Sachgerecht Geschäftsbriefe gestalten

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1 Sachgerecht Geschäftsbriefe gestalten Qü 5 Kaufmännischer Schriftverkehr Sachgerecht Geschäftsbriefe gestalten IKTX Oktober 2000 Seite 1

2 Seite 2 Oktober 2000 IKTX

3 5 Qü Sachgerecht Geschäftsbriefe gestalten Inhaltsverzeichnis Seite Formgestaltung Beschriftungsregeln 4 Anschriftenfeld 6 Bezugszeichenzeile mit Kommunikationszeile 8 Betreff 10 Anrede 12 Grußformel, Unterschrift 14 Anlage-, Verteilervermerk 16 Sprachgestaltung Sprache 18 Inhalt 20 Stil 22 Wortwahl 24 Satzfüller 26 Satzbau 28 Trainingsaufgaben Anschriftenfeld schreiben 30 Betreff, Behandlungsvermerk formulieren 32 Anrede-, Grußformeln verwenden 34 Fallstudie Geschäftsbriefe gestalten 36 IKTX Oktober 2000 Seite 3

4 5 Formgestaltung Beschriftungsregeln images/iktx0501.gif 1. Begründen Sie die Verwendung von genormten Geschäftsbriefen. Seite 4 Oktober 2000 IKTX

5 Formgestaltung Beschriftungsregeln 5 Zur DIN-gerechten Gestaltung von Geschäftsbriefen gehört neben der formalen Einteilung des Briefbogens auch die Anordnung des Briefinhaltes nach DIN 676. Diese orientiert sich wiederum an der DIN 5008 "Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung" und erstellt genormte Vordrucke. Regeln Bestandteile Seitenrand Die Beschriftungsregeln dienen der: Arbeitserleichterung und -vereinfachung Vereinheitlichung der Briefgestaltung Unterstützung bei der Textverarbeitung verzugslosen Postbeförderung Ein Geschäftsbrief setzt sich aus folgenden Teilen zusammen: Anschriftenfeld Bezugszeichenzeile bzw. Informationsblock Betreffangabe Anrede Brieftext Grußformel Anlage-, Verteilvermerk Der Text beginnt an der Fluchtlinie des Textverarbeitungsprogramms, d.h. bei 0 cm. Das Zeilenende darf dem Bedarf angepasst werden. Für Textverarbeitungssysteme sind im Bereich "Seite einrichten" folgende Seitenränder zu bestimmen: Oberer Seitenrand: 1,69 cmunterer Seitenrand: 1,69 cmlinker Seitenrand: 2,41 cmrechter Seitenrand: 0,81 cm IKTX Oktober 2000 Seite 5

6 5 Formgestaltung Anschriftenfeld 1. Wo stehen: Dr. rer. pol., Postrat, Kaminkehrer, Dipl.-Ing., Oberstudienrat in der Anschrift? Seite 6 Oktober 2000 IKTX

7 Formgestaltung Anschriftenfeld 5 Der typische Aufbau eines Anschriftfeldes enthält folgende Textteile: Sendungsart, Versendungsform, Vorausverfügung Empfängerbezeichnung Sind Hinweise zur Sendungsart erforderlich (Päckchen), oder wird eine besondere Versendungsform (Einschreiben, Eilsendung,...) gewünscht, oder gar für den Fall vorgesorgt, dass der Absender verzogen ist ("Falls verzogen, bitte mit neuer Anschrift zurück"), stehen diese Angaben in der ersten möglichen Beschriftungszeile. Diese Angaben werden nur dann unterstrichen, wenn aus Platzgründen keine Leerzeile folgen kann. Die Zeile zwei bleibt, um eine bessere Hervorhebung zu erwirken, frei. Empfängerbezeichnungen sollen sinngemäß in Zeilen aufgeteilt werden. Sie beginnen immer in Zeile drei. Berufs- und Amtsbezeichnungen werden neben "Frau" oder "Herrn" geschrieben (Herrn Direktor!). Hiervon zu unterscheiden sind die akademischen Grade, die Studientitel (Dr., Dipl., Prof.). Diese gehören in die Zeile vier, direkt vor den Namen. Das Wort "Firma" entfällt, wenn aus der Empfängeranschrift eindeutig hervorgeht, dass es sich um ein Unternehmen handelt (Meyer OHG).Bei Untermietern steht der Name des Wohnungsinhabers unter dem des Empfängers.Bei Großemfängeranschriften sollten weder Postfach noch Straße und Hausnummer angegeben werden. Straße, Hausnummer, Postfach Bestimmungsland Bei Postfachinhabern wird immer das Postfach angegeben.bei der Zustellangabe können zusätzlich Gebäudeteil, das Stockwerk oder die Wohnungsnummer, angegeben werden. Diese stehen nach der Hausnummer und werden durch 2 Schrägstriche abgetrennt.ortsteilnamen dürfen in einer besonderen Zeile oberhalb der Zustell- oder Abholangabe ohne Postleitzahl vermerkt werden, nicht aber als Zusatz zum Bestimmungsort. Auslandsanschriften werden in lateinischen Zeichen und arabischen Ziffern in der länderspezifischen Schreibweise geschrieben. Bestimmungsort und -land in Großbuchstaben. Für bestimmte Länder ersetzt das Kfz-Kennzeichen mit folgendem Mittestrich vor dem Bestimmungsort die Angabe des Bestimmungslandes. In Auslandsanschriften fallen die Leerzeilen weg. Um Irritationen der automatischen Erkennung zu vermeiden wird bei Auslandskorrespondenz auf die Angabe der Postleitzahlen verzichtet. Größe und Gestaltung Die Größe des Anschriftfeldes ist bei Schriftstücken und Fensterbriefhüllen identisch. Sie umfasst 9 Zeilen. Die erste Anschriftenzeile beginnt gemäß DIN 676 Form A 3,39 cm von der oberen Blattkante, was auf dem Papier der 9. Schreibzeile entspricht. Bei der Form B bei 5,08 cm, auf dem Papier die 13. Zeile. IKTX Oktober 2000 Seite 7

8 5 Formgestaltung Bezugszeichenzeile mit Kommunikationszeile images/iktx0503.gif 1. Welche Vorteile hat die Bezugszeichenzeile? Welche Angaben enthält sie und wie werden sie eingesetzt? Seite 8 Oktober 2000 IKTX

9 Formgestaltung Bezugszeichenzeile mit Kommunikationszeile 5 Die Bezugszeichenzeile/der Informationsblock helfen, Geschäftsbriefe sachlich richtig einzuordnen und alle nötigen Informationen eines Vorgangs schnellstmöglich verfügbar zu haben. Bezugszeichenzeile Für die Beschriftung mit der Schreibmaschine enthält der Normvordruck vorgedruckte Leitwörter. Das erste Schriftzeichen wird unter dem Anfangsbuchstaben des jeweils ersten Leitwortes gesetzt (bei der Erstellung eines Schreibens mit einem Textverarbeitungsprogramm gelten die Angaben in Zentimeter): 10 = 2,41cm 50 = 10,16 cm 70 = 15,24 cm Zwischen Diktatzeichen und Datum bleibt lediglich 1 Leerzeichen frei. Kommunikationszeile Informationsblock Raum für zusätzliche Kommunikationsangaben (z. B. Faxnummer). Leitwörter hierfür sind oberhalb der Telefondurchwahl eingedruckt, auf Höhe der letzten Zeile im Anschriftenfeld und bei 10,16 cm. Wird keine Bezugszeichenzeile verwendet können die hierfür erforderlichen Angaben alternativ in einem Informationsblock rechts neben dem Anschriftenfeld platziert werden. Meist werden noch weitere Kommunikationsangaben aufgeführt. Beginn: 10,16 cm in Höhe der 1. Zeile des Anschriftenfeldes Die vorgegebene Reihenfolge der Leitwörter ist einzuhalten. IKTX Oktober 2000 Seite 9

10 5 Formgestaltung Betreff images/iktx0504.gif 1. Wodurch unterscheiden sich Bezug und Betreffangabe? Seite 10 Oktober 2000 IKTX

11 Formgestaltung Betreff 5 Der Betreff gibt kurz und prägnant das Thema des Brieftextes an (Inhaltsangabe). Sie erleichtert bei der Bearbeitung die Zuordnung der Korrespondenz. Betreff Entscheidend für eine wirksame Formulierung sind die Fragen: Worum handelt es sich? Was soll durch das Schreiben erreicht werden? Der Betreff in Geschäftsbriefen beginnt an der gemeinsamen Fluchtlinie und kann auf zwei, höchstens drei Zeilen ausgedehnt werden. Er soll sinngemäß gegliedert werden, darf jedoch bis zum Zeilenende reichen und wird ohne Satzzeichen abgeschlossen. Nach dem Wortlaut des Betreffs folgen bei A4-Briefen zwei Leerzeilen. Teilbetreff Einzelne Abschnitte eines Briefes können durch einen "Teilbetreff" gekennzeichnet werden (Inhaltsangabe eines Briefteils). Dieser beginnt an der gemeinsamen Fluchtlinie, wird mit einem Punkt abgeschlossen und kann hervorgehoben werden. Der Text folgt unmittelbar. IKTX Oktober 2000 Seite 11

12 5 Formgestaltung Anrede images/iktx0505.gif 1. Bitte formulieren Sie eine Anrede für folgende Adressaten: Herr Professor Dr. Peter Kühlwein Fräulein Siglinde Schmidt Arbeitsamt München, Abt. Kindergeld Seite 12 Oktober 2000 IKTX

13 Formgestaltung Anrede 5 Die Anrede in Briefen beginnt an der gemeinsamen Fluchtlinie nach zwei Leerzeilen unter der Betreffangabe. Abgeschlossen wird sie in der Regel durch ein Komma; der Brieftext folgt nach einer Leerzeile mit einem Kleinbuchstaben, wenn kein Hauptwort oder Anredefürwort folgt. Anredeform Die Anredeform ist abhängig von der Art des Schreibens und dem jeweiligen Ansprechpartner. Ist der Empfänger persönlich oder zumindest namentlich bekannt, wird er mit seinem Familiennamen, gegebenfalls mit seinem Titel angesprochen. In allen anderen Fällen wird eine Pauschalanrede gewählt. Weibliche Ansprechpartner werden unabhängig von ihrem Familienstand mit "Frau" angesprochen. IKTX Oktober 2000 Seite 13

14 5 Formgestaltung Grußformel, Unterschrift images/iktx0506.gif 1. Wann kann auf die maschinenschriftliche Wiederholung des Namens verzichtet werden? Seite 14 Oktober 2000 IKTX

15 Formgestaltung Grußformel, Unterschrift 5 Nach dem Brieftext folgt, abgesetzt durch eine Leerzeile, die Grußformel. Grußformel (1) Grußformel (2) Heutzutage ist es üblich, anstelle der früheren, übertriebenen Höflichkeitsfloskeln lediglich einen "Gruß" zu schreiben. Diesem folgt, getrennt durch eine Leerzeile, die Bezeichnung des Unternehmens und die handschriftliche Unterschrift. Der Abstand der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens beträgt 3 Leerzeilen. Wird auf die maschinenschriftliche Wiederholung der Namensangabe verzichtet sollte die Unterschrift gut lesbar sein. Der Empfänger erfährt dadurch den Namen seines Ansprechpartners und kann diesen in seinem Antwortschreiben verwenden. Aus dem gleichen Grund empfiehlt es sich, bei Frauen zusätzlich den Vornamen anzugeben. Damit kann in einem folgenden Schreiben eine falsche Anrede vermieden werden. Zur Klärung kann auch die zusätzliche Information der Bezugszeichenzeile genutzt werden, die die Namensnennung des Sachbearbeiters (Herr Müller, Frau Meier) vorsieht. IKTX Oktober 2000 Seite 15

16 5 Formgestaltung Anlage-, Verteilervermerk images/iktx0507.gif 1. Benennen Sie Gründe, die für einen Anlagevermerk sprechen. Seite 16 Oktober 2000 IKTX

17 Formgestaltung Anlage-, Verteilervermerk 5 Werden dem Brief Unterlagen beigefügt, sind diese in Art und Anzahl durch einen Anlagevermerk anzugeben. Anlage Wird auf Namenswiederholung verzichtet, sollte der Abstand von der Grußformel 3 Leerzeilen betragen. Der Anlagevermerk beginnt an der gemeinsamen Fluchtlinie mit dem Wort "Anlage(n)". Wird unter der maschinenschriftlichen Namenswiederholung der Platz knapp, steht der Anlagevermerk in Höhe des Grußes bei 10,16 cm. Verteiler Um dem Empfänger mitzuteilen, welcher Personenkreis über den Geschäftsvorgang unterrichtet ist, folgt dem Anlagevermerk ein Verteilvermerk. Dieser wird durch eine Leerzeile vom Anlagenvermerk abgesetzt und durch das Wort "Verteiler" eingeleitet. Es werden alle Personen, die eine Kopie von diesem Schreiben erhalten, evtl. mit Angabe der Abteilung, aufgelistet. Anlagen- und Verteilervermerk können (z. B. durch Fettdruck) hervorgehoben werden. IKTX Oktober 2000 Seite 17

18 5 Sprachgestaltung Sprache images/iktx0508.gif 1. Was ist erforderlich, damit Absender und Empfänger sich verstehen? Seite 18 Oktober 2000 IKTX

19 Sprachgestaltung Sprache Probleme Adressatengerechte Sprache Die geschäftliche Korrespondenz dient dazu, Informationen und Absichten auszutauschen. Der Informationsträger ist dabei das geschriebene Wort. Eine Verständigung zwischen Absender und Empfänger kommt nur dann zustande, wenn beide über einen gemeinsamen Wortschatz verfügen. Probleme bei der Verständigung können sich aus der unterschiedlichen Sprachmächtigkeit (umfangreicher oder begrenzter Wortschatz) und durch verschiedene Sprachvarianten (Hoch-, Fach-, Umgangssprache, Dialekt) ergeben. Für die sprachliche Gestaltung im kaufmännischen Schriftverkehr gilt: 5 Klare Sprache Verständlichkeit auf Empfänger einstellen Sachverhalte positiv darstellen gegenseitige Interessen wahren eindeutig formulieren überzeugend argumentieren anschaulich darstellen auf das Wesentliche beschränken allgemein verständliche Worte wählen variantenreiche, knappe Sätze bilden Entscheidend für Wirksamkeit und Akzeptanz ist der Gesamteindruck, der durch den Stil und ein fehlerloses Deutsch in Wortwahl und Satzbau geprägt wird. IKTX Oktober 2000 Seite 19

20 5 Sprachgestaltung Inhalt images/iktx0509.gif 1. Erstellen Sie eine Checkliste für die inhaltliche Gestaltung eines Geschäftsbriefes. Seite 20 Oktober 2000 IKTX

21 Sprachgestaltung Inhalt Die inhaltliche Gestaltung ist abhängig von der Absicht des Verfassers, dem Informationsstand des Empfängers und der Wirkung, die durch das Schreiben erzielt werden soll. Beim Geschäftsbrief stehen die betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Sachverhalte dabei im Mittelpunkt; er ist: 5 sachlogisch aufgebaut sachlich richtig vollständig Ein sachlogischer Aufbau erfordert eine klare Gliederung. Briefkopf, Briefkern und Briefschluss bilden die äußeren Bestandteile des Geschäftsbriefes. Diese sind in sich logisch zu gliedern und in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Eine stichwortartige Stoffsammlung hilft, die Gedanken im Vorfeld zu ordnen. Sachlich falsche Aussagen können schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Eine gewissenhafte Überprüfung der Sachzusammenhänge sowie ein hohes Maß an Sachkompetenz helfen, Konflikte im Vorfeld zu vermeiden. Unvollständige Schreiben führen zu Rückfragen, die unnötige Kosten verursachen. Sind alle Fragen beantwortet? Ist der Sachverhalt lückenlos dargestellt? Sind alle als Anlage genannten Unterlagen beigefügt? IKTX Oktober 2000 Seite 21

22 5 Sprachgestaltung Stil images/iktx0510.gif 1. Verbessern Sie: Es ist unser herzlichstes Anliegen, Ihnen diese kleine Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Seite 22 Oktober 2000 IKTX

23 Sprachgestaltung Stil 5 Der allgemeine Schreibstil hat sich im Laufe der Zeit stark gewandelt. Steife Förmlichkeiten, übertriebene Höflichkeiten und phrasenhafte Redewendungen werden durch normalsprachliche Wendungen ersetzt. Die Korrespondenz wird dadurch anschaulich, lebendig und klar. Formulierungs hinweise Folgende Formulierungshinweise helfen, den individuellen Schreibstil zu verbessern. Zu vermeiden sind: überflüssige Einleitungen überflüssige Redewendungen veraltete Formulierungen passive Ausdrucksformen übertriebene Steigerungen Eine ruhige und sachliche Formulierung erhöht die Akzeptanz und Wirksamkeit der Korrespondenz. IKTX Oktober 2000 Seite 23

24 5 Sprachgestaltung Wortwahl Seite 24 Oktober 2000 IKTX

25 Sprachgestaltung Wortwahl Die sprachliche Gestaltung wird geprägt durch die geeignete Wortwahl. Sie ist entscheidend für die Aussagekraft und -fähigkeit des Schreibens. 5 Substantive Die folgenden Hinweise helfen, "Sprachsünden" zu vermeiden. Durch den übertriebenen Gebrauch von Substantiven wirkt die Sprache steif, gekünstelt, schwerfällig und überladen. Dies gilt besonders für "künstliche Substantive" mit den Endungen -ung, - heit, -keit und -nahme. Deshalb: Substantive durch Verben ersetzen "künstliche" Substantive vemeiden Anhäufung von Substantiven einschränken (Vergleichen sie die zugelinkten Beispiele) Fremdwörter Fremdwörter, deren Aussprache und Schreibweise der Ursprungssprache entsprechen, sind aus dem heutigen deutschen Wortschatz nicht mehr wegzudenken. Fremdwörter sind jedoch kein geeignetes Mittel, Überlegenheit zu demonstrieren, sondern sollten nur dann verwendet werden, wenn es keine deutschsprachige Alternative gibt. Deshalb: unbekannte Fremdwörter vermeiden Fremdwörter ersetzen, wenn es treffende deutsche Ausdrücke gibt 1. Ersetzen Sie folgende Fremdwörter durch treffende deutsche Ausdrücke: Hearing, Tournee, Nonsens, global, spekulativ, ultimativ, up to date. Suchen Sie weitere Beispiele, und erklären Sie diese IKTX Oktober 2000 Seite 25

26 5 Sprachgestaltung Satzfüller Seite 26 Oktober 2000 IKTX

27 Sprachgestaltung Satzfüller Floskeln Klarheit und Sachlichkeit sind die Kriterien für die sprachliche Gestaltung des Schriftverkehrs. Folgende "Satzfüller" sind zu vermeiden. Floskeln sind leere Redensarten, die das Schreiben unnötig aufblähen. Sie sind nichtssagend und daher überflüssig. 5 In der gesprochenen Sprache werden häufig Füllwörter verwendet, um Aussagen besonders zu betonen und das Gespräch aufzulockern. In geschriebenen Texten wirken sie störend, da sie für den Leser keine zusätzlichen Informationen enthalten. Dies gilt insbesondere für: an und für sich, gewissermaßen, natürlich, nun,... Das Link unten im Bild bietet weitere Beispiele. Tautologien Eine Anhäufung sinngleicher Ausdrücke bezeichnet man als Tautologie (Begriffsverdoppelung). Bei zusammengesetzen Substantiven und Verben sind sie sachlich falsch. Überflüssig sind Wortpaare wie: voll und ganz, klipp und klar, in Hülle und Fülle. Klicken Sie auf das Icon unten links um weitere Beispiele aufzurufen. 1. Bitte streichen Sie überflüssige Wörter: Ihre bisher gemachten Erfahrungen mit unseren Unternehmen haben Ihnen gezeigt und vor Augen geführt, dass wir uns stets bemühen, unseren eigenen Kunden stets einen besonderen Kundendienst- Service anzubieten. IKTX Oktober 2000 Seite 27

28 5 Sprachgestaltung Satzbau Seite 28 Oktober 2000 IKTX

29 Sprachgestaltung Satzbau Hauptsatz Entscheidend für die Satzaussage ist der richtige Satzbau. Ein abwechslungsreicher Sprachstil erfordert unterschiedliche Satzkonstruktionen. Diese müssen, um Missverständnisse und Falschaussagen zu vermeiden, überschaubar und eindeutig aufgebaut sein. In einem Satzgefüge steht die wichtigste Aussage im Hauptsatz. Dadurch werden überflüssige Einleitungen und eine passive Ausdrucksform vermieden. 5 Der einfache Hauptsatz besteht aus Subjekt und Prädikat. Wird der Satzgegenstand unterschlagen, ist der Satz grammatisch falsch. Klicken Sie die Symbole unten links um sich Beispiele anzeigen zu lassen. Relativsatz Partizipialsatz Schachtelsätze Relativsätze werden durch Pronomen eingeleitet. Diese müssen in einem Satzgefüge an der "richtigen" Stelle stehen. Falsche Beziehungen führen sonst zu peinlichen Missverständnissen (vgl. Satzbeispiel 1). Partizipialsätze werden gebildet, wenn Haupt- und Nebensatz denselben Satzgegenstand haben und eine Gleichzeitigkeit der Handlung ausgedrückt wird. Lässt sich der Satz durch "indem" und "und" umstellen, ist die Satzkonstruktion richtig (Satzbeispiel im zweiten Link). Mehrere ineinandergeschobene Nebensätze beeinträchtigen die Klarheit der Aussage. Schachtelsätze werden aufgelöst, indem man sie durch Punkt, Komma, Semikolon oder Doppelpunkt gliedert (vgl. Satzbeispiel 2). 1. Welche Kriterien gelten für einen richtigen Satzbau? IKTX Oktober 2000 Seite 29

30 5 TA Trainingsaufgaben Anschriftenfeld schreiben NR. Adressen 1 Fix & Fertig GmbH, Frau Köhler, Brandenburger Straße 9, München 2 Eilboten, Karl Adam, im Hause Müller KG, Unterdenlinden 10, Dresden 3 Warensendung, Franz Bauer, care of Meier GmbH & Co. KG, Hohendamm 11, Hamburg 4 Huber AG, Norbert Christ, Beim neuen Ufer 1-5, Bremen 5 Julius Dorn, Werkzeugbau, Buchen Allee 15 und 17, 85221Dachau 6 Falls unzustellbar, zurück, Liselotte Ernst, Schiller Straße 113, München 7 Fuchs & Partner GmbH, Gerhard Fuchs, Keltenschanze 1, Haar 8 Heinrich Groß, Stenografenbund, eingetragener Verein, Lange Gasse 85, Frankfut/Main 9 Schulz KG, Hubert Hahn, DV-Leiter, Münchnerstraße 16, Bernau am Chiemsee 10 Winzergenossenschaft Hagnau, Josef Ibl, Abt. IV 5, Berlinerplatz 1, Hagnau 11 Einschreiben, Rückschein, Fränkische Räucherwaren, Peter Jutz, Abt. Organisation, Datenverarbeitung, ORG-DV, Sanktveitstraße 50 bis 54, Bamberg 12 Gottfried Keller, DV-Leiter im Großklinikum Mitte, Helene- Mayer-Ring 1, München 13 Agrarhandelsgesellschaft Deggendorf, Professor, Doktor, Sebastian Lose, John-F.-Kennedyplatz, Deggendorf 14 Akademie für Weiterbildung, Rechenzentrum, Postfach 1234, Garching 15 Doktor Karla Pfad, eingetragener Verein für Wirtschaftswissenschaften, Informationsverarbeitung, Am Steigele 35, Bad Homburg vor der Höhe 16 Frau Ida Klein, Herrn Peter Weg, Mühlenstr. 1//W308, Berlin 17 Monsier Jacques Duclos, Tour Credit Lyonnais, 129 rue Servient, Lyon 18 Botschaft der Bundesrepublik Deutschland, Vlasská 19, Palais Lobkowitz, 1800 Prag 19 Theresa Billeti, Ente Provinciale per il Turismo (EPT), Via Parigi 11, Rom 20 Mrs. And Mr. Elizabeth and Peter Crawford, Britisch Brodcast Corporation, BBC, 29 Picadilly, London, Great Britain, W1V OEJ Seite 30 Oktober 2000 IKTX

31 Trainingsaufgaben Anschriftenfeld schreiben TA 5 Aufgabenstellung Arbeitsschritte Bitte schreiben Sie Adressaufkleber unter Berücksichtigung der Gestaltungsregeln für Anschriftenfelder und der korrekten Rechtschreibung der Straßenbezeichnungen. Klicken Sie auf das Symbol unten links und bearbeiten Sie die Aufgabenstellung. Speichern Sie Ihr Ergebnis und übertragen Sie es ggf. an den Teletutor. IKTX Oktober 2000 Seite 31

32 5 TA Trainingsaufgaben Betreff, Behandlungsvermerk formulieren Nr. Briefinhalt 1 Paulette will zum 20. Geburtstag 20 Gäste für kommenden Samstag, xx-xx-xx zu sich nach Hause, Bonner Straße 10, München, einladen. 2 In der Unfallsache ihres Vaters, Dupont Jean gegen Meier, Fix & Fertig, möchte Paulette dem zuständigen Amtsarzt einen vertaulichen Brief bezüglich der Rentenabwicklung schreiben. 3 Zur Bestellung über 10 Karton Laserdruckerpapier, das am xx-xx-xx eingegangen ist, wird eine Mängelrüge geschrieben. Das Papier ist an den Rändern zerknittert und verursacht einen Papierstau. 4 Herr Bauer will seine Diplomarbeit zum Thema Großrechenanlage vorab Korrektur lesen lassen und die Arbeit mit einem Begleitschreiben versehen, wegschicken. 5 Die Diplomarbeit über die Großrechenanlage von Herrn Bauer darf bei PRAXIS GmbH verwendet werden, um neue Kunden zu gewinnen. Im Kundenbrief wird nach der zuverlässigen, termingerechten Auftragserledigung auf die Budgetentlastung durch Zahlung lediglich der abgenommenen Leistung hingewiesen. Frau Köhler, Fix & Fertig, hat Herrn Bauer gebeten, ihr persönlich und vertraulich die Nachteile der Anlagennutzung zuzusenden. Als Begründung für die hohen Gemeinkosten verlangt Herr Dr. Paul von Herrn Bauer eine genaue Aufstellung der Vorteile eines 24-Stunden-Wartungsvertrages für die Großrechenanlage. Frau Köhler fragt bei Herrn Bauer an, warum die Reparaturkosten in letzter Zeit so stark gestiegen sind. Da die Einsatzberichte lediglich für die eigene Buchhaltung bestimmt sind, beschreibt Herr Bauer die Fehlermeldung in einem Brief. Herr Dr. Paul verlangte von Ihnen vor einiger Zeit einen schriftlichen Bericht über die Arbeitsweise und -fortschritte Ihrer neuen Kollegin Paulette Dupont. Dem Bericht fehlt das "Thema". (Beachten Sie bitte, dass es sich dabei um eine Personalangelegenheit handelt!) Der Werbebrief von Herrn Färber in der Fallstudie T08F01 ist leider ohne Betreff. Er ist zu ergänzen. Seite 32 Oktober 2000 IKTX

33 Trainingsaufgaben Betreff, Behandlungsvermerk formulieren TA 5 Aufgabenstellung Aufgabenstellung Kolleginnen und Kollegen kommen mit einigen Briefentwürfen zu Ihnen und bitten Sie um Hilfe. Formulieren Sie prägnant Betreff, Teilbetreff und Behandlungsvermerk. Arbeitsschritte ArbeitsschritteKlicken Sie auf das Symbol unten links und bearbeiten Sie die Aufgabenstellung. Speichern Sie Ihr Ergebnis und übertragen Sie es ggf. an den Teletutor. IKTX Oktober 2000 Seite 33

34 5 TA Trainingsaufgaben Anrede-, Grußformeln verwenden images/iktx0516.gif Seite 34 Oktober 2000 IKTX

35 Trainingsaufgaben Anrede-, Grußformeln verwenden TA 5 Aufgabenstellung Arbeitsschritte AufgabenstellungBitte schreiben Sie die korrekte Anrede und Grußformel unter Berücksichtigung der Übung "TA - Anschriftenfeld schreiben". Beachten Sie dabei bitte die Angaben. Arbeitsschritte Klicken Sie auf das Symbol unten links und bearbeiten Sie die Aufgabenstellung. Speichern Sie Ihr Ergebnis und übertragen Sie es ggf. an den Teletutor. IKTX Oktober 2000 Seite 35

36 5 TF Fallstudie Geschäftsbriefe gestalten images/iktx0517.gif Seite 36 Oktober 2000 IKTX

37 Fallstudie Geschäftsbriefe gestalten TF 5 Der kombinierte Werbe-/Einladungsbrief von Herrn Färber wird in Stil, Form und Gestaltung von Herrn Dr. Paul nicht akzeptiert. Herr Dr. Paul bittet Sie, aus Herrn Färbers Text zwei kurze, einseitige Briefe unter Berücksichtigung der DIN-gerechten Geschäftsbriefgestaltung zu erstellen. Fallstudie Herr Dr. Paul möchte einen Werbebrief als unverlangtes Angebot verschicken und eine separate Einladung dazulegen. Nach zwei Wochen soll eine schriftliche Nachfassaktion bei den Firmen, die sich zur Präsentation noch nicht angemeldet haben, durchgeführt werden. Auf die zwingend notwendige Terminvereinbarung soll nochmals, unter Angabe der Telefon- Nummer (0 89) hingewiesen werden. Erstellen Sie jeweils ein Schreiben an die Fix & Fertig GmbH, Frau Köhler, Brandenburger Straße 9, München und verwenden Sie Ihr persönliches Kurzzeichen als Geschäftsführungs-Mitarbeiter/in. Arbeitsschritte Klicken Sie auf das Symbol unten links und bearbeiten Sie die Aufgabenstellung. Speichern Sie Ihr Ergebnis und übertragen Sie es ggf. an den Teletutor. IKTX Oktober 2000 Seite 37