KraushaarIRodderlUmer/Zens Modemer kaufmannischer Schriftverkehr

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1 KraushaarIRodderlUmer/Zens Modemer kaufmannischer Schriftverkehr

2 Beate KraushaarlEvelin Rodder/Gabriele Urner/ Rolf Dieter Zens Moderner kaufmannischer Schriftverkehr Musterbriefe mit Ubungsaufgaben GABLER

3 Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Moderner kaufmannischer Schriftverkehr : Musterbriefe mit Ubungsaufgaben / Beate Kraushaar... - Wiesbaden : Gabler, 1994 ISBN-13:97S S DOl: 1O.1007/97S S e-isbn-i 3:97S S Der Gabler Verlag ist ein Unternehmen der Verlagsgruppe Bertelsmann InternationaL Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1994 Lektorat: Brigitte Stolz-Dacol Das Werk einschlieblich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschutzt. Jede Verwertung auberhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulassig und strafbar. Das gilt insbesondere fur Vervielfiiltigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Hochste inhaltliche und technische Qualitat unserer Produkte ist unser ZieL Bei der Produktion und Verbreitung unserer BUcher wollen wir die Umwelt schonen: Dieses Buch ist auf saurefreiem und chlorarm gebleichtem Papier gedruckt. Die EinschweiBfolie besteht aus Polyathylen und damit aus organischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung noch bei der Verbrennung Schadstoffe freisetzen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dab solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher vonjedermann benutzt werden durften. Satz: SA TZPUNKT Ursula Ewert, Braunschweig Druck und Bindung: Wilhelm & Adam, Heusenstamrn

4 Vorwort V Vorwort Dieses Buch wendet sich an aile, die sich im kaufmannischen Schriftverkehr bilden, weiterbilden oder sich tiber Neuerungen informieren wollen. Wir haben aile Bereiche, in denen kaufmannischer Schriftverkehr relevant ist, abgedeckt. Vnd dabei handelt es sich urn eine weite Palette, denn in fast jeder Abteilung wird gesprochenes Wort - Vereinbarungen, Sitzungen, Informationen etc. - schriftlich festgehalten. Das bedeutet, dab auch Sie in diesen Bereichen einen Uberblick tiber die Ablaufe haben mtissen. Die Themen dieses Buches: 1. Allgemeines zum Schriftverkehr wie bestehende Normen, Regeln zur inhaltlichen Gestaltung, Angaben tiber Art des Schriftverkehrs sowie Regeln zur Aufbewahrung 2. Beschreibung des Kaufvertrages 3. AIle Arten von kaufmannischem Schriftverkehr in Zusammenhang mit dem AbschluB und der Erftillung eines Kaufvertrages sowie deren StOrungen 4. Informationen zum Zahlungsverkehr 5. Beantwortung der Frage "Was versteht man unter dem Begriff AuBenwirtschaftsverkehr?" 6. Angaben zum kaufmannischen Hilfsgewerbe 7. Tips und Trends im Schriftverkehr des Personalwesens 8. AIle Arten der innerbetriebliehen Korrespondenz 9. Wichtige Hinweise zu personlichen Briefen in der Handelskorrespondenz In den einzelnen Kapiteln werden zuerst Begriffsdefinitionen gegeben, Ablaufe sowie Briefaufbau erklart und Beispiele aufgeflihrt. So sind Sie nach Durcharbeiten eines Kapitels in der Lage, die Aufgaben, die am Ende der meisten Kapitel stehen, sieher zu losen. Dieses Buch bietet Ihnen daher nieht nur eine gute Moglichkeit der Einflihrung und Berufsvorbereitung im Bereich Kaufmannischer Sehriftverkehr, sondern ist auch als Nachschlagewerk flir "spatere" Tage geeignet. Die Autoren kommen aus der Praxis. Das heibt ftir Sie: keine theoretisehen Abhandlungen, die im beruflichen Alltag tiberhaupt nieht relevant sind. Es ist ein Werk "aus der Praxis flir die Praxis" (bzw. Einflihrung in die Praxis) geworden. AIle haben ihre Erfahrungen und ihr Wissen - aus dem tagliehen Umgang in diesem Bereich - einflieben lassen. Es gibt immer wieder FaIle, in denen man nicht ganz sieher ist, ob der Briefaufbau hundertprozentig der Norm entspricht, ob der Kaufvertrag richtig aufgesetzt wurde, wann die erste und zweite Mahnung verschickt werden mub, wie im AuBenwirtschaftsverkehr die Zahlungsbedingungen richtig lauten, wie man einen modernen Brief aufsetzt etc. Fragen tiber Fragen, auf die dieses Buch eine Antwort gibt. Denn nur das, was man versteht, kann auch riehtig wiedergegeben bzw. festgehalten werden! Dieses Bueh wird Ihnen dabei eine wichtige Hilfe sein. Viel Erfolg bei Ihrer Tatigkeit im wei ten Feld des kaufmannischen Schriftverkehrs wtinscht Ihnen das Autorenteam Beate Kraushaar / Evelin Radder / Gabriele Urner / Rolf Dieter Zens

5 Inhaltsverzeichnis VII Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines zum kaufminnischen Schriftverkehr Regeln zur auberen Form - DIN SchluBforrnel und Unterschriftsregelung Anschrift und PostIeitzahl Regeln zur inhaltlichen Gestaltung Aufbewahrungsfristen Registratur Programmierter Geschaftsbrief Modeme Kommunikationsmittel Telefax Telex Teletex BTX 38 2 Der Kaufvertrag Der Kaufvertrag als Grundlage aller Handelsgeschlifte Allgemeine Geschaftsbedingungen (AGB) - Bestandteil des Kaufvertrages Besondere Arten des Kaufvertrages bestimmen den Geschliftsverkehr Lieferzeit und Lieferfrist Zahlungsbedingungen 45 3 Der reibungslose Ablauf zorn Abschlu8 und zur Erfilllung des Kaufvertrages Die Anfrage Das Angebot Der Werbebrief (auch unverlangtes Angebot) Der NachfaBbrief Die Bestellung Bestellungsannahme - AuftragsbesUitigung Die Ruckfrage Der Warenversand Versandanzeige - Lieferanzeige - Lieferschein Die Rechnung 87

6 VIII Inhaltsverzeichnis 4 Storungen bei Abschlu6 und Erfiillung des Kaufvertrages Widerruf eines Angebotes Widerruf einer Bestellung Ablehnung einer Bestellung Der Lieferverzug Der Annahmeverzug Die Mangelrtige Zahlungsverkehr Zahlungsart Barzahlung Halbbare Zahlung Bargeldlose Zahlung Wechsel Zahlungsverzug Das gerichtliche Mahnverfahren Steuern Ausktinfte Au6enwirtschaftsverkehr Lieferbedingungen INCOTERMS (International Commercial Terms) Zahlungsbedingungen Voraus- oder Anzahlung Zahlung gegen Dokumentenakkreditiv Kasse gegen Dokumente Kasse gegen Akzept Kasse bei Lieferung Offenes Zahlungsziel Innergemeinschaftlicher Warenverkehr (igwv) Export - Ausfuhrverfahren Import - Einfuhrverfahren Kaufmannische Hilfsgewerbe Absatzvermittler Lagerhalter Spediteur 204

7 Inhaltsverzeichnis IX Schriftverkehr Personalwesen Mittel zur Personalbeschaffung Von der Bewerbung zurn Vertrag Stellensuche Das Bewerbungsschreiben Der Lebenslauf Kundigung des Angestelltenverhaltnisses Innerbetriebliche Korrespondenz Rundschreiben Rundlauf Aushang Aktennotiz (auch MEMO genannt) Hausbrief Bericht Protokoll Personliche Briefe in der Handelskorrespondenz Gluckwunschbriefe/Sonstiges Kondolenzbriefe Einladung Firmenverzeichnis fur Musterbriefe Frerndworterverzeichnis Kaufmiinnisches Abkurzungsverzeichnis Stichwortverzeichnis 267