1 Die Firma Die Software Funktionen und Module... 5

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1 Beschreibung und Module von QLogBook2010

2 Inhaltsverzeichnis 1 Die Firma Die Software und Module Mitarbeitenden- und verwaltung Prozesse darstellen im Prozessbaum Favoriten speichern Suchfunktion Aufgabenmanagement und Pendenzenüberwachung Modul Ausbildungen Modul Ereignismanagement Dokumentenlenkung / Änderungsmanagement Modul Betriebsmittelverwaltung (vorbeugender Unterhalt) Modul Risikomanagement Modul Besprechungsmanagement Modul Bewertungen Modul Auditmanagement Module in Planung oder in Programmierung Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 2/20

3 1 Die Firma Die Firma QLogBook GmbH wurde im April 2011 gegründet mit Sitz in Baar ZG. Sie entwickelt und vertreibt die Managementsoftware QLogBook, welche vor über 15 Jahren von Andres Quality System AG entwickelt, programmiert, laufend verbessert und erweitert wurde. Die Software wurde in dieser Zeit rund 200 mal in verschiedensten Branchen und Organisationen verkauft und installiert. Im Jahre 2010 erfolgte eine umfassende Neuentwicklung, basierend auf den modernsten Technologien (SQL und.net). 2 Die Software Q-LogBook ist eine ausgereifte Managementsoftware für die Verwaltung, Wissensmanagement und systematische Strukturierung von Arbeitsabläufen. In jedem Unternehmen entstehen aus den Arbeitsabläufen, Prozessen, Ereignissen, Besprechungen, Betriebs- und Prüfmittelunterhalt diverse Aufgaben und wiederkehrende Tätigkeiten, deren Erledigung dauernd überprüft werden müssen. Die in QLogBook erfassten Aufgaben können auf Wunsch mit Outlook abgeglichen werden. Mit QLogBook sehen alle Mitarbeitenden ihre eigenen Termine und Aufgaben. Mit der entsprechenden Berechtigung können die Führungskräfte sämtliche Termine und Aufgaben im gesamten Unternehmen koordinieren. Nichts geht mehr vergessen. Diverse hilfreiche Module helfen bei der Bewältigung der anstehenden Aufgaben und Workflows im Unternehmen. 2.1 Kundennutzen Informationen jederzeit im Griff haben und damit Zeit und Geld sparen Laut neuesten Studien, unter anderem auch von der AIIM (Association for Information an Image Management) suchen Mitarbeiter während 51 Minuten pro Tag resp. 180 Stunden pro Jahr nach Informationen! Mit QLogBook werden die Mitarbeitenden deutlich weniger lange nach Informationen suchen dank Volltextsuche. Es kostet demnach viel Geld, QLogBook NICHT zu benutzen! Dank den Einsparungen der Suchstunden haben sich die Investitionen in QLogBook bei 3-4 Usern nach nur einem Jahr vollständig amortisiert. Führungsinstrument: Übersicht und Kontrolle behalten Dank QLogBook behalten die Anwender jederzeit die Kontrolle über die Prozesse und insbesondere über die zu erledigenden Aufgaben und Pendenzen, und dies völlig automatisch. Aufgaben und Pendenzen können direkt aus dem einzelnen Prozessschritt heraus erfasst werden, ebenso Ereignisse (z.b. Kundenreklamationen, Produktionsfehler usw.). Die definierte zuständige Person erhält automatisch eine Nachricht in seinem programm. Beim Start der Software können auf den ersten Blick sämtliche Pendenzen eingesehen werden. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 3/20

4 Reduktion des Aufwands für die Zertifizierung Der Aufwand für die Erfüllung der Normen und die Vorgaben der Zertifizierung werden auf ein Minimum reduziert. Normen erfüllen und Nachweise erbringen Die Software unterstützt den Kunden, die verschiedensten Normen zu erfüllen und die notwendigen Nachweise zu erbringen (ISO, OSHC usw.). Verantwortlichkeiten werden in den Prozessen gesteuert. Sicherheitsrelevante Prozesse überwachen Überwachung sicherheitsrelevanter Prozesse mittels Risikomanagement, Export in ein Excel- File, wo die Risiken entsprechend dargestellt werden. Dokumentenlenkung Der Zugriff auf die Verzeichnisse und zu den Dokumenten und Dateien wird in QLogBook festgelegt. Auf Wunsch bieten wir eine umfassende Dokumentenlenkung mit Berechtigungsvergaben an. Papierverbrauch wird auf ein Minimum reduziert Ebenfalls in derselben Studie der oben genannten Organisation: Erreicht ein Drittel des ausgedruckten Papiers niemals den Empfänger Produziert ein Mitarbeiter pro Jahr ca. 875MB an Daten das entspricht ca Blatt oder fast 3 Bäumen Geht jedes 7. Dokument im Büro verloren Sind mehr als 15% aller Büroräumlichkeiten mit Aktenschränken belegt, deren Inhalte teilweise ins Archiv oder überhaupt vernichtet gehören In QLogBook werden sämtliche prozessrelevanten Dokumente und Daten elektronisch archiviert und gesteuert. Das spart bares Geld und schont die Umwelt. Infrastruktur, Inventur und Servicearbeiten jederzeit im Griff haben Die Infrastruktur und die Betriebsmittel werden nur einmal erfasst. Die entsprechenden Servicearbeiten können vollautomatisch gesteuert werden. Die Inventur kann per Knopfdruck abgefragt werden. Das spart Geld. Wissen erhalten und sichern QLogBook bringt Transparenz ins Wissensmanagement. Alle Tätigkeiten im Unternehmen sind beschrieben, die dazu benötigten Unterlagen sind jederzeit leicht und schnell auffindbar. Sie wissen jederzeit, wer über welches Wissen verfügt und wer welche Aus- und Weiterbildungen besucht hat. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 4/20

5 Enorm einfache Bedienung QLogBook ist sehr einfach zu bedienen, einerseits im Administrationsbereich und vor allem für die Mitarbeitenden mit einfachen Leserechten. Wir benötigen einen sehr kleinen Schulungsaufwand, der ungefähr einen halben bis einen Tag (vorzugsweise zweimal einen Halbtag) dauert. Danach stehen wir selbstverständlich telefonisch oder für weitere Schulungstage jederzeit zur Verfügung. Bestes Preis-Leistungsverhältnis QLogBook bietet mit Abstand das beste Preis-/Leistungsverhältnis in der Schweiz an. Nirgendswo erhält der Kunde ein so umfassendes System für Qualitätsmanagement zu solch einem günstigen Preis. QLogBook ist zurzeit das einzige Produkt, welches auf den neuesten Technologien entwickelt und programmiert wurde (MS SQL /.NET). Für kleine Unternehmen (bis 20 Mitarbeitende) ist die Miete des Systems für einen monatlichen Betrag mit oder ohne Anzahlung möglich. 3 und Module 3.1 Mitarbeitenden- und verwaltung Navigationsbereich Erfassungsbereich Hier erfassen Sie die Mitarbeitenden und und erteilen die entsprechenden Berechtigungen für das Managementsystem. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 5/20

6 3.2 Prozesse darstellen im Prozessbaum Prozess-Landkarte Prozess-Struktur Prozesse können Sie vollkommen selbständig benennen und der Prozessbaum kann anhand der Vorgaben beliebig aufgebaut werden. Die Struktur lässt unendlich viele Ebenen zu und ist vergleichbar mit dem Windows-Explorer (Ordner-Struktur aufbauen). Arbeitsbereiche und Arbeitsschritte (Tätigkeiten) sauber strukturiert und geordnet aufbauen und beschreiben, alles ist am richtigen Ort zu finden. Da die Mitarbeitenden alles bei der entsprechenden Tätigkeit finden, sparen sie damit Zeit. Zudem kann das Know-how der Mitarbeitenden hinterlegt werden (Wissensmanagement). Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern wird erleichtert und erfolgt strukturiert. Sie können sehr einfach entscheiden, wer über Schreibrechte oder nur Leserechte verfügt, wer den Vollzugriff auf die einzelnen Prozesse erhält oder wem sogar der Zugriff verweigert wird. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 6/20

7 3.3 Favoriten speichern Favoriten-Liste Die am häufigsten gebrauchten Prozesse können als Favoriten gespeichert und auf Knopfdruck abgerufen werden. Es stehen Systemfavoriten (für alle Mitarbeitenden gültig) und eigene Favoriten (für jeden Mitarbeitenden individuell) zur Verfügung. Der mit Abstand schnellste Weg zu den tagtäglich und sehr oft gebrauchten Dinge zum Arbeiten. Es können Internet-Links und Verknüpfungen zu Prozessen und Dokumenten hinterlegt werden. Sie sparen massiv Zeit. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 7/20

8 3.4 Suchfunktion Volltextsuche Mit der Suchfunktion (Volltextsuche) finden Sie sekundenschnell die gesuchten Dokumente, Prozesse oder sonstigen mitgeltenden Unterlagen. Wenn Windows-Search installiert und indiziert ist, werden auch Wörter innerhalb der Dokumente gefunden. Sie müssen nicht mühsam in der Verzeichnisstruktur des Servers nach Dokumenten durchsuchen, sondern können direkt ind er Suchmaske von QLogBook nach den Dokumenten suchen. Das spart enorm Zeit und manchmal auch Nerven. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 8/20

9 3.5 Aufgabenmanagement und Pendenzenüberwachung Sämtliche anfallenden Aufgaben aus Prozessen, Projekten, Sitzungen, vorbeugender Unterhalt, Ereignissen usw. werden mit dem Modul Aufgabenmanagement erfasst (Abgleich mit Outlook). Überwachung und Kontrolle sämtlicher Aufgaben und Pendenzen im Unternehmen. Nichts geht mehr vergessen, auch nicht bei Abwesenheit oder bei Ausfall eines Mitarbeitenden. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 9/20

10 Für alle eingegebenen Aufgaben werden die Pendenzen angezeigt, so behalten Sie die Übersicht. Die Mitarbeitenden sehen jeweils nur ihre eigenen Pendenzen, die Führungskräfte können sämtliche Pendenzen aller Mitarbeitenden einsehen. Gelb markierte sind solche Pendenzen, die in der Vorlaufzeit stehen, die roten sind bereits abgelaufen (siehe Abbildung oben links). Übersicht über sämtliche Pendenzen aller Mitarbeitenden. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 10/20

11 3.6 Modul Ausbildungen Erfassung und Verwaltung der internen und externen Aus- und Weiterbildungen von Mitarbeitenden inkl. Kosten, Dauer usw. Pro Mitarbeiter kann per Knopfdruck ein Schulungsnachweis ausgedruckt werden. Aufbau und Erhalt des Wissensmanagements. Einfache Erstellung einer Liste der Schulungen für das Jahresgespräch mit den Mitarbeitenden. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 11/20

12 3.7 Modul Ereignismanagement Sämtliche Ereignisse können erfasst (Kundenreklamationen, Vorfälle, Unfälle usw.) und entsprechende zu erledigende Aufgaben verteilt werden (Abgleich mit Outlook). Statistische Auswertungen über die Ereignisse mittels Excel-Pivot für Nachweise. Basisdaten für kontinuierliche Verbesserung (KVP). Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 12/20

13 3.8 Dokumentenlenkung / Änderungsmanagement Auf Stufe Dokumente werden die Dokumente in Form eines Workflows strukturiert gelenkt. Nach dem 4-Augen-Prinzip werden die Dokumente je nach entsprechender Berechtigung erstellt/geändert, freigegeben oder gelöscht. Geänderte Dokumente werden automatisch archiviert. Nachweise über die Änderungen an den Prozessen und/oder an den Dokumenten. Informationen über die vorgenommenen Änderungen an die Stakeholder. Archivierung der Dokumente, können z.b. bei Audits jederzeit wieder in der vorherigen Version geöffnet und mit der neuen Version verglichen werden. Vorlagen, Checklisten usw. können nicht mehr einfach so geändert werden, sondern nur noch durch Personen mit der Berechtigung für Dokumentenlenkung. So ist sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden dieselben Dokumente nutzen (Corporate Identity / Corporate Design). Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 13/20

14 3.9 Modul Betriebsmittelverwaltung (vorbeugender Unterhalt) Erfassung und Verwaltung sämtlicher Betriebsmittel (Arbeitsgeräte, Büromobiliar, Prüfmittel usw.) inkl. Verteilung der entsprechenden Aufgaben für den vorbeugenden Unterhalt. Kleiner administrativer Aufwand bei der Planung und Überwachung der vorbeugenden, wiederkehrenden Tätigkeiten. Nachweis über ausgeführte Wartungsarbeiten. Ab Mai 2013 ausführliche Statistiken durch Export in Excel-Pivot für Nachweise und Planungen. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 14/20

15 3.10 Modul Risikomanagement Erfassung und Verwaltung sämtlicher Risiken (Arbeitssicherheit, Umwelt, Finanzen / IKS usw.) inkl. Verteilung der entsprechenden Aufgaben für das Risiko-Controlling. Übersicht über die risikorelevanten Prozesse. Verminderung der Risiken in der Unternehmung. Umfangreiche statistische Auswertung mit grafischer Darstellung der Risiken. Saubere Dokumentation der Unternehmensrisiken. Jederzeitige Auswertung per Knopfdruck mit ausführlicher Risikomatrix (Excel) für die Analyse zu Handen der Geschäftsleitung. Dank den hinterlegten Controlling-Aufgaben geht nichts mehr vergessen, so kann die Risikominderung vereinfacht und kontrolliert erfolgen. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 15/20

16 Beispiel einer Risikomatrix mit der Zuordnung der einzelnen Risiken in den Risikozonen. Diese Auswertung kann selbstverständlich pro Risikoart erstellt werden. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 16/20

17 3.11 Modul Besprechungsmanagement Erfassung und Verwaltung von Besprechungen und Sitzungen inkl. Traktandierung, Einladung der Teilnehmer per Knopfdruck, Protokollierung und Verteilung der entsprechenden Aufgaben (Abgleich mit Outlook). Jederzeit Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben und Pendenzen aus Sitzungen und Besprechungen. Dokumentation der Besprechungspunkte. Protokoll auf Knopfdruck. Wenn während der Sitzung sauber protokolliert und die Aufgaben verteilt werden, entfällt das Eintragen der Termine im Outlook für jedes einzelne Teammitglied. Das spart sehr viel Zeit und sorgt dafür, dass viel weniger vergessen geht. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 17/20

18 3.12 Modul Bewertungen Erfassung und Verwaltung von Bewertungen und Umfragen (Lieferantenbewertung, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit, Schulungen usw.). Auswertung der vergebenen Punkte mittels Excel. Nachweis der durchgeführten Bewertungen, Auswertung mittels Excel. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 18/20

19 3.13 Modul Auditmanagement Erfassung und Verwaltung von Audits (interne, externe) inkl. Bewertungen, Einladung der Teilnehmer per Knopfdruck, Protokollierung und Verteilung der entsprechenden Massnahmen (Abgleich mit Outlook). Übersicht und Nachweis über die durchgeführten Audits. Jederzeit Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben und Pendenzen aus Audits. Dokumentation und Bewertung der Auditpunkte. Protokoll auf Knopfdruck. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 19/20

20 4 Module in Planung oder in Programmierung Modul Projektmanagement Erhältlich ca. April 2013 Web-Interface 1. Phase Darstellung der Prozesse im Web-Browser Erhältlich ca. September 2013 Web-Interface 2. Phase Darstellung der Prozesse im Web-Browser Erfassung von Ereignissen und evtl. anderen Modulen via Web-Browser Erhältlich ca. Frühling 2014 Web-Interface 3. Phase Volle Administration via Web- Browser Erhältlich ca. Herbst 2014 Planung und Dokumentation von Projekten mit dazugehörigen Sitzungen, Verteilung von Aufgaben und Kontrolle der Pendenzen. Projekte strukturiert durchführen. Kontrolle der zu erledigenden Aufgaben, Protokollierung der Projektsitzungen. Q-LogBook Beschreibung Version: / Ersteller: QLogBook GmbH Seite 20/20