Arbeiten mit Funktionen

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1 28 Arbeiten mit Funktionen 621 Der Funktions-Assistent 624 Mathematische Funktionen 626 Datums- und Zeitfunktionen 628 Logische Funktionen 631 Statistische Funktionen D Excel kennt eine Vielzahl von nützlichen Funktionen, die Sie in Ihren Tabellen verwenden können. So gibt es neben den mathematischen Funktionen auch statistische und logische Funktionen, Datums- und Zeitfunktionen etc. Diese Funktionen scheinen oft sehr kompliziert zu sein, aber wie Sie gleich sehen werden, ist ihr Einsatz meistens recht einfach. Natürlich gibt es auch Funktionen, die für fachfremde Anwender undurchschaubar sind, wenn man etwa an die statistischen oder finanzmathematischen Funktionen denkt. Excel 2003 Der Funktions-Assistent Excel bietet für fast alle Aufgaben die passende Funktion. Da es aber bei der Fülle der angebotenen Funktionen oft schwierig ist, die richtige Funktion zu finden, stellt Ihnen Excel mit dem Funktions-Assistenten eine wertvolle Hilfe zur Verfügung. Um ihn aufzurufen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die Zelle, in der Sie eine Funktion eingeben wollen. 2. Klicken Sie in der Bearbeitungszeile auf die kleine Schaltfläche Funktion einfügen oder wählen Sie den Befehl Einfügen/Funktion. Es öffnet sich das Dialogfeld Funktion einfügen, das Sie bei der Suche nach einer passenden Funktion unterstützt. Die angebotenen Funktionen sind in verschiedene Kategorien eingeteilt, die Sie über eine Liste auswählen können. Der Clou des Assistenten verbirgt sich im Feld Funktion suchen, in dem Sie Ihre Wünsche umgangssprachlich formulieren können. Excel versucht dann zu erkennen, welche Funktion Sie benötigen, und macht entsprechende Vorschläge. 621

2 Abbildung 28.1: Hier können Sie aus den angebotenen Funktionen auswählen Um die Fähigkeiten der Funktion auszuloten, wollen wir nach einer Funktion suchen, mit der man den Durchschnitt mehrerer Zahlen berechnen kann. 3. Geben Sie in das Feld Funktion suchen folgenden Text ein: Durchschnitt von mehreren Zahlen ausrechnen 4. Klicken Sie auf Start, damit Excel nach einer passenden Funktion sucht. In der Liste Kategorie auswählen erscheint nun der neue Eintrag Empfohlen und im Listenfeld sehen Sie alle Funktionen, die mit der eingegebenen Suchanfrage in Zusammenhang stehen. Abbildung 28.2: Excel listet einige Funktionen auf, die zu der gestellten Aufgabe passen 5. Klicken Sie die Listeneinträge mit der Maus an und suchen Sie mithilfe der angezeigten Beschreibung die passende Funktion. Wenn Sie die letzten Einträge der Liste ansehen, werden Sie feststellen, dass dort Funktionen auftauchen, die mit der Berechnung eines Durchschnittswertes mit Sicherheit nichts zu tun haben, wie z. B. WERT oder RÖMISCH. HINWEIS 622 Kapitel 28

3 Abbildung 28.3: Dieses Fenster macht das Eingeben von Formeln fast zum Kinderspiel Dies liegt an der Art, wie Sie Ihre Anfrage formuliert haben. Oft ist es nämlich sinnvoller, nur einzelne Begriffe einzugeben. Im vorliegenden Beispiel hätte die Eingabe des Suchbegriffs»Durchschnitt«zu einer höheren Treffergenauigkeit geführt, denn mit dem Wort»Zahlen«enthält die Anfrage aus Sicht von Excel ein zweites Schlüsselwort, dem dann eher allgemeine Funktionen zugeordnet werden. 6. Wird die gewünschte Funktion nicht aufgelistet, können Sie mit einer weiteren Eingabe die Suche spezifizieren. Sie erhalten dann neue Funktionen in der Kategorie Empfohlen. 7. Wenn Sie die geeignete Funktion gefunden haben, klicken Sie auf OK. Excel zeigt dann das Fenster Funktionsargumente an, in dem Sie eine ausführliche Hilfestellung beim Eingeben der Funktion erhalten. D Excel 2003 In Abbildung 28.3 sehen Sie, dass die Funktion MITTELWERT bis zu 30 numerische Argumente verarbeiten kann, die durch Semikola getrennt werden müssen. Das Fenster Funktionsargumente stellt zunächst zwei Felder bereit (Zahl1 und Zahl2). Sobald Sie im unteren Feld eine Eingabe vornehmen, fügt Excel dem Fenster ein weiteres Feld hinzu. Im konkreten Fall hat Excel sogar schon bei Zahl1 eine Bereichsangabe eingetragen, da es in diesen Zellen geeignete Daten vorgefunden hat. 8. Wenn Sie die Vorgaben von Excel nicht übernehmen wollen, benutzen Sie die Schaltfläche Dialogfeld reduzieren, um das Fenster zu einer Leiste zu verkleinern. Markieren Sie dann auf dem Tabellenblatt einen anderen Bereich und klappen Sie anschließend das Fenster Funktionsargumente mit der Schaltfläche Dialogfeld wiederherstellen wieder auf. 9. Nachdem die Argumente der Funktion ausgefüllt sind, klicken Sie auf OK. Arbeiten mit Funktionen 623

4 Abbildung 28.4: Excel hat die fertig ausgefüllte Funktion in die Bearbeitungszeile eingetragen Wenn Sie die Eingabe in einer Zelle mit dem Gleichheitszeichen beginnen, bietet Ihnen Excel ganz links in der Bearbeitungsleiste die am häufigsten benutzten Funktionen an. HINWEIS Mathematische Funktionen Excel bietet eine Vielzahl von Funktionen aus dem mathematischen Bereich an, mit deren Hilfe Sie nahezu alle Aufgaben lösen können. Wie Sie eine solche mathematische Funktion verwenden, werden wir Ihnen an einem Beispiel verdeutlichen, in dem die Funktion RUNDEN() benutzt wird. Diese Funktion rundet einen Wert auf eine festgelegte Anzahl von Dezimalstellen. In dieser Übung können Sie gleichzeitig sehen, wie Sie eine Funktion in eine bereits vorhandene Formel einsetzen. 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Runden.xls (siehe Abbildung 28.5). Der Verbrauch je 100 Kilometer soll auf zwei Dezimalstellen gerundet werden. Wie Sie sehen, enthalten die Zellen B5 bis F5 bereits Formeln. 2. Markieren Sie die Zelle B5 und drücken Sie F2, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. 3. Verschieben Sie die Einfügemarke mit den Pfeiltasten, so dass sie rechts neben dem Gleichheitszeichen steht. Dies ist erforderlich, da wir gleich eine Funktion einfügen wollen. 4. Tippen Sie RUNDEN( ein und geben Sie dabei auch die öffnende runde Klammer ein. 624 Kapitel 28

5 Abbildung 28.5: Die Verbrauchswerte sollen gerundet werden Unterhalb der Zelle wird ein kleines Fenster eingeblendet, das Hilfsinformationen zur Funktion RUNDEN() enthält: D HINWEIS 5. Setzen Sie die Einfügemarke an das Ende der Zelle, geben Sie dort ein Semikolon, dann die Zahl 2 und dann eine schließende runde Klammer ein. Beachten Sie, dass nach der Eingabe des Semikolons in dem kleinen Hilfefenster nicht mehr das Argument Zahl in fetter Schrift dargestellt wird, sondern das Argument Anzahl_Stellen. 6. Drücken Sie die Eingabe-Taste, um die Eingabe zu beenden. Das Ergebnis der Formel wird in Zelle B5 ausgegeben. 7. Übernehmen Sie die Formel aus Zelle B5 in die Zellen C5 bis F5. In der folgende Tabelle sind die wichtigsten mathematischen Funktionen, die Excel bietet, aufgeführt: Excel 2003 Tabelle 28.1: Wichtige Mathematische Funktionen Funktion PRODUKT(Zahl1;Zahl2;...) WURZEL(Zahl) ABS(Zahl) Beschreibung errechnet das Produkt der in den Klammern stehenden Argumente (max. 14); als Argumente sind Zelladressen und Zahlen möglich berechnet die Quadratwurzel einer Zahl; das Argument muss eine positive Zahl sein bildet den Absolutwert einer Zahl, d. h., diese Funktion macht aus einer negativen eine positive Zahl Arbeiten mit Funktionen 625

6 Funktion SIN(Winkel) COS(Winkel) TAN(Winkel) LN(Zahl) EXP(Zahl) Beschreibung berechnet den Sinus, Cosinus oder Tangens eines im Bogenmaß angegebenen Winkels (Bogenmaß: Winkelangabe in Grad mit Pi/180 multiplizieren); Excel bietet auch die Funktionen ARC- SIN(Zahl), ARCCOS(Zahl) sowie ARCTAN(Zahl) an berechnet den natürlichen Logarithmus einer Zahl Umkehrfunktion zum natürlichen Logarithmus Datums- und Zeitfunktionen Mithilfe der Datums- und Zeitfunktionen können Sie beispielsweise auf einem Tabellenblatt automatisch das aktuelle Datum und die Uhrzeit eintragen lassen. Wir werden dies einmal an einem Beispiel zeigen, in dem wir die Funktion JETZT() verwenden. 1. Erstellen Sie eine leere Arbeitsmappe. 2. Geben Sie in Zelle A1 die Funktion =JETZT() ein. Excel zeigt dann in der Zelle das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit. 3. Speichern Sie die Arbeitsmappe und schließen Sie sie. 4. Öffnen Sie die Arbeitsmappe erneut. Datum und Uhrzeit werden aktualisiert, da die Funktion JETZT() nicht das Erstelldatum und die Erstellzeit, sondern immer das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit angibt. Die Funktion DATUM() Excel bietet die Möglichkeit zu einer anderen, sehr interessanten Berechnung mithilfe der Datums- und Zeitfunktionen: Sie können auf ganz einfache Weise den Wochentag bestimmen, an dem Sie geboren wurden oder an dem Sie Ihren Freund/Ihre Freundin kennen gelernt haben. Dazu benötigen Sie die Funktionen DATUM() und WOCHENTAG(). Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie die Zellmarkierung in eine freie Zelle. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Funktion einfügen. 3. Wählen Sie die Kategorie Datum & Zeit aus. 626 Kapitel 28

7 Abbildung 28.6: Funktionen zur Datums- und Zeitberechnung Abbildung 28.7: Eingabe der Argumente für die Funktion DATUM() 4. Markieren Sie in der Liste Funktion auswählen den Eintrag DATUM und klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Funktionsargumente wird angezeigt. 5. Geben Sie in die drei Felder das Datum ein, für das Sie den Wochentag berechnen wollen. Excel wandelt dieses Datum in eine so genannte serielle Zahl um. Diese Zahl wird unten auf dem Dialogfeld angezeigt. D Excel 2003 HINWEIS 6. Klicken Sie auf OK, um die Eingabe der Funktion zu beenden. Datumswerte in Excel In Excel werden Datumswerte intern durch natürliche Zahlen dargestellt. Dabei beginnt die Zeitrechnung mit dem 1.1. des Jahres Dies entspricht der Zahl 1. Die Zeitrechnung endet mit dem des Jahres 9999, was durch die Zahl dargestellt wird. Arbeiten mit Funktionen 627

8 Die Funktion WOCHENTAG() Als Nächstes benötigen Sie nun die Funktion WOCHENTAG(), die die gerade berechnete Zahl in einen Wochentag umwandelt. Sie können diese Funktion mit der Funktion DATUM() verschachteln. 7. Klicken Sie in die Bearbeitungsleiste und geben Sie zwischen dem Gleichheitszeichen und der DATUM()-Funktion WOCHENTAG( ein. Bitte vergessen Sie nicht die öffnende runde Klammer. 8. Geben Sie am Ende der Bearbeitungsleiste eine schließende Klammer ein und drücken Sie die Eingabe-Taste. 9. Um den Wochentag als Text lesen zu können, weisen Sie abschließend der Zelle noch das benutzerdefinierte Format TTTT zu. Ausführliche Informationen zu benutzerdefinierten Zahlenformaten finden Sie in Kapitel 26 im Abschnitt»Eigene Zahlenformate erstellen«auf der Seite 574. Logische Funktionen Wenn Sie eine Berechnung von einer bestimmten Bedingung abhängig machen wollen oder den Wahrheitsgehalt einer Bedingung ausgeben möchten, benötigen Sie eine Logik-Funktion. Diese Funktionen liefern als Ergebnis entweder den Wert Wahr oder Falsch. Eine Übersicht aller Logik- Funktionen finden Sie in der folgenden Tabelle: Funktion FALSCH() NICHT(Wert) ODER(Wert1, Wert2, ) UND(Wert1, Wert2, ) WAHR() WENN(Prüfung; Dann; Sonst) Beschreibung liefert immer den Wert FALSCH negiert den aktuellen Wahrheitswert; aus WAHR wird FALSCH und umgekehrt liefert WAHR, wenn eines der Argumente WAHR ist. Nur wenn alle Argumente den Wahrheitswert FALSCH haben, liefert die ODER()- Funktion den Wert FALSCH. gewissermaßen das Gegenstück zu ODER(). Liefert nur dann WAHR, wenn alle Argumente WAHR sind, in allen anderen Fällen ist das Ergebnis FALSCH liefert immer den Wert WAHR wertet die im Argument Prüfung angegebene Bedingung aus. Liefert die Bedingung den Wert WAHR, wird als Ergebnis der Wert des Arguments Dann zurückgegeben, andernfalls der Wert des Arguments Sonst Tabelle 28.2: Die Logik- Funktionen 628 Kapitel 28

9 Als Beispiel für die Verwendung der logischen Funktionen wollen wir in die Tabelle mit dem Benzinverbrauch pro 100 Kilometer einen Kommentar einfügen. Dazu soll die Funktion WENN(Prüfung; Dann_Wert; Sonst_Wert) verwendet werden. Das Argument Prüfung enthält eine Bedingung. Ist sie erfüllt, wird der Dann_Wert ausgegeben, sonst der Sonst_Wert. 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Logische Funktionen. 2. Stellen Sie den Cursor in Zelle B7 (siehe Abbildung 28.10) und rufen Sie den Funktions-Assistenten auf. Abbildung 28.8: Auswahl der logischen Funktion WENN im Assistenten D Excel Zeigen Sie die Funktionen der Kategorie Logik an. 4. Wählen Sie die Funktion WENN und klicken Sie auf OK. Nun erscheint, wie gewohnt, die Formelpalette. Sie wollen hier nun prüfen, ob der Wert in Zelle B5, also der Verbrauch des Wagens auf 100 Kilometern, größer oder kleiner als 8 Liter ist. 5. Machen Sie im Feld Prüfung die Eingabe B5<8. Damit prüfen Sie, ob der Inhalt der Zelle B5 kleiner als der Wert 8 ist. 6. Im Feld Dann_Wert geben Sie den Text OK ein, der in B7 erscheinen soll, wenn die Bedingung der WENN-Funktion erfüllt ist, also der Wert in Zelle B5 kleiner als 8 ist. 7. Unter Sonst_Wert geben Sie ein, was erscheinen soll, wenn die Bedingung nicht erfüllt wurde, nämlich zu viel!!!. Arbeiten mit Funktionen 629

10 Abbildung 28.9: Die fertige WENN- Funktion 8. Schließen Sie die Formelpalette mit OK. Wenn Sie in der Formelpalette reinen Text eingeben, setzt Excel diesen automatisch in Anführungszeichen. Dies können Sie auch in der Bearbeitungszeile erkennen. HINWEIS 9. Nun können Sie die Formel aus B7 noch nach rechts ausfüllen, indem Sie den Cursor auf das schwarze Quadrat unten rechts in der Zelle setzen und mit gedrückter Maustaste nach rechts ziehen. Abbildung 28.10: Zum guten Schluss wird die Funktion in die Nachbarspalten übertragen 630 Kapitel 28

11 Abbildung 28.11: Die Statistik- Funktion MIN() Statistische Funktionen Auch bezüglich statistischer Funktionen hat Excel einiges zu bieten, wobei ein großer Teil der angebotenen Funktionen für den Nicht-Statistiker wohl eher unverständlich ist. Zu Beginn dieses Kapitel, bei der Vorstellung des Funktions-Assistenten, haben Sie mit der Funktion MITTELWERT() bereits eine Statistik-Funktion kennen gelernt, mit der wir den durchschnittlichen Benzinverbrauch eines Autos berechnet haben. Als weiteres einfaches Beispiel stellen wir Ihnen die Funktion MIN() vor, mit der wir ermitteln wollen, wie hoch der geringste Benzinverbrauch unseres Beispielautos war. In der kleinen Tabelle der Übungsdatei ließe sich dieser Wert natürlich auch einfach ablesen; bei Tabellen mit vielen Werten wird das jedoch schnell unpraktikabel und fehleranfällig. 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Statistische Funktionen. 2. Setzen Sie den Cursor in die Zelle B10 und rufen Sie den Funktions- Assistenten auf. 3. Wählen Sie aus der Kategorie Statistik die Funktion MIN aus. 4. In der Formelpalette geben Sie den gewünschten Bereich ein, hier B5:F5. D Excel Wenn Sie jetzt auf OK klicken, zeigt Excel den gewünschten Wert an. Der geringste Verbrauch war 7,39 Liter. Arbeiten mit Funktionen 631

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