft erhalten Sie in der Excel-Hilfe. Argumente können Konstanten oder Formeln sein, die der geforderten Datenart entsprechen oder diese durch Berechnung liefern. Wichtig 153

4 Kapitel 3 Formeln und Funktionen Die Argumente werden jeweils durch ein Semikolon 1 (;) voneinander getrennt. Ist für ein Argument die Datenart Text erforderlich, muss dieser Text in Anführungszeichen ("") gesetzt werden. Sollte ein Argument eine Berechnung sein, kann diese Berechnung wiederum selbst Funktionen enthalten. Wird für ein Argument einer Funktion selbst eine Funktion eingegeben, wird diese Funktion als»verschachtelt«bezeichnet. Sie können in Excel bis zu sieben Funktionsebenen in einer Formel verschachteln. Nachdem alle Argumente eingegeben sind, ist eine schließende runde Klammer einzugeben. Achten Sie darauf, dass Klammern grundsätzlich als Paar zu verwenden sind. Das bedeutet, dass jeder öffnenden Klammer eine schließende Klammer gegenüber stehen muss. Abbildung 3.3: Allgemeine Syntax am Beispiel der SUMME()-Funktion Argumente als Rechendaten einer Funktion Die an eine Funktion zur Verarbeitung übergebenen Daten heißen Argumente. In der Beschreibung der Funktion, die Sie in diesem Buch, in der Excel-Hilfe oder in anderen Nachschlagewerken erhalten, finden Sie die Anzahl der geforderten Argumente sowie deren Datentyp: Als Argument können Sie jeden beliebigen Ausdruck (Konstante, Formel usw.) verwenden, solange dieser Ausdruck (oder dessen Ergebnis) dem verlangten Datentyp entspricht. Im später noch zu besprechenden Funktions-Assistenten werden Argumente, die erforderlich sind, fett angezeigt. Hingegen werden Argumente, deren Angabe optional ist, in Normalschrift dargestellt. Mehrere Argumente werden durch Semikola (;) getrennt. Leerzeichen innerhalb von Funktionen sollten Sie vermeiden, denn sie führen meist zu Fehlermeldungen. Dies gilt generell beim Schreiben von Formeln. Bei der Übergabe von Argumenten ist der geforderte Datentyp zu beachten. Die Tabelle 3.1 zeigt Ihnen, welche Datentypen in Excel benutzt werden: 1 In der deutschen Lokalisierung trennt das Semikolon die Argumente, in der englischen das Komma. 154

5 Was kennzeichnet Tabellenfunktionen? Datentyp Beispielfunktion Eingabeart Zahl =SUMME(Zahl1;Zahl2;...) Eine Zahl (Konstante); ein Zellenbezug; eine Formel, deren Ergebnis eine Zahl ergibt Text =VERKETTEN(Text1;Text2;...) Text in Anführungszeichen; Zellenbezug Zellenbezug =ZEILE(Bezug) Zellenbezug Datums-/ Zeitwert =MONAT(Zahl) Fortlaufende Zahl; Datum in Anführungszeichen; Zellenbezug Logisch =UND(Wahrheitswert1;Wahrheitswert2;...) Vergleichsausdruck;Wahr; Falsch; Zellenbezug Tabelle 3.1 Diese Datentypen kennt Excel Neben dem korrekten Datentyp sollten Sie auch auf eine möglichst rationelle Übergabe der Daten achten. Je kürzer die Datenübergabe ist, desto schneller wird auch die betreffende Funktion arbeiten. Dazu beachten Sie bitte das folgende Beispiel. Varianten der Argumentübergabe Welche Möglichkeiten gibt es, die vier Zahlenwerte aus der Abbildung 3.4 als Argumente der Funktion SUMME() zur Bildung einer Summe zu übergeben? Abbildung 3.4: Diese Werte sind der Funktion SUMME() zu übergeben Variante 1: Werte als Konstanten Sie übergeben die vier Werte als Konstanten. Beispiel: =SUMME(27,5;20,0;12,5;30,0) Die Funktion ermittelt zwar das richtige Ergebnis, jedoch geht sie eindeutig am Sinn einer Tabellenkalkulation vorbei. Bei jeder Änderung eines der Werte in der Tabelle muss auch die Funktion entsprechend geändert werden. Variante 2: Werte als Zellbezüge Sie übergeben jeden einzelnen Wert als Zellbezug. Beispiel: =SUMME(B2;B3;B4;B5) Auch die so geschriebene Funktion wird das richtige Ergebnis ausgeben. Die Übergabe ist im technischen Sinn korrekt. In diesem Fall ist die Übergabe jedoch umständlich, da eine kürzere Schreibweise für die vier Zellen möglich ist. 155

6 Kapitel 3 Formeln und Funktionen Variante 3: Werte in einer Addition Sie übergeben die drei Eingabewerte als eigene Additionsformel. Beispiel: =SUMME(B2+B3+B4+B5) Die Funktion wird, da das Ergebnis der Addition der vier Zellen ein Wert vom Typ Zahl ist (so wie von der Funktion gefordert), erneut das richtige Ergebnis berechnen. Insgesamt handelt es sich jedoch um eine völlig unsinnige Übergabe. Wenn Sie die Addition bereits in den Klammern durchführen, wozu benötigen Sie dann noch die Funktion SUMME()? Solche unsinnigen Argumente belasten bei häufiger Wiederholung die Rechengeschwindigkeit. Trotzdem zeigt dieses Beispiel, dass Sie natürlich einen Rechenausdruck als Argument übergeben können. Variante 4: Werte als Bereichsbezug Sie übergeben die aneinander grenzenden Eingabewerte als Bereichsbezug. Beispiel: =SUMME(B2:B5) Die Funktion wird das richtige Ergebnis ausgeben. Die Übergabe der Werte ist in der kürzesten Form erfolgt, sodass die Funktion mit nur einem Argument (dem Bereich) arbeiten kann. Dies kann als die optimale Übergabeform bezeichnet werden und sollte Ihre Wahl sein. Ein weiteres Beispiel Wenn mehrere Zahlenwerte, die sich erst aus verschiedenen Berechnungen ergeben, in eine Funktion übernommen werden müssen, ist es nicht unbedingt notwendig, Zwischenberechnungen einzurichten. Die Berechnung dieser Teilergebnisse kann selbstverständlich in der Funktion stattfinden. Das Problem können Sie sich recht einfach am Beispiel der Abbildung 3.5 verdeutlichen. In dieser Tabelle sind die mathematischen Aufgabenstellungen auf ein Mindestmaß reduziert, um das Wesentliche die Übergabe der Argumente deutlicher werden zu lassen. Sie könnten in den Zellen E2 bis E5 die Formeln für das jeweilige Zwischenergebnis bilden, müssen dies aber nicht. Abbildung 3.5: Die Ergebnisse der vier Berechnungen sollen addiert werden 156

7 Eingabe einer Funktion Angenommen, Sie wollen mit der Funktion SUMME() die Ergebnisse der vier Berechnungen aus der Tabelle in Abbildung 3.5 bilden. Wie übergeben Sie die Argumente? Aus jeder der vier Berechnungen bilden Sie eine Formel, die Sie der Funktion SUMME() als Argument übergeben. Bei der Auflösung der Formel wird das Programm zuerst die Werte für die Argumente berechnen. Aus diesen Teilergebnissen wird anschließend die geforderte Summe gebildet. Die Formel sieht in diesem Fall folgendermaßen aus: =SUMME(B2+D2;B3-D3;B4*D4;B5/D5) Die Reihenfolge, in der diese vier zu berechnenden Argumente eingegeben werden, ist im Falle der Summe()-Funktion völlig gleichgültig. Bei der Bildung der Summe gilt auch hier die Regel, dass die Summanden, sprich: die Argumente der Funktion, beliebig angeordnet werden können. Bitte beachten Sie: Eine Funktion wird immer von innen nach außen aufgelöst. Wichtig Natürlich wäre die Summenbildung mit der Formel =SUMME(E2:E5) viel kürzer und damit auch übersichtlicher, wenn die Zwischenergebnisse in der Spalte E zur Verfügung stünden. Wägen Sie also die Vor- und Nachteile immer im konkreten Anwendungsfall ab. Eingabe einer Funktion Sie können jede Funktion per Hand eingeben. Dazu müssen Sie den Namen der Funktion sowie die Syntax der Argumente einigermaßen kennen. Im Gegensatz zu früheren Versionen sind seit Excel 2002 an Ihre Syntax-Kenntnisse nicht mehr so hohe Anforderungen gestellt. Den VBA-Programmierern ist sie bereits geläufig: die kontextbezogene Syntax-Hilfe, die als Funktions-QuickInfo eingeblendet wird, sobald Sie den Funktionsnamen und die öffnende Klammer geschrieben haben (siehe Abbildung 3.6). Das jeweils zu notierende Argument ist fett hervorgehoben. Schreiben Sie das erste Semikolon, wird unten das zweite Argument hervorgehoben usw. Abbildung 3.6: Die QuickInfo der Funktion WENN() erscheint seit Excel 2002 bei der manuellen Eingabe Wenn Ihnen eine Funktion wirklich vertraut ist, sind Sie mit der manuellen Eingabe meist schneller als bei der Verwendung von Eingabehilfen. Wie Sie die Syntax-Informationen in den Versionen vor 2002 erhalten können, lesen Sie weiter unten im Abschnitt»Tipps & Tricks/Argumente anzeigen«. Excel 2007 verbessert die Unterstützung bei der Formeleingabe weiter. Beginnen Sie mit dem Schreiben einer Formel, erscheint eine Vorschlagsliste (Abbildung 3.7). Neu in

8 Kapitel 3 Formeln und Funktionen Abbildung 3.7: Excel 2007 schlägt eine Liste der mit»w«beginnenden Funktionen vor und beschreibt sie auch Hinweis Voraussetzung für die Anzeige der QuickInfo ist, dass Sie in den Excel-Optionen auf der Registerkarte Allgemein (2003) bzw. Kategorie Erweitert, Abschnitt Anzeige (2007) das Kontrollkästchen QuickInfo für Funktionen aktivieren. Die in Abbildung 3.7 gezeigte Funktionsliste erscheint, wenn in den Optionen von Excel 2007 das Kontrollkästchen AutoVervollständigen-Formel, zu finden in der Kategorie Formeln, Abschnitt Arbeiten mit Formeln aktiviert ist. Standardmäßig ist dies der Fall. Die Groß- und Kleinschreibung spielt bei der Eingabe einer Funktion keine Rolle. Excel wandelt nach Eingabe der Formel alle Buchstaben in den Funktionsnamen in Großbuchstaben um. Den Funktions-Assistenten nutzen Durch den Funktions-Assistenten erhalten Sie bei der Auswahl und Eingabe einer Funktion Unterstützung. Das Symbol für den Funktions-Assistenten ist seit Excel 2002 aus der Standard-Symbolleiste verschwunden. Stattdessen hat das Symbol AutoSumme eine Schaltfläche, in deren Dropdownmenü Sie alles weitere finden. Sie rufen den Funktions-Assistenten entweder über den Menübefehl Einfügen/Funktion (2003) bzw. Klick auf das Symbol Funktion einfügen der Registerkarte Formeln (2007), die Schaltfläche Funktion einfügen in der Bearbeitungsleiste (Abbildung 3.8) oder den Befehl Weitere Funktionen in der Dropdownliste des AutoSumme-Symbols auf der Standard-Symbolleiste (2003) bzw. auf der Registerkarte Start (2007) auf. Abbildung 3.8: Funktions-Assistent in der Bearbeitungsleiste aufrufen Der Funktions-Assistent führt Sie durch die gesamte Eingabe, wobei die Funktion und deren Argumente erläutert werden. Während der gesamten Eingabeprozedur kann die Funktionserstellung abgebrochen werden, indem Sie auf die Schaltfläche Abbrechen des Funktions- Assistenten klicken oder die (Esc)-Taste drücken. 158

9 Eingabe einer Funktion Eine praktische Übung Für einen Kredit von soll bei zehn Jahren Laufzeit und 7% Zinssatz die monatliche Rate errechnet werden. Hierfür setzen Sie natürlich eine Funktion ein. Abbildung 3.9: Die Aufgabenstellung zur Ratenberechnung 1. Markieren Sie die Tabellenzelle C6, in die Sie die Funktion einfügen wollen. 2. Rufen Sie den Menübefehl Einfügen/Funktion auf oder klicken Sie die Schaltfläche Funktion einfügen in der Bearbeitungsleiste an. Dadurch gelangen Sie in das Dialogfeld des Funktions-Assistenten. Abbildung 3.10: Das Dialogfeld des Funktions-Assistenten 3. Wählen Sie im Listenfeld Kategorie auswählen den von Ihnen benötigten Funktionstyp durch Anklicken aus, in diesem Fall Finanzmathematik (Abbildung 3.10). Durch die Auswahl der Kategorie wird die große Anzahl der verfügbaren Funktionen zu überschaubareren Auswahlmengen zusammengefasst. 4. Markieren Sie im Listenfeld Funktion auswählen die von Ihnen benötigte Funktion, in diesem Fall RMZ. Im unteren Teil des Dialogfelds werden dann die allgemeine Syntax der Funktion sowie eine Kurzbeschreibung angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 159

10 Kapitel 3 Formeln und Funktionen 5. Im folgenden Dialogfeld steht Ihnen für jedes Funktionsargument ein Eingabefeld zur Verfügung. Dabei werden die obligatorischen Argumente fett, die optionalen Argumente in normalem Text angezeigt (Abbildung 3.11). Abbildung 3.11: Dialogfeld zur Eingabe der Argumente 6. Füllen Sie die Eingabefelder entsprechend der Abbildung 3.11 aus. 7. Um die Funktion in die Tabelle einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Formel lautet =RMZ(C3/12;C4*12;C2). Sie ergibt eine monatliche Rate von 1.161,08. Das Ergebnis wird als negative Zahl angezeigt. Wollen Sie die Rate als positive Zahl darstellen, multiplizieren Sie das Ganze noch mit 1. Der Zins ist natürlich der Jahreszins und muss für die Berechnung des monatlichen Zinses durch 12 geteilt werden. Im Argument Zzr müssen Sie die Laufzeit von 10 Jahren mit 12 multiplizieren, um auf die Anzahl der Monatsraten insgesamt zu kommen (120). Tipp Geben Sie in die verschiedenen Eingabefelder die gewünschten Argumente in dem jeweils verlangten Datentyp ein. Anstelle der Eingabe von Konstanten empfiehlt es sich, den jeweiligen Zellenbezug zu der entsprechenden Zelle in der Tabelle einzugeben. Sie können eine Zelle durch Anklicken und einen Zellbereich durch Markieren eingeben. Wenn Sie in ein Eingabefeld klicken, wird im unteren Teil des Dialogfelds eine Erläuterung zu dem jeweiligen Argument angezeigt. Falls Sie bereits vorhandene Namen für Zellen oder Bereiche eingeben wollen, können Sie die Namen eintragen oder Sie drücken die (F3)-Taste, um die Namen aus dem Dialogfeld Namen einfügen zu übernehmen. Die Suche nach Funktionen Die Entwickler bei Microsoft haben sich etwas für jene Anwender ausgedacht, die noch keinen Überblick über die vorhandenen Funktionen in Excel haben. Sehr häufig taucht in Excel-Trainings nach der Vorstellung bestimmter Funktionen die Frage»Ja, aber wie komme ich darauf, 160

11 Eingabe einer Funktion dass Excel für meine Problemstellung eine Funktion bereitstellt?«auf. Genau dies ist einer der Gründe, warum wir dieses Buch geschrieben haben. Allerdings kann seit Excel 2002 die Antwort auch lauten:»geben Sie Ihre Problemstellung im Funktions-Assistenten ein und lassen Sie alle Funktionen zu diesem Thema suchen.«abbildung 3.12: Seit Excel 2002 verfügt der Assistent über eine Suchfunktion Rufen Sie einmal den Assistenten auf und tippen Ihre Frage oder Problemstellung ein, wie z.b. die in Abbildung Wie in der Excel-Hilfe kommt es natürlich auch hier darauf an, die richtigen Stichwörter im Text anzugeben. Sicherlich sind manche Suchergebnisse nicht brauchbar. Oft erhalten Sie aber eine Auswahl von Funktionen quer durch die Kategorien, in der die benötigte Funktion enthalten ist (Abbildung 3.13). Abbildung 3.13: Die Ergebnisliste in Excel 2003 enthält Funktionen zum Zählen Seltsamerweise hat Excel 2007 diese Fähigkeit wieder verloren. Die in Abbildung 3.14 gezeigte Ergebnisliste für dasselbe Ansinnen hat nur bei gutem Willen etwas mit der Aufgabenstellung zu tun. 161

12 Kapitel 3 Formeln und Funktionen Abbildung 3.14: Die Ergebnisliste in Excel 2007 zeigt das Ergebnis eines verzweifelten Kampfes mit der Aufgabenstellung Vereinfachte Eingabe der Zellbezüge Auf der rechten Seite jedes Eingabefelds für Argumente finden Sie eine kleine Schaltfläche mit einem nach links oben gerichteten roten Pfeil. Abbildung 3.15: Felder zur Eingabe von Argumenten mit Schaltfläche zum Markieren der Bezüge Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das restliche Dialogfeld ausgeblendet, sodass Ihnen nur noch das Eingabefeld zur Verfügung steht und Sie eine freie Sicht auf die gesamte Tabelle haben. Darüber hinaus wird das Eingabefeld horizontal etwas vergrößert, um Ihnen mehr Raum für Ihre Eingaben zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie diesen Zustand hergestellt haben, können Sie Zellbezüge auch Bezüge zu ganzen Bereichen durch Markieren in der Tabelle eingeben. Hierbei gelten alle Ihnen bekannten Regeln zum Markieren. Wenn Sie einen Bereich markieren, wird automatisch der Bereichsoperator (:) und bei einzelnen Zellen (Sie markieren einzelne Zellen bei gedrückter (Strg)- Taste) der Vereinigungsoperator (;) eingetragen. Diese Methode ist nicht nur einfacher, sondern sie hilft auch, Fehler zu vermeiden. Wenn Sie wieder zur vorherigen Ansicht zurückkehren möchten, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche in der rechten Ecke des Eingabefeldes. Excel-Hilfe zu Funktionen Über den Funktions-Assistenten haben Sie auch den schnellen Zugriff auf das Hilfesystem von Excel, speziell natürlich zu den Funktionen. In der Excel-Hilfe ist jede Funktion mit allen Argumenten und Beispielen ausführlich beschrieben. 2 Innerhalb des Funktions-Assistenten erhalten Sie zu der ausgewählten Funktion Hinweise, wenn Sie im linken unteren Teil des Dialogfeldes auf den Hyperlink Hilfe für diese Funktion klicken. Sie werden dann unmittelbar zum Hilfethema der ausgewählten Funktion geführt (siehe Abbildung 3.16). 2 Hier hat sich seit Excel 2002 im Aufruf und der Bedienung der Offline-Hilfe einiges geändert. Wir beschreiben hier die Hilfe in der Version Grundsätzlich finden Sie die Funktionsbeschreibungen auch in den älteren Versionen schnell aus dem Assistenten heraus. 162

13 Eingabe einer Funktion Sollten Sie dieses Buches lediglich ausgeliehen und nicht ständig verfügbar haben, empfiehlt es sich, die Hilfethemen der Funktionen, die Sie häufiger benutzen, auszudrucken. Auf diese Weise können Sie sich im Laufe der Zeit ein kleines speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Funktionenbuch erstellen. Um ein Thema auszudrucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Tipp Abbildung 3.16: Der Hilfetext zur Funktion SUMME() Verschachtelte Funktionen eingeben Wenn Sie eine Funktion innerhalb einer anderen Funktion als Argument eingeben, spricht man von einer verschachtelten Funktion. Eine unmittelbare Schaltfläche zur Eingabe verschachtelter Funktionen gibt es nicht. Beispiel: Sie möchten den Sinuswert für einen Winkel berechnen. Der Winkel steht in der Maßeinheit Grad in Ihrer Tabelle (Abbildung 3.17). Da die Sinus-Funktion von Excel den Winkel in der Maßeinheit Bogenmaß erwartet, müssen Sie die Funktion BOGENMASS() einsetzen. Durch den Einsatz beider Funktionen gelangen Sie zu einer verschachtelten Eingabe. 163

14 Kapitel 3 Formeln und Funktionen Abbildung 3.17: Die Gradangabe muss für die Sinus- Funktion erst in das Bogenmaß umgerechnet werden Verfahren Sie zur Eingabe wie folgt: 1. Markieren Sie die Zelle, in welche die Formel eingegeben werden soll, hier ist es C4. Wählen Sie den Befehl Funktion einfügen. 2. Im Dropdownfeld Kategorie auswählen markieren Sie den Eintrag Math. & Trigonom. Anschließend markieren Sie in der Liste Funktion auswählen den Eintrag SIN und klicken auf OK. 3. Wenn Sie in ein Eingabefeld anstatt eines Arguments eine Funktion eingeben möchten, öffnen Sie das Kombinationsfeld der Funktionspalette. Die Funktionspalette befindet sich während der Funktionseingabe am linken Ende der Bearbeitungsleiste (an der Stelle, an der sich sonst das Namenfeld befindet). Hier wählen Sie die Funktion BOGENMASS (Abbildung 3.18), wodurch diese in die SIN-Funktionsklammern eingefügt wird. Hinweis Sollte die Funktion nicht in der Liste stehen, erhalten Sie diese über Weitere Funktionen angezeigt. Die Liste zeigt immer nur die zuletzt verwendeten Funktionen, sodass Sie eventuell die Funktion BOGENMASS nicht direkt auswählen können. Abbildung 3.18: Das Argument ist wiederum eine Funktion 4. Das Dialogfeld für den Assistenten zeigt nun die Funktion BOGENMASS an. Den Stand der Formel sehen Sie in der Bearbeitungsleiste (siehe dazu die Abbildung 3.19). 164

15 Eingabe einer Funktion Abbildung 3.19: In der Bearbeitungsleiste ist die Verschachtelung zu sehen 5. Geben Sie nun für die Funktion BOGENMASS als Argument den Zellbezug C2 ein. Schließen Sie mit OK. Die fertige Formel lautet =SIN(BOGENMASS(C2)) Für einen Winkel von 150 ermittelt sie den Sinuswert 0,5. Ein OK in der zweiten verschachtelten Funktion beendet die Formeleingabe! Wenn Sie bei verschachtelten Funktionen im Assistenten zur ersten Funktion zurückkehren müssen, weil hier noch nicht alle Argumente ausgefüllt sind, klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den entsprechenden Funktionsnamen. Im Dialogfeld bekommen Sie dann die Argumente für diese Funktion angezeigt und haben Gelegenheit, die fehlenden Argumente einzugeben. Wichtig Bearbeitung von Formeln Sie können natürlich jede in eine Formel eingegebene Funktion manuell bearbeiten. Änderungen schließen Sie mit der ( )-Taste ab. Zur unmittelbaren Bearbeitung in der Zelle führen Sie einen Doppelklick auf die entsprechende Zelle aus oder drücken die (F2)-Taste. Ebenso können Sie in die Bearbeitungsleiste klicken und dort die Formel bearbeiten. Zur Bearbeitung von Formeln mit Funktionen können Sie auch den Funktions-Assistenten verwenden. Dazu klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche Funktion einfügen oder rufen den Menübefehl Einfügen/Funktion auf. Nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen in den Argumenten vor. Danach beenden Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Beachten Sie auch die weitergehenden Hinweise zum Eingeben, Testen und Modifizieren von Formeln in Kapitel

16 Kapitel 3 Formeln und Funktionen Tipps & Tricks Zum Abschluss dieses Kapitels wollen wir Ihnen noch drei Tipps bzw. Tricks im Zusammenhang mit der Eingabe von Funktionen vermitteln. Wir nutzen die beschriebenen Verfahren seit Jahren und möchten sie Ihnen nicht vorenthalten. Hinweis Argumente anzeigen Wenn Sie bei der Eingabe von Formeln die zugehörigen Argumente vergessen haben, können Sie diese in der Bearbeitungsleiste anzeigen lassen. Wenn Sie beispielsweise die Funktion SVER- WEIS() verwenden wollen, tragen Sie das Gleichheitszeichen und den Text SVERWEIS sowie eine öffnende Klammer ein. Drücken Sie nun die Tastenkombination (Strg)+( )+(A), werden die Argumente zu dieser Funktion in die Bearbeitungsleiste eingetragen. Wollen Sie statt der Argumente den Funktions-Assistenten verwenden, drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(A). Daraufhin wird der Funktions-Assistent für die bereits eingetragene Funktion gestartet. Seit Excel 2002 werden die Argumente zur eingetragenen Funktion auch selbstständig in einer Quick- Info angezeigt (siehe Abbildung 3.6 zu Beginn des Abschnitts»Eingabe einer Funktion«in diesem Kapitel). Voraussetzung dafür ist, dass in den Excel-Optionen das Kontrollkästchen QuickInfo für Funktionen aktiv ist. Eine komplexe Formel in allen Mappen verfügbar machen Vielleicht haben Sie das schon erlebt: Sie benötigen in jeder neuen Mappe einen Satz von aufwändigen Formeln. Um sich Schreibarbeit zu sparen, halten Sie in solchen Fällen eine Beispielmappe offen, um aus dieser die benötigten Formeln zu kopieren. Sie können aber auch die Formeln unter Verwendung der AutoKorrektur speichern. Das eigentliche Einsatzgebiet des AutoKorrektur-Features ist das Korrigieren häufiger Schreibfehler und dürfte Ihnen vermutlich eher aus Microsoft Word geläufig sein. Nutzen Sie die AutoKorrektur, um eine Zeichenfolge durch eine Formel ersetzen zu lassen. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn es sich um eine Funktion handelt, die komplexer ist und die vom Aufbau her allgemein verwendet werden kann. Für das Eingeben der häufig verwendeten Tabellenfunktion SUMME() stellt Excel ein eigenes Symbol (AutoSumme) bereit. Über die Tastenkombination (Alt)+(ª)+(=) ist die Funktion auch für Tastaturfreunde schnell verfügbar. Excel trägt dabei auch gleich einen Zellbezug ein und geht dabei so vor: Befinden sich oberhalb der aktiven Zelle Zahlen, wird der Bezug in diese Richtung zeigen. Findet Excel nach oben keine Zahlen, werden die links von der aktiven Zelle liegenden Zellen durchsucht und der Bezug eingetragen. Wenn Sie häufig den gleichen Tabellenaufbau haben, suchen Sie vielleicht nach einer Möglichkeit, wie Sie die Summe für die unterhalb liegenden 500 Zellen schnell erstellen können, ohne lange über den Bezug nachdenken zu müssen. 166

17 Tipps & Tricks Die folgende Formel berechnet die Summe der 500 unterhalb der aktiven Zelle liegenden Zellen: =SUMME(INDIREKT(ADRESSE(ZEILE()+1;SPALTE();4;WAHR);WAHR):INDIREKT(ADRESSE(ZEILE()+501; SPALTE();4;WAHR);WAHR)) Um diese Formel global zur Verfügung zu stellen und auch schnell eintragen zu können, gehen Sie so vor: 1. Rufen Sie in Excel 2003 den Menübefehl Extras/AutoKorrektur-Optionen auf. In Excel 2007 wählen Sie in den Excel-Optionen die Kategorie Dokumentprüfung und klicken auf die Schaltfläche AutorKorrektur-Optionen. Tragen Sie auf der Registerkarte AutoKorrektur im Eingabefeld Ersetzen eine Zeichenfolge ein. Beachten Sie, dass es sich um eine eindeutige Zeichenfolge handeln sollte, da die AutoKorrektur- Liste von allen Office-Programmen verwendet wird. Wählen Sie z.b. eine Zeichenfolge mit einem Sonderzeichen, das selten verwendet wird. Eine solche Zeichenfolge könnte z.b. _sum500 sein. Wichtig 2. Im Eingabefeld Durch tragen Sie die oben gezeigte Formel ein. Achten Sie darauf, dass im Eingabefeld Durch ein Gleichheitszeichen vor die Zeichenfolge geschrieben werden muss! 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und schließen Sie mit OK ab. Abbildung 3.20: Eine Formel über die AutoKorrektur schnell verfügbar machen Wurde der AutoKorrektur-Eintrag richtig festgelegt, müssen Sie nicht einmal mehr ein Gleichheitszeichen eingeben, die Eingabe der Zeichenfolge _sum500 genügt. 167

18 Kapitel 3 Formeln und Funktionen Teilberechnungen in Formeln Bei der Analyse komplexerer Formeln und bei der Fehlersuche können Sie einzelne Bestandteile der Formel, z.b. Funktionsargumente in Form von Bezügen oder geschachtelten Funktionsaufrufen, ausrechnen lassen. Anstelle des Bezuges oder des Funktionsaufrufs steht dann der Wert. Und das geht so: 1. Öffnen Sie die Formelzelle mit (F2) oder per Doppelklick zum Bearbeiten. 2. Markieren Sie den Teilbereich der Formel, dessen Ergebnis berechnet werden soll. 3. Drücken Sie nun die (F9)-Taste. Excel ersetzt den markierten Teil der Formel durch das Ergebnis. Auf diese Art und Weise können Sie beispielsweise eine Formel schrittweise auflösen und anhand der Teilschritte die Formel analysieren. Hinweis Achtung Natürlich berechnet Excel das Ergebnis nur dann, wenn der Inhalt der Markierung berechenbar ist. Ansonsten werden anstelle der Markierung die entsprechenden Fehlermeldungen notiert. Wenn Sie nichts markieren und nur die Einfügemarke in der geöffneten Formel blinkt, ersetzt Excel die gesamte Formel durch das Ergebnis. Im Regelfall brechen Sie diese Änderungen in der Formel mit (Esc) ab, da Sie die Formel nicht verändern wollen. Sollen die Werte anstelle der Rechenausdrücke in der Formel stehen, müssen Sie mit der ( )-Taste abschließen. 168