Rechnungsstellung für Architektenleistungen Die Rechnung als Sonderform des Geschäftsbriefs

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1 Merkblatt Nr. 422 Rechnungsstellung für Architektenleistungen Die Rechnung als Sonderform des Geschäftsbriefs Architektenkammer Körperschaft des Öffentlichen Rechts Danneckerstraße Stuttgart Telefon (07 11) Telefax (07 11) Inhalt: Seite: Die Rechnung als Sonderform des Geschäftsbriefs I. Gesetzliche Vorgaben 2 II. Anwendung auf die Praxis im Architekturbüro 4 Prüffähigkeit Neben den in diesem Merkblatt erläuterten formalen Anforderungen für eine Rechnung muss die Architektenrechnung inhaltlich auch den Anforderungen der Prüffähigkeit nach HOAI genügen. Dies wird im Merkblatt Nr. 42: Muster einer prüffähigen Honorar- Schlussrechnung für Gebäude dargestellt. Hinweis: Die besonderen inhaltlichen Anforderungen an die Prüffähigkeit der Architektenrechnung nach HOAI sind im Merkblatt Nr. 42: Muster einer prüffähigen Honorarschlussrechnung erläutert. Hinweise zu den Pflichtangaben für Geschäftsbriefe allgemein finden sich im Merkblatt Nr. 423: Pflichtangaben im Geschäftsverkehr Geschäftsbriefe einschließlich Hinweise zu Pflichtangaben im Internet sind im Merkblatt Nr. 424: Geschäftsverkehr im Internet Homepage und Impressum dargestellt. Stand: 07/2007 MB 422 AKBW Rechnungsstellung Seite 1 von 5

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3 I. Gesetzliche Vorgaben 1. Allgemeine Pflicht zur Rechnungsstellung und -aufbewahrung Mit dem "Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung" Schwarzarbeitbekämpfungsgesetz gilt seit dem ein Verstoß gegen die Erfüllung der steuerlichen Pflichten, die sich auf Grund von Dienst- oder Werkleistungen ergeben, als Schwarzarbeit. Dies bedeutet u.a. die generelle Verpflichtung zur Rechnungsstellung. Aus 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz UStG ergibt sich für Unternehmer, die Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführen wie beispielsweise insbesondere auch die planerischen Leistungen von Architekten und Ingenieuren, die Verpflichtung, innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Die Verpflichtung zur fristgemäßen Rechnungsstellung besteht unabhängig davon, ob es sich bei dem Auftraggeber (Empfänger der Leistung) um eine Privatperson oder einen Unternehmer oder sonstigen Auftragnehmer handelt. Der Verstoß gegen diese Vorschrift stellt nach 26a Abs.1 Nr. 1 UStG eine Ordnungswidrigkeit dar, die gemäß 26a Abs. 2 UStG mit bis zu EUR Geldbuße geahndet werden kann. Ebenso handelt ordnungswidrig, wer es versäumt, gemäß 14b Abs. 1 UStG ein Doppel der Rechnung 10 Jahre lang lesbar aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt ist. Die Verpflichtung der Rechnungsstellung, bzw. der Verstoß gegen eine fristgerechte Erstellung hat keine Auswirkungen auf die zivilrechtlichen Verjährungsbestimmungen. Für Architektenrechnungen bedeutet dies, dass die Verjährungsfrist für Schlussrechnungen gemäß 8 Abs. 1 HOAI erst dann zu laufen beginnt, wenn dem Auftraggeber eine prüffähige Honorarschlussrechnung übergeben wurde. 2. Pflichtangaben auf Rechnungen Über die Vorgaben für Geschäftsbriefe siehe Merkblatt Nr. 423 der AKBW hinaus sind gemäß 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben auf einer Rechnung erforderlich: - vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, - die vom Finanzamt erteilte Steuernummer und/oder die gegebenenfalls vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nr.), - das Ausstellungsdatum der Rechnung, - eine Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer - mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungssteller einmalig vergeben wird, - Beschreibung, Art und Umfang der Leistung bzw. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung - der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, also Datum der Fertigstellung, Beendigung oder Abnahme bzw. der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgeltes (bei teilweiser oder vollständiger Vorauszahlung), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist, - im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts - das nach Steuersätzen und/oder -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung - den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag - ein Hinweis auf Steuerbefreiungen, sofern solche bestehen. Stand: 07/2007 MB 422 AKBW Rechnungsstellung Seite 2 von 5

4 Architektenkammer 3. Steuerrechtliche Auswirkungen fehlerhafter Rechnungsstellung Bei einer Missachtung der Formerfordernisse an eine Rechnung verliert der Rechnungsempfänger nach 15 UStG das Recht zum Vorsteuerabzug. Fehlt nur eine der genannten Anforderungen, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Die Finanzämter haben ohne Ermessensspielraum diesen zurückzuweisen, wenn die geltend gemachte Rechnung fehlerhaft ist. Bei digitaler Rechnungs-Übermittlung, beispielsweise per ist der Umsatzsteuervorabzug im Übrigen nur möglich, wenn die rechtssichere Übertragung der Rechnung mit digital signierter Mail oder Mailinhalt erfolgt; ein übersandter pdf-anhang wird z.b. nicht anerkannt! Der Architekt muss diese Anforderungen zum einen bei der eigenen Rechnungsstellung berücksichtigen, da er andernfalls Gefahr läuft, dass der Empfänger einer fehlerhaften Rechnung die Zahlung verweigert. Zum anderen ist die Einhaltung der Pflichtangaben beim Eingang von Rechnungen im Architekturbüro als eigener Rechnungsempfänger zu prüfen. Gleiches gilt bei der Rechnungsprüfung für den Bauherrn im Rahmen der Objektüberwachung. 4. Hinweis zur Aufbewahrungspflicht des Bauherrn Das Steuerrecht verpflichtet seit dem 1. Januar 2004 Unternehmer, eine Kopie der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Gleiches gilt für alle Rechnungen, die er erhalten hat. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. Private Leistungsempfänger, die für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück Rechnungen erhalten haben, sind gemäß 14b Abs. 1 Satz 5 UStG verpflichtet, diese Rechnungen oder eine andere beweisfähige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Gleiches gilt für Unternehmer, die entsprechende Leistungen für den nichtunternehmerischen Bereich, also beispielsweise eine Planung für ihr Privathaus entgegennehmen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Ein Verstoß kann nach 26a Abs. 2 UStG mit bis zu 500 EUR Geldbuße geahndet werden. Vor diesem Nachteil hat der Architekt den Auftraggeber/Bauherrn im Rahmen seiner vertraglichen Hinweis- und Beratungspflichten zu schützen. Der Hinweis auf 14b UStG, aus dem sich die Aufbewahrungspflichten des Auftraggebers/Bauherrn ergeben, sollte deshalb auf jeder Architektenrechnung erscheinen. Für private Bauherren sollte ein ausdrücklicher Hinweis auf diese bußgeldbewehrte Verpflichtung erfolgen. 5. Hinweis zur Zinsfälligkeit der Honorarforderung Gemäß 286 Abs. 3 BGB kommt der Schuldner einer Entgeltsforderung spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung seine Zahlung leistet. Ein privater Bauherr/Verbraucher muss jedoch im Gegensatz zum Unternehmer, bzw. gewerblichen Bauherrn in der Rechnung auf diese Rechtsfolgen der Rechnungsstellung besonders hingewiesen werden. Es empfiehlt sich deshalb der grundsätzliche Hinweis auf 286 Abs. 3 BGB, der 30 Tage nach Zugang eine gesetzliche Zinspflicht des Rechnungsempfängers begründet. Stand: 07/2007 MB 422 AKBW Rechnungsstellung Seite 3 von 5

5 Architektenkammer II. Anwendung auf die Praxis im Architekturbüro 1. Prüfpflichten Zunächst einmal ist der Architekt bei der Stellung eigener Rechnungen verpflichtet, die vorgenannten Angaben und Hinwiese in die Rechnung aufzunehmen. Eine fehlerhafte Rechnung kann durch den Empfänger zurückgewiesen werden. Diesem steht zudem ein Recht zur Verweigerung der Zahlung zu, solange keine ordnungsgemäße Rechnung vorgelegt wird Darüber hinaus sollte der Architekt alle an ihn gerichteten Rechnungen auf die Vollständigkeit der Pflichtangaben überprüfen, um selbst nicht die Berechtigung zum Vorsteuerabzug zu verlieren. Unvollständige und fehlerhafte Rechnungen sind zu beanstanden. Vom Rechnungssteller sollte die Übersendung einer korrekten Rechnung abgefordert werden, bevor Zahlungen auf den Rechnungsbetrag geleistet werden. Nicht abschließend geklärt ist, ob der Architekt auch im Rahmen der Rechnungsprüfung für den Bauherrn die Abrechnungen der Unternehmer auf ihre Vollständigkeit im Hinblick auf die Pflichtangaben nach 14 UStG zu überprüfen hat. Vor dem Hintergrund der allgemein sehr hohen Anforderungen seitens der Gerichte an die Leistungen des Architekten ist eine Prüfung der Rechnungen hinsichtlich der umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben zu empfehlen. Bei der Freigabe mangelhafter Rechnungen drohen Schadensersatzansprüche, sofern dem Bauherrn die Berechtigung zum Vorsteuerabzug verloren geht. Der Auftraggeber sollte auf jeden Fall auf fehlerhafte Rechnungen aufmerksam gemacht werden. Es ist die Empfehlung auszusprechen, eine ordnungsgemäße Rechnung nachzufordern. 2. Organisationsanforderungen In der Organisation des eigenen Büros ist zunächst einmal die zehnjährige Aufbewahrungsfrist zu berücksichtigen. Daher ist es erforderlich, eine Kopie der Rechnung auch außerhalb der Bauakten in der Finanzbuchhaltung abzuheften. Vorsteuern können nur dann gebucht werden, wenn die betreffenden Rechnungen ordnungsgemäß sind. Im Rahmen der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach 4 Abs.3 EStG sind die Durchschläge der Rechnungen zunächst als offene Posten zu behandeln und erst nach Zahlung unter bezahlte Rechnungen abzuheften. Das Ablegen der Rechnungen kann alphabetisch oder zum besseren Nachweis gegenüber dem Betriebsprüfer in der Reihenfolge der fortlaufenden Rechnungsnummern erfolgen. Die fortlaufende Rechnungsnummer kann beispielsweise aus einer laufenden Nummer in Kombination mit der Jahresangabe bestehen. Weitere Ordnungsmerkmale beispielsweise durch eine Nummernzuordnung an unterschiedliche Sachbearbeiter können in die Kombination aufgenommen werden, z.b.: = laufende Nr. Jahr Sachbearbeiter B Werden vom Auftraggeber bestimmte Kosten lediglich als Durchlaufposten angefordert (z.b. Anforderung der Baugebühren vor Einreichung des Bauantrages), so darf dieser "Rechnung" keine fortlaufende Rechnungsnummer zugeordnet werden. Auch wenn nicht alle Auftraggeber zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, empfiehlt es sich, sämtliche Honorarrechnungen mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen. Andernfalls sind Nachforschungen im Rahmen der Betriebsprüfung vorprogrammiert. Die konkrete Aufstellung und Berechnung der erbrachten Leistungen muss sich nicht direkt aus dem Rechnungsanschreiben ergeben. Die zur Herbeiführung der Prüffähigkeit erforderlichen Angaben wie z.b. Benennung der Leistungsphasen, Angabe der Honorarzone und anrechenbare Kosten kann in einer Anlage beigefügt werden, auf die dann jedoch in der Rechnung hinzuweisen ist ( 31 Abs.1 UStDV). Stand: 07/2007 MB 422 AKBW Rechnungsstellung Seite 4 von 5

6 Architektenkammer 3. Beispiel: Eine Rechnung in Anlehnung an die bestehenden Formerfordernisse könnte z.b. so aussehen: An die Eheleute Musterbauherren Beispielstraße Stuttgart Max Mustermann Dipl.-Ing. Freier Architekt Danneckerstraße Stuttgart Aufmaß und Fertigung von Bestandsplänen am Objekt EFH, Beispielstraße 123, Stuttgart in der Zeit vom 04. Februar bis 07. Februar 2007 Rechnung-Nr Steuernr. 123/456/ März 2007 Sehr geehrte Familie Musterbauherren, auf Grundlage unserer schriftlichen Honorarvereinbarung vom 02. Februar 2007 erlaube ich mir, meine für Sie erbrachten Leistungen wie folgt in Rechnung zu stellen: Steuersatz 19% maßliche Bestandsaufnahme (EG/1. OG) 210 m² BGF pauschal = 600,00 Euro Fertigung der Bestandspläne (EG/1. OG) im Maßstab 1: m² BGF pauschal = 1.600,00 Euro Auslagen pauschal 5% Zwischensumme Zuzüglich 19% Umsatzsteuer aus 2310,00 Euro 2.310,00 Euro 110,00 Euro 438,90 Euro Rechnungsbetrag 2.748,90 Euro Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig ohne Abzug. Bitte überweisen Sie bis zum 31. März 07 auf Konto-Nr. bei der Bankleitzahl Mit freundlichen Grüßen Gez. Mustermann Gemäß 14b Abs. 1 Satz 5 Umsatzsteuergesetz sind Sie verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Gemäß 286 Abs. 3 BGB kommt ein zahlungspflichtiger Rechnungsempfänger in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung seine Zahlung leistet. Eine Geldschuld ist während des Verzugs zu verzinsen. Der Verzugszinssatz beträgt für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Stand: 07/2007 MB 422 AKBW Rechnungsstellung Seite 5 von 5