Handelsregularien Governance, Risk, Compliance

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1 Handelsregularien Governance, Risk, Compliance Handelsregularien wie Zollgesetzgebungen, Handelsabkommen, Umweltbestimmungen oder Handels- und Produktsicherheitsvorschriften beeinflussen in zunehmendem Maße die Prozesse in der Logistik. Das betrifft sowohl den Warentransport als auch innerbetriebliche Logistikprozesse und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Grundlagen In der globalen Ökonomie stehen den wachsenden Warenströmen wachsende Herausforderungen gegenüber: Eine steigende Zahl von Gesetzen und Vorschriften führt zu erhöhten Risiken in der Abwicklung, zu einer höheren Komplexität und damit unmittelbar zu erhöhten Kosten für die Durchführung eines Prozesses. Durch die zunehmende Globalisierung erhöht sich automatisch die Menge an Waren, die an einem grenzüberschreitenden Verkehr teilnehmen. Herausforderungen im globalen Handel 1

2 Handelsregularien Governance, Risk, Compliance Durch immer neue Formen der Bedrohung (z. B. Terrorismus, Umweltprobleme) werden immer mehr Genehmigungsverfahren und Prüfregeln erlassen, die in der nationalen und internationalen Logistik befolgt werden müssen. Mit der fortschreitenden Automatisierung in den Behörden der einzelnen Staaten werden neue elektronische Kommunikationsverfahren für die Datenübermittlung bereitgestellt, die zur Effizienzsteigerung bei der Abwicklung genutzt werden sollten. Dabei darf man jedoch kaum weltweite Standards für die Nachrichtenübermittlung erwarten. Jeder Staat oder jede Staatenvereinigung baut eigene Kommunikationsformen auf, z. B.: ATLAS (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungssystem) für elektronische Zollanmeldungen und Verwaltungsakte (z. B. Einfuhrabgabenbescheide) in Deutschland NCTS (New Computerized Transit System) für die Transitabwicklung innerhalb der EU AES (Automated Export System) für die Exportanmeldung in den USA e-customs für die Zollanmeldung in Japan Da die Abwicklungszeiten in den Logistikprozessen sich immer weiter verkürzen, steht zur Bewältigung der zunehmenden Verordnungs- und Prüfungserfüllung immer weniger Zeit zur Verfügung, was sich wiederum risikoerhöhend auswirkt. Komplexe Abwicklung bei grenzüberschreitenden Sendungen Eine grenzüberschreitende Sendung kann je nach Warenart, Abgangs- und Zielort, Transitländern und involvierten Geschäftspartnern die akkurate Erstellung und zeitgerechte Einreichung von bis zu 35 Dokumenten erfordern. Dabei kann es nötig sein, mit bis zu 25 Geschäftspartnern und Institutionen zu kommunizieren, darunter Zollagenten, Frachtführer, Logistikdienstleister, Banken oder Sicherheitsbehörden. Die gesetzesgerechte Abwicklung kann es erfordern, bis zu 600 Gesetze zu befolgen oder 500 Handelsabkommen in Betracht zu ziehen, die sich zudem beständig ändern können. In Abbildung 1 sehen Sie ein paar Beispiele für Handelsregularien, die bei der Logistikabwicklung zwischen Handelspartnern in verschiedenen Ländern/Regionen berücksichtigt werden müssen. 2

3 1460_Zusatz.fm Seite 3 Mittwoch, 21. April :40 15 Prozessrisiken Übereinstimmung mit Warenhaltungs- und verteilvorschriften? (z.b. FDA Food & Drug Admin.) Anmeldung bei den USZollbehörden? (z.b. AMS Automated Manifest System, 10+2) Handelspräferenznachweise vorhanden? (z.b. CEFTA, NAFTA, CAFTA) Chemische Substanz registriert, Mengenschwelle überschritten? (z.b. REACH-Verordnung) Anlagen inspiziert und registriert? (z.b. Bioterrorism act) Lieferant Kunde Produktion und Konzernzentrale Sind Handelspartner überprüft und Exportgenehmigungen eingeholt? (z.b. EAR Exportvorschriften) Produktion Lieferant FDA-Vorabbenachrichtigung via ABI übermittelt? (z.b. Bioterrorism act) Unterstützung der automatisierten Export-Anmeldung? (z.b. ATLAS) Kunde Supply-ChainSicherheitsaudits? (z.b. C-TPAT und AEO) Abbildung 1 Beispiele für Handelsregularien in einer globalen Ökonomie Prozessrisiken Durch diese komplexen, sich ändernden Regeln besteht bei der Durchführung der Logistikprozesse ein hohes Risiko, dass es zu Konformitätsproblemen kommt. Diese können z. B. aus folgenden Quellen resultieren: Fehlerhafte oder ungenaue Daten, die von Lieferanten bereitgestellt werden Aufgrund von Datenungenauigkeiten können Verzögerungen bei der Zoll-, Import- oder Exportabwicklung auftreten, die in der Regel zu Verzögerungen im Gesamtprozess und damit zu höheren Kosten oder Problemen mit den Geschäftspartnern führen. Keine oder mangelnde Kollaboration mit Partnern und Behörden Auch Kollaborationsprobleme führen zu Verzögerungen oder machen eine mehrfache Dateneingabe in verschiedenen Systemen nötig, die wiederum zu fehlerhaften Daten führen kann. 3 Risiken durch komplexe Regeln

4 Handelsregularien Governance, Risk, Compliance Strenge organisatorische oder geografische Trennung der Abwicklungsprozesse Durch die strenge Trennung (Silo-Prinzip), die sich oft auch in den EDV-Systemen widerspiegelt, werden die Kosten für die Erreichung der Regelkonformität in die Höhe getrieben. Fehlende Möglichkeit, Handelskosten einzukalkulieren Können Handelskosten nicht mit einkalkuliert werden, können nicht alle Einsparmöglichkeiten bei den Zollabgaben realisiert werden. Reduktion der Risiken durch geeignete EDV-Systeme Die zuvor beschriebenen Risiken lassen sich reduzieren, wenn für die Dokumentation und Prozessabwicklung geeignete EDV-Systeme mit einer leistungsfähigen Integration und Konnektivität zu den Geschäftspartnern und Behörden eingesetzt werden: Durch zentralisierte Systeme können die für die Abwicklung erforderlichen Daten und Prozesse standardisiert werden, was letztlich zu einer Reduktion der Kosten für die Erfüllung der Regularien führt. Die Konnektivität und Integration sorgt dabei für eine aktive, zügige Informationsverteilung, sodass alle beteiligten Partner die notwendige Information in der gewünschten Qualität frühzeitig erhalten. Eine integrierte Funktion zum Risikomanagement ermöglicht Ihnen die Sichtbarkeit und Beurteilung von unternehmensweiten Risiken. Die Integration mit Partnern, wie z. B. Logistikdienstleistern, sowie die Möglichkeit, notwendige Dokumente in Eigenverantwortung elektronisch bei Behörden einzureichen, eröffnen weitere Einsparpotenziale in der Prozessabwicklung. Die Integration mit den Lieferanten und die aktive Prüfung der Regelerfüllung sichern Ihnen zu, dass mit den Lieferanten eine ordnungsgemäße Geschäftsabwicklung gegeben ist. SAP bietet für die dargestellten Anwendungsfälle geeignete Softwarelösungen an. 4

5 SAP-Applikationen für die Logistikabwicklung nach Handelsregularien SAP-Applikationen für die Logistikabwicklung nach Handelsregularien Im SAP-Lösungsportfolio finden Sie zwei Applikationen, die Sie bei der regelgerechten Abwicklung von Außenhandel und Zollverfahren unterstützen: die Außenhandelskomponente der SAP ERP-Komponente SD (Sales and Distribution) und SAP BusinessObjects Global Trade Services (Teil der SAP BusinessObjects governance, risk, and compliance (GRC) solutions). Die ERP-Außenhandelskomponente bietet Ihnen folgende Kernfunktionen: effiziente Integration in die ERP-Logistik-Belegkette beim Einsatz aller Import- und Exportprozesse automatische Überprüfung von Ausfuhrgenehmigungen auf der Grundlage der aktuellen Vorschriften einfacheres Berichtswesen durch automatische Verfahren für die Erstellung, den Druck und die Vorlage von Meldungen Identifizierung von Produkten, die für die Präferenzabwicklung berücksichtigt werden müssen Integration mit Partnern und Behörden mithilfe von EDI-Kommunikation (EDI: Electronic Data Interchange) Abrufbarkeit der Außenhandelsdaten in allen relevanten SAP-Komponenten ERP-Außenhandelskomponente Die Außenhandelskomponente ist sowohl in den Vertriebs- (SD) als auch in den Materialwirtschaftsprozess (MM) integriert. Die Vertriebsintegration ermöglicht Ihnen die genaue Bearbeitung von Anforderungen beim Außenhandel im Zusammenhang mit Warenausgängen und Exporten. In der Materialwirtschaft können Sie Wareneingänge und Importe abwickeln, und mit dem Bereich des Dokumentengeschäfts besteht eine Integration der Außenhandelsdaten in das Finanzwesen. Die Außenhandelskomponente hilft Ihnen somit sicherzustellen, dass Ihre Import- und Exporttransaktionen gesetzmäßig ablaufen und die Abgaben, die den Zollbehörden zu entrichten sind, sofort und exakt berechnet werden. 5

6 Handelsregularien Governance, Risk, Compliance SAP BusinessObjects Global Trade Services SAP BusinessObjects Global Trade Services ist eine Komponente, die als Add-on auf einem SAP NetWeaver-System aufsetzt. Sie können die Komponente sowohl im SAP-Systemumfeld als auch mit Nicht-SAP- Systemen zusammen einsetzen. Mit Global Trade Services (GTS) haben Sie bei der Prozessabwicklung folgende Vorteile: Sie können Ihre internationalen Handelsprozesse weitgehend automatisieren. Sie können eine große Anzahl von Geschäftspartnern und Belegen verwalten. Sie können die sich ständig ändernden internationalen Rechtsvorschriften einfacher einhalten. Sie können mit den modernisierten Systemen und elektronischen Kommunikationsmitteln der Regierungs- und Zollbehörden kooperieren. Mit GTS vermeiden Sie finanzielle Risiken sowie kostentreibende Verzögerungen beim Export oder Import und können dadurch schneller auf internationale Geschäftschancen reagieren. Konkret bietet Ihnen die Komponente die folgenden Kernfunktionen: Compliance Management Sanktionslistenprüfung und Positivlisten (mit Simulationsfunktion) Nachweis behördlicher Audits Export- und Importkontrolle gesetzliche Kontrolle für den Export gesetzliche Kontrolle für den Import Produktklassifizierung unter Export-/Importaspekten Verwaltung von Export- und Importlizenzen Embargoprüfung Customs Management elektronische Zollmeldeverfahren, Versandverfahren Produkttarifierung und Zollwertermittlung Zollabwicklung Druck von Handelsdokumenten 6

7 Außenhandelsabwicklung mit SAP ERP Risk Management Präferenzabwicklung Akkreditivabwicklung Ausfuhrerstattung bei EU-Marktordnungswaren Electronic Compliance Reporting Intrastat-Meldungen Im folgenden Abschnitt erläutern wir Ihnen zunächst die Funktionen der Außenhandelsabwicklung mit SAP ERP. Außenhandelsabwicklung mit SAP ERP Die Außenhandelsabwicklung in SAP ERP ist in alle Systemkomponenten des ERP-Systems und somit in die Prozesse der Beschaffungs- und Distributionslogistik integriert. Durch diese enge Integration erfüllt sie alle außenhandelsspezifischen Anforderungen, um sowohl Wareneingänge und Importe als auch Warenausgänge und den grenzüberschreitenden Vertrieb gemäß gesetzlichen Vorgaben zu ermöglichen. In diesem Zusammenhang hilft das System dabei, den Bestimmungen gerecht zu werden, die durch entsprechende Handelsabkommen zwischen Ihrem Land und anderen Ländern existieren. Im Detail werden hierbei sowohl der Handel innerhalb einer Zollunion, der Handel auf Grundlage von Freihandelsabkommen als auch der Handel mit einem souveränen Drittland unterstützt. Die Aufgabe der Außenhandelsabwicklung in SAP ERP besteht somit nicht nur darin, die notwendigen Funktionalitäten zur Verfügung zu stellen, sondern auch darin, sicherzustellen, dass Import- und Exporttransaktionen gesetzmäßig ablaufen, Außenhandelsdokumente entsprechend erzeugt werden und die Abgaben, die unter Umständen an die Zollbehörden zu entrichten sind, sofort und exakt berechnet werden. Die ERP-Außenhandelsabwicklung gliedert sich gemäß diesen Aufgaben, neben der allgemeinen Außenhandelsabwicklung, in folgende Bereiche, deren Kernfunktionalitäten wir in diesem Abschnitt näher erläutern werden: Aufgaben 7

8 Handelsregularien Governance, Risk, Compliance gesetzliche Kontrolle Präferenzkalkulation Dokumentengeschäft Kommunikation und Druck periodische Abschlüsse Zunächst möchten wir aufgrund ihrer zentralen Bedeutung auf die allgemeine Außenhandelsabwicklung, die notwendigen Stammdaten, die relevanten Belege und deren Integration eingehen. Stammdaten und Integration Die in den Prozessen der Beschaffungs- und Distributionslogistik genutzten Stammdaten wie Lieferanten, Kunden, Materialien und Einkaufsinfosätze enthalten Außenhandelsdaten. Die dazugehörige Prozessintegration sehen Sie in Abbildung 2. Diese Daten werden insbesondere zur Steuerung der gesetzlichen Kontrolle und der Präferenzabwicklung benötigt und direkt als Vorschlagswerte in Belege übernommen oder indirekt bei der automatischen Ermittlung exportrelevanter Informationen genutzt. Die Importseite umfasst dabei sämtliche Prozesse der grenzüberschreitenden Beschaffungslogistik. Aufseiten des Exports handelt es sich um den grenzüberschreitenden Warenverkehr im Vertrieb. Kunden- und Lieferantenstammsatz Vollständige Stammdaten sind eine notwendige Voraussetzung für die automatisierte Außenhandelssteuerung und gewährleisten eine effiziente Einfuhr- und Ausfuhrabwicklung. Die Kunden- und Lieferantenstammdaten, die gepflegten Angaben zu Ländern und Regionen sowie deren genaue Adresse bestimmen die geografische Lage und damit die anzuwendenden Zollverfahren sowie die gesetzlichen Kontrollen. Hierzu zählt z. B. die sogenannte Sanctioned Party List-Überprüfung, eine Prüfung gegen Embargo- und Boykottlisten, um einen Geschäftsprozess mit bestimmten Kunden oder Kunden aus bestimmten Regionen zu verhindern. Darüber hinaus enthält z. B. der Lieferantenstamm weitere Informationen wie die Eingangszollstelle des Lieferanten, über die die Waren in der Regel in das Land gelangen, Incoterms sowie den Verkehrszweig, der anzeigt, wie die importierten Güter die Grenze überschreiten werden (z. B. Postsendung, Seeverkehr, Luftverkehr, Straßenverkehr). 8

9 Außenhandelsabwicklung mit SAP ERP Beschaffungslogistik Distributionslogistik Lieferant Bestellung Außenhandelsabwicklung und Zoll Gesetzliche Kontrolle Kundenauftrag Kunde Anlieferung Präferenz - kalkulation Auslieferung Import Dokumentengeschäft Export Wareneingang Kommunikation, Druck Warenausgang Lieferantenrechnung Periodische Abschlüsse Stammdaten Faktura Lieferant Adresse Währung UID-Nummer Incoterm Verkehrszweig Zollstelle Einkaufsinfosatz Ursprungsland Ursprungsregion Importverfahren Incoterm Material Warennummer Codenummer Gewicht Mengeneinheit Ursprungsregion Ursprungsland Kunde Adresse Währung UID-Nummer Incoterm Abbildung 2 Übersicht der Außenhandelsabwicklung mit SAP ERP Sofern erforderlich, können im ERP-System zulässige Kombinationen aus Verkehrszweigen und Zollstellen gepflegt werden. Die Zollstelle bezeichnet dabei den geografischen Ort, an dem Waren zur Ein- oder Ausfuhr anzumelden sind, bevor sie in den freien Verkehr des Wirtschaftgebiets gelangen oder das Hoheitsgebiet eines Landes verlassen. Der Kundenstamm enthält in den allgemeinen Daten die Region und das Land, mit dem Exportgeschäfte in den Vertriebsbelegen gesteuert werden können. Die Region eines Kunden wird hierbei für Meldungen an Behörden benötigt. Im Rahmen des Risikomanagements und um Forderungsausfälle zu verhindern, kann im Kundenstamm festgelegt werden, ob bei der Erfassung eines Verkaufsbelegs für einen bestimmten Kunden automatisch eine Absicherung mit einem Akkreditiv (siehe Abbildung 4) angewendet werden soll. Das Dokumentengeschäft, die 9

10 Handelsregularien Governance, Risk, Compliance so genannte Akkreditivabwicklung werden wir Ihnen in einem nachfolgenden Abschnitt näher erläutern. Materialstammsatz Der Materialstammsatz hat eine eigene Außenhandelssicht, in der die notwendigen Informationen gepflegt werden können und eine Tarifierung, d. h. eine Zuordnung einer Waren- bzw. Codenummer, stattfindet. Neben der Tarifierung enthält der Materialstamm auch Angaben zur Ursprungsregion und dem Ursprungsland. Diese Informationen werden später unter anderem für die Präferenzermittlung benötigt. Bestimmte Waren sind für Meldungen vorzumerken und in vorgeschriebenen Maßeinheiten den zuständigen Behörden zu melden. Der Materialstamm enthält daher neben der statistischen Warennummer die besondere Maßeinheit. Einkaufsinfosatz Import und Export Ein Einkaufsinfosatz stellt die Verbindung zwischen Lieferant und Material dar. Einkaufsinfosätze erleichtern durch die Speicherung von lieferanten- und materialbezogenen Daten die Bestellabwicklung. Daten zur Außenhandelsabwicklung, die im Einkaufsinfosatz gepflegt werden, übersteuern die Daten des Lieferantenstammsatzes und ermöglichen eine differenziertere zollrechtliche Steuerung der Importprozesse. Hierbei werden insbesondere die für die Zollpräferenz relevanten Daten, wie Präferenzzone und Status einer Lieferantenerklärung, von der Präferenzkalkulation automatisch ermittelt. Die im Rahmen von Beschaffungs- oder Distributionsvorgängen angelieferten oder versendeten Waren aus einem Mitgliedsstaat einer Zollunion werden als Eingang bzw. Versendung bezeichnet. Sofern die Waren aus einem Land oder in ein Land geliefert werden, das nicht Mitglied derselben Zollunion oder desselben Zollgebiets ist, wird der Eingang als Import, der Versand als Export bezeichnet. Die Belege, die für die logistischen Prozesse im Einkauf und Vertrieb benötigt werden, enthalten auf Kopf- und Positionsebene alle für die Außenhandelsabwicklung in SAP ERP notwendigen Informationen. Im Einkauf werden diese Daten in Bestellungen und Anlieferungen aus den Lieferanten- und Materialstammsätzen sowie aus den Einkaufsinfosätzen vorgeschlagen. Im Vertrieb werden die exportrelevanten Informationen im Kundenauftrag, in der Lieferung und in der Faktura aus den Kunden- und Materialstammsätzen ermittelt. Diese Außenhan- 10

11 Außenhandelsabwicklung mit SAP ERP delsdaten sind die Grundlage für die korrekte und gesetzmäßige Abwicklung der Import- und Exportgeschäfte, die wir in den nachfolgenden Abschnitten näher erläutern werden. Gesetzliche Kontrolle Import- und Exportgeschäfte des internationalen Warenverkehrs haben auf der Grundlage aktueller Gesetze und Vorschriften zu erfolgen. Zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ermöglicht die Funktionalität zur gesetzlichen Kontrolle neben der produktspezifischen Prüfung der zu exportierenden Waren auch eine vorgangsspezifische Prüfung in Abhängigkeit vom jeweiligen Geschäftsvorfall und vom Kunden bzw. vom Bestimmungsland des Exports. Verkaufsvorgänge werden zunächst daraufhin geprüft, ob es sich um einen Versand handelt, der nicht durch existierende Embargos oder Boykotte oder aufgrund der Tatsache verhindert werden muss, dass sich der Kunde auf einer sogenannten Sanctioned Party List befindet. Danach erfolgt eine Prüfung, ob für das zu exportierende Material gemäß den Ausfuhrvorschriften eine Ausfuhrgenehmigung erforderlich ist und ob diese im System korrekt gepflegt wurde. Ob ein Material der gesetzlichen Kontrolle unterliegt, richtet sich nach dessen Klassifizierung und den gepflegten Außenhandelsdaten im Materialstamm. Die Außenhandelsabwicklung in SAP ERP bietet die Möglichkeit, Ausfuhrgenehmigungen zu pflegen, Kundenaufträge und Lieferungen in Hinblick auf ihre außenhandelsrechtliche Relevanz hin zu überwachen und diese gegebenenfalls zu sperren, wenn die erforderlichen Genehmigungen nicht vorliegen. Embargo und Boykott Ausfuhrgenehmigungen Präferenzkalkulation Die Präferenzkalkulation ermittelt den Ursprungsanteil und damit den Grad der Wertschöpfung von eigengefertigten Produkten auf Basis der Wertanteile, der Herkunft und Ursprungseigenschaft der einzelnen Bestandteile. Die Ursprungseigenschaft bemisst sich hierbei nach sogenannten Listenregeln, die festlegen, wie hoch der wertmäßige Drittlandsanteil eines Produkts sein darf, damit das Fertigerzeugnis noch als präferenzberechtigte Ursprungsware deklariert werden darf. 11

12 Handelsregularien Governance, Risk, Compliance Definition der Ursprungseigenschaft eines Fertigerzeugnisses Vereinfacht ausgedrückt bemisst sich die Ursprungseigenschaft eines Fertigerzeugnisses in der Regel danach, wie hoch der prozentuale Wert der verwendeten Vormaterialien im Verhältnis zum Nettowert des Fertigerzeugnisses maximal sein darf, damit das Enderzeugnis noch präferenzberechtigt ist. Sofern zwischen dem Ursprungsland und dem Bestimmungsland ein sogenanntes Präferenzabkommen besteht, können präferenzberechtigte Produkte durch den Exporteur zollfrei oder zollermäßigt in ein bestimmtes Bestimmungsland ausgeführt werden. Diese Präferenzabkommen zwischen Staaten der Europäischen Union und weiteren Staaten oder Staatengruppen stellen somit im zollrechtlichen Sinne eine Vorzugsbehandlung für Waren aus bestimmten Ländern dar. Dem Exporteur von Produkten mit Ursprungseigenschaft bieten sie unter Umständen einen Wettbewerbsvorteil, da das Fertigerzeugnis nicht oder geringer mit Zollabgaben belastet wird. Präferenzeigenschaft einer eigengefertigten Klimaanlage Ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland fertigt Klimaanlagen. Die Komponenten für dieses Enderzeugnis werden international bei verschiedenen Lieferanten beschafft. Die Klimaanlagen haben einen Ab-Werk-Verkaufspreis von Gemäß HS-Position 8415 gilt für Klimageräte, bestehend aus einem motorbetriebenen Ventilator, dass der Wert der aus dem Ausland bezogenen Vormaterialien maximal 40 % betragen darf, damit das Fertigerzeugnis noch als präferenzberechtigte Ursprungsware deklariert werden darf. In diesem Beispiel darf der Wert dieser Materialien insgesamt 400 betragen, damit für dieses Gerät die deutsche Ursprungseigenschaft gilt. Zollpräferenzen werden in der Außenhandelskomponente von SAP ERP wie folgt ermittelt: 1 Zunächst werden Lieferantenerklärungen angefordert. 2 Die Daten der abgegebenen Lieferantenerklärungen werden in den Materialstammsätzen verdichtet. 12

13 Außenhandelsabwicklung mit SAP ERP 3 Eine Präferenzkalkulation zur Bestimmung des Ursprungs eines Materials und seiner Präferenzberechtigung wird durchgeführt. Die Ermittlung der Präferenzberechtigung in SAP ERP erfolgt zunächst auf Basis von Lieferantenerklärungen. Diese Lieferantenerklärungen dienen als Informations- und Nachweispapier und stellen eine Erklärung des Lieferanten über den präferenzrechtlichen Ursprung der von ihm gelieferten Materialien dar. Lieferanten sind zur Abgabe dieser Erklärungen verpflichtet, wenn sie direkt oder indirekt am präferenzberechtigten Warenverkehr zwischen der EU und anderen Staaten beteiligt sind. 4 Die Präferenzergebnisse werden in den Vertriebsbelegen verwendet. Lieferantenerklärungen Das Anfordern, Verwalten und Anmahnen von Lieferantenerklärungen wird durch das System unterstützt; so können Lieferantenerklärungen beispielsweise auf Basis der existierenden Einkaufsinfosätze angefordert werden. Die Lieferantenerklärungen werden in den Materialstammsätzen verdichtet und setzen dort ein Präferenzkennzeichen. Die Präferenzkalkulation ermittelt auf Basis der Präferenzkennzeichen im Materialstamm eine Präferenzkondition und aktualisiert die Präferenzkennzeichnung der Materialien. Pro Material und Präferenzzone legt das System einen Konditionssatz an, der den ermittelten Präferenzpreis enthält. Die eigentliche Präferenzkalkulation erfolgt auf Basis einer Stücklistenauflösung, bei der die Komponenten und deren Ursprung ermittelt werden und der Wert der Vormaterialien in die Berechnung einfließt. Abbildung 3 zeigt Ihnen dazu eine Sicht auf die Zoll- und Präferenzdaten im Materialstamm. Die Ergebnisse der Präferenzermittlung werden in den Vertriebsbelegen verwendet, indem die Konditionssätze der Präferenzkondition bei der Preisfindung berücksichtigt werden. Das System vergleicht dabei den Verkaufspreis des Fertigerzeugnisses mit dem Präferenzpreis. Damit ein Fertigerzeugnis beim Zoll als präferenzberechtigt anerkannt wird, muss der Verkaufspreis des zu exportierenden Produkts größer sein als dessen Präferenzpreis. Der Geschäftsvorfall und der Verkaufspreis eines bestimmten Produkts entscheiden somit individuell über die Präferenzfähigkeit des Verkaufsprodukts. Präferenzkalkulation Verwendung des Präferenzergebnisses 13

14 Handelsregularien Governance, Risk, Compliance Abbildung 3 Außenhandelsdaten und Zollpräferenzen im Materialstamm Als Nachweis der Präferenzberechtigung werden, gemäß den zollrechtlichen Bestimmungen, Warenverkehrsbescheinigung, Ursprungsnachweise oder Ursprungszeugnisse ausgedruckt. Dokumentengeschäft Das Akkreditiv stellt ein Finanzdokument dar, das aufgrund einer ermittelten Absicherung für einen bestimmten Geschäftsvorfall mit einem bestimmten Geschäftspartner zu verwenden ist. In der Regel handelt es sich hierbei um den Export von Waren, bei dem der Geschäftspartner seinen Sitz im Ausland hat. Das Dokumentengeschäft in der Außenhandelsabwicklung verwendet dabei Akkreditive für das Kreditmanagement, für die Warenkreditversicherung sowie als ein Absicherungsinstrument, um eine optimale Risikominimierung bei Exportgeschäften zu gewährleisten. Das Dokumentengeschäft in SAP ERP ist nahtlos in die Vertriebskomponente SD integriert. Diese Art 14

15 Außenhandelsabwicklung mit SAP ERP der Abwicklung bestätigt einerseits dem Exporteur die termingerechte und vollständige Zahlung, andererseits dem Importeur, dass die Waren, für die er gezahlt hat, genau diejenigen sind, die er auch bestellt hat. Darüber hinaus liefert die Akkreditivabwicklung auch die Bestätigung, dass die Waren tatsächlich versandt wurden. Abbildung 4 zeigt den grundsätzlichen Ablauf einer Akkreditivabwicklung. Ablauf einer Akkreditivabwicklung Distributionslogistik Außenhandelsabwicklung/Zoll Kunde Kundenauftrag Finanzdokument (Akkreditiv) Dokumente vorlegen Akkreditiv erhalten Negoziieren der Zahlung Auslieferung Fortschreibung der Belegwerte + + Auftragswert Lieferwert - - Warenausgang + Fakturawert - Zahlung Eröffnung Akkreditiv Faktura Eröffnende Bank Eröffnung Akkreditiv Weiterleitung Zur Zahlung Avisierende Bank Abbildung 4 Übersicht der Akkreditivabwicklung Der Kunde, der Importeur der Ware, bestellt bei einem Unternehmen, in diesem Fall dem Exporteur, Ware. Der Kaufvertrag kommt zustande, und Importeur und Exporteur tauschen die Bestellung sowie die Auftragsbestätigung aus. Diese Bestätigung enthält die für diesen Geschäftsvorfall maßgeblichen Bedingungen. In diesem Fall erfolgt die Absicherung dieses Exportgeschäfts durch ein Akkreditiv. 15

16 Handelsregularien Governance, Risk, Compliance Der Kunde, in seiner Rolle als Importeur, eröffnet gemäß den Bedingungen ein Akkreditiv bei seiner Hausbank. Diese Bank, auch eröffnende Bank genannt, bewilligt die Akkreditivanfrage und eröffnet bei einer Bank im Land des Exporteurs im Auftrag des Importeurs zugunsten des Exporteurs ein Akkreditiv. Die Bank des Exporteurs wird in diesem Zusammenhang avisierende Bank genannt. Die avisierende Bank informiert den Exporteur und leitet das Akkreditiv an ihn weiter. Durch die Eröffnung des Akkreditivs erkennt der Exporteur die Zahlungsfähigkeit des Importeurs an und versendet die Ware gemäß den im Akkreditiv vereinbarten Bedingungen. Die Dokumente aus dem Versand der Ware werden zusammen mit dem Akkreditiv an die avisierende Bank weitergeleitet. Die Dokumente werden von der Bank geprüft, die anschließend die vertraglich vereinbarte Zahlung an den Exporteur leistet. Die avisierende Bank leitet die Dokumente zur Zahlung an die eröffnende Bank weiter. Im Austausch gegen die Versandpapiere verhandelt die eröffnende Bank mit dem Importeur die Zahlung zu den vereinbarten Bedingungen. Diese Versandpapiere sind die Voraussetzung dafür, dass der Importeur die Ware in Besitz nehmen kann. Kommunikation und Druck Der Bereich Kommunikation und Druck unterstützt den Außenhandel einerseits durch den Druck von offiziellen Außenhandelsdokumenten, andererseits durch aktive Schnittstellen für den Versand von EDI- Nachrichten an Zollbehörden und andere staatliche Behörden. Die in SAP ERP zur Verfügung gestellten Dokumente entsprechen den Anforderungen der europäischen, US-amerikanischen und japanischen Behörden und müssen nicht weiter angepasst werden. Hierbei handelt es sich z. B. um Handelsrechnungen, Pro-forma-Rechnungen, Ursprungszeugnisse, Exportpacklisten, Präferenzdokumente, Versandanmeldun- 16

17 Governance, Risk und Compliance mit SAP BusinessObjects Global Trade Services gen zur Beförderung von Waren zwischen zwei Orten im Zollgebiet der Europäischen Union sowie um sämtliche Außenhandelsdokumente, die z. B. von den US-Zollbehörden vorgeschrieben sind. Periodische Abschlüsse Import- und Exportgeschäfte müssen zur Erfassung des tatsächlichen Warenverkehrs zwischen den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union zentral gemeldet werden. Diese sogenannten INSTRAT- und EXTRASTAT-Meldungen gehen in zentrale Statistiken ein und dokumentieren den innergemeinschaftlichen Handel. INSTRAT und EXTRASTAT Entsprechende Anforderungen für statistische Meldungen existieren auch für Japan oder die Staaten des nordamerikanischen Freihandelsabkommens (NAFTA) sowie für die Staaten der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA). Das ERP-System unterstützt den Mitarbeiter in der Außenhandelsabwicklung bei der Erstellung dieser periodischen Abschlüsse und bietet die Möglichkeit, die in den Meldungen vorgeschriebenen Daten mithilfe von gedruckten Dokumenten, Disketten oder per EDI oder zu übertragen. Governance, Risk und Compliance mit SAP BusinessObjects Global Trade Services SAP BusinessObjects Global Trade Services (Teil der SAP Business- Objects governance, risk, and compliance (GRC) solutions) ist eine eigenständige Softwarekomponente, mit der Sie Zoll-, Außenhandels-, Konformitätsprüfungs- und Risikomanagementprozesse im Zusammenspiel mit SAP ERP-Logistikprozessen kontrollieren und steuern können. Einsatzumfeld von GTS SAP BusinessObjects Global Trade Services hat als Installationsvoraussetzung nur die SAP NetWeaver-Komponente. Daher ist es sowohl unabhängig auf einem eigenen SAP-System, als integraler Systembestandteil des ERP-Systems (im gleichen oder einem anderen Mandanten) als auch als Teilkomponente auf einem beliebigen anderen SAP NetWeaver-basierten SAP-System einsetzbar. Die technische Integra- 17

18 Handelsregularien Governance, Risk, Compliance tion mit den auf einem oder mehreren ERP-Systemen ablaufenden Logistikprozessen erfolgt über Schnittstellen, die GTS sowohl mit Stammdaten als auch mit transaktionalen Daten versorgen. Allgemeiner Prozessablauf und Integration in SAP ERP Stammdatenintegration zwischen SAP ERP und GTS Zu Beginn einer Prozessintegration zwischen der SAP ERP-Logistik und SAP BusinessObjects Global Trade Services müssen zunächst die benötigten ERP-Stammdaten an die Stammdatenbank von GTS übertragen werden. Dieses geschieht durch einen asynchronen Stammdatentransfer mithilfe der ALE-Technik (Application Link Enabling). Die übertragenen Stammdaten umfassen folgende Arten von Stammdaten: ERP-Kundenstammdaten, die in GTS zu Geschäftspartnerstammdaten werden. Damit verbunden sind auch Organisationsstammdaten, die in GTS zu Außenhandelsorganisationen mit Verwenderbetrieben werden ERP-Lieferantenstammdaten, die in GTS zu Geschäftspartnerstammdaten werden ERP-Materialstammdaten, die in GTS zu Produktstammdaten werden Nach dem Bereitstellen der Stammdaten in SAP BusinessObjects Global Trade Services können Sie diese Stammdaten mit entsprechenden außenhandels-, konformitäts- und zollrelevanten Zusatzstammdaten anreichern (siehe Abbildung 5). Prozessintegration zwischen SAP ERP und GTS Die Prozessintegration erfolgt in der Regel durch die Übertragung von logistischen Belegdaten aus dem ERP-System an GTS. Einkaufs- oder Vertriebsbelege werden von ERP übertragen, durchlaufen in GTS verschiedene Prüfungen und führen zur Anlage eines Zollbelegs. Dieser Zollbeleg wiederum kann verschiedenen Prüfungen unterzogen werden. Der Status lässt sich überwachen und abfragen, und entsprechende Freigabe- oder Sperrinformationen fließen in die ERP-Logistikprozesse zurück. 18

19 Governance, Risk und Compliance mit SAP BusinessObjects Global Trade Services SAP ERP GTS Kundenstamm Lieferantenstamm Materialstamm Geschäftspartnerstamm Zollproduktstamm Stammdatenanreicherung Einkaufsbeleg Embargoprüfung Sanktionslisten prüfung - Kundenauftrag Auslieferung Anlegen erfolgt, wenn Zollbeleg nicht blockiert Lizenzprüfung Zollbeleg Fakturabeleg Zollsendungsbeleg Zolldeklaration Zollbehörde Unternehmens-Firewall Abbildung 5 Kommunikations- und Prozessablauf zwischen SAP ERP und GTS (Beispiel: Konformitätsprüfung/Zollanmeldung) Für weitere Prozesse kann aus den ERP-Logistikbelegen und den darauf basierenden Rechnungsbelegen (Faktura) ein Zollsendungsbeleg erstellt werden, der für Zolldeklarationszwecke verwendet wird. Abbildung 5 zeigt dazu den grundsätzlichen Ablauf eines Konformitätsprüfungs- und Zollanmeldungsprozesses. Die Benutzerschnittstelle von GTS unterscheidet sich in der Präsentation des Hauptmenüs von den anderen SAP-Logistikapplikationen. Statt über den üblichen Menübaum sind alle Anwendungsbereiche über Schaltflächen auf dem Hauptmenübildschirm zugänglich. In Abbildung 6 sehen Sie die Darstellung des GTS-Hauptmenüs mit seinen Funktionsbereichen Compliance Management, Customs Management, Benutzerschnittstelle von GTS 19

20 Handelsregularien Governance, Risk, Compliance Risk Management, Electronic Compliance Reporting und Systemadministration. Abbildung 6 Hauptmenü von SAP BusinessObjects Global Trade Services Compliance Management Sanktionslistenprüfung Automatische Prüfung gegen Embargo- und Sperrlisten Aufgrund verschiedener Vorfälle (erinnert sei nur an die Terroranschläge vom 11. September 2001) erfolgte in den letzten Jahren eine wesentliche Verschärfung von Maßnahmen zur Verhinderung von Handels- und Finanztransaktionen, die terroristische Aktivitäten ermöglichen (Waffenhandel, Technologietransfers etc.). Es wurden automatisierte Prüfungen z. B. gegen Schwarze Listen (Sperrlisten) mit Handelspartnern und Embargolisten mit Ländern eingeführt. 20