Grau, teurer Freund, ist alle Theorie

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1 Eine Zeitschrift von CARSTENS + PARTNER EasyBrowse Kaleidoscope Ovidius RWS Group Deutschland tecteam ZINDEL Verfällt die deutsche Sprache? Niemand, der das heutige deutsche Sprachleben unbefangen betrachtet, kann darüber im Zweifel sein, daß unsere Sprache sich in einem Zustand völliger Verwirrung, ja d Auflösung befindet [...], die sinnvollen und deshalb wohlbegründeten Formgesetze und Sprachgebräuche, [...], werden heute mehr und mehr aufgegeben und außer acht gelassen. (Schneider, Karl: Was ist Gu Deutsch? S. VI) Dieses Zitat stammt aus dem Jahr Mühelos könnte man ähnliche Zitate bringen, die 50 Jahre älter oder 70 Jahre jünger sind. Sicher wird auch die nächste Generation wieder einen Verf beklagen. Der Zustand der deutschen Sprache ist offenbar in jeder beliebigen Gegenwart katastrophal. Auch heute gibt es in Deutschland viele Menschen, die das Deutsche der Gegenwart für erheblich schlech halten als das ihrer Mütter und Großväter. Aber wenn die Sprache sich schon 1930 in einem Zustand völliger Verwirrung und Auflösung befunden hat, in welcher Verfassung ist sie dann heute? Die Metapher vo Sprachverfall suggeriert, dass es irgendwann einmal einen quasi endgültigen Zustand von Sprache gegeben hat, von dem aus es nur noch abwärts gegangen ist. Ärgerlich an den Verfalls-Predigern ist vor alle das Unhistorische ihres Urteils. Dafür ein Beispiel: Die Polizei hat gestern alle auffälligen Autos heraus gewunken. Die Form gewunken ist nach heutigem Standard nicht korrekt. winken ist ein schwaches Ve und die Form des Partizips heißt gewinkt, sonst müsste das Präteritum wank heißen, also: *winken, wank, gewunken (wie sinken, sank, gesunken). Im Rechtschreib-Duden findet sich folgerichtig der Eintra winken; gewinkt (häufig auch gewunken [gilt als standardsprachlich nicht korrekt]). Ist gewunken, das man heute überall hören und lesen kann, eine Form von Sprachverfall? Die Tendenz geht im Allgemein dahin, starke Verben schwach zu flektieren. Fast niemand sagt heute mehr buk und pflag als Vergangenheitsformen zu backen und pflegen, sondern backte und pflegte und niemand sagt gepflogen als Partiz form statt gepflegt. Seit dem Jahr 1000 hat sich im Deutschen die Zahl der starken Verben ungefähr halbiert, von ca. 350 auf nunmehr ca Bei winken gibt es aber offenbar die entgegengesetzte Tenden ein schwaches Verb wird stark flektiert, allerdings nur in der Partizipialform offenbar in Analogie zu trinken und sinken. Wer die standardsprachlich nicht korrekte Form verwendet, kann sich aber zumindest a eine lange Tradition berufen, denn diese Form taucht schon seit dem 13. Jahrhundert in vielen Texten auf. In einer reformatorischen Flugschrift aus dem 16. Jahrhundert steht: gott hat uns yetzt gewunken, / ih folgt manch frommer knecht. Und bei Ludwig Uhland heißt es Mitte des 19. Jahrhunderts: sind sie nicht gewichen, die lichtgestalten, die uns gewunken? Verwunderlich an diesem Fall ist eigentlich nur, da ein Gebrauch, der so früh beginnt und sich über einen so langen Zeitraum hält, nicht mittlerweile zu einem neuen Standard geführt hat. Bedrohung durch Fremdwörter? Ein weiterer Beleg für den Niedergang d deutschen Sprache sind für die selbst ernannten Sprachretter die vielen Fremdwörter. Schon 1673 klagt Johann Jakob Christoffel von Grimmelshausen über Zeitgenossen, die ein Handwerck darauß machen, d vollkommenen Teutschen Sprach allerhand frembde Wörter beyzuflicken und durch solche unnöthige Ankleydung dieselbige mehr verstellen als zieren. Wenn nun eine seit mehr als 350 Jahren beobachtete B drohung der deutschen Sprache nicht zu einem nachweisbaren Schaden geführt hat, dann kann es, so sollte man meinen, mit der Bedrohung nicht so schlimm sein. Mit dem Hinweis auf das Alter der Klage könn man also zur Tagesordnung übergehen, wären nicht gerade in den letzten Jahren die Äußerungen über die Gefährdung der deutschen Sprache durch das Englische sehr nachdrücklich geworden. Zunächst einm ist festzuhalten, dass es nicht um die Sprache insgesamt geht, sondern nur um den Wortschatz. Er verändert sich rasch, weil mit neuen Gegenständen oder Erscheinungen ständig neue Wörter hinzukomm und andere verschwinden. In der Gegenwart erweitert sich der deutsche Wortschatz vorwiegend aus dem amerikanischen Englisch. Es ist im übrigen so, dass sogenannte Fremdwörter viel schneller wieder a der deutschen Sprache verschwinden als einheimische Wörter. Langfristig überleben eigentlich nur die Fremdwörter, die nach Orthographie, Aussprache und grammatischer Verwendung in die deutsche Sprac eingepasst werden und dann oft gar nicht mehr als fremde Wörter zu erkennen sind. Bei einem Test mit Studierenden wurde Privileg als Fremdwort bezeichnet, nicht aber Problem, obwohl das erste schon im 1 Jahrhundert, das zweite erst im 16. Jahrhundert aus dem Lateinischen übernommen worden ist. Das Wort Sport, das erst in den zwanziger Jahren des 19. Jahrhunderts aus dem Englischen gekommen ist, wur gar nicht als Fremdwort empfunden, wohl aber das alte deutsche Wort Sprengel. Insgesamt kann also keine Rede davon sein, dass die deutsche Standardsprache durch eine Überfülle von fremden Wörtern ern haft bedroht ist. Als Argument im Kampf gegen die Fremdwörter wird immer wieder gesagt, sie erschwerten die Verständlichkeit. Aber niemals, außer in Ratespielen im Fernsehen, wird von uns die Wiederga der Bedeutung eines isolierten Wortes verlangt. Die gesamte sprachliche und außersprachliche Kommunikationsumgebung trägt zur Bedeutungsvermittlung bei. Dennoch kann es natürlich vorkommen, dass e unbekanntes Wort es einem Leser unmöglich macht, einen Satz zu verstehen. Dem jeweiligen Leser fremde Wörter können aber schon deshalb nicht generell vermieden werden, weil es oft gar kein einheimisch Wort in der exakt gleichen Bedeutung gibt. Häufig existieren das neue Wort aus der fremden Sprache und das entsprechende einheimische Wort nebeneinander, unterscheiden sich aber in Bedeutungsnuance Gehalt und Gage, Trank und Drink meinen fast das Gleiche, aber auch nur fast. Sprache und Identität Ganz sicher geht es aber bei dem Unbehagen vieler Menschen über zu viele Anglizismen in unserer Sprac nicht in erster Linie um ein Verständnisproblem. Sprache ist nicht nur ein Mittel zum Austausch von Informationen, sondern das wichtigste Beziehungsmittel zu der uns umgebenden Welt. Sprechen, Denken u Wahrnehmung stehen in einem sehr engen Verhältnis. Die Menschen halten, etwas vergröbernd gesprochen, den Stand ihrer Muttersprache für den besten, den sie in der Phase ihrer Identitätsfindung gele haben. Und Fremdwörter sind Wörter, die sie damals nicht gelernt haben. Zu viele Fremdwörter machen den Menschen ihre eigene Sprache fremd; sie fühlen sich in ihr nicht mehr heimisch. Das darf man nic gering schätzen, denn kulturelle Identität gehört zu den wichtigsten Grundbedürfnissen menschlichen Lebens. So ist es sowohl unter Verständlichkeits- wie unter Identitätsgesichtspunkten nicht zu toleriere wenn uns die Telefongesellschaft ein CityCall, RegioCall, GlobalCall und dann noch ein Call-by-Call oder ein Moonlight-Check-in anbietet oder die Lufthansa uns einreden will: Miles & More führt ein flexible Upgrade-Verfahren ein: Mit dem neuen Standby oneway upgrade Voucher kann direkt beim Check-in das Ticket aufgewertet werden. Pauschale Forderungen aber sind fast immer falsch und überzogen; w Grau, teurer Freund, ist alle Theorie Anspruch und Wirklichkeit in der Technischen Kommunikation Herbst

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3 Klare Prozesse bessere Dokumentation Von der Zettelwirtschaft zum strukturierten Revisionszyklus Klaus Fenchel, Managing Direktor Ovidius GmbH 18 Industrien mit hohen regulatorischen Anforderungen an die Dokumentation wie z.b. weite Teile der Luftfahrt und Verteidigung benötigen einen kontrollierten Änderungsprozess für die Dokumentation. Jede Änderung muss von ihrer Entstehung als Änderungsanforderung (Change Request oder CR) über ihre Genehmigung, ihre Einarbeitung in ein Informationsmodul bis hin zur Abnahme des geänderten Moduls nachvollziehbar dokumentiert werden: Wer hat wann was und warum geändert, genehmigt oder abgelehnt. Der Herausgeber der Dokumentation muss in der Lage sein, Herkunft und Durchführung einer Änderung nachzuweisen. Verfahren und Systeme, die für diese stark regulierten Anwendungsbereiche entwickelt werden, können aber auch in weniger regulierten Bereichen dazu beitragen, den Dokumentationsprozess zu verbessern. Rigide Workflows sind dabei in den meisten Fällen eher nachteilig, nützlich dagegen sind Verfahren, die Informationsflüsse bündeln die Zusammenarbeit zwischen Dokumentationsexperten und Fach experten strukturieren Änderungswünsche und darauf basierende Änderungen protokollieren und damit zu einer besseren Nachverfolgbarkeit führen Freigabeprozesse vereinfachen. Anhand eines konkreten Beispiels aus der Luftfahrt wird beschrieben, wie diese Ziele erreicht und dadurch einige vorher wenig strukturierte Prozesse vereinfacht und erheblich beschleunigt werden. Dokumentationsexperten und Fachexperten In den Dokumentationsprozess sind meist ver schiedene Gruppen mit unterschiedlichen Kom petenzen, Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten eingebunden. Eine zentrale Un ter scheidung ist die zwischen Dokumentationsexperten, deren Kernkompetenz Dokumentationsprozesse und -systeme sind, und Fach experten, wie z.b. QM-Beauftragte, Ent wickler oder Ingenieure. Für jede Gruppe müssen adäquate Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden: Fachexperten, die nur gelegentlich inhaltlich zur Dokumentation beitragen, sollen nicht mit den Komplexitäten eines XML-basierten Dokumentationsworkflows be helligt werden. Dokumentationsexperten hingegen benötigen die volle Leistungsfähigkeit entsprechender Systeme, um z.b. zielgruppen- oder produktspezifische Dokumentationen effizient zu konfigurieren und zu erzeugen. Abbildung 1 verdeutlicht dies am Beispiel einer Anwendung in der Luftfahrt. Mit dem Redaktionssystem selbst arbeitet nur eine kleine Redaktionsgruppe von drei bis fünf Redakteuren. Die Anzahl der Fachexperten, die zu den Inhalten beitragen, diese kommentieren und genehmigen, kann schnell dreistellig werden. Die Anzahl der Nutzer hingegen liegt im mittleren vierstelligen Bereich. Abb. 1: Gruppen im Dokumentationsprozess Revisionszyklus für Operation Manuals bei Fluglinien Fluglinien müssen verschiedene Operation Manuals (OM) erstellen. Diese unterliegen einem Revisionszyklus, der für bestimmte dieser Manuals vorsieht, dass Änderungen von der nationalen Luftfahrtbehörde genehmigt werden müssen. Dies und die Tatsache, dass in der Vergangenheit die Auslieferung in Papierform als Änderungspaket erfolgte, das nur die geänderten Seiten oder Abschnitte enthielt, führte zu aufwendigen und relativ

4 lang laufenden Zyklen. Mit der Einführung von elektronischen Bordhandbüchern werden Lieferung bzw. Updates erheblich vereinfacht und könnten ohne Probleme täglich erfolgen. Stellschrauben, an denen noch gedreht werden kann, um Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, sind die internen Änderungs- und Freigabeprozesse sowie die externe Freigabe. Ein typischer Revisionszyklus (Abb. 2) für die Dokumentation bei Fluglinien beinhaltet die folgenden Schritte: Schritt 1: Change Request Änderungswünsche sammeln, diskutieren und freigeben. Die letzte Handbuchrevision ist frei gegeben und publiziert. Das Handbuch wird auf das Review-Portal gepusht, damit die Sammlung von Änderungswünschen für die nächste Revision beginnen kann. Inhalte hierfür kommen von Fachexperten (Piloten, Technikern usw.). Jedem Handbuch- und jedem Workflow- Schritt können verschiedene Benutzer in unterschiedlichen Rollen zugewiesen werden. So kann Pilot McFly der Document Owner mit allen Rechten beim OM-A sein, beim Abb. 2: Der Revisionszyklus OM-B ist er aber nur Reviewer und kann als solcher auch nur Änderungswünsche eintragen. Nachdem das Handbuch auf das Portal gepusht wurde, werden alle für dieses Handbuch registrierten Benutzer automatisch per zur Bearbeitung aufgefordert. Nach dem Einloggen finden die Benutzer einen Überblick über alle Handbücher, denen sie zugeordnet sind andere Handbücher sehen sie nicht. Beispiel (Abb. 3): Das Operation Manual Part C (OM-C, gelb hinterlegt) befindet sich im Schritt Collect Change Requests. Dieser endet am Es wurden bereits 64 CRs eingetragen. Öffnet man das OM-C, gelangt man direkt zu einer Darstellung des Handbuchs mit Inhaltsverzeichnis. An jedem Textknoten können Diskussionen begonnen werden. Änderungswünsche werden daher direkt an der betroffenen Stelle des Dokuments erfasst und diskutiert. Längere Passagen oder zu ändernde Bilder können als Anhang hochgeladen werden. Für jeden Beitrag wird festgehalten, wann und durch wen er gemacht wurde (Abb. 4). Nutzer mit entsprechenden Rechten können einen finalen Kommentar abgeben und die Diskussion schließen. Schritt 2: Revision Änderungswünsche einarbeiten. Sobald ein Änderungsvorschlag genehmigt ist, kann dieser durch den Dokumentationsexperten bearbeitet und in das Handbuch integriert werden. Es ist nicht erforderlich zu warten, bis die CR-Phase beendet ist. CR-Phase und Überarbeitung können parallel laufen. In den Operation Manuals wird bei sachlich begründeten Änderungen immer auch eine Änderungsbeschreibung mit eingegeben. Diese werden zum Publikationszeitpunkt extrahiert und als Änderungsübersicht Abb. 3: Operation Manuals Übersicht (LaC = List of actual Changes) an den Anfang der Publikation gestellt. Die korrekte Erfassung der Änderungsbeschreibung ist eine zentrale Aufgabe der Redakteure. Die Freigabe des Handbuchs durch die nationale Luftfahrtbehörde kann davon abhängen, dass LaC und durchgeführte Änderungen vorhanden und korrekt sind. (Abb.5) Schritt 3: Review und Approval Änderungen prüfen und genehmigen. Wenn alle Änderungen eingearbeitet sind, durchläuft das geänderte Handbuch einen oder mehrere Prüf- und Freigabezyklen. Durch den modularen Dokumentationsaufbau ist es lediglich erforderlich, die geänderten Module zu prüfen und freizugeben. Prüfebenen sind beispielsweise zunächst der Dokumentverantwortliche, im Anschluss eine allgemeine interne Kontrollorganisation (Flight Operations Steering Committee) und zuletzt die nationale Luftfahrtbehörde, in Deutschland z.b. das Luftfahrtbundesamt. Auch diese Prüfungen können rein web-basiert erfolgen. Freigaben werden geloggt und können jederzeit nachvollzogen werden. Um die Prüfung zu vereinfachen, wird das Handbuch mit Änderungsmarkierungen hinsichtlich des letzten freigegebenen Dokumentenstandes auf das Portal gepusht. Der Prüfer muss nun lediglich die als erledigt markierten Change Requests mit den sichtbaren Änderungen und der Änderungsbeschreibung vergleichen. Ist alles in Ordnung, kann er das Modul freigeben, wenn nicht, kann er die Freigabe verweigern und es geht zurück in die Redaktion. 19

5 Fenchel Klare Prozesse bessere Dokumentation Abb. 4: Änderungswünsche eintragen und diskutieren Schritt 4: Release und Publication Publikation des Handbuchs. Nach erfolgter Freigabe wird das Handbuch durch die Dokumentationsexperten in allen erforderlichen Medien publiziert und verteilt. Danach beginnt der Revisionszyklus erneut. Vorteile eines strukturierten Revisionsprozesses nicht nur in der Luftfahrt Wie viele Prüfzyklen ein Handbuch durchlaufen muss, hängt in der Luftfahrt vom Typ Abb. 5: Change Request, Änderung und Änderungs beschreibung des Handbuchs ab. In den meisten Industrien dürfte oft eine einzige Prüfrunde ausreichen. Die Vorteile des beschriebenen Prozesses liegen auf der Hand: Gelegenheitsnutzer erhalten eine sehr einfache und ohne Schulung zu nutzende Umgebung, mit der sie ihren Beitrag zur Dokumentation leisten können. Und dies sowohl zur Erstellung von Änderungsvorschlägen als auch zur Prüfung und Freigabe der Änderungen. Der Änderungsprozess wird kanalisiert und organisiert: Änderungsvorschläge werden ausschließlich über das Web- Portal eingereicht. Dieses fungiert als ein dokumentzentrisches Ticketsystem, in dem jeder Änderungsvorschlag (jedes Ticket) einen definierten Lebenszyklus hat. Fliegende Blätter, kommentierte PDFs, s oder telefonische Änderungswünsche gehören (endlich) der Vergangenheit an. Dadurch, dass jedem Handbuch für jeden Schritt im Workflow unterschiedliche Benutzer mit unterschiedlichen Funktionen und Rechten zugewiesen werden, wird der gesamte Prozess leicht gelenkt. Um die Änderungen umzusetzen, Dokumente zu überarbeiten, zu konfigurieren, Publikationen zu erstellen und zu verteilen, nutzen redaktionelle Fachkräfte weiterhin die komplette Funktionalität leistungsfähiger Redaktionssysteme. Das beschriebene Verfahren etabliert einen klar definierten Workflow, in dem verschiedene Beteiligte unterschiedliche Rollen und Werk zeuge benutzen. Zentral ist dabei ein do kumentzentriertes, web-basiertes Ticketsys tem, das dazu dient, Änderungswünsche zu dokumentieren, kommentieren und zu genehmigen sowie durchgeführte Änderungen freizugeben. In vielen Fällen ist es nicht erwünscht, dass Fachexperten direkt im Redaktionssystem arbeiten. Sie sollen bes tenfalls nur Informationen zuliefern, die von Dokumentationsexperten eingearbeitet werden. 20

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