Gemeinderatsdrucksache Nr. 79 / 2013

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1 Gemeinderatsdrucksache Nr. 79 / 2013 vom Az.: Vorlage für die Sitzung des : GR am öffentlich - Vorberatung: VA am nicht-öffentlich - Zuständigkeit nach: 2 HS GRD 79/2013: Aktuelle Infos aus der Stadtbücherei und Einführung von RFID als Verbuchungstechnik Antrag zur Beschlussfassung: Einer stufenweisen Einführung der RFID-Verbuchungstechnik (Radio-Frequenz- Identifikation) in der Stadtbücherei in der MAG wird, wie in der Vorlage dargestellt, zugestimmt.

2 2 I Ausgangslage - Rückblick Problemstellung Die Stadtbücherei in der MAG ist eine der ersten drei Bibliotheken in Deutschland, deren Arbeit mit dem Qualitätssiegel Ausgezeichnete Bibliothek gewürdigt wurde. Die Zertifizierung erfolgte dabei nach dem international anerkannten Qualitätsverfahren EFQM-CAF wird sich die Stadtbücherei einer Re-Zertifizierung stellen. Um die erreichte Qualität zu halten und auszubauen, muss die Stadtbücherei laufend Maßnahmen ergreifen um z.b. die Zufriedenheit der Nutzer/innen mit der Arbeit der Einrichtung in Erfahrung zu bringen und Verbesserungsvorschläge aufgreifen. Gleichzeitig beobachtet die Büchereileitung die aktuellen Entwicklungen im Bibliothekswesen genau und bringt sich in der Fachwelt in die laufenden Debatten zur Zukunft der öffentlichen Bibliotheken in Deutschland aktiv ein. Nicht zuletzt ist es unerlässlich die Kommunalpolitik und die Verwaltung über den Stand und die Perspektiven der Einrichtung aktuell zu unterrichten und Potenziale aufzuzeigen. Im Herbst und Winter 2012 hat die Stadtbücherei, erneut nach 2008, eine Umfrage zur Zufriedenheit ihrer Nutzer/innen durchgeführt, denn die Bücherei hat sich im Qualitätsmanagement dazu verpflichtet alle vier Jahre eine solche Befragung durchzuführen. An der letzten Umfrage haben sich 422 Personen ab 18 Jahren beteiligt. Die wichtigsten Ergebnisse sind: 84% der Befragten besuchen die Stadtbücherei mindestens einmal im Monat. 74% der Befragten bezeichnen die Stadtbücherei als unverzichtbaren Bestandteil ihres Lebens. 74,6% der Befragten bezeichnen die Stadtbücherei als familienfreundlich. 69% der Teilnehmer/innen verbinden den Begriff serviceorientiert mit der Einrichtung. Ein fast ausnahmslos sehr gutes Urteil betreffend Freundlichkeit oder Kompetenz bekamen auch die Mitarbeiter/innen an den Verbuchungs- und Beratungstheken. Bei der Gesamtbewertung des Dienstleistungsangebotes der Stadtbücherei zeigten sich 97,3% der befragten Kunden/innen sehr zufrieden bzw. zufrieden. Im Jahr 2008 waren noch 53,65% sehr zufrieden und 38,69% zufrieden mit unseren Leistungen. Eine zentrale Forderung, die die Kunden/innen in der Befragung an die Stadtbücherei weitergegeben haben, ist die Ausweitung der Öffnungszeiten. Mit dem aktuellen Stellenkontingent der Stadtbücherei können die Öffnungszeiten allerdings nur marginal erweitert werden, nämlich maximal eine Stunde in der Woche. Dies liegt daran, dass die Stadtbücherei, im Gegensatz zu anderen Einrichtungen in vergleichbar großen Kommunen, einen umfassenden Beratungsdienst anbietet. Andernorts werden Beratungstätigkeiten oftmals neben der Medienausleihe angeboten und können dann nicht in dem Umfang erfolgen, wie es für eine öffentliche Bibliothek mit klarem Bildungsauftrag notwendig wäre. In einer Zeit, in der Nutzer/innen von Bibliotheken oft sehr spezifischen Informationsbedarf haben und sich häufig erst nach eigener, erfolgloser Recherche an die kommunalen Spezialisten in den Bibliotheken wenden, sollte der Beratungsdienst nicht zu Gunsten längerer Öffnungszeiten abgebaut werden. Die Medienausleihe durch die Nutzer/innen könnte bereits jetzt selbstständig vor Ort erfolgen, bzw. erfolgt online bereits. Dem gegenüber gewinnt die persönliche und kostenlose Beratung und Unterstützung bei der Suche nach Informationen und bei 2

3 3 der Nutzung von Medien durch das Fachpersonal der Stadtbücherei weiter an Bedeutung. In Urlaubszeiten und/oder bei Krankheitsfällen stellt schon eine zusätzliche Stunde Öffnungszeit in der Woche das Team vor eine große Herausforderung. Neben den klassischen Tätigkeiten Ausleihe, Rückgabe, Entgeltberechnung, Beratungsdienst und Lektorat, leisten die Büchereimitarbeiter mittlerweile viel Arbeit in Projekten und Tätigkeitsbereichen, die für die Kommune von großem Wert sind. Die intensive Zusammenarbeit mit den Schulen, die Mitarbeit in wichtigen kommunalen Netzwerken oder die Lesefördermaßnahmen wie Buchstart oder HEISS AUF LESEN seien hier stellvertretend genannt. Gerne würde die Stadtbücherei die Zusammenarbeit mit Kindergärten intensivieren aber auch hier fehlt es an Personalkapazitäten. Neben dem klassischen Ausleihbetrieb hat sich die Stadtbücherei als Bildungs- und Veranstaltungsort etabliert. Die Bibliothek bietet dadurch für die Schulen, für Vereine und Kulturschaffenden einen wichtigen Mehrwert. Die hier von der Büchereileitung vorgenommene Ausrichtung der Einrichtung, weg von einem klassischen Ausleihort hin zu einem, gerade auch in Zusammenarbeit mit der VHS, kommunalen Kultur- und Bildungszentrum, findet auf Augenhöhe mit den aktuellen Anforderungen an die öffentliche Bibliothek der Zukunft statt (die daraus entstehenden Anforderungen an den Raum Bibliothek müssen dem Gemeinderat noch an anderer Stelle erläutert werden). Die daraus erwachsenen Aufgaben werden vom Büchereipersonal außerhalb der Öffnungszeiten, oft bis in die Nacht hinein, gerne und mit großem Engagement wahrgenommen. Die dadurch entstehenden Überzeiten schmälern aber an anderer Stelle das zur Verfügung stehende Personal hat das Personal der Stadtbücherei 125 Veranstaltungen mit über Gästen ermöglicht. Bei wichtigen Zielgruppen der Bibliothek verändert sich zudem das Zeitfenster, zu dem diese die Einrichtung nutzen können. Schüler/innen und Schüler verbringen durch zunehmenden Ganztages-Schulbetrieb mehr Zeit in der Schule, so dass diese Kunden/innen verstärkt am späten Nachmittag in die Bücherei kommen. Bei der letzten Kundenbefragung gaben 59% der Kunden/innen ab 18 Jahren an, berufstätig zu sein. Diese Nutzer/innen können auch eher am Abend oder während einer Mittagspause die Stadtbücherei nutzen. Im Jahr 2012 führten die Stiftung Lesen und der Deutsche Bibliotheksverband eine repräsentative Telefonbefragung zu Ursachen und Gründen für die Nichtnutzung von Bibliotheken in Deutschland durch. Ein Ergebnis war, dass jeder dritte ehemalige Bibliotheksnutzer und jeder Fünfte der noch nie eine Bibliothek genutzt hat, die Öffnungszeiten dieser Einrichtungen bemängeln. Danach befragt, ob eine Erweiterung der Öffnungszeiten von Bibliotheken ein Anreiz wäre diese (wieder) zu nutzen, beantworteten 54% der ehemaligen und 25% der Nichtnutzer mit Ja. Bereits seit drei Jahren sinken die Ausleihzahlen der Stadtbücherei bei den physikalischen Medien leicht, aber doch in einem solchen Umfang, dass diese Verluste noch nicht durch die Ausleihe digitaler Medien ausgeglichen werden könnten. Die Büchereileitung sieht einen Grund dafür in nicht mehr zeitgemäßen Öffnungszeiten. Da mit dem zu Verfügung stehenden Stellenkontingent also eine signifikante Veränderung der Öffnungszeiten nicht möglich ist, ohne die Mitarbeiter/innen in einem, besonders zu Urlaubs- und Krankheitszeiten nicht mehr zu vertretenden Maße zu be- 3

4 4 lasten, schlägt die Büchereileitung die stufenweise Einführung der aktuellen Verbuchungstechnik RFID vor. RFID ist: - ein zeitgemäßes, weit verbreitetes Buchungssystem - einfacher, schneller als elektromagnetische Sicherung und Barcode-Verbuchung (die aktuell im Einsatz ist) - Verbuchung mehrerer Medien gleichzeitig - sehr verbreitet in Büchereien, z.b. Göppingen (seit 2009), Süßen (2011) - die kostengünstigste Möglichkeit dem Kundenwunsch nach erweiterten Öffnungszeiten entgegen zu kommen - eine Möglichkeit, vor dem Hintergrund Ganztagesschule, Personal verstärkt im Bereich Schule & Bibliothek einzusetzten nutzten erst fünf Bibliotheken in Deutschland RFID, im Jahr 2009 waren es bereits 300 Einrichtungen Ein RFID-System dient, wie auch ein Barcode, zur Identifikation von Objekten, Personen oder Tieren. Es besteht aus zwei Teilen die zusammenwirken: dem RFID- Etikett (Tag) und dem RFID- Lesegerät (Reader). Die Verwendung von Radiowellen (radio-frequency identification), hat gegenüber einer optischen Erkennung wie beim Barcode, deutlich erweiterte Nutzungsmöglichkeiten: - es können mehrere Objekte gleichzeitig erkannt werden - die Etiketten können durch Nicht-Metalle hindurch gelesen werden - es muss keine Sichtverbindung zwischen Reader und Tag bestehen - ein Etikett erledigt Identifikation und Sicherung des Mediums in einem, statt wie bei elektromagnetischer Sicherung mit zwei Gegenständen: Etikett und Sicherungsstreifen und daraus resultierend zwei Arbeitsschritten Dadurch wird im Ausleihsystem von Bibliotheken eine Stapelverbuchung durch das Personal oder den Nutzer selbst möglich. Eine Selbstverbuchung ist zwar auch mit elektromagnetischer Sicherung möglich, allerdings wurde diese Geräte (auch in Geislingen) aufgrund der schwierigen Bedienbarkeit und Störungsanfälligkeit nicht von den Nutzer/innen angenommen. RFID-basierte Selbstverbuchung hingegen hat sich durchgesetzt, so dass etwa Bibliotheken wie die Göppinger Stadtbibliothek ihr Angebot an RFID-basierten Selbstbedienungsfunktionen stetig erweiteren. Auch in Süßen ist die Technik erfolgreich im Einsatz. Folgende Bibliotheken im Regierungsbezirk Stuttgart (Stand: Juni 2013) setzten RFID bereits ein: Aichtal Asperg Bietigheim-Bissingen Esslingen Fellbach Filderstadt Göppingen Heilbronn Kornwestheim - mit Eröffnung der neuen Bibl. im Sept Leonberg Ludwigsburg 4

5 5 Neuhausen/Fildern (kath. öffentl. Bibl.) Nürtingen Ostfildern Sindelfingen Stuttgart Süßen Waiblingen Weissach Die gemeinsam mit Geislingen zertifizierten Bibliotheken in Neckarsulm und Öhringen führen RFID aktuell ein. Im September erhalten die Bibliotheken in Ditzingen, Nürtingen und Wertheim ebenfalls das Zertifikat Ausgezeichnete Bibliothek. Nürtingen hat bereits RFID eingeführt. Auch die Stadtbibliothek Eislingen wird bald mit RFID verbuchen. II Zielvorgabe Nach fachlichen Maßgaben müsste die Stadtbücherei 75% der Öffnungsstunden des örtlichen Einzelhandels abdecken, das entspräche bei der Stadtbücherei einer Wochenöffnungszeit von 32 Stunden. (Für die Einzelhandelsgeschäfte der 5-Sterne- Gemeinschaft liegt der Bücherei ein Wert aus dem Jahr 2011 vor. Demnach haben diese Geschäfte durchschnittlich 42,5 Stunden in der Woche geöffnet) Aktuell hat die Stadtbücherei 23 Stunden in der Woche geöffnet. Der Personalschlüssel der Stadtbücherei liegt zu Zeit bei 5,23 Stellen und damit ebenfalls unter dem fachlich erforderlichen Anteil von 8,61 Stellen. Dennoch sollen mit Hilfe der RFID-Technik die Öffnungszeiten der Stadtbücherei um mindestens vier Stunden in der Woche angehoben werden um dafür sorgen zu, dass die Bücherei über die Mittagsstunden und einmal bis in den späteren Abend geöffnet hat. Aktuell verbuchen die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter pro Öffnungsstunde durchschnittlich 210 Ausleihen und 210 Rückgaben. Dazu kommen Neuanmeldungen, Kurzinformationen, Kopierhilfe, das Kassieren von Entgelten sowie die Endkontrolle der zurückgegebenen Medien auf Vollständigkeit und/oder Beschädigung. Aufgrund dieser Menge an Tätigkeiten kann aktuell nicht auf zwei Personen an der Ausleihtheke verzichtet werden. Die RFID-Technik jedoch ermöglicht es fünf Medien gleichzeitig zu entleihen, statt wie momentan ein Medium nach dem anderen. Dies gäb dem Bibliothekspersonal die Möglichkeit stundenweise auf eine Thekenkraft zu verzichten und dafür mehr Öffnungsstunden in der Woche mehr anzubieten. Bei Einsatz einer Selbstverbuchung, die eine Auslastung von 80% erfährt, kann pro Öffnungsstunde auf eine Arbeitsstunde an der Ausleihe verzichtet werden. Mit einer Selbstverbuchung kann also eine deutlichere Erweiterung der Öffnungszeiten ins Auge gefasst werden. Die aktuell betriebene elektromagnetische Sicherungsschleuse (Gate) muss ohnehin ausgetauscht werden. Zehn Jahre lang zwischen und Besucher im Jahr hat das bisherige Gate verkraftet. Die Neuanschaffung eines RFID-Gates ist dem Erwerb eines Gates mit der auslaufenden elektromagnetischen Technik vorzuziehen. 5

6 6 Die Einführung von RFID soll auch die Gesundheit der Mitarbeiter/innen fördern: Im Gegensatz zur Strahlung der aktuell eingesetzten elektromagnetischen Sicherung ist die Strahlung der RFID-Geräte geringer. Zudem sind diese Geräte auch abgeschirmt. III Programme Produkte Eine Einführung von RFID muss nicht auf einmal erfolgen. Eine schrittweise Einführung ist auch aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll, denn bevor der Ausleihbetrieb mit der neuen Technik durchgeführt werden kann, müssen zunächst alle Medien zur Verbuchung mit RFID vorbereitet werden. Erst dann kann der reale Betrieb beginnen und erst dann benötigt man die teuren Geräte. Daher wird folgendes Vorgehen vorgeschlagen: 2014: - Erwerb der RFID-Etiketten zur Verbuchung - Erwerb & Installation von Büro-Arbeitsstationen - Erwerb & Installation der Software-Schnittstelle zum Bibliotheks-EDV-System - Durchführung der Konvertierung, also der Vorbereitung damit ab 2015 mit RFID verbucht werden kann 2015: - Erwerb & Installation der Theken-Arbeitsstationen - Erwerb & Installation der Selbstverbuchungsanlage - Erwerb & Installation eines neuen Sicherungsgates Möglichkeiten für die Zukunft: Eine Erweiterung an Selbstbedienungsfunktionen mit RFID ist möglich: Eine weitere Selbstverbuchungsanlage kann beispielsweise ausschließlich für Rückgaben bereitgestellt werden. Weitergehend wäre eine selbst verbuchende Rückgabeklappe, inklusive Schutz vor Vandalismus, möglich, oder ist es denkbar eine bargeldlose Bezahlform mit RFID-fähigen Büchereiausweisen einzuführen. Später könnten Medienabholboxen installiert werden, in denen der Kunde auch um Uhr seine vorbestellten Medien selbst abholen kann. IV Prozesse und Strukturen Nach Zustimmung des Gemeinderat zur Einführung der Verbuchung mit der RFID- Technik, müssten neben dem vorliegenden Angebot des XXX aus XXX, das zur Unternehmensgruppe unseres Hauptlieferanten XXX gehört, zwei weitere Angebote namhafter RFID-Technik eingeholt werden. Die XXX beispielsweise hat die Bibliotheken in Leonberg oder Ludwigsburg ausgestattet. Nach der Entscheidung für einen Anbieter müssen RFID-Etiketten erworben werden. Die Etiketten ermöglichen die kontaktlose Verbuchung an Büro- und Thekenarbeitsstationen und an der Selbstverbuchung. Zusätzlich sollten dann Büroarbeitsstationen angeschafft, und eine mobile Konvertierungsstation mit im Hause befindlichen Geräten (Notebook, Buchwagen, Büroarbeitsstation, Barcodeleser) in Betrieb genommen werden. Mit Hilfe der mobilen Arbeitsstation werden dann alle Medien im Laufe eines Jahres für die Ausleihe mit RFID vorbereitet (konvertiert). 6

7 7 Gleichzeitig werden die RFID-Geräte in der Bibliotheksverwaltungssoftware WinBIAP integriert. Für die Geräte der Fa. XXX bietet unsere Verwaltungssoftware WinBIAP aus dem Hause datronic eine Vollintegration an. Ab 2015 werden dann die Geräte für den realen Ausleihbetrieb mit RFID erworben und installiert. Sobald diese Geräte betriebsbereit sind, kann die Ausleihe mit RFID beginnen. Zunächst wird es notwendig sein, die Nutzer/innen im Umgang mit der Selbstverbuchung zu unterweisen, so dass weiterhin zwei Mitarbeiter/innen an der Verbuchung tätig sind. In dieser Zeit werden die Öffnungszeiten nur in geringem Umfang erweitert. Im Laufe des Jahres, nach Abschluss der Einführungsphase, werden die Öffnungszeiten dann um mindestens vier Stunden pro Woche erweitert. Eine Person an der Verbuchungstheke soll dann bei den meisten Öffnungsstunden ausreichen. Nach einem Zeitraum von mindestens einem halben Jahr ab Inbetriebnahme erstattet die Büchereileitung dann im Gemeinderat Bericht darüber, wie gut die neue Technik von den Nutzer/innen angenommen wird. Sollte sich auch in Geislingen, wie in allen andere Bibliotheken die RFID-Technik einsetzten, das Verfahren bewährt haben, wird die Büchereileitung dem Gemeinderat vorschlagen das Angebot an Selbstverbuchungsgeräten auszubauen, denn für Bibliotheken in der Größenordnung (Bestand und Ausleihe) der Stadtbücherei in der MAG wird in der Fachliteratur vorgeschlagen zwei Selbstverbuchungsanlagen zu betreiben und konsequent nur eine Person an der Verbuchungstheke einzusetzen. Diese Person ist dann hauptsächlich für Neuanmeldungen, kurze Informationen und die Bearbeitung problematischer Rückgaben (z.b. beschädigte oder unvollständige Medien) zuständig. V Ressourcen 1. Einmalige Kosten 2014: Softwaremodul RFID von XXX 1mal EUR 4.277,30 Arbeitsstationen Büro z.b. von XXX 6 St. EUR 4.800,00 RFID Etiketten z.b. von XXX St. EUR 6.750,00 Installation und Konvertierung 1 Tag EUR 950,00 Summe netto 2014 EUR ,30 Summe brutto 2014 (inkl. 19% MwSt.) EUR ,99 Für das Jahr 2014 sind Mittel in Höhe von EUR ,00 im Vermögenshaushalt zur Verfügung zu stellen. 2015: Arbeitsstationen Theke z.b. von XXX 2 St. EUR 2.400,00 Sicherungsgate z.b. von XXX 1 St. EUR 8.200,00 Selbstverbuchung z.b. von XXX 1 St. EUR 8.500,00 Installation 1 Tag EUR 950,00 Summe netto 2015 EUR ,00 Summe brutto 2015 (inkl. 19% MwSt.) EUR ,50 7

8 8 Für die Kosten in 2015 ist eine Verpflichtungsermächtigung für den Vermögenshaushalt zu beschließen. Eventuelle Erweiterungen nach 2015 werden der Fachbereich 5 und die Büchereileitung dem Gemeinderat gegebenenfalls zur erneuten Beschlussfassung vorlegen. 2. Folgekosten a) Sachkosten Für die Folgekosten wurden die Preise der Fa. XXX für die o.g. Geräte angesetzt. Diese können, genau wie bei der Hardware, von Anbieter zu Anbieter aber unterschiedlich sein. 2014: Arbeitsstationen Büro 6 St. Softwarewartung EUR 594,00 Softwaremodul RFID WinBIAP 1 St. Softwarewartung EUR 576,00 Summe 2014 netto EUR 1170,00 Summe 2014 brutto (inkl. 19% MwSt.) EUR 1392, : Alle o.g. Positionen EUR 1170,00 Arbeitsstationen Theke 2 St. Softwarewartung EUR 198,00 Selbstverbuchung 1 St. Softwarewartung EUR 810,00 Summe 2015 netto EUR 2178,00 Summe 2015 brutto (inkl. 19% MwSt.) EUR 2591,82 Diese Kosten trägt die Stadtbücherei über das bestehende Budget. Statt der bisherigen Mediensicherung über Magnetstreifen werden auch im weiteren Bestandsaufbau RFID-Etiketten benötigt. Momentan gibt die Bücherei rund EUR 600,00 für elektromagnetische Sicherungsstreifen im Jahr aus. Bei den RFID-Etiketten liegt der Preis dann im Jahr bei ca. EUR 900,00. a) Personalkosten / Auswirkungen auf den Stellenplan Bei den Personalkosten ergeben sich keine Veränderungen, da die freiwerdenden Personalkapazitäten in die Erweiterung der Öffnungszeiten fließen. Ebenfalls werden kleinere Zeitkontingente bei Mitarbeiter/innen frei damit diese sich verstärkt in den Aufgabenbereichen Bibliothek und Ganztagesschule, bzw. Bibliothek und Kindertagesstätte einbringen können. 3. Auswirkungen auf Kennzahlen Haushaltsrechtliche Beurteilung Mehreinnahmen bei Mahn-, Säumnis-, Ausleih- und Jahresentgelten aufgrund höherer Nutzungszahlen werden erwartet. Die Höhe kann noch nicht beziffert werden. Margit Schrag (FB 5) Benjamin Decker (Stadtbücherei) 8