remote work aka Home Office - work@home - Telearbeit - telecommuting - Arbeitsplatzflexibilität ! Eine Übersicht 2014 remote work group

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1 ! remote work aka Home Office - work@home - Telearbeit - telecommuting - Arbeitsplatzflexibilität! Eine Übersicht 2014 remote work group

2 Inhalt Wer nicht präsent ist. Voraussetzungen für hohe Produktivität Glaubenssätze aus der guten alten Zeit Bei remote work zählen Ergebnisse! Ist alles Gold was glänzt? Die Vorteile Die Nachteile Die Herausforderungen Fokus auf die Ergebnisse Die Auswirkungen auf das Unternehmen! Die Wege zu remote work in Ihrem Unternehmen Hybrides Arbeiten Technologie ist kein Problem Die ersten Schritte Noch mehr Infos & Kontaktdaten 2014 remote work group 2

3 Die Voraussetzungen für hohe Produktivität Der Produktivitätsfaktor Nr. 1 in jeder Organisation sind zufriedene und motivierte MitWirkende.! Um Zufriedenheit UND Motivation gleichzeitig und nachhaltig zu erzeugen brauchen Unternehmen: Eine gemeinsame Vision und klare Ziele, die die MitWirkenden voll mittragen Wertschätzung und Respekt im täglichen Umgang miteinander, d.h. eine verbindende Kultur Erwachsene Mitarbeiter, die wie Erwachsene behandelt werden, d.h. Freiräume, Verantwortung und eine inspirierende Führung Zufriedene Arbeitgeber Gute & zufriedene MitWirkende Umsatz & Gewinn Effizienz, Effektivität & Leistungsbereit - schaft erfolgreiche Produkte & Services zufriedene Kunden 2014 remote work group 3

4 Glaubenssätze aus der guten alten Zeit Wer nicht am Arbeitsplatz ist, arbeitet auch nicht. Die besten, effektivsten und kreativsten Arbeitsergebnisse haben ihren Ursprung meist abseits des normalen Arbeitsplatzes. Kommunikation ist effektiver wenn jeder im Büro und am gleichen Standort ist. Wer früh kommt und spät geht leistet mehr. Kommunikation über die Distanz ist zielgerichteter, kürzer und effektiver und bedeutet weniger Unterbrechungen. Man muss im gleichen Raum/am gleichen Standort sein, um gute Beziehungen zueinander aufzubauen und zu pflegen. Präsenzzeiten im Büro sind wichtig für die Erreichbarkeit durch den Kunden. Individuelle Möglichkeiten der Ablaufgestaltung erhöhen die Konzentration, Kreativität, Effektivität und Effizienz. Gute Beziehungen entstehen durch Vertrauen und Verbundenheit, nicht durch physische Präsenz. Variable Arbeitsmodelle verbessern die Erreichbarkeit für den Kunden. Auch für den Kunden zählen primär die Ergebnisse der Arbeit remote work group 4

5 Bei remote work zählen die Ergebnisse remote work fokussiert auf die gemeinsame Zielerreichung und die Ergebnisse - nicht auf Präsenz und Zeitinvest. Das Verständnis ist: Arbeit ist eine Aufgabe die man erfüllt - und kein Ort an den man geht. remote work basiert auf verantwortungsvoller Zusammenarbeit von Führung und MitWirkenden. Dies führt zu: strukturierter und zielgenauerer Kommunikation Kommunikation wird reflektierter und eindeutiger klareren Entscheidungen gemeinsame Entscheidungen und Wahlfreiheit z.b. in Bezug auf die vereinbarten Ergebnisse mehr Vertrauen und Übernahme von Verantwortung Erwachsene fühlen sich erwachsen behandelt (Wertschätzung und Respekt) höherer Motivation und mehr Leistungsbereitschaft Positiver Umgang mit Erfolgen und Misserfolgen 2014 remote work group 5

6 Vorteile von remote work für Unternehmen Höhere Produktivität Mehr Selbstverantwortung und höhere Leistungsbereitschaft der MitWirkenden Arbeitsqualität, Kreativität und Innovationsleistung steigen Bessere Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit Konzentrierteres Arbeiten und starker Fokus auf Ergebnisse Zufriedene Arbeitgeber Umsatz & Gewinn erfolgreiche Produkte & Services Kostensenkung Besseres Employer Branding Stärkere Mitarbeiterbindung Besserer Zugang zu regionalen oder globalen Talenten und Fachkräften Leistungsträger können leichter gefunden und gehalten werden Gute & zufriedene MitWirkende Effizienz, Effektivität & Leistungsbereit - schaft zufriedene Kunden Zufriedenere MitWirkende & Kunden 2014 remote work group 6

7 Vorteile von remote work Für MitWirkende Höhere Lebensqualität durch eine bessere Work- Life- Integration geringeren Zeitaufwand und Kosten durch weniger Pendeln bzw. Pendeln ausserhalb der Stoßzeiten Freie Zeiteinteilung, besser vereinbar mit der aktuellen Lebenssituation Befriedigenderes und konzentrierteres Arbeiten durch weniger Unterbrechungen Sichtbarkeit des eigenen Beitrags Ausdruck von Vertrauen durch das Unternehmen Zufriedenere Arbeitgeber Breiteres Arbeitsangebot Offen für regionale und globale Arbeitsangebote! Für die Umwelt geringere Umweltbelastung weniger Verkehrsbelastung im unmittelbaren Unternehmensumfeld 2014 remote work group 7

8 Nachteile von remote work Für den Arbeitgeber Weniger direkte Kontrolle der MitWirkenden Verlust von Macht- und Kontrollpositionen in Bezug auf Zeit und Präsenz Das (neue) Angebot von remote work ist ein Change Prozess bei dem die Mitwirkenden: abgeholt und eingebunden werden sollten eine Stimme haben müssen Transparenz erleben sollten erwachsen und respektvoll behandelt werden müssen Für die MitWirkenden Gefahren für die MitWirkenden Gefühl der Isolation Workaholics & Burn out ACHTUNG: remote work eignet sich sich für die meisten Unternehmen, aber nicht für jeden MitWirkenden! 2014 remote work group 8

9 Die Herausforderungen durch remote work Für den Arbeitgeber und HR Kultur & Führung stehen im Fokus - nicht die Technologie. Damit verändern sich die Wahrnehmung von Vertrauen und Verbundenheit zwischen den MitWirkenden selbst Mitwirkenden und Führungskräften Führungskräften und der Geschäftsführung / dem Management die Kommunikation und deren Intensität Organisationsstrukturen und die Art der Zusammenarbeit die Auswahl der Mitarbeiter Nutzen Sie ggf. spezialisierte Jobbörsen >>> flexperten.org, fjobs.de Beleuchten Sie den Rekrutierungsprozess in Bezug auf die ggf. veränderten Anforderungen und die Art des Beziehungsaufbaus und der Beziehungspflege zwischen allen Stakeholdern Die Führungsrolle wird aufgewertet. Führungskräfte werden zu Kultur- und Wertewächtern, Coaches und Mentoren erhalten mehr Verantwortung ihre Mitarbeiter individuell weiter zu entwickeln erhalten neue und direktere Macht und Kontrolle über Ergebnisse und Erfolge 2014 remote work group 9

10 Die Herausforderungen durch remote work Für die Zusammenarbeit im Unternehmen HR, Führungskräfte und IT sind gemeinsam die wichtigsten Treiber MitWirkende, Führungskräfte und Unternehmensleitung müssen aktiv einbezogen werden Für die IT Technologische Voraussetzungen müssen geschaffen werden Datenschutz und Datensicherheit Softwareauswahl einfache und intuitive Bedienbarkeit Bedarfsgerechte Kommunikation ACHTUNG: Oft ist zu Beginn nicht klar war bedarfsgerecht in Ihrem Fall konkret meint maximale Stabilität Hardwareauswahl BYOD oder Unternehmensequipment Für den MitWirkenden Es geht nicht mehr allein um fachliche Expertise, sondern auch um: Selbstverantwortung, Eigenmotivation, Selbstdisziplin, Strukturiertheit in den Arbeitsergebnissen und der Kommunikation 2014 remote work group 10

11 remote work hat Auswirkung auf das gesamte Unternehmen Die kulturellen Entwicklungen schwappen über! Dies führt dazu, dass alle MitWirkenden Vertrauen durch ihre Führungskräfte und Arbeitgeber erfahren und selbst mehr Verantwortung übernehmen sich verstärkt ernst genommen fühlen Selbstvertrauen, Leistungsbereitschaft und Kreativität entwickeln Freiräume für produktiveres Arbeit finden Umsatz & Gewinn lernen besser zu kommunizieren! Zufriedene Arbeitgeber erfolgreiche Produkte & Services Die Führungskräfte und der Arbeitgeber erleben höheres Leistungsvermögen erhalten zufriedenere Mitarbeiter und Kunden schaffen neue Möglichkeiten z.b. durch asynchrone Arbeitsabläufe Gute & zufriedene MitWirkende Effizienz, Effektivität & Leistungsbereit - schaft zufriedene Kunden senken Fluktuation, vor allem auch von wertvollen Arbeitnehmern verbessern ihre Außenwahrnehmung im Arbeitsmarkt und erschließen sich einen regionalen/globalen Mitarbeitermarkt 2014 remote work group 11

12 Auszug aus inergetic - Die Energie im Unternehmen richtig nutzen DIE AUSWIRKUNGEN NEGATIVER BZW. POSITIVER ENERGIEN BURN OUT BÜROKRATIE FLUKTUATION ÜBERARBEITUNG ÜBERFORDERUNG QUALITÄTSMÄNGEL ANGST VOR FEHLERN FACHKRÄFTEMANGEL INNERER KÜNDIGUNG LEISTUNGSBEREITSCHAFT INNOVATIONSKRAFT KUNDENBINDUNG GEMEINSAMKEIT PRODUKTIVITÄT PERFORMANCE WACHSTUM LEADERSHIP EFFIZIENZ ERFOLG UNTERNEHMEN, DIE IHRE PRODUKTIVEN ENERGIEN NUTZEN, BESITZEN DIE BETRACHTUNG DER WIRTSCHAFTLICHEN FOLGEN ZEIGT EIN EINDEUTIGES BILD 20 % HÖHERE PERFORMANCE 20 % MEHR PRODUKTIVITÄT 30 % HÖHERE PRODUKTQUALITÄT 10 % MEHR KUNDENBINDUNG 10 % MEHR MITARBEITERBINDUNG 20 % HÖHERE RENTABILITÄT LAUT STUDIEN DER UNIVERSITÄT ST. GALLEN UND DER GALLUP META ANALYSE remote work group

13 AKTIVIERT VISION, KULTUR & FÜHRUNG Auszug aus inergetic - Die Energie im Unternehmen richtig nutzen DAS ZIEL IST DIE ENTWICKLUNG EINER VISION, DIE AUCH DEN MITARBEITERN ETWAS BEDEUTET. DIE FÖRDERUNG EINER VERBINDENDEN UNTERNEHMENSKULTUR, MIT EINEM WERTEKODEX, DEN ALLE UNTERSTÜTZEN. DIE VERMITTLUNG INSPIRIERENDER FÜHRUNG, DIE MITARBEITER NEU MOTIVIERT UND IHRE POTENTIALE FÜR DAS UNTERNEHMEN AKTIVIERT. DER FOKUS AUF EIN PRODUKTIVES MITEINANDER UND DER VERRINGERUNG NEGATIVER ENERGIEN IM UNTERNEHMEN. MEHR INNERE STÄRKE UND RESILIENZ, UM STÜRMISCHEN ZEITEN GEMEINSAM UND MIT MEHR KRAFT ZU BEGEGNEN remote work group

14 Von 0% bis 100% = Hybrides Arbeiten Für das Arbeiten im Büro oder von woanders gilt: One size fits no one" Es gibt keine Patentrezepte! Welche Mischung zwischen Präsenzzeit und remote work für Ihre MitWirkenden und Ihr Unternehmen die Richtige ist, hängt von vielen Faktoren ab, z.b.: Welche Aufgaben müssen zwingend vor Ort erfüllt werden? In welchen Bereichen sind Innovation und Kreativität wesentliche Erfolgsfaktoren? Wie viel Freiheit und Eigenverantwortung trauen Sie Ihren MitWirkenden zu? Wie bewusst ist die Unternehmensvision verankert und wie klar sind die Ziele? Leben Sie eine Vertrauens- oder Misstrauenskultur? Wie stark sind die Ängste vor einem (vermeintlichen) Macht- und Kontrollverlust?! Einige MitWirkende brauchen den ständigen unmittelbaren Kontakt, andere leisten remote deutlich mehr als im Büro.! 2014 remote work group 14

15 Technologie ist kein Problem Die heute verfügbaren Technologien erlauben bei geringem Aufwand eine Vielzahl von Möglichkeiten Die Hauptkriterien bei der Auswahl der unternehmensspezifisch besten Produkte sind: Datensicherheit Datenschutz und gleichzeitig Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität Geräteauswahl und Zukunftssicherheit BYOD = Bring Your Own Device und eigener Internetzugang vs. Unternehmenscomputer, Drucker, Internetzugang,! Wichtig ist sowohl die IT als auch die MitWirkenden frühzeitig in die Auswahl mit einzubeziehen remote work group 15

16 Technologie ist kein Problem Die wichtigsten Technologiethemen Wie gehen Sie im Unternehmen und remote mit Datenschutz und die Datensicherheit um? Die Stichworte sind: Festplattenverschlüsselung, VPN - Sichere Datenkommunikation, Zugriff - Passworte für alle Geräte Welche Software soll genutzt werden Multifunktionale Softwarepakete >>> Beispiele: SoCoCo, Podio, Google, Redbooth Welche Kommunikationswege stehen zur Verfügung und können/wollen genutzt werden? Sprach- und Videotelefonie >>> Beispiele: Skype, Google Hangout, Cisco WebEx, Turbomeetings, Sqwiggle Chat / Social Media >>> Beispiele: Campfire, Salesforce, HipChat Screen Sharing >>> Beispiele: join.me, Mikogo, Screenleap, Live Look Projektmanagement >>> Beispiele: Basecamp, Trello, Binfire Brainstorming >>> Beispiele: mindmeister, Mindomo, Stormboard Mit welcher Bandbreite können die MitWirkenden auf notwenige Daten zugreifen? Festnetz und/oder Mobil, wie ggf. die DSL Verfügbarkeit und Mobilfunkversorgung am remote Arbeitsort Wie erfolgt der Zugriff auf notwendige Daten und Dokumente? Cloud Services >>> Beispiele: Google Docs, Dropbox, Evernote Eigene private Cloud >>> Beispiele: Durch eigen Server / NAS (Network Attached Storage) 2014 remote work group 16

17 Das gibts auch: Rechtliches Rechtliches Die Stichworte: Telearbeit Arbeitsschutzgesetz Bildschirmarbeitsplatzverordnung Datenschutz/- sicherheit Betriebsvereinbarung 2014 remote work group 17

18 Die ersten Schritte Holen Sie das Top- Management UND die MitWirkenden gleichermaßen ab Sprechen Sie offen über die Vor- & Nachteile sowie die Herausforderungen Gehen Sie das Thema gemeinsam mit HR, Führungskräften, der Rechtsabteilung, dem Betriebsrat, der Unternehmensleitung und der IT an Beziehen Sie auch relevante externe Stakeholder (Kunden und Lieferanten) mit ein Starten Sie mit einem kleinen Piloten Identifizieren Sie geeignete Bereiche, Aufgabenstellungen und MitWirkende (Multiplikatoren und Leistungsträger) Starten Sie mit maximal 2 bis 3 Tage pro Woche remote Entwickeln und klären Sie mit der Gruppe und den MitWirkenden im Office, die den meisten Kontakt haben werden: Vision und kulturelle Werte geeignete Kommunikationswege und Kommunikationsmittel Vereinbaren Sie Regeln und Richtlinien, die auch später für das gesamte Unternehmen gelten können und bedarfsgerecht weiterentwickelt werden. Wie werden Aufgaben zugewiesen und Ergebnisse vereinbart? Welche Verfügbarkeit muss gewährleistet sein? Sind Office Tage vorgegeben oder nicht - Welche Freiheiten hat der MitWirkende wirklich? 2014 remote work group 18

19 Die zweiten ersten Schritte Starten Sie ihr remote Projekt als langsamen, bedachten schrittweisen Prozess Planen Sie mindestens 3 Monate für den Piloten ein Achten Sie auf die ehrliche und offene Kommunikation aller Erfahrungen Lassen Sie die MitWirkenden des Piloten selbst die Erfahrungen berichten Geben Sie Raum für das Erlernen von Kommunikation und Technologie Selbstverantwortung, Selbstmanagement und Wahlfreiheit den Austausch über die Erfahrungen in der remote Gruppe und mit den MitWirkenden am Standort eine neue Rollenwahrnehmung von Führungskräften. Diese werden verstärkt zu Kultur- und Wertewächtern, Mentoren und Coaches. selbstbewusstere Mitarbeiter, die stärker im Interesse des Unternehmens denken und handeln. Lassen Sie für alle MitWirkenden eine Homebase im Büro bestehen Kombinieren Sie den Piloten mit Kulturförderung und Führungskräfteentwicklung Führen Sie strukturierte Mitarbeiterbefragungen zur Stimmung und Energie im Unternehmen durch 2014 remote work group 19

20 Der zweite Schritt Analysieren und reflektieren Sie die Lernerfahrungen aus dem Piloten Weiten Sie das remote Programm sukzessive auf andere Organisationsbereiche aus Passen Sie den Recruiting- Prozess an, um gezielt nach MitWirkenden suchen zu können, die sich für die Arbeit remote eignen. Neben den Erfahrungen und den Kompetenzen geht es zusätzlich um z.b. Persönlichkeit, Selbstmanagement, Selbstverantwortung, Kommunikationsstärke, Werte, persönliche Zielsetzung Nutzen Sie remote work nicht unmittelbar, um Kostensenkungspotentiale zu nutzen. Stichworte sind in diesem Kontext z.b. Standortschließungen oder Desk Sharing. Warten Sie bis alle Beteiligten ausreichend positive Erfahrungen gesammelt haben. Investieren Sie in die Themen Wissensvermittlung, e- Learning und Kompetenzmanagement Testen Sie ggf. neue Konzepte, wie die paarweise Arbeit in remote Kreativprozessen Nutzen Sie aktiv Online Workshops, webinare und Google Hangouts für die interne Wissensvermittlung Nutzen Sie strukturierte Tools zum Kompetenzmanagement 2014 remote work group 20

21 Angebot, weitere Informationen & Kontakt Die remote work group erreichen Sie unter work- group.com work- group.com Social Media! Wir publizieren und informieren auch via facebook und Google+ Artikelsammlung: work- culture Sollten Sie Fragen oder Anregungen haben, sprechen Sie mich/uns an! Meine Kontaktdaten e- mail: work- group.com Skype: guido.bosbach Telefon: +49 (0) / +49 (0) remote work group 21