Einführung 19. Kapitel 1 Der 37-Minuten-Überblick 27. Kapitel 2 Sich wie ein Einheimischer zurechtfinden 43

Transkript

1 Inhaltsverzeichnis Einführung 19 Über dieses Buch 19 Die Konventionen dieses Buches 19 Was Sie nicht lesen müssen 20 Einige dumme Annahmen 21 Eine Vorschau auf das Kommende 21 Teil I: Was war zuerst da, die Daten oder die Bank? 21 Teil II: Wirklich herausfordernde Tabellen 22 Teil III: Finden Sie die ultimative Antwort auf alle Ihre Fragen 22 Teil IV: Machen Sie aus Ihrer Tabelle ein Buch 22 Teil V: Assistenten, Formulare und andere mystische Zutaten 22 Teil VI: Der Top-Ten-Teil 22 Die in diesem Buch verwendeten Randsymbole 23 Auf geht s! 23 Teil I Wer war zuerst da, die Daten oder die Bank? 25 Kapitel 1 Der 37-Minuten-Überblick 27 Am Anfang war Access Eine vorhandene Datenbank öffnen 30 Ein Rundgang durch das Datenbankfenster 32 Datensätze suchen 34 Daten ändern 36 Ergebnisse berichten 37 Die harte Arbeit speichern 39 Die große Datensicherungspredigt 40 Einen eleganten Abgang finden 41 Kapitel 2 Sich wie ein Einheimischer zurechtfinden 43 Gesehenes erkennen 43 Ein kleiner Fensterbummel 45 Das Datenbankfenster 46 Das Datenblattfenster 47 Das Formularfenster 48 9

2 Access 2003 für Dummies Das Abfragefenster 49 Ran an die Symbolleisten, Leute! 50 Menüs, überall Menüs 51 Mit der anderen Maustaste spielen 52 Kapitel 3 Online-Bernhardiner und andere Hilfen 55 Hilfe kommt von allen Seiten 55 So stellen Sie Access 2003 Ihre Fragen 56 Ihr Modem weiß mehr, als Sie vielleicht glauben 57 Mit Menschen reden 59 Teil II Wirklich herausfordernde Tabellen 61 Kapitel 4 Ein Heim für Ihre Daten entwerfen und aufbauen 63 Datenbankbegriffe, die Sie kennen und hinnehmen müssen 64 Daten (die Informationen) 64 Felder (Häuser für Ihre Informationen) 65 Datensätze (die Häuser in einem Block) 65 Tabellen (die Blocks eines Wohnviertels) 65 Datenbank (eine Gemeinschaft von Wohnvierteln) 66 Ausgelassen durch die Felder tanzen 66 Einfache oder flache Dateien gegen relationale Datenbanken: Der Wettstreit möge beginnen! 70 Flache Dateien: Einfache Lösungen für einfache Anforderungen 71 Relationale Dateien: Komplexe Lösungen für größere Anforderungen 71 Was bedeutet dies alles für Sie? 72 Gute Tabellen beginnen mit guten Entwürfen 73 Endlich: Die Datenbank wird erstellt 75 Tabellen mit dem Zauberstab erstellen 80 Tabellen wie in alten Zeiten manuell erstellen 85 Kapitel 5 Indizes, Schlüssel und Beziehungen 89 Die Freude (und Notwendigkeit) von Primärschlüsseln 89 Das Geheimnis einer guten Beziehung 91 Tabellen visuell verknüpfen 94 Indizieren Sie sich Ihren Weg zu Ruhm, Reichtum und schnelleren Abfragen 97 10

3 Kapitel 6 Neue Daten, alte Daten und reparaturbedürftige Daten 103 Tabellen in die digitale Werkstatt bringen 103 Eine Kleinigkeit hinzufügen 106 Vorhandenes ändern 109 Überflüssige Datensätze löschen 110 Mit einer verunglückten Änderung fertig werden 112 Kapitel 7 Tabellen mit Formaten, Eingabeformaten und Gültigkeitsregeln zum Denken bringen 113 Wo Sie die Dinge ändern können 113 Formatieren der sichere Weg zum besseren Aussehen 115 Text- und Memo-Felder 116 Zahl- und Währung-Felder 117 Datum/Uhrzeit-Felder 118 Ja/Nein-Felder 119 Was ist ein Eingabeformat? 120 Mit dem Eingabeformat-Assistenten arbeiten 121 Ein Eingabeformat manuell erstellen 123 Gültigkeitsregeln: Digital ins Röhrchen blasen 127 Kapitel 8 Datenblätter auf Hochglanz bringen 129 Hin und her und rundherum gehen 129 Mehr (oder weniger) Daten anzeigen 131 Die Spaltenbreite ändern 132 Die Zeilenhöhe ändern 133 Die Spaltenfolge ändern 134 Eine Spalte ausblenden 136 Eine Spalte fixieren 138 Schriftarten in einer Tabelle ändern 139 Daten im 3-D-Look anzeigen 140 Kapitel 9 Tabellen-Umbautipps für den Heimwerker 143 Dieses Kapitel kann Ihren Tabellenentwurf gefährden 143 Ein neues Feld einfügen 144 Ein Feld (und alle darin enthaltenen Daten) löschen

4 Access 2003 für Dummies Ein Feld umbenennen 148 Einen Feldnamen in der Entwurfsansicht ändern 148 Einen Feldnamen in der Datenblattansicht ändern 149 Teil III Finden Sie die ultimative Antwort auf all Ihre Fragen (Na ja, vielleicht nicht ganz) 151 Kapitel 10 Schnelles Abfragen: Suchen, filtern und sortieren 153 Datensätze suchen 153 Am Anfang beginnen oder weitersuchen 154 Schneller und genauer suchen 155 Sortieren 157 Datensätze nach Gemeinsamkeiten filtern 158 Der Befehl Filtern nach 159 Auswahlbasierte Filter 160 Formularbasierte Filter 161 Was tun, wenn die Kriterien durcheinander geraten? 164 Auswahlausschließende Filter 164 Kapitel 11 Einfache Abfragen erstellen und Antworten bekommen 167 Datenbanken befragen aus Spaß und für den Profit 168 Beginnen wir mit den Spezialfiltern 168 In das Filterfenster schauen 170 Einen Filter erstellen 170 Schwierige Fragen mit echten Abfragen beantworten 174 Bessere Abfragen klarere Ergebnisse! 175 Hilfe vom Assistenten 178 Kapitel 12 Mehrere Tabellen abfragen 183 Grundsätzliches zu Abfragen mit mehreren Tabellen 183 Den Assistenten herbeirufen 185 Abfragen manuell erstellen

5 Kapitel 13 Abfragekriterien miteinander verknüpfen 193 UND und ODER im Vergleich 193 Eine Auswahl mit UND einschränken 194 UND-Verknüpfungen in mehreren Spalten 195 Eine Auswahl mit ODER erweitern 197 UND und ODER? UND oder ODER? 198 Kapitel 14 In Abfragen zählen, summieren und rechnen 201 Mehr Power für Abfragen mit der Zeile Funktion 201 Summen bilden 203 Mit der Zeile Funktion arbeiten 204 Abfrageergebnisse gruppieren 205 Zwischensummen bilden 206 Die Anzahl berechnen 207 Die Ergebnisse einer Abfrage einschränken 208 Das richtige Feld für die Summenbildung 209 Kapitel 15 Berechnungen durchführen 213 Eine einfache Berechnung 213 Komplexere Berechnungen 217 Einige Berechnungen mehr 217 Mit einer Berechnung mehrere Fragen beantworten 217 So lassen Sie Access 2003 um Hilfe bitten 218 Berechnungen mit Textfeldern 219 Lassen Sie sich vom Ausdrucks-Generator helfen 221 Kapitel 16 Mit Aktionsabfragen automatisch editieren 223 Einige gut gemeinte Warnhinweise 223 Daten schnell und einfach korrigieren 224 Verschiedene Abfragen für verschiedene Aufgaben 226 Nichts wie weg damit Löschabfragen 227 Massenänderungen

6 Access 2003 für Dummies Teil IV Machen Sie aus Ihrer Tabelle ein Buch 235 Kapitel 17 Der Volkswagen der Berichte: nicht schick, aber zuverlässig 237 Einen AutoBericht erstellen 237 Einen Bericht erstellen 239 Einen Bericht in der Druckvorschau anzeigen 240 Die Druckvorschau vergrößern und verkleinern 241 Das Kontextmenü der Druckvorschau aufrufen 243 Das Seitenlayout festlegen 244 Die Registerkarte Ränder 244 Die Registerkarte Seite 245 Die Registerkarte Spalten 247 Kapitel 18 Berichts-Assistenten und mehrstufige Berichte 249 Der Etiketten-Assistent 249 Mit dem Diagramm-Assistenten arbeiten 254 Komplexere Berichte herstellen 257 Erste Schritte 258 Mehr Gruppen! Mehr Gruppen! 260 Den Detailbereich sortieren 261 Auf der Zielgeraden 263 Kapitel 19 Berichte formatieren 265 Die Entwurfsansicht als Verschönerungsinstitut Ihrer Berichte 265 Die Bereiche eines Berichts 267 Dieses und jenes formatieren 268 Farbe in Ihren Bericht bringen 270 Berichtselemente verschieben 271 Rahmen verändern 273 Text formatieren 275 Der Bericht in der Seitenansicht 276 AutoFormate als Schönheitsmittel 278 Die Berichtselemente ausrichten 279 Linien zeichnen 280 Seitenwechsel einfügen 280 Berichte mit ein paar Grafiken herausputzen 281 Berichte in Microsoft-Office weiterverarbeiten

7 Kapitel 20 Kopf- und Fußbereiche für Gruppen, Seiten und sogar ganze Berichte 283 Alles an seinen Platz 283 Bereiche manuell erstellen 287 Die Größe eines Bereichs ändern 289 Feineinstellung des Layouts 291 Mit Eigenschaften herumspielen 291 Den ganzen Bericht formatieren 292 Einzelne Bereiche eines Berichts formatieren 294 Eins nach dem anderen 295 Bereiche ausfüllen 295 Kopfbereiche bearbeiten 295 Seitenzahlen und Datumsangaben 297 Teil V Assistenten, Formulare und andere geheimnisvolle Zutaten 299 Kapitel 21 Daten ins Web einflechten 301 Access 2003 und das Internet 301 Hyperlinks in Tabellen einfügen 302 Hyperlink-Felder zu Ihrer Tabelle hinzufügen 303 Hyperlinks eingeben (und sie auch verwenden) 304 Die eigenen Daten ins Web bringen 306 Themen für den sehr fortgeschrittenen Benutzer 310 Kapitel 22 Coole und nützliche Formulare erstellen 313 Papier- und Softwareformulare lassen sich nicht miteinander vergleichen 313 Formulare mit dem Zauberstab erstellen 315 Gutes Aussehen für Formulare 318 Formulare vom Fließband: Die AutoFormular-Fabrik 320 Absolute Schönheit durch kosmetische Eingriffe 321 Ein Formular in der Entwurfsansicht anzeigen 322 Felder verschieben 323 Linien und Rahmen hinzufügen 324 Die Aktivierreihenfolge ändern

8 Access 2003 für Dummies Kapitel 23 Die Import-/Exportabteilung von Access Nur die besten Informationen für Ihre Datenbanken importieren 327 Dateiformate übersetzen 328 Dateien importieren oder verknüpfen 329 Daten exportieren 331 Kapitel 24 Tabellen analysieren und dokumentieren 335 Der Tabellenanalyse-Assistent 335 Der Datenbank-Dokumentierer 339 Der Assistent zur Leistungsanalyse nur mit Vorsicht zu genießen 340 Teil VI Der Top-Ten-Teil 343 Kapitel 25 Zehn zeitsparende Tastenkombinationen 345 Ein ganzes Feld markieren: F2 345 Aktuelles Datum einfügen: Strg + Umschalt + ; (Semikolon) 346 Aktuelle Zeit einfügen: Strg + Umschalt + : (Doppelpunkt) 346 Den gleichen Feldwert wie beim letzten Datensatz einfügen: Strg + ' (Apostroph) 346 Zeilenumbruch einfügen: Strg + Eingabe 347 Neuen Datensatz hinzufügen: Strg + + (Pluszeichen) 347 Aktuellen Datensatz löschen: Strg + (Minuszeichen) 347 Datensatz speichern: Umschalt + Eingabe 347 Letzte Änderungen rückgängig machen: Strg + Z 347 Das gewählte Objekt in der Entwurfsansicht öffnen: Strg + Eingabe 348 Kapitel 26 Zehn häufige Krisen und wie man sie überlebt 349 Sie geben ein, was automatisch zu 74 gerundet wird 349 Sie stellen eine Frage und bekommen komische Antworten 350 Und als Sie nochmals hinsahen, war der Datensatz weg 351 Gültigkeitsregeln, die keine sind 352 Menüs, die auf mysteriöse Weise kommen und gehen 353 Sie können keine Verknüpfung zu einer dbase-tabelle herstellen 353 Sie können eine verknüpfte dbase- oder Paradox-Tabelle nicht aktualisieren

9 Beim Importieren einer Tabelle wird eine Schlüsselverletzung angezeigt 354 Das Programm lässt sich einfach nicht aufrufen 354 Der Assistent verweigert seinen Dienst 354 Kapitel 27 Zehn Experten-Tipps 357 Dokumentieren Sie, als hinge Ihr Leben davon ab 357 Wählen Sie die passenden Feldgrößen 359 Echte Zahlen stehen in Zahlenfeldern 359 Definieren Sie Gültigkeitsregeln 359 Verwenden Sie verständliche Namen 359 Seien Sie beim Löschen sehr vorsichtig 360 Machen Sie Datensicherungen 360 Erst denken und dann noch einmal denken 360 Halten Sie Ordnung und machen Sie alles so einfach wie möglich 361 Fragen Sie rechtzeitig um Rat 361 Stichwortverzeichnis