(Module 2, 3, 4, 6 mit Office 2003 und Windows XP, Syllabus 4)

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1 ECDL Start Das komplette Wissen (Module 2,, 4, 6 mit Office 200 und Windows XP, Syllabus 4) Impressum Autoren: Thomas Alker, Peter Wies 1. Ausgabe vom 5. November 2007 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Das ECDL-Logo ist ein eingetragenes Markenzeichen der ECDL- Foundation. Die HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH ist ein von der DLGI, der OCG und ECDL Switzerland AG unabhängiges Unternehmen und insbesondere nicht gesellschaftsrechtlich mit diesen verbunden. Dieses Produkt kann genutzt werden, um Schulungsteilnehmer bei der Vorbereitung auf die European Computer Driving Licence-Prüfung zu unterstützen. Weder der Lizenzgeber, noch die HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH gewährleisten, dass durch die Verwendung dieses Produktes das Bestehen der jeweiligen Prüfung sichergestellt wird. Die Verwendung des von den Lizenzgebern genehmigten Lernmaterial-Logos auf diesem Produkt bedeutet, dass es unabhängig geprüft und seine Übereinstimmung mit den folgenden Vorgaben genehmigt worden ist: Das Produkt enthält in einem zumindest zufrieden stellenden Maß das gesamte Lernmaterial in Hinblick auf den ECDL-Syllabus Version 4.0. Das Lernmaterial wurde nicht auf technische Richtigkeit überprüft, und es wird nicht gewährleistet, dass der Endverbraucher die dazugehörigen ECDL-Prüfungen besteht. Alle in diesem Produkt enthaltenen Einstufungstests und/oder leistungsbezogene Übungen beziehen sich einzig und allein auf dieses Produkt und sind oder implizieren keine Zertifizierung durch die Lizenzgeber für die ECDL- Prüfungen. ECDL Start Das komplette Wissen (Module 2,, 4, 6 mit Office 200 und Windows XP, Syllabus 4) SR-ECDLS0 Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers repro duziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme ver arbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Diese Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen wer den. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehler hafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 Inhalt Windows XP 1 Willkommen zu Windows XP Arbeitsplatz öffnen...15 Programme bedienen Dateien und Ordner verwalten Dateieigenschaften anzeigen Dateien suchen Dateien sichern und komprimieren Programme und Geräte installieren Probleme beheben Windows anpassen...50 Word Willkommen zu Word Dokumente anlegen, öffnen und bearbeiten...6 Eingabe- und Korrekturhilfen nutzen Zeichen formatieren Absätze formatieren Listen und Hervorhebungen erzeugen Dokumente formatieren Tabellen bearbeiten Bilder und Diagramme bearbeiten Dokumente drucken und exportieren Serienbriefe erzeugen Word anpassen

3 Excel Willkommen zu Excel Tabellen mit Inhalt füllen Zellen formatieren Mit Formeln rechnen Funktionen nutzen Zahlen in Diagrammen darstellen Große Tabellen bearbeiten Arbeitsmappen und Arbeitsblätter verwalten Arbeitsmappen drucken Excel anpassen...15 PowerPoint Willkommen zu PowerPoint Präsentationen bearbeiten Text bearbeiten Bilder und Zeichnungen einfügen Diagramme einfügen Folien übergreifend bearbeiten Effekte anwenden Präsentationen fertigstellen PowerPoint anpassen Stichwortverzeichnis

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5 Excel 200 Excel 200 xcel 200

6 Excel 200 Excel 200 Inhalt 1 Willkommen zu Excel Was ist Excel 200? Excel starten Excel im Überblick Zellen ausfüllen Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen Zellinhalt bearbeiten, überschreiben und löschen Aktionen rückgängig machen Zellen markieren Schrift formatieren...11 Zahlen addieren Arbeitsmappe speichern Tabelle drucken Excel beenden Zusammenfassung Tabellen mit Inhalt füllen 117 Übersicht Arbeitsmappe anlegen Arbeitsmappe öffnen Zwischen geöffneten Arbeitsmappen wechseln Zellinhalte schnell mit der Ausfüllfunktion eintragen Zellbereiche mit der Maus kopieren oder verschieben Über die Zwischenablage kopieren oder verschieben Spalte oder Zeile einfügen Spalte oder Zeile löschen Arbeitsmappe schließen Zellen formatieren 121 Übersicht Zahlen formatieren Datumsformat ändern Zeilenumbrüche einfügen Rahmenlinien verwenden...12 Zellinhalte ausrichten...12 Zellen verbinden Füllfarbe ändern Formate übertragen Formate bzw. Zellinhalte löschen Mit Formeln rechnen 126 Übersicht Formel erstellen Formel mit Zellbezügen eingeben Relative Bezüge verwenden Absolute Bezüge verwenden Gemischte Bezüge verwenden Funktionen nutzen 11 Übersicht...11 Formel mithilfe einer Funktion erstellen...11 Einfache Funktionen mit dem Symbol AutoSumme eingeben...12 Berechnung von einer Bedingung abhängig machen...1 Fehler in Formeln finden Zahlen in Diagrammen darstellen 16 Übersicht...16 Diagrammtypen im Überblick...16 Diagramm mit mehreren Datenreihen erstellen...17 Diagramm mit einer Datenreihe erstellen...18 Diagrammtyp bzw. -untertyp nachträglich ändern...19 Diagrammelemente markieren und Farben im Diagramm ändern...19 Größe des Diagramms ändern Diagramm drucken Diagrammobjekt verschieben, kopieren oder löschen Große Tabellen bearbeiten 141 Übersicht Zoom-Einstellung ändern Tabellen sortieren Zeilen und Spalten fixieren Zellinhalte suchen Zellinhalte ersetzen...14 Rechtschreibfehler finden und korrigieren Arbeitsmappen und Arbeitsblätter verwalten 145 Übersicht Zwischen den Arbeitsblättern einer Arbeitsmappe wechseln Neues Tabellenblatt einfügen Arbeitsblatt umbenennen Arbeitsblatt löschen Arbeitsblatt mit der Maus verschieben oder kopieren Arbeitsblatt über ein Fenster verschieben oder kopieren Arbeitsmappe exportieren Arbeitsmappe fürs Web speichern Arbeitsmappen drucken 148 Übersicht Seitenansicht nutzen Druckseite einrichten Seitenränder ändern Drucktitel und weitere Druckeinstellungen festlegen Kopf- und Fußzeile verwenden Bestimmte Einstellungen beim Drucken verwenden Excel anpassen 15 Übersicht...15 Symbolleisten anpassen...15 Programmeinstellungen ändern Hilfesystem nutzen Weitere Hilfen

7 1 Willkommen zu Excel Willkommen zu Excel 200 Was ist Excel 200? Excel 200 Um schnell mal etwas auszurechnen, reicht ein normaler Taschenrechner. Willst du aber längere Listen erstellen und mit vielen Zahlen rechnen, eignet sich hierfür am besten eine Tabellenkalkulation wie z. B. Excel 200. Du kannst in einer Tabellenkalkulation Tabellen erstellen, gestalten und speichern Berechnungen mithilfe von Formeln durchführen Zahlen als Diagramme grafisch darstellen Tabellen und Diagramme drucken In diesem Kapitel lernst du die grundlegende Programmbedienung von Excel. Dabei erfährst du, wie man Zellen ausfüllt und markiert, Zellinhalte ändert, Zahlen addiert und Excel-Dateien speichert und druckt. Excel starten Excel startest du über das Startmenü. Öffne das Startmenü und zeige auf Alle Programme. Zeige auf Microsoft Office und klicke dann auf Microsoft Office Excel 200. Wenn sich auf deinem Desktop das Programmsymbol von Excel ( ) befindet, kannst Du Excel auch starten, indem du das entsprechende Symbol doppelt anklickst. Excel im Überblick Das Anwendungsfenster von Excel enthält folgende Bedienelemente und Bereiche: Menüleiste Symbolleisten Bearbeitungsleiste Aufgabenbereich Blattregister Statusleiste Tabellenblatt 109

8 1 Willkommen zu Excel 200 Zellen ausfüllen Nach dem Programmstart zeigt Excel automatisch ein leeres Tabellenblatt (auch Arbeitsblatt genannt) an. Jedes Tabellenblatt besteht aus folgenden Elementen: Namenfeld Spaltenkopf Aktive Zelle Zeilenkopf Es ist wichtig, dass du dir die Namen der Elemente gut merkst, damit du die folgenden Beschreibungen problemlos verstehst. Die Zelle ist die kleinste Einheit im Tabellenblatt. Sie dient als Platzhalter für Zahlen, Text oder Formeln. Die horizontale Unterteilung wird Zeile genannt. Jede Zeile hat einen Zeilenkopf, der mit einer Nummer gekennzeichnet ist. Die senkrechte Unterteilung wird Spalte genannt. Jede Spalte verfügt über einen Spaltenkopf, in dem ein Buchstabe steht. Als Zellbezug wird die Koordinate einer Zelle bezeichnet. Der Zellbezug der aktiven Zelle (in der Abbildung die Zelle A1) wird im Namenfeld angezeigt. In der Tabelle wird die aktive Zelle durch einen schwarzen Rahmen hervorgehoben. Nun kannst du direkt mit der Eingabe von Zahlen oder Text loslegen. Die Eingabe erfolgt immer in die aktive Zelle. Um eine bestimmte Zelle zu aktivieren, klickst du sie mit der Maus an oder du bewegst dich per Tastatur zur gewünschten Zelle: ÌWYV O/U P S+P S+: Nächste Zelle Bildschirmseite nach oben/unten Erste Zelle der aktuellen Zeile Erste Zelle im Tabellenblatt Letzte im Tabellenblatt verwendete Zelle Gib den gewünschten Text oder eine Zahl in die Zelle ein. Du kannst die Daten auch in der Bearbeitungsleiste eintippen. Um die Eingabe abzuschließen, klickst du entweder auf oder du drückst Ü oder aktivierst eine andere Zelle. Wenn du eine falsche Eingabe abbrechen willst, klickst du auf oder drückst E. Bei Abbruch der Eingabe bleibt der alte Zellinhalt erhalten. 110

9 1 Willkommen zu Excel 200 Excel 200 Excel erkennt bei der Eingabe, ob du Text oder Zahlen eingibst. Text wird in der Zelle automatisch linksbündig, Zahlen rechtsbündig ausgerichtet. Wenn du ein Datum in eine Zelle eingibst (z. B ), formatiert Excel die Eingabe automatisch in einem vorgegebenen Datumsformat ( ). Wie du das Format einer Zelle selbst festlegen kannst, erfährst du später. Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen Wenn du einen langen Text in eine Zelle eingegeben hast, deren rechte Nachbarzelle bereits ausgefüllt ist, wird der Text am rechten Spaltenende nicht mehr vollständig angezeigt. Wie du in der Bearbeitungsleiste erkennen kannst, ist in der Zelle jedoch immer noch der komplette Text vorhanden. Um den vollständigen Text in der Zelle anzuzeigen, kannst du die Spalte mit der Maus breiter machen. Bewege den Mauszeiger im Spaltenkopf auf die Trennlinie zwischen der zu schmalen Spalte und der rechten Nachbarspalte. Ziehe die Trennlinie so weit nach rechts, bis der Text komplett angezeigt wird. Mit einem Doppelklick auf die Trennlinie kannst du die Spaltenbreite automatisch so einstellen, dass der ganze Text zu sehen ist. Du kannst die Spaltenbreite auch über FORMAT SPALTE BREITE bestimmen und die Zeilenhöhe über FORMAT ZEILE HÖHE. Zellinhalt bearbeiten, überschreiben und löschen Bisher hast du Inhalte in Zellen eingegeben. Du kannst Zellinhalte aber auch bearbeiten, überschreiben oder löschen. Klicke doppelt auf die betreffende Zelle, oder aktiviere die Zelle und drücke ". Du kannst nun den Inhalt der Zelle wie in Word ändern: ÌWYV R bzw. _ Cursor bewegen Zeichen links bzw. rechts des Cursors löschen * Zwischen Einfüge- und Überschreibenmodus umschalten Hast du eine Zelle aktiviert, kannst du den dort vorhandenen Eintrag direkt durch eine neue Eingabe überschreiben den kompletten Inhalt löschen, indem du _ drückst. Spezielle Formatierungen (z. B. eine rote Hintergrundfarbe) bleiben dabei jedoch erhalten. Über BEARBEITEN LÖSCHEN ALLES kannst du Zellinhalt und vorhandene Formatierungen löschen. 111

10 1 Willkommen zu Excel 200 Aktionen rückgängig machen Falls du versehentlich Zellinhalte gelöscht oder überschrieben hast, besteht kein Grund zur Panik. Solche oder andere Aktionen kannst du einfach wieder rückgängig machen: Mit, BEARBEITEN RÜCKGÄNGIG oder S+z kannst du die letzte Aktion rückgängig machen. Mit, BEARBEITEN WIEDERHOLEN oder S+y stellst du eine rückgängig gemachte Aktion wieder her. Wurde vorher nichts rückgängig gemacht, wiederholst du mit BEARBEITEN WIEDERHOLEN oder S+y die jeweils letzte Aktion. Zellen markieren Um mehrere Zellen gleichzeitig zu bearbeiten, markierst du die entsprechenden Zellen vorher. Markierte Zellen werden mit einem schwarzen Rahmen umgeben und farbig hinterlegt. Nur die Zelle, in der du die Markierung begonnen hast, bleibt weiß. Außerdem werden die jeweiligen Spalten- und Zeilenköpfe farbig hervorgehoben. Eine einzelne Zelle markierst du, indem du sie anklickst. Zum Markieren mehrerer Zellen ziehst du den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste über den gewünschten Zellbereich. Noch schneller geht es, wenn du dir auch diese Methoden angewöhnst: Eine Spalte In den Kopf der Spalte klicken (Mauszeiger: ) Eine Zeile In den Kopf der Zeile klicken (Mauszeiger: ) Mehrere Zeilen/Spalten Mauszeiger bei gedrückter Maustaste über die entsprechenden Zeilen-/Spaltenköpfe ziehen (Mauszeiger: bzw. ) Gesamtes Tabellenblatt In den Bereich über den Zeilenköpfen klicken (Mauszeiger: ) Wenn du S gedrückt hältst, kannst du auch Zellen markieren, die nicht nebeneinanderliegen. Um eine Markierung aufzuheben, klickst du in eine beliebige Zelle oder betätigst eine der Pfeiltasten. 112

11 1 Willkommen zu Excel 200 Excel 200 Schrift formatieren Indem du Zellen ein bestimmtes Schriftformat zuweist, kannst du das Erscheinungsbild der dort vorhandenen Einträge ändern. Wenn du willst, kannst du aber auch nur einzelne Zeichen oder Wörter innerhalb einer Zelle formatieren. Die Schriftart legt das Aussehen der Schrift fest. Der Schriftgrad bestimmt die Größe der Schrift. Mit Schriftschnitten wie fett, kursiv und unterstrichen kannst du Zelleinträge hervorheben. Über die Symbolleiste Format lassen sich die gängigsten Schriftformate wählen: Schriftart Schriftgrad Kursiv Fett Unterstrichen Damit Excel weiß, welchen Bereichen du ein bestimmtes Schriftformat zuweisen möchtest, musst du die entsprechenden Zellen oder Schriftzeichen markieren. Um bestimmte Schriftzeichen (z. B. ein einzelnes Wort) innerhalb einer Zelle zu markieren, klickst du doppelt auf die Zelle und ziehst den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste über die gewünschten Zeichen. So und nun probierst du s einfach mal aus: Gib die links oben abgebildeten Einträge in ein Tabellenblatt ein. Markiere die gesamte Tabelle, und öffne mit das Listenfeld Schriftart. In der Liste kannst du erkennen, wie die einzelnen Schriftarten aussehen. Wähle die Schriftart Comic Sans MS. Markiere die Zelle A1, öffne mit das Listenfeld Schriftgrad und wähle 16. Um einen Schriftgrad festzulegen, der nicht in der Liste enthalten ist, klickst du auf die Zahl im Listenfeld, gibst den gewünschten Wert mit der Tastatur ein und drückst Ü. Klicke nacheinander auf und, um die Überschrift in der noch markierten Zelle A1 fett zu formatieren und zu unterstreichen. Markiere die Zellen A, A4 und A5, und formatiere die dortigen Einträge ebenfalls fett. 11

12 1 Willkommen zu Excel 200 In Excel kannst du auch doppelt unterstreichen. Wähle hierzu FORMAT ZELLEN, wechsle im geöffneten Fenster zum Register Schrift und wähle im Listenfeld Unterstreichung den Eintrag Doppelt. Du wirst später noch weitere Formatierungsmöglichkeiten (z. B. spezielle Zahlenformate) kennenlernen. Zahlen addieren In Excel kannst du über das Symbol ausrechnen. schnell Zahlen addieren. So kannst du z. B. schnell die Kosten für die Klassenparty 2 anklicken 1 Zelle anklicken, in der die Summe bzw. das Ergebnis stehen soll Nachdem du auf das Symbol geklickt hast, schlägt Excel vor, die Werte in den Zellen B, B4 und B5 zu addieren, und kennzeichnet den entsprechenden Zellbereich mit einem sogenannten Laufrahmen. Falls der gerahmte Bereich nicht die gewünschten Werte enthält, kannst du einfach einen anderen Zellbereich markieren. Laufrahmen Ü Ergebnis Für die oben beschriebene Addition nutzt Excel die Funktion SUMME. Was eine Funktion ist und welche Funktionen du kennen solltest, erfährst du später. 114

13 1 Willkommen zu Excel 200 Excel 200 Arbeitsmappe speichern Damit deine Tabellen nicht verloren gehen, wenn du den Computer ausschaltest, speicherst du die entsprechende Excel- Datei (die auch Arbeitsmappe genannt wird). Eine Arbeitsmappe kannst du dir wie einen Ordner vorstellen, in dem Blätter abgeheftet sind. In Excel werden sie Tabellenblätter genannt. Standardmäßig enthält eine Arbeitsmappe drei Tabellenblätter. Du kannst jedoch jederzeit Tabellenblätter hinzufügen, entfernen und mit beliebigen Namen versehen. Über das Blattregister kannst du zwischen den Tabellenblättern einer Arbeits - mappe wechseln. Der Name des gerade ausgewählten Tabellenblattes wird in fetter Schrift angezeigt. Gerade angezeigtes Tabellenblatt Blattregister Um eine Arbeitsmappe zu speichern, gehst du folgendermaßen vor: Wähle DATEI SPEICHERN oder klicke auf. Wenn die Arbeitsmappe noch nicht gespeichert wurde, erscheint das Fenster Speichern unter. Hier bestimmst du, an welchem Speicherort und unter welchem Namen die Excel-Datei gespeichert wird. 1 Speicherort wählen 2 Dateiname eingeben Arbeitsmappe speichern Wähle den gewünschten Speicherort und gib einen Dateinamen ein. Am besten, du speicherst deine Arbeitsmappen im Ordner Eigene Dateien. Um diesen Ordner schnell zu öffnen, klickst du einfach auf das gleichnamige Symbol. Klicke auf Speichern. 115

14 1 Willkommen zu Excel 200 Nach dem Speichern zeigt Excel den Dateinamen in der Titelleiste an: Wenn du eine bereits gespeicherte Arbeitsmappe mit einer neuen Fassung überschreiben möchtest, klickst du auf oder wählst DATEI SPEICHERN. Das Fenster Speichern unter wird hierbei nicht mehr geöffnet. Möchtest du eine Arbeitsmappe unter einem anderen Namen speichern, wählst du DATEI SPEICHERN UNTER. Die Originaldatei bleibt dabei unverändert erhalten. Auf diese Weise kannst du beispielsweise mehrere Versionen einer Arbeitsmappe sichern. Tabelle drucken Stelle sicher, dass der Drucker eingeschaltet ist und Papier enthält. Klicke auf, um das aktuelle Tabellenblatt direkt zu drucken. Du kannst auch über DATEI DRUCKEN vor dem Start des Druckvorgangs weitere Einstellungen vornehmen. Was du hier alles einstellen kannst, erfährst du in einem der nächsten Kapitel. Excel beenden Wähle DATEI BEENDEN oder klicke auf das Schließfeld des Anwendungsfensters, um Excel zu beenden. Zusammenfassung Wir sind nun am Ende unseres Rundgangs durch Excel angelangt. Du weißt jetzt schon so viel, dass du in Excel einfache Tabellen erstellen und speichern kannst. Hier ist noch einmal die grundlegende Vorgehensweise beim Arbeiten mit Excel: Excel starten Zellen ausfüllen Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen Formate zuweisen Berechnungen durchführen Arbeitsmappe speichern und drucken Excel beenden 116

15 2 Tabellen mit Inhalt füllen 2 Tabellen mit Inhalt füllen Excel 200 Übersicht Im folgenden Kapitel geht es um das schnelle Ausfüllen einer Tabelle. Dabei lernst du Folgendes: Arbeitsmappe anlegen Arbeitsmappe öffnen Zwischen Arbeitsmappen wechseln Ausfüllfunktion nutzen Zellbereiche kopieren oder verschieben Spalten/Zeilen einfügen oder löschen Arbeitsmappe schließen Arbeitsmappe anlegen Nach dem Start von Excel wird automatisch eine leere Arbeitsmappe angelegt. Du kannst aber auch zu einem späteren Zeitpunkt eine neue Arbeitsmappe anlegen: Klicke auf oder wähle DATEI NEU und klicke im Aufgabenbereich unter Neu auf Leere Arbeitsmappe. Arbeitsmappe öffnen Klicke auf oder wähle DATEI ÖFFNEN. Wähle im Fenster Öffnen die gewünschte Arbeitsmappe: 2 Arbeitsmappe wählen 1 Verzeichnis wählen Arbeitsmappe öffnen Eine einzelne Arbeitsmappe kannst du auch per Doppelklick öffnen. Um mehrere Arbeitsmappen in einem Rutsch zu öffnen, markierst du sie mit einem Mausrahmen bzw. hältst S gedrückt und klickst nacheinander die Dateien an. Danach klickst du auf Öffnen. 117

16 2 Tabellen mit Inhalt füllen Zwischen geöffneten Arbeitsmappen wechseln So wechselst du zwischen Arbeitsmappen, die du gleichzeitig geöffnet hast: Über das Menü Fenster Mit S+& Über die Schaltflächen in der Taskleiste Zellinhalte schnell mit der Ausfüllfunktion eintragen Du kannst dir eine Menge Tipparbeit ersparen, wenn du beim Erstellen einer Tabelle die Ausfüllfunktion verwendest. Mit der Ausfüllfunktion kannst du Zellinhalte kopieren und Datenreihen erzeugen (z. B. eine Liste mit Wochentagen). Ob Excel den Zellinhalt kopiert oder eine Datenreihe erstellt, hängt davon ab, welchen Ausgangswert du eingegeben hast. Du kannst die Ausfüllfunktion folgendermaßen nutzen: 1 Zelle mit Ausgangs - wert anklicken 2 Quadrat bei gedrückter Maustaste in die gewünschte Richtung ziehen ) zeigt dir beim Ausfüllen an, welchen Wert/Inhalt Excel in die nächs- Eine QuickInfo ( te Zelle einfügt. Im oben abgebildeten Beispiel wurde der Eintrag Euro in die entsprechenden Zellen kopiert. Auf die gleiche Weise kannst du mit der Ausfüllfunktion auch eine Datenreihe erzeugen, beispielsweise um schnell einen Stundenplan zu erstellen: 118

17 2 Tabellen mit Inhalt füllen Excel 200 Ausgangswerte Excel erzeugt eine Beispiele Zahl Text (ohne Zahl) Text und eine Zahl, die durch ein Leerzeichen vom Text getrennt ist Wochentag Kopie Kopie Datenreihe Datenreihe Monatsname Datum Uhrzeit Datenreihe Datenreihe Datenreihe. Klickst du darauf, werden ver- Wenn du nach dem Ausfüllen die Maustaste loslässt, erscheint ein sogenanntes Smarttag schiedene Befehle aufgelistet, mit denen du u. a. bestimmen kannst, ob die Zellen mit einer Kopie des Ausgangswertes gefüllt werden sollen ob die Zellen mit einer Datenreihe gefüllt werden sollen. So lässt sich beispielsweise eine Datenreihe aus einer einzelnen Zahl erzeugen (z. B. 1, 2, ). Die Befehle, die über das Smarttag gewählt werden können, hängen vom ursprünglich markierten Ausgangswert ab. Zellbereiche mit der Maus kopieren oder verschieben Markiere den Zellbereich, den du kopieren oder verschieben möchtest. Zeige auf den Markierungsrahmen. Der Mauszeiger verwandelt sich dabei ( ). Um den Zellbereich zu kopieren, hältst du die Maustaste gedrückt und ziehst den Markierungsrahmen bei gleichzeitig gedrückter S-Taste an die gewünschte Position. Um den Zellbereich zu verschieben, ziehst du den Markierungsrahmen an die neue Stelle, ohne dabei die S-Taste zu drücken. Über die Zwischenablage kopieren oder verschieben Die Zwischenablage ist ein Speicherbereich im Computer, in dem du einen markierten Zellbereich (oder markierte Objekte, z. B. Diagramme oder Bilder) vorübergehend ablegen und an einer anderen Stelle wieder einfügen kannst. Du kannst die Zwischenablage über die Tastatur, über die Symbolleiste oder über das Menü nutzen. Kopieren S+c BEARBEITEN KOPIEREN Ausschneiden S+x BEARBEITEN AUSSCHNEIDEN Einfügen S+v BEARBEITEN EINFÜGEN 119

18 2 Tabellen mit Inhalt füllen Einen Zellbereich kannst du beispielsweise so kopieren: Markiere den Zellbereich, den du kopieren möchtest. Drücke S+c, um den Zellbereich in die Zwischenablage zu kopieren. Klicke in die linke obere Ecke des Bereichs, in den du die Kopie einfügen möchtest. Drücke S+v, um den Zellbereich einzufügen. Wenn du willst, kannst du den Zellbereich auch noch an anderen Stellen einfügen. Das funktioniert so lange, bis du etwas anderes in die Zwischenablage kopierst oder E drückst. Möchtest du den Zellbereich nicht kopieren, sondern verschieben, drückst du S+x statt S+c. Lerne die Tastenbefehle der Zwischenablage auswendig. Dadurch sparst du viel Zeit, und zwar nicht nur in Excel: Die Tastenbefehle sind in allen Programmen, in denen du die Zwischenablage nutzen kannst, gleich. Spalte oder Zeile einfügen Brauchst du in einer Tabelle eine zusätzliche Spalte oder Zeile, kannst du diese jederzeit einfügen: Markiere die Zeile oder Spalte, vor der du eine neue Zeile bzw. Spalte einfügen möchtest. Wähle EINFÜGEN SPALTEN oder EINFÜGEN ZEILEN. Du kannst stattdessen auch S++ drücken. Hast du bereits eigene Formatierungen in der Zeile/Spalte vorgenommen, die du anfangs markiert hast, erscheint ein Smarttag. Wenn du auf das Smarttag klickst, kannst du bestimmen, wie die neue Spalte bzw. Zeile formatiert werden soll. Spalte oder Zeile löschen Markiere die entsprechende Spalte oder Zeile. Wähle BEARBEITEN ZELLEN LÖSCHEN oder drücke S+-. Arbeitsmappe schließen Wähle DATEI SCHLIESSEN oder klicke auf das Schließfeld des Arbeitsmappenfensters schließen., um die Arbeitsmappe zu Wenn du an der Arbeitsmappe Änderungen vorgenommen hast, musst du sie vor dem Schließen speichern! Hast du das einmal vergessen, blendet Excel sicherheitshalber ein Fenster ein, über das du die Arbeitsmappe auch nach dem Schließbefehl noch speichern kannst. 120

19 Zellen formatieren Zellen formatieren Excel 200 Übersicht Im folgenden Kapitel erfährst du, wie du Zellen formatieren kannst. Du lernst dabei Folgendes: Zahlen und Datumsangaben formatieren Zeilenumbrüche einfügen Zellen mit Rahmenlinien versehen und mit Farbe füllen Zellinhalte ausrichten und Zellen verbinden Formate übertragen Formate bzw. Zellinhalte löschen Zahlen formatieren In Excel kannst du über verschiedene Zahlenformate bestimmen, wie Zahlen angezeigt werden sollen. Zahlenformate lassen sich am schnellsten über Symbole der Symbolleiste Format festlegen. Du hast die Symbolleiste ja bereits u. a. dazu genutzt, um die Schriftart zu ändern oder Zelleinträge fett zu formatieren. Beim Formatieren gehst du immer nach der gleichen Methode vor: Zuerst markierst du die gewünschten Zellen, dann wählst du das Format aus. Um beispielsweise Zahlen im Euroformat ( ) zu formatieren, gehst du so vor: Markiere die gewünschten Zellen und klicke auf. In der folgenden Tabelle siehst du, wie die Zahl 2640,856 angezeigt wird, wenn du ihr ein anderes Zahlenformat zuweist: Standard (vor der Formatierung) Buchhaltungsformat (Währungssymbol hängt von den Windows-Ländereinstellungen ab) Prozentformat 1.000er-Trennzeichen Dezimalstelle hinzufügen Dezimalstelle ausblenden Werden durch das jeweilige Zahlenformat in der Zelle weniger Dezimalstellen dargestellt als im Standard format (z. B. 2640,86 statt 2640,856), wird die Zahl gerundet angezeigt. Wenn du Berechnungen mit der entsprechenden Zahl durchführst, rechnet Excel jedoch mit dem genauen Wert (also beispielsweise mit 2640,856). Wenn du das Prozentformat verwendest, solltest du über folgende Besonderheiten Bescheid wissen: Bei der Zuweisung des Prozentformats multipliziert Excel die Zahl in der betreffenden Zelle automatisch mit 100 und ergänzt das Prozentzeichen. 121