In einem Klick zum Ziel. Das NetSoft Dokumenten-Management- System für den Mittelstand.

Transkript

1 In einem Klick zum Ziel. Das NetSoft Dokumenten-Management- System für den Mittelstand.

2 Inhaltsverzeichnis Inhalt: NetSoft DMS auf einen Blick 3 Ihre Wettbewerbsfähigkeit 4 Unsere Stärken 6 Archivieren 8 -Archivierung 10 Office-Integration 11 Formularerkennung 12 Prozesssteuerung 13 Mobile Verfügbarkeit 14 Suchen und finden 16 Revisionssicherheit 18 NetSoft DMS Modulübersicht

3 Ihre Wettbewerbsfähigkeit 03 Ihre Wettbewerbsfähigkeit: gute Aussichten DMS macht sich bezahlt Nicht mehr die Größe entscheidet über den Erfolg eines Unternehmens, sondern seine Flexibilität. Schnell auf Marktanforderungen zu reagieren und dabei gleichzeitig rechtliche Anforderungen zu erfüllen das sind die Herausforderungen der Praxis. Ein DMS kann dabei auf vielfältige Weise unterstützen und der Grundbaustein für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit werden. Die Gründe für ein DMS sind dabei ebenso vielfältig wie die Anforderungen an Ihr Unternehmen. Was aber auch immer IHR konkreter Anhaltspunkt für ein DMS sein sollte diese Produktbroschüre soll Ihnen einen Überblick über den Funktionsumfang von Dokumenten-Management-Systemen geben und Ihnen die Vorteile der digitalen Archivierung aufzeigen. Deutliche Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen sorgen dafür, dass sich der Einsatz eines DMS in der Regel bereits im ersten Jahr amortisiert. Die Gründe dafür liegen vor allem in folgenden Bereichen: schnelles Ablegen schnelles Finden steuern von Prozessen verbesserte Transparenz und Auskunftsfähigkeit Qualitätssicherung Einhalten rechtlicher Anforderungen

4 Unsere Stärken 04 Unsere Stärken: DMS für den Mittelstand Es gibt eine große Zahl an Dokumenten- Management-Systemen. Sie unterscheiden sich in Preis/Leistung, Funktionsumfang, Modulen, Benutzerfreundlichkeit und Service. Eines sollten Sie aber immer im Fokus behalten: eine DMS-Lösung, die zu Ihnen passt! Und genau das setzen wir mit NetSoft DMS um. Dokumenten-Management für den Mittelstand das ist unsere Philosophie. Und die spiegelt sich nicht nur im Preis-Leistungs-Verhältnis wider. NetSoft DMS steht für persönliche Ansprechpartner in der Hotline, Mitbestimmung bei der Weiterentwicklung und eine benutzerfreundliche und intuitive Bedienung der Software sowohl für Anwender als auch für Administratoren. Flexibel NetSoft DMS können Sie jederzeit selbst anpassen so, wie Sie es gerade brauchen. Menü und Benutzeroberfläche lassen sich in wenigen Schritten verändern. Lernende Akten und eine kombinierbare Suche über Volltext und Indizes sorgen darüber hinaus für hohe Mitarbeiterakzeptanz. Up-to-date Um mit Ihren Anforderungen mithalten zu können, entwickeln wir NetSoft DMS ständig weiter. Zusammen mit unseren Kunden arbeiten wir laufend an kleinen und großen Ideen, die wir dann in NetSoft DMS umsetzen und Ihnen zur Verfügung stellen. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass Sie immer auf dem neuesten Stand der Technik bleiben.

5 Unsere Stärken 05 Kompatibel Wir bauen auf Standards. Neben den aktuellen Betriebssystemen unterstützen wir bei der Archivierung gängige Dateiformate wie tiff und pdf. Als Datenbank verwenden wir die aktuelle Microsoft SQL. Geringe Hardwareanforderungen und wenig Speicherplatz minimieren zusätzliche Investitionskosten, da NetSoft DMS in der Regel auf vorhandene Hardware aufgesetzt werden kann. Maßgeschneidert Die Module des NetSoft DMS werden unternehmensbezogen eingerichtet. So können wir für jedes Unternehmen die passende Lösung anbieten. Die Abläufe selbst z.b. das Bearbeiten der Workflows und Dokumentstrukturen ist absolut unkompliziert. Revisionssicher Natürlich hält NetSoft DMS den Anforderungen der Abgabenordnung (AO), der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) stand. Das ist nicht nur in der Verfahrensdokumentation beschrieben, die Sie von uns erhalten, sondern auch durch den TÜV Saarland bestätigt und attestiert. Geschützt Einzigartiges Know-how, vertrauliche Dokumente, sensible Kundendaten: Ihre Informationen sind Wertsachen. Entsprechend hohe Anforderungen dürfen Sie an NetSoft DMS stellen: Die verschlüsselte Speicherung der Dokumente ist für uns ebenso selbstverständlich wie eine doppelte Passwortabfrage bei der Einstellung von Benutzerrechten (Vier- Augen-Prinzip). Zusätzliche Vertraulichkeitsstufen für einzelne Dokumente runden das Konzept ab.

6 Archivieren 06 Archivieren: Informationen zentral auf Knopfdruck Papierdokumente scannen Rechnungen, Lieferscheine, allgemeiner Schriftverkehr: Täglich erreichen unzählige Informationen Ihr Haus. Diese müssen schnell und für alle verfügbar bereitgestellt sowie zeitnah verarbeitet werden. Diesen Prozess unterstützt NetSoft DMS durch Parametisierung auf vielfältige Weise. Papierdokumente Volltexterkennung für die Suche in NetSoft DMS nach unstrukturierten Begriffen, z.b. Seriennummern, Artikelbezeichnungen etc. Weißseitenerkennung Schräglagenkorrektur Seitentrennung nach Dokumenten Zuordnung der Dokumente zu Dokumententypen (z.b. Eingangsrechnung ) Zuordnung von Schlagworten zum Dokument aus anderen Software-Anwendungen, z.b. der Finanzbuchhaltung Ausgangsbelege aus NetSoft Metall/ MOS aik NetSoft DMS wird über universelle und flexible Funktionen in fast jede andere Software-Anwendung integriert. So werden eigens erzeugte Belege wie Rechnungen oder Lieferscheine parametisiert abgegriffen und mit den definierten Schlagworten in NetSoft DMS archiviert. Abgriff der Druckausgabe Zuordnung der Dokumente zu Dokumententypen (z.b. Ausgangsrechnung ) Abgriff der Schlagworte zu Ausgangsdokumenten originalgetreue Wiedergabe der archivierten Dokumente durch flexibles Hinterlegen von Briefvorlagen Versionierung, z.b. von unterschriebenen Lieferscheinen oder Arbeitsberichten vollständige Integration in NetSoft Metall/ MOS aik direkter Zugriff auf Dokumente über Adresse, Vorgang oder Projektakte NetSoft Metall/ MOS aik s

7 Archivieren 07 Datenbanken Datei-Verzeichnisse auch mobil verfügbar

8 -Archivierung 08 Die Korrespondenz über nimmt immer mehr zu gleichzeitig steigen die Anforderungen des Gesetzgebers an die Aufbewahrung und den sicheren Umgang mit elektronischem Schriftverkehr. Mit NetSoft DMS bewältigen Sie die Herausforderung an die - Archivierung spielend.

9 -Archivierung 09 Archivierung: steuersicher Archivieren am Postkorb Mit der Clientlösung werden eingehende s wie gewohnt an den Empfänger zugestellt. Dieser kann in seinem -Client per Knopfdruck ausgewählte s archivieren. Für die Suche in NetSoft DMS werden parametisiert der Text der E- Mail ( -Body), die Absender- und Empfänger- Adressen, das Datum sowie der Betreff der abgestellt. Darüber hinaus kann der Mitarbeiter weitere Schlagworte zur eingeben, z.b. eine Kunden- oder Projektnummer. Damit wird die auch den entsprechenden Akten zugeordnet. Das Archivieren am Postkorb bieten wir für folgende Produkte an: Microsoft Outlook (ab Outlook 2003) Tobit David (ab Tobit David fx) IBM Lotus Notes (ab Domino Server 8.5.1) Archivieren am Mail-Server Bei der Serverlösung werden eingehende s noch vor dem Empfang am Server regelbasiert archiviert. Für die Suche in NetSoft DMS werden parametisiert der Text der ( -Body), die Absender- und Empfänger-Adressen, das Datum sowie der Betreff der abgestellt. Natürlich unterliegen archivierte s in NetSoft DMS dem Berechtigungskonzept so können Sie selbst entscheiden, welcher Mitarbeiter wessen s sehen darf! Ihre Vorteile auf einen Blick: Erfüllen der gesetzlichen Anforderungen flexible Archivierungslösungen Strukturen zur regelbasierten Archivierung Zuordnung zu Geschäftsvorfällen parametisierter Abgriff der Suchkriterien

10 Office-Integration 10 Office-Integration: nahtlos verbunden Archivieren per Knopfdruck Immer mehr Schriftverkehr, vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen, wird mit Microsoft-Office-Programmen erzeugt. Gerade diese Dateien werden in Ihrem Lebenszyklus häufig bearbeitet und geändert. Versionierungsversuche wie Datei_neu.docx scheitern meist schon nach kurzer Zeit der Überblick geht verloren. NetSoft DMS bietet bereits im Standard eine Integration in die Office-Programme Microsoft Word und Excel. Per Knopfdruck können Dateien direkt in NetSoft DMS archiviert, später auch dort recherchiert und erneut bearbeitet werden. Durch die Eingabe weiterer Schlagworte, z.b. einer Kunden- oder Projektnummer, wird die Datei strukturiert den entsprechenden Akten zugeordnet. Ihre Vorteile auf einen Blick: Archivieren von Office-Dateien direkt aus den Anwendungen per Knopfdruck Volltexterkennung: Suche in NetSoft DMS nach Stichworten aus Office-Dateien Bearbeiten von Office-Dateien direkt aus NetSoft DMS heraus Versionierung und Protokollfunktion in NetSoft DMS Microsoft Office ist eine Marke der Microsoft Corporation und wird hiermit als solche anerkannt. Jede Auslassung der Markennennung wird bedauert eine Rechtsverletzung dieser Marke ist damit nicht beabsichtigt.

11 Formularerkennung 11 Formularerkennung: Effizient verarbeiten Belegauslesung Ein großer Anteil von Schriftverkehr wird im Geschäftsalltag in der Regel mit nur wenigen strategischen Geschäftspartnern ausgetauscht. So tauchen täglich wiederkehrende Schriftstücke auf, die in verschiedenster Weise weiterverarbeitet werden müssen. Mit NetSoft DMS FormScan werden diese Dokumente ausgelesen, in NetSoft DMS archiviert und ihre Daten werden für andere Anwendungen zur Verfügung gestellt. Ihre Vorteile auf einen Blick: Belegverarbeitung Verschlagwortung Reduzierung der manuellen Vorarbeiten, z.b. Vorsortierung, Dateneingabe, Verifizierung ausgezeichnete Erkennungstechnologie in über 190 Sprachen flexible Prüfroutinen für garantiert beste Erkennungsraten Die Belegauslesung kann dabei über zwei Varianten erfolgen: Über feste Layouts können die Positionen auf dem Formular definiert werden, die die gesuchten Daten enthalten. Mit relativen Suchbegriffen dagegen können Daten auf dem Beleg gefunden werden, die zwar inhaltlich immer einem ähnlichen Schema entsprechen, sich aber an unterschiedlichen Positionen befinden können. So können Sie auch Massengut effizient und zielführend verarbeiten.

12 Prozesssteuerung 12 Prozesssteuerung: Workflow transparent, flexibel und sicher Arbeitsprozesse steuern Mitarbeiter eines Unternehmens müssen täglich wiederkehrende Aufgaben ausführen. Während die Anzahl und die Komplexität dieser Aufgaben zunimmt, werden die Zeitvorgaben dafür im steigenden Wettbewerbsdruck immer kürzer. NetSoft DMS bildet Arbeitsabläufe in Form von elektronischen Workflows ab, die vordefinierte Aufgaben regelbasiert an Mitarbeiter weiterleiten und diese zeitlich überwachen. Der gesamte Durchlauf, die Benutzer, ihre Bearbeitungsvermerke sowie die Zeiten der Bearbeitung werden mit dem Dokument untrennbar abgespeichert, so dass auch nach Jahren noch der gesamte Dokumentenprozess nachvollzogen werden kann. NetSoft DMS wird damit zu einem wichtigen Werkzeug für die Qualitätssicherung. Ihre Vorteile auf einen Blick fristgerechte Bearbeitung durch Mitarbeiter, Vorgesetzte- und Vertreterregelungen sofortige Verfügbarkeit der Dokumente für alle Berechtigten, auch wenn sich diese noch in der Bearbeitung befinden verbessertes Prozesscontrolling und optimierte Qualitätssicherung einfache Administration der Workflows in NetSoft DMS Das Modellieren der Workflows bleibt dabei einfach: Nach einer kurzen Einweisung können Sie selbst Ihre Arbeitsprozesse in NetSoft DMS abbilden. Die Anwendungsbeispiele reichen von Eingangsrechnungen über Urlaubsanträge, Materialanforderungen bis hin zu Produktionspapieren.

13 Mobile Verfügbarkeit 13 Mobile Verfügbarkeit: Informationen weltweit Online-Zugriff Über den NetSoft DMS-ProxyServer erhalten Sie Online-Zugriff auf Ihre Dokumente und den kompletten Funktionsumfang aller NetSoft DMS-Module. Profitieren Sie von einem Maximum an Flexibilität ganz ohne VPN- oder Terminalserver-Anbindung, eine einfache Internetverbindung genügt. Natürlich haben wir die Sicherheit Ihrer Daten groß geschrieben: Nur mit dem lokal installierten NetSoft DMS-Modul in Verbindung mit Benutzername und Passwort ist ein Zugriff auf Ihre Daten möglich. Darüber hinaus werden alle Daten vom Server zum Client verschlüsselt übertragen. Offline-Archiv Auch ohne Internetverbindung bietet NetSoft DMS eine Lösung für den mobilen Datenzugriff: Alle Dokumente können auf einen beliebigen Datenträger exportiert werden. In einem Mini-Viewer können Sie diese durchsuchen und wieder anzeigen lassen ganz ohne NetSoft DMS-Installation. So haben Sie Ihre Belege immer verfügbar und können diese auch ganz unkompliziert Ihren Endkunden zur Verfügung stellen. Selbstverständlich ist der Export der Dokumente über eine Berechtigung für bestimmte Benutzer steuerbar. Das MobilArchiv ist darüber hinaus natürlich verschlüsselt und kann mit einem Passwort geschützt werden, so ist auch der Versand per Post oder möglich ganz sicher.

14 Suchen 14 Suchen und schnell finden: mit NetSoft DMS Recherche-Client Für die Suche nach Dokumenten stellt NetSoft DMS einen leistungsstarken Recherche-Client zur Verfügung. Er enthält umfangreiche Bearbeitungswerkzeuge und erlaubt flexible Suchen nach beliebigen Werten: gezielte Suche über Indizes, z.b. Rechnungsnummer, Lieferantenname, Datum etc. Volltextrecherche nach Stichworten über alle oder ausgewählte Dokumentarten, z.b. nach Artikelbezeichnungen, Seriennummern etc. Suche mit Operatoren, z.b. größer, kleiner, von bis etc. Jede dieser Suchmöglichkeiten kann auch in Kombination mit anderen verwendet werden. Die Dokumentstruktur mit zugehörigen Suchmasken wird dabei individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten und kann jederzeit von Ihnen erweitert oder angepasst werden. Für die Bearbeitung von Dokumenten stehen auch außerhalb des Workflows diverse Funktionen bereit: Notizen, Wiedervorlagen, Stempelfunktionen, Layer und der Versand per sind nur einige der umfangreichen Möglichkeiten.

15 Suchen 15 Integration in NetSoft Metall/ MOS aik Ausgangsbelege, z.b. Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen etc. werden beim Druck parametisiert in NetSoft DMS archiviert inkl. aller Schlagworte für die Suche. Zeitraubendes Kopieren, Verteilen und Weiterleiten von Duplikaten dieser Dokumente gehört damit der Vergangenheit an. Jeder Beleg steht jedem Berechtigten an jedem Ort sofort zur Verfügung. Direkt aus Ihrer ERP-Software können Sie, je nach Benutzerberechtigung, auf archivierte Belege in NetSoft DMS, z.b. zu dem gerade aufgerufenen Kunden oder Projekt, zurückgreifen. So haben Sie immer alle Dokumente zentral zugriffsbereit und Ihre Mitarbeiter arbeiten weiter in Ihrer gewohnten Anwendungsoberfläche. Ihre Vorteile auf einen Blick: strukturierte Ablage aller Ausgangsbelege sofortiger Überblick über alle Dokumente zu einem Vorgang in Ihrer ERP-Software direkte Verknüpfung des Beleges am Buchungssatz in der Finanzbuchhaltung

16 Revisionssicherheit 16

17 Revisionssicherheit 17 Revisionssicherheit: steuersicher archivieren Datenschutz Einzigartiges Know-how, vertrauliche Dokumente, sensible Kundendaten: NetSoft DMS verwaltet Wertsachen. Diese werden von uns mit umfangreichen Mechanismen geschützt: verschlüsselte Ablage archivierter Dokumente Vergabe von Benutzerrechten für Zeiträume und Dokumentarten detailliertes Berechtigungskonzept auf Funktionsebene, z.b. für das Exportieren von Dokumenten oder Suchergebnislisten zuschaltbare zweite Passwortabfrage bei der Vergabe von Benutzerrechten (Vier-Augen-Prinzip) Vertraulichkeitsstufen für einzelne Dokumente Vernichten der Papierbelege Nach 147 Absatz 2 der Abgabenordnung sowie 257 Absatz 3 des Handelsgesetzbuches ist die Speicherung von steuerlich relevanten Dokumenten in digitaler Form eine zulässige Form der Aufbewahrung. Damit können Sie auch Belege, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, nach dem Scan vernichten. Voraussetzung dafür ist allerdings eine ordnungsgemäße Archivlösung. Natürlich hält NetSoft DMS den Anforderungen der Abgabenordnung (AO), der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) stand. Zur so genannten Revisionssicherheit gehört aber noch mehr als nur die bloße Software: Ausfallsichere Hardware, durchdachte Organisationsstrukturen und Notfallpläne sind ebenfalls notwendige Bestandteile einer ordnungsgemäßen elektronischen Archivlösung. Sie müssen in der sogenannten Verfahrensdokumentation beschrieben sein, damit sachverständige Dritte sich von der Ordnungsmäßigkeit überzeugen können. Wir liefern Ihnen ein Muster einer solchen Verfahrensdokumentation mit aus. In ihm sind bereits alle technischen Grundlagen des NetSoft DMS beschrieben. Nach einer Checkliste ergänzen Sie weitere Punkte, die Ihre individuelle Unternehmung betreffen. So bewältigen Sie die rechtlichen Anforderungen spielend ganz sicher!

18 Modulübersicht 18 Modulübersicht: hoher Standard Viewer Recherche-Client für die Suche nach Dokumenten. Admin Administration zur Konfiguration Ihres NetSoft DMS. Scan Scanmodul zum Digitalisieren von Papierdokumenten. Workflow Prozesssteuerung zur Bearbeitung von archivierten Dokumenten. IndexAgent Werkzeug für Datenbankabfragen in Fremdsoftware zur Verschlagwortung. Archivdruck Drucken von Dokumenten aus jeder Applikation in NetSoft DMS. OfficeAddin Archivieren von Dateien aus Microsoft Word/ Excel per Knopfdruck. FileImport Import von Dateien eines beliebigen Datei-Verzeichnisses. Loader Aufruf des NetSoft DMS aus NetSoft Metall/ MOS aik.

19 Modulübersicht 19 Erweiterung: für jeden die passende Lösung OCR Volltext- und Barcodeerkennung im Scanmodul. MailAddin Archivieren von s per Knopfdruck aus dem eigenen Postkorb. MailServer Direktes Archivieren von s am -Server. Proxy Sicherer Online-Zugriff auf NetSoft DMS aus der ganzen Welt. Sign Signieren von archivierten Dokumenten mit dem secrypt digiseal server. EDI Archivieren von EDI-Nachrichten des Seeburger-Konverters. FileExport Export von Dokumenten und Metadaten zum Import in Fremdsoftware. MobilArchiv Verschlüsseltes Offline-Archiv auf beliebigen Datenträgern. Mehr Informationen zu NetSoft DMS unter:

20 NetSoft Vertriebs GmbH Marktstraße Bielefeld Konsul-Smidt-Str. 8Q Bremen Tel.: +49 (0) 521/ Fax.: +49 (0) 521/ Tel.: +49 (0) 421/ Fax.: +49 (0) 421/ info@netsoftbielefeld.de Internet: Die gezeigten Beispiele zeigen zum Teil optionale Zusatzprogramme und gehören nicht zum Standardlieferumfang von NetSoft DMS. Technische Änderungen und Abweichungen vorbehalten.