Access 2007 für b ummies

Transkript

1 Laurie Utricfi Futter, Ken Cook und John Kaufetä Access 2007 für b ummies Übersetzung aus dem Amerikanischen Von br. Roman Zenner B I C ENTENNIAL BICCNTENNIAL WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA

2 Inhaltsverzeichnis Über die Autoren 7 Über den Übersetzer 8 Einführung 21 Über dieses Buch 21 Konventionen in diesem Buch 21 Was Sie nicht lesen müssen 22 Törichte Annahmen über die Leser 23 Wie dieses Buch aufgebaut ist 23 Teil I: Die Access-Grundausbildung 23 Teil II: Alles in eine Tabelle bekommen 24 Teil III: Daten-Wahnsinn und Daten-Management 24 Teil IV: Fragen Sie Ihre Daten und Sie werden Antworten erhalten 24 Teil V: Einfache und aufwändige Berichte 24 Teil VI: Mehr Macht für Sie 25 Teil VII: Der Top-Ten-Teil 25 Anhang: Sending out an SOS: Hilfe erhalten 25 Symbole, die in diesem Buch verwendet werden 25 Wie es weitergeht 26 Teil I Die Access-Grundausbitduna 27 Kapitel 1 Mein Manie ist Access, und v)er bist du! 29 Wofür ist Access denn nun gut? 29 Riesige Datenbanken bauen 30 Datenbanken mit mehreren Tabellen erstellen 31 Datenbanken mit Benutzerformularen 33 Hey Datenbank, ich brauche einen ganz bestimmten Bericht 35 Wie Access funktioniert und wie Sie damit arbeiten 38 Lauf, Access, lauf! 38 Einen Startpunkt auswählen 41 Und nun? 49 11

3 ! Access 2007 für Dummies i Kapitel 2 Ein Naüigationssystem für Access 51 Das Loslegen-Fenster 52 Mit Access' Werkzeugen arbeiten 55 Registerkarten anklicken 56 Schaltflächen verwenden 57 Die Microsoft Office-Schaltfläche und die Symbolleiste für den Schnellzugriff 59 Bereiche, Leisten und kontextbezogene Tools verwenden 60 Darf s eine Schaltfläche mehr sein? Die Access-Benutzeroberfläche auf Ihre Bedürfnisse anpassen 61 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff verschieben 62 Schaltflächen von den Registerkarten auf die Symbolleiste ziehen 63 Schaltflächen von der Symbolleiste entfernen 65 Die Multifunktionsleiste minimieren 66 Flott, flotter, Quickinfos 67 Sorgen Sie für freie Sicht: Ihre Bildschirmauflösung korrigieren 70 Herummauseln 71 Access mit der Alt-Taste bedienen (funktioniert auch außerhalb von Düsseldorf) 72 Kapitel 3 Datenbank-Grundlagen 75 Datenbank-Chinesisch 75 Die Daten 76 Datenfelder 76 Datensätze 76 Tabellen 77 Die Datenbank 77 Felddatentypen und Einsatzbereiche 78 Wie würden Sie entscheiden: flache und relationale Datenbanken 82 Tabellen in Einzelhaft 82 Vermischte Tabellen 82 Das wurde auch Zeit: Eine Datenbank erstellen 84 Tabellen hinzufügen und wieder löschen 88 Noch eine, bitte 88 Ups, so wollte ich das gar nicht 90 Teil II Altes in die Tabelle bekommen 93 Kapitel b Schlüssel, Beziehungen und Indizes 95 Der Primärschlüssel zum Erfolg 95 Die Wahrheit über Primärschlüssel 96

4 u Inhaltsverzeichnis i Einen Primärschlüssel erstellen 98 Für Tabellenharmonie sorgen 98 Regeln für Beziehungen 99 Arten von Beziehungen (von denen Sie nichts beim Friseur hören) 100 Tabellenbeziehungen aufbauen 101 Das Beziehungen-Fenster 102 Tabellen-Beziehungen " 102 Indizieren für pfeilschnelle Abfragen 107 Ihren eigenen Index erstellen 108 Indizes hinzufügen und entfernen 110 Kapitel 5 Daten-Hygiene 113 Eine Tabelle zur Bearbeitung öffnen 113 Datensätze und Felder einfügen 117 Ein Datensatz geht noch 117 Ein Feld einfügen 119 Ein Feld löschen 121 Feldinhalte bearbeiten 122 Meine Tabelle soll Hubert heißen 123 Felder umbenennen 124 Eine Tabelle umbenennen 127 Machen Sie aus dem»oha!«ein»yippieh!«128 Kapitel 6 Was geschieht in einer Tabelle} 129 Access-Tabelleneinstellungen 129 Felddatenformate 132 Text- und Memofeider 132 Zahlen- und Währungsfelder 135 Datum/Uhrzeit-Felder 138 Ja/Nein-Felder 139 Kriegen Sie die Dateneingabe in den Griff 141 Kein Scherz, Sie brauchen Eingabeformate 141 Erforderlich oder nicht erforderlich 148 Ihre Daten auf Gültigkeitsregeln vorbereiten <

5 ] Access 2007 für bunt mies i Teil III baten-wahnsinn und baten-management 153 Kapitel 7 Datenformulare erstellen 155 Formulare erstellen 155 Halten Sie es ganz einfach: AutoFormulare 157 Für die allermeisten Wünsche: Der Formular-Assistent 159 Teile des Formulars anpassen 163 Aus der Layoutansicht 164 Formular-Steuerelemente verwalten 166 Kapitel 8 Internationale Daten-lmport-fExport-GmbH 171 Daten aus anderen Quellen verwenden 172 Dateiformate übersetzen 172 Importieren und verlinken 175 Bringen Sie die Daten hier raus! 179 Export-Formate 179 Daten aus Tabellen und Abfragen exportieren 180 Kapitel 9 Daten bearbeiten leicht gemacht 183 Achtung! Bitte zuerst lesen! 183 Einheitliche Korrekturen erstellen 186 Mit Abfragen automatisch editieren 188 Nach Duplikaten suchen 188 Microsoft proudly presents: Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche 189 Kapitel 10 Vor Ort sammeln und mit der Welt teilen 195 Access und das liebe Internet 195 Klick! Hyperlinks in Ihrer Access-Datenbank verwenden 196 Ein Hyperlink-Feld in Ihre Datei einfügen 197 Ihre Hyperlinks eingeben 198 Feinschliff für Ihre Hyperlinks 199 Links ausprobieren 200 Ihre Daten im Web veröffentlichen 201 Ihre Access-Tabellen veröffentlichen 202

6 i Inhaltsverzeichnis \ Teil IV fragen Sie Ihre baten, und Sie Werden Antworten erhatten 207 Kapitel 11 Abfragen in Lichtgeschwindigkeit: Suchen, filtern und sortieren 209 Den Befehl Suchen verwenden 210 Alles ganz schnell suchen 210 Suchen in einen höheren Gang schalten 212 Von A nach Z und von Z nach A sortieren 214 Nach einem einzelnen Feld sortieren 214 Nach mehr als einem Feld sortieren 215 Schnelles und mächtiges Filtern 215 Nach dem Feldinhalt filtern 216 Nach Auswahl filtern 218 Formularbasierter Filter 218 Ein Formular entfiltern 223 Filtern, indem Sie eine Auswahl ausschließen 223 Kapiteln Ich habe einfach nur... nach AnWorten gesucht 225 Einfache (und trotzdem mächtige) Filter- und Sortierungs-Tools 225 Zuerst Dinge filtern 227 Finden von Informationen mit blitzschnellem Filtern 229 Hier ist der»fortgeschrittene«teil 230 Auswahl-Abfragen 236 Stabile Beziehungen sind der Schlüssel, um alles zu bekommen (von Ihren Tabellen) 237 Den Abfrage-Assistenten verwenden 238 Erste Gehversuche mit dem Abfrage-Entwurf 245 Den letzten Feinschliff anlegen 249 Die Abfrage speichern 250 Ihre Abfrage starten 252 Kapitel 13 Ich nehm' diese UND diese ODER diese da 253 Mit UND und/oder ODER arbeiten 253 Daten so weit das Auge reicht 254 Mehrere Stufen von UND verwenden 257 Kriterien mit ODER erstellen 257 UND mit ODER oder ODER mit UND kombinieren

7 i Access 2007 für Dummies i Kapitel U Abfragen, die schneller denken als Sie 263 Sagen Sie Ihrem Taschenrechner durch die Summe-Funktion Lebewohl 263 Die Summe-Funktion Ihren Abfragen hinzufügen 265 Workout mit der Summe-Funktion 266 Dinge mit Gruppieren organisieren 266 Summen erstellen 269 Ganz einfach zählen 270 Die Ergebnisse mit einer Bedingung (WHERE) eingrenzen 272 Ihre eigene Top-Ten-Liste erstellen 272 Das richtige Feld für die Zusammenfassungsabfrage 274 Kapitel 15 Mit Ihren Daten rechnen 277 Eine einfache Berechnung 277 Komplexe Berechnungen 280 Rechnen bis die Schwarte kracht 280 Eine Berechnung in einer anderen verwenden 281 Parameter-Abfragen um Hilfe bitten 283 Mit Textformeln Ihre Textfelder wie Blumenketten verbinden 284 Der Ausdrucks-Generator eilt zu Hilfe 285 Teil V Einfache und aufwändige Berichte 291 Kapitel 16 Pfeilschnelle Berichte 293 Schnelle und tollkühne automatische Berichte 294 Einen schnellen Bericht aus einer Tabelle erstellen 294 Jetzt wird in die Hände gespuckt: Der Berichts-Assistent 300 Ihren Bericht in der Vorschau sehen 305 Hinein- und hinaus- und überall hinzoomen 307 Pop macht das Menü 308 Schönheit ist immer nur oberflächlich 310 Die Registerkarte Druckoptionen 310 Die Registerkarte Seite 311 Die Registerkarte Spalten 313 Kapitel 17 Brillantes Berichts-Design 315 Ihren Bericht zur Reparatur geben 315 Berichtsaufbau 317

8 i Inhaltsverzeichnis i Hilfsmittel zur Strukturierung 317 Seitenumbrüche 320 Dies, das und das andere formatieren 321 Farbe hinzufügen 323 Verschieben, verschieben, verschieben 324 Ein einzelnes Element verschieben 325 Eine Größe passt nicht auf alles 327 Steuerelemente auf Abstand 328 Rahmenschönheit 329 Ihren Text optimieren 332 Einen kleinen Blick riskieren 333 Eine Generalüberholung mit dem Aütoformat L 335 Weitere Formatelemente hinzufügen 335 Linien zeichnen 336 Hübsch wie ein Bild 337 Kapitel 18 Kopf-, Fußzeilen und Gruppen - au Backe! Ein Platz für alles und alles an seinem Platz 341 Formatierungsgrundlagen 342 Bereiche 344 Ihre Datensätze gruppieren 346 Sie wollen also mehr? 350 Eigenschaften anpassen 351 Berichts- und Seitenfuß festlegen 354 Einzelne Bereiche anpassen 355 Anpassen der Elemente _ 357 Kapitel 19 Magische Serienbriefe 363 Serienbriefe mit dem Etiketten-Assistenten 363 Teil VI Mehr Macht für Sie 371 Kapitel 20 Mit den Analyse- Tools altes besser machen 3 73 Ihre flachen Dateien mit dem Analysierer in relationale Tabellen umwandeln 373 Zeichnen Sie die Details der Datenbankobjekte mit dem Datenbankdokumentierer auf 377 Die Datenbank-Leistungsfähigkeit ohne Doping verbessern 381 3U1

9 i Access 2007 für öummies i Kapitel 21 Hallooo! Eine Benutzeroberfläche zur Begrüßung der Benutzer erstellen 383 Das Kommen und Gehen einer Übersicht 383 Eine Übersicht erstellen 384 Übersichtselemente hinzufügen 385 Bin ich hier richtig? Übersichten testen 387 Eine Übersicht pflegen 389 Übersichtselemente bearbeiten 389 Eine Übersicht oder ein Übersichtselement löschen 390 Ein Übersichtselement verschieben 391 Die Übersicht beim Start anzeigen 391 Teil VII Der Top-Ten-Teil 393 Kapitel 22 Zehn häufige Probleme 395 Sie geben 73,725 ein, aber das verändert sich plötzlich in 74? 395 Und die Worte ändern sich immer wieder 396 Und beim zweiten Hinsehen war der Datensatz plötzlich verschwunden 397 Rückgängig 397 Die Suche nach dem fehlenden Datensatz. 397 Backup-Wiederherstellung 398 Eine Abfrage mit wundersamen Ergebnissen 398 Ungültige Gültigkeitsregeln 400 Die langsamste Datenbank der Stadt 400 Ihre Datenbankdatei ist so groß wie ein Wal 401 Ein komplettes Chaos beim Tabellenimport 402 Es tut uns leid: Ihre Datenbankdatei ist beschädigt 403 Das Programm will heute einfach nicht aufstehen 404 Kapitel 23 Zehn ungewöhnliche Tipps Dokumentieren Sie alles, als ob Sie vom Verfassungsschutz befragt werden 406 Halten Sie Ihre Felder so klein wie möglich 407 Nehmen Sie Zahlenfelder bei echten Zahlen 408 Überprüfen Sie Ihre Daten auf Gültigkeit 408 Verwenden Sie verständliche Namen, um die Dinge einfach zu halten 408 Nur mit äußerster Vorsicht löschen 408 Backup, Backup, Backup 409 Denken Sie, denken Sie, und denken Sie noch einmal 409 ko5

10 i Inhaltsverzeichnis c Seien Sie ordentlich und bleiben Sie es auch 409 Schämen Sie sich nicht, nach Hilfe zu fragen 410 Anhang Sending out an SOS: Hilfe erhatten 411 Access um Rat fragen 411 Installierte Hilfedatei 412 Die richtigen Fragen stellen 412 Online-Hilfe 413 Microsoft.de 415 Suchmaschinen und andere Seiten 415 Wer ist jetzt in der Leitung? 416 Stichwortverzeichnis 1*19