(Module 2, 3, 4, 6 mit Office 2007 und Windows Vista, Syllabus 5)

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1 ECDL Start Das komplette Wissen (Module 2,, 4, 6 mit Office 2007 und Windows Vista, Syllabus 5) Impressum ISBN Autoren: Thomas Alker, Peter Wies 1. Ausgabe vom 0. Juli 2008 für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Das ECDL-Logo ist ein eingetragenes Markenzeichen der ECDL-Foundation. Der HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH ist ein von der DLGI, der OCG und ECDL Switzerland AG unabhängiges Unternehmen und insbesondere nicht gesellschaftsrechtlich mit diesen verbunden. Das Produkt kann genutzt werden, um Schulungsteilnehmer bei der Vorbereitung auf die European Computer Driving Licence-Prüfung zu unterstützen. Weder der Lizenzgeber noch der HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH gewährleisten, dass durch die Verwendung dieses Produktes das Bestehen der jeweiligen Prüfung sichergestellt wird. Die Verwendung des von den Lizenzgebern genehmigten Lernmaterial- Logos auf diesem Produkt bedeutet, dass es unabhängig geprüft und seine Übereinstimmung mit den folgenden Vorgaben genehmigt worden ist: Das Produkt enthält in einem zumindest zufriedenstellenden Maß das gesamte Lernmaterial im Hinblick auf den ECDL-Syllabus Version 5.0. Das Lernmaterial wurde nicht auf technische Richtigkeit überprüft, und es wird nicht gewährleistet, dass der Endverbraucher die dazugehörigen ECDL-Prüfungen besteht. Alle in diesem Produkt enthaltenen Einstufungstests und/oder leistungsbezogene Übungen beziehen sich einzig und allein auf dieses Produkt und sind oder implizieren keine Zertifizierung durch die Lizenzgeber für die ECDL-Prüfungen. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers repro duziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme ver arbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. ECDL Start Das komplette Wissen (Module 2,, 4, 6 mit Office 2007 und Windows Vista, Syllabus 5) SR-ECDLS07-5_ATCH ISBN Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen wer den. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehler hafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die in diesem Buch und den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 Inhalt Windows Vista 1 Willkommen zu Windows Vista Computer-Fenster öffnen...14 Programme bedienen Dateien und Ordner verwalten Dateieigenschaften anzeigen Dateien suchen Dateien sichern und komprimieren Programme und Geräte installieren Probleme beheben Windows anpassen...52 Word Willkommen zu Word Dokumente anlegen, öffnen und bearbeiten...65 Eingabe- und Korrekturhilfen nutzen Zeichen formatieren Absätze formatieren Listen und Hervorhebungen erzeugen Dokumente formatieren Tabellen bearbeiten Bilder und Diagramme bearbeiten Dokumente drucken und exportieren Serienbriefe erzeugen Word anpassen

3 Excel Willkommen zu Excel Tabellen mit Inhalt füllen Zellen formatieren Mit Formeln rechnen Funktionen nutzen Zahlen in Diagrammen darstellen Große Tabellen bearbeiten Arbeitsmappen und Arbeitsblätter verwalten Arbeitsmappen drucken Excel anpassen PowerPoint Willkommen zu PowerPoint Präsentationen bearbeiten Text bearbeiten Bilder und Zeichnungen einfügen Diagramme einfügen Folien übergreifend bearbeiten Effekte anwenden Präsentationen fertigstellen PowerPoint anpassen...21 Stichwortverzeichnis

4 Excel 2007 Excel 2007 Inhalt 1 Willkommen zu Excel Was ist Excel 2007? Excel starten Excel im Überblick Zellen ausfüllen Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen Zellinhalt bearbeiten, überschreiben und löschen Aktionen rückgängig machen Zellen markieren Schrift formatieren Zahlen addieren Arbeitsmappe speichern Tabelle drucken...12 Excel beenden...12 Zusammenfassung Tabellen mit Inhalt füllen 124 Übersicht Arbeitsmappe anlegen Arbeitsmappe öffnen Zwischen geöffneten Arbeitsmappen wechseln Zellinhalte schnell mit der Ausfüllfunktion eintragen Zellbereiche mit der Maus kopieren oder verschieben Über die Zwischenablage kopieren oder verschieben Spalte oder Zeile einfügen Spalte oder Zeile löschen Arbeitsmappe schließen Zellen formatieren 128 Übersicht Zahlen formatieren Datumsformat ändern Zeilenumbrüche einfügen...10 Rahmenlinien verwenden...10 Zellinhalte ausrichten...11 Zellen verbinden...12 Schriftfarbe anpassen...1 Füllfarbe ändern...1 Formate übertragen...14 Formate bzw. Zellinhalte löschen Mit Formeln rechnen 15 Übersicht...15 Formel erstellen...15 Formel mit Zellbezügen eingeben...16 Relative Bezüge verwenden...17 Absolute Bezüge verwenden Funktionen nutzen 19 Übersicht...19 Formel mithilfe einer Funktion erstellen...19 Einfache Funktionen mit dem Symbol AutoSumme eingeben Anzahl der gefüllten/leeren Zellen eines Bereichs ermitteln Berechnung von einer Bedingung abhängig machen Fehler in Formeln finden...14 Tabellenblatt auf Formelfehler prüfen Zahlen in Diagrammen darstellen 145 Übersicht Diagrammtypen im Überblick Diagramm mit mehreren Datenreihen erstellen Diagramm mit einer Datenreihe erstellen Diagramm mit einem Layout gestalten Diagrammelemente markieren und Farben im Diagramm ändern Diagramm- und Achsentitel nachträglich einfügen Legende ein-/ausblenden und positionieren Datenreihen beschriften Beschriftungen innerhalb des Diagramms formatieren Größe des Diagramms ändern Diagrammtyp bzw. -untertyp nachträglich ändern Speicherort des Diagramms ändern Diagrammobjekt verschieben, kopieren oder löschen Diagramm drucken Große Tabellen bearbeiten 15 Übersicht...15 Zoom-Einstellung ändern...15 Tabellen sortieren...15 Zeilen und Spalten fixieren Zellinhalte suchen Zellinhalte ersetzen Rechtschreibfehler finden und korrigieren Arbeitsmappen und Arbeitsblätter verwalten 158 Übersicht Zwischen den Arbeitsblättern einer Arbeitsmappe wechseln Neues Tabellenblatt einfügen Arbeitsblatt umbenennen Arbeitsblatt löschen Arbeitsblatt mit der Maus verschieben oder kopieren Arbeitsblatt über ein Fenster verschieben oder kopieren Arbeitsmappe exportieren Arbeitsmappen drucken 161 Übersicht Seitenansicht nutzen Druckseite einrichten Seitenränder ändern Drucktitel und weitere Druckeinstellungen festlegen Kopf- und Fußzeile für ein Tabellenblatt festlegen...16 Kopf- und Fußzeile für ein Diagrammblatt festlegen Bestimmte Einstellungen beim Drucken verwenden Excel anpassen 166 Übersicht Standardspeicherort und Benutzernamen ändern Hilfesystem nutzen Weitere Hilfen

5 1 Willkommen zu Excel 2007 Was ist Excel 2007? Excel 2007 Um schnell mal etwas auszurechnen, reicht ein normaler Taschenrechner. Willst du aber längere Listen erstellen und mit vielen Zahlen rechnen, eignet sich hierfür am besten eine Tabellenkalkulation wie z. B. Excel Du kannst in einer Tabellenkalkulation Tabellen erstellen, gestalten und speichern Berechnungen mithilfe von Formeln durchführen Zahlen als Diagramme grafisch darstellen Tabellen und Diagramme drucken In diesem Kapitel lernst du die grundlegende Programmbedienung von Excel. Dabei erfährst du, wie man Zellen ausfüllt und markiert, Zellinhalte ändert, Zahlen addiert und Excel-Dateien speichert und druckt. Excel starten Excel startest du über das Startmenü. Öffne das Startmenü und zeige auf ALLE PROGRAMME. Zeige auf Microsoft Office und dann auf Microsoft Office Excel Wenn sich auf deinem Desktop das Programmsymbol von Excel ( ) befindet, kannst Du Excel auch starten, indem du das entsprechende Symbol doppelt anklickst. Excel im Überblick Das Anwendungsfenster von Excel enthält folgende Bedienelemente und Bereiche: Symbolleiste für den Schnellzugriff Office- Schaltfläche Multifunktionsleiste Bearbeitungsleiste Tabellenblatt Blattregister Statusleiste Ansichtssteuerung 115

6 In Excel rufst du fast sämtliche Befehle über die Multifunktionsleiste auf, die in Register und Gruppen unterteilt ist. Register Gruppe Name der Um in ein anderes Register zu wechseln, klickst du einfach auf den betreffenden Namen. Gruppe Möchtest du einen größeren Ausschnitt des Tabellenblatts sehen, kannst du festlegen, dass von der Multifunktions - leiste lediglich die Register angezeigt werden. Hierzu klickst du rechts neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf und dann auf den Eintrag Multifunktionsleiste minimieren. Um die Multifunktionsleiste wieder komplett anzuzeigen, wählst du diesen Eintrag erneut. Zellen ausfüllen Nach dem Programmstart zeigt Excel automatisch ein leeres Tabellenblatt (auch Arbeitsblatt genannt) an. Jedes Tabellenblatt besteht aus folgenden Elementen: Namenfeld Aktive Zelle Spaltenkopf Zeilenkopf Es ist wichtig, dass du dir die Namen der Elemente gut merkst, damit du die folgenden Beschreibungen problemlos verstehst. Die Zelle ist die kleinste Einheit im Tabellenblatt. Sie dient als Platzhalter für Zahlen, Text oder Formeln. Die horizontale Unterteilung wird Zeile genannt. Jede Zeile hat einen Zeilenkopf, der mit einer Nummer gekennzeichnet ist. Die senkrechte Unterteilung wird Spalte genannt. Jede Spalte verfügt über einen Spaltenkopf, in dem ein Buchstabe steht. Als Zellbezug wird die Koordinate einer Zelle bezeichnet. Der Zellbezug der aktiven Zelle (in der Abbildung die Zelle A1) wird im Namenfeld angezeigt. In der Tabelle wird die aktive Zelle durch einen schwarzen Rahmen hervorgehoben. Nun kannst du direkt mit der Eingabe von Zahlen oder Text loslegen. Die Eingabe erfolgt immer in die aktive Zelle. Um eine bestimmte Zelle zu aktivieren, klickst du sie mit der Maus an oder du bewegst dich per Tastatur zur gewünschten Zelle: ÌWYV O/U P S+P S+: Nächste Zelle Bildschirmseite nach oben/unten Erste Zelle der aktuellen Zeile Erste Zelle im Tabellenblatt Letzte im Tabellenblatt verwendete Zelle 116

7 Excel 2007 Gib den gewünschten Text oder eine Zahl in die Zelle ein. Du kannst die Daten auch in der Bearbeitungsleiste eintippen. Um die Eingabe abzuschließen, klickst du entweder auf oder du drückst Ü oder aktivierst eine andere Zelle. Wenn du eine falsche Eingabe abbrechen willst, klickst du auf oder drückst E. Bei Abbruch der Eingabe bleibt der alte Zellinhalt erhalten. Excel erkennt bei der Eingabe, ob du Text oder Zahlen eingibst. Text wird in der Zelle automatisch linksbündig, Zahlen werden rechtsbündig ausgerichtet. Wenn du ein Datum in eine Zelle eingibst (z. B ), formatiert Excel die Eingabe automatisch in einem vorgegebenen Datumsformat ( ). Wie du das Format einer Zelle selbst festlegen kannst, erfährst du später. Achte darauf, dass du in jede Zelle einer Tabelle nur eine Angabe einträgst. Bei einer Adressliste gibst du z. B. die Postleitzahl in eine Zelle und den Wohnort in eine andere Zelle ein. So lässt sich die Tabelle später beispielsweise nach Wohnorten sortieren. Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen Wenn du einen langen Text in eine Zelle eingegeben hast, deren rechte Nachbarzelle bereits ausgefüllt ist, wird der Text am rechten Spaltenende nicht mehr vollständig angezeigt. Wie du in der Bearbeitungsleiste erkennen kannst, ist in der Zelle jedoch immer noch der komplette Text vorhanden. Um den vollständigen Text in der Zelle anzuzeigen, kannst du die Spalte mit der Maus breiter machen. Bewege den Mauszeiger im Spaltenkopf auf die Trennlinie zwischen der zu schmalen Spalte und der rechten Nachbarspalte. Ziehe die Trennlinie so weit nach rechts, bis der Text komplett angezeigt wird. Mit einem Doppelklick auf die Trennlinie kannst du die Spaltenbreite automatisch so einstellen, dass der ganze Text zu sehen ist. Du kannst die Spaltenbreite auch im Register Start in der Gruppe Zellen über Format (Eintrag Spaltenbreite) bestimmen und die Zeilenhöhe über Format (Eintrag Zeilenhöhe). Über Format (Eintrag Spaltenbreite automatisch anpassen) bzw. Format (Eintrag Zeilenhöhe automatisch anpassen) änderst du die Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe so, dass der Inhalt der Zelle vollständig angezeigt wird. 117

8 Zellinhalt bearbeiten, überschreiben und löschen Bisher hast du Inhalte in Zellen eingegeben. Du kannst Zellinhalte aber auch bearbeiten, überschreiben oder löschen. Klicke doppelt auf die betreffende Zelle, oder aktiviere die Zelle und drücke ". Du kannst nun den Inhalt der Zelle wie in Word ändern: ÌWYV R bzw. _ Cursor bewegen Zeichen links bzw. rechts des Cursors löschen * Zwischen Einfüge- und Überschreibenmodus umschalten Hast du eine Zelle aktiviert, kannst du den dort vorhandenen Eintrag direkt durch eine neue Eingabe überschreiben den kompletten Inhalt löschen, indem du _ drückst. Spezielle Formatierungen (z. B. eine rote Hintergrundfarbe) bleiben dabei jedoch erhalten. Im Register Start, Gruppe Bearbeiten, kannst du über und vorhandene Zellformatierungen löschen. (Eintrag Alle löschen) Zellinhalt Aktionen rückgängig machen Falls du versehentlich Zellinhalte gelöscht oder überschrieben hast, besteht kein Grund zur Panik. Solche oder andere Aktionen kannst du einfach wieder rückgängig machen: Mit (Symbolleiste für den Schnellzugriff) oder S+z kannst du die letzte Aktion rückgängig machen. Mit (Symbolleiste für den Schnellzugriff) oder S+y stellst du eine rückgängig gemachte Aktion wieder her. Wurde vorher nichts rückgängig gemacht, wiederholst du mit S+y die jeweils letzte Aktion. Zellen markieren Um mehrere Zellen gleichzeitig zu bearbeiten, markierst du die entsprechenden Zellen vorher. Markierte Zellen werden mit einem schwarzen Rahmen umgeben und farbig hinterlegt. Nur die Zelle, in der du die Markierung begonnen hast, bleibt weiß. Außerdem werden die jeweiligen Spalten- und Zeilenköpfe farbig hervorgehoben. Eine einzelne Zelle markierst du, indem du sie anklickst. Zum Markieren mehrerer Zellen ziehst du den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste über den gewünschten Zellbereich. 118

9 Excel 2007 Noch schneller geht es, wenn du dir auch diese Methoden angewöhnst: Eine Spalte In den Kopf der Spalte klicken (Mauszeiger: ) Eine Zeile In den Kopf der Zeile klicken (Mauszeiger: ) Mehrere Zeilen/Spalten Mauszeiger bei gedrückter Maustaste über die entsprechenden Zeilen- bzw. Spaltenköpfe ziehen (Mauszeiger: bzw. ) Gesamtes Tabellenblatt anklicken (Mauszeiger: ) Wenn du S gedrückt hältst, kannst du auch Zellen markieren, die nicht nebeneinanderliegen. Um eine Markierung aufzuheben, klickst du in eine beliebige Zelle oder betätigst eine der Pfeiltasten. Schrift formatieren Indem du Zellen ein bestimmtes Schriftformat zuweist, kannst du das Erscheinungsbild der dort vorhandenen Einträge ändern. Wenn du willst, kannst du aber auch nur einzelne Zeichen oder Wörter innerhalb einer Zelle formatieren. Die Schriftart (der Schrifttyp) legt das Aussehen der Schrift fest. Der Schriftgrad bestimmt die Größe der Schrift. Mit Schriftschnitten wie fett, kursiv und unterstrichen kannst du Zelleinträge hervorheben. Die gängigsten Schriftformate lassen sich im Register Start über die Elemente der Gruppe Schriftart wählen: Schriftart Schriftgrad Fett Kursiv Unterstrichen Damit Excel weiß, welchen Bereichen du ein bestimmtes Schriftformat zuweisen möchtest, musst du die entsprechenden Zellen oder Schriftzeichen markieren. Um bestimmte Schriftzeichen (z. B. ein einzelnes Wort) innerhalb einer Zelle zu markieren, klickst du doppelt auf die Zelle und ziehst den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste über die gewünschten Zeichen. 119

10 So und nun probierst du s einfach mal aus: Gib die links oben abgebildeten Einträge in ein Tabellenblatt ein. Markiere die gesamte Tabelle und öffne mit das Listenfeld Schriftart. In der Liste kannst du erkennen, wie die einzelnen Schriftarten aussehen. Wähle die Schriftart Comic Sans MS. Markiere die Zelle A1, öffne mit das Listenfeld Schriftgrad und wähle 16. Um einen Schriftgrad festzulegen, der nicht in der Liste enthalten ist, klickst du auf die Zahl im Listenfeld, gibst den gewünschten Wert mit der Tastatur ein und drückst Ü. Klicke nacheinander auf und, um die Überschrift in der noch markierten Zelle A1 fett zu formatieren und zu unterstreichen. Markiere die Zellen A, A4 und A5 und formatiere die dortigen Einträge ebenfalls fett. In Excel kannst du auch doppelt unterstreichen. Klicke hierzu auf den Pfeil neben dem Symbol und wähle den Eintrag Doppelt unterstrichen. Wenn du mit der rechten Maustaste auf eine markierte Zelle oder einen markierten Zellbereich klickst, kannst du über die eingeblendete Minisymbolleiste ebenfalls die Schriftart oder den Schriftgrad bestimmen. So musst du nicht extra das Register wechseln, falls die Multifunktionsleiste einen anderen Inhalt als den des Registers Start anzeigt. Minisymbolleiste Du wirst später noch weitere Formatierungsmöglichkeiten (z. B. spezielle Zahlenformate) kennenlernen. 120

11 Excel 2007 Zahlen addieren In Excel kannst du über das Symbol, das sich im Register Start in der Gruppe Bearbeiten befindet, schnell Zahlen addieren. So kannst du z. B. ruck, zuck die Kosten für die Klassenparty ausrechnen. 2 anklicken 1 Zelle anklicken, in der die Summe bzw. das Ergebnis stehen soll Nachdem du auf das Symbol geklickt hast, schlägt Excel vor, die Werte in den Zellen B, B4 und B5 zu addieren, und kennzeichnet den entsprechenden Zellbereich mit einem sogenannten Laufrahmen. Falls der gerahmte Bereich nicht die gewünschten Werte enthält, kannst du einfach einen anderen Zellbereich markieren. Laufrahmen Ü Ergebnis Für die oben beschriebene Addition nutzt Excel die Funktion SUMME. Was eine Funktion ist und welche Funktionen du kennen solltest, erfährst du später. 121