Lexware warenwirtschaft pro Werner Seeger 1. Ausgabe, März 2012

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1 Lexware warenwirtschaft pro 2012 Werner Seeger 1. Ausgabe, März 2012 LW-WAWI2012

2 6 Lexware warenwirtschaft pro Auftragserfassung In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie ein Angebot erstellen und dieses in einen Auftrag weiterführen wie Sie eine Lieferung erfassen und diese in eine Rechnung weiterführen welche Rechnungsarten möglich sind und wann welche auszuwählen ist Voraussetzungen Grundkenntnisse der Auftragsabwicklung Kenntnisse der bisher behandelten Kapitel 6.1 Die Auftragsbestätigung Die Auftragsbestätigung hat im deutschen Recht keine wirkliche Bedeutung. Sie ist allenfalls eine Bestätigung des bereits zustande gekommenen Kaufvertrages. Zu mindest dann, wenn das Angebot und die Bestellung übereinstimmen. Sollte dies nicht der Fall sein, gilt die Auftragsbestätigung als neues Angebot. Es ist in der Praxis - zumindest zwischen Kaufleuten - üblich, eine Auftragsbestätigung zu erstellen und dem Vertragspartner zu übermitteln. Die Auftragsbestätigung ist bei Lexware warenwirtschaft die Basis für die weitere Abwicklung eines Auftrages. Alle weiteren Vorgänge wie Lieferschein, Rechnung, Storno etc. werden bezogen auf einen Auftrag erfasst. Alle mit einem Auftrag verbundenen Vorgänge sind über die Auftragsnummer verknüpft. Auch wenn Sie mit einem anderen Vorgang beginnen und z. B. sofort einen Lieferschein oder eine Direktrechnung (Lieferschein und Rechnung in einem Vorgang) erfassen, legt das Programm im Hintergrund automatisch einen Auftrag an. Die Auftragsbestätigung kann neu erstellt werden oder die Positionen können aus einem Angebot übernommen werden. Mit der Auftragsbestätigung erfolgt im System eine Reservierung der Artikel für die gewünschte Lieferwoche. Sie werden im ersten Schritt das Angebot an die Firma Westbau AG in einen Auftrag übernehmen. Unter Warenwirtschaft über den Pfad VERWALTUNG Aufträge Verkauf öffnet sich die Auswahlmaske. 62 HERDT-Verlag

3 Auftragserfassung 6 Da Sie bisher nur Angebote erstellt haben, können Sie ohne weitere Eingabe mit bestätigen. Es wird die Liste der bisher erfassten Vorgänge geöffnet. Achten Sie auf die Monatseinstellung in der Titelleiste. Das Programm schlägt anhand des Systemdatums automatisch den aktuellen Monat vor. Im folgenden Beispiel werden Sie ein Angebot vom Januar weiterverarbeiten. Stellen Sie deshalb in der Kopfzeile Aufträge Verkauf den Monat Januar ein. Markieren Sie das entsprechende Angebot (AG ) und klicken Sie mit der rechten Maustaste. Es öffnet sich das Untermenü. HERDT-Verlag 63

4 6 Lexware warenwirtschaft pro 2012 Wählen Sie Weiterführen. Alternativ können Sie für diese Befehle auch die Aktionsleiste auf der rechten Seite benutzen. Erläutert werden nachfolgend die Befehle: Weiterführen: Der ausgewählte Vorgang wird in einer nachfolgenden Verarbeitungsstufe weitergeführt. Die Daten werden vollständig übernommen, der Originalbeleg bleibt erhalten und wird als weitergeführt gekennzeichnet. Duplizieren: Der ausgewählte Vorgang wird kopiert. Die Daten werden vollständig übernommen, der Originalbeleg bleibt unverändert erhalten. Diese Option bietet sich an, um z. B. ein Angebot für einen anderen Kunden zu kopieren. Wandeln: Der ausgewählte Vorgang wird in eine Bestellanfrage oder eine Bestellung umgewandelt. Die Daten werden vollständig übernommen, der Originalbeleg bleibt erhalten. Sie wollen nun das oben ausgewählte Angebot weiterführen, d. h., die Firma Westbau AG hat das Angebot angenommen und bei Ihnen bestellt. Daraufhin erstellen Sie eine Auftragsbestätigung. Nachdem Sie Weiterführen angeklickt haben, öffnet sich die Erfassungsmaske. Die Auftragsart wurde automatisch in Auftragsbestätigung geändert. Als Datum wird automatisch das aktuelle Datum (Systemdatum) eingesetzt. Ändern Sie das AB-Datum auf Da Sie den Auftrag sofort ausliefern, ist das Lieferdatum ebenfalls auf zu ändern. Bearbeiterin ist weiterhin Frau Anne Unger. Alle anderen Daten wurden aus dem Angebot übernommen. Bestätigen Sie mit. 64 HERDT-Verlag

5 Auftragserfassung 6 Die folgende Positionsübersicht ist identisch mit dem Angebot. Da Sie an den Positionen nichts verändern müssen, bestätigen Sie mit. Es wird die Summenübersicht geöffnet. Klicken Sie auf die Lupe und fügen Sie den Textbaustein "Gruß" ein. HERDT-Verlag 65

6 6 Lexware warenwirtschaft pro 2012 Auch die Beträge stimmen mit dem Angebot überein. Schließen Sie die Erfassung der Auftragsbestätigung mit ab. Sie möchten den Auftrag ausdrucken, bestätigen Sie daher mit. Vergleichen Sie Ihren Ausdruck mit der folgenden Abbildung. Die Liste der Aufträge Verkauf beinhaltet nun die folgenden Positionen. 66 HERDT-Verlag

7 Auftragserfassung 6 Vergleichen Sie diese Liste mit Ihren Positionen. Damit ist die Erfassung und Verarbeitung der Auftragsbestätigung abgeschlossen. Nachfolgend erhalten Sie eine Erläuterung der Buchstaben in der Spalte Status: Status (Kürzel) Weitergeführt (W) Fakturiert (F) Lagerbuchung (LB) Geliefert (LE) Gebucht (B) Storniert (O) Gedruckt (D) bedeutet Der Auftrag wurde in einem nachgelagerten Auftrag weitergeführt. Der Lieferschein wurde in einer Rechnung weitergeführt bzw. in einer Sammelrechnung berücksichtigt. Bei diesem Lieferschein bzw. bei dieser Rechnung wurde die Lagerbuchung durchgeführt. Die bestellte Ware wurde komplett ausgeliefert. Die Buchungen dieser Rechnung bzw. Gutschrift wurden über EXTRAS Buchungsliste übertragen oder Auftrag buchen an Lexware buchhalter pro/premium übergeben. Dieser buchungsrelevante Auftrag wurde storniert: Es steht ein entsprechender Stornobeleg zur Verfügung. Dieser Auftrag wurde ausgedruckt. Per versendet (V) Der Auftrag wurde per versendet. Abschlag (A) Gemahnt (M) Bezahlt (Z) Die Abschlagsrechnung wurde in einer Rechnung berücksichtigt. Die Rechnung wurde angemahnt. Die Rechnung bzw. Gutschrift wurde beglichen, das heißt, der Auftrag wurde über EXTRAS Zahlungseingang als Bezahlt gekennzeichnet. Bestellt ein Kunde, ohne dass er vorab ein Angebot erhalten hat, können Sie selbstverständlich auch sofort mit einer Auftragsbestätigung beginnen. In diesem Fall legen Sie direkt über Verkaufsauftrag neu anlegen einen neuen Auftrag an. Hier öffnen Sie den Assistenten zur Erfassung eines neuen Auftrages. Es wird der Auftragsassistent geöffnet. Stellen Sie bei Auftragsart Auftragsbestätigung ein. Erfassen Sie die Daten gemäß der folgenden Abbildung. HERDT-Verlag 67

8 6 Lexware warenwirtschaft pro 2012 Hier legen Sie den zu erfassenden Vorgang fest. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit. Geben Sie in die folgende Positionserfassung zunächst den Text und anschließend die abgebildeten Artikelpositionen ein. 68 HERDT-Verlag

9 Auftragserfassung 6 Bestätigen Sie nach der Eingabe der Positionen mit einem Klick auf. Die folgende Maske zeigt Ihnen die Summendarstellung. Wird auf den gesamten Nettobetrag ein Rabatt gewährt, tragen Sie hier den Prozentsatz ein. Prüfen Sie Ihre Zahlen anhand der Abbildung. Die Erfassung wird durch einen Klick auf abgeschlossen. Es folgt die Festlegung einer Ausgabeart der Auftragsbestätigung. Falls Sie die Auftragsbestätigung ausdrucken wollen, bestätigen Sie mit. Soll kein Ausdruck bzw. -Versand erfolgen, klicken Sie auf. Vor dem Ausdruck können Sie die gewünschte Formularvariante auswählen. HERDT-Verlag 69

10 6 Lexware warenwirtschaft pro 2012 Nach dem Klick auf erfolgt der Ausdruck. Vergleichen Sie Ihr Exemplar mit der nachfolgenden Abbildung. 70 HERDT-Verlag

11 Auftragserfassung 6 Einen Überblick darüber, welche Vorgänge zu einem Auftrag erfasst wurden, erhalten Sie, wenn Sie in der Auftragsübersicht mit einem Doppelklick den entsprechenden Auftrag öffnen und Info auswählen. Hier erhalten Sie eine Übersicht aller zu einem Auftrag erfassten Vorgänge. Lernzielkontrolle 1. Wie wird ein Angebot in eine Auftragsbestätigung übernommen? 2. Können Sie in einer Auftragsbestätigung, die Sie übernommen haben, noch Änderungen durchführen? 3. Welche Vorteile hat die Übernahme eines Angebotes in eine Auftragsbestätigung? 4. Wie viele Positionsarten stehen Ihnen bei der Auftragserfassung zur Verfügung? 5. Können Sie bei der Positionserfassung einen artikelbezogenen Rabatt eingeben? 6. Wo können Sie einen auftragsbezogenen Rabatt eingeben? Praktische Übungen 1. Erstellen Sie für den Kunden Ziegler (10001) mit Datum eine Auftragsbestätigung. Übernehmen Sie alle Positionen und Mengen aus dem Angebot vom Liefertermin ist der HERDT-Verlag 71

12 6 Lexware warenwirtschaft pro Die Firma Westbau AG (10000) bestellt aus unserem Angebot Nr vom am lediglich Pos. 2 (50,00m² Fliesen). Für diesen Auftrag wird kein Rabatt gewährt. Liefertermin ist der Sie erhalten von der Firma Wilhelms GmbH (10003) folgenden Auftrag, den Sie am mit Lieferdatum wie folgt bestätigen: 500 kg Zement 200 Stück Dachplatten 20 Stück Spaten 1 Psch Fracht und Verpackung 50,00 4. Öffnen Sie die Auftragsübersicht und stimmen Sie diese mit der nachfolgenden Übersicht ab. Korrigieren Sie eventuelle Abweichungen. 6.2 Der Lieferschein Nachdem Sie dem Kunden eine Auftragsbestätigung zugesandt haben, erfolgt nun die Lieferung. In der Praxis werden in der Regel Lieferungen aus einem vorhandenen Lagerbestand erfolgen. Dennoch kann es kurzfristig zu Lagerabgängen durch Lieferungen kommen, die zu einem negativen Lagerbestand führen. Dies kann u. U. der Fall sein, wenn ein Kunde bei Anlieferung der Ware bereits wartet und diese sofort per Abholung ausgeliefert wird, d. h., Sie müssen einen Lieferschein erstellen, bevor Sie die Lieferung erfasst haben. Da bei Erstellung des Lieferscheins bereits ein Lagerabgang gebucht wird, führt dies vorübergehend zu einem negativen Lagerbestand. Für die Arbeit mit Auftragsbearbeitung akzeptieren Sie, dass der Lagerbestand negativ wird. Dazu muss im Firmenstamm (BEARBEITEN Firmenangaben Warenwirtschaft Artikel) bei negativen Lagerbestand zulassen ein Häkchen gesetzt sein. Bei der Auftragsbestätigung wird lediglich ein Bedarf oder eine Reservierung erzeugt (der verfügbare Bestand hat sich verändert). Beim Lieferschein wird der tatsächliche Lagerbestand verändert. In dem Moment, in dem eine Position im Lieferschein erfasst wird, wird der tatsächliche Bestand bereits vom Lager abgebucht. Das ist enorm wichtig, denn wenn mehrere Personen im Netz arbeiten, kann nur so verhindert werden, dass ein und derselbe Artikel für mehrere Kunden verwendet wird, aber letztlich nur ein Kunde beliefert werden kann. Wenn durch Weiterführung eine neue Lieferung zu einem bestehenden Auftrag erfasst wird, werden automatisch alle Positionen aus der Auftragsbestätigung in den Lieferschein übernommen. Noch nicht lieferbare Positionen können gelöscht werden und werden dann automatisch im nächsten Lieferschein wieder vorgeschlagen. 72 HERDT-Verlag