Inhalt. Dokumentation VIAS_W. V32w6900 Workflow-Assistent

Transkript

1 Dokumentation Inhalt 1. Der Benötigte Dateien Vorbereitung Hinterlegung von Workflows Definition eines neuen Workflows Definition von Aktionen Aktionstyp Messagebox Aktionstyp Maske anlegen Aktionstyp Benutzerdefinierte Aktion Übersicht Workflows und Aktionen Überprüfung in den Datensätzen Beispiel für einen kompletten Workflow Tipps zu Aktionen Ausblick:

2 Dokumentation 1. Der Der bietet die Möglichkeit, auf Masken- und Feldebene Auslöser zu definieren, auf die festzulegende Aktionen erfolgen. Beim Speichern von Datensätzen wird überwacht, ob Workflow-auslösende Bedingungen zutreffen und dann der entsprechende Workflow gestartet. 1.1 Benötigte Dateien Programme/dll V32W6900.EXE Hinterlegen der Workflows V32W6901.DLL Überwachen der Datensätze BTR V32W6900.BTR Hinterlegte Workflows/Auslöser V32W6901.BTR Hinterlegte Aktionen Die beiden BTR-Dateien werden bei erstmaligem Aufruf und Speichern von V32W6900.EXE automatisch im Mandantenverzeichnis angelegt. MAP Aktionen.map Hinterlegung von möglichen Aktionen 1.2 Vorbereitung Der Assistent zur Definition des Workflows v32w6900.exe wird am besten in das Menü Administration oder Dienst im Eingangsbild eingebunden. Er muss in die Benutzerverwaltung eingetragen werden. Die Datei v32w6901.dll (Überwachung) muss registriert sein. 1.3 Hinterlegung von Workflows Das Programm zur Hinterlegung von Workflows wird aufgerufen. Es öffnet sich der zunächst leere Assistent. 2

3 Dokumentation Folgende Schaltflächen stehen zur Verfügung: Baum öffnen = alle Aktionen zu einem Workflow anzeigen Baum schließen Neuen Workflow definieren Neue Aktion definieren Markierten Workflow/markierte Aktion zur Bearbeitung öffnen Aktion/Workflow nach oben verschieben = Reihenfolge der Ausführung ändern Aktion/Workflow nach unten verschieben = Reihenfolge der Ausführung ändern Aktion/Workflow löschen Hilfe (derzeit ohne Funktion) 1.4 Definition eines neuen Workflows Nach Betätigen der Schaltfläche Neuer Workflow spiel wird die Maske BAULEIST gewählt. öffnet sich die Maskenauswahl. Im Bei- 3

4 Dokumentation Der Auslöser wird über Eingabe einer Bedingung in das Feld Auslöser definiert: Dafür steht die Formelhilfe analog zum Produktdesigner zur Verfügung. Zwei Funktionen gibt es hier, die im Maskendesigner nicht vorhanden sind: - Die Variable NEUANLAGE fragt ab, ob der Datensatz neu angelegt wurde. - 4 Mit der Schaltfläche kann der vorherige Inhalt eines Feldes abgefragt werden; das Feld wird dann als [ALT.xx] in die Formel eingetragen.

5 Dokumentation Ein beschreibender Text wird im Feld Beschreibung eingegeben. 1.5 Definition von Aktionen Anschließend werden zu diesem Workflow eine oder mehrere Aktionen definiert. Dazu ist der Workflow markiert und die Schaltfläche Neue Aktion nächst, welcher Typ von Aktion angelegt werden soll: wird betätigt. Das System fragt zu- 5

6 Dokumentation Aktionstyp Messagebox Im Feld Aktion wird die Beschreibung vorgeschlagen, die später in der Übersicht der Aktionen angezeigt wird. Der vorgeschlagene Text kann überschrieben werden. Im Feld Text wird der Text eingetragen, der später in der Messagebox erscheinen soll. \n im Text erzeugt einen Zeilenumbruch \t im Text erzeugt einen Tabulator Der darunterliegende Block zeigt mögliche Layouts und Abbruchoptionen, mit denen die Meesagebox ausgestatte werden kann. Die Messagebox zählt alle nachfolgenden Aktionen auf und erlaubt dem Anwender die Entscheidung, mittels Ja/Nein-Button fortzufahren oder abzubrechen. 6

7 Dokumentation Die Messagebox gibt nur einen Hinweis aus, den der Anwender bestätigen und damit wegklicken kann. Die Messagebox gibt einen Hinweis aus (aber anders als bei Option1 ohne Aufzählung der Einzelaktionen); der User kann mit OK bestätigen oder abbrechen. Der Text der Messagebox sollte hier als Frage formuliert sein, da als Reaktionsmöglichkeit die Schaltflächen Ja und Nein bereitgestellt werden. Die nachfolgenden Aktionen werden nicht aufgezählt. Das Feld Befehlszeile zeigt denn kompletten Befehlstext. Dieser kann auch manuell editiert werden, wenn der Anwender die Syntax kennt. 7

8 Dokumentation Ab Version 46 der v32w6900.exe besteht auch die Möglichkeit, als Messagebox-Typ eine Entscheidungsfrage zu formulieren. Es erscheint folgender Dialog: In der Befehlszeile stehen die gleichen Auswahlmöglichkeiten wie bei der benutzerdefinierten Aktion zur Verfügung. Die Zeile kann auch manuell editiert werden. 8

9 Dokumentation Die Entscheidungsfragen werden gesondert gekennzeichnet: Sind danach weitere Aktionen hinterlegt, wird mit diesen fortgefahren, unabhängig von der vorher getroffenen Entscheidung. Die Entscheidungsabfrage verzweigt also nicht in tiefere Ebenen, sondern wir nur für diese eine Aktion berücksichtigt. 9

10 Dokumentation Aktionstyp Maske anlegen Genau definiert beschreibt diese Aktion das Anlegen eines Datensatzes in einer gewählten Maske. Im Feld Aktion wird die Beschreibung vorgeschlagen, die später in der Übersicht der Aktionen angezeigt wird. Der vorgeschlagene Text kann überschrieben oder ergänzt werden, z.b. durch Details, welche Maske angelegt wird. Im Feld Maske wird aus der Übersicht aller Masken (analog Maskendesigner) die gewünschte Maske ausgewählt oder eingetragen. Der Optionen-Button Als Folgeseite anlegen setzt den Schalter, ob der neue Datensatz als Folgeseite zu dem Datensatz angelegt werden soll, aus dem heraus der Workflow gestartet wurde, oder ob er auf gleicher Ebene angelegt werden soll. (Parameter bei manuellem Editieren der Befehlszeile: /FOLGE = als Folgeseite anlegen oder Parameter nicht vorhanden = gleiche Ebene) Der Optionen-Button zum Bearbeiten öffnen bestimmt, ob der Datensatz nur angelegt oder auch sofort am Bidlschirm zum Bearbeiten geöffnet wird. (Parameter bei manuellem Editieren der Befehlszeile: /1 = nur anlegen oder /2=öffnen; Parameter muss zwingend vorhanden sein) Der Optionen-Button Felder vorbelegen öffnet die Ansicht der zu erstellenden Maske. Das gewünschte Feld wird durch Anklicken ausgewählt, dann der gewünschte Inhalt eingegeben. 10

11 Dokumentation Das Feld Befehlszeile zeigt den kompletten Befehlstext. Dieser kann auch manuell editiert werden, wenn der Anwender die Syntax kennt. Hinweis: Die Option zum Bearbeiten öffnen ist derzeit noch nicht in v32w0080.exe berücksichtigt. 11

12 Dokumentation Aktionstyp Benutzerdefinierte Aktion Bei diesem Aktionstyp können alle Aufrufe hinterlegt werden, die auch in einem Auswahlmenü möglich sind. Häufiger benötigte Aufrufe werden in der Datei AKTIONEN.MAP hinterlegt. Beispiel für mögliche Aktionen: 0 Termin anlegen in Outlook /ART:TERMIN /STILL /TSTART:&SE.TDATUM& &SE.TUHR& /TENDE:&SE.TDATUM& /DAUER:&SE.TDAUER& /Betreff: &KU.NAM& - &SE.TGRUNDTEXT& 1 Vorgang anlegen mit Wiedervorlagedatum und -grund /NEW /AUTO /TE:Kontaktbericht /WV: Heute(,,+14) /WG: Rückmeldung da? TE = Beschreibung des Vorgangs AUTO= Vorgang wird im Hintergrund angelegt WV = Wiedervorlagedatum WG = Wiedervorlagegrund (optional) Hinweis: Um einem Vorgang einen WVL-Grund mitgeben zu können, muss die d btr in der langen Form vorliegen. Bitte sprechen Sie die Hotline an. 2 versenden /PP:&PP& /VP:&VP& /FO:K_Bericht.oft /ART: /TO: &IN. (Z?)& 3 Pdf aufrufen C:\copy\intern\[GES]_[BEDING].PDF 4 Eine Selektion mit Anpassung starten /PP:&PP& /VP:&VP& /START:BAUST 5 Fremdprogramm starten (hier: Routenplaner vom Heimatort aus starten) +nach+[str]+[plz]+[ort]&f=q=sampleq=1 /SYMBOL:AUTO.BMP 12

13 Dokumentation 1.6 Übersicht Workflows und Aktionen Nach Eingabe werden die einzelnen Workflow mit zugehörigen Aktionen angezeigt: 13

14 Dokumentation 1.7 Überprüfung in den Datensätzen Damit das Zutreffen eines Auslösers erkannt wird, muss in allen Masken, für die Auslöser definiert sind, ein (unsichtbares) Feld mit dem Namen $AutoObject vorhanden sein. Das Feld beinhaltet als Formel den Aufruf der dll: "v32w6901.clsworkflow," In bereits bestehende Datensätze muss dieser Inhalt per Anpassung eingetragen werden, bevor die Formel im Feld hinterlegt wird. Bei jedem Speichern eines Datensatzes (nicht nur beim erstmaligen) wird somit überprüft, ob eine oder mehrere der auslösenden Bedingungen erfüllt sind. Bedingungen sollten daher ein Feld nicht nur auf einen bestimmten Feldinhalt, sondern auch auf eine Änderung abfragen. 1.8 Beispiel für einen kompletten Workflow In einem Vertrag wird die Prämie aufgrund einer Umsatzprognose errechnet. Nach Eintrag der definitiven Berechnungsgrundlage soll die Nachprämie/Erstattung automatisch erhoben werden. Der Auslöser prüft, ob sich das Feld mit der Differenzprämie geändert hat. Falls ja, wird der Anwender informiert, dass die Nachberechnung angestoßen wurde. Eine Folgeseite für die Nach- 14

15 Dokumentation berechnung wird angelegt und in den relevanten Feldern per Vorbelegung aus dem übergeordneten Datensatz gefüllt, so dass keine manuelle Nachbearbeitung notwendig ist. Zuletzt wird ein Assistent aufgerufen, der einen Abrechnungssatz bucht und die Rechnung erstellt. 15

16 Dokumentation 1.9 Tipps zu Aktionen In der Einführungsphase oder bei komplexen Workflows kann es sinnvoll sein, den User durch die Ausgabe einer Mitteilung darauf aufmerksam zu machen, dass er einen Workflow gestartet hat. Zu häufiges Erscheinen einer solchen Mitteilung sollte jedoch vermieden werden, da die Messagebox den Arbeitsrhythmus des Users stört Ausblick: Erweiterte Möglichkeiten des en Der alleine ist nur in der Lage, eine Kette von Aktionen anzustoßen. Er bietet nicht die Möglichkeit, den vorgegebenen Prozess an einer bestimmten Stelle abzubrechen und eine Entscheidung abzuwarten und zu berücksichtigen. Eine komplexe Prozesssteuerung wird dann möglich, wenn der mit anderen Funktionen kombiniert wird. Hierfür hat ein Konzept zur Prozessunterstützung erstellt, das wir im Rahmen eines Workshops gerne für Ihr System anpassen. Beispiel eines Prozesses: In einem Gesamtprozess dient der dazu, an den entscheidenden Stellen die richtigen Aktionen zu starten. 16