TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 1

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1 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 1 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Informationen Vorlagenverwaltung Entsorgungsvorgänge bzw. Bestandsabgänge Vorlagenverwaltung Bestandszugänge Durchführung des Import Vorlagenverwaltung Sonstige und Durchführung des dafür vorgesehenen Imports Interaktion der verschiedenen Konfigurationsdateien... 17

2 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 2 In diesem Handbuch wird das Importprogramm beschrieben. Dieses Programm dient dazu, Entsorgungsvorgänge und Bestandszugänge ohne großen Aufwand zu importieren. Voraussetzung dafür ist, dass der oder die Entsorger in der Lage sind, die durchgeführten Entsorgungen, bzw. Anlieferungen an eine Sammelstelle per Excel Tabelle zu liefern. In diesen Tabellen können nicht nur die Entsorgungsdaten enthalten sein. Es können auch die Kosten mit geliefert werden. Wenn Sie derartige Tabellen von Ihren Entsorgern erhalten, reduziert sich der Aufwand für die Erfassung von nicht gefährlichen Abfällen drastisch. Auch gefährliche Abfälle, die über Sammelentsorgung abgewickelt werden, können über diesen Weg bequem importiert werden. Das Importprogramm für Entsorgungsvorgänge und Bestandszugänge unterteilt sich in 2 Bereiche, die jeweils über einen eigenen Eintrag im Benutzerprofil verfügen. Somit können die reinen Verwaltungstätigkeiten und der tatsächliche Import getrennt berechtigt werden. Kundenspezifisch können auch weitere Bereiche durch das Import Programm abgedeckt werden. Dazu gehören beispielsweise das Hochladen von Waage Dateien, SAP Auftragsnummern, usw. Wie genau dies durchgeführt wird, wird in den weiteren Kapiteln beschrieben.

3 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 3 1. Allgemeine Informationen Der Import von Entsorgungsvorgängen, Bestandszugängen und Sonstigen basiert auf sogenannten Vorlagen oder Templates. Diese Vorlagen beschreiben, wie eine Excel Datei aufgebaut ist. Das heißt, sie beschreibt in welcher Spalte der Tabelle welcher Wert hinterlegt ist. Vorlagen können werksbezogen verwaltet werden. Dabei ist es zulässig, dass beispielsweise in einem Konzerneinsatz alle Vorlagen unter einem zentralen Werk gespeichert sind, die Verarbeitung jedoch in anderen Werken durchgeführt wird. Wird das Importprogramm gestartet, muss bei einer Installation die mehrere Werke beinhaltet, zuerst das entsprechende Werk ausgewählt werden. Ist dem Benutzer über die Benutzerverwaltung ein sogenanntes Heimatwerk zugeordnet, wird dieses automatisch eingestellt. Beim Klick auf Werkauswahl im Navigationsbaum wird das entsprechende Werk in die Navigation geladen. Wurde bereits ein Werk ausgewählt, oder es ist nur ein Werk gespeichert, oder dem Benutzer ist ein Heimatwerk zugeordnet, wird dieses Werk beim Start des Programmes in die Navigation geladen. Unterhalb des Knotens für das jeweilige Werk, werden zwei weitere Knoten mit der Beschriftung Vorlagen verwalten und Import durchführen angelegt. Unterhalb dieser Knoten sind die eigentlichen Funktionen für Entsorgungsvorgänge angeordnet. Der Knoten Sonstige kann z.b. bei bestimmten Installation auch Altautoverwertung beinhalten. Unter diesem Knoten Sonstiges werden Spezialfälle, die nicht über den Standard abgewickelt werden können, gesammelt.

4 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 4 2. Vorlagenverwaltung Entsorgungsvorgänge bzw. Bestandsabgänge Durch einen Klick auf den Navigationspunkt Entsorgungsvorgänge oder Bestandsabgänge unter dem Punkt Vorlagen verwalten wird auf der rechten Bildschirmseite die Übersicht über die bereits vorhandenen Vorlagen angezeigt. Über eine farbige Kennzeichnung im Statusfeld der Übersicht wird angezeigt, ob eine Vorlage (Template) freigegeben ist und verwendet werden kann, oder ob sie sich noch in Bearbeitung befindet. Wird eine gespeicherte Vorlage markiert und mit dem Pfeil übernommen, so wird sie in den Navigationsbaum eingestellt und kann bearbeitet werden. Soll eine neue Vorlage bzw. ein Template erstellt werden, wird das Bedienelement Neu angeklickt. Daraufhin öffnet sich das Programm zur Definition einer Vorlage. Im Kopfbereich der Vorlage können diverse Angaben hinterlegt werden. Diese sind jedoch auf Vorlagenebene keine Pflichtfelder. Das einzige Pflichtfeld im Kopfbereich der Vorlage ist die Bezeichnung der Vorlage. Ziel Die beiden Felder Erzeuger und Anfallstelle im Bereich Ziel haben folgende Bedeutung: Werden Entsorgungsvorgänge importiert, müssen diese einem Erzeuger und einer Anfallstelle zugeordnet werden. Werden die zu importierenden Daten immer demselben Erzeuger und derselben Anfallstelle zugeordnet, können diese Angaben hier in die entsprechenden Felder eingetragen werden. Sind es evtl. wechselnde Anfallstellen und unterschiedliche Erzeuger, müssen die Angaben in der Excel Tabelle hinterlegt sein. Quelle Ähnliches gilt für die Angaben im Bereich Quelle. Wird z. B. eine Vorlage speziell für einen Entsorger angelegt, so kann oder sollte der Entsorger, evtl. mit Entsorgungsanlage, in den Vorlagenkopf eingetragen werden. Erhalten Sie die Datei z.b. von einem Generalunternehmer der die Daten für mehrere Entsorger in einer Tabelle liefert, muss die Angabe zum Entsorger in der Tabelle selbst enthalten sein. Gleiches gilt natürlich für die Entsorgungsanlage, die bei nicht gefährlichen Abfällen nicht angegeben werden muss, und für Beförderer. Sollten die Angaben zu den Beförderern fehlen, wird beim letztendlichen Importvorgang der Entsorger auch als Beförderer eingesetzt.

5 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 5 Die oben gezeigten, im Positionsteil der Vorlage aufgeführten Felder können in der Excel Datei übergeben werden. Dabei darf eine maximale Anzahl von 30 Feldern aus dieser Aufzählung nicht überschritten werden. In das Feld hinter der jeweiligen Feldbezeichnung ist die Spalte einzutragen, in welcher der entsprechende Wert steht. Achtung: Die Angaben können numerisch (1, 2, 3 usw.) oder alphanumerisch (A, B, C, usw.) gemacht werden. Die Daten dürfen in der Excel Tabelle auch nur in den ersten 30 Spalten stehen. Die Mindestangaben in der Tabelle, die für einen erfolgreichen Import notwendig sind, sind folgende: - AVV oder Sachnummer - Datum der Entsorgung - Netto - Einheit Sofern ein Entsorger diese vier Daten pro Entsorgung liefern kann, können sie als Entsorgungsvorgänge importiert werden. Die fehlenden Daten zu Erzeuger, Anfallstelle, Entsorger und Beförderer müssen in diesem Fall beim Importvorgang manuell dazu gegeben werden. Eine Sonderstellung nimmt das Feld Datenprüfung ein. Über dieses Feld kann dem Importprogramm die Anweisung gegeben werden, zuerst zu überprüfen, ob ein Datensatz bereits vorhanden ist, bevor er neu angelegt wird. Über dieses Feld wird angegeben, mit welchem Schlüsselbegriff in den Entsorgungsvorgängen gesucht werden soll. Zulässige Felder hierfür sind: - Wiegeschein, Frachtbrief-Nr., Begleitschein-Nr. oder Übernahmeschein-Nr., Lieferschein und Auftrag. In das Feld Datenprüfung muss in diesem Fall die Spalte eingetragen werden, in welcher sich der Wert in der Excel Tabelle befindet. Das ursprüngliche Feld muss in diesem Fall auf dieselbe Spalte verweisen. Ist der Datensatz bereits vorhanden, gelten folgende Regeln: - Sofern der Datensatz nicht validiert ist, wird er mit den aktuellen Änderungen überschrieben. - Ist der Datensatz validiert und nicht importiert worden, wird keine Änderung durchgeführt. - Ist der Datensatz validiert und wurde er importiert, wird er mit den aktuellen Änderungen überschrieben. - Ist der ursprüngliche Datensatz storniert, wird kein neuer Datensatz angelegt. - Wenn die Änderungen durchgeführt werden, werden alle Kosten- bzw. Erlöspositionen zu dem Vorgang gelöscht, sofern sie durch einen Import angelegt wurden. Manuell hinzugefügte Kosten-

6 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 6 bzw. Erlöspositionen bleiben bestehen. Sofern die Datenprüfung verwendet wird, d.h. es wird auf einen bestehenden Datensatz verwiesen, ändern sich auch die Pflichtfelder. In der Excel Tabelle müssen in diesem Fall nur noch die Angaben zu Datum, Menge, Einheit und Datenprüfung vorhanden sein. Über die Vorlage muss mindestens das Werk angegeben sein. Alle anderen Daten sind bereits im zu verwendenden Datensatz (Entsorgungsvorgang bzw. Bestandsabgang) bereits vorhanden. Sind in der Tabelle weitere Daten angegeben, überschreiben diese die Werte, die bereits im Vorgang vorhanden sind. Nachfolgend ein Beispiel für die Beschreibung eines Imports, bei dem nicht nur die Entsorgungsdaten, sondern auch die Abrechnungsdaten in der Tabelle mit übergeben werden. Insgesamt werden in diesem Beispiel 14 Felder pro Datensatz vom Entsorger übergeben. Soll in dem obigen Beispiel überprüft werden, ob der jeweils zu importierende Datensatz bereits vorhanden ist, muss in das Feld Datenprüfung die Spaltenangabe Q (=Wiegeschein) erfolgen. Wichtig!! Damit eine Vorlage verwendet werden kann, muss sie validiert werden. Dies erfolgt über das Bedienelement Validieren.

7 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 7 3. Vorlagenverwaltung Bestandszugänge Die Verwaltung der Vorlagen für Bestandszugänge unterscheidet sich in Details von der Verwaltung der Vorlagen für Bestandszugänge. Ansonsten ist die Bearbeitung identisch. Der Kopfbereich unterscheidet sich. Neben der Bezeichnung der Vorlage wird im Kopfbereich nur das Ziel angegeben. Ziel Bei einem Bestandszugang ist das Ziel eine Sammelstelle. Hierfür muss zuerst das Werk ausgewählt werden, sofern mehrere Werke vorhanden sind. Danach kann die Sammelstelle ausgewählt werden. Quelle Die Herkunft bzw. die Quelle muss über den Excel Datenbereich definiert sein. Excel Spalten Die Auswahl der Excel Spalten unterscheidet sich von der Auswahl bei den Bestandsabgängen. Die Regeln für die Datenprüfung über das entsprechende Feld sind gleich wie bei den Bestandsabgängen. Eine Besonderheit bildet die Herkunft der Daten. Im Normalfall ist die Herkunft über Erzeuger und Anfallstelle geregelt. Fehlen diese Angaben in der Excel Tabelle, obwohl sie als Spalten definiert sind, untersucht das Import Programm die Angaben bei Abfallblatt / Herkünfte. Ist dort eine eindeutige Kombination hinterlegt, wird diese verwendet.

8 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 8 4. Durchführung des Import Liegt eine Excel Tabelle eines Entsorgers vor, kann sie importiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass eine Vorlage existiert, welche die Struktur des Tabelleninhalts beschreibt Wird auf den entsprechenden Punkt im Navigationsbaum geklickt, erscheint eine Maske, welche eine Abfolge von Tätigkeiten anzeigt. Diese Abfolge wird nachfolgend beschrieben. Schritt 1: Upload der Excel Tabelle auf den Server Klicken Sie auf die Lupe hinter dem Feld im Bereich Datei Upload. Daraufhin öffnet sich der Windows Dialog für das Öffnen von Dateien. Lokalisieren Sie die zu importierende Datei und klicken auf Öffnen. Daraufhin wird die Datei auf den Server hochgeladen. Ist der Upload beendet, wird der hochgeladene Dateiname in dem Feld angezeigt. Schritt 2: Auswahl des Worksheet bzw. des Tabellenblatts in dem die Daten gespeichert sind Nach dem Upload wird in dem Auswahlfeld für das Worksheet, das erste Worksheet in der Tabelle angezeigt. Sind die Daten in einem anderen Worksheet gespeichert, wählen Sie das entspre-

9 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 9 chende Worksheet aus dem Auswahlfeld aus. Schritt 3: Auswahl der Vorlage für den Import Klicken Sie auf die Lupe hinter dem Feld für die Auswahl einer Vorlage. Es wird eine Übersicht über die validierten Vorlagen in dem ausgewählten Werk angezeigt. Nach Auswahl der zu verwendenden Vorlage werden die relevanten Sachverhalte in der Excel Tabelle überprüft.

10 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 10 Im unteren Bereich sind die beiden Bereiche Herkunft bzw. Quelle und Ziel angezeigt. Über Sternchen wird signalisiert, welche Datenfelder als Mussfelder für den Import notwendig sind. Sofern die entsprechenden Felder in der zu verarbeitenden Datei hinterlegt sind, wird im zutreffenden Feld der Text Datenquelle: Excel angezeigt. Das entsprechende Feld ist für Eingaben gesperrt. Sind Mussfelder nicht in der Tabelle enthalten, werden die entsprechenden Felder entsperrt und die Daten können über Auswahlfelder oder Übersichten ausgewählt werden. Sind alle Mussfelder gefüllt, kann Schritt 4 gestartet werden. Die Angaben zu Herkunft und Ziel sind je nach Art des Imports (Bestandsabgänge oder Bestandszugänge) unterschiedlich. Schritt 4: Übertragung der zu importierenden Daten Da die Daten für die Verarbeitung in die Datenbank geschrieben werden müssen, übernimmt Schritt 4 die Aufgabe. Durch Klick auf Upload werden die Daten aus der Excel Tabelle ausgelesen und in die Datenbank geschrieben. Die übertragenen Zeilen werden angezeigt.

11 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 11 Schritt 5: Inhaltliche Überprüfung der Daten Durch Klick auf dieses Bedienelement wird eine inhaltliche Prüfung der Daten vorgenommen. Fehler die eine Verarbeitung verhindern würden, werden im Info Bereich angezeigt. Sind die überprüften Daten in Ordnung, erscheint nachfolgende Meldung: Wenn in der Import Datei die AVV enthalten ist, muss folgendes beachtet werden: Solange die AVV eindeutig einer Sachnummer zuzuordnen ist, läuft der Import wie hier beschrieben ab. Sind jedoch mehrere Sachnummern mit derselben AVV-Nr. vorhanden, kann das Import Programm nicht selbstständig entscheiden, welche Sachnummer die richtige ist. Folglich erscheint ein Fenster, in welchem die Zuordnung von AVV zu Sachnummer vorzunehmen ist. Zu beachten ist hierbei, dass in einem solchen Fall innerhalb einer Import Datei eine AVV nur einer Sachnummer zugeordnet werden kann. Eine Zuordnung auf Zeilenebene kann nicht vorgenommen werden. In diesem Fall müsste die Excel Datei manuell um die für jede Zeile gültige AVV ergänzt werden. Die obige Fehlermeldung wird einem solchen Fall angezeigt. Klicken Sie auf dieses Bedienelement, um die AVV Sachnummernzuordnung durchzuführen.

12 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 12 Es werden alle nicht eindeutigen AVV angezeigt. In dem korrespondierenden Auswahlfeld sind die Sachnummern aufgelistet, die in Frage kommen. Wählen Sie jeweils die zutreffende Sachnummer aus und bestätigen danach mit dem Pfeil. Danach starten Sie erneut die inhaltliche Prüfung, wie in Schritt 5 beschrieben. Sofern keine Fehler mehr erkannt werden, wird das Bedienelement für Schritt 6 aktiviert und eine entsprechende Statusmeldung ausgegeben. Schritt 6: Erteilung des Auftrags an die Systemdienste den Import durchzuführen Durch Klick auf dieses Bedienelement wird der Auftrag zum Import an die Systemdienste erteilt. Nachfolgende Meldung enthält die Auftragsnummer: Das Ergebnis des Imports wird im Eingangskorb im Fach Allgemein angezeigt.

13 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 13 Ist der Import mit Hinweis beendet, können die Daten ausgewertet werden. Sie stehen als ganz normale Entsorgungsvorgänge im System zur Verfügung.

14 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: Vorlagenverwaltung Sonstige und Durchführung des dafür vorgesehenen Imports Unter Sonstiges können aktuell drei Spezialfälle für bestimmte Kunden abgewickelt werden. Dies sind im Einzelnen: Funktion Code Beschreibung Flüssigverbrennung 50 Verarbeitet Excel Dateien die aus der Flüssigverbrennung kommen. Ordnet die Daten den Dispositionen (Bestandszugänge) zu. Wiegedaten 51 Dateien die über diesen Code hochgeladen werden, werden dem Wiegedaten Importprogramm zur Verfügung gestellt. Siehe hierzu auch Interaktion der verschiedenen Konfigurationsdateien. SAP Auftragsnummern 52 Importieren von Auftragsnummern. Diese werden den Leistungsarten zugeordnet, die an Entsorgungsnachweisen hinterlegt sind. Achtung: Die bestehenden Auftragsnummern werden überschrieben. Die neu importierten werden sofort gültig. Hapart Schnittstelle 70 Schnittstelle zur Übernahme von Entsorgungsdaten und Rechnungen des auf Krankenhaus Entsorgung spezialisierten Entsorgers Hapart. Siehe hierzu auch Interaktion der verschiedenen Konfigurationsdateien. Die in der obigen Tabelle hinterlegten Codes müssen in den Systemglossaren hinterlegt werden. Der Glossar-Name lautet: IMP_VORLAGENTYP Zu jedem hier verwendeten Code muss ein entsprechendes Stück Software vorhanden sein, welches die entsprechende Funktion ausführt. Obige Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus dem Glossar, in dem alle, nicht nur die Sonstigen, Import Typen aufgelistet sind. Um eine Funktion für die Sonstigen einzurichten ist ein Eintrag in diesem Systemglossar vorzunehmen.

15 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 15 Obige Abbildung zeigt den Eintrag für den Import der SAP Auftragsnummern. Feld Systemglossar Nummer Bezeichnung ISO-Code Sprache Bemerkung Bedeutung Festgelegter Name IMP_VORLAGENTYP Diese Nummer ist fest vorgegeben. Sie wird Ihnen vom Systemadministrator genannt. Frei zu vergeben Alle Import Funktionen Sonstige müssen in diesem Feld den Begriff SONSTIGE aufweisen. Auswahl der Sprache, die zur Verfügung gestellt werden soll. Freie Eingabe als Kommentar möglich. Um über eine Sonstige Funktion Dateien zu importieren und zu verarbeiten, müssen Vorlagen erstellt werden, mit deren Hilfe die Importe letztendlich durchgeführt werden. Die Definition einer Sonstigen Vorlage orientiert sich in ihren Grundzügen an den anderen Vorlagen, die in den vorigen Kapiteln dieses Handbuchs beschrieben sind.

16 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: 16 Es sind jedoch, im Gegensatz zu den anderen Vorlagen, nur wenige Angaben zu machen. Feld Bez. der Vorlage Status Vorlagentyp Erzeuger Sammelstelle Bedeutung Freier Name Nur validierte Vorlagen können für einen Import verwendet werden. Nach dem Speichern über den Button mit dem Fingerabdruck validieren. Auswahl aus dem Auswahlfeld. Darin sind alle Einträge des Systemglossars IMP_VORLAGERNTYP enthalten, welche im Feld ISO-Code den Wert SONSTIGE aufweisen. Mussfeld. Es kann irgendein Erzeuger ausgewählt werden. Er hat keinerlei Bedeutung für die Verarbeitung. Kann leer bleiben. Die Durchführung des Imports beschränkt sich auf wenige Angaben und Schritte. Auswahl der zu importierenden Datei über die Lupe. Danach Auswahl der zu verwenden Vorlage. Die Adresse ist vorbelegt mit der Adresse die in der Benutzerverwaltung für den angemeldeten Benutzer hinterlegt ist. Durch Klick auf den Upload Button wird die Datei hochgeladen. Die Server Komponente des Import Programms verarbeitet die Datei. Eine Nachricht nach Abschluss des Import Prozesses wird an die angegebene Adresse gesendet. Gleichzeitig erfolgt ein Eintrag im Eingangskorb Allgemein.

17 TRIAS-AMOS Handbuch Band 5 Importprogramm Seite: Interaktion der verschiedenen Konfigurationsdateien Hinweise für die System Administratoren Wenn das Import Programm mit der Funktion SONSTIGE zum Einsatz kommt, muss auf jeden Fall in der Web.Config des Systems hinterlegt sein, an welcher Stelle die hochgeladenen Dateien abgelegt werden sollen. Web.Config <configuration> <appsettings> <add key="localconnection" value="true" /> <add key="pathlogging" value="c:\inetpub\wwwroot\trias-amv4013-v2_fum\log\" /> <add key="pathdateien" value="c:\inetpub\wwwroot\trias-amv4013-v2_fum\dokumente\" /> <add key="pathuploadcenter" value="d:\uploadcenter"/> Der User, unter dem der IIS ausgeführt wird, muss Zugriff (Read, Write, Delete) auf den angegebenen Ordner haben. Gleichzeitig muss in der INI Datei welche die Server Komponente des Import Programms (AMV3IMPBATCH.EXE) verwendet, ebenfalls auf dieses Verzeichnis verwiesen werden. In der Section [GENERELL] muss zwingend auf das Upload Verzeichnis verwiesen werden. Der User, unter dem die Server Komponente des Import Programms ausgeführt wird, muss Zugriff (Read, Write, Delete) auf den angegebenen Ordner haben. [Generell] UPLOADCENTER=\\TRIAS-WIN2012R2.trias.local\UploadCenter (Beispiel) Für die unterschiedlichen Funktionen kann es notwendig sein, dass in der INI Datei noch weitere Sektionen aufgenommen werden müssen. Diese erhalten Sie vom Hersteller des Systems in den Installationsanweisungen für eine Funktion.