MICROSOFT EXCEL XP. Inhaltsverzeichnis. In diesem Modul lernen Grundlegendes über Formeln, Funktionen und Berechnungsregeln in Excel kennen.

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1 MICROSOFT EXCEL XP RECHNEN IN EXCEL In diesem Modul lernen Grundlegendes über Formeln, Funktionen und Berechnungsregeln in Excel kennen. Inhaltsverzeichnis 6. RECHNEN IN EXCEL Werte und Zellbezüge Allgemeines zum Rechnen in Excel Zellbezüge und Zelladressierung Rechnen mit Formeln und Funktionen Grundlegendes über Formeln und Funktionen Direkte Formeleingabe Der Funktionsassistent Fehler in Formeln Zellwerte verknüpfen Formelüberwachung Spur zum Fehler Ungültige Daten markieren Zellüberwachung Formelauswertung Neuberechnungen von Formeln Manuelle Neuberechnung Automatische Neuberechnung Häufig verwendete Funktionen Mathematische Funktionen Statistische Funktionen Logische Funktionen Informations-Funktionen Datum und Zeit Funktionen Text Funktionen Matrix Funktionen Alex Jung

2 HINWEIS ZU DEN TASTATUR-UNTERSCHIEDEN DEUTSCHLAND/ÖSTERREICH SCHWEIZ. Die Tastaturen in Deutschland und Österreich unterscheiden sich häufig von denjenigen in der Schweiz, wo andere (englische) Tasten verwendet werden. Der Einfachheit halber werden im vorliegenden Handbuch die deutschen Begriffe verwendet, also z.b. STRG (Steuerung) anstatt CTRL (Control). Nachstehend eine Tabelle mit den wichtigsten Tasten. Deutsche Tastatur Schweizer Tastatur (Feststellen) Alex Jung

3 RECHNEN IN EXCEL 6. RECHNEN IN E XCEL 6.1 WERTE UND ZELLBEZÜGE Allgemeines zum Rechnen in Excel Gleichheitszeichen Grundsätzlich veranlassen Sie Excel, eine Berechnung durchzuführen, indem Sie der Eingabe der Werte ein Gleichheitszeichen ( = ) voranstellen. z.b. wird Excel aus der Eingabe =1+2+3 den Wert 6 anzeigen. Rechenoperatoren + Additionszeichen - Subtraktionszeichen * Multiplizieren / Dividieren ^ Potenzieren (2 3 ), d.h. 2*2*2 = 8) & Texte verknüpfen (A2 & "ball", wenn A4 den Inhalt "Fuss" hat wird aus dieser Verknüpfung "Fussball". Logische Operatoren a = b a < b a <= b a > b a >= b a <> b Gleich Wert a kleiner als Wert b Wert a kleiner oder gleich Wert b Wert a grösser als Wert b Wert a grösser oder gleich Wert b Wert a ungleich Wert b Alex Jung Modul : Rechnen in Excel Seite 6-1 Werte und Zellbezüge

4 MICROSOFT EXCEL XP Rechenregeln Excel rechnet nach mathematischen Regeln, also Klammern zuerst, dann Punkt vor Strich. Klammerausdrücke werden zuerst von innen nach aussen aufgelöst (berechnet) dabei wird die Punkt-vor-Strich-Regel berücksichtigt. Punkt-vor-Strich-Regel Die Punkt-vor-Strich-Regel besagt, das Punktrechnungen (Potenzieren (5 3 ), Multiplizieren (5*2) und Dividieren (4/5)) vor den Strichrechnungen (Addition (2+2), Subtraktion (3-1)) berechnet werden. Bei einer Rechnung 2+2*2 wird zuerst 2*2=4 berechnet und dann 2+4 gerechnet. Resultat ist 6 (und nicht etwa 2+2=4*2=8!!!). Klammerregel Die Klammerregel besagt, dass Berechnungen in Klammern zuerst ausgeführt werden, und zwar von innen nach aussen. Bei einer Rechnung (((6+4)-(2*3))/2)-2= wird wie folgt gerechnet: Schritt 1 Innere Klammern (6+4) sowie (2*3) 6+4 = 10 sowie 2*3 = 6 Schritt 2 Zweiter Klammerausdruck Resultat von (6+4) - Resultat von (2*3) 10-6 = 4 Schritt 3 Dritter Klammerausdruck Resultat von Schritt 2 durch (/) 2 4 / 2 = 2 Schritt 4 Äusserste Klammer Resultat von Schritt 3 minus (-) = 0 Der Beweis aus Excel: Absolute Werte (Zahlen) In Excel können Sie wie mit einer Rechenmaschine Werte berechnen lassen. (siehe Beispiel oben) Zellbezüge und Zelladressierung Meistens wird in Excel mit so genannten Zellbezügen gerechnet, also man bezieht sich auf den Inhalt von Zellen wie z.b. A2. Seite 6-2 Modul : Rechnen in Excel Alex Jung Werte und Zellbezüge

5 RECHNEN IN EXCEL Ein häufige Unsicherheit bringt das Kopieren bzw. Verschieben von Zellen, welche eine Formel mit Zelladressen beinhalten. Beim Verschieben einer Zelle mit einer Formel, passt Excel grundsätzlich die verwendeten Zelladressen in der Formel gemäss der Anzahl verschobener Spalten bzw. Zeilen an. Die so genannten Argumente werden angepasst (beim Kopieren nicht!) (Ein Argument ist ein Ausdruck für einen Formelteil, z.b. A2): Geben Sie in einem leeren Tabellenblatt folgendes ein: Zelle A1 : Formel =A2+A3 Zelle A2 : Wert 20 Zelle A3 : Wert 30 Wenn die Formel in Zelle A1 nun auf den Bereich (Zelle) C10 verschoben oder kopiert wird, so passt Excel die Formel folgendermassen an: Argument A2 Verschieben um 2 Spalten nach rechts (von A nach C) (verschieben nach rechts = Spalten werden addiert verschieben nach links = Spalten werden subtrahiert) Verschieben um 9 Zeilen nach unten (von 2 nach 11) (verschieben nach unten = Zeilen werden addiert verschieben nach oben = Zeilen werden subtrahiert) Ergibt neue Zellreferenz C11. Argument A3 Verschieben um 2 Spalten nach rechts (von A nach C) (verschieben nach rechts = Spalten werden addiert verschieben nach links = Spalten werden subtrahiert) Verschieben um 9 Zeilen nach unten (von 3 nach 12) (verschieben nach unten = Zeilen werden addiert verschieben nach oben = Zeilen werden subtrahiert) Ergibt neue Zellreferenz C12. Die Formel lautet nach der Kopie in Zelle C10 nun =C11+C12 Alex Jung Modul : Rechnen in Excel Seite 6-3 Werte und Zellbezüge

6 MICROSOFT EXCEL XP Das Resultat in Zelle C10 ist nun 0, denn die Argumente der verschobenen Formel verweisen nun auf andere Zellen (C12 und C13), welche keine Werte beinhalten. Deshalb ist das Formelresultat auch Null. Dies ist jedoch nicht immer wünschenswert. Je nachdem darf sich der Bezug nicht ändern, da sonst die Referenz ins Leere zeigt und somit das Resultat falsch ist. In Excel können Sie das Anpassen von Zeilen und/oder Spalten verhindern, indem Sie der Spalten- bzw. Zeilenbezeichnung ein Dollarzeichen ($) voranstellen. Dies bewirkt, dass beim Kopieren oder Verschieben dieser Teil nicht angepasst wird!!!. Man nennt dies Fixieren. Hier die Typen der Adressierung: In den unten stehenden Beispielen wird immer A1 mit dem Inhalt =A2+A3 nach C10 verschoben. Relative Adressierung Weder Spalte noch Zeile sind fixiert. Beide ändern sich beim Kopieren/Verschieben. Beispiel: Inhalt Zelle A1: =A2+A3 Spalte und Zeile werden verändert Resultat in C10 =C11+C12 Gemischte Adressierung Entweder Spalte oder Zeile sind fixiert und ändern sich dementsprechend nicht. Beispiel: Inhalt Zelle A1: =$A2+A$3 Bei $A2 wird nur die Zeile 2 ändern Bei A$3 wird nur die Spalte A ändern Resultat in C10 =$A11+C$3 Absolute Adressierung Sowohl Spalte als auch Zeile sind fixiert und ändern sich dementsprechend nicht. Beispiel: Inhalt Zelle A1: =$A$2+$A$3 NICHTS wird sich ändern Resultat in C10 =$A$2+$A$3 Die Adressierung kann auch über die Taste vorgenommen werden. Editieren Sie dazu die Formel und fahren Sie mit dem Cursor auf die entsprechende Adresse. Drücken Sie nun so lange bis Sie die gewünschte Adressierung sehen. Seite 6-4 Modul : Rechnen in Excel Alex Jung Werte und Zellbezüge

7 RECHNEN IN EXCEL Zellbezüge können Sie bei der Eingabe auch über die Maus auswählen. Beispielsweise die Formel =$A2+A$3. Klicken Sie auf die Zelle A1 und geben Sie ein = ein. Die Zelle wird aktiviert. Klicken Sie auf Zelle A2 (A2 wird in die Formel übernommen). Drücken Sie bis die Adresse $A2 erscheint und geben Sie ein + ein. Klicken Sie auf die Zelle A3 (A3 wird in die Formel übernommen). Drücken Sie bis die Adresse A$3 erscheint. Drücken Sie. Fertig. Sie können sich in Formeln auch auf Zellen in einem anderem Tabellenblatt oder sogar in einer anderen Arbeitsmappe befindet. Befindet sich die Zelle in derselben Arbeitsmappe aber einem anderen Tabellenblatt, so wird der Adresse der Name des Tabellenblattes mit einem zusätzlichen Ausrufezeichen (!) vorangestellt. Beispiel : Tabelle1!$A2 = Zelle A2 aus Tabelle1. Befindet sich die Zelle in einer anderen Arbeitsmappe, so wird dieser zusätzlich in eckigen Klammern vorangestellt. Beispiel: [Mappe1]Tabelle1!$A2 = Zelle A2 aus Tabelle1 in Arbeitsmappe Mappe1 Alex Jung Modul : Rechnen in Excel Seite 6-5 Werte und Zellbezüge

8 MICROSOFT EXCEL XP 6.2 RECHNEN MIT FORMELN UND FUNKTIONEN Grundlegendes über Formeln und Funktionen Funktionen sind vordefinierte Berechnungen, welche Excel für Sie durchführt, z.b. die Summenfunktion SUMME. Formeln können sowohl Konstanten (Ziffern) als auch Funktionen beinhalten, z.b. etwas wie =SUMME(A2:A5)+15% Direkte Formeleingabe Wenn Sie eine Formel eingeben, so können Sie dies direkt in der Zelle tun. z.b. eine WENN Bedingung : =WENN(A2=5;"Richtig";"Falsch") Abb. 1:Direkte Formeleingabe Seite 6-6 Modul : Rechnen in Excel Alex Jung Rechnen mit Formeln und Funktionen

9 RECHNEN IN EXCEL Der Funktionsassistent Bei den häufig verwendeten Funktionen werden Sie bald einmal die Syntax (wie eine Funktion eingegeben werden muss) kennen. Ansonsten bietet Ihnen Excel einen komfortablen Assistenten, der Sie durch die Schritte bis zur fertigen Funktion führt. Nehmen wir nochmals das Beispiel oben. Geben Sie in einem neuen Tabellenblatt in Zelle A2 den Wert 5 ein und drücken Sie. Springen Sie auf Zelle B2 und klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf die Schaltfläche Folgender Dialog erscheint: Abb. 2:Funktion einfügen Dialog Die Funktionen sind nach Kategorien geordnet. Die kürzlich verwendeten Funktionen sehen Sie unter der Kategorie Zuletzt verwendet. Die Kategorie Alle zeigt alle verfügbaren Funktionen an. Am unteren Rand des Dialogs wird immer die ausgewählte Funktion mit ihrer Syntax beschrieben. Für mehr Hilfe klicken Sie auf Thema begleiten.. Der Hilfe-Assistent wird Sie zu diesem Alex Jung Modul : Rechnen in Excel Seite 6-7 Rechnen mit Formeln und Funktionen

10 MICROSOFT EXCEL XP Ein Beispiel zur geführten Eingabe der oben beschriebenen WENN-Bedingung über den Funktions-Assistenten. Wählen Sie die Kategorie Logik wählen Sie die Funktion WENN und klicken auf OK Folgender Dialog erscheint in der linken oberen Bildecke Ihres Excel Bildschirms. Abb. 3:Beispiel einer Funktion Über die Eingabefelder können Sie die Parameter definieren. Geben Sie im Feld Prüfung den Wert A2=5 ein. Geben Sie im Feld Dann_Wert (wenn Aussage wahr) den Wert Richtig ein. Geben Sie im Feld Sonst_Wert (wenn Aussage falsch) den Wert Falsch ein. Bestätigen Sie mit OK.Die Formel mit der WENN-Funktion wird in die aktuelle Zelle B2 gestellt. Seite 6-8 Modul : Rechnen in Excel Alex Jung Rechnen mit Formeln und Funktionen

11 RECHNEN IN EXCEL Fehler in Formeln Kann Excel eine Formel nicht erkennen, so wird in der Zelle eine Fehlermeldung angezeigt. Im Editierfenster sieht man nach wie vor die eingegebene Formel. Abb. 4:Fehler in Formel Hier wurde z.b. versucht Zelle C23 (Wert 1) durch Zelle D23 (Wert 0) zu dividieren, was mathematisch ein Unsinn ist. Untenstehend finden Sie eine Liste der möglichen Fehlermeldungen in einer Zelle. Fehler #NULL! Bedeutung Um in Formeln zwei Bereiche zu verwenden, welche sich nicht überschneiden, muss man ein Trennzeichen (,) verwenden. Sonst interpretiert Excel die Bereiche falsch. Beispiel: =SUMME(A1:A10,C1:C10) Wenn Sie das Komma vergessen, versucht Excel diejenigen Zellen zu berechnen, welche in beiden Bereichen vorhanden sind. Der Bereiche A1 bis A10 hat jedoch nichts gemeinsam mit dem Bereich C1 bis C10. #DIV/0! In einer Formel liegt eine Division durch Null vor #VALUE! Der Typ eines Argumentes oder Operanden ist falsch #REF! #NAME? Die Formel bezieht sich auf eine unzulässige Zelle. Geschieht meistens, wenn man den Zellinhalt einer Zelle löscht, auf die in einer Formel in einer anderen Zelle verwiesen wird. Ein Bereichsname in einer Formel wird nicht erkannt #NUM! Ein Problem mit einer Zahl #N/A Es ist kein Wert verfügbar Tab. 1:Fehlermeldungen in Formeln Alex Jung Modul : Rechnen in Excel Seite 6-9 Rechnen mit Formeln und Funktionen

12 RECHNEN IN EXCEL Das Total ist SFr. 234' (Schauen Sie nochmals in der Tabelle aus Seite 6-17 nach.) Als nächstes kommt wieder ein Prozedurschritt für die WENN-Funktion. So können Sie Schritt für Schritt alle Berechnungen durchgehen. Wenn Sie auf Auswerten klicken, dann wird einfach jeder Parameter der WENN-Funktion ausgewertet und das Resultat angezeigt. Am Ende sieht dies so aus: (nächste Seite) Alex Jung Modul : Rechnen in Excel Seite 6-19 Formelüberwachung

13 MICROSOFT EXCEL XP Resultat der Auswertung. Seite 6-20 Modul : Rechnen in Excel Alex Jung Formelüberwachung

14 RECHNEN IN EXCEL 6.5 NEUBERECHNUNGEN VON FORMELN Manuelle Neuberechnung In den Einstellungen (Menü EXTRAS OPTIONEN) Rubrik Berechnung ist eingestellt, ob die Neuberechnung in einer Tabelle bei Wertänderungen automatisch oder manuell geschehen soll. Ist hier manuell eingestellt, so können Sie die Neuberechnung aller Formeln mit der Funktionstaste bewirken Automatische Neuberechnung Üblicherweise berechnet Excel Formeln automatisch neu, wenn sich Referenzwerte ändern. Ändern können Sie dies wie oben beschrieben. Alex Jung Modul : Rechnen in Excel Seite 6-21 Neuberechnungen von Formeln

15 MICROSOFT EXCEL XP 6.6 HÄUFIG VERWENDETE FUNKTIONEN Wenn Sie noch nicht vertraut sind mit der Eingabe einer Funktion und deren Parameter, so ist es zu empfehlen, den Funktions-Assistenten zu verwenden. Klicken Sie hierzu zunächst auf die Zelle, welche die Formel beinhalten soll und anschliessend auf die Schaltfläche Folgender Dialog wird angezeigt. links neben der Bearbeitungsleiste. Abb. 9:Dialog Funktion einfügen Excel bietet die Möglichkeit, über Freitext nach Funktionen suchen zu lassen, welche Ihr Problem lösen könnten. Über die Dropdown-Schaltfläche Kategorie auswählen können Sie die Suche nach Ihrer gewünschten Funktion eingrenzen. Seite 6-22 Modul : Rechnen in Excel Alex Jung Häufig verwendete Funktionen

16 RECHNEN IN EXCEL Es gibt zehn Standard-Kategorien: Finanzmathematik Datum & Zeit Mathematik & Trigonometrie Statistik Matrix Datenbank Text Logik Information Technik Benutzerdefiniert (Sie können auch eigene Funktionen in VBA programmieren) Wählen Sie die Funktion aus, die Sie brauchen und klicken Sie auf OK. Abb. 10:Funktions-Assistent Beispiel In diesem Beispiel sehen Sie eine WENN-Funktion. Sehr praktisch ist der Hyperlink Hilfe für diese Funktion. Excel wird Ihnen sogleich die Hilfe für die entsprechende Funktion mit Beispiel(en) anzeigen. Alex Jung Modul : Rechnen in Excel Seite 6-23 Häufig verwendete Funktionen

17 MICROSOFT EXCEL XP Da Excel über weit mehr als 300 Funktionen (!!!) verfügt, würde es natürlich den Rahmen dieses Moduls sprengen, sie alle zu beschreiben. Bei der Erstellung des vorliegenden Moduls ist ein umfassendes Modul mit Excel Übungsdatei in Vorbereitung, das alle Funktionen kurz beschreibt und für eine Auswahl davon Beispiele zur Verfügung stellt. Auf den folgenden Seiten stelle ich Ihnen ein paar wichtige Funktionen vor. Seite 6-24 Modul : Rechnen in Excel Alex Jung Häufig verwendete Funktionen

18 RECHNEN IN EXCEL Mathematische Funktionen Sicherlich ist Ihnen die Summenfunktion (SUM) schon bekannt. Sie addiert die Werte der angegebenen Zellbezüge. Excel erkennt automatisch, ob es sich beim Zellinhalt um Zahlen oder Text handelt. Funktionen, welche lediglich mit Zahlen rechnen ignorieren Zellen mit Text. Es erscheint auch keine Fehlermeldung. Funktion Beschreibung Syntax (kursiv = optional) =SUMME(a:b) Summe von Zahlen (Bereich) a : b = Bereich =SUMMEWENN(a;b;c) =RUNDEN(a;b) =AUFRUNDEN(a;b) =ABRUNDEN(a;b) =RUNDEN(a*2;1)/2 Bildet eine Summe von Werten, abhängig von einer Bedingung Verschiedene Rundungsfunktionen Kaufmännisches Runden auf 5 Rappen bzw. Cent a = Bereich b = Suchkriterien c = Summe_Bereich a = Zahl b = Anzahl_Stellen a = Zahl =KÜRZEN(a;b) Unterdrückt Dezimalstellen a = Zahl =OBERGRENZE(a;b) =UNTERGRENZE(a;b) Rundet auf obere/untere Grenze a = Zahl b = Grenzwert Tab. 3:Mathematische Funktionen Alex Jung Modul : Rechnen in Excel Seite 6-25 Häufig verwendete Funktionen

19 MICROSOFT EXCEL XP Abbildungsverzeichnis Abb. 1:Direkte Formeleingabe Abb. 2:Funktion einfügen Dialog Abb. 3:Beispiel einer Funktion Abb. 4:Fehler in Formel Abb. 5: Symbolleiste Formelüberwachung Abb. 6:Dialog Überwachungsfenster Abb. 7:Überwachung hinzufügen Abb. 8:Dialog Formel auswerten Abb. 9:Dialog Funktion einfügen Abb. 10:Funktions-Assistent Beispiel Tabellenverzeichnis Tab. 1:Fehlermeldungen in Formeln Tab. 2:Formelüberwachungs-Funktionen (Symbolleiste) Tab. 3:Mathematische Funktionen Tab. 4:Statistische Funktionen Tab. 5:Logische Funktionen Tab. 6:Informations-Funktionen Tab. 7:Datum und Zeit Funktionen Tab. 8:Text Funktionen Tab. 9:Matrix Funktionen Seite 6-32 Abbildungsverzeichnis Alex Jung