1. Auflage Novemberi 2003

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1 Grundlagen bit media e-learning solution

2 Grundlagen 1. Auflage Novemberi 2003 bit media e-learning solution Kärntner Straße 294, A-8054 Graz, Austria Autor: Thomas Bock Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der bit media e-learning solution unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Kopie bzw. Vervielfältigung sowohl des Inhaltes als auch für den konzeptionellen Aufbau.

3 Grundlagen Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Grundlagen Programmstart und Benutzeroberfläche Verwenden der Hilfefunktion Ansichten Symbolleisten Text einfügen und verändern Text eingeben Markieren von Text Text löschen Text kopieren Text verschieben Einfache Zeichenformatierung Erweiterte Zeichenformatierung Rechtschreib- und Grammatikprüfung Thesaurus und Silbentrennung Datum und Uhrzeit einfügen Text suchen und ersetzen AutoKorrektur Zeilen- und Seitenumbruch Aktionen widerrufen/wiederholen Dokumente verwalten Dokumente speichern Dokumente als Webseite speichern Dokumente erstellen Dokumente öffnen und schließen Dokument-Eigenschaften ändern Absätze erzeugen und verändern Absätze ausrichten Absatzeinzüge Absatzabstände Rahmen und Schattierung Tabulatoren Aufzählungszeichen Nummerierungen Formatvorlagen Gliederungen bit media e-learning solution Seite 3

4 Grundlagen Inhaltsverzeichnis 5 Dokumente formatieren Kopf- und Fußzeilen Spalten einrichten Seite einrichten Tabellen erstellen Tabellen formatieren Tabellen bearbeiten Erweiterte Tabelleneigenschaften Drucken Drucken von Umschlägen und Etiketten Grafische Elemente einfügen/bearbeiten ClipArts und Grafiken einfügen Grafiken bearbeiten Diagramme erstellen Diagramme bearbeiten Excel Tabelle einfügen Symbole und Sonderzeichen einfügen Serienbriefe erstellen Serienbrief-Grundbegriffe Serienbrief-Erstellung I Serienbrief-Erstellung II Word in Arbeitsgruppen einsetzen Kommentare und Überarbeitung Überarbeiten eines Dokuments Änderungen verfolgen Dokumente vergleichen und zusammenführen bit media e-learning solution Seite 4

5 Grundlagen 1 Grundlagen In diesem Kapitel erhalten Sie grundlegende Informationen über die Benutzerüberfläche, Hilfefunktionen und wie Sie Word 2003 starten und beenden. Was erfahren Sie in diesem Kapitel? Wie Sie Word 2003 starten und beenden Wie die Benutzeroberfläche gestaltet ist und welche Ansichten es gibt Wie Sie Symbolleisten ein- und ausblenden bzw. verschieben Wie Sie die Hilfefunktion sinnvoll nutzen können 1.1 Programmstart und Benutzeroberfläche Wenn Sie bereits mit Office-Anwendungen gearbeitet haben, werden Ihnen die Elemente der Benutzeroberfläche, bekannt vorkommen. So starten Sie Word 2003 über das Startmenü: 1. Klicken Sie in der Taskleiste auf die Schaltfläche START. 2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Eintrag PROGRAMME und klicken Sie auf MICROSOFT WORD. 3. Word 2003 wird nun gestartet, und Sie sehen die Programmoberfläche mit zahlreichen Elementen wie Menü- und Symbolleisten, dem Arbeits- und dem Aufgabenbereich. bit media e-learning solution Seite 5

6 Grundlagen Abbildung 1 Benutzeroberfläche In der Titelleiste wird neben dem Programmnamen auch der Name des aktuellen Dokuments (hier Dokument 2 ) sowie der Titel der Anwendung ( Microsoft Word ) angezeigt. Ganz rechts befinden sich die Schaltflächen zum MINIMIEREN, MAXIMIEREN und SCHLIEßEN des Programmfensters ( ). Die Menüleiste bietet Zugriff auf alle im Programm verfügbaren Befehle, die zu einzelnen Menüs zusammengefasst sind. So enthält z. B. das Menü ANSICHT alle Befehle zum Ändern der Bildschirmansicht. In der Symbolleiste werden die wichtigsten Menübefehle als Schaltflächen dargestellt und können durch Anklicken aktiviert werden. Durch kurzes Verweilen des Mauszeigers über einem Symbol wird eine kurze Information (QuickInfo) über das Symbol angezeigt. Das horizontale und das vertikale Lineal dienen zur Orientierung und liefern Informationen zu den Seitenrändern (grauer Bereich), dem Arbeitsbereich und zu Formatierungen. Im Arbeitsbereich wird der Text eingegeben, bearbeitet und formatiert (optische Gestaltung von Informationen wie z. B. Schriftart etc.). Die Bildlaufleisten dienen zur Anzeige von Dokumentteilen und damit der Navigation. Die Ansichtsschaltflächen ermöglichen das schnelle Wechseln in eine andere Ansicht (NORMAL-, WEBLAYOUT-, SEITENLAYOUT- und GLIEDERUNGSANSICHT). Der Aufgabenbereich unterstützt Sie beispielsweise bei der Dokumentenverwaltung. Befehle, die sonst über das Menü oder die Symbolleiste abgerufen werden müssen, stehen hier übersichtlich zur Verfügung. bit media e-learning solution Seite 6

7 Grundlagen In der Statusleiste finden Sie weitere Dokumentinformationen. Hier sind u. a. die Seitenzahl, eine genaue Positionsangabe der Einfügemarke sowie der Sprachmodus einsehbar. Die Einfügemarke wird auch Textmarke oder einfach Cursor genannt und kennzeichnet jene Stelle, an der alle Aktionen gesetzt werden. Wird ein Element (z. B. der Arbeitsbereich) mit der rechten Maustaste angeklickt, öffnet sich das KONTEXTMENÜ. Es enthält die gängigsten auf das Objekt bezogenen Befehle und stellt einen zusätzlichen Weg dar, Aktionen auszuführen. Abbildung 2 Kontextmenü So beenden Sie Word: Klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLIEßEN in der Titelleiste. Auch mit dem Befehl BEENDEN aus dem Menü DATEI kann das Programm Word beendet werden. 1.2 Verwenden der Hilfefunktion Für das Verwenden der Word-Hilfe steht Ihnen wie auch in anderen Softwareprogrammen der Microsoft Office-Familie ein eigenes Menü zur Verfügung, welches durch Anklicken der Schaltfläche in der Menüleiste und den Befehl MICROSOFT WORD-HILFE oder durch Drücken der - Taste durch Verwenden der gleichnamigen Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste aktiviert wird. Eine weitere Möglichkeit, die Hilfe zu verwenden, ist das Eingabefeld in der Menüleiste. Hier geben Sie ein Stichwort ein und drücken die -Taste. Es erscheint ein bit media e-learning solution Seite 7

8 Grundlagen Listenfeld mit Einträgen zur gestellten Frage. Klicken Sie auf einen Eintrag, so startet Word die Hilfe mit dem jeweiligen Thema. Microsoft Office-Assistent: Auch bei Office 2003 steht Ihnen der Hilfe-Assistent zum Beantworten Ihrer Fragen zur Verfügung. Dieser stellt jedoch nicht mehr die eigentliche Hilfefunktion dar. Den Assistenten können Sie über den Befehl Office-Assistenten anzeigen im Menü? starten. Abbildung 3 - Assistentenfenster Geben Sie einfach Ihre Frage in das Textfeld ein und klicken Sie auf SUCHEN. Nun gibt der Office-Assistent vorerst verschiedene Themen zur gestellten Frage aus. Diese Themen werden jetzt in der eigentlichen Hilfefunktion angezeigt. Diese Hilfefunktion hat ihren Platz im Aufgabenbereich von Word 2003 gefunden. Ausblenden des Office-Assistenten: Dieser bleibt weiterhin eingeblendet, kann jedoch durch Anklicken mit der rechten Maustaste und dem Befehl AUSBLENDEN entfernt werden. Einschalten des Office-Assistenten: Wählen Sie dazu im Menü HILFE den Befehl OFFICE-ASSISTENTEN ANZEIGEN. Wenn Sie den Office-Assistenten mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie im Kontextmenü über den Befehl OPTIONEN verschiedenen Einstellungen (z. B. Warnmeldungen, Sound, Tipps oder einen anderen Assistenten) treffen. Die eigentliche Hilfefunktion verwenden Starten Sie diese über einen der zuvor beschriebenen Wege. Geben Sie im Feld SUCHEN NACH den gewünschten Suchbegriff ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche SUCHE STARTEN. Die entsprechenden Themenbereiche werden im Feld ERGEBNISSE angezeigt. bit media e-learning solution Seite 8

9 Grundlagen Um ein bestimmtes Thema weiterzuverfolgen klicken Sie auf den entsprechenden Verweis. Abbildung 4 Die Hilfefunktion im Aufgabenbereich 1.3 Ansichten Die vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten von Word 2003 optimieren das Arbeiten mit dem Programm. Ausblenden des Aufgabenbereiches: Klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLIEßEN in der oberen rechten Ecke des Aufgabenbereiches. Einblenden des Aufgabenbereiches: Wählen Sie im Menü ANSICHT den Befehl AUFGABENBEREICH. Veränderung der Bildschirmdarstellung des Dokuments: Über die Schaltfläche ZOOM in der Symbolleiste können Sie die Darstellung mit den Prozentwerten: vergrößern oder verkleinern mit TEXTBREITE: die optimale Darstellung des eingegebenen Textes erreichen Seitenansicht: Sie dient der übersichtlichen Darstellung einer oder mehrerer Seiten (verkleinert). Um die Ansicht zu vergrößern, klicken Sie mit der linken Maustaste in den Bereich der Seite. Der Mauszeiger verwandelt sich in eine Lupe mit einem Plus bzw. Minus. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste STANDARD auf die Schaltfläche SEITENANSICHT. bit media e-learning solution Seite 9

10 Grundlagen Abbildung 5 - Bildschirmansicht "Seitenansicht" Um die Seitenansicht wieder zu verlassen, klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLIEßEN. Seitenlayout: Im Seitenlayout sehen Sie das Dokument, wie es auch auf dem Ausdruck aussehen wird (mit Kopf- und Fußzeile, Formatierungen und Grafiken). Wechseln der Ansichten: 1. An den Ansichtsschaltflächen links neben der Bildlaufleiste erkennen Sie, welche Ansicht gerade ausgewählt ist. Außerdem können Sie mit diesen zwischen den einzelnen Ansichten umschalten. 2. Wählen Sie im Menü ANSICHT die gewünschte Ansicht (z. B. NORMAL). Die NORMALANSICHT ist eigentlich die Standard-Ansicht in Word. Angezeigt wird nur die Textformatierung (keine Grafiken, keine Kopf- oder Fußzeilen). Die GLIEDERUNGSANSICHT wird verwendet, um Gliederungsebenen (Kapitel, Unterkapitel etc.) übersichtlich darzustellen. Außerdem wird in dieser Ansicht automatisch die Symbolleiste GLIEDERUNG eingeblendet. Abbildung 6 - Symbolleiste "Gliederung" bit media e-learning solution Seite 10

11 Grundlagen In der Gliederungsansicht werden keine Grafiken oder Hintergründe, sehr wohl aber Formate angezeigt. In die Weblayout-Ansicht wechseln Sie über das Menü ANSICHT und den Befehl WEBLAYOUT. Hier wird die Seite so angezeigt, wie sie nach der Veröffentlichung im Internet aussieht (inkl. Hintergründe, Auto-Formen und mit anderen Effekten). 1.4 Symbolleisten Symbolleisten optimieren das Arbeiten mit dem Programm. Sie können Symbolleisten einoder ausblenden, oder verschieben. Symbole können durch Anklicken aktiviert werden. Standardmäßig teilen sich die STANDARD- und die FORMATSYMBOLLEISTE eine Zeile. Um sie in zwei Zeilen anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste und wählen im Kontextmenü den Befehl ANPASSEN. Es öffnet sich das Dialogfenster ANPASSEN. Aktivieren Sie das erste Kontrollfeld im Register OPTIONEN und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SCHLIEßEN. Abbildung 7 - Dialogfenster "Anpassen" Symbolleisten ein- und ausblenden: Um eine Symbolleiste ein- oder auszublenden, öffnen Sie mit einem rechten Mausklick das Kontextmenü oder bit media e-learning solution Seite 11

12 Grundlagen wählen im Menü ANSICHT den Befehl SYMBOLLEISTEN und klicken den entsprechenden Eintrag an. Eine aktive Symbolleiste wird mit einem Häkchen angezeigt. Verschieben von Symbolleisten: Sie können eine Symbolleiste am linken Ende mit gedrückter linker Maustaste in die Arbeitsfläche ziehen. In dieser Darstellung können Sie sie über die Schaltfläche SCHLIEßEN wieder ausblenden. bit media e-learning solution Seite 12

13 Text einfügen und verändern 2 Text einfügen und verändern In diesem Kapitel erarbeiten Sie den Umgang mit Text in Word Sie können nach Durcharbeit dieses Kapitels Texte erstellen, löschen, formatieren, verschieben und die Rechtschreibung überprüfen. Was erfahren Sie in diesem Kapitel? Wie Sie Texte eingeben, löschen und formatieren Wie Sie Texte markieren, kopieren und verschieben Wie Sie die Rechtschreibung überprüfen und korrigieren können Wie Sie Datum und Uhrzeit automatisch aktualisieren können Wie Sie Texte suchen und ersetzen Wie Sie Zeilen und Seiten umbrechen Wie Sie Aktionen widerrufen/wiederholen können 2.1 Text eingeben Das Eingeben von Text und Positionieren der Einfügemarke gehören zu den grundlegendsten Schritten in einem Textverarbeitungsprogramm. Texterfassung: Wenn Sie ein neues Word-Dokument anlegen, steht die Einfügemarke automatisch (blinkend) am Beginn der Seite. Um Text einzugeben, drücken Sie die Buchstaben- bzw. Zahlentasten der Tastatur und fügen somit die Zeichen an der Position der Einfügemarke ein. Erreicht der Text das Ende der Zeile, nimmt Word automatisch einen Zeilenumbruch vor. Möchten Sie einen Zeilenumbruch erzwingen, drücken Sie die - Taste, und die Einfügemarke springt an den Beginn der neuen Zeile. Bei der Verwendung der - Taste wird neben dem Zeilenumbruch automatisch auch ein neuer Absatz erstellt. Wenn Sie einen Zeilenumbruch ohne einen neuen Absatz einfügen möchten, verwenden Sie bitte die Tastenkombination + -Taste. So bewegen Sie die Einfügemarke im Text: Um sich im Text zu bewegen (um z. B. noch Änderungen vorzunehmen), gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: bit media e-learning solution Seite 13

14 Text einfügen und verändern Durch Positionieren der Einfügemarke an speziellen Stellen können Sie neben ganzen Wörtern natürlich auch einzelne Zeichen eintippen, um so etwaige Tippfehler zu korrigieren. Entweder Sie klicken mit der linken Maustaste an die entsprechende Textposition oder Sie nehmen die Pfeiltasten (Cursor-Tasten) zu Hilfe. Neuer Text wird immer an der Position der Einfügemarke eingefügt. Daher ist es wichtig, darüber Bescheid zu wissen, wie die Einfügemarke richtig positioniert wird. Als ebenfalls sehr nützlich erweisen sich die Tasten (damit springen Sie zum Anfang der aktuellen Zeile) und (damit springen Sie ans Zeilenende). Die Funktion Klicken und Eingeben ermöglicht es Ihnen, durch einen Doppelklick an einer beliebigen Stelle die Einfügemarke zu positionieren und Text einzugeben. 2.2 Markieren von Text Um Textelemente, wie Wörter, Zeilen, Absätze oder das gesamte Dokument bearbeiten zu können, müssen Sie sie markieren (mit der Maus oder Tastatur). Zudem erlaubt Word 2003 die Verwendung von Mehrfachmarkierungen. Der markierte Text wird dunkel hinterlegt. Markieren mit der Maus: Text: Wort: Eine Zeile: Klicken Sie mit der Maus an den Beginn des zu markierenden Textes, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus über den Text. Mit dieser Methode können Sie ein Zeichen, ein Wort oder beliebig viele Zeichen markieren. Doppelklicken Sie auf das gewünschte Wort. Klicken Sie einmal links vor die zu markierende Zeile (der Mauszeiger muss vor dem Klick nach rechts weisen). Einen Satz: Halten Sie dazu die - Taste gedrückt und klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Satz. Einen Absatz: Gesamtes Dokument: Doppelklicken Sie am linken Seitenrand. Klicken Sie am linken Seitenrand dreimal. Alternativ können Sie zum Markieren des gesamten Dokuments auch die Tastenkombination + oder den Menübefehl BEARBEITEN / ALLES bit media e-learning solution Seite 14

15 Text einfügen und verändern MARKIEREN verwenden. Mehrfachmarkierungen: Word 2003 ermöglicht es, mehrere nicht benachbarte Bereiche zu markieren und dadurch bestimmte Aktionen (z. B. Formatierungen) für alle markierten Bereiche auf einmal durchzuführen. Um Mehrfachmarkierungen zu setzen, markieren Sie den ersten Bereich, drücken die - Taste und markieren den nächsten Bereich. So markieren Sie Texte über die Tastatur: Bringen Sie die Textmarke an die Startposition der Markierung. Bei gedrückter -Taste markieren Sie nun mit den Pfeiltasten. Um die Markierung aufzuheben, klicken Sie mit der Maustaste an eine beliebige Stelle im Arbeitsbereich. 2.3 Text löschen Der Erfolg von Textverarbeitungsprogrammen ist nicht zuletzt auf das praktische Löschen und Ersetzen von fehlerhaftem Text zurückzuführen. So gehen Sie vor: 1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der entsprechenden Textstelle (mit der Maus oder den Pfeiltasten der Tastatur). 2. Zum Löschen stehen nun zwei Tasten zur Verfügung: Mit der - Taste löschen Sie ein Zeichen rechts von der Einfügemarke. Mit der - Taste entfernen Sie Zeichen links von der Einfügemarke. Zum Löschen mehrerer Zeichen hält man die Tasten gedrückt. Um Text zu ersetzen, müssen Sie diesen entweder zuerst löschen und dann den neuen Text eingeben oder ihn markieren und anschließend einfach überschreiben. Überschreibmodus von Word 2003: Wenn der Überschreibmodus aktiviert ist, werden neu eingetippte Zeichen nicht vor der Einfügemarke eingefügt, sondern es werden die Zeichen rechts von der Einfügemarke überschrieben (und somit gelöscht). bit media e-learning solution Seite 15

16 Text einfügen und verändern Der Überschreibmodus wird mit Hilfe der EINFG Taste ein- bzw. ausgeschaltet (angezeigt wird dies in der Statuszeile, wenn das ÜB-Symbol schwarz geschrieben ist, wurde der Überschreibmodus aktiviert). 2.4 Text kopieren Texte können kopiert und an einer anderen Stelle komfortabel wieder eingefügt werden. Mit der Verwendung von Smarttags sind Sie in der Lage, Text über die Office-Zwischenablage in andere Dokumente zu übertragen. So kopieren und fügen Sie Texte ein: 1. Markieren Sie den zu kopierenden Text. 2. Varianten zum Kopieren (über die Zwischenablage): klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche KOPIEREN oder drücken sie die Tastenkombination + oder klicken Sie im Menü BEARBEITEN auf den Befehl KOPIEREN. 3. Setzen Sie die Einfügemarke an die gewünschte Position, an der der kopierte Text eingefügt werden soll 4. Varianten zum Einfügen (aus der Zwischenablage): klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche EINFÜGEN oder drücken Sie die Tastenkombination + oder klicken Sie im Menü BEARBEITEN auf den Befehl EINFÜGEN. 5. Der Text wurde an die neue Position kopiert und mit einem Smarttag eingeblendet (das Smarttag wird ausgeblendet, wenn Sie die Texteingabe fortsetzen). Abbildung 8 - Smarttag mit geöffnetem Menü Smarttags: Smarttags unterstützen Sie bei Ihrer Arbeit, indem Sie aufgabenorientiert auf Funktionen aufmerksam gemacht werden, für die Sie vorher mehrere Arbeitsschritte benötigten. Beispielsweise können Sie sofort die Formatierung von eingefügtem Text ändern und AutoKorrekturen beeinflussen. bit media e-learning solution Seite 16

17 Text einfügen und verändern Kopieren mit Hilfe von Drag & Drop: Dazu drücken Sie die gewünschte Stelle. - Taste und ziehen den markierten Text mit der Maus an die Zwischenablage im Form eines Aufgabenbereiches: Sie können die Zwischenablage in Form eines Aufgabenbereiches am rechten Rand in das Dokument einblenden. Dazu wechseln Sie in das Menü BEARBEITEN und wählen den Befehl OFFICE- ZWISCHENABLAGE. Bei jedem Kopier- oder Ausschneidevorgang wird das Element in die Zwischenablage gelegt (bis zu 24 Elemente) und kann von hier aus wieder in das Dokument eingefügt werden. Dazu markieren Sie die Einfügeposition, bewegen den Mauszeiger auf das einzufügende Element und klicken auf den DROPDOWN-PFEIL und wählen den Befehl EINFÜGEN. Abbildung 9 - Bildschirmansicht "Einfügen aus der Zwischenablage" Über die Zwischenablage können Sie Elemente auch in andere Word-Dokumente kopieren oder verschieben. 2.5 Text verschieben Mit Hilfe der Zwischenablage können Sie komfortabel Texte verschieben. Dazu gehen Sie wie folgt vor: bit media e-learning solution Seite 17

18 Text einfügen und verändern 1. Markieren Sie den zu verschiebenden Text (siehe Lektion Text markieren). 2. Zum Ausschneiden klicken Sie entweder auf das Symbol AUSSCHNEIDEN, oder drücken Sie die Tastenkombination +, oder wählen Sie im Menü BEARBEITEN den Befehl AUSSCHNEIDEN. 3. Um den Text aus der Zwischenablage einzufügen, setzen Sie die Einfügemarke an die gewünschte Position und gehen vor wie beim Einfügen nach Kopieren (siehe vorangegangene Lektion). Text verschieben mit Hilfe von Drag & Drop: Markierte Textstellen können auch sehr komfortabel mit Hilfe von Drag & Drop verschoben werden. Dazu ziehen Sie den markierten Text mit der Maus an die gewünschte Stelle (Sie brauchen dabei keine weitere Taste mehr zu drücken). 2.6 Einfache Zeichenformatierung Eine der wichtigsten Aufgaben von Word ist die Zeichenformatierung. Sie können das Aussehen von Textteilen durch das Zuweisen von Zeichenformaten verändern. Oft verwendete Formatierungen lassen sich rasch über die Symbolleiste zuweisen. Zeichenformate über die Symbolleiste ändern: Zuerst markieren Sie die betreffende Textpassage. Anschließend nehmen Sie die Formatierungen z. B. mit den Schaltflächen der Symbolleiste FORMAT vor. Abbildung 10 - Symbolleiste "Format" Beispiele: Schriftart oder größe: Fett/Kursiv/ Unterstrichen: Schriftfarbe: Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche neben Schriftart/Schriftgröße und wählen Sie die gewünschte Schriftart/Schriftgröße aus. Klicken Sie einfach auf die entsprechende Schaltfläche. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche SCHRIFTFARBE und wählen Sie die gewünschte Farbe ebenfalls durch Anklicken aus. Um die Farbe besser sichtbar zu machen, wurde die Markierung aufgehoben. Hervorheben: Klicken Sie auf die entsprechende Schalfläche. bit media e-learning solution Seite 18

19 Text einfügen und verändern 2.7 Erweiterte Zeichenformatierung Diese Zeichenformatierungen sind über das Menü FORMAT und den Befehl ZEICHEN zugänglich, nachdem Sie den betreffenden Text markiert haben. Das Dialogfenster ZEICHEN bietet eine Reihe weiterer Möglichkeiten, Text zu gestalten. Abbildung 11 - Dialogfenster "Zeichen" Das Registerblatt SCHRIFT bietet eine umfangreiche Auswahl an zusätzlichen Zeichenformatierungen. Der untere Teil besteht aus einem Vorschaufenster, das den von Ihnen markierten Text enthält. So können Sie Ihre gewählten Formatierungen im Vorschaufenster sofort überprüfen. Sie können einer Markierung ohne weiteres auch mehrere Effekte zuweisen. Im Registerblatt TEXTEFFEKTE können Sie dem markierten Bereich unter TEXTANIMATION verschiedene Effekte wie z. B. SCHIMMERND, BLINKENDER HINTERGRUND etc. zuweisen. Formatierungen übertragen: Sie können Formatierungen eines Textteiles auch auf andere Textbereiche einfach übertragen. Dazu bit media e-learning solution Seite 19

20 Text einfügen und verändern Markieren Sie den Textteil (z. B. ein Wort), dessen Format Sie übertragen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN und markieren anschließend den Bereich (z. B. das Wort), auf den das Format kopiert werden soll. 2.8 Rechtschreib- und Grammatikprüfung Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung wird von Word standardmäßig bereits während der Eingabe durchgeführt. Rechtschreibfehler werden dabei rot unterstrichen ( unterwellt ) gekennzeichnet, Grammatikfehler grün. Daran erkennen Sie, dass das Wort entweder falsch geschrieben oder beim Vergleich mit Einträgen des integrierten Wörterbuchs nicht erkannt wurde. Um die Fehler direkt auf einem Dokument zu korrigieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das als falsch gekennzeichnete Wort. 2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Korrekturvorschlag. Überprüfung des gesamten Textes: 1. Klicken Sie im Menü EXTRAS auf den Befehl RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK. 2. Das Dialogfenster RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK wurde geöffnet und zeigt das erste nicht im Wörterbuch enthaltende Wort als Fehler an. Abbildung 12 - Dialogfenster "Rechtschreibung und Grammatik" bit media e-learning solution Seite 20

21 Text einfügen und verändern Mit EINMAL IGNORIEREN wird das Wort unverändert belassen. Kommt dieses Wort nochmals in der Präsentation vor, so wird von der Rechtschreibprüfung wiederum ein Fehler gemeldet. Mit ALLE IGNORIEREN wird das Wort unverändert belassen. Kommt es nochmals in der Präsentation vor, wird kein Fehler mehr gemeldet. Mit ZUM WÖRTERBUCH HINZUFÜGEN wird das Wort im Wörterbuch gespeichert und nie mehr als Fehler gemeldet. Mit ÄNDERN wird nur dieser Fehler und korrigiert und mit ALLE ÄNDERN werden auch alle weiteren Wörter (z. B. makiert in markiert ) korrigiert. Mit AUTOKORREKTUR fügen Sie das Wort der AutoKorrektur hinzu, und die Änderung wird somit automatisch bei der Texteingabe durchgeführt. 3. Wenn alles korrigiert wurde, erscheint ein Meldungsfenster, das Sie mit der Schaltfläche OK bestätigen und somit zum Dokument zurückkehren. Deaktivierung der Rechtschreib- und Grammatikprüfung: Um die eventuell störenden Wellenlinien auszublenden, klicken Sie im Menü EXTRA auf den Befehl OPTIONEN und deaktivieren im Dialogfenster OPTIONEN im Register RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK die Kontrollkästchen. Abbildung 13 - Dialogfenster "Optionen" mit Registerblatt "Rechtschreibung und Grammatik" bit media e-learning solution Seite 21

22 Text einfügen und verändern Beachten Sie bitte, dass damit jedoch die fehlerhaften Stellen nicht korrigiert wurden! Es werden nur die Wellenlinien, welche einen Fehler anzeigen, nicht dargestellt. Wortwiederholungen: Word überprüft mit Hilfe der eingebauten Rechtschreibprüfung auch auf fehlerhafte Wortwiederholung. Wenn ein Textbereich markiert ist, wird die Überprüfung erstmals nur für diesen Bereich durchgeführt. Zum Beheben des Fehlers klicken Sie im Menü EXTRAS auf den Befehl RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK. Die Funktion Rechtschreib- und Grammatikprüfung findet nur die zweite Wortwiederholung (d. h. die erste wird von Word automatisch als richtig eingestuft). Sie können diese einfach durch Anklicken der Schaltfläche LÖSCHEN entfernen. 2.9 Thesaurus und Silbentrennung Stellen Sie beim Durchlesen Ihres Dokuments fest, dass sich einige Wörter wiederholen, dann bietet Ihnen Thesaurus zur Stilverbesserung in vielen Fällen Synonyme (sinnverwandte Wörter) an und kann diese anstelle des Ursprungswortes in den Text einfügen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die automatische Silbentrennung von Word zu verwenden. So gehen Sie vor: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu ersetzende Wort. 2. Im Kontextmenü wählen Sie SYNONYME und 3. rechts werden Ihnen Alternativ-Begriffe vorgeschlagen, von denen Sie einen auswählen können. Zum Aufsuchen weiterer Synonyme stellt Word das eine eigene Funktion, welche im Aufgabenbereich angezeigt wird, (über den Menübefehl EXTRAS / SPRACHE / THESAURUS) zur Verfügung. bit media e-learning solution Seite 22

23 Text einfügen und verändern Abbildung 14 Word 2003 "Thesaurus" Mit der Schaltfläche SUCHE STARTEN können Sie nach weiteren Alternativen suchen. Silbentrennungsfunktion: Damit werden längere Wörter automatisch (und natürlich gemäß der neuen Rechtschreibung) getrennt. Zum Aktivieren dieser Funktion wählen Sie im Menü EXTRAS unter SPRACHE den Befehl SILBENTRENNUNG. Standardmäßig ist sie ausgeschaltet. Zum Aktivieren klicken Sie auf das Kontrollkästchen AUTOMATISCHE SILBENTRENNUNG und bestätigen mit der Schaltfläche OK. Folgende Optionen stehen zusätzlich im Dialogfenster SILBENTRENNUNG zur Verfügung: Geben Sie im Feld SILBENTRENNZONE den Abstand zwischen dem Ende des letzten Wortes in einer Zeile und dem rechten Seitenrand an. Um die Anzahl der Trennzeichen zu verringern, vergrößern Sie die Silbentrennzone. Um den Flattersatz am rechten Seitenrand zu verringern, verkleinern Sie die Silbentrennzone. Geben Sie im Feld AUFEINANDERFOLGENDE TRENNSTRICHE die Anzahl der aufeinander folgenden Zeilen ein, die mit einem Trennstrich beendet werden dürfen. Mit Hilfe dieser Funktion kann also der Platzbedarf für Textabschnitte reduziert werden. Zum Ausschalten der automatischen Silbentrennung deaktivieren Sie wieder das Kontrollkästchen AUTOMATISCHE SILBENTRENNUNG. bit media e-learning solution Seite 23

24 Text einfügen und verändern 2.10 Datum und Uhrzeit einfügen Egal ob Brief, Fax oder Projektbericht das Datum ist in den verschiedensten Dokumenttypen wichtig. Word stellt Ihnen eine Funktion zur Verfügung, die Ihnen das Eingeben erleichtert. Diese Funktion generiert automatisch das aktuelle Datum oder die aktuelle Uhrzeit, je nach gewähltem Format. So gehen Sie vor: 1. Positionieren Sie die Einfügemarke an die gewünschte Stelle. 2. Klicken Sie im Menü EINFÜGEN auf den Befehl DATUM UND UHRZEIT. 3. Wählen Sie im Dialogfenster DATUM UND UHRZEIT ein vordefiniertes verfügbares Format in der gewünschten Sprache aus. Abbildung 15 - Dialogfenster "Datum und Uhrzeit" Um das eingefügte Datum bei jedem neuen Öffnen des Dokuments an das aktuelle Datum anzupassen, müssen Sie das Kontrollkästchen AUTOMATISCH AKTUALISIEREN aktivieren. Bevor Sie diese an sich sehr praktische Funktion nutzen, überlegen Sie bitte, ob das Datum tatsächlich aktualisiert werden soll. Bei Rechnungen oder Geschäftsberichten interessiert Sie im Nachhinein nicht das aktuelle Datum, sondern das Datum der Erstellung! Aktivieren Sie die Schaltfläche STANDARD, so wird das Datum auch zukünftig mit dem festgelegten Format eingefügt. 4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche OB, und das Datum mit dem ausgewählten Format erschein an der Position der Einfügemarke. bit media e-learning solution Seite 24

25 Text einfügen und verändern 2.11 Text suchen und ersetzen Suchen und Ersetzen von Wörtern gehören zum Standard-Repertoire einer Textverarbeitung. Damit können Wörter schnell gefunden und gegebenenfalls ausgetauscht werden. Begriffe suchen: 1. Klicken Sie im Menü BEARBEITEN auf den Befehl SUCHEN. 2. Geben Sie im Dialogfenster im Textfeld SUCHEN NACH den gewünschten Begriff ein und klicken Sie auf die Schaltfläche WEITERSUCHEN. Abbildung 16 - Dialogfenster "Suchen und Ersetzen" 3. Der gesuchte Begriff wird, sofern er im Dokument gefunden wird, markiert und kann beliebig bearbeitet werden. Klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche WEITERSUCHEN, so wird das Dokument weiter nach dem Eintrag durchsucht. Die gefundenen Begriffe im Text werden der Reihe nach einer nach dem anderen markiert. 4. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche SCHLIEßEN. Begriffe ersetzen: Um fehlerhafte oder mehrmals vorkommende Begriffe zu ersetzen, klicken Sie im Menü BEARBEITEN auf den Befehl ERSETZEN. Im Dialogfenster SUCHEN UND ERSETZEN geben Sie die gewünschten Begriffe ein und klicken abschließend auf die Schaltfläche ERSETZEN. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche SCHLIEßEN. bit media e-learning solution Seite 25