Reisekosten, Bewirtung und Repräsentation im Steuerrecht

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1 Volker Grasmück Reisekosten, Bewirtung und Repräsentation im Steuerrecht 2008 Schäffer-Poeschel Verlag Stuttgart

2 vn Inhaltsverzeichnis Vorwort Abkürzungsverzeichnis V XV Teil I Reisekosten der Gewerbetreibenden, der Angehörigen der freien Berufe und der sonstigen Selbständigen sowie der Land- und Forstwirte 1 1. Geschäftsreise - Voraussetzungen 1 2. Umfang der Reisekosten bei Geschäftsreisen im Inland Fahrtkosten Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel Geschäftsreisen mit eigenem Kraftfahrzeug Einzelnachweis der Kfz-Kosten Pauschale Kilometersätze Unfallkosten, Diebstahl, Zerstörung Vorsteuerabzug aus Reparaturaufwendungen nach Unfall Mehraufwendungen für Verpflegung Übernachtungskosten Reisenebenkosten Reisekosten für Begleitpersonen Geschäftsreisen ins Ausland ' Mehraufwendungen für Verpflegung bei Auslandsreisen - Übersicht Übernachtungskosten bei Auslandsreisen - Pauschbeträge oder Einzelnachweis Übernachtungskosten-Pauschbeträge bei Auslandsreisen Einzelnachweis der Übernachtungskosten bei Auslandsreisen Privater Kfz-Nutzungsanteil eines zum Betriebsvermögen gehörenden Kraftfahrzeugs Die 1 %-Regelung im Einzelnen Bemessungsgrundlage Gebrauchtwagen und ausländische Fahrzeuge sowie Re-Importe Keine Kürzung des privaten Nutzungsanteils Umfang der privaten Nutzung ohne Bedeutung Kraftfahrzeuge des Privatvermögens Miet- und Leasingverhältnisse Mehrere Fahrzeuge Fahrzeuge im Gesamthandsvermögen und im Sonderbetriebsvermögen Kraftfahrzeug mit Fahrergestellung Begrenzung (sog. Kostendeckelung) des privaten Kfz-Nutzungsanteils Gesamtkostenermittlung mit ordnungsgemäßem Fahrtenbuch anstelle der 1 %-Regelung Ausnahmeregelung Mehrere Fahrzeuge 34

3 VIII Inhaltsverzeichnis Inhalt des Fahrtenbuchs Aufzeichnungserleichterungen Anteil an den Gesamtkosten.' Nicht ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Neuregelung seit Umsatzsteuer auf die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs Allgemeines Zuordnung von Fahrzeugen zum Unternehmens vermögen Vorsteuerberichtigung nach 15a UStG bei Fahrzeugen Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (Betriebsstätte) - Verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale bis Abgrenzung von den Geschäftsreisen Ermittlung der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (Betriebsstätte) ab 2001 bis einschließlich Ermittlung der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (Betriebsstätte) ab Gleichzeitige Erledigung anderer betrieblicher oder privater Angelegenheiten bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (Betriebsstätte) Fahrten zwischen mehreren Betriebsstätten oder zwischen mehreren Betrieben Fahrtkosten bei Fahrten zwischen mehreren Betriebsstätten oder zwischen mehreren Betrieben - Abgrenzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (Betriebsstätte/Stätte der Berufsausübung) Mehraufwendungen für Verpflegung und Übernachtungskosten bei Fahrten zwischen mehreren Betriebsstätten oder zwischen mehreren Betrieben Aufwendungen wegen doppelter Haushaltsführung von Gewerbetreibenden, Angehörigen der freien Berufe und der sonstigen Selbständigen sowie der Land- und Forstwirte Fahrtkosten Familienheimfahrten Verpflegungsmehraufwendungen Zweitwohnung Vorsteuerabzug aus Reisekosten Allgemeine Grundsätze für den Vorsteuerabzug Vorsteuer bei den Fahrtkosten Vorsteuer bei Übernachtungskosten Vorsteuer beim Einzelnachweis der Verpflegungsaufwendungen 62 Teil II Reisekosten bei den Einkünften aus Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung und den sonstigen Einkünften Reisekosten bei den o. g. Einkunftsarten des EStG und deren Umfang Reisekosten bei Kapitaleinkünften 65

4 Inhaltsverzeichnis IX 9.2 Reisekosten bei Vermietungseinkünften Reisekosten bei sonstigen Einkünften i.s.d. EStG 67 Teil III Reisekosten der Arbeitnehmer Reisekosten - Voraussetzungen Regelmäßige Arbeitsstätte Dienstreise Fahrtätigkeit Einsatzwechseltätigkeit Fahrtkosten als Reisekosten Öffentliche Verkehrsmittel Fahrzeugkosten Tatsächliche Kraftfahrzeugkosten Kraftfahrzeugkosten mit Kilometersatz nach Gesamtkosten Kraftfahrzeugkosten mit pauschalen Kilometersätzen Außergewöhnliche Kraftfahrzeugkosten, besonders Unfallkosten Fahrtkosten bei Dienstreisen Fahrtkosten bei einer Fahrtätigkeit Fahrtkosten bei einer Einsatzwechseltätigkeit Abgrenzung der Dienstreisen von den Wegen zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen im Inland Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsdienstreisen Auslandstagegelder Übersicht über die maßgebenden Pauschbeträge Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Fahrtätigkeit oder Einsatzwechseltätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen bei verschiedenen Anlässen - Konkurrenzregelung Übernachtungskosten Reisenebenkosten Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber Erstattung der Fahrtkosten Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen Gewährung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten Erstattung der Übernachtungskosten Erstattung von Reisenebenkosten Steuerliche Folgen bei (teilweiser) Steuerpflicht gewährter Reisekosten - Steuerabzug nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte - Pauschalierung der Lohnsteuer Vorsteuerabzug bei Dienstreisen der Arbeitnehmer Allgemeine Grundsätze beim Vorsteuerabzug 151

5 Inhaltsverzeichnis 16.2 Vorsteuerabzug aus Fahrkosten von Arbeitnehmern Übemachtungskosten des Personals Verpflegungskosten des Personals Vorsteuerabzug bei Erstattung von Reisekostenpauschbeträgen 154 Teil IV Bewirtung, Geschenke und Repräsentationsaufwendungen Abgrenzung der Betriebsausgaben und Werbungskosten von den nicht abzugsfähigen Kosten der Lebenshaltung - Aufteilungsverbot des 12 Nr. 1 Satz 2 EStG bei Bewirtung und Repräsentation Besonderheiten bei Kapitalgesellschaften und Genossenschaften - Kein Aufteilungsverbot des 12 Nr. 1 Satz 2 EStG bei Abgrenzung zwischen Betriebsausgaben und verdeckten Gewinnausschüttungen Nichtabzugsfähige Betriebsausgaben und begrenzt abzugsfähige Aufwendungen Geschenke an Geschäftsfreunde ( 4 Abs. 5 Satz 1 Nr.l EStG) Schmiergeldzahlungen ( 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 10 EStG) Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass ( 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG) Voraussetzungen für die Abzugsfähigkeit der Bewirtungskosten Die 70 %-Begrenzung Geschäftlicher Anlass - Betriebliche Veranlassung Abgrenzung der Bewirtungsaufwendungen Bewirtung in betriebseigenen Einrichtungen (Kantine, Kasino) Nachweis der Bewirtungskosten Vorsteuerabzug Teilnahme des Steuerpflichtigen und/oder eines Arbeitnehmers des Steuerpflichtigen an der Bewirtung Bewirtung durch den Steuerpflichtigen während einer Geschäftsreise (Auswärtstätigkeit) Bewirtung von Geschäftsfreunden durch einen Arbeitnehmer und Ersatz der Aufwendungen durch dessen Arbeitgeber - Bewirtung ausschließlich von eigenen Arbeitnehmern durch den Arbeitgeber 185 Einzelfragen 187 Keine Anwendung bei gewerblicher Bewirtung 187 Kundschaftsessen und Kundschaftstrinken 188 Freie Berufe 189 Gästehäuser ( 4 Abs. 5 Satz 1 Nr.3 EStG) 189 Unkosten für Jagd oder Fischerei, für Segel- oder Motorjachten sowie für ähnliche Zwecke ( 4 Abs. 5 Satz 1 Nr.4 EStG) 190 Andere die Lebensführung berührende Ausgaben - Beschränkung auf die Angemessenheit ( 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG) 192 Besondere Aufzeichnungspflichten ( 4 Abs. 7 EStG) 197 Vorsteuerabzug bei Betriebsausgaben, die unter das Abzugsverbot des 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4 und 7 und 4 Abs. 7 oder des 12 Nr. 1 EStG fallen 200

6 Inhaltsverzeichnis XI Teil V Studienreisen, Besuch von Kongressen und Schulungsseminaren, Incentive-Reisen Aufwendungen für Studienreisen, für den Besuch von Kongressen und Schulungsseminaren sowie für die Teilnahme an Incentive-Reisen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten Allgemeines Studienreisen Besuch von Kongressen Teilnahme an Schulungsseminaren und Incentive-Reisen Ersatz der Aufwendungen eines Arbeitnehmers für eine Studien- oder Kongressreise, für ein Schulungsseminar oder eine Incentive-Reise durch den Arbeitgeber Übernahme der Aufwendungen für eine Studienreise, Kongressreise, ein Schulungsseminar oder eine Incentive-Reise durch einen anderen Unternehmer Vorsteuerabzug von den Aufwendungen für Studienreisen, für den Besuch von Kongressen, für die Teilnahme an Schulungsseminaren und an Incentive-Reisen 232 Teil VI Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und bei doppelter Haushaltsführung Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale zur Abgeltung der Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Wohnung als Ausgangspunkt (R 42 Abs. 1 LStR) Begriff der Arbeitsstätte Arbeitnehmer mit mehreren Arbeitsstätten - Besonderheiten zur Arbeitsstätte Bestimmung der Entfernung - Zahl der Fahrten und der Arbeitstage Besonderheiten bei Arbeitnehmern mit Fahrtätigkeit und Einsatz Wechseltätigkeit Begrenzung der Entfernungspauschale auf Höchstbetrag - Deckelung Keine Entfernungspauschale für Flugstrecke Abgeltung sämtlicher Aufwendungen durch die Entfernungspauschale Aufwendungen bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel Einzelnachweis höherer Aufwendungen anstelle der Entfernungspauschale durch behinderte Arbeitnehmer Minderung der Entfernungspauschale um steuerfreie Zuschüsse und Sachbezüge des Arbeitgebers sowie um pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse Minderung der Entfernungspauschalen durch steuerfreie Sachbezüge Minderung der Entfernungspauschale um Zuschüsse und Sachbezüge Minderung der Entfernungspauschalen um pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse 259

7 XII Inhaltsverzeichnis 22.8 Entfernungspauschale bei Kraftfahrzeug-Gestellung durch den Arbeitgeber Ersatz der Fahrtkosten durch den Arbeitgeber Ersatz der Fahrtkosten bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel Ersatz der Fahrtkosten bei Benutzung des eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftfahrzeugs Pauschalierung der Lohnsteuer nach 40 Abs. 2 Satz 2 EStG Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten für den Arbeitgeber Beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung Berufliche Veranlassung für die Begründung der doppelten Haushaltsführung Zeitliche Begrenzung der doppelten Haushaltsführung - Zweijahresfrist Doppelte Haushaltsführung von Arbeitnehmern mit eigenem Hausstand - Begriff des eigenen Hausstands Doppelte Haushaltsführung von Arbeitnehmern ohne eigenen Hausstand Notwendige Aufwendungen für die Wege vom Beschäftigungsort zum Ort des eigenen Hausstands und Telefonkosten Notwendige Verpflegungsmehraufwendungen Notwendige Aufwendungen für die Zweitwohnung Notwendige Aufwendungen für einen Umzug Ersatz der Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung durch den Arbeitgeber Ersatz der notwendigen Aufwendungen für die Wege vom Beschäftigungsort zum Ort des eigenen Hausstands und Telefonkosten Ersatz der notwendigen Verpflegungsmehraufwendungen Ersatz der notwendigen Aufwendungen für die Zweitwohnung Ersatz von Umzugskosten Kein Vorsteuerabzug von den Aufwendungen bei doppelter Haushaltsführung von Arbeitnehmern 291 Teil VII Gestellung von Kraftfahrzeugen Gestellung von Kraftfahrzeugen an Arbeitnehmer zur privaten Nutzung Allgemeine Grundsätze Pauschale Ermittlung des Nutzungswerts Pauschale Ermittlung des Nutzungswerts für Privatfahrten Pauschale Ermittlung des Nutzungswerts für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Pauschale Ermittlung des Nutzungswerts für Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzstelle von Arbeitnehmern mit Einsatzwechseltätigkeit Kein Ansatz eines Nutzungswerts für Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung Pauschale Ermittlung des Nutzungswerts für zusätzliche Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung Individuelle Ermittlung des Nutzungswerts für private Fahrten Wahlrecht 309

8 Inhaltsverzeichnis XIII 26.5 Gestellung eines Fahrers oder/und eines Fahrzeugs mit Sicherheitsausrüstung Nutzungsvergütung und Zuschuss des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten Sammelfahrten Pauschalierung der Lohnsteuer vom Nutzungswert bei Überlassung eines Kraftfahrzeugs und des Fahrtkostenersatzes bei Benutzung eines Kraftfahrzeugs zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Pauschalierung des Nutzungswerts bei Überlassung eines Kraftfahrzeugs zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Pauschalierung der Lohnsteuer vom Fahrtkostenersatz bei Benutzung eines Kraftfahrzeugs für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Fahrtkostenersatz bei geringfügiger Beschäftigung Pauschalierung der Lohnsteuer von Leistungen des Arbeitgeber in besonderen Fällen Pauschalierung der Lohnsteuer bei Gehaltsänderungsvereinbarung unter Neufestsetzung künftigen Arbeitslohns Bescheinigungspflichten des Arbeitgebers Umsatzsteuerliche Auswirkungen der Überlassung von Kraftfahrzeugen an Arbeitnehmer Entgeltliche Fahrzeugüberlassung Merkmale für Entgeltlichkeit Besteuerung auf der Grundlage einer Kostenschätzung Besteuerung auf der Grundlage der sog. 1%-Regelung Besteuerung auf der Grundlage der sog. Fahrtenbuchregelung Unentgeltliche Fahrzeugüberlassung Merkmale für Unentgeltlichkeit Besteuerung auf der Grundlage einer Kostenschätzung Besteuerung auf der Grundlage von lohnsteuerlichen Werten 322 Teil VIII Umzugskosten Umzugskosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten Begriff der Umzugskosten Umfang der als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzugsfähigen Umzugskosten Höhe der Umzugskosten bei Inlandsumzügen Höhe der Umzugskosten bei Auslandsumzügen Ersatz der Umzugskosten durch den Arbeitgeber Vorsteuerabzugsverbot für Umzugskosten 336 Anhang Anhang Anhang Stichwortverzeichnis 347