Verfahrensanweisung Buchhaltung

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1 1. Prozessziel Der Prozess ist ein Hilfsprozess im Zuge der Projektbearbeitung im Rahmen der Sachverständigentätigkeit. Ziel dieser Verfahrensanweisung ist es, die einheitliche Ausführung aller stätigkeiten zu gewährleisten. 2. Geltungsbereich Geltungsbereich ist der Gesamtbereich des Sachverständigenbüros. 3. Prozessdurchführung 3.1. Basis Alle svorgänge erfolgen ausschließlich über das in der Firma eingeführte sprogramm Mein Büro der Buhl Data Service GmbH. Insbesondere werden folgende Tätigkeiten ausgeführt: - Kreditorenbuchhaltung - Debitorenbuchhaltung (inkl. Führung einer Kundenliste) - Anlagenbuchhaltung - Umsatzsteuersachen - Einkommenssteuersachen - Zusammenfassende Meldungen (sofern zutreffend) - Statistische Auswertungen / Finanzplanung. Mit der Firma Buhl Data Service GmbH ist ein Rahmenvertrag geschlossen über die Aktualisierung der Software. Online-Aktualisierungen werden nach Herausgabe durch den Dienstleister automatisch bei Programmstart in die Software eingepflegt. Jährliche Updates werden per Post zugesandt. Diese Updates sind unmittelbar zu Beginn der Gültigkeitsphase in die EDV einzuspielen. Für statistische Auswertungen und Finanzplanungen können z.b. Tools im Programmsystem MS Excel herangezogen werden. Nach Beendigung der innerhalb eines Arbeitstages sind die Daten mit dem im Programmsystem vorgesehenen Tool in folgendem Pfad zu sichern: D:\_BUERO/_BERUF/DOKUMENTE/MEIN_BUERO-DATENSICHERUNGSPFAD 3.2. Kreditorenbuchhaltung Alle Eingangsrechnungen sind unverzüglich mit einem Registrierungsstempel nach folgendem Muster zu versehen: Version Seite 1 von 5

2 Die Felder des Registrierungsstempels sind in Vorbereitung bzw. während der svorgänge handschriftlich auszufüllen. Erklärung der Felder: - Beleg-Nr.: für Kassenbelege = K + fortlaufende Nummer für Bankbelege = B + fortlaufende Nummer - sachl./rechn. richtig: Unterschrift des Rechnungsprüfers (Inhabers) - Konto / Soll / Haben Übernahme der Angaben aus dem s-programm - Gebucht: Angabe des Buchungsdatum - Projekt-Nr.: nur bei Bedarf Angabe der Nummer des belasteten Projektes Alle Rechnungen sind auf sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfen. Eingangsrechnungen müssen mindestens folgende Angaben aufweisen: Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ausstellungsdatum der Rechnung Fortlaufende Nummer der Rechnung Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung Nach Steuersätzen und befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts Ggf. Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 100,00 EUR nicht übersteigt, gelten erleichterte Vorschriften. Hier genügen folgende Angaben: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung, Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe, Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Version Seite 2 von 5

3 Zahlungen auf Eingangsrechnungen erfolgen nach Entscheid des Inhabers unter Beachtung von: - Erfüllungsstand der Leistung(en) - Sachliche und rechnerische Richtigkeit der Eingangsrechnung - Vereinbartes Zahlungsziel - Finanzstatus - Steuerliche Gesichtspunkte. Die Erfassung aller buchhalterischen Vorgänge erfolgt über den im Programmsystem eingestellten Standardkontenrahmen SKR03. Bankbelege erhalten als Buchungsdatum das Datum der Wertstellung durch die Bank. Kassenbelege erhalten als Buchungsdatum das Datum der tatsächlichen Erfassung im sprogramm. Kassenbelege sind zeitnah, spätestens aber zu jedem Monatsabschluss zu buchen Debitorenbuchhaltung Für die Rechnungslegung siehe VA Auftragsende. Alle Ausgangsrechnungen sind auf im Programmsystem hinterlegte oder als Vordruck existierende Firmenkopfbögen zu drucken. Ausgangsrechnungen erhalten eine im Programm eingestellte fortlaufende Nummerierung mit folgendem Aufbau: XXXX = Kalenderjahr der Rechnungslegung YYYY = fortlaufende Nummerierung XXXXYYYY 3.4. Ablage Folgende svorgänge sind monatsweise getrennt in Ordnern A4 abzulegen: - Monatsabschluß (hinter rotem schmalen Trennblatt) vgl. auch Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. - Ausgangsrechnungen (hinter grünem schmalen Trennblatt) - Betriebsausgaben gegen Konto (hinter blauem schmalen Trennblatt) - Betriebsausgaben gegen Kasse (hinter gelbem schmalen Trennblatt). Steuerliche Vorgänge werden in separaten Archivordnern abgelegt. Statistiken und Vorgänge der Finanzplanung werden ebenfalls in separaten Archivordnern abgelegt. Version Seite 3 von 5

4 3.5. Monatsabschluss Bis spätestens zum 10. des Folgemonats ist ein Monatsabschluss im vorhandenen Programmsystem auszuführen. Folgende Dokumente sind zu erstellen und als PDF Dateien elektronisch sowie in Papierform (siehe Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) zu archivieren: - Einnahmen-Überschuss-Rechnung kumuliert bis zum Abschlussmonat - Einnahmen-Überschuss-Rechnung für den Abschlussmonat - Liste der Ausgangsrechnungen für den Abschlussmonat - Buchungsjournal für den Abschlussmonat - Kontenübersicht kpl. für den Abschlussmonat. Bestandteil des Monatsabschlusses ist die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa) und die elektronische Übermittlung an das Finanzamt. Sofern zutreffend, ist mit Abschluss jedes Kalenderquartals die zusammenfassend Meldung für innergemeinschaftliche Warenlieferungen (ZM) zu erstellen und an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln. UStVa und ZM sind als PDF Dateien elektronisch sowie in Papierform zu archivieren Jahresabschluss Der Monatsabschluss Dezember gilt als vorläufiger Jahresabschluss. Bis spätestens zum des Folgejahres ist der endgültige Jahresabschluss im vorhandenen Programmsystem auszuführen. Folgende Dokumente sind zu erstellen und als PDF Dateien elektronisch sowie in Papierform (siehe Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) zu archivieren: - Einnahmen-Überschuss-Rechnung - Liste der Ausgangsrechnungen - Buchungsjournal - Kontenübersicht kpl. Bestandteil des Monatsabschlusses ist die Erstellung der Umsatzsteuererklärung (UStErkl) und die elektronische Übermittlung an das Finanzamt. Weiterhin ist Bestandteil die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) auf Vordruck der Finanzverwaltung als Basis für die persönliche Steuererklärung des Inhabers. UStErkl und EÜR sind als PDF Dateien elektronisch sowie in Papierform zu archivieren Finanzplan / Investitionsentscheidungen Bei Bedarf ist ein Finanzplan auf der Grundlage der Daten des sprogramms und der Geschäftserwartungen aufzustellen. Version Seite 4 von 5

5 Der Finanzplan ist Grundlage für Investitionsentscheidungen. Grundlage für Investitionsentscheidungen können darüber hinaus Finanzierungspläne mit externem Kapital sein. Mitgeltende Unterlagen VA Auftragsabschluss Version Seite 5 von 5