Integrierte Istkostenrechnung mit der SAP Business Suite unter Verwendung von INZPLA-Gleichungsmodellen

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1 Integrierte Istkostenrechnung mit der SAP Business Suite unter Verwendung von INZPLA-Gleichungsmodellen vorgelegt von Dipl. Kfm. Andreas Hähre von der Fakultät VII - Wirtschaft und Management - der Technischen Universität Berlin zur Erlangung des akademischen Grades Doktor der Wirtschaftswissenschaften - Dr. rer. oec. - genehmigte Dissertation Promotionsausschuss: Vorsitzender: Prof. Dr. A. Hunscha Berichter: Prof. Dr. E. Zwicker Berichter: Prof. Dr. U. Krystek Tag der wissenschaftlichen Aussprache: 20. Dezember 2011 Berlin 2012 D 83

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3 Verzeichnisse Inhaltsverzeichnis Einleitung Das SAP ERP-System Einführung in die Integrierte Kostenrechnung mit SAP ERP Ablauf der Integrierten Plankostenrechnung Abläufe in der Istkostenrechnung Kostenrechnung mit SAP ERP Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung CO-Objekte Standardhierarchie Leistungsarten Statistische Kennzahlen Istbuchungen Istbuchungen aus dem FI-Modul Manuelle Umbuchungen Arbeitszeitblatt Leistungsverrechnung Senderleistungen Isttarif Manuelle Kostenverrechnung Statistische Kennzahlen Periodenabschluss und Verrechnungsverfahren im Ist Abgrenzung Zuschläge Verteilungen und Umlagen Indirekte Leistungsverrechnung Soll=Ist-Leistungsverrechnung Templateverrechnung Tarifermittlung und Verrechnungspreise Splittung Tarifermittlung bei Schleifen Tarife im Ist Sollkostenermittlung Abweichungen Innenaufträge Innerbetriebliche Aufträge Abgrenzungsaufträge Musteraufträge Produktkosten-Controlling Produktkostenplanung Stücklisten Arbeitspläne Kalkulation ohne Mengengerüst...62 I

4 Verzeichnisse Kalkulation mit Mengengerüst Kostenträgerrechnung Auftragsbezogene Kostenträgerrechnung Periodische Kostenträgerrechnung Rückmeldungen Kostenträgerhierarchie Kostenträger Allgemein Work-In-Progress Material-Ledger und Istkalkulation Abweichungen Ergebnis- und Marktsegmentrechnung Struktur Planung Planungsmethoden Planungsintegration Istbuchungen Abweichungen Informationssystem Integrierte Zielverpflichtungsplanung Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Modellstruktur der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Gleichungen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Modelltableaus Kostenarten- und Kostenträgertableau Beschäftigungsermittlungs- und Bestellungssammeltableau Kostensatz- und Lieferwertbestimmungstableau Deckungstableau Lagerfortschreibungstableau Gewinntableaus Modellversionen Analyseverfahren der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Primärkostenanalyse Szenarioanalyse Metainformationsanalyse Sensitivitätsanalyse Planungsverfahren der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Istmodelle der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Reine und gemischte Istmodelle Aufbau von Ist-Kostenleistungsmodellen Modelltableaus eines Ist-Kostenleistungsmodells Strukturidentität zwischen Plan- und Istmodellen Ist-Kostenrechnung mit INZPLA-Connect Aufbau von INZPLA-Connect Vorteile durch Verwendung von INZPLA-Connect Datenextraktion aus dem SAP ERP System Stammdaten II

5 Verzeichnisse Verrechnungsstrukturen Bewegungsdaten Daten des Istmodells Transformation der SAP ERP Ist-Kostenrechnung XML-Merge Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung CO-Objekte und Bezugsgrößenobjekte Kontierungsobjekte Planungsreihenfolge Splittung Zyklen Leistungsverrechnung Kalkulationsschemen Templates Leerkosten Abweichungen Innenaufträge Abrechnung Abgrenzungsaufträge Kostenträgerrechnung Bestandsführung Fertigungsaufträge Work-In-Progress auf Fertigungsaufträgen Verrechnungsschleifen Abweichungen Ergebnisrechnung Abweichungspositionen Modelltransformation Daten für das Istmodell CO-PA Ergebnisobjekte erzeugen Modellexterne Lieferungen durch Primärkosten ersetzen Entlastungskostenarten für Materialien ermitteln Mengenumrechnung in Basismengeneinheit Zyklen den Bestellzeilen zuordnen Planintegration durchführen Splittung der leistungsunabhängigen Kostenstellenobjekte durchführen Fertigungsaufträge analysieren und Bestellzeilen erzeugen Kalkulationsschematas den Bestellzeilen zuordnen Überprüfung der sendenden Objekte im CO-PA CO-PA Bewertungsanalyse Vorzeichenumkehr für Wertfelder durchführen Bezugsgrößenobjekte erzeugen Korrektur der Sollbuchungen von gesplitteten Kostenstellenobjekten Kostenarten für CO-PA-Wertfeldabbildung erzeugen Entlastungszeilen für Materialien erzeugen Zyklen der indirekten Leistungsverrechnung überprüfen Spezielle Istmodell Transformationen III

6 Verzeichnisse INZPLA-Import Zusammenfassung und Ausblick Zusammenfassung Schlussbemerkungen und Ausblick Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis Stichwortverzeichnis Literaturverzeichnis IV

7 Verzeichnisse Abkürzungsverzeichnis allg. bspw. CO-Modul CO-OM CO-OM-ABC CO-OM-CEL CO-OM-OPA CO-PA CO-PC d.h. etc. evtl. FI-AA FI-Modul ggf. HR-Modul IM MM PP-LSP PP-Modul PP-SOP SD-Modul u.a. u.u. z.b. allgemein beispielsweise Controlling-Modul des SAP-Systems Controlling-Modul / Komponente Overhead Management Controlling-Modul / Komponente Prozesskostenrechnung Controlling-Modul / Komponente Kostenartenrechnung Controlling-Modul / Komponente Auftragsrechnung Controlling-Modul / Komponente Profitability Analysis Controlling-Modul / Komponente Product Costing dass heißt et cetera eventuell Finanz-Modul / Komponente Abschreibungen und Zinsen Finanz-Modul des SAP-Systems gegebenenfalls Human Ressources-Modul des SAP-Systems Investitionsplanungs-Modul des SAP-Systems Materials Management-Modul des SAP-Systems Product Planning-Modul / Komponente Langfristplanung Product Planning-Modul des SAP-Systems Product Planning-Modul / Komponente Grobplanung Sales and Distribution-Modul des SAP-Systems unter anderem unter Umständen zum Beispiel V

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9 Integrierte Istkostenrechnung Einleitung Das SAP-System ist das führende Kostenrechnungssystem auf dem Markt. Es handelt sich jedoch nicht um ein reines Kostenrechnungssystem, sondern um ein ERP-System, das auch viele weitere Funktionsbereiche in einem Unternehmen abzudecken vermag. Es verwundert daher nicht, dass das SAP-System kein Spezialist im Kostenrechnungsbereich ist. Vielmehr müssen die Anwender mit vielfältigen Einschränkungen leben, die sowohl die Plan- als auch die Istkostenrechnung betreffen. Aus diesem Grunde wurde am Lehrstuhl für Unternehmensrechnung und Controlling ein Softwaresystem entwickelt, dass in der Lage ist die Planung des SAP-Systems in die lehrstuhleigene Kostenrechnungssoftware INZPLA 1 zu übernehmen. Bei dem entwickelten Softwaresystem handelt es sich um INZPLA-Connect, das die SAP- Plandaten auslesen und in eine INZPLA-konforme Kostenrechnung transformieren kann. Das INZPLA-Kostenrechnungssystem basiert auf der Arbeit von Professor Dr. Eckart Zwicker. Die INZPLA-Theorie fokussiert sich ausschließlich auf die Erstellung und Auswertung quantitativer Kostenrechnungsmodelle, denen ein Gleichungssystem zugrunde liegt. Das INZPLA-System ist daher ein auf diese Art von Kostenrechnungsmodellen spezialisierte Software, die viele Analysen und Auswertungsmethoden erlaubt, die im SAP-System nicht anwendbar sind. Im Rahmen mehrerer Dissertationen wurde daher INZPLA-Connect entwickelt, welches die Vorzüge des INZPLA-Kostenrechnungssystems mit dem SAP-System verbindet 2. Derzeit wird die INZPLA-Software bei einem großen deutschen Unternehmen für die Jahres- und Mittelfristplanung erfolgreich eingesetzt. Dieses Unternehmen wendet dabei vor allem Szenarioanalysen an, um die zukünftige Geschäftsentwicklung zu planen und die Risiken zu analysieren. Dabei ist es von großem Nutzen, dass das INZPLA-System von nur einem Controller bedient werden kann. Somit ist es möglich, Ad-hoc-Planungen und Analysen für den Vorstand des Unternehmens zu erstellen und gegebenenfalls Was-wäre-wenn-Anfragen zeitnah zu beantworten. Im Rahmen der vorliegenden Arbeit soll INZPLA-Connect nun um eine Ist-Kostenrechnung erweitert werden. Dazu sollen die bestehenden Extraktions- und Transformationsprozesse erweitert oder angepasst werden, um die Ist-Daten des SAP-Systems auslesen zu können und in ein INZPLA-Kostenrechnungsmodell umzuwandeln. Mit Hilfe des so gewonnenen Istmodells wäre es möglich, die vielfältigen Analysemethoden des INZPLA-Systems auch im Ist anzuwenden. Darüber hinaus könnten die echten Ist- Artikelgewinne und Ist-Lagerbewertungen berechnet werden, ohne dass im SAP-System das Material- Ledger verwendet werden muss. Darüber hinaus könnten die Istmodelle auch zur Mittelfristplanung herangezogen oder komplexe Abweichungsanalysen vorgenommen werden. Die Kostenrechnungssysteme der beiden Softwaresysteme sind derart verschieden, dass zur Übernahme der SAP-Daten in das INZPLA-System umfangreiche Transformationen erforderlich sind. Diese aufwendige Umsetzung kann jedoch auch dazu genutzt werden, um Fehler in der SAP-Kostenrechnung aufzufinden. Zur Unterstützung einer derartigen Analyse wurden im Rahmen einer weiteren Dissertation Prüfroutinen entwickelt, die eine tiefgreifende Analyse der semantischen und strukturellen Beschaffenheit des SAP-Kostenrechnungssystems ermöglichen 3. 1) Integrierte Zielverpflichtungsplanung und Kontrolle 2) Vgl. hierzu Golas 2000 und Flemming ) Vgl. hierzu Brossmann Seite 1

10 Einleitung Um die Möglichkeiten des INZPLA-Systems auch für die Istkostenrechnung des SAP-Systems nutzbar zu machen, muss zunächst das SAP-System eingehend analysiert werden. Dabei reicht es nicht aus, nur die betriebswirtschaftlichen Verfahren des SAP-Systems darzustellen, sondern es müssen die technischen Funktionen ausgewertet werden, die bei den Verfahren verwendet werden. Nur die Rekonstruktion der technischen Umsetzung im SAP-System führt dazu, dass die transformierten Modelle die gleichen oder zumindest näherungsweise identische Ergebnisse wie das SAP-System liefern. Dies ist von großer Bedeutung, da die Akzeptanz der INZPLA-Ergebnisse maßgeblich von der Reproduzierbarkeit der SAP- Ergebnisse abhängt. Die Analyse des SAP-Systems erfolgt im ersten Kapitel und behandelt vor allem die Verfahren der Ist- Kostenrechnung. Dennoch müssen in vielen Bereichen auch die Verfahren der Planung erläutert werden, da die Ist-Kostenrechnung des SAP-Systems häufig auch Planwerte für die Verrechnungen einsetzt. Dies ist beispielsweise bei der Verwendung von Standardpreisen der Fall. Nachdem das Quellsystem analysiert worden ist, muss das Zielsystem erörtert werden. Wie erwähnt, unterscheiden sich die beiden Kostenrechnungssysteme in vielerlei Hinsicht. Diese Unterschiede können nur durch eine genaue Gegenüberstellung der beiden Systeme herausgearbeitet werden. Im zweiten Kapitel wird daher eingehend auf das INZPLA-System eingegangen und dessen struktureller und semantischer Aufbau dargelegt. Da das INZPLA-System zunächst nur für die Planung gedacht war, müssen auch die spezifischen Aspekte und Anforderungen an ein Istmodell erläutert werden. Diese Anforderungen müssen dabei auch zukünftige Entwicklungen am INZPLA-System berücksichtigen. Das dritte Kapitel beschreibt die notwendigen Transformationsverfahren, um die SAP-Daten in ein INZPLA-Modell umzusetzen. Zunächst wird der Entwicklungsstand von INZPLA-Connect erläutert, um davon ausgehend die Änderungen und Erweiterungen für die Ist-Kostenrechnung zu beschreiben. Abschließend werden die Ergebnisse zusammengefasst und ein Ausblick auf weitere Entwicklungen des INZPLA-Systems gegeben. Seite 2

11 Integrierte Istkostenrechnung 1 Das SAP ERP-System Das SAP ERP System ist Bestandteil der SAP Business Suite 4. Neben dem SAP ERP enthält diese Suite das SAP CRM (Customer Relationship Management), das SAP PLM (Product Lifecycle Management), das SAP SCM (Supply Chain Management) sowie das SAP SRM (Supplier Relationship Management). Trotz der Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten der SAP Business Suite, ist das SAP ERP System das am häufigsten eingesetzte und entsprechend für die SAP AG das wichtigste System. Es deckt die Unternehmensbereiche Finanzen, Human Ressources, Operations und Corporate Services ab 5. Das SAP ERP System hat eine bewegte Vergangenheit. In den 90er Jahren wird das System R/3 entwickelt. Es führt die SAP AG zur Marktführerschaft auf dem Gebiet der Unternehmenssoftware. Zum Ende des 20. Jahrhunderts wird das R/3 umbenannt in MySAP ERP. Nach dem Zusammenbruch des Neuen Marktes wird aus MySAP ERP nun SAP ECC. Heute ist wird das R/3 System schließlich SAP ERP genannt und ist Teil der SAP Business Suite. Eine tiefgreifende inhaltliche Änderung des Systems ist in all diesen Jahren nicht erfolgt. Zwar wurden immer wieder Anpassungen vorgenommen, um neue technische Entwicklungen oder rechtliche Vorgaben zu erfüllen, aber der Kern von SAP ERP basiert noch immer auf dem R/3 System. Wenn im Rahmen dieser Arbeit von SAP ERP oder SAP-System gesprochen wird, ist damit immer das Basissystem R/3 gemeint. Im Folgenden werden der Aufbau und die Funktionalitäten der Kostenrechnung im SAP-System dargestellt. 1.1 Einführung in die Integrierte Kostenrechnung mit SAP ERP Bevor detaillierter auf die Kostenrechnung des SAP-Systems eingegangen wird, soll zunächst eine Übersicht über die Module und Prozesse der SAP-Kostenrechnung gegeben werden, da das SAP-System hochintegriert ist und viele Bereiche der betrieblichen Vorgänge abbilden kann. Die Abb. 1 zeigt die wichtigsten Module des SAP ERP Systems 6. Den Kern des Systems bildet ein Anwendungsserver 7, der die Laufzeitumgebung für alle SAP Module zur Verfügung stellt. Diese Laufzeitumgebung basiert auf der Programmiersprache ABAP 8 und bietet Datenbankschnittstellen sowie Authentifizierungsmethoden für eine Client-Server-Umgebung an. Obwohl in den neuesten Versionen des SAP-Systems auch JAVA als Programmiersprache für den Anwendungsserver angeboten wird, sind bisher alle SAP Applikationen, die auf dem ERP laufen in ABAP geschrieben. Im Prinzip handelt es sich beim SAP ERP System um einen Anwendungsserver, für den verschiedene Module zur Bearbeitung von betrieblichen Vorgängen erstellt wurden. Die Module des SAP-Systems sind für bestimmte Bereiche eines Unternehmens zugeschnitten. So gibt es Module für den Vertrieb, die Produktion, die Materialwirtschaft, den Personalbereich und für die Bereiche 4) Das Produkt Business Suite ist nicht zu verwechseln mit dem Produkt Business One. Während die Business Suite sich vorwiegend an mittlere und große Unternehmen richtet, ist Business One für kleine und mittlere Unternehmen konzipiert. Vgl. hierzu SAP AG 2010a. 5) Vgl. hierzu SAP AG 2010a. 6) Im Folgenden nur noch SAP-System genannt. 7) Engl. Application Server. 8) Advanced Business Application Programming Seite 3

12 Einführung in die Integrierte Kostenrechnung mit SAP ERP der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Darüber hinaus gehören die Anlagenwirtschaft und das Projektsystem zu den Kernmodulen des SAP-Systems. Wie in der Abb. 1 durch die transparenten Kästchen angedeutet, kann das SAP-System durch weitere Module beliebig erweitert werden. Abb. 1: Modulübersicht des SAP ERP Systems Quelle: SAP AG Die Module des SAP-Systems gliedern sich wiederum in Komponenten, wobei diese Komponenten in der Regel Teilbereiche der übergeordneten Fachgebiete abdecken. So besteht das CO-Modul (also das Controlling-Modul) aus folgenden Komponenten: Gemeinkosten-Komponente (OM Overhead Management) mit Kostenartenrechnung (CEL Cost Element Ledger) Kostenstellenrechnung (CCA Cost Center Accounting) Prozesskostenrechnung (CO-ABC) 9 Gemeinkostenaufträge und Projekte (OPA Overhead Orders and Projects Accounting) Produktkosten-Komponente (PC Product Costing) Ergebnis-Komponente (PA Profitability Analysis) Die in Abb. 1 dargestellte Graphik suggeriert, dass die Module unabhängig voneinander genutzt werden können. Dies ist zwar zum Teil möglich, aber die wesentlichen Vorteile des SAP-Systems erwachsen 9) Die Prozesskostenrechnung (CO-ABC) wird im Rahmen dieser Arbeit nicht näher behandelt. Seite 4

13 Integrierte Istkostenrechnung gerade durch die Integration der unterschiedlichen Module zu einem Gesamtsystem. Dieser als horizontale Integration bezeichnete Zusammenhang der einzelnen Module ist auch betriebswirtschaftlich sinnvoll, da die Kostenrechnung beispielsweise auf Daten des Vertriebs angewiesen ist. Sei es um die Ist-Absatzmengen monetär zu bewerten oder die Absatzplanung mitzugestalten. Umgekehrt werden im Absatz aber auch Daten der Kostenrechnung benötigt. Hier dürften die wesentlichen Informationen der geplante Absatzpreis sowie die Deckungsbeiträge und Vollkostensätze sein. Obwohl die Datenübergabe zwischen den einzelnen Modulen vorgesehen ist und entsprechend unterstützt wird, handelt es sich dennoch um Schnittstellen, die manuell bedient werden müssen. Somit wird in jedem Modul nur ein Teilplan erstellt, der erst in Kombination mit den anderen Teilplänen zu einem Gesamtbild zusammengefasst wird. Es muss allerdings angemerkt werden, dass die Integration der Teilpläne nicht immer gut gelingt, so dass es häufig zu Abweichungen und Fehlern kommt. 10 Bevor jedoch auf die Details eingegangen wird, sollen zunächst die wichtigsten Prozesse der Kostenrechnung im SAP-System kurz dargelegt werden Ablauf der Integrierten Plankostenrechnung Die Betrachtung der Istkostenrechnung des SAP-Systems beginnt zunächst mit der Planung. Die Planung hat im SAP-System eine besondere Bedeutung für die Istkostenrechnung, da viele Plandaten auch im Ist verwendet werden. So werden häufig Bewertungen auf Basis der Planwerte durchgeführt. Ob die Bewertung im Anschluss noch mit den aktuellen Istwerten durchgeführt wird, hängt stark von Modellierung der SAP-Kostenrechnung des jeweiligen Unternehmens ab. Meist wird aber auf eine Nachbewertung zu Istwerten verzichtet und nur die Abweichung von Plan- und Istwerten fortgeschrieben 11. Die meisten Unternehmen im deutschsprachigen Raum setzen auf die absatzmengengetriebene Planung. So beginnt auch die Planung im SAP-System in der Regel mit den Absatzmengen. Dies ist allerdings nicht obligatorisch, da alle Teilpläne im SAP auch einzeln geplant werden können. Auf Grund der vielfältigen Abhängigkeiten zwischen den Modulen und Komponenten ist dies jedoch nicht sinnvoll und wird von SAP entsprechend auch nicht empfohlen. Die Abb. 2 zeigt den groben Ablauf der Planung im SAP-System. Ausgehend von der klassischen Kostenrechnung wird die SAP-Kostenrechnung in drei Bereiche unterteilt, die Ergebnisrechnung, die Kostenträgerrechnung sowie die Gemeinkostenrechnung. Die Planung beginnt mit den Absatzmengen im Rahmen eines Absatzplanes in der Ergebnisrechnung. Sobald die Absatzmengen feststehen, werden die Werte an die Kostenträgerrechnung übergeben. Dort werden die Primärbedarfe für die Absatzmengen ermittelt, aus denen sich auch die Sekundärbedarfe ableiten lassen. Sollten die Kapazitäten nicht für die Produktion der Absatzmengen ausreichen, so kann der Absatzplan in der Kostenträgerrechnung geändert und an die Ergebnisrechnung zurückgegeben werden. Aus den Primär- und Sekundärbedarfen lassen sich die im SAP-System sogenannten disponierten Leistungen ableiten. Diese Leistungen sind die für die Produktion der Absatzmengen von den Hauptkostenstellen zu erbringen. Ausgehend von den disponierten Leistungen der Kostenstellen können nun auch die Leistungsmengen der untergeordneten Objekte (Kostenstellen und Aufträge) ermittelt werden. An dieser Stelle wird explizit nicht von Kostenstellen gesprochen, sondern von Objekten. Genauer genommen müsste von CO-Objekten gesprochen 10) Näheres hierzu in Kapitel ) Diese Informationen entstammen Gesprächen mit SAP Beratern von Bearingpoint und KPMG. Seite 5

14 Einführung in die Integrierte Kostenrechnung mit SAP ERP werden, da die SAP Gemeinkostenrechnung neben Kostenstellen auch Aufträge und sogenannte PSP- Elemente 12 kennt. Somit besteht die SAP Gemeinkostenrechnung aus mehr Objekten zur Erfassung und Verrechnung der Kosten als die klassische Kostenrechnung. Erlöse Kosten des Umsatz = Betriebsergebnis Ergebnisrechnung Absatzmengen Selbstkosten Primärbedarfe Sekundärbedarfe Primär- und Sekundärkostenmengen Kostenträgerrechnung Selbstkosten Herstellkosten Preise und Tarife Disponierte Leistungen Gemeinkostenrechnung Primärkostenmengen Tarife Preise Abb. 2: Absatzmengengetriebene Planung im SAP Quelle: Flemming 2005, S. 22 Nach Ermittlung der primären Leistungsmengen in der Gemeinkostenrechnung werden diese nun mit externen Preisen bewertet. Um eine verursachungsgerechte Verrechnung der Kosten auf die Kostenträger zu erreichen, werden im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung die bewerteten Primärleistungsmengen an übergeordnete Kostenstellen und Aufträge weiterverrechnet. Für die Verrechnung der Leistungen müssen Verrechnungspreise gebildet werden, die durch Division der Gesamtkosten eines Objektes durch die Bezugsmenge ermittelt werden 13. Die Verrechnungspreise werden von SAP als Tarife bezeichnet. Die Tarife der Endkostenstellen werden zur Bewertung der mengenmäßigen Kostenstellenund Auftragsleistungen in der Kostenträgerrechnung verwendet. Hinzu kommen noch die Preise für die Einzelkosten auf den Kostenträgern, z. B. Rohmaterial. In der Summe ergeben sich so die Herstellkosten. Sobald auch Vertriebs- und Verwaltungskosten berücksichtigt werden, können die Selbstkosten der Produkte berechnet werden. Diese gehen dann zur Bewertung der Absatzmengen wiederum in die Ergebnisrechnung ein. Somit schließt sich der Planungskreis. In der Abb. 2 ist die Planung in der logischen Abfolge der Kostenrechnungsbereiche dargestellt. Zum besseren Verständnis des SAP-Systems sollen die Planungsabläufe noch mal mit den Modulen des SAP- 12) PSP - Projekt-Struktur-Plan 13) Die Verrechnung von Kosten bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung kann auch mit Umlagen oder Verteilungen erfolgen. In diesem Falle kann auf einen Tarif verzichtet werden. Darüber hinaus können Leistungen nur von leistungsabhängigen Objekten verrechnet werden. Vgl. hierzu die Kapitel auf S. 42 und auf S. 35. Seite 6

15 Integrierte Istkostenrechnung Systems beschrieben werden. Die Abb. 3 zeigt die Planung im SAP auf Basis der Module. Ausgegangen wird vom Modul CO-PA, welches die Ergebnisrechnung abdeckt. Die Absatzmengen werden an das Modul PP-SOP übergeben. Es gehört nicht im engeren Sinne zur Kostenträgerrechnung des SAP- Systems, da diese nur im Modul CO-PC abgedeckt wird. Die Komponente SOP gehört zum Modul PP (Production Planning) und ist Teil des Produktionsbereiches. Es ist folglich nicht einfach, eine saubere Abgrenzung der Kostenträgerrechnung im SAP-System vorzunehmen. Im PP-SOP wird er Absatzplan aus dem CO-PA aus produktionstechnischer Sicht überprüft, d. h. es werden die Primär- und Sekundärbedarfe ermittelt und mit den Produktionskapazitäten abgestimmt. Wenn dies erfolgt ist, werden die Absatzmengen an das Modul PP-LSP (Langfristplanung) übergeben. Dieses ermittelt die unterjährigen Kapazitäten und Bedarfe der Rohstoffe sowie die Leistungsabgaben der Hauptkostenstellen. Sofern die Kapazitäten nicht ausreichen, werden diese Informationen an die Investitionsplanung übergeben und ggf. die Investitionskosten in die Abschreibung- und Zinsplanung. Der Bedarf an Rohstoffen wird vom PP-LSP an die Rohstoffpreisplanung des MM (Material Management) übergeben. Die disponierten Leistungen (also die Leistungsabgaben der Hauptkostenstellen) werden an die Gemeinkostenplanung (CO-OM) übergeben. Darüber hinaus folgt auch noch eine Abstimmung der Kapazitäten mit dem HR und ggf. eine Übergabe der Bedarfe an Arbeitsleistung an das HR Modul. Damit ist zunächst die Mengenplanung in der Kostenträgerrechnung oder genauer in der Produktionsplanung abgeschlossen. Die Hauptkostenstellen im Modul CO-OM erhalten die Leistungsabgaben aus dem PP-LSP. Ihre Leistung muss folglich nicht mehr geplant werden. In Abhängigkeit der Hauptkostenstellen müssen jedoch von den Hilfskostenstellen bzw. den untergeordneten CO-Objekten Leistungen erbracht werden. Diese Leistungsabgaben werden im Rahmen des CO-OM ermittelt. Darüber hinaus werden die Leistungen mit Kosten bewertet, so dass für jedes CO-Objekt des CO-OM Modules ein Tarif ermittelt werden kann. Die Ausgangswerte des CO-OM sind die Leistungstarife der an der Produktion beteiligten CO-Objekte. Ergebnisrechnung CO-PA Absatzmengen Investitionen Selbstkosten Produktionsgrobplanung PP-SOP Produktkostenplanung CO-PC Primärbedarfe Sekundärbedarfe Rohstoffpreisplanung MM Rohstoffpreise Leistungstarife Langfristplanung PP-LSP Disponierte Leistungen Gemeinkostenplanung CO-OM Kapazitätsbedarfe Kapazitätsbedarfe Afa- und Zinskosten Personalkosten Investitionsplanung IM Afa- und Zins- Planung FI-AA Abb. 3: Integrierte Plankostenrechnung im SAP R/3 System Quelle: Flemming 2005, S. 24 Personalplanung HR Seite 7

16 Einführung in die Integrierte Kostenrechnung mit SAP ERP Das Modul CO-PC, welches zur eigentlichen Kostenträgerrechnung des SAP-Systems zählt, wird erst in dieser Phase der Planung verwendet. Es kalkuliert die Kosten für die Produkte, dabei werden die im MM ermittelten Rohstoffpreise ebenso wie die Leistungstarife aus dem CO-OM berücksichtigt. Es fällt auf, dass es in Abb. 3 keine Verbindung zwischen PP-SOP und CO-PC gibt. Es erfolgt auch keine Übergabe von Absatzinformationen aus dem CO-PA an das CO-PC. Das CO-PC verwendet keine Absatzpläne zur Ermittlung der Kosten, sondern ermittelt die Kosten für die Produktion ausschließlich auf Basis von Losgrößen, die manuell im CO-PC vorgegeben werden. 14 Die Kalkulationsergebnisse werden abschließend an das CO-PA übergeben. Dort werden dann die Absatzmengen mit den kalkulierten Kosten bewertet und ein Betriebsergebnis oder eine andere Gewinngröße berechnet Abläufe in der Istkostenrechnung Die Integrierte Istkostenrechnung des SAP-Systems hat keine feste Abfolge wie die Planung. In der Istkostenrechnung geht es eher um die Übernahme der angefallenen Istwerte in das Controlling. Da die Istwerte aus sehr vielen SAP-Modulen und zusätzlich aus fremden Systemen in das CO-Modul übernommen werden können, wird im Folgenden nur von den wichtigsten Datenlieferanten ausgegangen. CO CO-PA CO-PC CO-OM PP SD MM FI Abb. 4: Integrierte Istkostenrechnung Die Abb. 4 zeigt schematisch, welche Komponenten hauptsächlich an der Istkostenrechnung beteiligt sind. Die dunkelgrauen Kästchen stellen Module oder Komponenten des Rechnungswesens dar. Die 14) Dies führt unweigerlich zu Abweichungen zwischen den geplanten Kosten und tatsächlich eingetretenen Ist-Kosten. Beispielsweise führen bereits kleine Abweichungen bei den Losgrößenmengen zu einer anderen Verteilung der losfixen Kosten. Seite 8

17 Integrierte Istkostenrechnung schraffierten Kästchen stellen Module des Logistikbereiches dar. Urheber vieler Istwerte sind die Module der Logistik. Hier wird eingekauft, produziert und verkauft. Diese Tätigkeiten werden von den Modulen MM, PP und SD (Sales and Distribution) abgedeckt. Die gestrichelten Pfeile an diesen Modulen sollen die Interaktion mit externen Partnern signalisieren. Auch das Modul der Finanzbuchhaltung (FI-Modul) steht in Interaktion mit externen Partnern (z. B. bei Lohnabrechnungen, Rechnungseingängen etc.). Zunächst werden die Logistik Module betrachtet. Für Einkäufe, die im Rahmen des SAP-Systems durchgeführt werden, müssen sogenannte Bestellanforderungen ausgelöst werden. Diese werden dann vom Material Management (MM-Modul) bestellt. Sobald eine Bestellung im System erfasst worden ist, kann ein Obligo für diese Bestellung im FI-Modul und CO-OM fortgeschrieben werden. Sobald für die Bestellung eine Rechnung eingeht, wird diese vom FI-Modul erfasst. Die zugehörige Buchung des FI-Moduls wird dann auch im CO-Modul erfasst. Das Modul PP deckt die Produktion im SAP-System ab. Wesentlicher Informationslieferant dieses Moduls sind die sogenannten Fertigungsaufträge. Die Fertigungsaufträge erhalten alle Kosten kontiert, die zur Erstellung der jeweiligen Produktionsmenge notwendig sind. Dies sind externe (primäre) Einzelkosten, die über das FI-Modul erfasst werden, aber auch Kosten der Gemeinkostenrechnung, die aus dem Modul CO-OM (Gemeinkostenrechnung) stammen. Darüber hinaus müssen natürlich auch Kosten für Vorprodukte berücksichtigt werden. Ihre Kosten werden auf Basis der im CO-PC kalkulierten Plankosten (Standardpreis) in den Fertigungsauftrag übernommen. Mit Fertigstellung der Produktmenge aus dem Fertigungsauftrag werden die Kosten abgerechnet. Die Abrechnung erfolgt zum einen an das FI-Modul, zum anderen an das CO-PA. Die Verkäufe der gefertigten Produkte werden mit dem Modul SD getätigt. Mit Versand der Produkte wird eine Faktura erstellt. Zur Ermittlung der Absatzpreise werden dem SD die Planpreise aus dem Materialstamm des MM übergeben. Die Positionen der Faktura werden direkt in die Finanzbuchhaltung (FI) und die Ergebnisrechnung der Kostenrechnung (CO-PA) durchgebucht. Zu diesen Positionen gehören Absatzpreis, Absatzmenge, Absatzkosten und Erlösschmälerungen. Der im Modul MM geführte Lagerbestand wird um die Absatzmenge gemindert. Die Kosten- und Mengeninformationen finden über viele Wege ihren Eingang in die Kostenrechnung und letztlich in die Ergebnisrechnung. Je nachdem in welchem Modul der Kostenrechnung sie ankommen, müssen sie entsprechend in die Ergebnisrechnung gewälzt werden. Kosten, die in der Gemeinkostenrechnung gebucht werden, müssen beispielsweise entweder über das CO-PC oder direkt in die Ergebnisrechnung gewälzt werden. Die Ergebnisrechnung kann auf Basis der gesammelten Daten nun ein Ist-Betriebsergebnis berechnen. Dabei kann, je nach Modellierung der Kostenrechnung, eine Grenzkostenrechnung oder eine Vollkostenrechnung durchgeführt werden. Die Abhängigkeiten der einzelnen Module sind so umfangreich, dass es nicht möglich ist, sie vollständig zu beschreiben. Die in Abb. 4 abgebildeten Beziehungen sind nur ein Ausschnitt der möglichen Verbindungen. Erschwerend kommt hinzu, dass jedes Unternehmen eine andere Modellierung des SAP- Systems nutzt und somit keine allgemeinverbindlichen Aussagen getroffen werden können. Seite 9

18 Einführung in die Integrierte Kostenrechnung mit SAP ERP Nachdem nun ein grober Überblick über die Abläufe im Ist gegeben wurde, sollen die wichtigsten Prozesse und ihre Geschäftsvorfälle und ihre Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung sowie das Controlling betrachtet werden. Der erste Geschäftsvorfall ist eine Bestellung zum Wareneingang. Abb. 5 zeigt den Ablauf einer Bestellung im SAP-System von der Bestellanforderung bis zur Zahlung der Rechnung. Die Bestellanforderung erzeugt zunächst einen Obligo im CO. Je nachdem wer die Bestellung ausgelöst hat, wird das Obligo auf eine Kostenstelle, einen Auftrag, ein PSP-Element oder ggf. einem Fertigungsauftrag erfasst. Bestellanforderung Bestellanforderung CO-Beleg Bestellanforderung Obligo Bestellung Bestellung CO-Beleg Obligo Wareneingang (bewertet) Bewerteter Wareneingang FI-Beleg Wareneingang an Lager CO-Beleg Nebenkosten Rechnungseingang Rechnungseingang FI-Beleg Wareneingang Rechnung CO-Beleg Nebenkosten Skonti Preisdifferenz Zahlung Zahllauf oder manueller Zahlungsausgang Abb. 5: Ablauf Beschaffung Quelle: In Anlehnung an Basycon 2010 FI-Beleg Zahlung CO-Beleg Skonti Nebenkosten Kursdifferenz Die Bestellung selbst ändert nur den Status des bereits gebuchten Obligos. Es handelt sich nun nicht mehr um eine Anforderung, sondern um eine Bestellung. Der nächste Schritt ist der Wareneingang. Der Wareneingang hat im FI-Modul keine Auswirkung, außer der Erzeugung eines Wareneingangsbeleges. Im CO-Modul werden die durch den Wareneingang verursachten Nebenkosten gebucht. Darüber hinaus hat ein Wareneingang keine Auswirkungen, da die Ware selbst keine Kosten verursacht. Mit Eingang der Rechnung wird im FI-Modul die Rechnung zum Wareneingang gebucht. Dies ist die erste relevante Buchung im FI-Modul, die durch den Prozess ausgelöst wird. Im CO-Modul hingegen werden nur die Seite 10

19 Integrierte Istkostenrechnung Nebenkosten und ggf. Skonti und Preisdifferenzen gebucht, da hier davon ausgegangen wird, dass die eingegangene Ware nicht direkt verbraucht wird, sondern in ein Lager geht. Falls Rechnungen im FI- Modul gebucht werden, deren Leistung bzw. Ware sofort verbraucht wird, so werden die im FI erfassten Werte direkt in das CO-Modul durchgebucht. Die Zahlung von Rechnungen hat wiederum keine Auswirkungen im CO-Modul, sofern keine Buchungsnebenkosten anfallen (Bankgebühren, Umlage für den Zahlungsvorgang im Unternehmen, Skonti, etc.). Für das FI-Modul bedeutet die Zahlung der Rechnung den Abfluss liquider Mittel, die entsprechend verbucht werden müssen. Wenn nun die Waren beschafft worden sind, kann mit der Produktion begonnen werden. Der Produktionsprozess im SAP-System beginnt mit Eröffnung eines Produktionsauftrages, wie in Abb. 6 dargestellt. Auf dieser Ebene kann ggf. im CO-PC eine Vorkalkulation vorgenommen werden. Eine Vorkalkulation ist z. B. notwendig, wenn im Fertigungsauftrag eine andere Losgröße gewählt wurde als in der Plankalkulation. In diesem Falle wären die erwarteten Kosten unter Umständen nicht identisch mit den geplanten Kosten bezogen auf die neue Losgröße (z. B. durch losfixe Kosten). Die Vorkalkulation hat weder im FI-Modul noch CO-Modul echte Buchungen zur Folge. Erst wenn der Produktionsauftrag begonnen wird, kommt es ggf. zu Buchungen. Dies hängt davon ab, wie das SAP-System modelliert worden ist. Warenentnahmen und Leistungsaufnahmen können direkt bei der Freigabe des Produktionsauftrages gebucht werden oder erst mit Erfassung der sogenannten Rückmeldungen. Da im ersten Fall quasi direkt eine Rückmeldung erzeugt wird, reicht es auf die Rückmeldungen an sich einzugehen. 15 Rückmeldungen dienen zur Erfassung der Leistungsmengen und Produkte auf einem Fertigungsauftrag. Es handelt sich dabei um die Werte und Mengen, die tatsächlich in der Produktion eingesetzt wurden 16. Warenentnahmen, die durch die Rückmeldung erfasst werden, erzeugen sowohl im FI-Modul als auch im CO-Modul Buchungen. Im FI-Modul sind das einfache Materialentnahmebelege. Im CO-Modul werden die Fertigungsaufträge mit den Kosten der Warenentnahme belastet. Dazu gehören die Nebenkosten der Materialentnahme und natürlich das Material selbst. Die Rückmeldungen erfassen aber auch Leistungen, die seitens der Kostenstellen oder Aufträgen erbracht werden. Zur monetären Bewertung dieser Leistungen werden dann direkte oder indirekte Leistungsverrechnungen durchgeführt. Die Verrechnungen werden nur im CO-Modul gebucht, da die Kosten bereits im FI-Modul als Aufwand erfasst worden sind. Die Rückmeldungen werden auch verwendet, um die Fertigungsstellung von Teilmengen und deren Ablieferung an ein Lager zu kontieren. In diesem Falle wird ein CO-Beleg erzeugt, der den Fertigungsauftrag um die bereits gelieferte Menge und deren Kosten entlastet. Im FI-Modul wird ein Beleg für die Materiallieferung erzeugt und die Wertschöpfung verbucht. Zum Periodenabschluss werden die Gemeinkostenzuschläge auf die Fertigungsaufträge verrechnet, die eine Buchung im CO-Modul zur Folge haben. Ein Periodenabschluss muss nicht zwangsläufig die Fertigstellung des Produktionsauftrages bedeuten. Sofern der Fertigungsauftrag weiterläuft, ermittelt das SAP- System auf Basis der bereits erfassten Rückmeldungen, den sogenannten Work-In-Progress (WIP). Dabei wird gemäß Handelsgesetzbuch ein Beleg für WIP im FI-Modul erzeugt. Zum Periodenabschluss wird auch eine Abweichungsermittlung für den Fertigungsauftrag durchgeführt. Abweichungen entstehen im SAP-System nicht nur durch Produktionsabweichungen (Mehrverbrauch, 15) Aus diesem Grunde sind auch die beiden Geschäftsvorfälle Freigabe und Rückmeldung geblockt dargestellt. 16) Vgl. hierzu Kapitel Seite 11

20 Einführung in die Integrierte Kostenrechnung mit SAP ERP Ausschuss, etc.), sondern auch durch die Tatsache, dass für die Bewertung der Leistungen zunächst immer der Plantarif bzw. Planpreis verwendet wird. Somit muss es immer zu Abweichungen zwischen den tatsächlich eingetretenen Istkosten und der Bewertung der Fertigungsaufträge kommen. Die Abweichungen werden im FI-Modul auf sogenannte Abweichungskonten gebucht, um später die korrekte Bewertung der gefertigten Produkte vornehmen zu können (Planpreis des Produktes ± Abweichungen). Gleiches gilt auch für das CO. Hier werden die Abweichungen in die Ergebnisrechnung geschrieben, so dass später das korrekte Betriebsergebnis ermittelt werden kann. 17 Produktionsauftrag Eröffnung Vorkalkulation Kostenschichtung Produktionsauftrag Freigabe / Durchführung Mitlaufende Kalkulation FI-Beleg Materialentnahme CO-Beleg Kostenverrechnung CO-Beleg Belastung Produktionsauftrag Produktionsauftrag Rückmeldung FI-Beleg Materiallieferung CO-Beleg Entlastung Produktionsauftrag Produktionsauftrag Periodenabschluss GK-Zuschläge Nachkalkulation CO-Beleg GK-Zuschlag Produktionsauftrag Periodenabschluss WIP-Ermittlung Nachkalkulation FI-Beleg WIP Produktionsauftrag Periodenabschluss Abweichungsermittlung Nachkalkulation FI-Beleg Abweichung CO-Beleg Abweichung auf Ergebnisobjekt Produktionsauftrag Periodenabschluss Abrechnung Nachkalkulation Istkalkulation FI-Beleg Abrechnung Produktionsabweichung Abb. 6: Ablauf der Produktion und Auswirkungen im FI und CO Quelle: In Anlehnung an Basycon 2010 CO-Beleg Abrechnung Entlastung Produktionsauftrag Belastung Lager, ggf. CO-PA 17) Die Verrechnung der Abweichungen ist das Standardverfahren im SAP-System. Sofern eine korrekte Istbewertung der produzierten Materialien vorgenommen werden soll, muss eine Istkalkulation mit dem Material-Ledger durchgeführt werden. Seite 12

21 Integrierte Istkostenrechnung Mit Abschluss des Fertigungsauftrages werden die erfassten Kosten abgerechnet. Dies kann innerhalb der Periode oder Rahmen des Periodenabschlusses erfolgen. Durch die Abrechnung wird der Fertigungsauftrag im CO-Modul entlastet und das Lager, sowie gegebenenfalls das Ergebnisobjekt mit den Kosten belastet. Die Abweichungen des Fertigungsauftrages werden im FI-Modul und der Ergebnisrechnung verbucht. Somit wird die Wertschöpfungskette auch im FI-Modul abgebildet. Mit dem Ende des Fertigungsprozesses müssen die Produkte auch verkauft werden. Abb. 7 zeigt den klassischen Ablauf einer Kundenbestellung im SAP-System. Erteilt ein Kunde einen Auftrag, so wird dieser im Modul SD (Sales and Distribution) erfasst. Zunächst müssen die Preise und Konditionen für den jeweiligen Kunden ermittelt werden, dazu werden meist umfangreiche Konditionstabellen und Preistabellen im SD-Modul gepflegt. Die Preisinformationen beruhen dabei meist auf den Planpreisen der Produkte aus dem CO-PC. In Abhängigkeit vieler Kriterien kann dann mit den Konditionstabellen der jeweilige Preis für den Kunden ermittelt werden. Diese Kriterien beziehen sich häufig auf Kundengruppe, Umsatz des Kunden, Region und Produkt. Wenn der Preis und ggf. Rabatte und Skonti feststehen, wird häufig dieser Kundenauftrag bereits in die Ergebnisrechnung (CO-PA) des Modules CO übergeben 18. So stehen bereits frühzeitig Informationen über die Ertragslage bereit. Eine Buchung im FI-Modul erfolgt noch nicht, da der Auftrag noch nicht realisiert wurde. Kundenauftrag (SD-Auftrag) Preisfindung: Konditionen Erlöskontenfindung CO-Beleg Übernahme stat. Kundenauftrag ins CO-PA Preis Preisfindung über Konditionen Lieferungerstellung und Versand Lieferschein FI-Beleg Warenausgang CO-Beleg Warenausgang Faktura Fakturabeleg Bewertung Übernahme ins CO-PA FI-Beleg Faktura CO-Beleg Übernahme ins CO-PA Zahlungseingang Zahlungseingang Mahnen FI-Beleg Zahlungseingang CO-Beleg Bankspesen Kundenskonti Abb. 7: Ablauf Kundenauftragseingang Quelle: In Anlehnung an Basycon ) Diese Buchung in der Ergebnisrechnung (CO-PA) ist als Bestellung gekennzeichnet und kann im Rahmen des Berichtswesens ausgewertet werden. Seite 13

22 Einführung in die Integrierte Kostenrechnung mit SAP ERP Erst mit Lieferungserstellung (Lieferschein, Lieferauftrag) und dem Versand des Kundenauftrages erfolgt eine Buchung im FI-Modul (Warenausgang). Dieser Warenausgang wird auch im CO-Modul erfasst, wobei es sich eher um eine statistische Buchung handelt. Mit Erstellung der Faktura im SD-Modul werden dann die relevanten Buchungsdaten erzeugt. Die einzelnen Positionen der Faktura werden zur Buchung in die Buchhaltung (FI-Modul) übergeben. Im CO-Modul werden die Fakturapositionen in der Ergebnisrechnung (CO-PC) auf den jeweiligen Ergebnisobjekten verbucht und stehen nun zur Auswertung bereit 19. Der Zahlungseingang zur Faktura wird normalerweise nur noch im FI-Modul erfasst, es sei denn, es sind zusätzliche Kosten entstanden, wie beispielsweise Bankgebühren oder weitere Skonti. Viele Geschäftsvorfälle betreffen nicht nur ein Modul oder eine Komponente im SAP-System, sondern ziehen sich durch mehrere Anwendungen. Darüber hinaus gibt es vielfältige Abhängigkeiten und Verbindungen zwischen den Modulen und ihren Komponenten, die je nach Ausgestaltung des SAP-Systems variieren. Es gibt somit nicht die eine SAP-Kostenrechnung! Vielmehr wird auf Basis der Möglichkeiten des SAP-Systems für das jeweilige Unternehmen eine spezielle Kostenrechnung entwickelt. Dies macht es schwierig allgemeine Aussagen zu treffen. 1.2 Kostenrechnung mit SAP ERP Im Folgenden werden die Strukturen der SAP-Kostenrechnung näher betrachtet. Die Ausführungen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da dies den Rahmen dieser Arbeit sprengen würde 20. Es geht vielmehr darum, die notwendigen Grundlagen zum Verständnis des SAP-Systems zu vermitteln. Darüber hinaus wird der Fokus auf die Istkostenrechnung gelegt. Dabei kann jedoch nicht immer auf die Darstellung der Planung verzichtet werden, da die Planung vielfach Grundlage für die Istkostenrechnung ist. Manche Ausführungen haben auch nichts mit der eigentlichen Kostenrechnung zu tun, sondern dienen der Erörterung von Grundlagen im SAP-System, um die Abhängigkeiten zur Kostenrechnung herauszuarbeiten. Die folgenden Kapitel sind nach der klassischen Kostenrechnung gegliedert, da diese Sichtweise aus der Literatur eher bekannt ist. Zudem fällt ein Vergleich mit dem im Kapital 2 dargestellten INZPLA-System leichter, obwohl die Struktur des SAP-Systems davon abweicht Kostenartenrechnung Die Kostenartenrechnung dient der lückenlosen und gegliederten Erfassung von Kosten in einem Unternehmen, die während einer Abrechnungsperiode angefallen sind 21. Dabei wird der Kostenbegriff nach herrschender Meinung allgemein als der bewertete sachzielbezogene Güterverzehr einer Rechnungsperiode umschrieben [...], wobei die Wertkomponente auf dem monetären Grenznutzen basiert 22. Die lückenlose Erfassung der Kosten erfolgt nicht nur bei der Istkostenrechnung, sondern auch in der Planung. Die Kosten werden nach Art und Herkunft in verschiedene Kostenarten unterteilt. Darüber hinaus wird zwischen unternehmensexternen (primären) und unternehmensinternen (sekundären) Kosten 19) Siehe hierzu Kapitel auf S ) Allein die Hilfeseiten für die Kostenträgerrechnung des SAP-Systems umfassen rund Seiten. 21) Vgl. hierzu Freidank 2008, S. 95 f. 22) Freidank 2008, S. 4. Seite 14

23 Integrierte Istkostenrechnung unterschieden. Die primären Kosten entstehen in der Regel durch Bezug von Leistungen eines Unternehmens. Es liegt somit meist ein Rechnungseingang oder andere vertraglich geregelte Verpflichtung vor. Die sekundären Kosten entstehen hingegen durch die innerbetriebliche Leistungsverrechnung. In der Planung können die Kosten (primär und sekundär) völlig losgelöst vom Aufwand der Finanzbuchhaltung erfasst werden. In der Istkostenrechnung ist dies nicht mehr der Fall. Die Erfassung zu - mindest der primären Kosten erfolgt durch die Finanzbuchhaltung. Allerdings stehen in der Finanzbuchhaltung nicht die Kosten, sondern der Aufwand im Vordergrund. Die Kontierung durch die Buchhalter erfolgt daher unter den Gesichtspunkten der Aufwandserfassung. Aufwand und Kosten sind jedoch keinesfalls immer identisch. Vielmehr müssen die erfassten Aufwendungen gegenüber den Kosten abgegrenzt werden. Neutraler Aufwand Aufwand sachzielfremd außerordentlich/ periodenfremd bewertungsbedingt Zweckaufwand Grundkosten bewertungs -bedingt anders keiner Aufwandsart entsprechend normalisierungsbedingt anders Anderskosten Zusatzkosten Kalkulatorische Kosten Kosten Abb. 8: Abgrenzung Aufwand und Kosten Quelle: In Anlehnung an Klock, Sieben, Schildbach, Homburg 2008, S. 37. Abb. 8 zeigt die Abgrenzung zwischen Aufwand der Finanzbuchhaltung und den Kosten im Controlling. Die Abbildung geht auf die Ausführungen von Schmalenbach zurück. In vielen Fällen wird Aufwand erfasst, der sich dem Zweckaufwand zurechnen lässt. Dabei handelt es sich beispielsweise um Gehälter, Materialaufwand oder Strom. Allen Zweckaufwendungen ist gemein, dass sie in gleicher Höhe in der gleichen Periode auch in der Kostenrechnung auftreten. Dort werden die Zweckaufwendungen als Grundkosten bezeichnet. Neben den Grundkosten treten in der Kostenrechnung auch sogenannte kalkulatorische Kosten auf, die in der Finanzbuchhaltung entweder gar nicht (Zusatzkosten), in anderer Höhe oder anderes periodisiert (Anderskosten) erfasst werden. Bei den Zusatzkosten handelt sich z. B. um den kalkulatorischen Unternehmerlohn. Dieser muss gesondert in der Kostenrechnung erfasst werden, da es keine Entsprechung in der Finanzbuchhaltung gibt. Die Anderskosten treten hingegen in der Buchhaltung auf. Dabei kann es sich beispielsweise um das Urlaubsgeld handeln, dass in der Buchhaltung im Juli gebucht wird. In der Kostenrechnung sollten die Kosten, auf Grund der Vergleichbarkeit zwischen den Perioden, auf das gesamte Jahr verteilt werden (normalisierungsbedingte Anderskosten). Oder es handelt sich um Abschreibungen, für die es eine gesetzliche Regelung gibt. In der Kostenrechnung kann Seite 15

24 Kostenrechnung mit SAP ERP aber eine davon abweichende Abschreibungsrate oder -dauer verwendet werden (bewertungsbedingte Anderskosten). In jedem Falle muss bei anfallenden Anderskosten eine Abgrenzung zur Finanzbuchhaltung erfolgen. Im SAP-System erfolgt die Kostenartenrechnung im Modul CO-OM-CEL (Controlling Overhead Management Cost Element). Hier werden die Kostenartenstammdaten und Abgrenzungen gepflegt. Obwohl das Modul eigentlich zum Controlling gehört, gelten die Einstellungen auch für die Finanzbuchhaltung (Modul FI). Es wird ersichtlich, dass das SAP-System stark integriert ist und sich einige Module kaum voneinander trennen lassen. Wenn eine primäre Kostenart im SAP-System angelegt wird, wird automatisch ein entsprechendes Konto 23 für die Finanzbuchhaltung verlangt. Buchungen, die auf dem Konto erfolgen, werden auch automatisch im Controlling unter der entsprechenden primären Kostenart erfasst. Der Modellersteller muss somit neben kostenrechnerischen Aspekten auch die Bedürfnisse der Buchhaltung beachten, d. h. beispielsweise, dass die Kostenarten nicht zu stark aggregiert sein sollten 24. Darüber hinaus werden über die Stammdaten der Kostenart auch die möglichen Verrechnungsverfahren im SAP-System festgelegt. Das SAP-System unterscheidet folgende primäre Kostenartentypen: Typ Kurzbeschreibung Verwendung 01 Primärkostenart Diese Kostenart wird bei allen primären Buchungen im FI belastet. 03 Abgrenzungskostenart / Zuschlagsverfahren 04 Abgrenzungskostenart / Soll = Ist-Verfahren Die Verwendung dieses Typs erfolgt nur bei Abgrenzungen mit Hilfe des Zuschlagsverfahrens. Entspricht dem Typ 03, wobei jedoch das Soll = Ist-Verfahren zur Abgrenzung verwendet wird und nur in der Istkostenrechnung angewendet werden kann. 11 Erlösart Diese Kostenart dient zur Erfassung von Erlösen. Erlöse können auf Kostenstellen nur statistisch gebucht werden, d. h. sie können nicht weiterverrechnet werden. Außerdem dient diese Kostenart der Ermittlung von Erlösen im CO-PA und Abgrenzungsaufträgen. Diese Ermittlung ist erforderlich, da Erlöse ebenso wie Kosten mit positivem Vorzeichen erfasst werden. Das System kann daher nur anhand des Kostenartentypen erkenne, ob die Position Kosten oder Erlöse enthält. 12 Erlösschmälerung Erlösschmälerungen sind meist Rabatte und Skonti. Auch hier muss das System auf Grund des Kostenartentypen entscheiden, wie die Verrechnung erfolgen muss. Auf Kostenstellen können Erlösschmälerungen nur statistisch gebucht werden. 22 Abrechnung extern Dieser Kostenarttyp dient der Abrechnung von CO-Objekten an nicht CO- Objekte, z. B. Materialien oder Sachkonten aus der Buchhaltung. Tabelle 1: Übersicht primäre Kostenartentypen 25 23) Alle Konten der Finanzbuchhaltung werden als Sachkonten bezeichnet. 24) Vgl. Seicht 2001, S ) Vgl. hierzu Flemming 2005, S. 67 f. und Möhrlen, Kokot 1999, S. 54 f. Seite 16

25 Für die sekundären Kostenarten stehen im SAP-System folgende Typen zur Verfügung: Typ Kurzbeschreibung Verwendung Integrierte Istkostenrechnung 21 Abrechnung intern Abrechnung von Auftragskosten oder Projektkosten an CO-Objekte. Da der Empfänger immer ein Gemeinkostenobjekt ist, wird von interner Abrechnung gesprochen. 31 Auftrags- / Projektabgrenzung Dieser Kostenarttyp wird für die Abgrenzung von Ware-In-Arbeit verwendet. 41 Gemeinkostenzuschläge Für Berechnung von Gemeinkostenzuschlägen muss dieser Kostenartentyp verwendet werden. 42 Umlage Dieser Typ muss verwendet werden, sofern eine Umlage unter der Kostenart erfolgen soll. 43 Innerbetriebliche Leistungsverrechnung Tabelle 2: Übersicht sekundäre Kostenartentypen 26 Kostenarten, die für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung eingesetzt werden sollen, müssen den Typ 43 haben. Die einzelnen Kostenarten werden nach verschiedenen Kriterien gegliedert und einem sogenannten Kontenplan zugeordnet. Die bekanntesten Kontenpläne (auch Kontenrahmen genannt) dürften sicherlich die Standardkontenrahmen (SKR) der Datev sowie die Industriekontenrahmen (IKR) sein. In der Praxis finden sich aber auch viele Kontenpläne, die den Bedürfnissen einzelner Unternehmen stark angepasst sind. Dies ist meist bei sehr großen Unternehmen, wie Daimler oder ThyssenKrupp der Fall. Auch das SAP-System liefert standardmäßig Kontenpläne aus, die verwendet werden können Kostenstellenrechnung Die Kostenstellenrechnung ist für die meisten Unternehmen sicherlich einer der wichtigsten Bestandteile der Kostenrechnung. Insbesondere auf Grund der Komplexitätszunahme und der Verschiebung der Kostenstrukturen von den Einzelkosten hin zu den Gemeinkosten, ist die verursachungsgerechte Verrechnung der Gemeinkosten immer wichtiger geworden 27. Aber die Kostenstellenrechnung dient nicht nur der Verteilung der Gemeinkosten auf die Kostenträger, sondern wird auch bei der Kostenkontrolle verwendet. Bei der Modellerstellung müssen beide Aufgaben der Kostenstellenrechnung berücksichtigt werden. Neben der Kostenstellenrechnung gibt es im SAP-System auch noch eine Auftrags- und eine Prozesskostenrechnung zur Erfassung und Verrechnung von Gemeinkosten. Der Unterschied zwischen Kostenstellen und Aufträgen liegt hierbei vor allem beim Zeithorizont, der abgebildet werden soll. Kostenstellen sind meist unbefristet, während Aufträge eine kurzfristige, vorübergehende Kostenerfassung und -kontrolle ermöglichen sollen. Darüber hinaus beziehen sich Kostenstellen in der Regel auf betriebliche Leistungsbereiche, die sich räumlich oder durch gleichartige Tätigkeitsbereiche abgrenzen lassen. Seltener finden sich auch mal Maschinen, die als Kostenstelle modelliert werden. Aufträge folgen diesen Abgrenzungskriterien meist nicht. Sie sind individuell und flexibel einsetzbar. Die Kostenstellenrechnung wird im SAP-Modul CO-OM-CCA (Controlling Overhead Management Cost Center Accounting) durchgeführt. Beim Anlegen einer Kostenstelle muss angegeben werden, welche 26) Vgl. hierzu Flemming 2005, S. 68 f. und Möhrlen, Kokot 1999, S ) Vgl. Kalenberg 2008, S Seite 17

26 Kostenrechnung mit SAP ERP Eigenschaften die Kostenstelle haben soll. Die Abb. 9 zeigt einen Ausschnitt der Einstellungsmöglichkeiten in den Kostenstellenstammdaten. Die Einstellungen zur Steuerung umfassen die Mengenführung sowie die Möglichkeit, eine Kostenstelle für bestimmte Kontierungen zu sperren. Abb. 9: Stammdaten Kostenstelle (SAP-System) Bei der Einrichtung einer Kostenstelle wird nicht festgelegt, welche Verrechnungsverfahren verwendet werden sollen. Eine Ausnahme ist dabei nur die Templateplanung bzw. -verrechnung dar. Falls eine derartige Verrechnung durchgeführt werden soll, muss sie in den Stammdaten unter Templates hinterlegt werden. Alle anderen Verrechnungsverfahren werden im Rahmen sogenannter Zyklen bzw. manuell vorgenommen. Die Abb. 10 zeigt die möglichen Verrechnungsverfahren auf Kostenstellen. Dabei sind zunächst Verfahren zu unterscheiden, die Mengen oder Kosten verrechnen bzw. erfassen. Bei Verfahren, die eine Menge als Basis der Verrechnung verwenden, wird von Leistungsaufnahme gesprochen. Bei Verfahren, die Kosten verrechnen, wird in primäre oder sekundäre Kosten unterschieden. Für alle Verfahren stehen manuelle und maschinelle Varianten zur Verfügung. Die einzelnen Verfahren werden in den Kapiteln und eingehend beschrieben. Hinsichtlich der Klassifikation lassen sich für die meisten produzierenden Unternehmen fünf Arten von Kostenstellen identifizieren 28 : Produktionskostenstellen Hierbei handelt es sich um Kostenstellen, die direkt an der Herstellung von Produkten beteiligt sind. Dienstleister Dienstleistungskostenstellen liefern Leistungen an nachgelagerte Kostenstellen und sind nicht direkt an der Herstellung von Gütern beteiligt. Es handelt sich dabei beispielsweise häufig um die Kantine, die Energie oder Reparaturstellen. Beschaffung und Lager Diese Klasse umfasst alle Beschaffungs- und Lagerkostenstellen. 28) Brück 2005, S. 61. Seite 18

27 Integrierte Istkostenrechnung Verwaltung Zu den Verwaltungskostenstellen zählen die Geschäftsführung, Buchhaltung, IT und Personal. Sie bedienen die organisatorischen Prozesse, die in einem Unternehmen anfallen. Bei ihnen handelt es sich um die klassischen Gemeinkostenstellen. Vertrieb Vertriebskostenstellen organisieren den Vertrieb der herstellten bzw. eingekauften Produkte. Mengen oder Kosten? Leistungsaufnahme primäre Kosten sekundäre Kosten maschinell oder manuell? maschinell manuell Manuelle Leistungsaufnahmeplanung Indirekte Leistungsverrechnung Templateverrechnung Tarifermittlung Planabstimmung Manuelle Primärkostenplanung Verteilung Abgrenzung Templateplanung Periodische Umbuchung Splittung Manuelle Auftragskostenplanung Umlage Gemeinkostenzuschläge Abrechnung Abb. 10: Klassifizierung der Verrechnungsverfahren der Kostenstellenrechnung Quelle: Flemming 2005, S. 80 Nachdem die Stammdaten der Kostenstellen erfasst wurden, müssen sie der sogenannten Standardhierarchie zugeordnet werden. Diese liefert ein Abbild der Unternehmensstruktur aus Sicht des Controllings und kann zum Verständnis der Zusammenhänge in einem Unternehmen sehr hilfreich sein. Der Istkostenrechnung im SAP-System sollte immer eine Planungsrechnung vorangehen, denn diese liefert die Basis für die Verrechnungen im Ist. Für die Planung müssen die Stammdaten für die Kostenarten, Kostenstellen, aber auch Kostenträger erfasst sowie die Arbeitspläne und Stücklisten angelegt und Kalkulationen durchgeführt werden. Auf den Kostenstellen werden die Kosten geplant und die Plantarife ermittelt. Dazu müssen die Verrechnungsverfahren festgelegt werden. Aus dem Logistikbereich werden die Beschäftigungen der Kostenstellen (disponierte Leistungen) übernommen. Seite 19

28 Kostenrechnung mit SAP ERP Abb. 11: Beispiel Kostenstellenbuchungen (SAP-System) Die Abb. 11 zeigt eine abgeschlossene Planung einer Kostenstelle. Die Abbildung teilt sich in drei Bereiche. Im oberen Bereich sind die Be- und Entlastungen dargestellt. Man erkennt, dass die Kostenstelle 29 mit Umlagen belastet wird. Die Umlagen erfolgen mit unterschiedlichen Kostenarten und kommen von verschiedenen Kostenstellen. Auf der Kostenstelle 501 sind die Umlagen die einzigen leistungsunabhängigen Kosten. Die leistungsabhängigen Kosten stammen aus einigen primären Kostenarten sowie Positionen aus der direkten Leistungsverrechnung. In der ersten Summenzeile unter den leistungsab- 29) Es handelt sich um die Kostenstelle 501 des Kilger Modells. Seite 20

29 Integrierte Istkostenrechnung hängigen Kosten ist die Leistungsart L501 zu erkennen. Dies bedeutet, dass die leistungsabhängigen Kosten ausschließlich auf der Leistungsart L501 gebucht wurden. Es handelt sich somit um eine Einbezugsgrößenstelle. 30 Weiter unten ist eine Entlastungszeile dargestellt, die zeigt, dass die gesamte Kostenstelle 501 durch eine direkte Leistungsverrechnung entlastet wird. Insgesamt leistet die Kostenstelle 5.990,121 Stunden an nachgelagerte Kostenobjekte. In der untersten Summenzeile ist zu erkennen, dass die Kostenstelle dabei jedoch nicht vollständig entlastet wird, denn es verbleiben 3,91 als Deckung. Diese müssen am Ende der Planung durch einen sogenannten Auffangschritt an die Ergebnisrechnung verrechnet werden. Im mittleren Teil der Abb. 11 ist die Leistungsabgabe der Kostenstelle 501 nochmals dargestellt. Neben der Leistung wird hier meist auch Kapazität sowie disponierte Leistung angezeigt, sofern sie geplant sind. Im unteren Teil der Abb. 11 sind die geplanten statistischen Kennzahlen dargestellt. Bei diesen Kennzahlen handelt es sich um Umlageverteilungsgrößen. Im Folgenden wird auf die einzelnen Komponenten und Verfahren der Kostenstellenrechnung genauer eingegangen, dabei wird hauptsächlich auf die Istkostenrechnung eingegangen. Für detailreichere Einblicke in die Kostenstellenplanung sei auf die Bücher von BRÜCK 2005 und MÖHRLEN, KOKOT 2000 verwiesen CO-OBJEKTE Bevor auf die Kostenstellenrechnung näher eingegangen wird, soll an dieser Stelle das technische Konzept der Kostenstellenrechnung im SAP-System kurz beschrieben werden. Es dient dem Verständnis bei bestimmten Verrechnungsverfahren, wie beispielsweise bei der Splittung. Jeder Auftrag 31, jede Kostenstelle und jeder Prozess besteht aus mindestens einem (leistungsunabhängigen) Kostenobjekt. Kostenobjekte im SAP-System werden als sogenannte CO-Objekte bezeichnet. Die folgenden Ausführungen gelten daher auch für alle genannten Objekte des SAP-Systems. Kostenstelle Leistungsunabhängiges CO-Objekt Leistungsabhängiges CO-Objekt Leistungsart 1 Leistungsabhängiges CO-Objekt Leistungsart 2 Abb. 12: Aufbau einer Kostenstelle mit CO-Objekten 30) Näheres zur technischen Aufteilung von Kostenstellen im SAP-System siehe Kapitel auf S. 21 ff. 31) Bei Aufträgen gibt es nur ein leistungsunabhängiges CO-Objekt, da hier keine leistungsabhängige Planung oder Istbuchung durchgeführt werden kann. Seite 21

30 Kostenrechnung mit SAP ERP Die Abb. 12 zeigt beispielhaft den Aufbau einer Kostenstelle. Die Kostenstelle besteht aus drei CO- Objekten. Das obligatorische CO-Objekt ist leistungsunabhängig. Es bekommt alle Kosten und Mengen kontiert, die nicht von der Leistung der Kostenstelle abhängen, wie z. B. manuelle Leistungs- und Kostenbuchungen sowie Umlagen. In Abb. 11 wären dies alle Kosten, die oberhalb der Summenzeile Leistungsunabhängige Kosten aufgeführt sind. Nun gibt es auf Kostenstellen nicht nur leistungsunabhängige Leistungen, sondern auch leistungsabhängige. In diesem Falle muss für die Kostenstelle eine Bezugsgröße angelegt werden. Diese Bezugsgröße wird im SAP-System als Leistungsart bezeichnet. Wenn nun Kontierungen in Abhängigkeit der Kostenstellenleistung erfolgen, dann werden die Buchungen dem leistungsabhängigen CO-Objekt der Leistungsart zugeordnet. In Abb. 11 wären dies die Buchungen, die unter der Summenzeile L501 subsumiert werden 32. Die Kostenstelle in Abb. 11 besteht somit aus einem leistungsunabhängigen und einem leistungsabhängigen CO-Objekt. Falls eine Mehrbezugsgrößenstelle modelliert wird, erstellt das SAP-System für jede Bezugsgröße ein leistungsabhängiges CO-Objekt. Die Abb. 12 zeigt eine Kostenstelle mit zwei Bezugsgrößen, somit besteht die dargestellte Kostenstelle aus drei CO-Objekten. Ein leistungsunabhängiges CO-Objekt sowie zwei leistungsabhängige CO-Objekte, die entsprechend zu einer Leistungsart (LST 1 / LST 2) korrespondieren. Um die Kosten der Kostenstelle weiterzuverrechnen, müssen die leistungsunabhängigen Kosten zunächst auf die leistungsabhängigen CO-Objekte verteilt werden. Sofern nur eine Leistungsart verwendet wird, ist dies unproblematisch, da nur eine Umbuchung erfolgen muss. Wenn jedoch, wie in Abb. 12, zwei Leistungsarten für eine Kostenstelle verwendet werden, muss genau festgelegt werden, wie sich die leistungsunabhängigen Kosten auf die leistungsabhängigen CO-Objekte verteilen sollen. Dies erfolgt mit Hilfe der sogenannten Splittung, die in Kapitel näher erläutert wird. Die Planung mit Hilfe von Objekten wird als objektorientierte Kostenrechnung bezeichnet. Diese Art der IT-orientierten Kostenrechnung wurde von der Fa. Plaut 1988 im Rahmen eines Projektes bei der damaligen Deutschen Bundespost entwickelt und zu Beginn des Jahres 1989 im SAP-System implementiert STANDARDHIERARCHIE Die Standardhierarchie der Kostenstellen umfasst alle Kostenstellen eines Kostenrechnungskreises. Bei Anlage einer Kostenstelle muss diese der Standardhierarchie zugeordnet werden. Sie gibt somit einen Überblick über die Unternehmensstruktur aus Sicht des Controllings. Im SAP-System gibt es nur sehr wenige derartige hierarchische Darstellungen. Dass der Anwender hier sogar gezwungen wird die Informationen bei der Kostenstelle zu hinterlegen, ist im CO-Modul von SAP einmalig. Gerade deshalb ist die Standardhierarchie aber ein guter Startpunkt, um ein Unternehmensmodell zu analysieren. Abb. 13 zeigt eine solche Standardhierarchie. Das Beispiel stammt aus dem Kilger Modell, welches vom Lehrstuhl Unternehmensrechnung und Controlling an der Technischen Universität Berlin im SAP-System umgesetzt worden ist. Der oberste Hierarchieknoten ist mit ALLE betitelt. Prinzipiell kann der Anwender hier auch eigene Namen vergeben. Darunter sind verschiedene Oberknoten angegeben, z. B. VERWALT, VERTRIEB und TECHLEIT. Diese Knoten entsprechen den Kostenstellengruppen. Innerhalb dieser Gruppen kann es weitere Gruppierungen geben oder es folgen die Kostenstellen. Neben den 32) Bei dieser Summenzeile handelt es sich um die Summe der Kosten des leistungsabhängigen CO-Objektes L ) Vgl. Vikas 1988, S Seite 22

31 Integrierte Istkostenrechnung Gruppierungsinformationen können weitere Daten zu den Kostenstellen eingeblendet werden, z. B. Verantwortlicher, Buchungskreis, Mengen führen u.v.m. Abb. 13: Standardhierarchie des Kilger-Modells (SAP-System) Der in Abb. 13 dargestellte Aufriss kann auch für Profit-Center und Geschäftsprozesse angezeigt werden. In diesen Fällen handelt es sich dann allerdings nicht mehr um eine Kostenstellen-Standardhierarchie, sondern um eine Geschäftsprozess- bzw. Profit-Center-Standardhierarchie ) Vgl. SAP AG 2001a, S. 106 f. Seite 23

32 Kostenrechnung mit SAP ERP LEISTUNGSARTEN Im SAP-System werden die Bezugsgrößen als Leistungsarten (z. B. kwh bei der Stromerzeugung) bezeichnet. Leistungsarten haben, wie in der Standardliteratur beschrieben, mehrere Funktionen: In Abhängigkeit der Leistungsart wird in fixe und variable Kostenbestandteile unterschieden. Die Leistungsart ist die Basis der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung. Die Leistungsart wird häufig zur Kalkulation von Kostenträgern genutzt. 35 In der Literatur wird häufig behauptet, dass eine Leistungsart pro Kostenstelle meist ausreichend sei 36. Tatsächlich haben beispielsweise bei einem großen deutschen Grundstoffproduzenten 57 % der Kostenstellen mindestens zwei Leistungsarten unter denen sie verrechnen. Der Grund dafür ist, dass Leistungsarten einen proportionalen Bezug zu den leistungsabhängigen Kosten der Leistungserstellung einer Kostenstelle aufweisen sollen 37. Da in Kostenstellen teilweise verschiedene Verrichtungen durchgeführt werden, die eine unterschiedliche Kostenverursachung haben und sich nicht proportional zu nur einer Bezugsgröße verhalten, muss für eine verursachungsgerechte Verrechnung der Kosten häufig mehr als eine Leistungsart verwendet werden. Leistungsart Kostenrechnungskreis Kurztext L220 KILG DAMPFVERSORGUNG L221 KILG EDVSERVICE L222 KILG TRANSPORT L223 KILG PKW_DIENST L224A KILG RAUM L224B KILG HEIZUNG L225 KILG REPARATUR L226 KILG STROM L501 KILG FERTIGUNG_A L502A KILG FERTIGUNG_B1 L502B KILG FERTIGUNG_B2 L503A KILG FERTIGUNG_C1 L503B KILG FERTIGUNG_C2 L601 KILG FERTIGUNG_D L602 KILG FERTIGUNG_E L603 KILG FERTIGUNG_F L604 KILG FERTIGUNG_G Tabelle 3: Leistungsarten im Kilger-Modell (SAP-System) 35) Vgl. beispielsweise Klenger 2005, S ) Vgl. z. B. Klenger 2005, S ) Siehe Möhrlen, Kokot 2000, S Seite 24

33 Integrierte Istkostenrechnung Die Tabelle 3 zeigt die im Kilger-Modell definierten Leistungsarten. In diesem Lehrmodell gibt es für jede Kostenstelle nur eine Leistungsart. Dargestellt sind Namen, Kostenrechnungskreise sowie Bezeichnungen der Leistungsarten. Abb. 14: Stammdaten einer Leistungsart (SAP-System) Die Abb. 14 ein Auszug der Stammdaten der Leistungsart L222 TRANSPORT. Wie üblich im SAP- System ist die Gültigkeitsdauer sowie der Kostenrechnungskreis angegeben. Darüber hinaus müssen die Leistungseinheit, Leistungsartentyp, Verrechnungskostenart sowie das Tarifkennzeichen erfasst werden. Wesentlich für die Verrechnung sind dabei nur der Leistungsartentyp sowie das Tarifkennzeichen. Der Leistungsartentyp spezifiziert, ob und wie eine Leistungsart verrechnet wird. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten: Seite 25

34 Kostenrechnung mit SAP ERP Leistungsartentyp Bedeutung Manuelle Erfassung und manuelle Verrechnung Die Plan- bzw. Istleistung wird direkt erfasst und verrechnet. Indirekte Ermittlung und indirekte Verrechnung Bei Leistungsarten dieses Typs werden die Leistungsmengen als Summe der Leistungsaufnahmen der Empfänger berechnet. Wobei die Leistungsaufnahmen der Empfänger wiederum über Bezugsbasen ermittelt werden. Manuelle Erfassung und indirekte Verrechnung Die Istleistung wird indirekt im Rahmen der indirekten Leistungsverrechnung verrechnet. Manuelle Erfassung und keine Verrechnung Bei diesem Typ erfolgt wie bei Typ 1 eine direkte, manuelle Erfassung der Leistung. Es erfolgt jedoch keine Verrechnung. Ermittlung und Verrechnung über Soll=Ist- Leistungsverrechnung Dieser Typ kann nur im Ist verwendet werden. Für die Planung wird in diesem Falle meistens Typ 1 verwendet. Tabelle 4: Leistungsartentypen im SAP-System 38 Verwendung Wird für messbare Leistungen verwendet. Berechnung erfolgt über Plan- bzw. Istmenge * Plantarif Es erfolgt eine retrograde Ermittlung der Leistungsmenge über Empfängerbezugsbasen. Die Empfängerbezugsbasen werden manuell erfasst, die Leistungsmengen werden dann maschinell ermittelt. Dieser Typ wird nur verwendet, falls die Mengen erfasst werden sollen, jedoch keine monetäre Bewertung erfolgen soll. Dieser Leistungsartentyp wird verwendet, wenn nur die Sollkosten verrechnet werden sollen. Dabei werden die Sollkosten auf Basis des Plantarifes und der Istbeschäftigung ermittelt. Während der Leistungsartentyp die Verrechnungsart steuert, wird über das Tarifkennzeichen die Tarifermittlung gesteuert. Beide Einstellungen hängen somit eng zusammen und können nicht losgelöst betrachtet werden. Im Plan können die Tarife auf die in Tabelle 5 dargestellten Weisen ermittelt werden. Tarifkennzeichen Verwendung Der Tarif der Leistungsart wird automatisch auf Basis der Planleistung der Kostenstelle ermittelt. 1 Fixer Tarif: Plankosten fix / Planleistung Variabler Tarif: Plankosten variable / Planleistung Gesamttarif: Fixer Tarif + Variabler Tarif Der variable Anteil des Tarifes ermittelt sich auf Basis der Planleistung. Der fixe Anteil des Tarifes wird jedoch auf Basis der Kapazität ermittelt. Bei diesem Vorgehen wird die Kostenstelle in der Regel nicht vollständig entlastet. Allerdings entspricht diese 2 Tarifermittlung den gängigen gesetzlichen Vorschriften. Fixer Tarif: Plankosten fix / Kapazität Variabler Tarif: Plankosten variable / Planleistung Gesamttarif: Fixer Tarif + Variabler Tarif 3 Der Tarif wird manuell eingegeben (Politischer Preis). Tabelle 5: Tarifkennzeichen zur Tarifermittlung im Plan 39 38) Siehe SAP AG 2001a, S. 150 f. 39) Siehe SAP AG 2001a, S. 153 f. Seite 26

35 Integrierte Istkostenrechnung Für die Istkostenrechnung gibt es korrespondierende Möglichkeiten der Tarifermittlung (siehe Tabelle 6). Tarifkennzeichen Verwendung 5 Der Isttarif wird auf Basis der Istleistung ermittelt. 6 Der variable Anteil des Isttarifs wird über die Istleistung ermittelt. Der fixe Anteil wird jedoch wie bei Tarifkennzeichen 2 im Plan auf Basis der Kapazität berechnet. 7 Der Isttarif muss manuell eingegeben werden. Tabelle 6: Tarifkennzeichen zur Tarifermittlung im Ist 40 Sofern alle Belastungen (durch Primärkostenbuchungen, Leistungsverrechnung, Zuschläge, Umlagen, etc.) auf der Kostenstelle gebucht sind, könnte die Tarifermittlung durchgeführt werden. Allerdings ist eine Tarifermittlung noch nicht möglich, falls mehr als eine Leistungsart für die Kostenstelle definiert wurde. Das Problem ist die technische Struktur des SAP-Systems, genauer der Aufbau einer Kostenstelle über die sogenannten CO-Objekte 41. Wie beschrieben, besteht eine Kostenstelle immer aus mindestens einem leistungsunabhängigen CO-Objekt. Jede für eine Kostenstelle definierte Leistungsart erzeugt nun jeweils ein leistungsabhängiges CO-Objekt. Für die Tarifermittlung einer Leistungsart wird nur das jeweilige leistungsabhängige CO-Objekt herangezogen. Um nun die Kosten des leistungsunabhängigen CO- Objektes in die Tarife einfließen zu lassen, müssen die Kosten vom leistungsunabhängigen auf die leistungsabhängigen Objekte gesplittet werden 42. Erst wenn die Splittung erfolgt ist, kann die Tarifermittlung erfolgen. Im Anschluss kann dann auf Basis des ermittelten Tarifes auch die Leistungsverrechnung erfolgen STATISTISCHE KENNZAHLEN In einem Kostenrechnungsmodell wird es nicht immer möglich sein, die Verrechnung der Kosten voll - ständig auf Basis der Leistungsverrechnung erfolgen zu lassen. Häufig wird es nötig sein, Umlagen zu verwenden, bei denen Verteilungsschlüssel benötigt werden. Diese Verteilungsschlüssel werden im SAP- System als statistische Kennzahlen bezeichnet. Die Tabelle 7 zeigt exemplarisch die im Kilger Modell angelegten statistischen Kennzahlen. Es handelt sich hierbei um feste Eurobeträge, die das durchschnittlich gebundene Anlage- bzw. Umlagevermögen angeben. Statistische Einheit Kennzahltyp Langtext Kennzahl ANLV EUR Festwert Anlagevermögen ANLVBG EUR Festwert Anlagevermögen BGA fix UMLV EUR Festwert Umlaufvermögen Tabelle 7: Statistische Kennzahlen im Kilger-Modell (SAP-System) Die Abb. 15 zeigt die Stammdaten für die Kennzahl ANLV des Kostenrechnungskreises KILG. Beim Anlegen einer statistischen Kennzahl kann zwischen Festwerten und Summenwerten unterschieden werden. Festwerte gelten nach Erfassung des Wertes für alle folgenden Perioden, sofern keine neue Er- 40) Siehe SAP AG 2001a, S. 153 f. 41) Siehe hierzu Kapitel auf S ) Siehe zum Thema Splittung Kapitel auf S. 42. Seite 27

36 Kostenrechnung mit SAP ERP fassung erfolgt. Sie werden somit über die nachfolgenden Perioden fortgeschrieben. Die Summenwerte hingegen werden nicht fortgeschrieben und müssen für alle Perioden einzeln erfasst werden. Das Anlegen einer solchen statistischen Kennzahl ist recht einfach. Abb. 15: Stammdaten einer statistischen Kennzahl (SAP-System) Die statistischen Kennzahlen werden häufig manuell erfasst. Dies betrifft vor allem die Planung, aber, je nach Kennzahlenart, auch die Istkostenrechnung. Dazu muss der Benutzer des SAP-Systems die entsprechenden Werte von Hand im System hinterlegen. Falls Kennzahlen aus dem Logistik-Informations- System (LIS) des SAP-Systems verwendet werden sollen, besteht die Möglichkeit diese auch direkt und automatisiert zu übernehmen. Dies findet insbesondere bei der Istkostenrechnung Verwendung. Dazu werden die Kennzahlen über eine spezielle Funktion des SAP-Systems mit einem Wertfeld aus dem LIS verbunden. Fortan kann der Benutzer die LIS-Zahlen direkt in die statistischen Kennzahlen übernehmen ISTBUCHUNGEN In diesem Kapitel wird auf die Istbuchungen eingegangen. Unter den Istbuchungen werden im SAP- System diejenigen Buchungen verstanden, die im Laufe der Periode erfasst werden 43. Dazu gehören einerseits primäre Buchungen 44, aber auch die Buchungen der Leistungsverrechnung. Zudem wird auf die Herkunft der Werte und die verwendeten Verfahren eingegangen Istbuchungen aus dem FI-Modul Im Gegensatz zur Planung werden die Primärkosten nicht im Controlling-Modul (CO-Modul) erfasst. Dies ist nicht notwendig, da die primären Istbuchungen auf tatsächlichen monetären Bewegungen beruhen, die vom Finanzbereich im Finanz-Modul (FI-Modul) erfasst werden. Bei Buchung dieser Bewegungen, z. B. Rechnungen, Gehälter etc., werden die Positionen automatisch an das CO-Modul weitergeleitet. Dies ist möglich, da neben den für das FI-Modul relevanten Informationen auch das CO-Objekt angegeben werden muss. 43) Im Gegensatz zu den Buchungen, die erst am Ende der Periode (Periodenabschluss) erfolgen. Dazu gehören beispielweise Umlagen und Zuschläge. Diese Verfahren werden erst im Kapitel auf S. 32 ff vorgestellt. 44) Als primäre Buchungen werden die primären Kosten- und Erlösbuchungen sowie die Buchungen der direkten Leistungsverrechnung bezeichnet. Seite 28

37 Integrierte Istkostenrechnung Abb. 16: Beispiel eines Sachkontenbelegs (SAP-System) Die Abb. 16 zeigt einen Sachkontenbeleg, wie er im FI-Modul erfasst wird. Neben dem Sachkonto, den Buchungsschlüssel und dem Betrag ist auch die Kostenstelle bezeichnet, die die Buchung erhalten soll. In Abb. 16 sind das die Kostenstellen 502A und 502B. Die Gegenbuchungen dieser Buchungen laufen zum einen auf den Anlagenbestand, zum anderen in die Kasse 45. An das CO-Modul werden hier nur die Buchungen übergeben, die in der Spalte Kostenstelle ein Ziel haben. Im Ist werden (bis auf kalkulatorische Kosten) keine primären Kosten im CO-Modul gebucht, sondern ausschließlich im FI-Modul Manuelle Umbuchungen Manuelle Umbuchungen werden benötigt, falls Buchungen nicht auf dem richtigen Objekt 46 erfasst wurden. Dann können die primären Buchungen auf das richtige Objekt umgebucht werden. Die Umbuchungen können für Kosten, Erlöse, Einzelposten und Leistungsarten vorgenommen werden 47. Umbuchungen stellen somit keine echte Istbuchung auf einer Kostenstelle dar, sondern buchen nur einzelne Werte um Arbeitszeitblatt Das Arbeitszeitblatt erzeugt echte Istbuchungen auf einer Kostenstelle oder Auftrag. Das Arbeitszeitblatt ist eine anwendungsübergreifende Komponente des SAP-Systems. Es dient zur Erfassung von Arbeitsund Abwesenheitszeiten. Die Erfassung der Arbeitszeiten auf einer Kostenstelle führt zu einer direkten 45) Diese Buchungen stammen aus dem Kilger Lehrmodell im SAP-System und sind nicht im Rahmen der GoB verbucht. 46) Umbuchungen sind nicht nur bei Kostenstellen möglich, sondern z. B. auch bei Aufträgen, in sofern sei hier von CO- Objekten gesprochen. 47) Möhrlen, Kokot 1999, S Seite 29

38 Kostenrechnung mit SAP ERP Belastung der Kostenstelle mit den Arbeitskosten für den jeweiligen Mitarbeiter. Dabei kann diese Funktion auf die HR-Daten 48 zurückgreifen. Manche Unternehmen trennen die Kosten für An- und Abwesenheitszeiten sehr genau. Sie verbuchen nur die Anwesenheitskosten auf den entsprechenden Kostenstellen, während die Abwesenheitskosten auf einer zentralen Kostenstelle liegenbleiben. Dies führt dazu, dass die Kostenstellen nur Kosten für arbeitende Mitarbeiter ausweisen müssen und somit die Kosten gesenkt werden können 49. Das Arbeitszeitblatt steht ausschließlich im Ist zur Verfügung Leistungsverrechnung Die Leistungsverrechnung vermutet man eher bei den Verrechnungsverfahren. SAP sortiert sie aber bei den Istbuchungen ein, so dass sie auch hier beschrieben werden soll. Die Leistungsverrechnung ist wohl das meistgenutzte Verfahren in der modernen Kostenrechnung. Für die Leistungsverrechnung müssen zunächst die bezogenen Leistungen erfasst werden. Dies erfolgt in der Kostenstellenrechnung des SAP- Systems in der Regel durch manuelle Angabe der in Anspruch genommenen Leistung auf der Empfängerkostenstelle oder in den Rückmeldungen der Kostenträgerrechnung. Abb. 17: Erfassung von Leistungen für die direkte Leistungsverrechnung (SAP-System) In Abb. 17 ist die Leistungserfassung für die Kostenstelle 225 des Kilger-Modells dargestellt. Die erste erfasste Leistung stammt von der Kostenstelle 221 an die Kostenstelle 225 und wird unter der Leistungsart L221 erfasst. Dabei werden 0,092 Stunden bezogen. Bei der zweiten erfassten Leistung handelt es sich im Leistungsart L224A mit m², etc. Die in Abb. 17 dargestellten Leistungen wurden manuell erfasst. Durch die Erfassung wird die Kostenstelle 225 auch direkt mit den Kosten belastet. Wie beim SAP- 48) HR steht für Human Resource. SAP stellt für die Personalverwaltung das Modul HR zur Verfügung. 49) Zum Konzept der An- und Abwesenheitskosten vgl. beispielsweise Wegmann 2006, S Seite 30

39 Integrierte Istkostenrechnung System üblich erfolgt die Belastung zunächst mit den geplanten Tarifen der sendenden Kostenstelle (in der Abbildung nicht dargestellt). Dabei werden die Kosten nach der einfachen Formel (1) berechnet. verrechnete Kosten = Plan tarif Leistungsmenge (1) Mit der Belastung der Empfängerkostenstelle erfolgt auch die Entlastung der Senderkostenstelle, sowohl hinsichtlich der erbrachten Leistung als auch der auf ihr gebuchten Kosten Senderleistungen Die Senderleistungen müssen im Rahmen der indirekten Leistungsverrechnung erfasst werden. Bei Verwendung der indirekten Leistungsverrechnung muss der Leistungsartentyp 3 (manuelle Erfassung, indirekte Verrechnung) oder Leistungsartentyp 4 (manuelle Erfassung, keine Verrechnung) gewählt werden 51. Bei der indirekten Leistungsverrechnung können die Leistungen nicht auf der Empfängerkostenstelle (wie bei der direkten Leistungsverrechnung) erfasst werden, sondern nur auf der Senderkostenstelle. Falls eine monetäre Bewertung der Leistungen vorgenommen werden soll (Leistungsartentyp 3), dann werden die Kosten auf Basis der Bezugsbasen der Empfängerkostenstelle verrechnet Isttarif Über diese Funktion des SAP-Systems können die Tarife manuell gesetzt werden. Derartige Tarife werden auch als politische Preise bezeichnet und können sowohl im Ist als auch im Plan verwendet werden. Falls der Tarif manuell gesetzt wird, erfolgt die Bewertung von Leistungen immer auf Basis dieses Preises. Der manuelle Tarif kann durch die Isttarifermittlung überschrieben werden Manuelle Kostenverrechnung Diese Form der Kostenverrechnung ermöglicht die manuelle Verrechnung sekundärer Kosten. Der Vorteil laut SAP ist, dass keine Einstellungen im Customizing erfolgen müssen. Für diese Verrechnung muss eine Sender- und eine Empfängerkostenstelle ausgewählt sowie der Verrechnungsbetrag angegeben werden. Die Senderkostenstelle wird um den Betrag entlastet, während die Empfängerkostenstelle um diesen Betrag belastet wird. Eine Erfassung von Leistungsmengen ist hier nicht vorgesehen Statistische Kennzahlen In Kapitel auf S. 27 wurde dargestellt, wie die statistischen Kennzahlen für Umlagen und Verteilungen angelegt werden. Bei den Istbuchungen erfolgt tatsächlich nun die wertmäßige Erfassung der Kennzahlen. Dabei ist es, wie beschrieben, möglich, die Kennzahlen auch aus dem LIS 53 zu übernehmen. 50) Vgl. hierzu SAP AG 2001a, S. 521 ff. 51) Siehe Tabelle 4 auf S ) Vgl. hierzu SAP AG 2001a, S. 546 sowie Tarifermittlung in Kapitel auf S. 40 ff. 53) Logistik-Informations-System im SAP-System Seite 31

40 Kostenrechnung mit SAP ERP PERIODENABSCHLUSS UND VERRECHNUNGSVERFAHREN IM IST Im Ablauf der Istkostenrechnung werden während der laufenden Periode zunächst die manuellen Buchungen auf den Kostenstellen erfasst, wie im vorangegangenen Kapitel erläutert. Zum Periodenabschluss werden dann die maschinellen Verrechnungsverfahren durchgeführt, da erst zum Ende der Periode alle notwendigen Daten vorliegen. Die Verrechnungsverfahren werden im Folgenden dargestellt Abgrenzung Die Abgrenzung gehört nicht direkt zu den Verrechnungsverfahren, muss jedoch, wie diese, im Periodenabschluss ausgeführt werden. Die Abgrenzung ist notwendig, wenn Buchungen aus der Finanzbuchhaltung sich inhaltlich auf mehr als eine Periode beziehen. Ein klassisches Beispiel hierfür ist der Versicherungsbeitrag einer Feuerversicherung, der im Monat November anfällt. Die Versicherung gilt jedoch für 12 Monate, so dass die Einzelbuchung aus der Finanzbuchhaltung im Controlling auf das Jahr verteilt werden muss. 54 Weiteres zu dieser Problematik siehe auch bei den Abgrenzungsaufträgen in Kapitel auf Seite 54. Die Abgrenzung kann im SAP-System auf verschiedene Arten durchgeführt werden: Die kalkulatorischen Kosten 55 können per Dauerbuchung in der Finanzbuchhaltung kontiert und dann in die Kostenrechnung übergeben werden. Bei diesem Vorgehen wird die Abgrenzung nicht im CO-Modul, sondern im FI-Modul durchgeführt. Die kalkulatorischen Kosten können in der Kostenrechnung auf Basis der dort gebuchten Beträge ermittelt werden. Dafür stehen drei Zuschlagsverfahren 56 zur Verfügung und werden innerhalb der Kostenrechnung durchgeführt. Sofern die Abgrenzungswerte auch in der Finanzbuchhaltung kontiert werden sollen, müssen die Werte dort manuell nachgebucht werden. Zuschlagsverfahren Beim Zuschlagsverfahren werden die abzugrenzenden Kosten anhand eines prozentualen Zuschlages auf eine Basiskostenart ermittelt. Dieses Verfahren findet häufig bei Lohnnebenkosten (z. B. Urlaubsgeld) Anwendung. Soll=Ist-Zuschlagsverfahren Dieses Verfahren wird zur Abgrenzung von leistungsabhängigen Kosten verwendet. Auf Basis der Plan- und Istleistung wird der Beschäftigungsgrad ermittelt, der mit den Plankosten bewertet wird. Plan=Ist-Zuschlagsverfahren Dieses Verfahren bildet das Gegenstück zum Soll=Ist-Zuschlagsverfahren. Es wird zur Abgrenzung der leistungsunabhängigen Kosten verwendet. In diesem Falle lassen sich auf Grund 54) Vgl. SAP AG 2001a, S. 670 f. 55) Es handelt sich bei Abgrenzungskosten immer um kalkulatorische Kosten. Siehe Abb. 8 auf S ) Zu den Zuschlagsverfahren siehe Kapitel auf S. 33. Seite 32

41 Integrierte Istkostenrechnung der fehlenden Leistung keine Sollkosten ermitteln, daher werden die gesamten Plankosten als Istkosten zur Abgrenzung verwendet. Sofern eine Abgrenzung vorgenommen wird, erstellt das SAP-System automatisch einen sogenannten Abgrenzungsauftrag als Gegenkontierungsobjekt Zuschläge Die Gemeinkostenzuschläge gehören sicherlich zu den wichtigsten Verrechnungsverfahren 58. Bei den Gemeinkostenzuschlägen werden die Gemeinkosten als prozentualer oder mengenbezogener Zuschlag verrechnet. Zur Ermittlung der Gemeinkostenzuschlagssätze wird zunächst eine Basis definiert. Diese ist in der Kostenstellenrechnung häufig eine Einzelkostenposition, es kann sich aber auch um eine Gemeinkostenposition handeln Neben der Zuschlagsbasis werden auch die zu verteilenden Gemeinkosten benötigt. Somit ergibt sich in der klassischen Kostenrechnung die Zuschlagssatzermittlung gemäß Formel (2). 61 Zuschlagssatz = Gemeinkosten Basiskosten (2) Somit ergibt sich ein prozentualer Zuschlag zu den gebuchten Basiskostenwerten. Die Zuschläge werden dann in der Form: Zuschlagskosten = Basiskosten Zuschlagssatz (3) Die per Zuschlag auf die Kostenstelle gebuchten Kosten werden in entsprechender Höhe unter der Zuschlagskostenart kontiert. Das SAP-System weicht bei der Zuschlagsberechnung von der klassischen Kostenrechnung ab, da eine Zuschlagssatzermittlung nicht vorgesehen ist. Vielmehr gibt der Anwender den Zuschlagssatz manuell vor, so dass sich die Zuschlagsberechnung im SAP-System auf die Formel (3) reduziert. Die Zuordnung der Gemeinkostenwerte, der Bezugsbasis, Belastungs- und Entlastungskostenstelle werden im SAP-System im Rahmen eines sogenannten Kalkulationsschemata erfasst. Die Komplexität dieser Schemata führt bereits bei kleinen Unternehmensmodellen zu sehr unübersichtlichen Tabellen. Große Unternehmen haben daher häufig Probleme sie in adäquater Weise zu pflegen. In Abb. 18 ist das Kalkulationsschema für das kleine Kilger-Lehrmodell abgebildet, wobei einschränkend hinzugefügt werden muss, dass hier keine Kalkulationszeilen enthalten sind, die auf eine Kostenstelle verrechnen. Alle in Abb. 18 dargestellten Kalkulationszeilen entlasten Kostenstellen und belasten Kostenträger. Da aber die Vorgehensweise bei der Kostenstellenzuschlagskalkulation analog zur Kostenträgerzuschlagskalkulation erfolgt, kann die Beschreibung auf Basis der Abb. 18 in Analogie fortgesetzt werden. 57) Siehe Kapitel auf S ) Obwohl es Unternehmen gibt, die im ganzen Kostenrechnungsmodell keinen einzigen Zuschlag haben, so z. B. ein großer deutscher Grundstoffproduzent. 59) In der Kostenträgerrechnung findet man hingegen häufig die Herstellkosten als Basis für die Zuschlagsberechnung. 60) Einzel- und Gemeinkosten beziehen sich dabei auf die Zurechenbarkeit zur Kostenstelle. 61) Vgl. Heinhold 2001, S. 295 ff. Seite 33

42 Kostenrechnung mit SAP ERP Abb. 18: Kalkulationsschema im Kilger-Modell (SAP-System) Exemplarisch wird hier auf die Zeilen 10, 15 und 16 eingegangen. In Zeile 10 in Abb. 18 ist eine Zuschlagsbasis angegeben. Es handelt sich um die Basis B1A. Hinter diesem Kürzel verbergen sich die in Abb. 19 dargestellten Informationen. Abb. 19: Zuschlagsbasis (SAP-System) Die Berechnungsbasis für den Zuschlag sollen die gesamten Kosten (variable und fix) der Kostenart 4900 sein. Neben der Möglichkeit die Gesamtkosten als Basis heranzuziehen, könnten auch nur die variablen oder fixen Bestandteile genommen werden. Darüber hinaus wird die Herkunft der Kosten auf den Bereich RA eingeschränkt. In Zeile 15 in Abb. 18 ist der Zuschlagssatz (KI1A) sowie die Entlastung (E1A) definiert. In Abb. 20 ist die Definition des Zuschlagssatzes KI1A dargestellt. Die Zuschlagskostenart soll sich sowohl im Plan als Seite 34

43 Integrierte Istkostenrechnung auch im Ist durch Bezuschlagung der Basiskostenart 4900 um 5,593% ermitteln. Entsprechend ist der Zuschlagssatz für die Zuschlagsart (ZuschlArt) 1 Ist und 2 Plan angegeben. Abb. 20: Zuschlagssatz im Kalkulationsschema (SAP-System) Die entstehende sekundäre Kostenart, unter der verrechnet werden soll, ist über die Entlastung vorgegeben. In Abb. 21 sind die Daten für die Entlastung dargestellt. Die Verrechnung erfolgt unter der Kostenart Dabei wird die Kostenstelle 300A entlastet 62. In dieser Eingabemaske kann dem SAP- System in der Spalte %Fix auch mitgeteilt werden, ob die zu verrechnenden Kosten zum Teil fix werden sollen. Bei Angabe von 100% würden auch die eigentlich variablen Bestandteile zu fixen Bestandteilen werden. Im Falle von 0% würden die gesamten Kosten variable behandelt werden. Der Stern bedeutet, dass die Verrechnung der variablen und fixen Bestandteile wie im Senderobjekt erfolgen soll. Abb. 21: Entlastung im Kalkulationsschema (SAP-System) Die Kalkulationsschemata werden nicht nur bei der Gemeinkostenverrechnung auf Kostenstellen verwendet, sondern auch bei Verrechnungen auf Aufträge, Prozesse und Kostenträger Verteilungen und Umlagen Verteilungen dienen zur Verrechnung von primären Kosten auf Kostenstellen und Prozessen. Dabei bleiben die Informationen der Originalprimärkostenart erhalten. In Abb. 22 ist eine Verteilung der Kosten für Heizöl schematisch dargestellt. Zunächst werden die primären Kosten des Heizöles in Höhe von auf der Kostenstelle Energie kontiert. Im Rahmen eines sogenannten Verteilungszyklus 63 werden die Kosten nun beispielsweise auf Basis der Quadratmeterzahl 64 der nachgelagerten Kostenstellen verteilt. Die Kostenstelle A verfügt über 25 m² und die Kostenstelle B über 75 m². Die Verteilung erfolgt hier auf Grundlage einer statistischen Kennzahl, es wären jedoch auch andere Bezugsbasen möglich ) Es könnten auch Aufträge oder Geschäftsprozesse entlastet werden. 63) Zu Zyklen siehe S. 37 f. 64) Die Quadratmeterzahl wird als statistische Kennzahl erfasst. 65) Siehe hierzu Kapitel auf S. 206 ff. Seite 35

44 Kostenrechnung mit SAP ERP Anteilsmäßig werden die Kostenstellen A und B nun mit den Heizölkosten belastet. Die Kostenstelle Energie wird entsprechend entlastet. 66 KST Energie Heizöl Personal m 2 Verteilung auf Basis der Quadratmeter 75 m 2 KST A Heizöl Abb. 22: Beispiel Verteilung primärer Kosten KST B Heizöl Bei den Umlagen bleiben im Gegensatz zu den Verteilungen die Kostenarteninformationen nicht erhalten. Darüber hinaus lassen sich mit Umlagen nicht nur primäre, sondern auch sekundäre Kosten verrechnen. Die Verrechnung erfolgt unter einer oder mehreren bestimmten Umlagekostenarten. Entsprechend werden die Originalkostenarten nur kumuliert oder kumuliert und gruppiert. Umlagen werden immer dann genutzt werden, wenn die Informationen hinsichtlich der Originalkostenarten eine untergeordnete Rolle spielen oder sekundäre Kostenarten umgelegt werden sollen. 67 KST Energie Heizöl Personal m 2 Umlage auf Basis der Quadratmeter 75 m 2 KST A Energie Abb. 23: Umlage primärer und sekundärer Kosten KST B Energie In Abb. 23 ist die gleiche Ausgangslage wie in Abb. 22 dargestellt. Allerdings sollen nun die gesamten Kosten der Kostenstelle Energie auf die Kostenstellen A und B mit Hilfe einer Umlage verrechnet werden. Auch in diesem Fall basiert die Umlageverteilung auf der statistischen Kennzahl Fläche in Quadratmetern. Für die Umlage muss eine Umlagekostenart definiert werden, die hier als Energie bezeichnet ist. Durch die Umlage wird die Kostenstelle Energie vollständig entlastet, wobei die Kostenstellen A und B im Rahmen ihrer Anteile belastet werden. 66) Vgl. SAP AG 2001a, S. 717 f. 67) Vgl. SAP AG 2001a, S. 719 f. Seite 36

45 Integrierte Istkostenrechnung Technisch gesehen unterscheiden sich die beiden Verrechnungsverfahren Umlage und Verteilung kaum. Daher können die Einstellungen des SAP-Systems beider Verfahren hier gemeinsam dargestellt werden. Beide Verfahren werden im SAP-System im Rahmen eines sogenannten Zyklus definiert. Dabei handelt es sich entweder um einen Verteilungszyklus oder um einen Umlagezyklus. Im Folgenden wird nur auf den Umlagezyklus eingegangen, da dieser im Prinzip ein Verteilungszyklus mit mehr Funktionen ist 68. Im SAP-System können mehrere Zyklen für die Kostenumlage definiert werden. Wobei jeder Zyklus mindestens ein Segment besitzt. In diesen Segmenten wird die eigentliche Umlage definiert. Größere Unternehmen haben häufig mehrere Zyklen mit vielen Segmenten, wobei ein Segment immer für mindestens eine Umlage steht. Die Anzahl der Segmente lässt jedoch keinen Schluss hinsichtlich der Häufigkeit von Umlagen zu. Das Kilger-Lehrmodell besitzt beispielsweise 13 Segmente, aber deutlich mehr Umlagen. Abb. 24: Segmentkopf (SAP-System) In Abb. 24 ist ein Segmentkopf des Zyklus KILGI des Kilger-Lehrmodells dargestellt. Im Segmentkopf ist angegeben, unter welcher sekundären Kostenart die Umlage verrechnet werden soll (hier: Umlage Techn. Leit.). Darüber hinaus kann ein Verrechnungsschema angegeben werden 69. Dies ist notwendig, falls die zu verrechnenden Kosten mittels verschiedener Kostenarten weiterverrechnet werden sollen. In diesem Falle findet eine Gruppierung der Originalkostenarten statt, die im Verrechnungsschema definiert wird. Die gruppierten Kosten werden unter der im Verrechnungsschema angegebenen Kostenart weiterverrechnet. Im Kilger-Modell liegt dies nicht vor; die Kosten werden nur unter der angegebenen Kostenart verrechnet. Im Segmentkopf sind außerdem die Senderwerte und die Empfängerbezugsbasis angegeben. Bei den Senderwerten handelt es sich um die Selektion der zu verrechnenden Kosten auf dem Sender. Das in Abb. 24 dargestellte Segment verrechnet 100% der gebuchten Istkosten. Das SAP-System erlaubt es auch, dass 68) Siehe hierzu auch Kapitel auf S. 206 ff. 69) Zu den weiteren Verrechnungsschemen siehe S. 217 ff. Seite 37

46 Kostenrechnung mit SAP ERP feste Beträge oder feste Tarife als Senderwerte verwendet werden. Darüber hinaus müssen nicht zwangsläufig 100% der Senderwerte verrechnet werden. Die Empfängerbezugsbasis definiert, wie die Umlageverteilungsgröße 70 ermittelt werden soll. In Abb. 24 handelt es sich um variable Anteile der Istkosten. Es können jedoch auch feste Beträge, feste Prozentsätze oder feste Anteile als Bezugsbasis Verwendung finden. Sofern, wie hier, variable Anteile verwendet werden, muss die Art dieser Anteile angegeben werden. Hier gibt es vielfältige Möglichkeiten, die sich aber inhaltlich auf Kosten, Mengen und statistische Kennzahlen reduzieren lassen. Die Bezugsbasen lassen sich für den Fall von negativen Größen normieren, so dass immer mit positiven Vorzeichen gerechnet wird. 71 Im Reiter Sender/Empfänger werden die Sender und die Empfänger der Umlage angegeben. Als Sender können einzelne Kostenstellen, Geschäftsprozesse, aber auch Gruppen dieser CO-Objekte. Außerdem lassen sich die zu sendenden Kostenarten einschränken. Die Empfänger lassen sich ebenfalls einzeln oder als Gruppe angegeben. Empfänger können neben Kostenstellen und Prozessen auch Kostenträger sowie Aufträge sein. Insgesamt können die Umlagen und Verteilungen sehr flexibel gestaltet werden, was schnell zu unübersichtlichen Verrechnungsgrundlagen führt Indirekte Leistungsverrechnung Die indirekte Leistungsverrechnung ermöglicht die maschinelle Verrechnung von Leistungen auf Basis von Schlüsselgrößen. Darüber hinaus ist es möglich, Verrechnungen auf Basis von retrograd ermittelten Leistungsmengen durchzuführen. Das Verfahren der indirekten Leistungsverrechnung wird über den Typ der Leistungsart angesteuert. Es handelt sich dabei um die Leistungsartentypen 2 und 3, wie in Tabelle 5 auf S. 26 beschrieben. Im Prinzip handelt es sich um zwei verschiedene Arten der indirekten Leistungsverrechnung, die hier beschrieben werden. Der Leistungsartentyp 2 (indirekte Ermittlung und indirekte Verrechnung) wird verwendet, wenn die Leistungsmenge auf dem Sender nicht mit einem vertretbaren Aufwand gemessen werden kann. Eine Verrechnung ist aber nur möglich, wenn Leistungsmengen für die Empfänger gemessen oder feste Mengen vorgegeben werden können. Beispiel: Für zwei Empfänger ist für das Gesamtjahr die Leistungsaufnahme von jeweils Mengeneinheiten erfasst. Der Sender muss folglich Mengeneinheiten zur Verfügung stellen. 72 Der Leistungsartentyp 3 (manuelle Erfassung und maschinelle Verrechnung) findet Verwendung, falls die Leistungsmengen zwar auf dem Sender gemessen werden können, jedoch die Inanspruchnahme durch die Empfänger nicht. Somit ist nicht klar, welcher Empfänger welche Leistungsmenge erhält. Es muss daher eine Regel angegeben werden, die eine Verteilung der Kosten auf die Empfänger erlaubt. 70) Die Umlageverteilungsgröße wird im SAP-System auch als Umlagebezugsbasis bezeichnet. 71) Zu den Möglichkeiten siehe SAP AG 2001a, S ) Möhrlen, Kokot 1999, S Seite 38

47 Integrierte Istkostenrechnung Beispiel: Auf zwei Empfängern wurden Kosten in Höhe von und erfasst. Der Sender hat eine Leistungsmenge von Einheiten abgegeben. Wenn nun auf Basis der gebuchten Kosten die Leistungsmengen verteilt werden, dann entfallen auf die Empfänger und Mengeneinheiten. 73 Wie für die Umlagen und Verteilungen wird auch bei diesem Verrechnungsverfahren ein Zyklus benötigt. Dieser Zyklus muss ebenso Segmente besitzen, die die eigentlichen Regeln für die indirekte Leistungsverrechnung umfassen. Die Einstellungen sind im Prinzip die gleichen, wie bei den Umlagen und Verteilungen (siehe Abb. 24 auf S. 37) Soll=Ist-Leistungsverrechnung Die Soll=Ist-Leistungsverrechnung ist eine spezielle Form der indirekten Leistungsverrechnung, die ausschließlich im Ist angewendet werden kann. Im Gegensatz zur indirekten Leistungsverrechnung werden die zu verrechnenden Leistungsmengen nicht mehr retrograd ermittelt, sondern aus den Planleistungsaufnahmen der Empfängerkostenstellen. Die Planleistungsaufnahmen werden dabei an die Ist-Beschäftigungsgrade der Empfängerkostenstellen angepasst (Soll-Leistung). Der Tabelle 5 auf S. 26 ist zu entnehmen, dass zur Verwendung dieser Verrechnungsart immer der Leistungsartentyp 5 verwendet werden muss. Da dieser nur im Ist zur Verfügung steht, muss die Planung mit einem anderen Typen erfolgen. Prinzipiell erfolgt die Verrechnung auf Basis der Soll=Ist-Leistungsverrechnung in folgenden Schritten: 75 Auf Basis der Plan- und Istleistung der Empfangskostenstelle wird der Beschäftigungsgrad ermittelt. Aus dem Beschäftigungsgrad und der geplanten Leistungsaufnahme 76 der Empfängerkostenstelle wird die Sollleistungsaufnahme ermittelt. Die Summe aller Sollleistungsaufnahmen aller Empfängerkostenstellen bildet die Sollleistungsmenge der Senderkostenstelle. Die Bewertung der Leistungsmengen erfolgt üblicherweise mit dem Plantarif Templateverrechnung Die Templateverrechnung ist die flexibelste Form der Verrechnung im SAP-System. Die sogenannten Templates enthalten Funktion, feste Werte oder Formeln, die zur Verrechnung verwendet werden. Im weiteren Sinne könnte man sie als Formelverrechnung bezeichnen, wobei der Zugriff auf andere Module oder externe Datenquellen möglich ist. Auch der Zeitpunkt der Verrechnung ist nicht vorgegeben, sondern kann flexibel vorgenommen werden. 73) Möhrlen, Kokot 1999, S ) Siehe auch Kapitel auf S. 206 ff. 75) Vgl. SAP AG 2001a, S. 728 ff. und Möhrlen, Kokot 1999, S. 178 f. 76) Die Leistungsabgabe erfolgt durch die Senderkostenstelle. Seite 39

48 Kostenrechnung mit SAP ERP Kostenstelle Vertrieb Anzahl Aufträge Vom Template ermittelte CO-Werte Abb. 25: Beispiel Templateverrechnung Template Funktionen Externe Quellen Logistik- Informationssystem Materialien Prozesse Statistische Kennzahlen Andere SAP Quellen Die Abb. 25 zeigt beispielhaft, welche Informationen in einem Template verwendet werden können. Neben den hier dargestellten Datenquellen können auch ABAP Programme verwendet werden, so dass der Datenherkunft prinzipiell keine Grenzen gesetzt sind. Auf Grund der Flexibilität dieses Verrechnungsverfahrens wird die Templateverrechnung unter Umständen extrem Komplex und kann von einem normalen Anwender nicht mehr nachvollzogen werden. Trotzdem findet die Templateverrechnung bei Unternehmen durchaus Verwendung. So setzt z. B. Ein großes deutsches Telekommunikationsunternehmen in hohem Maße auf die Templateverrechnung TARIFERMITTLUNG UND VERRECHNUNGSPREISE Bei der Tarifermittlung wird auf Basis der auf den Kostenstellen 77 gebuchten Kosten und Leistungen für jede Leistungsart iterativ ein Tarif 78 ermittelt. Die Tarife werden zur Bewertung der Leistungsinanspruchnahme durch nachgelagerte Kostenobjekte benötigt. Im Rahmen der Planung werden die Plankosten und Planleistungen als Basis verwendet, während im Ist die Istkosten und Istleistungen zugrunde gelegt werden. Im Allgemeinen wird der Tarif durch Gleichung (4) ermittelt: Tarif = Kosten Leistung (4) In manchen Fällen ist es sinnvoll bzw. gesetzlich vorgeschrieben, dass die evtl. anfallenden Leerkosten 79 nicht auf nachfolgende Kostenobjekte bzw. Kostenträger verrechnet werden. In diesem Falle muss der Tarif nach (5) ermittelt werden. Tarif ges = fixe Kosten Kapazität Tarif fix variable Kosten Leistung Tarif var (5) Grundsätzlich wird der Tarif im SAP-System in einen fixen und einen variablen Anteil getrennt. Der fixe Tarifanteil wird als Quotient aus den fixen Kosten und der Kapazität ermittelt. Somit wird bei der Be- 77) Gleiches gilt auch für Geschäftsprozesse. 78) In der gängigen wirtschaftswissenschaftlichen Literatur werden Tarife als Kosten- oder Verrechnungssätze bezeichnet. 79) Fixe Kosten (Kapazitätsbereitstellungskosten) lassen sich in Leer- und Nutzkosten einteilen. Die Leerkosten sind dabei der Anteil der fixen Kosten, deren Kapazitätsbereitstellung nicht genutzt wurde. Vgl. hierzu Steger 2006, S. 110 f. Seite 40

49 Integrierte Istkostenrechnung wertung der Leistung gewährleistet, dass nur die fixen Kosten weiterverrechnet werden, die im Rahmen der Inanspruchnahme der bereitgestellten Kapazität entstanden sind. Für die Leerkosten gilt 80 : K leer = 1 x i x k K fix (6) Legende: x i Istleistung (Istbeschäftigung) x k Kapazität Leerkosten K leer Falls Leerkosten anfallen, bleiben diese auf der Kostenstelle stehen und müssen am Periodenende durch eine Umlage in die Ergebnisrechnung übernommen werden. Wenn die Istleistung die Kapazität überschreitet, dann werden allerdings zu viele fixe Kosten auf die nachgelagerten Kostenobjekte verrechnet 81. Die Leerkosten werden negativ. Diese negativen Leerkosten müssen ebenso über Umlagen in die Ergebnisrechnung übernommen werden, um ein korrektes Ergebnis ermitteln zu können. Bei der Tarifermittlung können im SAP-System drei Arten von Tarifen bestimmt werden. Beim periodischen Tarif wird für jede Periode ein eigener Tarif ermittelt. Dies bedeutet, dass unterschiedliche Tarife für die Perioden entstehen können, weil jeweils andere Verteilungsschlüssel und / oder Äquivalenzziffern Verwendung finden 82. Der Durchschnittstarif ermittelt einen gemeinsamen Tarif für alle Perioden. In diesem Falle werden die Kosten aller Perioden durch die Summe der Leistungen einer Leistungsart aller Perioden geteilt. Bei 12 Perioden ergibt sich folgende Gleichung zur Ermittlung des Tarifs: Tarif = Kosten Leistung (7) Die Verwendung von durchschnittlichen Tarifen führt in einer Periode nicht zur vollständigen Entlastung, so dass es immer zu Über- bzw. Unterdeckungen kommt. Erst am Ende aller betrachteten Perioden wird die Kostenstelle durch den Durchschnittstarif vollständig entlastet 83. Der kumulierte Tarif ermittelt für jede Periode einen Tarif. Dieser basiert sowohl auf den kumulierten Werten (Kosten und Leistungen) der laufenden Periode als auch der Vorperioden. Im Gegensatz zum periodischen Tarif fallen die Differenzen zwischen den Periodentarifen nicht so stark aus, die Kostenschwankungen werden etwas geglättet. Darüber hinaus wird durch Ausgleichsbuchungen in den Vor- 80) Vgl. Freidank 2001, S. 38 ff. 81) Das die Istleistung die Kapazität überschreitet ist nicht ungewöhnlich, da viele Branchen ihre Anlagenkapazität nicht genau bestimmen können. Dazu zählen z. B. die Grundstoffindustrie und die chemische Industrie. 82) Verteilungsschlüssel und Äquivalenzziffern können periodisch erfasst werden. 83) Siehe SAP AG 2001a, S. 899 f. Seite 41

50 Kostenrechnung mit SAP ERP perioden sichergestellt, dass die Kostenstelle immer vollständig entlastet wird. Die Tabelle 8 zeigt ein beispielhaft die Unterschiede zwischen periodischem und kumuliertem Tarif. Periode Kosten Leistung Tarif periodisch kumuliert periodisch kumuliert periodisch kumuliert h 100 h 10 / h 10 / h h 150 h 40 / h 20 / h h 400 h 4 / h 10 / h Tabelle 8: Unterschiede periodischer und kumulierter Tarif Splittung Eine Kostenstelle besteht, wie oben bereits beschrieben, aus CO-Objekten. Diese CO-Objekte können als Kostensammler umschrieben werden. Jede Kostenstelle hat genau ein CO-Objekt, welches die leistungsunabhängigen Buchungen aufnimmt und gegebenenfalls weitere leistungsabhängige CO-Objekte, wenn für die Kostenstelle eine (weitere) Leistungsart 85 angelegt wird. Ein Tarif wird immer nur für die CO-Objekte einer Leistungsart ermittelt. Stringenterweise werden auch nur Buchungen auf diesen CO-Objekten zur Tarifermittlung berücksichtigt. Wenn die Buchungen auf dem leistungsunabhängigen CO-Objekt in die Leistungsverrechnung eingehen sollen, dann müssen diese auf die Kosten des leistungsunabhängigen CO- Objektes auf die leistungsabhängigen CO-Objekte umgebucht werden. Dies wird bei der sogenannten Splittung durchgeführt, die automatisch 86 bei der Tarifermittlung abläuft. Die Verteilung der leistungsunabhängigen Kosten auf die CO-Objekte der Leistungsarten kann mittels folgender Kriterien erfolgen: Leistungsmenge, Äquivalenzziffer, Kapazität, Ausbringung, Disponierte Leistung, Statistische Kennzahl (Menge), Statistische Kennzahl (maximale Menge). Alternativ kann auch angegeben werden, dass keine Splittung erfolgen soll. In diesem Falle oder im Falle der Unter- bzw. Überdeckung des leistungsunabhängigen CO-Objektes muss die Differenz wieder direkt über eine Umlage in die Ergebnisrechnung umgebucht werden. 84) In Anlehnung an SAP AG 2001a, S. 900 f. 85) Eine Leistungsart repräsentiert immer ein leistungsabhängiges CO-Objekt. 86) Die Splittung kann auch manuell angestoßen werden. Seite 42

51 Tarifermittlung bei Schleifen Integrierte Istkostenrechnung Häufig kommt es in Kostenrechnungssystemen zu interdependenten Leistungsverrechnungen, d. h. Kostenstelle A liefert an Kostenstelle B und umgekehrt. In diesem Falle hängt der Tarif von Kostenstelle A vom Tarif der Kostenstelle B ab und vice versa. Das SAP-System berechnet die Tarife für solche Leistungsverflechtungen in zwei Schritten. Im ersten Schritt werden nur die primären Kosten für die Tarifermittlung herangezogen und für die Bewertung der Leistungsaufnahme verwendet. Im zweiten Schritt werden die Tarife durch Iteration an die genauen Werte herangeführt. Innerhalb eines Verrechnungszyklus erkennt das SAP-System Schleifen automatisch und führt die erforderlichen Iterationen durch 87. Falls die Schleife über mehrere Verrechnungszyklen aufritt, so müssen die Iterationen manuell durchgeführt werden Tarife im Ist Gebuchte Istleistungen können während der laufenden Periode nur mit den Plantarifen bewertet werden, da ein Isttarif noch nicht vorliegt. Dieser kann erst mit dem Periodenabschluss ermittelt werden, da die Istbelastungen auf den Kostenstellen erst zum Periodenabschluss vollständig vorliegen 88. Wenn eine Isttarifermittlung durchgeführt worden ist, können die Istleistungen nachbewertet werden. Die Nachbewertung erfolgt dabei in der Regel mit der Differenz aus Plan- und Isttarif. Sie führt damit zu einer voll - ständigen Entlastung der Kostenstelle. Die Nachbewertung kann in zwei Varianten durchgeführt werden. Zum einen kann sie in einem eigenen Vorgang durchgeführt werden 89. Da hierbei eine Trennung zwischen der Bewertung zu Plantarifen und zu Isttarifen vorgenommen wird, kann die Abweichung explizit ausgewiesen werden. Zum anderen kann die Nachbewertung direkt im Originalvorgang verbucht werden. In diesem Falle werden die Bewertungen zu den Plantarifen durch die Bewertungen zu den Isttarifen überschrieben. Die Differenz zwischen Plan- und Isttarif ist dann nicht mehr direkt ersichtlich. Man sollte meinen, dass die Unternehmen in der Regel die Isttarife ermitteln und in einem eigenen Vorgang fortschreiben. Dies ist jedoch häufig nicht der Fall. Vielmehr werden die Isttarife gar nicht ermittelt! Dies liegt an einer Besonderheit des SAP-Systems. Während die Isttarifermittlung in den Kostenstellen noch recht einfach zu handhaben ist, kann dies von der Istbewertung der Kostenträger nicht gesagt werden. Was hat nun die Kostenträgerrechnung mit der Ermittlung der Isttarife in der Kostenstellenrechnung zu tun? Eine Istbewertung der Kostenträger (im SAP-System: Materialien) kann nur mit Hilfe des Material-Ledgers erfolgen 90. Dessen Handhabung ist jedoch so kompliziert, dass viele Firmen, die den Material-Ledger eingeführt haben, diesen auch wieder abgeschafft haben. Oder die Unternehmen haben direkt darauf verzichtet. Da die Materialien nun nur mit den Planpreisen bewertet werden können, entstehen Abweichungen zwischen Istbelastungen und Istentlastungen durch den Plantarif, die durch Umlagen in die Ergebnisrechnung verschoben werden müssen. Hier endet häufig die korrekte Istkosten- 87) Das Abbruchkriterium ist dem Autor nicht bekannt. 88) Häufig sind auch zum Periodenende noch nicht alle Belastungsbuchungen auf den Kostenstellen erfasst. Dies kann z. B. an verspäteten Rechnungseingängen oder noch nicht ermittelten Lagerbeständen liegen. 89) Als Vorgang bezeichnet SAP verschiedene Tätigkeiten im System, die mit einem Programmteil vorgenommen werden können, so z. B. Rechnungsbuchung oder Kostenerfassung. Dabei werden die Buchungen gemäß der Tätigkeit eindeutig gekennzeichnet, so dass jederzeit nachvollzogen werden kann, aus welchem Vorgang die Buchung stammt. 90) Näheres zum Material-Ledger in Kapitel auf S. 87. Seite 43

52 Kostenrechnung mit SAP ERP rechnung im SAP-System. Wenn nun aber, so argumentieren die Unternehmen, in der Kostenträgerrechnung die Abweichungen manuell in die Ergebnisrechnung geholt werden müssen, warum soll man dies nicht bereits in der Kostenstellenrechnung vornehmen. Daher werden häufig keine Isttarife auf den Kostenstellen (bzw. für deren Leistungsarten) ermittelt, sondern die Abweichungen direkt in die Ergebnisrechnung umgelegt SOLLKOSTENERMITTLUNG Eine sinnvolle Abweichungsanalyse ist nur im Rahmen der flexiblen Plankostenrechnung möglich. Daher ist es notwendig die Sollkosten zu ermitteln, denn nur der Vergleich von Soll- und Istkosten kann zu aussagekräftigen Ergebnissen führen. 91 Da die Ermittlung der Sollkosten im SAP-System von der Standardliteratur abweicht, wird im Folgenden erklärt, wie sie dort ermittelt werden. Dies ist insbesondere notwendig, um die Abweichungsberechnungen des SAP-Systems nachzuvollziehen. Grundsätzlich erfolgt der Vergleich der Plankosten mit den Istkosten auf Basis der Istleistung. Die Plan - kosten der Periode werden dazu mittels des Beschäftigungsgrades BG an die Istleistung angepasst. BG= Istleistung 100 (8) Planleistung Legende: BG Beschäftigungsgrad Je nachdem, um welche Art von Kosten es sich handelt, verwendet SAP unterschiedliche Gleichungen zur Berechnung der Sollkosten. Unterschieden werden dabei Kosten, die leistungsabhängig sind, aber nicht aus der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung stammen, der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung, und alle leistungsunabhängige Kosten. 92 Leistungsabhängige Sollkosten, die nicht durch innerbetriebliche Leistungsverrechnung entstanden sind, werden mittels folgender Gleichungen ermittelt: Sollmenge fix =Planmenge fix (9) Sollmenge var =Planmenge var BG (10) Sollkosten fix Sollkosten ges =Plankosten fix Plankosten var BG 93 (11) Sollkosten var Sollkosten der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden wie folgt ermittelt: 91) Hinsichtlich der Aussagekraft von Soll- / Ist-Vergleichen siehe auch Zwicker ) Siehe SAP AG 2001a, S. 882 ff. 93) Eine Ausnahme entsteht, wenn im SAP-System die Fixkostenvorverteilung genutzt wird. In diesem Falle werden die fixen Kosten nicht mit dem Beschäftigungsgrad korrigiert. Seite 44

53 Sollkosten fix Sollkosten ges =Plankosten fix BG Plankosten var BG Alle leistungsunabhängige Sollkosten werden mittels (13) ermittelt: Sollkosten fix Sollkosten ges =Plankosten fix Plankosten var Integrierte Istkostenrechnung Sollkosten var (12) Sollkosten var (13) Grundsätzlich steht im SAP-System die wertmäßige Erfassung im Vordergrund, auch wenn zusätzliche Informationen über Mengenflüsse vorliegen ABWEICHUNGEN Es dürfte äußerst selten vorkommen, dass Plandaten mit den Istdaten übereinstimmen. Abweichungen zwischen der Plan-Kostenrechnung und Ist-Kostenrechnung sind somit die Regel. Diese Abweichungen entstehen natürlich auch auf Kostenstellen. Dabei kann es sich um unterschiedliche Abweichungen handeln, die entsprechend verschiedene Ursachen haben können. Es muss folglich eine Einteilung der Gesamtabweichung in Teilabweichungen erfolgen, um Schlussfolgerungen aus ihnen ziehen zu können. Dazu dient im SAP-System die Abweichungsermittlung, deren Ergebnis die Einteilung der Gesamtabweichung nach bestimmten Abweichungskategorien ist. Tabelle 9 zeigt die möglichen Abweichungskategorien in der Kostenstellenrechnung des SAP-Systems: Abweichungen der Einsatzseite Einsatzpreisabweichung Einsatzmengenabweichung Strukturabweichung Einsatzrestabweichung Abweichungen der Verrechnungsseite Verrechnungspreisabweichung Verrechnungsmengenabweichung (nur CO-OM) Fixkostenabweichung (nur CO-OM) Restabweichung Leerkostenabweichung (nur CO-OM) Tabelle 9: Abweichungskategorien in der Kostenstellenrechnung 94 SAP unterscheidet Abweichungen der Einsatzseite und der Verrechnungsseite. Die Einsatzseite umfasst alle Be- und Entlastungen auf Kostenstellen, die keine Entlastungen durch Leistungsverrechnung sind. Die Verrechnungsseite umfasst alle Entlastungen einer Kostenstelle, die aus der Leistungsverrechnung resultieren. 95 Die Abweichungskategorien, die mit (nur CO-OM) gekennzeichnet sind, gelten nur für die Kostenstellenrechnung und Innenaufträge 96. Alle anderen können auch in der Kostenträgerrechnung auftreten. Die Einsatzseite umfasst bei der Kostenstellenrechnung vier Abweichungskategorien. Bei der Einsatzpreisabweichung handelt es sich um Preisänderungen von Leistungen. Diese Leistungen umfassen sowohl Sachleistungen als auch Dienstleistungen. Falls Abweichungen zwischen Plankosten und Istkosten auftreten, die auf Preis- und Mengendifferenzen beruhen, werden diese ebenfalls der Einsatzpreis- 94) Siehe SAP AG 2010b, Abweichungskategorien. 95) Siehe SAP AG 2001a, S. 871 und S ) Da Innenaufträge im SAP-System ähnlich wie Kostenstellen behandelt werden, wird hier nicht weiter zwischen Kostenstellen und Innenaufträgen unterschieden. Seite 45

54 Kostenrechnung mit SAP ERP abweichung zugerechnet. Die Einsatzpreisabweichungen berechnen sich bei Soll-/Ist-Vergleich auf Basis folgender Gleichungen: Einsatzpreisabweichung= Istpreis Planpreis Isteinsatzmenge (14) Einsatzpreisabweichung fix = Istpreis fix Planpreis fix Isteinsatzmenge (15) Wie bei den Tarifen haben Preise einen variablen und einen fixen Anteil. Wenn keine Mengeninformationen vorliegen, wird versucht, die Einsatzpreisabweichungen aus den Buchungssätzen zu übernehmen. Falls dies nicht möglich sein sollte, können keine Einsatzpreisabweichungen erfasst werden. Einsatzmengenabweichungen treten auf, wenn es Differenzen zwischen geplanten und tatsächlich eingetretenen Verbrauchsmengen gibt. Auch hier kann es sich um Sachleistungen als auch Dienstleistungen handeln. Wie bereits beschrieben, werden Differenzen, die auf Grund von Preis- und Mengenänderungen entstehen auch als Einsatzpreisabweichung erfasst. Die Ermittlung von Einsatzmengenabweichungen setzt voraus, dass die Mengen im SAP-System erfasst werden. Eigentlich erscheint dies als selbstverständlich, jedoch müssen Mengen im SAP-System nicht zwangsläufig erfasst werden. Nur wenn Mengen erfasst werden, kann die Einsatzmengenabweichung bei einem Soll-/Ist-Vergleich mit folgenden Gleichungen berechnet werden: Einsatzmengenabw.= Isteinsatzmenge Solleinsatzmenge Planpreis (16) Einsatzmengenabw. fix = Isteinsatzmenge Solleinsatzmenge Planpreis fix (17) Strukturabweichungen entstehen, wenn für Kostenarten, die im Ist gebucht werden, keine Plandaten vorhanden sind oder im umgekehrten Falle zwar Plandaten erfasst, aber keine Ist-Daten gebucht werden. Dies tritt beispielsweise auf, wenn eine Kostenstelle geplant, aber im Laufe der Ist-Periode stillgelegt wird. Ein aussagekräftiger Soll-/Ist-Vergleich ist in diesem Falle nicht mehr möglich. Dennoch kann die Abweichung zwischen Plan und Ist ausgewiesen werden, allerdings beträgt diese 100%. Das SAP-System ermittelt die Strukturabweichungen mit folgenden Gleichungen: Strukturabweichung =Istkosten Sollkosten Einsatzpreisabweichung (18) Strukturabw. fix =Istkosten fix Sollkosten fix Einsatzpreisabweichung fix (19) Strukturabweichungen sollten nach Möglichkeit vermieden werden, da eine aussagekräftige Soll-/Ist-Abweichungsanalyse in diesem Falle nicht mehr vorgenommen werden kann. Daher sollte immer eine Strukturidentität zwischen Plan- und Istmodell bestehen. 97 Die Einsatzrestabweichung sammelt alle Abweichungen der Einsatzseite, die keiner der o. g. Abweichungen zugeordnet werden können. Sie kann auftreten, wenn keine Mengen geführt werden und somit keine Einsatzpreisabweichung oder Einsatzmengenabweichung ermittelt werden kann, obwohl 97) Zur Forderung der Strukturidentität bei Plan- und Istmodellen siehe Seite 172 ff. Seite 46

55 Integrierte Istkostenrechnung Kostenarteninformationen im Plan und Ist vorliegen. SAP empfiehlt für Kostenarten, die nur geringen Preisschwankungen unterliegen, keine Mengen zu führen, da Abweichungen zwangsläufig ein Mehr- oder Minderverbrauch bedeuten. In diesem Falle werden die Abweichungen als Einsatzrestabweichung ausgewiesen. Es kann aber nicht sicher gesagt werden, ob die Abweichung tatsächlich nur auf eine Ver - brauchsabweichung zurückzuführen ist. Für viele Unternehmen stellt die Einsatzrestabweichung die klassische Verbrauchsabweichung dar. 98 Darüber hinaus treten Einsatzrestabweichungen auf, wenn der Anwender die Ermittlung anderer einsatzseitiger Abweichungen abgeschaltet hat. Auf der Verrechnungsseite gibt es in der Kostenstellenrechnung fünf Abweichungskategorien. Eine Verrechnungspreisabweichung entsteht, wenn der Plantarif vom verwendeten Isttarif bzw. Verrechnungstarif abweicht. In diesem Fall ist die Sollentlastung (20) ungleich der Istentlastung (21). Sollentlastung =Plantarif Istleistung (20) Istentlastung =Verrechnungstarif Istleistung (21) SAP gibt drei mögliche Auslöser für eine Verrechnungspreisabweichung an: Es werden Durchschnittstarife statt periodenbezogener Tarife verwendet. Bei der Tarifermittlung wird die Kapazität der Leistungsart zugrunde gelegt. Es wird ein manueller Tarif verwendet. 99 In diesen Fällen wird die Verrechnungspreisabweichung nach folgender Gleichung ermittelt: Verrechnungspreisabw. = Istleistung Plantarif Isttarif (22) Verrechnungspreisabw. = Istleistung Plantarif fix Isttarif fix (23) Falls die Mengen jedoch manuell erfasst werden, verwendet das SAP-System andere Gleichungen zur Ermittlung der Verrechnungspreisabweichung: manuelle Istmenge VPA = Sollentlastung verr.istkosten (24) Verrechnungsmenge manuelle Istmenge VPA fix = Sollentlastung fix verr.istkosten (25) Verrechnungsmenge Legende: VPA Verrechnungspreisabweichung Da die Mengen im Falle (24) und (25) vom SAP-System als unabhängig von den verrechneten Istkosten angesehen werden, kann die Verrechnungspreisabweichung nur noch als Differenz von Sollentlastung und 98) Siehe SAP AG 2001a, S ) Siehe SAP AG 2001a, S Seite 47

56 Kostenrechnung mit SAP ERP verrechneten Istkosten berechnet werden. Dabei ist zu beachten, dass die Sollentlastung nur noch anteilig berücksichtigt wird. Die Verrechnungsmengenabweichung weist die monetär bewertete Abweichung zwischen Sollentlastung und Istentlastung aus. Sie tritt auf, wenn die manuell vorgegebene Istmenge von der verrechneten Menge abweicht. Die Verrechnungsmengenabweichung wird vom SAP-System periodisch pro Kostenart nach folgenden Gleichungen bestimmt: Verrechnungsmengenabw. = Istmenge manuelle Istmenge Plantarif (26) Verrechnungsmengenabw. fix = Istmenge manuelle Istmenge Plantarif fix (27) Falls die betrachtete Abweichung auch Verrechnungspreisabweichungen enthält, werden die Mengenabweichungen den Preisabweichungen zugeordnet. Die Fixkostenabweichung im SAP-System setzt sich aus der Beschäftigungsabweichung und der sogenannten sekundären Fixkostenabweichung zusammen. Sie wird nach folgender Gleichung ermittelt: Beschäftigungsabw. sek. Fixkostenabw. Fixkostenabw. = Plankosten fix 1 BG Sollkosten fix Plankosten fix (28) mit BG = Istleistung Planleistung (29) Legende: BG Beschäftigungsgrad Die Beschäftigungsabweichung gibt für jede Kostenart die Über- bzw. Unterdeckung der fixen Plankosten für jede Leistungsart in Abhängigkeit der Istleistung an. Sie entsteht, wenn die Planleistung von der Istleistung abweicht. Laut SAP wird die gesamte Fixkostenabweichung nur ermittelt, wenn der Beschäftigungsgrad von 100% abweicht 100. Dies liegt an der hier speziellen Ermittlung der fixen Sollkosten nach (30). mit Sollkosten fix = Tarif fix variable Sollmenge (30) variable Sollmenge = variable Planmenge BG (31) Da in (30) eine variable Sollmenge eingeführt wird, hängen die Sollkosten nun vom Beschäftigungsgrad ab. Somit kann eine sekundäre Fixkostenabweichung nur auftreten, wenn auf der Kostenstelle eine leistungsabhängige Leistungsaufnahme erfolgt ) Siehe SAP AG 2001a, S ) Im SAP-System können auch leistungsunabhängige Leistungsaufnahmen modelliert werden. Seite 48

57 Integrierte Istkostenrechnung Der Verrechnungs-Restabweichung werden alle Verrechnungsabweichungen zugewiesen, die nicht einer der o. g. Abweichung zugeordnet werden konnten. Dies immer dann der Fall, wenn im SAP-System die Verrechnungsabweichungskategorien oder sogar alle Abweichungskategorien abgeschaltet sind. Darüber hinaus sind zwei Sonderfälle möglich. Zum einen können geringe Abweichungen wahlweise in die Restabweichung eingehen. Zum anderen gehen Abweichungen in die Restabweichung ein, wenn für ein CO- Objekt keine Sollkosten vorhanden sind. In jedem Falle wird die Restabweichung aber nicht kostenartengerecht, sondern für das gesamte CO-Objekt ausgewiesen. Leerkostenabweichungen entstehen, wenn die Planleistungsmengen von den Istleistungsmengen abweichen und beide Werte unterhalb der geplanten Kapazität liegen. 102 Das SAP-System ermittelt diese Abweichung mit Hilfe der Gleichung (32): Leerkostenabw.=Beschäftigungsabweichung Verrechnungspreisabw. fix (32) Unter bestimmten Umständen können Abweichungen zu Über- bzw. Unterdeckungen auf den Kostenstellen im Ist führen können. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn manuelle Tarife zur Verrechnung ver - wendet werden. Die Buchungsdifferenzen auf der Kostenstelle müssen dann direkt in die Ergebnisrechnung übergeben werden. Ein weiteres Beispiel sind die Leerkosten(-abweichungen). Sie führen, sofern sie anfallen, immer zu Unterdeckung auf der Kostenstelle. In jedem Falle der Über- bzw. Unterdeckungen auf den Kostenstellen hat dies Implikationen auf die Modellrekonstruktion des SAP-Systems im INZPLA- System Innenaufträge Innenaufträge des SAP-Systems werden zur Sammlung und Abrechnung von Kosten innerbetrieblicher Maßnahmen verwendet und finden sowohl in der Planung als auch im Ist Verwendung. 104 Sie werden darüber hinaus zur Kostenkontrolle und Entscheidungsfindung eingesetzt und können durch die üblichen Verrechnungsverfahren be- und entlastet werden. 105 Je nach Aufgabenbereich werden die folgenden Innenaufträge unterschieden: Gemeinkostenaufträge, Investitionsaufträge, Abgrenzungsaufträge, Musteraufträge. 106 Die genannten Auftragsarten müssen im SAP-System einem sogenannten Auftragstyp zugeordnet werden. Die Tabelle 10 zeigt die standardmäßig angelegten Auftragstypen. 102) Leerkosten müssen grundsätzlich ermittelt werden, da nach 255 Abs. 2 Satz 2 HGB nur eine für die Leistungsmenge angemessene Verrechnung der Gemeinkosten erfolgen darf. Dies bedeutet, dass nicht die gesamten Leerkosten auf einen Kostenträger verrechnet werden dürfen. 103) Weiteres hierzu auf den Seiten 91, 104 und ) Vgl. SAP AG 2001f, S. 9 ff. 105) Vgl. Möhrlen, Kokot 1999, S ) Die Fertigungsaufträge gehören nicht zu den innerbetrieblichen Aufträgen. Seite 49

58 Kostenrechnung mit SAP ERP Typ Kurzbeschreibung 1 Innerbetrieblicher Auftrag (Controlling) 2 Abgrenzungsauftrag (Controlling) 3 Musterauftrag (Controlling) 4 CO-Fertigungsauftrag Produktkostensammler 6 QM-Auftrag Tabelle 10: Auftragstypen des SAP-Systems 10 PPS-Fertigungsauftrag 20 Netzplan 30 Service- und Instandhaltungsauftrag 40 Prozeßauftrag 50 Prüflos 60 Personalauftrag 70 Versandtermine Während die Auftragsarten eine inhaltliche Zuordnung der Aufträge erlaubt, werden die Auftragstypen für die technische Umsetzung verwendet. Mittels der Auftragstypen werden die Datentabellen und Masken im SAP-System selektiert und somit festgelegt, welche Daten erfasst werden müssen. In sofern ist häufig sinnvoll von den Auftragstypen zu sprechen als von Auftragsarten, da Letztere im Customizing vollständig verändert oder neue angelegt werden können. Die Auftragstypen können dagegen nicht vom Benutzer geändert werden. Im Folgenden soll auf die Gemeinkosten- und Investitionsaufträge eingegangen werden. Sie werden dabei zusammenfassend als innerbetriebliche Aufträge bezeichnet, da sie nur Innenleistungen abbilden und deshalb den Typ 1 besitzen. Darüber hinaus werden kurz die Abgrenzungsaufträge (Typ 2) sowie als Spezialfall die Musteraufträge (Typ 3) dargestellt. Die CO-Fertigungsaufträge (Typ 4), Produktkostensammler (Typ 5) und Prozessaufträge (Typ 40) stellen im SAP-System einen wichtigen Bestandteil der Kostenträgerrechnung dar, so dass sie erst dort ausführlich behandelt werden 107. Zudem handelt es bei diesen Aufträgen nicht um Innenaufträge. Alle weiteren Auftragstypen werden hier nicht beschrieben, da sie für das Controlling eine untergeordnete Rolle spielen INNERBETRIEBLICHE AUFTRÄGE Als innerbetriebliche Aufträge werden die Gemeinkosten- sowie Investitionsaufträge bezeichnet, da sie nur innerbetriebliche Leistungen erfassen. Der Auftragstyp dieser beiden Auftragsarten ist daher 1 Innerbetrieblicher Auftrag 108. Da bei Gemeinkosten- und Investitionsaufträgen der gleiche Auftragstyp vorliegt, werden bei beiden die gleichen Stammdaten erfasst. Ob es sich um einen Gemeinkosten- oder Investitionsauftrag handelt, hängt nur von dem Abrechnungsobjekt ab, welches die Kosten aus dem Auf- 107) Siehe 69 ff. 108) Siehe Möhrlen, Kokot 1999, S Seite 50

59 Integrierte Istkostenrechnung trag aufnimmt. Sofern die Abrechnung an ein Anlagenobjekt erfolgt, so handelt es sich um einen Investitionsauftrag. Der Gemeinkostenauftrag rechnet dagegen an eines der folgenden Kostenobjekte ab: Kostenstellen, andere Aufträge, Projektstrukturplan-Elemente, Ergebnisobjekte. Abb. 26: Beispiel der Stammdaten eines Innenauftrages des Kilger-Modells (SAP-System) Die Abb. 26 zeigt die Stammdaten eines solchen innerbetrieblichen Gemeinkostenauftrages. In diesem Beispiel handelt es sich um einen Auftrag aus einem Übungsmodell. 109 Es lässt sich erkennen, dass einige Stammdaten zu einem Auftrag erfasst werden müssen, bevor dieser zur Abrechnung bzw. Kostenkontrolle genutzt werden kann. Der in Abb. 26 dargestellte Auftrag gehört zum Buchungskreis KILG, Geschäftsbereich 0001 und zum Werk KILG. Es handelt sich um einen Gemeinkostenauftrag, so dass er zur Objektklasse Gemeinkosten zählt. Darüber hinaus wird dieser Auftrag von einem weiteren Auftrag angefordert. Da keine Abrechnungsvorschriften definiert wurden (in der Abb. 26 nicht erkennbar), werden die gesamten Kosten des Auftrages Konstruktion für Entwicklungsauftrag an den Entwicklungsauftrag abgerechnet. 109) Der Lehrstuhl für Unternehmensrechnung und Controlling an der TU Berlin hat das von Kilger propagierte Lehrmodell in das SAP-System übernommen. Vgl. hierzu Kilger Seite 51

60 Kostenrechnung mit SAP ERP In diesem Beispiel soll die Nutzung von Aufträgen helfen die Kosten für bestimmte Teile der Entwicklung transparenter machen. Würden die Kosten für die Konstruktion im Rahmen des Entwicklungsauftrages, der evtl. über mehrere Perioden läuft, erfasst, so ließen sich die Kosten für einzelne Konstruktionen in der Entwicklung kaum getrennt ausweisen. Die Erfassung der Kosten auf Gemeinkostenaufträgen dient somit vorwiegend der besseren Übersicht über die entstandenen Kosten. Abb. 27: Beispiel eines Innenauftrages mit Einzelposten (SAP-System) Die Abb. 27 zeigt beispielhaft zwei Primärkostenbuchungen im Ist auf dem oben dargestellten Gemeinkostenauftrag. Dabei wurden Gehälter sowie Konstruktionskosten erfasst. Die Summe von wird zum Abschluss des Auftrages vollständig an den Entwicklungsauftrag verrechnet. Für die Kostenerfassung auf den Aufträgen stehen die gleichen Instrumente wie in der Kostenstellenrechnung zur Verfügung. 110 So können die Aufträge mittels direkter manueller Erfassung, Gemeinkostenzuschlägen, Leistungsverrechnung, Umlagen, Verteilungen und Abrechnung etc. belastet werden 111. Sofern Gemeinkostenzuschläge verwendet werden sollen, muss für den Auftrag auch ein Zuschlagsschema (Kalkulationsschema) erfasst werden. Für Umlagen und Verteilungen muss mindestens ein Umlagezyklus für den Auftrag erstellt werden. Die Entlastung der Aufträge erfolgt über die Abrechnung. Die Abrechnung kann dabei genau an einen Empfänger erfolgen, wie oben erwähnt, oder an mehrere Empfänger. Falls nur an einen Empfänger abgerechnet werden soll, so wird dieser einfach in den Stammdaten angegeben. Falls eine differenziertere Abrechnung erfolgen soll, so muss eine Abrechnungsvorschrift zum Auftrag gepflegt werden. In dieser können mehrere Empfänger unterschiedlicher Art (Kostenstellen, Ergebnisobjekte, Aufträge, etc.) definiert werden. Die Abrechnungen an diese Empfänger können mit jeweils unterschiedlichen Kostenarten erfolgen 112. Die Aufteilung der Kosten auf die einzelnen Empfänger kann mittels folgender Verfahren erfolgen: Prozentabrechnung 110) Auf der technischen Ebene unterscheiden sich Kostenstellen und Aufträge in nur wenigen Punkten. Es wird daher häufig von CO-Objekten gesprochen, die Kosten aufnehmen können. 111) Vgl. hierzu Abb. 10 auf S ) Vgl. SAP AG 2001f, S Seite 52

61 Integrierte Istkostenrechnung Bei der Prozentabrechnung wird für jeden Empfänger ein prozentualer Anteil fest in der Abrechnungsvorschrift erfasst. Falls die Summe der prozentualen Anteile weniger oder mehr als 100% ergeben, so verrechnet das SAP-System in der Summe entsprechend weniger oder mehr Kosten auf die Empfänger. Dies führt zu einer Über- bzw. Unterdeckung des zu entlastenden Auftrages. Dieses Verhalten des SAP-Systems lässt sich durch eine 100%-Verprobung verhindern. In diesem Falle wird eine Fehlermeldung generiert, falls die prozentualen Anteile sich nicht auf 100% summieren. Äquivalenzziffernabrechnung Die Äquivalenzziffernabrechnung ähnelt der Prozentabrechnung. In diesem Falle werden jedoch Äquivalenzziffern fest in der Abrechnungsvorschrift erfasst, die nur implizit eine prozentuale Gewichtung darstellen. Der Vorteil dieses Verfahren ist, dass der sendende Auftrag immer vollständig entlastet wird. Betragsabrechnung Bei diesem Abrechnungsverfahren werden in der Abrechnungsvorschrift feste Beträge erfasst, die verrechnet werden. Es dürfte daher nur zufällig eine vollständige Entlastung des sendenden Auftrages eintreffen. In der Regel bleibt eine Über- bzw. Unterdeckung auf dem Auftrag stehen. Abweichungsabrechnung an kalkulatorische Ergebnisrechnung Die Abweichungsabrechnung kann verwendet werden, falls die Differenz zwischen geplanten und tatsächlich eingetretenen Istkosten an die Ergebnisrechnung verrechnet werden soll. Da die Entlastung eines Auftrages im Ist regelmäßig mit Planwerten erfolgt, entsteht häufig eine Differenz zwischen den gebuchten Belastungen und den tatsächlich angefallenen Kosten. Die entstehende Unter- bzw. Überdeckung kann mit Hilfe dieser Funktion direkt in die Ergebnisrechnung gebucht werden. Über die innerbetrieblichen Aufträge kann somit eine wesentlich feinere Aufteilung der Kosten erreicht werden, als dies mit der klassischen Aufteilung der Kostenrechnung möglich wäre, da die Aufträge etwas außerhalb des modellierten Kostenrechnungssystems eines Unternehmens stehen. Bereits mittelständige Unternehmen haben leicht mehrere tausend innerbetriebliche Aufträge im System. So beispielsweise die Firma CBW aus Wolfen. Sie hat am insgesamt innerbetriebliche Aufträge im System. Dazu kommen 68 Abgrenzungsaufträge sowie Prozessaufträge (Fertigungsaufträge). Zur Abrechnung wurden Vorschriften im System erfasst. Für die Verwendung von Aufträgen lassen sich viele weitere Beispiele finden, z. B. auch in der SAP Literatur 113. Als Beispiel sei angenommen, die Marketingabteilung ist für Messeauftritte zuständig. Die Marketingabteilung wird in der Kostenrechnung mit einer Kostenstelle abgebildet. Nun könnten die Kosten für die Messeauftritte direkt auf der Kostenstelle geplant und später im Ist erfasst werden. Die Trennung der Kosten für einzelne Messeauftritte wäre in diesem Fall nicht einfach. Daher werden die Kosten für die 113) Siehe SAP AG 2001f, S. 64 ff. Seite 53

62 Kostenrechnung mit SAP ERP Messeauftritte jeweils in einem Auftrag geplant und im Ist erfasst. Erst am Ende der Periode erfolgt die Abrechnung an die Marketing-Kostenstelle. Die Darstellung der Kosten ist somit wesentlich transparenter als bei ausschließlicher Nutzung einer Kostenstelle. Allerdings wird diese Transparenz durch eine weitere Verrechnung erkauft, die im System modelliert werden muss. Um hier eine Vereinfachung zu ermöglichen, bietet das SAP-System sogenannte statistische Aufträge an 114. In diesem Falle werden die Buchungen sowohl auf dem Auftrag als auch auf der Kostenstelle erfasst. Die Buchungen auf dem Auftrag sind jedoch rein statistisch und können nicht abgerechnet werden, da die Kostenstelle bereits die echten Buchungen erhalten hat ABGRENZUNGSAUFTRÄGE Die Abgrenzungsaufträge werden in der Istkostenrechnung verwendet. Sie werden benötigt, um eine periodenbezogene Abgrenzung zwischen den Aufwendungen in der Finanzbuchhaltung und den gebuchten kalkulatorischen Kosten in der Kostenrechnung herzustellen 115. In der klassischen Kostenrechnung ist eine solche Abgrenzung in der Schmalenbachtreppe beschrieben 116. Die Abb. 28 zeigt ein Beispiel für einen solchen Abgrenzungsfall Jan. Feb. März April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Finanzbuchhaltung Jan. Feb. März April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Abb. 28: Kalkulatorische Anderskosten bei Abgrenzungsaufträgen Kostenrechnung Es handelt sich hierbei aus Sicht der Kostenrechnung um kalkulatorische normalisierungsbedingte Anderskosten. Für die Finanzbuchhaltung sind es neutrale Aufwendungen, die periodenfremd sind 117. Im Beispiel fallen im Dezember für eine Feuerversicherung an. In der Finanzbuchhaltung wird dieser Aufwand gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung im Dezember (Rechnungseingang und Zahlung) verbucht. Für die Kostenrechnung ist die Verbuchung nicht so einfach, da die Versicherung sich nicht konkret auf den Monat Dezember bezieht, sondern vielmehr für ein ganzes Jahr gilt. Die sind somit ein Jahresbeitrag. Würde dieser Betrag in der Kostenrechnung nur im Monat Dezember berücksichtigt, so ergibt sich hinsichtlich der Vergleichbarkeit der Monate ein Zerrbild. Dies ist in der Kostenrechnung jedoch unerwünscht und zudem nicht verursachungsgerecht. Daher muss der Aufwand von auf die Monate als Kosten verteilt werden. Der einfachste Fall wäre die durch die 12 Monate zu dividieren und in jedem Monat zu buchen, wie es in der Abb. 28 vorgenommen wurde. Im SAP-System wird diese Abgrenzung mit Hilfe eines Abgrenzungsauftrages durchgeführt. Im obengenannten Beispiel würde ein Abgrenzungsauftrag die Gegenbuchungen der Kostenrechnung für die 114) Vgl. Flemming 2005, S ) Vgl. SAP AG 2001f, S ) Siehe Stelling 2005, S ) Siehe Abb. 8 auf S. 15. Seite 54

63 Integrierte Istkostenrechnung Monate Januar bis Dezember aufnehmen. Dadurch würde der Auftrag im Dezember eine Unterdeckung von ausweisen. Erst die Gegenbuchung aus der Finanzbuchhaltung im Dezember entlastet den Abgrenzungsauftrag, so dass der Saldo Null wird. Der Auftrag wird geschlossen. Wie beschrieben, gibt es bei der Firma CBW 68 solcher Abgrenzungsaufträge MUSTERAUFTRÄGE Die Musteraufträge werden an dieser Stelle nur der Vollständigkeit halber genannt. Sie liefern ein Instrument, um oft wiederkehrende Auftragsarten mit vom Benutzer definierten Einstellungen zu speichern und bei Bedarf als Vorlage zu verwenden. Dies ist insbesondere von Vorteil, da die Einstellungen für Aufträge einen sehr hohen Schwierigkeitsgrad haben können, so dass nicht jedem Anwender die Pflege der Parameter überlassen werden kann Produktkosten-Controlling Das Produktkosten-Controlling wird in der Standardliteratur der Kostenrechnung als Kostenträgerrechnung bezeichnet. Es dient der Ermittlung der Herstell- und Selbstkosten sowie der Kostenanalyse von Materialien bzw. Produkten im SAP-System. Die Komponente wird SAP-intern als CO-PC bezeichnet und besteht aus mehreren Sub-Komponenten: Produktkostenplanung (CO-PC-PCP) Kostenträgerrechnung (CO-PC-OBJ) Istkalkulation und Material-Ledger (CO-PC-ACT) (Informationssystem Produktkosten-Controlling (CO-PC-IS) Im Rahmen dieser Arbeit werden nur die drei erstgenannten Sub-Komponenten betrachtet. Sie werden für die Istkostenrechnung im SAP-System zwingend benötigt. Dies gilt auch für die Komponente Produktkostenplanung, obwohl dies auf Grund der Bezeichnung abwegig erscheint. In der Produktkostenplanung werden die Plankalkulationen der Produkte durchgeführt. Die ermittelten Planpreise werden als Standardpreise in den Materialstamm übernommen und zur Bewertung der Plan- und Istmengen verwendet. Würde man die kostenträgerweise anfallenden Istverbräuche mit Istpreisen, Isttarifsätzen bzw. Kostenstellen-Istverrechnungssätzen bewerten wollen, müßte man erst das Vorliegen der abgeschlossenen Ist-Abrechnung der Kostenstellenrechnung und damit das Ende der Abrechnungsperiode abwarten. 119 Dies ist in der Praxis bei Unternehmen nicht durchführbar. Weiterhin unterscheidet sich die Plankostenträgerrechnung (Produktkostenplanung) im SAP-System völlig von der Istkostenträgerrechnung (Kostenträgerrechnung). Während die Produktkostenplanung kalkulationsbezogen arbeitet, werden die Istkosten mittels der sogenannten Fertigungsaufträge ermittelt. Dies führt zu einer problematischen Abweichungsermittlung zwischen Plan und Ist. Die Differenzen zwischen Plan- und Istwerten werden als Abweichungen (in der Regel an die Ergebnisrechnung) weiterverrechnet. Die Komponente Kostenträgerrechnung (CO-PC-OBJ) liefert die Funktionalitäten für diese 118) Vgl. Flemming 2005, S ) Seicht 2001, S Seite 55

64 Kostenrechnung mit SAP ERP Form der Istkostenträgerrechnung. Eine derartige Trennung von Plan- und Istkostenträgerrechnung ist in der Literatur kaum beschrieben. Eine Ausnahme bildet Müller 120, der als Schüler von Plaut 121, eine solche Trennung propagiert. Natürlich lassen sich im SAP-System die Fertigungsaufträge nicht nur mit den Plankosten bewerten, sondern auch mit den tatsächlich angefallenen Istkosten. Die Bewertung der Istverbräuche mit den Ist - preisen dient die Istkalkulation, die mit der Sub-Komponente CO-PC-ACT erfolgt. Nach Abschluss der Periode werden die Schritte der Plankalkulation unter Verwendung der Istwerte wiederholt. Der ermittelte Istpreis der Kalkulation wird dann in der Regel als Standardpreis im Materialstamm hinterlegt. Es handelt sich um eine Art Nachkalkulation, wie sie in der Literatur z. B. von Seicht beschrieben wird 122. Sofern eine solche Nachkalkulation durchgeführt wird, müssen die weiterverrechneten Abweichungen aus der Kostenträgerrechnung revidiert werden 123. Insgesamt ist die Verwendung der Istkalkulation und dem damit verbundenen Material-Ledger im SAP-System so kompliziert, dass die meisten Unternehmen darauf verzichten. Produktkostenplanung Plankalkulation Vorkalkulation Mitlaufende Kalkulation Nachkalkulation / Periodenabschluss Auftragsneutrale Kalkulation Freigabe Auftrag Rückmeldung (Ist-Leistung und Materialverbräuche) Endlieferung Zeit Abb. 29: Produktkosten-Controlling im Zeitablauf Quelle: In Anlehnung an Barisch 2004, S. 182 Kostenträgerrechnung Die Abb. 29 zeigt das Produktkosten-Controlling im Zeitablauf. Zu Beginn steht die Produktkosten-Planung mit der Plankalkulation. Mit Beginn der geplanten Periode erfolgt das Produktkosten-Controlling mit der Kostenträgerrechnung. Dabei handelt es sich um die Istkostenrechnung, die jedoch nicht wie die Kostenträgerrechnung in der klassischen Kostenrechnung aufgebaut ist 124. Die Kostenträgerrechnung im Produktkosten-Controlling beginnt häufig mit einer Vorkalkulation der Aufträge. Mit Hilfe der mitlaufenden Kalkulation werden die aktuellen primären Istkosten und Istverbräuche erfasst. Am Ende der Kostenträgerrechnung steht dann der Periodenabschluss, wo die tatsächlich angefallen Istkosten und Istverbräuche ermittelt und ggf. aggregiert werden. Die Bewertung der sekundären 120) Vgl. Müller 1996, S. 332 ff. 121) Plaut wird als Ideengeber für die SAP-Kostenrechnung gesehen. 122) Vgl. Seicht 2001, S. 446 ff. 123) Die Kostenträgerrechnung mit der Abweichungsermittlung muss in jedem Falle durchgeführt werden. 124) Näheres hierzu in Kapitel Seite 56

65 Integrierte Istkostenrechnung Leistungsmengen erfolgt mit den Plankalkulationspreisen (Standardpreisen). Zum Periodenabschluss kann auch eine Istkalkulation im Sinne einer Nachkalkulation erfolgen 125. Im Folgenden wird zunächst auf die Produktkosten-Planung eingegangen. Dazu werden auch die relevanten Komponenten der Logistik berücksichtigt, deren Daten im Controlling Verwendung finden. Anschließend wird auf die Kostenträgerrechnung und Istkostenrechnung im Produktkosten-Controlling eingegangen. Zum Ende des Kapitels wird auf Work-In-Progress sowie die Istkalkulation eingegangen, sowie die Abweichungsermittlung vorgestellt PRODUKTKOSTENPLANUNG Das Ziel der Produktkostenplanung ist die Ermittlung der auftragsneutralen Herstell- und Selbstkosten für einen materiellen oder immateriellen Kostenträger 126. Dabei kann die Zusammensetzung der Kosten sowie die Wertschöpfung auf den einzelnen Fertigungsstufen abgebildet werden. Um alternative Fertigungsmöglichkeiten zu beurteilen, lassen sich mehrere Kalkulationen pro Material vornehmen. Das Ergebnis einer dieser Kalkulationen wird als sogenannter Standardpreis in den Materialstamm und in die Ergebnisrechnung zur Bewertung der Absatzmengen fortgeschrieben werden. Da mit den Kalkulationen die Herstell- und Selbstkosten aufgeschlüsselt werden, können diese Informationen auch zur Setzung von Preisuntergrenzen für den Vertrieb verwendet werden. Die Produktkosten können auf folgende unterschiedliche Arten ermittelt werden: Kalkulation mit Mengengerüst Kalkulation ohne Mengengerüst Muster- und Simulationskalkulation Tabelle 11: Kalkulationsverfahren in der Produktkostenplanung Die Kalkulation basiert auf einem Mengengerüst (Stückliste) und einem Arbeitsplan in der PP-Komponente des SAP-Systems. Für die Kalkulation liegt weder Stückliste noch Arbeitsplan vor. Die Daten müssen vollständig manuell eingegeben werden. Diese Verfahren dienen der Kalkulation von neuen Produktion, wobei hierbei auf bereits bestehende Produktkalkulationen aufgesetzt werden kann. Alle weiteren Daten müssen manuell erfasst werden. Das wesentliche Instrument im Produktkosten-Controlling zur Bewertung der Materialmengen ist der Standardpreis. Die Standardpreise sind die fortgeschriebenen Planpreise einer Kalkulation. Der Planpreis ermittelt sich bei allen Kalkulationsarten durch (33). Planpreis = monetär bewertete Belastungen Losgröße (33) Der Planpreis bezieht sich immer auf die Losgröße einer Kalkulation. Dies bedeutet jedoch, dass die anfallenden Fixkosten für die Losgröße, z. B. Rüstkosten etc., proportionalisiert werden. Bei der Fixkostenprortionalisierung handelt es sich um eine bekanntes Problem der Vollkostenrechnung und tritt besonders bei Verwendung der Standardpreise auf. Wird beispielsweise von Rüstkosten von für eine Losgröße von Stück ausgegangen, so ergibt sich: 125) Näheres hierzu in Kapitel ) Kostenträger werden im SAP-System als Produkt bzw. Material bezeichnet. Der Begriff allg. Kostenträger findet in der Regel nur für Handelsware Verwendung. Seite 57

66 Kostenrechnung mit SAP ERP Standardpreis : 1 Stk. = Stk. (34) Nun wird es häufig vorkommen, dass es zu Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlich aufgetretener Produktionsmenge pro Los kommt. Da aber die Istmengen mit dem Standardpreis bewertet werden, kommt es zu folgender Rechnung: Bewertung zu Standardkosten: = 2.000Stk. 1 Stk. (35) Sofern davon ausgegangen wird, dass nicht pro Stück die Rüstkosten anfallen müssen, werden in (35) genau zu viel Fixkosten verrechnet. Die Bewertung der Stück ist somit falsch, denn tatsächlich sind insgesamt nur Rüstkosten aufgetreten. Das SAP-System muss nun die zu viel verrechneten Kosten als Abweichung ermitteln und ausweisen. Dies zeigt, dass die Bewertung auf Basis der Standardpreise im SAP-System äußerst problematisch ist. Interessant ist allerdings, dass das SAP-System bei der Kalkulation eigentlich losfixe und losvariable Kosten unterscheiden kann. Nur der Standardpreis und die Planpreise können nicht in losfixe und losvariable Bestandteile unterteilt werden. Im Folgenden wird auf die verschiedenen Kalkulationsarten eingegangen. Dazu wird zunächst das Mengengerüst in der PP-Komponente beschrieben, welches für automatisierte Kalkulationen Verwendung findet Stücklisten Die Stücklisten im SAP-System werden in der Komponente PP-BD-BOM gepflegt. Sie enthalten alle notwendigen Teilkomponenten für ein zu fertigendes Material. Je nach Branche wird eine Stückliste auch Rezeptur oder Zutatenliste genannt. Stücklisten werden im SAP-System für folgende Bereiche verwendet: Materialdisposition, Materialbereitstellung für die Fertigung, Erzeugniskalkulation, Instandhaltung. Die Stücklisten können aber nicht nur zur Abbildung von Materialkomponenten verwendet werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit auch Dokumente, Equipment, Aufträge oder Projekte in Stücklisten zu organisieren. 127 Falls Materialstücklisten im SAP-System gepflegt werden, können sie für die Erzeugniskalkulationen verwendet werden. Dies bedeutet, dass die Kalkulation der Materialien auf Basis der Stückliste automatisch vorgenommen werden kann, da das System weiß, welche Komponenten für die Fertigung benötigt werden. Auch die Materialbereitstellung sowie Materialdisposition kann automatisch vorgenommen werden. 127) Vgl. SAP AG 2001g, S. 11. Seite 58

67 Integrierte Istkostenrechnung Abb. 30: Beispiel einer Materialstückliste aus dem Kilger-Modell (SAP-System) Die Abb. 30 zeigt eine einfache Stückliste aus dem Kilger-Modell im SAP-System. Das dargestellte Material Z5_A11 wird aus dem einem Vorprodukt Z4_A11 zusammengesetzt. In der Praxis können wesentlich komplexere Stücklisten auftreten. Die Komplexität kann zudem erheblich ansteigen, falls eine Stückliste aus weiteren Unterstücklisten besteht. Dies wird vor allem von Unternehmen verwendet, die viele fast gleichartige Produkte herstellen. Die Spalte PTp einer Stückliste enthält Informationen zum Positionstyp. In Abb. 30 handelt es sich um eine Lagerposition. Dies ist wichtig für die Materialdisposition und Materialbereitstellung, falls automatisiert Vorgänge erfolgen sollen. Im Kopf der Stückliste sind Informationen zur Verwendung der Stückliste aufgeführt. Die vorliegende Stückliste gilt für das Werk KILG und stellt die Alternative 1 dar. Fertigung Vorgänge Konstruktion Tech. Daten Materialstückliste Kalkulation Preis Vertrieb Auftragsmenge Abb. 31: Verwendung von alternativen Materialstücklisten im Unternehmen Eine Besonderheit im SAP-System stellen die Alternativen zu den Materialstücklisten dar. Sie können verwendet werden, um für ein Material verschiedene Stücklisten zu hinterlegen. Wie Abb. 31 zeigt, werden die Stücklisten von verschiedenen Unternehmensbereichen genutzt, z. B. von der Fertigung für die Vorgangsbearbeitung und dem Controlling für die Kalkulation. Aber auch die Konstruktionsabteilung sowie der Vertrieb greifen auf die Stücklisten zu. Alle diese Bereiche haben aber unterschiedliche Anforderungen an die in den Stücklisten enthaltenen Informationen. Für das Controlling sind beispielsweise nur Seite 59

68 Kostenrechnung mit SAP ERP kalkulationsrelevante Informationen erforderlich, während die Konstruktion exakte technische Beschreibungen benötigt. Insgesamt können die Stücklisten im SAP-System vielseitig verwendet werden. Sie umfassen jedoch nur Informationen zu Komponenten eines Materials. Um das Material fertigen zu können, müssen noch die Arbeitsschritte definiert werden. Dies erfolgt mit Hilfe der Arbeitspläne Arbeitspläne Die Arbeitspläne enthalten alle notwendigen Informationen über die Arbeitsschritte 128 eines Fertigungsprozesses. Dazu werden folgende Daten erfasst: die während der Fertigung auszuführenden Vorgänge, die in den Vorgängen zu erbringenden Leistungen als Grundlage für die Ermittlung von Terminen, Kapazitätsbedarfen und Kosten, den Einsatz von Materialien während der Fertigung, den Einsatz von Arbeitsplätzen, die bei der Fertigung auszuführenden Qualitätsprüfungen 129. Abb. 32: Schematische Darstellung Arbeitsplan verknüpft mit Stückliste Quelle: SAP AG 2001h, S. 11 Die Abb. 32 zeigt den schematischen Aufbau eines Arbeitsplanes und dessen Verbindung mit einer Stückliste. Zur Fertigung eines Materials werden sowohl der Arbeitsplan als auch eine Stückliste benötigt. 128) Im SAP-System als Vorgänge bezeichnet. 129) SAP AG 2001h, S. 8. Seite 60

69 Integrierte Istkostenrechnung Auf der linken Seite der Abb. 32 ist das Schema eines Arbeitsplanes dargestellt. Dieser enthält einen Plankopf mit den Stammdaten, d. h. Materialzuordnung, Werkszuordnung, Plangruppenzähler, Verwendung und Losgröße etc. Diese Steuerungsdaten werden zur Identifikation des richtigen Arbeitsplanes verwendet. Dies ist in der Praxis erforderlich, da beispielsweise unterschiedliche Arbeitsplätze eine verschiedene Ausstattung haben, aber die gleichen Produkte fertigen, so dass die Unterschiede in den Arbeitsplänen berücksichtigt werden müssen. Innerhalb eines Arbeitsplanes kann es mehrere sogenannte Folgen geben, die mehrere Arbeitsschritte logisch zusammenfassen. Jede Folge besteht dabei aus einem oder mehreren Vorgängen, die die eigent - lichen Arbeitsschritte darstellen. In Abb. 32 ist eine Folge mit fünf Vorgängen definiert. Der gesamte Arbeitsplan ist einem oder sogar mehreren Materialien zugeordnet. Dabei ist zu beachten, dass eine Zuordnung zu Materialien nur bei Normalarbeits- und Linienplänen möglich ist. Die darüber hinaus im SAP- System verwendeten Standardarbeits- und Standardlinienpläne ermöglichen dies nicht, da sie eine Art Musterarbeitsplan darstellen. Sie müssen immer in einem Normalarbeits- oder Linienplan verwendet werden, um zur Geltung zu kommen. Normalarbeitspläne sind universell einsetzbar, d. h. sie können bei allen Fertigungsprozessen eingesetzt werden. Die Linienpläne werden hingegen nur in der Serienfertigung verwendet. Neben der Zuordnung zu Materialien lassen sich die Arbeitspläne auch zu Stücklisten zuordnen. In diesem Falle können die einzelnen Vorgänge mit den Positionen einer Stückliste, wie in Abb. 32 dargestellt, verknüpft werden. Die Abb. 33 zeigt einen Normalarbeitsplan aus dem Kilger-Modell im SAP-System. Es handelt sich um einen sehr einfachen Arbeitsplan, da nur eine Folge mit einem Vorgang definiert ist. Abb. 33: Beispiel eines Normalarbeitsplanes aus dem Kilger-Modell (SAP-System) Der Vorgang 0010 wird am Arbeitsplatz 601 im Werk KILG durchgeführt. Die Bearbeitungsmenge des Vorgangs ist 10 Stück. Zur Bearbeitung werden 1,083 Stunden der Leistungsart L601 der Kostenstelle 601 benötigt. Für jeden Vorgang kann auch eine Ausschussmenge definiert werden, was im Kilger-Modell jedoch nicht erfolgt ist. Eine wichtige Funktion bei den Vorgängen ist die Möglichkeit zur Erfassung von sogenannten Ereignispunkten. Mit Hilfe von Ereignispunkten können bestimmte Funktionen des SAP-Systems ausgelöst werden. Folgende Funktionen können angesteuert werden: Seite 61

70 Kostenrechnung mit SAP ERP Freigabe direkt folgender Vorgänge Sie können alle Vorgänge freigeben, die nach dem Vorgang mit Ereignispunkt kommen. Freigabe bis Freigabepunkt Sie können alle Vorgänge freigeben bis einschließlich des nächsten Vorgangs, der mit dem Kennzeichen Freigabeende versehen ist. Freigabe vorhergehender Vorgänge Sie können alle Vorgänge freigeben, die dem Vorgang mit Ereignispunkt vorangehen. Auftrag anlegen mit Vorlage Sie können einen neuen Auftrag anlegen. Der Auftrag wird mit Hilfe eines Standardarbeitsplans ohne Bezug auf ein Material angelegt. Standardarbeitsplan einbinden Sie können einen Standardarbeitsplan in einen bestehenden Auftrag einbinden. In diesem Fall müssen Sie die Vorgänge angeben, zwischen denen Sie den Standardarbeitsplan einfügen möchten. Workflow-Aufgabe starten (z.b. Nachricht per Mail an einen Anwender) 130 Die Ereignispunkte werden durch Statusänderung des Vorganges oder durch Rückmeldungen im Ist ausgelöst. Die Rückmeldungen haben dabei eine besondere Bedeutung, denn sie können Materialbewegungen auslösen und werden als Information hinsichtlich des Anarbeitungsgrades eines Werkstückes verwendet. Auf Basis der Rückmeldungen wird somit u. a. der Work-In-Progress ermittelt. Die Informationen der Arbeitspläne werden nicht nur von der Fertigung verwendet, sondern finden auch Eingang in die Kalkulationen in der Produktkostenplanung, denn nur hier sind auch die Leistungsaufnahmen definiert. Sobald Arbeitsplan und Stückliste für ein Material vorliegen, kann entsprechend eine automatisierte Kalkulation erfolgen Kalkulation ohne Mengengerüst Kalkulationen ohne Mengengerüst werden im SAP-System auch Einzelkalkulationen genannt. Bei Kalkulationen ohne Mengengerüst müssen alle kalkulationsrelevanten Daten manuell erfasst werden. Es wird nicht auf Daten aus einer Stückliste oder einem Arbeitsplan zurückgegriffen. Als Hilfe bietet das SAP-System jedoch den Zugriff auf viele andere bereits gespeicherte Daten, wie Materialstamm, Kostenstellen, Leistungsarten etc. an. Dennoch ist eine solche Einzelkalkulation mit einem hohen Aufwand verbunden, so dass sie nicht zur Massenplanung von Materialien dienen kann und als solches Instrument in der Praxis auch nicht verwendet wird. Es gibt jedoch Situationen, wo eine Kalkulation ohne Mengengerüst sinnvoll sein kann, z. B. wenn die Mengendaten noch nicht vorliegen, aber ein neues Produkt bereits vorkalkuliert werden soll. 130) SAP AG 2001h, S Seite 62

71 Integrierte Istkostenrechnung Die Abb. 33 zeigt beispielhaft eine Kalkulation ohne Mengengerüst. Es handelt sich um das Material Z1_A11 aus dem Kilger-Modell im SAP-System. Es besteht aus zwei Rohprodukten RL_A und RL_B (Positionen 1 und 2). Abb. 34: Kalkulation ohne Mengengerüst (SAP-System) Quelle: Flemming 2005, S. 157 Diese Positionen müssen, wie beschrieben, manuell erfasst werden. Das SAP-System kann jedoch, sofern vorhanden, auf den Materialstamm der Vorprodukte zugreifen, so dass hier beispielsweise die Preise aus den Stammdaten von RL_A und RL_B verwendet werden. Die Position 3 ist eine Eigenleistung und somit eine Leistungsverrechnung von einer Kostenstelle. Auch hier kann das SAP-System auf die Stammdaten zugreifen, sofern sie zur Verfügung stehen. Die Spalte T definiert den Positionstypen und somit auf welche Daten das SAP-System versucht zuzugreifen. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung: Tabelle 12: Positionstypen bei Kalkulationen Positionstyp Bezeichnung B Musterkalkulation Eigenleistung (Leistungsverrechnung von E Kostenstellen) F Fremdleistung L Lohnbearbeitung M Material (Einsatzmaterialien) N Dienstleistung O Operation Prozess manuell (Leistungsverrechnung P von Prozessen) S Summe T Textposition V Variable Position Zwei Positionstypen sind hier nicht aufgeführt, da sie nicht manuell eingegeben werden können. Dies sind die Typen G (Gemeinkostenzuschläge) und X (Prozesskosten maschinell ermittelt). Im Falle der Gemeinkostenzuschläge muss ein Zuschlagsschema für die Kalkulation hinterlegt sein. Der Typ X steht für Seite 63

72 Kostenrechnung mit SAP ERP die Verwendung von Templateverrechnungen. Dabei handelt es sich um eine formelbasierte Leistungsverrechnung von Prozessen oder Kostenstellen auf das Material 131. In den in Abb. 34 weiß dargestellten Spalten lassen sich manuelle Eingaben vornehmen. Dennoch werden sie, falls ein z. B. ein Materialstamm für Material vorliegt, vom SAP-System automatisch mit Vorschlagswerten gefüllt. Dies gilt auch für die Spalte Kostenelement. Ein Kostenelement dient zur Aggregation von Kostenarten. Auf diese Weise lassen sich Kostenarten bestimmten Gruppen zuordnen, z. B.: Rohstoffe Personalkosten Fertigungskosten Gemeinkostenzuschläge: Material Gemeinkostenzuschläge: Fertigung Gemeinkostenzuschläge: Verwaltung Gemeinkostenzuschläge: Vertrieb Fremdleistungen sonstige Kosten Tabelle 13: Standardkostenelemente im SAP-System 132 Diese Kostenelemente werden in einer Kostenschichtung zusammengefasst. Auf diese Weise lassen sich im SAP-System u. a. die Herstell- und Selbstkosten trennen. Die in Abb. 34 dargestellte Kalkulation ist Teil des Kilger-Modells, für das folgende Kostenschichtung angelegt wurde: Element-Nr. Bezeichnung 10 MEK (Materialeinzelkosten) 20 MGK (Materialgemeinkosten) 30 FEK (Fertigungseinzelkosten) 40 FGK (Fertigungsgemeinkosten) 45 SEKVertr (Sondereinzelkosten des Vertriebs) 50 VVGK (Verwaltung- und Vertriebsgemeinkosten) Tabelle 14: Kostenschichtung im Kilger-Modell (SAP-System) In der Kalkulation in Abb. 34 sind somit Materialeinzelkosten (10) und Fertigungsgemeinkosten (40) definiert. Bei Erfassung der kalkulationsrelevanten Positionen ist zu beachten, dass sich die Werte, wie bei allen Kalkulationen im SAP-System, auf eine Losgröße beziehen. Diese wird in den Stammdaten der Kalkulation erfasst. Wie bereits auf Seite 57 f. dargelegt, hat dies bei der Berechnung des Materialpreises u. U. eine Fixkostenproportionalisierung zur Folge, die bei abweichenden Fertigungsmengen zu ungewollten Effekten führen kann. 131) Siehe S. 40 f. 132) SAP AG 2001c, S Seite 64

73 Integrierte Istkostenrechnung Nach Abschluss der Kalkulation, d. h. Berechnung des Kalkulationspreises kann dieser an den Materialstamm fortgeschrieben werden 133. Er steht dann als Standard- oder Planpreis für weitere Verrechnungen zur Verfügung Kalkulation mit Mengengerüst Kalkulationen mit Mengengerüst werden im SAP-System auch Erzeugniskalkulationen genannt. Im Gegensatz zu den Kalkulationen ohne Mengengerüst wird bei diesen Kalkulationen auf das Mengengerüst im SAP-System zurückgegriffen, also auf die Stücklisten und Arbeitspläne 134. Somit können die Kalkulationen weitestgehend automatisiert und ohne manuelle Eingaben erfolgen. Die kalkulationsrelevanten Daten werden aus den Produktionsdaten abgeleitet. Eine Ausnahme hierbei stellen sogenannte additive Kosten dar. So werden im SAP-System Kosten bezeichnet, die nicht aus den Produktionsdaten abzuleiten sind, z. B. Sondereinzelkosten der Fertigung oder Sondereinzelkosten des Vertriebes. Kalkulationen mit Mengengerüst können einzeln durchgeführt werden. In der Regel werden jedoch alle zu kalkulierende Produkte vom Benutzer selektiert und zusammen durchgerechnet. Dieser Vorgang wird im SAP-System als Kalkulationslauf bezeichnet. Abb. 35: Beispiel einer Kalkulation aus dem Kilger-Modell (SAP-System) Die wesentlichen Stammdaten für eine Kalkulation mit Mengengerüst müssen entweder manuell eingegeben werden bzw. im Rahmen des Kalkulationslaufes ermittelbar sein 135. Zu diesen Stammdaten zählen u.a. die Informationen zu Stückliste und Arbeitsplan. Abb. 35 zeigt beispielhaft die erforderlichen Eingaben bezüglich des Materials Z5_A11 aus dem Kilger-Modell. Im Rahmen der Stücklistendaten ist die genaue Stückliste angegeben, hier die Stückliste Die Stücklisten werden darüber hinaus durch ihre Verwendung und Alternative spezifiziert. Standardmäßig sind folgende Stücklistenverwendungen im SAP-System definiert: 133) Sofern ein Materialstamm für das zu kalkulierende Material vorhanden ist. Dies ist bei Einzelkalkulationen jedoch nicht erforderlich. 134) Vgl. hierzu die Kapitel und ) Zur korrekten Ermittlung der Stücklisten und Arbeitspläne im Rahmen des Kalkulationslaufes sind umfangreiche Einstellungen im Customizing erforderlich, die hier nicht weiter dargestellt werden. Seite 65

74 Kostenrechnung mit SAP ERP Stücklistenverwendung Tabelle 15: Standard-Stücklistenverwendungen Verwendungstext 1 Fertigung 2 Konstruktion 3 Universal 4 Instandhaltung 5 Vertrieb 6 Kalkulation 7 Leergut 8 Stabilitätsstudie Die Stücklistenverwendung steuert, für welche Aufgaben im SAP-System die Stückliste eingesetzt werden darf. In Abb. 35 ist die Verwendung 6 angegeben, da die betreffende Stückliste für eine Kalkulation eingesetzt werden soll. Zu jeder Verwendung können beliebig viele alternative Stücklisten (Alternativen) angelegt werden 136. Neben der Stückliste muss auch der zur Kalkulation zu verwendende Arbeitsplan identifiziert werden. Dazu müssen der Plantyp, die Plangruppe und der Plangruppenzähler angegeben werden. Der Plantyp N in Abb. 35 bezeichnet einen Normalarbeitsplan. Die Plangruppe kennzeichnet eine Gruppe von Arbeitsplänen, wobei die einzelnen Arbeitspläne in dieser Gruppe durch den Plangruppenzähler definiert werden. Wenn diese Informationen gepflegt sind, kann die Kalkulation automatisiert durchgeführt werden. Das Ergebnis einer solchen Kalkulation ist in Abb. 36 dargestellt. Es handelt sich um eine Kalkulation aus dem Kilger-Modell im SAP-System. Auf der linken Seite der Abb. 36 ist die Kalkulationsstruktur zu sehen. Sie zeigt, welche kalkulierten Vorprodukte in die angezeigte Kalkulation eingehen 137. Auf der rechten Seite ist die eigentliche Kalkulation zu sehen. Im Kopf ist das kalkulierte Material angegeben, hier Z5_A11 aus dem Werk KILG. Darunter sind eine Vielzahl von Informationen in den einzelnen Reitern angeben. Von der verwendeten Stückliste und Arbeitsplan über Gültigkeitsdaten bis hin zu den Kosten. In Abb. 36 ist der Reiter mit dem Kosten dargestellt. Die angezeigten Kosten beziehen sich auf die Kalkulationslosgröße von Stück. Die Kosten werden nach Herstell-, Selbst-, Verwaltungs- und Vertriebskosten sowie nach Inventurkosten (handelsrechtlich und steuerrechtlich) aufgeschlüsselt. Die entsprechende Zuordnung der einzelnen Kostenarten zu den Kostenkategorien muss im Customizing des SAP-Systems vorgenommen werden, denn bei dieser Klassifikation handelt es sich aus SAP Sicht nur um eine Kostenschichtung mit den entsprechenden Kostenelementen 138. Das in Abb. 36 dargestellte Produkt Z5_A11 hat Herstellkosten in Höhe von ,63 bezogen auf die Losgröße von Stück. Davon entfallen ,94 auf die fixen Kosten sowie ,69 auf die variablen Kosten. Da das Produkt nicht verkauft wird, fallen auch keine Verwaltungs- und Vertriebskosten an, somit sind die Selbstkosten in der 136) Stücklistenalternativen können verwendet werden, falls ein Material auf Basis unterschiedlicher Vorprodukte hergestellt werden kann und marktabhängig entschieden werden soll, welche Alternative produziert werden soll. 137) Siehe hierzu auch Abb. 38 auf S ) Siehe Tabelle 14 auf S. 64. Seite 66

75 Integrierte Istkostenrechnung gleichen Höhe wie die Herstellkosten. Auch die Inventurkosten fallen in gleicher Höhe wie die Herstellkosten an. Abb. 36: Beispiel einer Kalkulation aus dem Kilger-Modell (SAP-System) Zu jeder Kalkulation lässt sich ein Einzelnachweis anzeigen. In Abb. 36 ist ein solcher im unteren Viertel zu erkennen. Dort werden die einzelnen kalkulationsrelevanten Positionen ausgewiesen, so dass exakt nachvollzogen werden kann, wie sich die Herstell- oder Selbstkosten zusammensetzen. In der ersten Zeile des Einzelnachweises ist eine Eigenleistung dargestellt 139. Es handelt sich dabei um eine Leistungsverrechnung von 108,300 Stunden von der Kostenstelle 601 mit der Leistungsart L601. Die Verrechnung erfolgt unter der Kostenart Die zweite Zeile erfasst ein Material Z4_A11 aus dem Werk KILG unter der Kostenart 4910 im Umfang von Stück. So ergeben sich die Herstellkosten in Höhe der ,63. Neben dem Einzelnachweis lassen sich zu einer Kalkulation auch die Kostenelemente, der verwendeten Kostenschichtung, anzeigen. In Abb. 37 ist die Kostenschichtung für die Kalkulation aus Abb. 36 dargestellt. Die Kostenschichtung besteht im Kilger-Modell aus den in Tabelle 14 auf S. 64 erwähnten Elementen. Die Kosten für das Material Z5_A11 setzen sich offensichtlich nur aus den Materialeinzel - kosten (MEK), den Materialgemeinkosten (MGK) sowie den Fertigungsgemeinkosten (FGK) zusammen. So ergeben sich wiederum die obengenannten Herstellkosten in Höhe von ,63. Das Interessante an der Kostenschichtung ist, dass die Kosten in den einzelnen Elementen über alle Produktionsstufen gewälzt werden können. Dies bedeutet, dass nicht nur das Gesamtergebnis einer 139) Zu Positionstypen siehe Tabelle 12 auf S. 63. Seite 67

76 Kostenrechnung mit SAP ERP Kalkulation in die nächsthöhere Stufe eingehen kann, sondern auch die Summen der einzelnen Kostenelemente der Schichtung. Dieses Verfahren wird als Kostenwälzung bezeichnet. Mit Hilfe des Verfahrens lassen sich die Kosten in bestimmte Kategorien einteilen und über die gesamte Produktion wälzen, um beispielweise auch im Endprodukt noch eine Information über die insgesamt eingegangenen Materialeinzelkosten (MEK) zu bekommen. 140 Theoretisch wäre es sogar möglich, auf diese Weise eine Primärkostenanalyse nachzubilden. Allerdings würden dabei derart große Datenmengen anfallen, dass SAP davon stark abrät und sogar die Kostenelemente standardmäßig auf einige wenige beschränkt. Abb. 37: Kostenelemente zu Material Z5_A11 aus dem Kilger-Modell (SAP-System) Eine weitere wichtige Informationsquelle in Abb. 36 ist, wie erwähnt, die Kalkulationsstruktur. Abb. 38 zeigt diese im Detail. Die Kalkulationsstruktur zeigt, welche kalkulierten Vorprodukte in das eingezeigte Material eingegangen sind. Für Stück des Materials Z5_A11 werden Stück des Materials Z4_A11 zu ,16 benötigt. In das Material Z4_A11 gehen wiederum Stück des Vorproduktes Z3_A11 zu ,87 ein. Diese Kette setzt sich bis zu den Rohstoffen fort. Für das Material Z5_A11 werden demnach Stück des Rohstoffes RT_A sowie 600 Stück des Rohstoffes RT_B verwendet. Mit Hilfe der Kalkulationsstruktur lässt sich somit die gesamte Wertschöpfungskette des Materials im SAP- System nachvollziehen und ist somit eine wichtige Informationsquelle für die Planung. Abb. 38: Kalkulationsstruktur aus dem Kilger-Modell für Material Z5_A11 (SAP-System) Nachdem die Kalkulationen abgeschlossen sind, werden die ermittelten Werte zunächst vorgemerkt. Dies ist erforderlich, da es zu einem Material viele Kalkulationen geben kann. Damit das SAP-System entscheiden kann, welche Kalkulation für andere Komponenten zu verwenden ist, muss eine Kalkulation vorgemerkt werden. Dabei ist zu beachten, dass immer nur eine Kalkulation pro Material vorgemerkt 140) Vgl. hierzu Brück 2005, S. 218 f. Seite 68

77 Integrierte Istkostenrechnung werden kann. Vorgemerkte Kalkulationen sind jedoch noch nicht im Ist verwendbar. Damit die Kalkulationsinformationen im gesamten System zur Verfügung stehen, muss der ermittelte Planwert fortgeschrieben werden. Bei dieser Fortschreibung wird der Planwert der Kalkulation in den Materialstamm als sogenannter Standardpreis übernommen, wobei pro Periode nur ein Standardpreis gesetzt und nicht mehr geändert werden kann. Auf diesem Standardpreis basieren in der laufenden Periode alle Materialbewertungen KOSTENTRÄGERRECHNUNG Die Kostenträgerrechnung im Produktkosten-Controlling ist im wesentlichen die Istkostenträgerrechnung. Im Gegensatz zur Produktkosten-Planung ist sie immer auf einen Kostenträger bezogen, wobei Kostenträger im SAP-System zumeist Fertigungsauftrag bedeutet. In der Kostenträgerrechnung lassen sich zwei Betrachtungsweisen unterscheiden. Zum einen gibt es die periodische Kostenträgerrechnung. Dabei handelt es sich immer um ein periodenbezogenes Controlling. Die Istkosten werden für eine Abrechnungsperiode aggregiert und mit den Plankosten verglichen. Zum anderen kann es sich auch um eine auftragsbezogene Betrachtungsweise handeln. Hier spielen Perioden eine untergeordnete Rolle, da die Darstellung der Kosten auf Basis von Fertigungsaufträgen erfolgt. Die Kostenkontrolle findet auf Ebene dieser Fertigungsaufträge statt. 141 Die Wahl der Betrachtungsweisen in der Kostenträgerrechnung ist nicht immer ganz einfach. Allgemein kann gesagt werden, dass im Falle einer Serienfertigung eher das periodische Controlling eingesetzt werden sollte. Falls das Unternehmen vorwiegend Einzelfertigung 142 vornimmt, sollte besser das auftragsbezogene Produkt-Controlling verwendet werden. 143 Die Wahl der Kostenträgerrechnung hängt auch von der Wahl des Kostenträgers ab. Folgende Typen von Kostenträger stehen im SAP-System zur Verfügung: Typ Kostenträger allgemein Produkt Auftrag Beschreibung Dieser Typ wird für immaterielle Güter und Dienstleistungen verwendet. Hierbei handelt es sich eigentlich um sogenannte Produktkostensammler. Sie werden bei Serienfertigern zur anonymen Lagerfertigung verwendet. Dieser Kostenträger wird in der Einzelfertigung verwendet. Es handelt sich um Fertigungs- und Kundenaufträge, die abgebildet werden. 141) Vgl. hierzu Brück 2005, S ) Z. B. Kundenauftragsfertigung. 143) Vgl. SAP AG 2001b, S. 81. Seite 69

78 Kostenrechnung mit SAP ERP Typ Kostenträgerhierarchie Projekt PSP-Element Tabelle 16: Kostenträgertypen im SAP-System Beschreibung Die Kostenträgerhierarchie ist kein Kostenträger im engeren Sinne. Vielmehr kann über den o.g. Kostenträgern eine Hierarchie aufgebaut werden, die selbst Kosten aufnehmen kann. Dies ist erforderlich, falls bestimmte Kosten (z. B. die Kosten des Produktmanagers für mehrere Produkte) nicht nur einem Kostenträger zugeordnet werden können. Über die Kostenträgerhierarchie können einem übergeordneten Knoten die Kosten zugewiesen werden, ohne das eine Aufteilung der Kosten erfolgen muss. (Vgl. z. B. Riebels Einzelkostenrechnung) 144 Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Kosten mehrerer Kostenträger über eine Hierarchie zu aggregieren und darzustellen. Im SAP-System können auch Projekte als Kostenträger verwendet werden. Projekte bestehen aus sogenannten Projekt-Struktur- Plan-Elementen. Diese Elemente eines Projekte lassen sich ebenso wie das gesamte Projekt als Kostenträger verwenden. Die Tabelle 17 gibt die sinnvollen Kombinationen von Fertigungstypen und Kostenträgern an. Fertigungstyp Dienstleistungen Werkstattfertigung Serienfertigung Prozessfertigung Einzelfertigung Projektfertigung Kostenträger Kostenträger allgemein Fertigungsauftrag Produkt, Kostenträgerhierarchie Prozessauftrag, Kostenträgerhierarchie Kundenauftrag, Fertigungsauftrag Projekt, PSP-Element, Auftrag Tabelle 17: Kombinationen von Fertigungstypen und Kostenträgern Die bisher beschriebene Sichtweise auf die Kostenträgerrechnung geht vom Anwender aus. Technisch gesehen werden aber sowohl die auftragsbezogene als auch die periodische Kostenträgerrechnung mit Hilfe von Fertigungsaufträgen umgesetzt. Beide Betrachtungsweisen unterscheiden sich somit (technisch gesehen) nur durch die später zur Verfügung stehenden Analyseinstrumente. Die Abb. 39 zeigt die Eingangsgrößen der Kostenträgerrechnung im Ist. Wie beschrieben, handelt es sich um die Komponente CO-PC-OBJ. Sie erhält Informationen aus der Produktkostenplanung, wobei es sich hierbei vorwiegend um die Kalkulationen und den Standardpreis handelt. Die meisten Kosten werden aus der Finanzbuchhaltung und der Kostenstellenrechnung / Auftragsrechnung übernommen. Aus der Materialwirtschaft kommen die bewerteten Warenausgänge der Vorprodukte. Die Produktionsplanung liefert Informationen über den Produktionsfortgang durch sogenannte Rückmeldungen. 144) Vgl. hierzu Riebel 1994, S. 39 ff. Seite 70

79 Integrierte Istkostenrechnung Finanzbuchhaltung FI Primäre Kosten Kostenstellenrechnung Auftragsrechnung CO-OM Materialwirtschaft MM Primäre Kosten Sekundäre Kosten Produktionsplanung und -steuerung PP Warenausgang Rückmeldung Produktkostenplanung CO-PC-PCP Kostenträgerrechnung CO-PC-OBJ Abb. 39: Eingangsdaten der Kostenträgerrechnung im Ist Quelle: In Anlehnung an SAP AG 2001b, S. 25. Im Folgenden wird zunächst auf die unterschiedlichen Arten der Kostenträgerrechnung eingegangen Auftragsbezogene Kostenträgerrechnung Die auftragsbezogene Kostenträgerrechnung wird bei der Einzelfertigung eingesetzt. Einzelfertigung zeichnet sich dadurch aus, dass der Wareneinsatz sowie die Personal- und Maschinenzeiten für jedes Produktionslos separat geplant und abgerechnet werden 145. Im SAP-System wird für diese Fälle ein Fertigungsauftrag angelegt, der für eine bestimmte Losgröße zunächst geplant und später im Ist kontiert und abgerechnet wird. Diese Aufträge laufen häufig länger als ein Monat und werden sowohl für auch für große Anlagenbauprojekte verwendet. Um das Controlling dieser Aufträge zu erleichtern, können die Buchungen über Kostenträgerhierarchien verdichtet und monatlich ausgewertet werden. Die Aufträge selbst können erst mit ihrer kompletten Abrechnung ausgewertet werden 146. Die Abb. 40 zeigt ein Teil der Stammdaten eines Fertigungsauftrages. Die wesentlichen Stammdaten eines Fertigungsauftrages sind der Arbeitsplan sowie die Stückliste, um das Produkt des Auftrages herstellen zu können. Wie beschrieben, enthält der Arbeitsplan Informationen über die durchzuführenden Arbeitsschritte und die Stückliste legt die zu verwendenden Vorprodukte und Rohstoffe fest. Darüber hinaus kann für einen Fertigungsauftrag auch eine sogenannte Fertigungsversion festgelegt werden. Diese findet Verwendung, falls es mehrere gleiche aber nicht identische Produkte gibt. Die Fertigungsversion legt dann Stückliste und Arbeitsplan fest, so dass diese nicht extra im Auftrag erfasst werden müssen. Fertigungsversionen finden allerdings zumeist bei der Serienfertigung Verwendung. 145) Vgl. Brück 2005, S ) Z. B. auch Soll-Ist-Vergleiche. Seite 71

80 Kostenrechnung mit SAP ERP Abb. 40: Beispiel Stammdaten eines Fertigungsauftrages im Kilger-Modell (SAP-System) Für einen Fertigungsauftrag müssen zudem die Losgröße und weitere kalkulationsrelevante Daten erfasst werden, da sonst weder eine Vorkalkulation noch eine Produktion erfolgen kann. Die Vorkalkulation für einen Auftrag sollte erfolgen, wenn der Plankalkulation eine andere Losgröße zugrunde liegt als dem Fertigungsauftrag. Die Vorkalkulation muss aber in jedem Falle erfolgen, wenn dem Fertigungsauftrag keine Stückliste und kein Arbeitsplan zugeordnet sind. In diesem Falle stehen für die Kalkulation keine Informationen aus dem PP-Modul zur Verfügung 147. Standardmäßig werden jedoch immer ein Arbeitsplan und eine Stückliste verwendet, daher wird in Abb. 41 auch nur der Ablauf mit PP-Daten dargestellt. Wenn, wie in Abb. 41 dargestellt, der Fertigungsauftrag aus dem PP-Modul eröffnet wird, so wird in der Regel zunächst eine Vorkalkulation gestartet. Im Anschluss werden die benötigten Materialien aus den Lagern entnommen. Während des Produktionsprozesses erfolgen häufig Rückmeldungen, mittels derer dem SAP-System mitgeteilt wird, welche Materialien entnommen, welche Baugruppen bereits fertiggestellt und welche Leistungen von Kostenstellen bereits in Anspruch genommen wurden. Auf Grund der Rückmeldungen erfolgen auch die Leistungsverrechnungen auf die Fertigungsaufträge. Auch die Gemeinkostenzuschläge können durch Rückmeldungen ausgelöst werden, sie können aber auch manuell angestoßen werden. Neben den sekundären Kosten erfolgt aber auch die Buchung von Primärkosten, so z. B. von Materialkosten und weiteren primären Leistungen. Während des Produktionsprozesses kann es bereits zu ersten Lieferungen an nachfolgende Aufträge oder einem Lager kommen. Im Falle einer monatsübergreifenden Ausführung des Auftrages und bereits erfolgten Teillieferungen wird am Monatsende (Periodenabschluss) der Work-In-Progress ermittelt und abgerechnet. Erst wenn der Fertigungsauf- 147) Das PP-System ist das Logistik- und Produktionsmodul des SAP-Systems. Es beinhaltet die Stücklisten und Arbeitspläne. Prinzipiell müssen für eine Kalkulation keine Daten aus dem Produktionsmodul übernommen werden. Dann muss jedoch eine manuelle Kalkulation erfolgen. In der Regel wird kein Unternehmen dieses Verfahren einsetzen. Seite 72

81 Integrierte Istkostenrechnung trag komplett geliefert hat, kann der Auftrag abgerechnet und eine Abweichungsermittlung sowie ein Soll- Ist-Vergleich durchgeführt werden 148. Fertigungsauftrag im PP-Modul eröffnen und Vorkalkulation vornehmen Warenentnahme Sekundärkosten buchen Rückmeldung Leistungsverrechnung Gemeinkostenzuschläge Sonstige Primärkosten Lieferung Abrechnung Abb. 41: Ablauf Fertigungsauftrag mit PP-Modul Quelle: In Anlehnung an Barisch 2004, S Teillieferung WIP-Ermittlung WIP-Abrechnung Auflösung Abweichungsermittlung Periodische Kostenträgerrechnung Die periodische Kostenträgerrechnung findet vor allem bei Serienfertigern Verwendung. Die Serienfertigung zeichnet sich durch repetierende Produktionsabläufe für standardisierte Produkte aus. Große Abweichungen bei der Produktgestaltung und Fertigung sind nicht vorgesehen. In der Regel werden einmal aufgelegte Produkte über Jahre hinweg ohne große Veränderung hergestellt. Man spricht dabei auch von Linienfertigung. Da die Produktionslose eine hohe Homogenität besitzen, ist das Controlling auch nicht auf die Lose ausgerichtet, sondern vielmehr auf die Periode (in der Regel ein Monat). Der Material - einsatz und die Leistungsmengen werden im Rahmen von Rückmeldungen erfasst, die zum Teil automatisiert (z. B. durch Roboter) erzeugt werden. In der periodischen Kostenträgerrechnung ist der sogenannte Produktkostensammler das zentrale Kontierungsobjekt. Abb. 42 zeigt eine Vielzahl von Produktkostensammlern für das Kilger-Modell. Der selektierte Produktkostensammler Z5_A11 hat eine Fertigungsversion FV Z5_A11. Wie beschrieben, können mittels Fertigungsversionen unterschiedliche Herstellungsalternativen ein und desselben Produktes beschrieben werden, ohne das ein gesonderter Produktkostensammler verwendet werden muss. Bei der Serienfertigung wird häufig auf Fertigungsversionen zurückgegriffen, wenn mehrere Produktionslinien verwendet werden, die eine unterschiedliche Kostenverursachung aufweisen. So kann das Produkt 148) Im SAP-System wird die komplette Lieferung eines Auftrages als Endlieferung bezeichnet. Seite 73

82 Kostenrechnung mit SAP ERP Z5_A11 mit einem Produktkostensammler abgebildet werden, obwohl es beispielsweise sowohl auf der kostengünstigeren neuen Produktlinie als auch auf einer alten, teuereren Produktionslinie gefertigt wird. Abb. 42: Beispiel eines Produktkostensammler des Kilger-Modells (SAP-System) Bei der Verwendung von Produktkostensammlern muss grundsätzlich eine Fertigungsversion angegeben werden, auch wenn nur eine Alternative gibt. 149 Wie in Abb. 42 in den Kopfdaten ersichtlich, handelt es sich bei einer Fertigungsversion um einen Auftrag. In diesem Falle um einen Produktkostensammler-Auftrag. Technisch gesehen macht das SAP-System kaum einen Unterschied zwischen auftragsbezogener und periodischer Kostenträgerrechnung. Für jede Fertigungsversion wird ein Auftrag erzeugt, der wiederum dem übergeordneten Produktkostensammler zugeordnet ist 150. In Abb. 42 ist ersichtlich, dass für die einzige Fertigungsversion des Produktkosten- 149) Vgl. Brück 2005, S. 248 ff. 150) Vgl. Brück 2005, S Seite 74

83 Integrierte Istkostenrechnung sammlers Z5_A11 der Auftrag erzeugt wurde. Ein Produktkostensammler und die zugehörigen Fertigungsversionen beziehen sich immer auf ein Werk. Unterhalb der Kopfdaten sind in Abb. 42 einige Schaltknöpfe zu erkennen. Hier gelangt der Benutzer zu den restlichen Stammdaten der selektierten Fertigungsversion. Die Abb. 43 zeigt Einzelheiten der Fertigungsversion/Aufträge. Hier ist angegeben, welche Stücklistenalternative und welcher Arbeitsplan verwendet werden soll. Dabei werden die Stücklisten und Arbeitspläne nicht direkt eingegeben. Vielmehr wird über Selektionskriterien die Auswahl der richtigen Positionen gesteuert. Im Falle der Arbeitspläne werden die Plangruppe und der Plangruppenzähler angegeben. Für die Stückliste wird die Stücklistenverwendung und -alternative angegeben. Über diese Kriterien versucht das SAP-System, die richtigen Informationen automatisch zu finden. Darüber hinaus wird angegeben, ob diese Fertigungsversion für eine Serienfertigung überhaupt zugelassen ist und für welche Losgröße die Fertigungsversion Gültigkeit hat. Abb. 43: Beispiel Produktkostensammler - Details zur Fertigungsversion (SAP-System) Neben den Details zur Fertigungsversion kann über die in Abb. 42 dargestellte Transaktion auch auf die Kalkulation, die Abrechnungsvorschriften sowie die aktuellen Kosten zugegriffen werden. Die Abb. 44 zeigt die für die Fertigungsversion FV Z5_A11 angefallenen Kosten der laufenden Periode. Seite 75

84 Kostenrechnung mit SAP ERP Abb. 44: Beispiel Produktkostensammler Kosten (SAP-System) Für die Fertigungsversion sind Kosten für den Verbrauch von Halbfertigfabrikaten sowie aus der Leistungsverrechnung (Kostenstelle 601, Leistungsart L601) angefallen. Insgesamt belaufen sich die bisherigen Kosten auf ,72. Die Sollkosten betragen ,71. Als Differenz ergibt sich somit eine Abweichung von 4,99. Die in Abb. 44 gezeigte Darstellung ist etwas unglücklich, da die korrekten Werte nicht, wie gewünscht, in der Summenzeile angezeigt wird. Die Ursache liegt an der Erfassung der Istkosten. Hier wird unter der Kostenart 4910 ein Verbrauch von Halbfertigfabrikaten ausgewiesen. Leider wird unter dieser Kostenart auch die Abrechnung der produzierten Güter erfasst, so dass es zusätzlich eine Buchung von ,00 im Ist gibt. Dies sind die Erlöse für den Warenausgang an ein Lager, wobei diese als negative Kosten gebucht werden. Aus diesem Grunde ist die Darstellung der Soll-/Ist-Abweichung unbrauchbar. Dazu ist zu sagen, dass die Abb. 44 die Standardausgabe dieser Transaktion zeigt. Die Anzeige lässt sich im Customizing anpassen, so dass die Anzeige der Werte sinnhafter wird. Bei der Abrechnung des Auftrages bleiben auf Grund der Differenz zwischen Standardpreis und tatsächlichem Ist-Verrechnungspreis -2,28 auf dem Auftrag stehen. Die Kosten für die Fertigungsaufträge und Produktkostensammler werden normalerweise nicht im CO- Modul erfasst. Alle primären Buchungen im Ist kommen aus dem FI-Modul 151. Deshalb kann bei der Buchung von Aufwand direkt ein Fertigungsauftrag oder Fertigungsversion 152 angesprochen werden. Meist wird neben dem Aufwand bzw. den Kosten auch die Menge verbucht. Die Verbuchung dieser Kosten erfolgt immer manuell. Anders ist es bei den sekundären Kosten bzw. dem Verbrauch von gelagerten Materialien. Ihre Kosten werden bei Ablieferung der produzierten Güter an ein Lager oder bei Rückmeldungen verrechnet. Die Bewertung der abgelieferten Güter an ein Lager wird immer mit einem vorläufigen Preis vorgenommen, meist handelt es sich um den Standardpreis des Gutes. Die restlichen angefallenen Istkosten werden am Periodenende auf die Bestandskonten des FI-Moduls und gegebenenfalls in die Ergebnisrechnung gebucht. 153 Dabei kann eine Abweichungsermittlung durchgeführt werden, um die verbliebenen Kosten zu kategorisieren Rückmeldungen Rückmeldungen werden zur Erfassung von Produktionsdaten im Ist auf Fertigungsaufträgen und Produktkostensammlern verwendet. Dabei werden zunächst drei Teilfunktionen unterschieden: 151) Dies ist auch der Fall, falls einige primäre Kostenpositionen beispielsweise aus dem HR-Modul in das CO-Modul übernommen werden. In diesem Falle werden die Buchungen im FI-Modul erfasst und in das HR-Modul durchgereicht. Die Übernahme in das CO-Modul nimmt somit nur einen Umweg über das HR-Modul. 152) Letztlich sind Fertigungsaufträge und Fertigungsversionen sehr ähnlich und werden im Folgenden nicht getrennt behandelt. 153) Vgl. Barisch 2004, S ) Siehe Kapitel auf S. 45 ff. Seite 76

85 Integrierte Istkostenrechnung Komponentenrückmeldung Rückmeldung der verwendeten Roh- und Verpackungsmaterialien sowie Vorprodukte. Leistungsrückmeldung Erfassung der Arbeitsleistung von Maschinen und Personal, z. B. in Form von Mannstunden oder Maschinenstunden. Baugruppenrückmeldung Rückmeldung der gefertigten Produkte. 155 Rückmeldungen erfolgen spätestens, wenn ein Fertigungsauftrag abgeschlossen wird bzw. bei der Serienfertigung zum Ende der Periode. Es erfolgt eine Baugruppenrückmeldung. Jede Rückmeldung kann weitere Funktionalitäten des SAP-Systems auslösen. So werden bei einer Baugruppenrückmeldung in der Regel die Materialbelege und Buchungen im FI-Modul erzeugt. Darüber hinaus können alle Rückmeldungen miteinander gekoppelt werden, so dass die Baugruppenrückmeldung auch eine Leistungs- und eine Komponentenrückmeldung auslösen kann. 156 Neben der Möglichkeit alle notwendigen Daten auf den Fertigungsaufträgen am Ende der Produktion zu erfassen, können in den Arbeitsplänen auch sogenannte Zählpunktmeldungen definiert werden. Dabei handelt es sich quasi um Arbeitspositionen, die im Arbeitsplan abgearbeitet werden müssen. Sie definieren die Eingabe von Rückmeldungen, so z. B. die Materialentnahme und Leistungsaufnahme für einen Fertigungsauftrag. Zählpunktmeldungen werden vor allem in der Serienfertigung verwendet, da es hier keine endgültige Auftragsabrechnung gibt. So müssen regelmäßig während der Produktion Informationen über die verwendete Materialien und erbrachte Arbeitsleistung erfasst werden. Auch Ausschuss wird mit Hilfe der Rückmeldungen erfasst. Bei der Serienfertigung werden zumeist die geplanten Leistungsaufnahme- und Materialmengen vom SAP-System vorgeschlagen und übernommen 157. Es besteht natürlich die Möglichkeit, diese Plandaten an die tatsächlich eingetreten Werte anzupassen. Die Daten aus den Rückmeldungen werden auch für die Ermittlung von Work-In-Progress verwendet. Um Work-In-Progress ermitteln zu können, muss der Arbeitsfortschritt dokumentiert werden, was mit Hilfe der Rückmeldungen gut möglich ist. Die Informationen aus den Rückmeldungen werden ebenso für die Abrechnung der Produktionskosten an die Finanzbuchhaltung, dem Lager sowie der Ergebnisrechnung verwendet. 155) Vgl. Brück 2005, S ) Vgl. SAP AG 2001g, S. 283 ff. 157) Hierbei werden die Arbeitspläne und Stücklisten vom SAP-System aufgelöst. Seite 77

86 Kostenrechnung mit SAP ERP Abb. 45: Eingabemaske für Rückmeldungen in der Serienfertigung (SAP-System) Die Abb. 45 zeigt den Einstiegsbildschirm zur Erfassung von Rückmeldungen. Zunächst muss die Meldungsart ausgewählt werden, hier eine Baugruppenrückmeldung. Nun kann die Gutmenge, das Material und Lagerort erfasst werden. Darüber hinaus kann die Ausschussmenge erfasst werden. Auf Basis der Stückliste wird zunächst die Sollverbrauchsmenge ermittelt, wie in Abb. 46 dargestellt. Hier wird zur Produktion von Stück Z4_A11 auch Stück vom Vorprodukt Z3_A11 verwendet. Es könnte auch ein Mehr- oder Minderverbrauch angegeben werden, allerdings kein Ausschuss. Dieser wird gesondert erfasst. Abb. 46: Mengenerfassung bei Baugruppenrückmeldung (SAP-System) Neben den Mengen müssen auch die Leistungsaufnahmen gebucht werden. Diese werden im gleichen Rückmeldeprozess erfasst, wie er in Abb. 47 dargestellt ist. Hier werden die Leistungsmengen zu einem bestimmten Arbeitsvorgang aus dem Arbeitsplan erfasst. Es handelt sich in Abb. 47 um den Vorgang 10 des Arbeitsplatzes 503B. Zur Produktion von Stück Z4_A11 waren 709,5 Maschinenstunden der Leistungsart L503B geplant. Tatsächlich sind jedoch 721 Maschinenstunden angefallen. Da es hier eine Abweichung zwischen der Sollleistung und der Istleistung gibt, kann auch eine Ursache für die Abweichung angegeben werden. Seite 78

87 Integrierte Istkostenrechnung Abb. 47: Buchen von Istleistungen bei Baugruppenrückmeldung (SAP-System) Nach Erfassung der Mengen und Leistungen werden von der Rückmeldung automatisch Leistungsbelege, Materialbelege und Buchungen erzeugt. Die Abb. 48 zeigt beispielhaft einen Materialbeleg, der im Rahmen einer Rückmeldung entstanden ist. Es handelt sich um einen Beleg für den Warenausgang für einen Auftrag 158 von Material Z4_A11 mit Stück für den Auftrag und den Wareneingang zum Serienauftrag 159 von Material Z5_A11 mit Stück auf demselben Auftrag. Abb. 48: Beispiel eines Materialbeleges des Kilger-Modells (SAP-System) Die Rückmeldungen sind die zentrale Funktion zur Erfassung der Leistungen und Mengen im Ist. Die gesamte Istkostenträgerrechnung beruht auf den Daten, die hier erfasst werden Kostenträgerhierarchie Häufig ist es nicht möglich, alle Kosten auf Ebene der Fertigungsaufträge und Fertigungsversionen direkt zu erfassen. So können beispielsweise die Kosten des Bereichsmanagers nur mittels Verteilungsschlüssel 158) Es handelt sich um die Bewegungsart 261 im SAP-System. 159) Bewegungsart 131. Seite 79

88 Kostenrechnung mit SAP ERP auf die Produkte und somit den Aufträgen verteilt werden. Dies ist jedoch nicht immer wünschenswert. Neben den Kosten, die nicht auf die Aufträge verteilt werden sollten, gibt es Kosten, die nicht verteilt werden können. Dabei handelt es sich z. B. um Inventurdifferenzen, die durch Schwund entstanden sind. Sie können keinem konkreten Auftrag mehr zugeordnet werden. Damit die Kosten nicht zwangsläufig auf den Aufträgen oder undifferenziert in der Ergebnisrechnung erfasst werden müssen, bietet das SAP- System eine sogenannte Kostenträgerhierarchie an. Die Kostenträgerhierarchie wird über die Aufträge gesetzt, wobei jeder Hierarchieknoten als Kostenträgerknoten bezeichnet wird. Die Kostenträgerknoten können, wie die Aufträge selbst, mit Kosten bebucht werden 160. Die Abb. 49 zeigt exemplarisch, wie eine Kostenträgerhierarchie in der Serienfertigung aussehen kann. Auf der untersten Ebene sind die Fertigungsversionen zu finden. Wie beschrieben, handelt es sich bei Fertigungsversionen um echte Kostenträger im SAP-System. Darüber wird eine Hierarchie aus Kostenträgerknoten aufgebaut. In der dargestellten Hierarchie gibt es zwei weitere Ebenen zu der Ebene der Fertigungsversionen. Auf der mittleren Ebene werden gleichartige Fertigungsversionen zusammengefasst. Darüber gibt es noch einen Knoten, der die gesamten Kosten der Schokoladenproduktion abbildet. Kostenträgerknoten Schokolade Kostenträgerknoten Vollmilch Kostenträgerknoten Zartbitter Vollmilch Fertigungsversion 1 Zartbitter Fertigungsversion 1 Abb. 49: Kostenträgerhierarchie Quelle: In Anlehnung an SAP AG 2001b, S. 167 Zartbitter Fertigungsversion 2 Wenn Kostenträgerknoten mit Kosten belastet werden, stehen im SAP-System zwei Möglichkeiten der Kostenbehandlung zur Verfügung. Zum einen können die auf Kostenträgerknoten gebuchten Kosten auf die darunterliegenden Knoten bzw. letztlich Aufträge verteilt werden. In diesem Falle handelt es sich um eine Kostenträgerhierarchie mit Verteilung. Zum anderen können die Kosten auf den Knoten liegen bleiben, eine Verteilung erfolgt dann nicht. Die Kosten werden direkt von den Hierarchieknoten in die Finanzbuchhaltung, Bestandsbewertung und Ergebnisrechnung verrechnet. Die Kostenträgerhierarchie bietet auch die Möglichkeit im SAP-System eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung einzuführen 161. Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnungen zeichnen sich durch eine hohe Informationsdichte für kurz und mittelfristige Entscheidungen aus. 160) Da es sich bei den Kostenträgerknoten nicht um konkrete Fertigungsvorgänge handelt, ist es nicht möglich, diese mit Rückmeldungen oder Wareneingangsbuchungen zu versehen. 161) Vgl. hierzu SAP AG 2001b, S Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnungen werden auch als Deckungsbeitragrechnung 2 bezeichnet. Seite 80

89 Kostenträger Allgemein Integrierte Istkostenrechnung Das SAP-System kennt neben den bisher betrachteten Kostenträgern noch sogenannte Kostenträger Allgemein. Sie werden für das Controlling von immateriellen Gütern und Dienstleistungen verwendet. SAP erklärt zudem, dass diese Art der Kostenträger nur verwendet werden sollte, falls das betreffende Produkt nicht durch andere Kostenträger des SAP-Systems beschrieben werden kann. 162 Mit Hilfe der Kostenträger Allgemein können folgende Funktionen abgedeckt werden: Plan- und Ist-Kosten zu den Kostenträgern ermitteln, Daten an die Finanzbuchhaltung weiterleiten, Daten an die Ergebnisrechnung weiterleiten, Daten an die Profit-Center-Rechnung weiterleiten. 163 Die Istkosten können auf den Kostenträgern Allgemein in derselben Weise erfasst werden, wie es auch bei anderen Kostenträgern des SAP-Systems üblich ist. Im Gegensatz zu anderen Kostenträgern können jedoch auf Kostenträgern Allgemein keine Rückmeldungen bezogen und keine Erlöse verbucht werden. Im Rahmen üblicher Kostenrechnungen ist dies jedoch auch nicht erforderlich. Die Kostenträger Allgemein ermöglichen ebenfalls zwei unterschiedliche Betrachtungsweisen hinsichtlich des Zeitbezugs. Kostenträger Allgemein mit Zeitbezug Gesamt Wie bei den Fertigungsaufträgen wird der Kostenträger Allgemein nur zum Ende seiner Laufzeit abgerechnet. In Analogie zu den Fertigungsaufträgen wird auch hier erst zum Abschluss der Leistungserstellung eine komplette Abrechnung erfolgen. Kostenträger Allgemein mit periodischen Zeitbezug Analog zur Fertigungsversion bei Serienfertigern wird bei diesem Zeitbezug immer zum Periodenende immer eine Teilabrechnung vorgenommen. Die Soll- und Istkosten werden gegenübergestellt. Diese Form der Kostenträger Allgemein wird in der Regel bei immateriellen Gütern und Dienstleistungen verwendet, die über einen längeren Zeitraum erstellt werden. Wie bei allen anderen Kostenträgern wird durch Verwendung des Kostenträgers Allgemein technisch gesehen ein Auftrag angelegt WORK-IN-PROGRESS Work-In-Progress (WIP) 164 bezeichnet diejenige Ware, die in der laufenden Periode bereits angearbeitet, jedoch nicht mehr fertiggestellt wurde. In diesem Zusammenhang wird oft auch von unfertiger Ware gesprochen, obwohl dieser Begriff auch auf Zwischenprodukte zutrifft, die gerade nicht bearbeitet werden und auf Lager liegen. Sowohl für das Controlling als auch für die Finanzbuchhaltung werden Informationen hinsichtlich des Warenbestandes und Warenwertes von Work-In-Progress Produkten 162) Vgl. hierzu SAP AG 2001b, S ) SAP AG 2001b, S ) Für Work-In-Progress gibt es verschiedene Synonyme, z. B. Ware-in-Arbeit, Work-In-Process oder als Abkürzung WIP. Seite 81

90 Kostenrechnung mit SAP ERP benötigt. Zum einen muss WIP in der Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz angeführt werden 165. Zum anderen die WIP Informationen im Controlling zur Steuerung der Zwischenlager benötigt. 166 Obwohl die Ermittlung von WIP Beständen und Werten nicht immer einfach ist, wird dieses Thema in der Literatur häufig sehr kurz behandelt. Häufig wird hier von sogenannten Work-In-Progress Lagern gesprochen 167. Sie werden von GARRISON und NOREEN wie folgt beschrieben: Work in process inventories consist of units of product that are only partially complete and will require further work before they are ready for sale to a customer. 168 Zur Ermittlung der WIP Kosten werden die direkten Kosten der Produktion (direkte Arbeitskosten, Fertigungsgemeinkosten sowie Materialkosten) in das WIP-Lager übernommen 169. Mit Fertigstellung einzelner bzw. aller Produkte werden diese in das Fertigwarenlager gebucht. So verbleiben im WIP Lager immer die tatsächlich in Arbeit befindlichen Produkte. Einen ähn - lichen Ansatz hat bereits Kilger beschrieben. Sein Konzept der flexiblen Plankostenrechnung sieht ebenfalls Work-In-Progress Lager vor. Konkret spricht Kilger in diesem Zusammenhang allerdings von Bestandsrechnung I. Er unterscheidet dabei drei verschiedene Bestandsrechnungen, die den verschiedenen Aufgaben im Unternehmen genügen sollen. Die Bestandsrechnung I erfasst die Ware in Arbeit, wobei hier nur die proportionalen Soll-Herstellkosten der Betriebsleistung und die zugehörigen Herstellkostenabweichungen erfasst werden 170. Durch die Fertigstellung der Produkte werden die erfassten Kosten in die Bestandsrechnung II gebucht, die Fertigerzeugnisse und Zwischenprodukte umfasst. Die Bestandsrechnung III führt die Fertigerzeugnisse im Versand 171. Die genannten Bestandsrechnungen gehören zu Kilgers "geschlossener Kostenträgererfolgsrechnung" und werden von ihm durch ein Beispiel konkretisiert 172, welches zeigen soll, wie die WIP Kosten (Bestandsrechnung I) ermittelt werden können. Hierzu führt er aus: Die Zugänge zu Plan-Grenzherstellkosten [...] entsprechen den proportionalen Soll- Herstellkosten der Betriebsleistungen [...]. 173 Es ist interessant, dass Kilger bei den Zugängen nicht von Mengen spricht, sondern erst, wenn es um Abgänge geht. Die Abgänge werden durch die Multiplikation der Ist-Ausbringungsmengen mit den zugehörigen Herstellkosten der Plankalkulation ermittelt. Dieses Vorgehen wird von Pampel und Vikas nochmals verdeutlicht. Sie behaupten, dass die Bestandsrechnung für Ware in Arbeit sich auf eine rein wertmäßige Berechnung beschränken muss. Erst die Ist- Ausbringungsmengen können dann wieder wert- und mengenmäßig erfasst werden. 174 Wenn von WIP Lagern gesprochen wird, so muss man die Mengen der Produkte kennen, die gelagert werden sollen. Bei WIP Lagern ist das aber nicht so einfach, denn es fragt sich, ob es sich bei der gelagerten Menge um die Eingangsmenge oder die Ausgangsmenge des Produktionsprozesses handelt. Zunächst wird es sich bei Eingang der Vorprodukte in den Produktionsprozess wohl um die Eingangsmengen handeln. Mit zunehmenden Anarbeitungsgrad findet aber eine Verschiebung zur 165) Dabei ist zu beachten, dass nicht alle WIP Positionen aktivierungspflichtig sind. Bei einigen besteht ein Wahlrecht, bei anderen wiederum ein Aktivierungsverbot. 166) Vgl. Buzacott et al 2009, S. 119 f. 167) Vgl. hierzu beispielsweise Kilger 1988, S. 684 f., Garrison und Noreen 2000, S ) Garrison und Noreen 2000, S ) Garrison und Noreen 2000, S. 52 f. 170) Kilger 1988, S ) Kilger 1988, S ) Kilger 1988, S. 690 f. 173) Kilger 1988, S ) Vgl. hierzu Kilger, Pampel, Vikas 2007, S (Pampel und Vikas führen die Lehre von Kilger weiter und haben das Buch von Kilger immer wieder erweitert und verändert.) Seite 82

91 Integrierte Istkostenrechnung Ausgangsmenge statt und diese ist häufig nicht bekannt, bis eine Ist-Ausgangsmenge in das Fertiglager erfasst wird. Für die WIP Ermittlung auf Lagerbasis wäre es aber notwendig, die Ausgangsmengen vor den Ist-Ausgangsmengen zu kennen. Nur dann könnte man WIP Lager mengen- und wertmäßig abbilden. Dazu könnte bei einfachen Produktionsprozessen vielleicht eine Relation zwischen den Eingangsmengen und Ausgangsmengen hergestellt werden. Beispielsweise werden in einem Arbeitsvorgang zwei Folien auf eine Glasscheibe geklebt, so ergeben sich auf Grund der Eingangsmengen (4 Folien, 2 Glasscheiben) 2 Ausgangsprodukte, sofern kein Ausschuss entsteht. Der Anarbeitungsgrad sowie die Mengen ließen sich in diesem einfachen Falle gut bestimmen. Leider entziehen sich die meisten heutigen Fertigungsprozesse, dieser einfachen Betrachtung. So gibt es z. B. in der chemischen, pharmazeutischen und stahlherstellenden Industrie häufig Fertigungsprozesse, wo nicht bekannt ist, welche Gutmengen am Ende entstehen werden. Natürlich werden in der Planung bestimmte Annahmen gemacht, um die Produktionsmengen zu schätzen, aber eine Schätzung ist in der Ist-Kostenrechnung nicht erwünscht. Nachdem die Schwierigkeiten bei der Work-In-Progress Ermittlung kurz dargestellt worden sind, wird im Folgenden die Umsetzung der WIP Ermittlung im Rahmen des SAP-Systems eingegangen. Das SAP- System ermittelt WIP nicht auf Basis einer Lagermodellierung, sondern verwendet immer Fertigungsaufträge. Im SAP-System muss zunächst zwischen den unterschiedlichen Arten des Produkt- Controllings unterschieden werden. Zum einen kann das Produkt-Controlling periodisch zum anderen auftragsbezogen durchgeführt werden. Während beim periodischen Produkt-Controlling die WIP Bestände mit den Sollkosten bewertet werden, wird beim auftragsbezogenen Produkt-Controlling die Bewertung auf Basis der Istkosten vorgenommen. Wie beim SAP-System üblich ergeben sich die Sollkosten aus dem Standardpreis bezogen auf die Gutmenge eines Vorganges 175. Auf Grund der unterschiedlichen Behandlung bei der periodischen und auftragsbezogenen WIP Ermittlung werden beide Verfahren getrennt dargestellt. Abb. 50: Beispiel eines Standardarbeitsplanes (SAP-System) Wie bereits dargelegt, findet das periodische Produkt-Controlling vorwiegend bei Serienfertigern Verwendung. Im Rahmen dieses Produkt-Controllings können Produktkostensammler, Fertigungsaufträge mit Mengengerüst und Prozessaufträge behandelt werden. Für die WIP Ermittlung werden bei diesen Auftragsarten die rückgemeldeten Vorgangsmengen mit Sollkosten bewertet, sofern es sich nicht um 175) Vgl. hierzu SAP AG 2001b, S. 427 ff. Seite 83

92 Kostenrechnung mit SAP ERP Ausschuss handelt 176. Die Vorgangsmengen beziehen sich auf die Vorgänge in den vorliegenden Arbeitsplänen und Stücklisten, die im SAP-System gepflegt werden müssen 177. Die Abb. 50 zeigt einen Standardarbeitsplan aus dem IDES System von SAP 178. Um die dargestellte Welle (Nachbearbeitet komplett) herzustellen, müssen die acht aufgeführten Arbeitsvorgänge durchgeführt werden. Zu jedem dieser acht Vorgänge kann eine Rückmeldung erfolgen, um u. a. die WIP Bestände zu erfassen. Rückmeldungen bei Fertigungsaufträgen enthalten u. a. Informationen zu bezogenen Materialien, Ausschuss, bezogenen Leistungen, Arbeitszeiten und gelieferten Materialien. Eine weitere Variante der Rückmeldungen ist die sogenannte Zählpunktrückmeldung. Hierbei wird nur die Bearbeitung einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Vorgang rückgemeldet. Wird eine entsprechende Rückmeldung für den in Abb. 50 Vorgang 020 erfasst, so werden die zugehörigen Kostenstellen für den Vorgang 010 und 020 entlastet und der Fertigungsauftrag belastet. Eine Ablieferung von fertigen Materialien kann zu Vorgang 20 noch nicht erfolgen, da die Welle noch nicht fertig bearbeitet wurde. Abb. 51: Beispiel einer Stückliste (SAP-System) Neben den Vorgängen, die die Arbeitsverrichtungen an einem Produkt spezifizieren, müssen auch die Stücklisten gepflegt werden. Sie enthalten die Informationen hinsichtlich der zu verwendenden Bauteile für einen Fertigungsschritt. Die Abb. 51 zeigt die Stückliste für den in Abb. 50 dargestellten Fertigungsschritt der Welle. Wie viele Vorprodukte für einen Fertigungsauftrag bereits verwendet worden sind, lässt sich entweder im Rahmen der Rückmeldungen erfassen oder über einen gesonderten Warenentnahmeschein. In beiden Fällen wird der Materialbestand entlastet und der Fertigungsauftrag mit der entnommenen Menge belastet. 176) Vgl. hierzu SAP AG 2001b, S ) Siehe hierzu S. 58 f. und 60 f. 178) Das IDES System ist das Lehrsystem von SAP. Hier ist eine Vielzahl von Beispielen dargestellt, die in den Schulungsunterlagen von SAP Verwendung finden. Seite 84

93 Integrierte Istkostenrechnung Vorgang 010 Vorgang 020 Rückgemeldete Gutmenge 40 Stk. Rückgemeldete Gutmenge 25 Stk. Istausschussmenge Vorgang Stk. Istausschussmenge Vorgang Stk. Rückgemeldete Gutmenge nachfolgender Vorgang Stk. Rückgemeldete Gutmenge nachfolgender Vorgang Stk. Istausschussmenge nachfolgender Vorgang Stk. Istausschussmenge nachfolgender Vorgang Stk. WIP Menge am Vorgang Stk. WIP Menge am Vorgang Stk. Referenzmenge 30 Stk. Referenzmenge 25 Stk. Abb. 52: Vorgangsmengen bei Work-In-Progress Quelle: In Anlehnung an SAP AG 2001b, S. 425 Die Abb. 52 zeigt beispielhaft, wie die Work-In-Progress Mengen für die Vorgänge 010 und 020 aus Abb. 50 ermittelt werden können. Zunächst wird für Vorgang 010 eine Gutmenge in Höhe von 40 Stück rückgemeldet. Diese Rückmeldung hat keine Entlastung des Fertigungsauftrages zur Folge, da es sich nicht um eine Endlieferung des Materials handelt. Die Rückmeldung kann aber zu einer retrograden Entnahme der Vorprodukte führen, sofern dies im Customizing konfiguriert worden ist. Eine Ist-Ausschussmenge ist bei diesem Arbeitsvorgang nicht entstanden. In der gleichen Periode sind für den Arbeitsvorgang 020 eine Gutmenge in Höhe von 25 Stück und ein Ist-Ausschuss in Höhe von 10 Stück rückgemeldet worden. Die Rückmeldungen des nachfolgenden Vorgangs sind für die Ermittlung des WIP Bestandes in Vorgang 010 wichtig, da auf diese Weise berechnet werden kann, welche Gutmengen bereits weiterverarbeitet bzw. sogar in das Fertiglager geliefert worden sind. Gleiches gilt für die Ist-Ausschussmengen, da auch sie den WIP Bestand mindern. So ergibt sich die WIP Menge im Vorgang 010 wie folgt: WIP Menge = Gutmenge Vorgang 010 Gutmenge Vorgang 020 Ist Ausschussmenge Vorgang 020 (36) 5 Stk. = 40 Stk. 25 Stk. 10 Stk. WIP Menge Vorgang 010 Für den Vorgang 020 ergibt sich die WIP Menge analog. Da jedoch der nachfolgende Vorgang 030 noch keine Gutmenge rückgemeldet hat, bleibt die gesamte Gutmenge des Vorganges 020 in Höhe von 25 Stück als WIP Menge bei diesem Vorgang stehen. Auf diese Weise ermittelt das SAP-System die WIP Mengen. Allerdings werden diese nicht zur Ermittlung WIP Kosten verwendet. Sie werden auf Basis der sogenannten Referenzmengen berechnet. Die Referenzmengen werden vom System wie folgt ermittelt: Gutmenge des Vorganges Ist Ausschussmenge aller folgender Vorgänge Wareneingangsmenge =Referenzmenge (37) Somit ergibt sich eine Referenzmenge von 30 Stück für den Arbeitsvorgang 010 und 25 Stück für den Arbeitsvorgang 020. Seite 85

94 Kostenrechnung mit SAP ERP Nach Ermittlung der WIP Mengen und Referenzmengen müssen diese noch monetär bewertet werden. Dies erfolgt bei periodischem Produkt-Controlling auf Basis der Sollkosten. Die Sollkosten basieren dabei auf den Planwerten einer Material-Vorkalkulation oder einer normalen Plankalkulation. Dabei ist, laut SAP, darauf zu achten, dass die Arbeitspläne sowie Stücklisten der Kalkulation identisch mit denen aus der zu betrachtenden Fertigung sind. Eine Abweichung davon würde vom SAP-System nicht bemerkt werden und zu unsinnigen Werten der WIP Bestände führen. Sofern sie aber identisch sind, können die WIP Kosten auf Basis des Anarbeitungsgrades sowie den Planwerten aus einer Kalkulation ermittelt werden. Häufig wird eine Plankalkulation mit Mengengerüst vorliegen, deren Ergebnis als Standardpreis dem Materialstamm zugeordnet ist. In diesem Falle können die einzelnen Plankalkulationswerte der Arbeitsvorgänge zur Bewertung der WIP Mengen herangezogen werden 179. Geht man beispielsweise von 10 / Stück Plankosten pro Arbeitsvorgang aus, so ermittelt das SAP-System die WIP Kosten für den Fertigungsschritt in Höhe von WIP Kosten = Referenzmenge des Vorganges Stück Sollkosten des Vorganges (38) Stk Stk. = 550. Stk. Stk. Eine Ermittlung der WIP Kosten auf Basis der WIP Mengen führt zum gleichen Ergebnis: 10 Stk. 5Stk. 10 Stk. 10 Stk. 25Stk.=550 Damit ist die mengen- und wertmäßige Erfassung von Work-In-Progress beim periodischen Produkt- Controlling abgeschlossen. Die WIP Kosten werden nun auf dem Auftrag, in der Finanzbuchhaltung sowie der Ergebnisrechnung ausgewiesen. Fertigungsauftrag Materialeinzelkosten 320 Fertigungseinzelkosten 205 Zuschläge Fabrikleistung WIP 550 Materialentnahmen 320 Rückmeldungen 205 Zuschläge 125 Ablieferung Lager 100 Abb. 53: Beispiel eines Fertigungsauftrages mit Work-In-Progress Quelle: In Anlehnung an SAP AG 2001b, S. 890 Das auftragsbezogene Produkt-Controlling erfasst Work-In-Progress zu Istkosten. Dabei ist es, im Gegensatz zum periodischen Produkt-Controlling, nicht notwendig, dass die WIP Mengen erfasst werden. 179) Die Summe der Plankalkulationswerte pro Arbeitsvorgang ergibt den Planpreis der Kalkulation, der häufig als Standardpreis in den Materialstamm übernommen wird. Seite 86

95 Integrierte Istkostenrechnung Die Ermittlung der WIP Kosten erfolgt als Differenz aus Be- und Entlastung eines Auftrages, der noch nicht endgeliefert ist 180. Beim auftragsbezogenen Produkt-Controlling können WIP Werte zu Fertigungsaufträgen und Prozessaufträgen ermittelt werden. Auf Grund der einfacheren Erfassung der WIP Kosten ist der Aufwand bei der Verwendung ebenfalls erheblich geringer. Darüber hinaus müssen weniger Restriktionen als beim periodischen Produkt-Controlling beachtet werden. Die Abb. 53 zeigt exemplarisch, wie die Be- und Entlastung eines Fertigungsauftrages innerhalb einer Periode aussehen kann. Die dargestellten Werte lehnen sich an das obengenannte Beispiel beim periodischen Produkt-Controlling an. Der Auftrag wird mit Materialeinzelkosten in Höhe von 320, Fertigungseinzelkosten in Höhe von 205 und Gemeinkostenzuschlägen in Höhe von 125 belastet. Die gesamte Belastung des Auftrages beläuft sich auf 650. In der dargestellten Periode werden 100 an das Lager abgeliefert, so dass der Auftrag um diesen Betrag entlastet wird. Es bleiben 550 Kosten auf dem Auftrag stehen, die am Ende der Periode als WIP ausgewiesen werden. Erst wenn der Fertigungsauftrag im SAP-System den Status endgeliefert hat, wird die Work-In-Progress Position aufgelöst. Bei der Ermittlung von Work-In-Progress im auftragsbezogenen Produkt-Controlling ist zu beachten, dass die Belastungen im weitesten Sinne zu Istkosten erfolgen. Im weitesten Sinne deshalb, da die tatsächliche Belastung zunächst mit den geplanten Sollkosten erfolgt. Erst bei Abschluss der Periode werden die Planwerte durch Abweichungsermittlung und -buchungen auf den Wert der Istkosten korrigiert. Gleiches gilt auch für die Entlastungsbuchungen. Die in Abb. 53 dargestellte Entlastung des Auftrages an das Lager in Höhe von 100 erfolgt zunächst auf Basis des im Materialstamm hinterlegten Standardpreises des Materials. Dieser Standardpreis kommt in der Regel aus der Plankalkulation 181. Erst mit Abschluss der Periode werden die Abweichungen von den tatsächlichen Istkosten ermittelt und gebucht. Da die Entlastung somit nicht auf Basis der gebuchten Kosten vorgenommen wird, kommt es vor, dass mehr Kosten entlastet werden als auf dem Auftrag gebucht wurden. In diesem Falle wird für die Differenz eine Rückstellung für fehlende Kosten gebildet und keine Work-In-Progress Kosten ausgewiesen werden. Die Abb. 53 suggeriert, dass für den Fertigungsauftrag nur wertmäßige Erfassungen stattfinden. Das SAP- System erfasst aber auch für diese Fertigungsaufträge die eingesetzten bzw. abgegebenen Mengen. Diese finden jedoch bei Work-In-Progress Ermittlung keine Verwendung MATERIAL-LEDGER UND ISTKALKULATION Das Material-Ledger bietet die Möglichkeit, neben dem Hauptbuch der Finanzbuchhaltung ein weiteres Buch nur für die Materialbewertung zu führen 182. Der betriebswirtschaftliche Gedanke dabei ist, dass neben einer Hauptwährung weitere Währungen für die Materialbewertung genutzt werden können. Diese parallelen Bewertungen sind eine wesentliche Aufgabe der Komponente Istkalkulation / Material-Ledger. Darüber hinaus kann über die parallele Bewertung der Materialbestände auch eine Istkostenrechnung für die Materialien abgebildet werden. Im Prinzip werden dabei jedoch nur die Funktionen der parallelen Bewertungen verwendet. 180) Vgl. hierzu SAP AG 2001b, S. 889 ff. 181) Der Standardpreis kann nach Abschluss der Periode durch eine Istkalkulation neu ermittelt werden. Solche Istkalkulationen sind jedoch sehr aufwendig, so dass nur wenige Unternehmen diese vornehmen. 182) Es handelt sich daher um eine Art Nebenrechnung neben dem Hauptbuch. Seite 87

96 Kostenrechnung mit SAP ERP Die Verwendung des Material-Ledgers ist nach Auskunft verschiedener Unternehmensberater hochgradig komplex und wird nur von wenigen Unternehmen eingesetzt. Viele Unternehmen, die das Material-Ledger eingeführt haben, wollen diesen Schritt wieder rückgängig machen. 183 Die offensichtlichen Schwierigkeiten beim Einsatz des Material-Ledgers deuten sich auch in der Literatur an. Die meisten einschlägigen Quellen zum SAP-System gehen gar nicht oder nur sehr oberflächlich auf das Thema ein. Auch im Rahmen dieser Arbeit wird das Thema nicht abschließend behandelt, sondern nur auf die Möglichkeiten der Istkalkulation eingegangen. Mit Hilfe des Material-Ledgers kann eine Istkalkulation zur Ermittlung der Istkosten für fremdbeschaffte und eigengefertigte Materialien erfolgen. Mit Hilfe der Kalkulationsdaten können dann alle Materialien im Bestand mit den Istkosten bewertet werden. Die Bewertung erfolgt dabei mit einem periodischen Istpreis bzw. periodischen Verrechnungspreis. Wie im SAP-System üblich, werden während der laufenden Periode alle Materialien mit dem Standardpreis bewertet. In der Regel stammt dieser zu Beginn des Geschäftsjahres aus der Plankalkulation. Die Abweichungen zwischen tatsächlich eingetretenen Kosten und dem Standardpreis werden wie bisher ermittelt, aber nun auch auf dem Material-Ledger ausgewiesen. Erst zum Periodenende kann die Istkalkulation durchgeführt werden, da erst jetzt alle Kosten der Periode bekannt sind 184. Das Ergebnis der Istkalkulation ist ein Materialpreis, der den Istkosten der betrachteten Periode entspricht. Dieser Preis wird von SAP als periodischer Verrechnungspreis bezeichnet und kann zur Bewertung der Materialbestände der laufenden Periode verwendet werden. Dabei werden die bisherigen Bestände um- oder neubewertet. Ob und wie der periodische Verrechnungspreis für die Bewertung von Materialien verwendet wird, hängt von den Einstellungen der Preissteuerung bei jedem einzelnen Material ab. Die Tabelle 18 gibt die Preissteuerungsmöglichkeiten mit und ohne Material-Ledger an. Preissteuerungskennzeichen Material-Ledger inaktiv Material-Ledger aktiv S-Preissteuerung Standardpreis Standardpreis V-Preissteuerung Gleitender Durchschnittspreis Periodischer Verrechnungspreis Tabelle 18: Preissteuerung beim Material-Ledger 185 Wenn eine S-Preissteuerung verwendet wird, erfolgt die Bewertung der Materialbestände immer mit dem Standardpreis, unabhängig davon, ob das Material-Ledger verwendet wird oder nicht. Die Abweichungen zwischen tatsächlich angefallen Kosten und dem Standardpreis werden auf Preisdifferenzkonten erfasst. Der einzige Unterschied zwischen Material-Ledger aktiv oder inaktiv ist, dass bei aktivem Material-Ledger bis zu drei Währungen für den Standardpreis hinterlegt werden können und der Preis der Istkalkulation als Standardpreis übernommen werden kann. Im Falle der V-Preissteuerung wird bei Verwendung des Material-Ledgers der periodische Verrechnungspreis ermittelt. Dies ist, wie beschrieben, der Istpreis, der von der Istkalkulation ermittelt wird. Wird kein Material-Ledger verwendet, so wird ein gleitender Durchschnittspreis zur Bewertung genutzt. Der 183) Diese Aussagen stammen von Beratern der Firmen KPMG und Bearingpoint 184) Die Verrechnungsverfahren (Umlagen, Abrechnungen etc.) werden erst zum Ende der Periode durchgeführt. 185) Barisch 2004, S Seite 88

97 Integrierte Istkostenrechnung gleitende Durchschnittspreis wird bei jedem Wareneingang neu ermittelt. Die Warenausgänge werden immer mit dem aktuellen Durchschnittspreis bewertet. Innerhalb einer Periode kann es daher zu sehr starken Preisschwankungen kommen. Der periodische Verrechnungspreis hingegen bleibt in der Regel für eine Periode konstant. Er ermittelt sich nach folgender Logik: 1. Die Warenausgänge werden zunächst mit dem Standardpreis 186 oder dem derzeit gültigen periodischen Verrechnungspreis bewertet. 2. Die Differenzen werden zwischen tatsächlich gebuchten Kosten und dem Bewertungspreis wird auf dem Material-Ledger gesammelt. 3. Bei der Materialabrechnung wird der Endbestandswert durch Berücksichtigung des erfassten Materialpreises und den Differenzen im Material-Ledger ermittelt. Der Endbestandswert wird zur Ermittlung des periodischen Verrechnungspreises durch die Endbestandsmenge geteilt. In sofern kann bei der Ermittlung des periodischen Verrechnungspreises (Istpreis) nicht im engeren Sinne von einer Kalkulation gesprochen werden. Dennoch kann er, wie die Preise aus den Erzeugniskalkulationen, als Standardpreis übernommen werden. Alle weiteren Bewertungen, z. B. der folgende Periode, erfolgen dann mit dem Istpreis der Kalkulationsperiode. Die zentrale Funktion bei Verwendung des Material-Ledgers im SAP-System ist die Materialabrechnung. Bei der Materialabrechnung werden die Differenzen, die auf dem Material-Ledger aufgelaufen sind an die Materialbestände, wie oben beschrieben, abgerechnet. Die Abrechnung kann einmal am Ende der Periode erfolgen oder manuell ausgelöst werden. Wird die Abrechnung angestoßen, wird automatisch der periodische Verrechnungspreis ermittelt. Je öfter sie ausgelöst wird, desto mehr nähert sich die Abrechnungslogik des Verrechnungspreises der des gleitenden Durchschnittspreises an. Bei der Materialabrechnung können die Kosten auch über die Wertschöpfungskette fortgeschrieben, so dass beispielsweise die aktuellen Istpreise der Rohstoffe auch eine Auswirkung auf die Preise der Endprodukte haben können. Für die Materialabrechnung bzw. Istkalkulation werden folgende Daten im Material-Ledger gespeichert: Bewertungspreis, Bestandsmenge und Bestandswert in bis zu drei Währungen, Kennzeichen der Materialpreissteuerung, Steuerung des Bewertungspreises, Periodenstatus. 187 Neben den Bewegungsdaten zu einem Gut werden auch die Stammdaten erweitert. Die Abb. 54 zeigt, aus welchen Komponenten die Daten in das Material-Ledger übernommen werden. Aus der Produktkostenplanung kommen der Standardpreis und die Plankostenschichtung. Beide Informationen werden verwendet, um eine vorläufige Bewertung vornehmen zu können. 186) Der Standardpreis wird verwendet, falls noch kein periodischer Verrechnungspreis ermittelt wurde. 187) SAP AG 2001d, S. 35. Seite 89

98 Kostenrechnung mit SAP ERP Abb. 54: Wertefluss in das Material-Ledger Quelle: SAP AG 2001d, S. 15. Die Materialwirtschaft liefert Daten zu Warenbewegungen und Rechnungseingängen. Bei diesen Buchungen können Differenzen entstehen, die auf dem Material-Ledger gesammelt werden. Wenn das betrachtete Material ein Vorprodukt ist, dann werden die Differenzen der Folgestufe nachbelastet. Auch bei der Abrechnung von Fertigungsaufträgen bzw. Produktkostensammler in der Kostenträgerrechnung können Differenzen entstehen, die im Material-Ledger berücksichtigt werden müsseen. Auch diese Differenzen werden ggf. auf die Folgestufe verrechnet. In der Kostenstellenrechnung können Isttarife ermittelt werden, die in Regel von den Plantarifen abweichen werden. Auch hier entstehen Differenzen, die im Material-Ledger erfasst und ggf. verrechnet werden. Wenn die Materialabrechnung bzw. die Istkalkulation durchgeführt wurde, dann werden die erfassten Differenzen auf das Preisdifferenzkonto der Finanzbuchhaltung gebucht, um in der Buchhaltung korrekte Ergebnisse berechnen zu können. Der periodische Verrechnungspreis, die ggf. in vordefinierte Kostenelemente geschichtet ist, wird in die Ergebnisrechnung übergeben. Damit ist die Istkalkulation abgeschlossen. Allerdings entsteht unter Umständen noch ein bisher nicht erwähntes Problem. Die Istkalkulation sorgt nur für die Bewertung der Bestände zu Istkosten. Was aber ist mit den Gütern, die bereits verkauft wurden. Sie können im SAP-System nicht nachbelastet werden. Die Abweichung zwischen Bewertungspreis und Istpreis werden hier einfach als Preisabweichung fortgeschrieben, was sich bei genauerer Betrachtung als recht unbefriedigend erweist. Insgesamt scheint die Verwendung der Istkalkulation so unbefriedigend zu sein, dass die meisten Unternehmen darauf verzichten. Insbesondere, da der Informationsgewinn häufig in keinem Verhältnis zum Aufwand dieses Verfahrens steht. Seite 90

99 Integrierte Istkostenrechnung ABWEICHUNGEN Wie in der Kostenstellenrechnung treten auch im Produktkostencontrolling Abweichungen auf. Auch hier muss zur Erhöhung der Aussagekraft die Gesamtabweichung nach Möglichkeit auf Teilabweichungen zurückgeführt werden. Die Tabelle 19 zeigt die möglichen Teilabweichungen (bei SAP Abweichungskategorien genannt), die im Produktkostencontrolling auftreten können. Abweichungen der Einsatzseite Einsatzpreisabweichung Strukturabweichung Einsatzmengenabweichung Einsatzrestabweichung Ausschussabweichung (nur CO-PC) Abweichungen der Verrechnungsseite Mischpreisabweichung (nur CO-PC) Verrechnungspreisabweichung Losgrößenabweichung (nur CO-PC) Restabweichung Tabelle 19: Abweichungskategorien in der Kostenträgerrechnung 188 Auf der Einsatzseite können fünf und auf der Verrechnungsseite vier Teilabweichungen auftreten. Die meisten dieser Abweichungen können auch in der Kostenstellenrechnung auftreten und wurden bereits dort beschrieben 189. Drei dieser Abweichungen treten jedoch nur im Produktkostencontrolling (CO-PC) auf und werden im Folgenden erläutert. Auf der Einsatzseite kann im CO-PC eine Ausschussabweichung auftreten. Sie entspricht der Differenz aus Sollausschussmenge und Istausschussmenge (rückgemeldete Ausschussmenge) 190. mit AusAM = Sollausschussmenge Istausschussmenge (39) Sollausschussmenge = Planausschussmenge Istgutmenge (40) Plangutmenge Die Gleichung (39) bewertet mit den Sollkosten 191 und um die geplanten Ausschusskosten bereinigt, führt zu den Ausschussabweichungskosten gemäß (41). AusAK = AusAM Sollkosten Planausschusskosten (41) Legende: AusAK Ausschussabweichungskosten AusAM Ausschussabweichungsmenge Mischpreisabweichungen entstehen, wenn im SAP-System Bestände auf Basis einer Mischkalkulation 192 bewertet werden. Die Mischpreisabweichung wird wie folgt ermittelt: 188) Siehe SAP AG 2010b, Abweichungskategorien. 189) Siehe Kapitel auf S. 45 ff. 190) Siehe SAP AG 2001b, S. 478 ff. 191) Zur Ermittlung der Sollkosten siehe Kapitel auf S ) Mischkalkulationen werden im SAP-System eingesetzt, um nur einen Preis für alternative Produktverfahren zu erhalten. Seite 91

100 Kostenrechnung mit SAP ERP mit Mischpreisabw.=Sollentlastung Istentlastung (42) Sollentlastung=Istmenge Standardpreis plan (43) Istentlastung=Istmenge Standardpreis Mischpreis (44) Bei dem Standardpreis in Gleichung (43) handelt es sich um den geplanten Standardpreis, der aus der Plankalkulation übernommen wurde. Der in Gleichung (44) angegebene Standardpreis ist der Mischpreis, der bei Wareneingang berechnet wird. Die Differenz aus diesen beiden Standardpreisen gewichtet mit der Istmenge ergibt die Mischpreisabweichung gemäß (41). Die dritte Abweichungsart ist die Losgrößenabweichung. Die Losgrößenabweichung entsteht aus der Differenz von losfixen Plankosten und losfixen Istkosten. Sie ergibt sich, da ein Teil der Materialgesamtkosten produktionsmengenunabhängig und somit auch von der Losgröße unabhängig sind. Die Losgrößenabweichung wird mittels folgender Gleichung ermittelt: Losgrößenabweichung = losfixe Sollkosten 1 Istmenge Planmenge (45) Im Falle, dass sich Plan- und Istmenge nicht unterscheiden, wird die Losgrößenabweichung nicht ermittelt. Alle anderen Abweichungskategorien werden wie in der Kostenstellenrechnung behandelt Ergebnis- und Marktsegmentrechnung In der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) laufen die Informationen des Controllings, der Finanzbuchhaltung sowie des Vertriebs zusammen. Hier werden den Absatzmengen mit ihren Erlösen die entstandenen Kosten gegenübergestellt und die Artikelgewinne sowie das Betriebsergebnis 193 ermittelt. Die Artikelgewinne sowie das Betriebsergebnis können im CO-PA nur im Rahmen des Umsatzkostenverfahrens berechnet werden. Zur Ermittlung der Gewinngrößen nach dem Gesamtkostenverfahren steht die Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) zur Verfügung. Das EC-PCA ist aber nur eine statistische Zusatzrechnung und ist bei weitem nicht so stark in die Planungs- und Kontrollabläufe des SAP-Systems integriert, wie das CO-PA. 194 Im Folgenden wird daher auf die Darstellung des EC-PCA verzichtet und nur die Grundlagen des CO-PA 195 beschrieben. Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung wird nach Ergebnisbereichen und Märkten segmentiert. Diese können je nach Branche und Unternehmen stark variieren. Um allen Ansprüchen an die Ergebnisrechnung gerecht zu werden, ist das CO-PA im SAP-System extrem flexibel aufgebaut. Im wesentlichen handelt es sich auf der technischen Ebene um eine Datenbank, die benutzerdefinierte Merkmale, Merkmalswerte und Dimensionen aufnehmen kann. Dabei stellt jede gespeicherte Kombination einen so- 193) Oder entsprechend andere Gewinngrößen. 194) Vgl. Möhrlen, Kokot 1999, S. 296 und ) Im Weiteren wird nur noch von der Ergebnisrechnung gesprochen, wobei damit das CO-PA gemeint ist. Seite 92

101 Integrierte Istkostenrechnung genannten Einzelposten dar, der vom SAP-System ausgewertet, ggf. verdichtet und in einem Ergebnisbericht dargestellt wird. In der Ergebnisrechnung werden zunächst zwei Verfahren unterschieden. Zum einen kann eine buchhalterische Ergebnisrechnung durchgeführt werden. Diese ist so aufgebaut, dass jederzeit ein Abgleich mit der Finanzbuchhaltung erfolgen kann. Die Darstellung basiert auf den in der Finanzbuchhaltung verwendeten Kontenrahmen und der Ausweis von kalkulatorischen Kosten ist nicht möglich. Der Wertansatz erfolgt hier immer auf Basis der Buchhaltung. Dadurch wird eine größtmögliche Konvergenz zwischen interner und externer Ergebnisrechnung erreicht. Allerdings sind die Gestaltungsmöglichkeiten der buchhalterischen Ergebnisrechnung für das Controlling stark eingeschränkt. Schließlich ist die Berücksichtigung von kalkulatorischen Wertansätzen und Kosten durchaus sinnvoll. Daher wird häufig neben der buchhalterischen auch eine kalkulatorische Ergebnisrechnung durchgeführt. Diese zeichnet sich durch den Einsatz sogenannter Wertfelder aus, die zwar dem Kontenrahmen angelehnt sind, sich jedoch im Detail durchaus unterscheiden. Zum einen lassen sich Kosten und Erlöse berücksichtigen, die noch nicht in voller Höhe bekannt sind, zum anderen können andere Bewertungsbasen oder schlicht kalkulatorische Kosten berücksichtigt werden. Häufig werden in der kalkulatorischen Ergebnisrechnung bereits Erlöse berücksichtigt, die noch nicht realisiert worden sind, sondern erst als Bestellung eingegangen sind. Dies wäre im Rahmen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nicht möglich. Die kalkulatorische Ergebnisrechnung bietet darüber hinaus die Möglichkeit, auch eine stufenweise Deckungsbeitragsrechnung einzuführen. Da im Rahmen dieser Arbeit das Controlling im Vordergrund steht, wird im Folgenden auf die kalkulatorische Ergebnisrechnung eingegangen. Dazu wird zunächst auf die technische Struktur der SAP Ergebnisrechnung eingegangen. Im Weiteren wird die Planung der Ergebnisse dargestellt. Die Planung ist hier von besonderer Bedeutung und hat starke Auswirkungen auch auf die Istkostenrechnung im gesamten CO-Modul des SAP-Systems. Erst im Anschluss wird auf die Ist-Ergebnisrechnung eingegangen STRUKTUR Die Struktur der Ergebnisrechnung im SAP-System entspricht nicht den gewohnten Strukturen des Controllings. Vielmehr werden den Anwendern sehr große Gestaltungsfreiheiten eingeräumt. Daher ähnelt die Struktur des CO-PA eher den aus dem Datawarehouse bekannten Datacubes 196. Bevor eine Ergebnisrechnung durchgeführt werden kann, muss der Anwender selbst für eine geeignete Struktur sorgen. Das SAP-System bietet in der kalkulatorischen Ergebnisrechnung sogenannte Merkmale, Merkmalshierarchien sowie Wertfelder an, mittels derer die Ergebnisstruktur aufgebaut wird 197. Zunächst müssen die Merkmale definiert werden. Diese Merkmale können beispielsweise Kunden, Regionen oder Produkte und die Periode sein. Die Abb. 55 zeigt drei dieser möglichen Dimensionen in Form eines angedeuteten 3- dimensionalen Raumes. Prinzipiell können mehr als nur drei Dimensionen bzw. Merkmale verwendet werden. 196) Die Ergebnisrechnung des SAP-Systems ist jedoch kein echtes Datewarehouse. Es fehlen die notwendigen Funktionen, die für Datawarehouse Systeme ausschlaggebend sind. 197) In der buchhalterischen Ergebnisrechnung ist der Anwender auf die Sachkonten der Buchhaltung festgelegt. Seite 93

102 Kostenrechnung mit SAP ERP Kunde Region Abb. 55: 3-Dimensionales Koordinatenkreuz Produkt Entscheidend für die Einführung von Merkmalen ist immer, nach welchen Kriterien die Ergebnisdaten ausgewertet werden sollen. Die Abb. 56 zeigt einen kleinen Ausschnitt der im SAP-System standardmäßig vorhandenen Merkmale sowie das benutzerdefinierte Merkmal Produkt und ggf. ihre Herkunft aus den Datentabellen. Die Merkmale können aus fast beliebigen Datentabellen des SAP-Systems stammen. Sollen die Produktkosten und -erlöse anhand von Kunden und Regionen in bestimmten Zeiträumen analysiert werden, so sind die vier obengenannten Dimensionen Produkt, Periode, Kunde und Region ein guter Einstieg. 198 Abb. 56: Beispiel Merkmale (SAP-System) Häufig ist die Betrachtung einzelner Kunden oder Regionen eine zu stark disaggregierte Sichtweise auf die Ergebnisdaten. Das SAP-System bietet daher die Möglichkeit, Merkmale in Hierarchien manuell zusammenzufassen. In Abb. 57 ist beispielsweise eine Hierarchie für Regionen dargestellt. Der oberste Knoten fasst alle Regionen zusammen. Darunter finden sich die Regionen Deutschland, Europa und USA, wobei die Letzteren beiden nicht weiter disaggregiert werden. Für die Region Deutschland gibt es noch die Unterregionen Norden und Süden. Der Einsatz von Merkmalshierarchien erlaubt es, die Einzelposten, die immer auf der untersten Hierarchiestufe erfasst werden zu aggregieren und somit eine übersichtlichere, transparentere Analyse vorzunehmen. Nicht immer können bei einem ergebnisrechnungsrelevanten Geschäftsvorfall alle für die Ergebnisrechnung notwendigen Merkmale direkt bestimmt werden. So wird ein Kunde beispielsweise nur mit seiner Adresse erfasst. Der Kunde hat seinen Sitz in Berlin. Handelt es sich nun um die Region Norden oder Süden? Was dem Anwender völlig klar ist, kann ein IT-System nicht per se wissen. Aus diesem 198) Vgl. Brück 2005, S. 300 ff. Seite 94

103 Integrierte Istkostenrechnung Grunde können sogenannte Merkmalsableitungen definiert werden, so dass automatisch auf Basis der Information Berlin die Region Norden als Merkmal ausgewählt wird 199. Abb. 57: Beispiel Merkmalshierarchie (SAP-System) Bisher wurden nur Strukturinformationen für die Ergebnisrechnung erfasst. Nun gilt es, die Mengen und Werte der einzelnen Buchungen in die Ergebnisrechnung zu holen. Die Buchungen der kalkulatorischen Ergebnisrechnung werden auf sogenannten Wertfeldern erfasst 200. Die Abb. 58 zeigte standardmäßig verfügbare sowie benutzerdefinierte Wertfelder. Abb. 58: Wertfelder im Ergebnisbereich des Kilger-Modells (SAP-System) Die Wertfelder Absatzmenge und Erloes sind standardmäßig vorhanden. Sie dürften in fast allen Ergebnisrechnungen Verwendung zu finden sein, da sie automatisch mit Werten belegt werden. Die Einteilung der Kosten hingegen ist hier benutzerdefiniert erfolgt. Man erkennt diese Wertfelder an der Kennung VV der Bezeichnung. Zu jedem Wertfeld muss angegeben werden, ob es Mengen oder Wertinformationen führt. Es wird nicht festgelegt, welches Vorzeichen die Felder haben. Erst die Buchung bestimmt, ob positive oder negative Werte und Mengen erfasst werden. Zumeist werden alle Werte und Mengen positiv verbucht, so dass Berechnungsvorschriften zur Ermittlung von Deckungsbeiträgen oder dem Betriebsergebnis bei der Erstellung des Ergebnisberichts erfasst werden müssen. 199) Näheres zu den komplexen Merkmalsableitungen findet sich in SAP AG 2001e, S. 41 ff und Möhrlen, Kokot 1999, S. 306 ff. 200) Die Wertfelder werden nur in der kalkulatorischen Ergebnisrechnung verwendet. Für die buchhalterische Ergebnisrechnung werden nur die Sachkonten verwendet. Seite 95

104 Kostenrechnung mit SAP ERP Abb. 59: Merkmale eines Ergebnisobjektes Quelle: SAP AG 2001e, S. 19. Die Abb. 59 zeigt am Beispiel einer Faktura, wie die Ergebnisobjekte erzeugt werden. Die Sicht auf die Ergebnisrechnung ist etwas technischer, da hier auch die Datenbanktabellen dargestellt werden. Auf der linken Seite ist die Faktura zu sehen. Sie umfasst den Fakturakopf mit den Stammdaten sowie zwei Rechnungspositionen. Jede Rechnungsposition wird von der Ergebnisrechnung als Einzelposten interpretiert. Für die erste Rechnungsposition werden folglich die Stammdaten sowie die Artikelnummer als Merkmale in die Ergebnisrechnung übernommen. Diese Informationen sowie Angaben über Menge und Wert werden komplett als Einzelposten in die Datenbanktabelle CE1xxxx übernommen. Dabei steht xxxx für die Kurzbezeichnung des Ergebnisbereiches 201. Für jeden Ergebnisbereich werden die Tabellen CE1xxxx, CE2xxxx, CE3xxxx sowie CE4xxxx angelegt. Folgende Informationen werden in den Tabellen gespeichert: CE1xxxx CE2xxxx CE3xxxx CE4xxxx Tabelle Beschreibung Hier werden die Einzelposten im Ist gespeichert. Dabei werden alle verfügbaren Merkmale mitgesichert. Diese Tabelle enthält die Einzelposten der Planung. Hier werden ebenfalls alle verfügbaren Merkmale gespeichert. In dieser Tabelle werden die Summen der Ergebnisobjekte, die in Tabelle CE4xxxx definiert sind, gespeichert. Dies hat den Vorteil, dass bei Auswertungen auf den Ergebnisobjekten nicht jedes Mal die Summen neu ermittelt werden müssen. Diese Tabelle enthält die Ergebnisobjekte. Tabelle 20: Datenbanktabellen der Ergebnisrechnung In der Abb. 59 sind die Merkmale Kundenauftrag, Kunde, Sparte und Artikel erfasst worden. Die Ergebnisobjekte lassen sich nun aus allen oder aus einer Kombination dieser Merkmale ableiten. Dies ist im 201) Im Kilger-Lehrmodell wäre dies beispielsweise KILG. Die Bezeichnung wird im Customizing des SAP-Systems festgelegt. Seite 96

105 Integrierte Istkostenrechnung SAP-System der Standardfall. Im Beispiel wären es elf mögliche Kombinationen. Es lässt sich erahnen, dass die uneingeschränkte Ableitung von Ergebnisobjekten leicht zu sehr großen Datenmengen in den Tabellen führen würde. Aus diesem Grund kann die Bildung von Ergebnisobjekten im Customizing begrenzt werden. In der Abb. 59 werden nur die drei Merkmale Kunde, Sparte und Artikel zusammen zur Ergebnisobjektbildung verwendet. Zu diesem Ergebnisobjekt bildet das SAP-System nun in der Tabelle CE3xxxx eine Summe. Spätere Auswertungen werden vor allem auf Basis dieser Summen vorgenommen. Das Customizing der Ergebnisrechnung ist wird somit relativ komplex, da immer das Gleichgewicht zwischen betrieblichen Anforderungen an die Auswertungen sowie der Performance gehalten werden muss PLANUNG Die Planung in der Ergebnisrechnung ist eine wichtige Grundlage für die spätere Ist-Ergebnisrechnung. In der Ergebnisrechnung werden die Absatzmengen sowie Erlöse geplant. Ausgehend von den Absatzmengen werden dann die Einsatzfaktoren im SAP-System geplant. Diese Form der Planung wird auch als absatzmengengetriebene Planung bezeichnet und wird in fast allen Unternehmen in der einen oder anderen Weise verwendet. Die Absatzmengen können im SAP-System in den Komponenten Absatz- und Produktionsgrobplanung (PP-SOP) sowie der Ergebnisrechnung (CO-PA-SPP) geplant werden. Die geplanten Mengen müssen dann in der Regel an die jeweilig andere Komponente übergeben werden. Dies ist erforderlich, da das PP-SOP keine monetären Werte (Erlöse und Kosten) plant, aber eine Übergabe der Leistungsmengen an die Hauptkostenstellen ermöglicht. In der Ergebnisrechnung können die Kosten und Erlöse der Absatzmengen geplant werden, aber eine Übergabe der Plandaten an die Kostenstellen ist wiederum nicht möglich. Sofern keine manuellen Datenübertragungen stattfinden sollen, müssen folglich beide Komponenten verwendet werden. Im Folgenden wird auf die Planung der Absatzmengen ausgehend von der Ergebnisrechnung eingegangen. Bevor jedoch damit begonnen werden kann, muss zunächst eine Planstruktur geschaffen werden. Dazu müssen eine Planungsebene und ein Planungspaket angelegt werden. Abb. 60: Planungseinstieg CO-PA (SAP-System) Die Abb. 60 zeigt den sogenannten Planungseinstieg in der Ergebnisrechnung. Hier ist eine Planungsebene KILGER angelegt (sichtbar im oberen, linken Fenster). Auf der Planungsebene werden die Seite 97

106 Kostenrechnung mit SAP ERP Merkmale definiert, welche geplant werden sollen. Diese sind für die Planungsebene KILGER auf der rechten Seite erkennbar. Es handelt sich um die Merkmale: Artikel, Absatzmenge, Periode / Jahr, Version, Vorgangsart und Werk. Die Planungsebene legt somit noch keine bestimmte Periode oder Marktsegment fest. Sie definiert nur die zu planenden Merkmale. Es kann sinnvoll sein, mehrere Planungsebenen anzulegen, wenn z. B. auf einer höheren Aggregations - ebene geplant werden soll, die Plandaten aber auch auf einer niedrigeren Aggregationsebene zur Verfügung stehen sollen. Die Disaggregation erfolgt dann über eine Top-Down-Verteilung Planungsmethoden Eine wesentliche Planungsmethode im SAP-System ist die Manuelle Planung. Hier werden die Absatzmengen und Erlöse manuell erfasst. Die Abb. 61 zeigt eine Darstellung des Planungseinstiegs. Hier können die Absatzmengen sowie Erlöse von Hand erfasst werden. (Darüber hinaus sind auch die geplanten Kosten zu erkennen, da die hier vorgestellte Planung bereits abgeschlossen ist.) Abb. 61: Plandaten im CO-PA (SAP-System) Die Planung basiert immer auf den Merkmalen, die in der Planungsebene definiert und im Planungspaket spezifiziert worden sind. Die in Abb. 61 dargestellte Planung basiert auf der oben erwähnten Planungsebene. Aus diesem Grunde wird hier auf Ebene der Artikel geplant. Es wäre auch denkbar eine Planung 202) Siehe hierzu Top-Down-Verteilung in Kapitel Seite 98

107 Integrierte Istkostenrechnung auf Ebene von Artikelgruppen vorzunehmen. Allerdings müssten dann die Absatzdaten aus den Artikelgruppen auf die Artikelebene heruntergebrochen werden. Das Herunterbrechen von aggregierten Plandaten erfolgt mit Hilfe einer Funktion, die als Maschinelle Planung bezeichnet wird. Sie bietet die Möglichkeit, eine sogenannte Top-Down-Verteilung vorzunehmen. Dabei wird auf Basis einer vordefinierten Verteilung beispielsweise die Absatzmenge einer Artikelgruppe auf die einzelnen Artikel verteilt. 203 Wenn z.b. die Artikelgruppe 1 mit einer Absatzmenge von 100 Stück geplant ist und eine Verteilung auf die Artikel 1a und 1b jeweils 50% beträgt, dann wird bei Durchführung der Top-Down-Verteilung jeder Artikel 50 Stück erhalten. Voraussetzung für den Einsatz der Top-Down-Verteilung ist, dass mindestens zwei Planungsebenen erzeugt und mit dem jeweiligen Detaillierungsgrad angelegt wurden. 204 Die Maschinelle Planung bietet darüber hinaus weitere Planungsmethoden an, um automatisch mehrere oder sogar alle Wertfelder zu ändern. Im Folgenden werden einige dieser maschinellen Planungsmethoden erklärt. Zu den maschinellen Planungsmethoden gehören u.a. die Quoten. Die am häufigsten verwendete Quote dürfte wohl der Preis sein, da dieser aus folgenden Werten berechnet werden kann: Preis = Erlöse Absatzmenge (46) Nun könnten solche Quoten auch als Formel im Layout der Ergebnisrechnung hinterlegt werden. Der Vorteil der Planungsmethode ist jedoch, dass die Quoten auch aus Daten anderer Perioden, Planungspakete und Plan-/Istversionen ermittelt werden können. Ein Anwendungsfall wäre z. B. die Planung der Erlöse auf Basis der Istdaten aus einer vorangegangen Periode. In diesem Falle würden die Absatzmengen manuell geplant werden. Die Erlöse würden wie in (47) beschrieben ermittelt. t AM Plan PR Ist t 1 t = AM Plan Legende: AM Absatzmenge PR - Preis Erlöse t 1 Ist (47) t 1 AM Ist Die Bewertung ist eine Planungsmethode, mit der Werte aus anderen Teilplänen übernommen oder berechnet werden können. Dabei gibt es zwei unterschiedliche Bewertungsverfahren. Das erste Verfahren verwendet Konditionsschemen, das zweite nutzt die Erzeugniskalkulationen zur Bewertung. Konditionsschemen werden häufig zur Planung von Erlösschmälerungen verwendet. Dabei wird auf das Konditionsschema aus dem Vertriebsmodul (SD-Modul) aufgesetzt. Die Konditionen enthalten Berechnungsvorschriften beispielsweise für die Ermittlung von Rabatten 205. Die Rabatte hängen in aller Regel von anderen Werten ab, wie z. B. dem Umsatz eines Kunden. Über die Bewertung mit Konditionsschemen lassen sich 203) Vgl. SAP AG 2001e, S. 153 ff. 204) Vgl. Möhrlen, Kokot 1999, S. 313 f. 205) Es ist durchaus üblich, dass hier bis zu 50 Positionen der Erlösschmälerungen vorkommen. Seite 99

108 Kostenrechnung mit SAP ERP im Prinzip beliebige Wertfelder planen, die einen proportionalen Zusammenhang zu anderen Wertfeldern haben. Die Bewertung mit Erzeugniskalkulationen übernimmt die Kalkulationswerte in die Wertfelder der Ergebnisrechnung. Dieses Verfahren wird immer angewendet, um die Absatzmengen mit den Ergebnissen der Kalkulationen zu bewerten. Dabei lassen sich die Elemente der Kostenschichtung jeweils einem Wertfeld zuordnen. Da die Kosten der Schichtung in variable und fixe Bestandteile getrennt sind, kann diese Trennung auch in die Ergebnisrechnung übernommen werden, so dass eine Grenzkostenrechnung durchgeführt werden kann. Mit der Planungsmethode Ereignis lassen sich bestimmte Maßnahmen z. B. Werbemaßnahmen simulieren. Dazu werden einfach für einen bestimmten Zeitraum Umwertungen vorgenommen. Wenn beispielsweise davon ausgegangen wird, dass eine Werbemaßnahme den Absatz der beworbenen Produkte um 10% steigen lassen würde, dann wird die Planungsmethode Ereignis zum Anheben der Absatzmengen verwendet. Die Methode Periodenverteilung dient zur Aufteilung der geplanten Jahreswerte auf die Monate. Dies ist erforderlich, da die meisten Unternehmen ihre Zahlen auf Jahresebene planen und dann erst auf die Monate herunterbrechen. Im Prinzip handelt es sich um einen Spezialfall der Top-Down-Verteilung. Kundenerweiterungen können verwendet werden, um eigene Planungsmethoden zur Verfügung zu stellen. Dazu werden sogenannte User-Exits verwendet, so dass ein dahinter liegendes Programm beliebige Berechnungen und Datenübernahmen vornehmen kann. Die Planungsmethode Planungssequenz bietet die Möglichkeit, mehrere Planungsmethoden automatisch nacheinander auszuführen. Dies erleichtert die Arbeit in der Ergebnisplanung, sofern viele Planungsmethoden verwendet werden Planungsintegration Die Ergebnisrechnung benötigt Daten von anderen Komponenten des SAP-Systems. So müssen beispielsweise die Plankosten aus den Kalkulationen übernommen werden, um eine Plan-Ergebnisrechnung durchführen zu können. Neben den Produktkosten gilt es auch, die nicht auf Produkte verrechneten Materialkosten zu ermitteln. Während die Übernahme der Produktkosten recht einfach ist, gestaltet sich dies bei den Gemeinkosten schwieriger. Die Gemeinkosten können durch eine Umlage auf Ergebnisobjekte in die Ergebnisrechnung übernommen werden. Die Ergebnisobjekte lassen sich zwar nicht wie Kostenstellen direkt bebuchen, aber sie können über ihre Merkmale eingegrenzt und entsprechend kontiert werden. Allerdings ist es schwierig die Höhe der Umlage zu bestimmen, da in der Regel nur Ge - meinkosten umgelegt werden sollen, die nicht auf Produkte verrechnet wurden. In der Planung werden aber die Kostenstellen nicht durch die Kalkulationen entlastet, so dass nicht klar ist, in welcher Höhe die nicht verrechneten Kosten angefallen sind. Nur bei Kostenstellen und Aufträgen, die nicht auf Produkte verrechnen und sowieso direkt in die Ergebnisrechnung abrechnen, ist dies eindeutig. Neben den Kosteninformationen lassen sich auch Kennzahlen des Logistik-Informationssystems (LIS) in die Ergebnisrechnung übernehmen. Diese Kennzahlen dienen in der Regel nur als Berechnungsbasis für bestimmte monetäre Wertfelder oder Mengenfelder. Seite 100

109 Integrierte Istkostenrechnung Die Ergebnisrechnung übernimmt jedoch nicht nur Daten aus anderen Teilplänen. Die Ergebnisse der Planung werden wiederum an andere Teilpläne übergeben. Neben dem LIS ist, wie erwähnt, die Absatzund Produktionsgrobplanung (PP-SOP) die wichtigste Partnerkomponente der Ergebnisrechnung im Logistikbereich. Sie dient zur Planung der Produktionsmengen und verfügt über die notwendigen Schnittstellen in die Produktionskomponente und Kostenstellenrechnung des SAP-Systems. Häufig wird die Absatzplanung in der Ergebnisrechnung vorgenommen und der Absatzplan an das PP-SOP übergeben. Dort wird ein Kapazitätsabgleich vorgenommen, um mögliche Restriktionen bereits früh zu erkennen. Dann werden die geänderten Absatzmengen zur erneuten Bewertung zurück an das CO-PA übergeben. Wenn die Planung auf Ebene des CO-PA und SOP abgeschlossen worden ist, werden die vom SOP ermittelten Produktionsdaten an die Produktion und die Kostenstellenrechnung übergeben. Auf Basis der neuen Beschäftigungen auf den Hauptkostenstellen (im SAP-System als disponierte Leistung bezeichnet) können dann erneut die Beschäftigungen auf darunter liegenden Kostenstellen ermittelt werden. Im Anschluss kann auch noch mal ein Kalkulationslauf angestoßen werden, um die neuen Produktionsmengen und Kostenstellenleistungen zu berücksichtigen. Es lässt sich erahnen, dass bereits kleine Änderungen in den Absatzmengen zu massiven Auswirkungen bei den Vollkosten der Produkte führen. Eine Neuberechnung der Produktkosten wird jedoch in den Unternehmen meist vermieden, da alle Teilpläne betroffen sind und somit immer ein immenser Aufwand entsteht. Meist werden Korrekturen bei den Kosten dann nur noch in der Ergebnisrechnung berücksichtigt. Dies führt dazu, dass die Kostenstellen weiterhin mit ihren alten Vorgaben arbeiten, während die Ergebnisrechnung bereits von völlig anderen Werten ausgeht. Es dürfte nachvollziehbar sein, warum solche Planänderungen in der Praxis meist keine rechte Berücksichtigung finden. Mit anderen Worten, sie werden nicht in die Tat umgesetzt. Als Planungsintegration werden die beschriebenen Schnittstellen der Ergebnisrechnung zu den anderen Teilplänen der Module und Komponenten des SAP-Systems bezeichnet ISTBUCHUNGEN Während in der Planung einige Werte und Mengen direkt auf Ergebnisobjekte erfasst werden, stammen im Ist nahezu alle Werte und Mengen aus anderen SAP-Komponenten, die automatisch in die Ergebnisrechnung übernommen werden. Somit ist die Datenherkunft im Ist eine völlig andere als in der Planung. Die Abb. 62 zeigt, wie der Wertefluss der Ergebnisrechnung im Ist verläuft. Ein wichtiger Datenlieferant ist das Vertriebsmodul (SD-Modul). Sie dient zur Erfassung und Abwicklung von Kundenaufträgen (Bestellungen) und der Erstellung von Rechnungen, die im SAP-System als Faktura bezeichnet werden. Sobald eine Faktura erfasst worden ist, werden die Einzelposten direkt in die Ergebnisrechnung übernommen (hellgrauer Pfeil auf der rechten Seite in Abb. 62). Somit stehen der Ergebnisrechnung Informationen über Absatzmengen, Umsätze, Rabatte und Skonti sowie die Umsatzkosten zur Verfügung (siehe auch Abb. 63). Die Umsatzkosten werden im Rahmen der Faktura grundsätzlich auf Basis der Standardpreise (folglich auf Basis der Kalkulationen) ermittelt und können SAP intern auf der Faktura eingesehen werden. Die Umsatzkosten lassen sich außerdem in bestimmte durch die Kostenschichtung spezifizierte Kostenbestandteile zerlegen. Auf diese Weise können die Kosten beispielsweise nach Seite 101

110 Kostenrechnung mit SAP ERP Materialeinzelkosten, Materialgemeinkosten, Fertigungseinzelkosten, Fertigungsgemeinkosten sowie den Verwaltung- und Vertriebskosten getrennt ausgewiesen werden. Abb. 62: Wertflüsse im Ist Quelle: SAP AG 2001d, S Um bereits frühzeitig Informationen über Kundenaufträge in der Ergebnisrechnung zu haben, besteht die Möglichkeit bereits bei der Erfassung der Kundenbestellungen Erlös- und Kosteninformationen an die Ergebnisrechnung zu übergeben. Diese Kundenaufträge enthalten die gleichen Informationen wie eine Faktura, sind jedoch mit der Unsicherheit späterer Änderungen behaftet. Je nach Branche und Kunde schwankt damit der Informationsgehalt dieser Buchungen. Es handelt sich um Buchungen, die entsprechend gekennzeichnet werden. Aus dem Produktkosten-Controlling werden die Informationen zur Lagerbewertung in die Ergebnisrechnung übernommen. Die Lagerbestände werden mit den Standardpreisen bewertet und um die Produktionskostenabweichungen aus den Fertigungsaufträgen korrigiert. So stehen in der Ergebnisrechnung alle Informationen zu produzierten und abgesetzten Produkten zur Verfügung. Die erfassten Kosten im Gemeinkostencontrolling werden zum großen Teil auf die Produkte verrechnet, aber dennoch bleiben in der Praxis häufig Salden auf den Kostenstellen und Aufträgen stehen. Auch diese Kosten müssen in die Ergebnisrechnung übernommen werden. Auf der linken Seite in Abb. 62 ist der Wertefluss der Kosten aus dem Gemeinkostencontrolling als dunkelgrauer Pfeil dargestellt. Die Kosten werden zumeist 206 in der Finanzbuchhaltung (FI-Modul) erfasst und in das Controlling durchgebucht. Die Gemeinkosten aus den Kostenstellen, Aufträgen und Prozessen, die nicht auf Produkte verrechnet 206) Außer kalkulatorische Kosten. Seite 102

111 Integrierte Istkostenrechnung wurden, werden häufig mittels einer Umlage in die Ergebnisrechnung verrechnet. Bei den Aufträgen kann die Übernahme der Kosten in die Ergebnisrechnung auch im Rahmen der Abrechnung erfolgen. Weiterhin können die Gemeinkosten auch im Rahmen der Leistungsverrechnung an die Ergebnisrechnung verrechnet werden. Dies könnte beispielsweise bei erbrachten Transportleistungen erfolgen. 207 Dabei würde eine Leistungsmenge erfasst und später mit dem Plantarif bewertet werden. Die Erfassung der Abweichungen zwischen Plantarif und tatsächlich eingetretenen Kosten muss hierbei jedoch manuell konfiguriert werden. Ein weiteres Verfahren zur Abrechnung der Gemeinkosten an die Ergebnisrechnung ist die Template- Verrechnung. Wie bereits in Kapitel auf S. 39 beschrieben, handelt es sich dabei um eine Art der Formelplanung. Hierbei lassen sich beliebige Daten verwenden und Berechnungen vornehmen, deren Ergebnisse dann als Wert in die Ergebnisrechnung eingehen können. Prinzipiell können Ergebnisobjekte auch direkt kontiert werden. Sie lassen sich allerdings nicht direkt ansprechen, sondern nur über eine Merkmalskette, die wiederum eindeutig ein Ergebnisobjekt identifizieren. Solche Buchungen können aus der Finanzbuchhaltung oder für kalkulatorische Kosten direkt in der Ergebnisrechnung erfolgen. Abb. 63: Datenherkunft im CO-PA Quelle: SAP AG 2001d, S Die Abb. 63 zeigt die Herkunft der einzelnen Eingangspositionen in die Ergebnisrechnung. Neben den bereits erörterten Datenquellen ist hier auch das Projektmodul (PS-Modul) dargestellt. Die PSP-Elemente und Netzplanvorgänge werden vom SAP-System technisch wie Aufträge behandelt. Sie können mit den 207) Vgl. Möhrlen, Kokot 1999, S Seite 103

112 Kostenrechnung mit SAP ERP gleichen Verfahren wie die Innenaufträge in die Ergebnisrechnung übernommen werden. Die Kosten, die aus diesem Modul kommen, sind häufig Forschungs- und Entwicklungskosten. Sofern Daten für die Ergebnisrechnung aus Nicht-SAP-Systemen übernommen werden sollen, so kann dies mit den bereits erwähnten User-Exits erfolgen. SAP bietet hier eine vorkonfigurierte Schnittstelle über die Fremddaten in die Ergebnisrechnung übernommen werden können. Die Datenübernahmen sowie Eingabe von Einzelposten sind nur ein Aspekt der Istbuchungen in der Ergebnisrechnung. Ein weiterer Aspekt sind periodische Anpassungen, die innerhalb der Ergebnisrechnung mit den erfassten Daten erfolgen können. Im Rahmen der periodischen Anpassungen gibt es die Funktion Periodische Bewertung. Sie bietet die Möglichkeit, die erfassten Istdaten neu zu bewerten. Hinter dieser unscheinbaren Funktion verbirgt sich die Istkostenrechnung der Ergebnisrechnung, da diese Neubewertung auch mit Daten aus dem Material-Ledger (also der Istkalkulation) erfolgen kann. Dabei werden die aus den Datenübernahmen erzeugten Einzelposten nicht überschrieben. Es wird, wie im SAP-System üblich, ein neuer Einzelposten mit der Differenz aus dem alten Wert und der Buchung im Material-Ledger erzeugt. Dieses Delta wird bei der Ermittlung der Wertfeldsummen in die Berechnungen mit aufgenommen. Somit können die Istwerte des Material-Ledgers in der Ergebnisrechnung verwendet werden. Nicht alle Daten, die in die Ergebnisrechnung übernommen werden, liegen auf der gleichen Aggregationsebene vor. Daher gibt es auch im Ist die Möglichkeit, die Daten Top-Down zu verteilen. Dabei funktioniert die Top-Down-Verteilung im Ist genauso wie die in der Planung bereits beschriebene. So können beispielsweise die gesamten Frachtkosten, die für mehrere Produkte gemeinsam angefallen sind, mittels vordefinierter Verteilungsschlüssel auf Produktebene verteilt werden ABWEICHUNGEN Abweichungen gegenüber der Planung treten in einem Produktionsprozess fast immer auf. Es stellt sich aber die Frage, woher die Abweichungen kommen und wie sich diese auf die einzelnen Endprodukte verteilen. Je nach Ausgestaltung und Detaillierungsgrad der Ergebnisrechnung kann diese Frage mehr oder weniger gut beantwortet werden. Dazu müssen die entstandenen Abweichungen zunächst in die Ergebnisrechnung übernommen werden. Die Abweichungen entstehen auf den Kostenstellen, Innenaufträgen und den Kostenträgern 208. Die Abweichungsarten, die in Kostenstellen auftreten können, wurden bereits im Kapitel auf S. 45 beschrieben. Die Abweichungsarten der Kostenträgerrechnung sind im Kapitel auf S. 91 erörtert worden. Darüber hinaus entstehen bei der Kostenträgerrechnung typischerweise Abweichungen, die auf die Bewertung der Istleistung mit dem Standardpreis der Plankalkulation zurückzuführen sind. Diese Abweichungen werden ebenso am Periodenende in die Ergebnisrechnung übernommen. Die Abweichungen der Kostenstellen werden mit Hilfe einer Kostenstellenumlage in das Ergebnis gebucht. Dabei können die Abweichungen zunächst mit Hilfe der Abweichungsermittlung in Teilabweichungen zerlegt werden. Für jede Teilabweichung kann eine eigene Umlage definiert werden, so dass in der Ergebnisrechnung die jeweilige Abweichungskategorie gesondert ausgewiesen werden kann. 208) Vereinfacht wird hier von Kostenträgern gesprochen, obwohl die Abweichungen der Kostenträgerrechnung auf verschiedenen Fertigungsaufträgen entstehen. Seite 104

113 Integrierte Istkostenrechnung Abweichungen, die auf Kostenträgern entstehen, werden per Abrechnung in die Ergebnisrechnung übergeben. Es handelt sich dabei um die Abrechnung der Fertigungsaufträge. Zur Übernahme der Abweichungen aus den Fertigungsaufträgen bietet das SAP-System drei Möglichkeiten an: Abrechnung von Abweichungskategorien in die Ergebnisrechnung 209 Die Abrechnung von Abweichungskategorien in die Ergebnisrechnung ermöglicht einen besonders hohen Detaillierungsgrad. Dabei werden die durch die Abweichungsermittlung errechneten Teilabweichungen einzeln in das Ergebnis abgerechnet. Voraussetzung für diese Abrechnungsart ist: die Bewertung der Materialien mit Standardpreis, die Durchführung der Abweichungsermittlung, die Anpassung des Abrechnungsprofils zur Abrechnung von Abweichungen und die Anpassung der Abweichungszuordnung auf Wertfelder im Ergebnisschema. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können die Abweichungen auf die aktuell gefertigten Produkte abgerechnet werden. Eine Nachverrechnung der Abweichungen auf bereits produzierte und abgesetzte Produkte ist nicht möglich. Diese Möglichkeit besteht nur bei Verwendung des Material-Ledgers. Eine weitere Einschränkung besteht darin, dass die Abweichungskategorien nur auf Wertfelder abgerechnet werden können. Somit steht diese Abrechnungsart nur in der kalkulatorischen Ergebnisrechnung zur Verfügung. Abb. 64: Abweichungsabrechnung mit Hilfe von Abweichungskategorien (siehe SAP AG 2010b - Übernahme von Produktionsabweichungen) Die Abb. 64 zeigt ein Beispiel für die Abrechnung von Abweichungskategorien in die Ergebnisrechnung. Ein Fertigungsauftrag ist mit belastet. Die Entlastung zu den Standardkosten (Standardpreis * Ist- 209) Vgl. SAP AG 2001e, S. 299 f. Seite 105

114 Kostenrechnung mit SAP ERP Leistungsmenge) beträgt jedoch nur Somit bleiben als Deckung auf dem Auftrag stehen. Diese Abweichung wird nun mittels der Abweichungsermittlung in die Abweichungskategorien aufgeteilt 210. Im Beispiel handelt es sich um Preisabweichung, Mengenabweichung und Losgrößenabweichung. Diese Abweichungskategorien werden nun jeweils mit einer Umlage in jeweils ein Wertfeld der Ergebnisrechnung umgelegt, so dass dort nun die einzelnen Positionen ausgewiesen werden können. Die Gesamtabweichung wird zudem automatisch an die Ergebnisrechnung der Finanzbuchhaltung übergeben. Dort stehen die Abweichungskategorien nicht zur Verfügung, so dass nur die gesamten als Produktionsabweichung auswiesen werden. Das Gegenkonto für diese Buchung sind die Bestandsveränderungen 211. Kontierung von Produktionsabweichungen aus der Finanzbuchhaltung in die Ergebnisrechnung 212 Im Falle der Übernahme der Produktionsabweichungen aus der Finanzbuchhaltung kann nur ein pauschaler Ausweis der Abweichungen erfolgen. In diesem Falle wird die Abrechnung des Fertigungsauftrages nicht in die Ergebnisrechnung übergeben, sondern die automatische Kontierung im FI-Modul übernommen. Voraussetzung für diese Übernahme aus der Finanzbuchhaltung ist: die Bewertung der Materialien zu Standardpreisen, das Produktionsabweichungskonto (PRD-Konto) verrechnet automatisch in die Ergebnisrechnung, die Zuordnung der Verrechnung des PRD-Kontos auf ein Wertfeld. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, bucht das SAP-System die Abweichungen des Fertigungsauftrages direkt in die Finanzbuchhaltung. Im Anschluss wird automatisch eine Buchung auf dem Wertfeld der Produktionsabweichung in der Ergebnisrechnung durchgeführt. Somit können die Produktionsabweichungen auf den aktuell gefertigten Produkten ausgewiesen werden. Eine Nachverrechnung auf bereits produzierte und evtl. abgesetzte Produkte ist auch hier nicht möglich. Die Abb. 65 zeigt ein Bespiel für diese Abrechnungsart. Der Fertigungsauftrag ist wieder mit belastet. Die Entlastung zu Standardkosten beläuft sich auf , so dass eine Abweichung von entstanden ist. Diese Abweichung wird nicht direkt in die Ergebnisrechnung übergeben, sondern in der Finanzbuchhaltung gebucht. Wenn diese Buchung erfolgt, wird automatisch eine Übergabe an die Ergebnisrechnung gestartet, so dass die Abweichung dort auswiesen wird. Diese Abrechnungsart kann sowohl für die kalkulatorische als auch die buchhalterische Ergebnisrechnung verwendet werden. 210) Zu den Abweichungskategorien siehe S. 45 f. 211) Da in der Finanzbuchhaltung nur die Gesamtabweichung ausgewiesen wird, kann in der buchhalterischen Ergebnisrechnung ebenso nur diese dargestellt werden. 212) Vgl. SAP AG 2001e, S. 300 f. Seite 106

115 Integrierte Istkostenrechnung Abb. 65: Direktkontierung von Produktionsabweichung in die Ergebnisrechnung (siehe SAP AG 2010b - Übernahme von Produktionsabweichungen) Nachverrechnung von Produktionsabweichungen mit Hilfe des Material-Ledgers Bisher wurden zwei Abrechnungsarten dargestellt, die keine Nachverrechnung auf bereits produzierte und evtl. abgesetzte Produkte erlauben. Mit Hilfe des Material-Ledgers 213 lassen sich die bereits produzierten Produkte mit den tatsächlichen Istkosten und somit den entstandenen Abweichungen nachbewerten. Im Prinzip handelt es sich dabei nicht um ein eigenes Verfahren der Abweichungsabrechnung von Fertigungsaufträgen. Vielmehr werden die Materialien bei Verwendung des Material-Ledgers nicht mehr mit den Standardpreisen der Plankalkulation bewertet, sondern es erfolgt eine nachträgliche Kalkulation des Standardpreises auf Basis der Istbelastungen. Somit entsprechen die Standardkosten 214 nunmehr den Istbelastungen. Es handelt sich also um eine Neuberechnung und nicht um eine Nachverrechnung. Bei Verwendung des Material-Ledgers werden die vorläufig in der Finanzbuchhaltung gebuchten Abweichungen korrigiert. Anschließend kann diese Korrektur automatisch in die Ergebnisrechnung übernommen werden. Dabei ist es denkbar, dass die Korrekturbuchung 215 (die nur als Gesamtabweichung vorgenommen werden kann) in die buchhalterische Ergebnisrechnung eingeht, während die kalkulatorische Ergebnisrechnung die Abweichung nach Abweichungskategorien übernimmt INFORMATIONSSYSTEM Die bisherigen Ausführungen zur Ergebnisrechnung beschäftigten sich nur mit der Planung und der Ist- Übernahme sowie Manipulation der Daten. Die Darstellung der Informationen der Ergebnisrechnung erfolgt mit Hilfe des Informationssystems, welches die sogenannten Reports umfasst. Sie bilden die Basis zur Anzeige der erfassten Daten. Sie sind vom Benutzer zu erstellen und sind nicht vorgefertigt. Dies wäre 213) Näheres Material-Ledger in Kapitel auf S ) Standardkosten = Standardpreis * Istbelastung 215) Grundsätzlich kann die Korrekturbuchung sowohl in die buchhalterische als auch in die kalkulatorische Ergebnisrechnung eingehen. Seite 107

116 Kostenrechnung mit SAP ERP auch nicht möglich, da die Ergebnisrechnung wie beschrieben keine starren Strukturen besitzt. Folglich müssen auch die Auswertungen speziell an die Gegebenheiten der vorliegenden Ergebnisrechnung angepasst werden. Abb. 66: Berichtserstellung in der Ergebnisrechnung Merkmale (SAP-System) Die Abb. 66 zeigt den Einstieg in die Berichtserstellung in der Ergebnisrechnung. Zunächst müssen die für den Bericht zu verwendenden Merkmale ausgewählt werden. Sie definieren somit, welche Ergebnisobjekte Verwendung finden sollen und somit die Aggregationsebene des Berichtes. Auf der rechten Seite werden alle verfügbaren Merkmale angezeigt. Die Verfügbarkeit basiert auf den kontierten Ergebnisobjekten. Auf der linken Seite werden die bereits ausgewählten Merkmale angezeigt. In Abb. 66 ist dies nur das Merkmal Artikel. Darüber hinaus können dort die Merkmalswerte eingeschränkt werden, so dass beispielsweise nur Artikel mit den Anfangsbuchstaben EU angezeigt werden. Eine weitere Möglichkeit ist die Erstellung von Hierarchien. So können im Bericht aufklappbare Bäume verwendet werden. Die Abb. 67 zeigt beispielhaft eine solche Hierarchie für das Merkmal Artikel. Abb. 67: Beispiel einer Hierarchie im Ergebnisbericht (SAP-System) Die im Ergebnisbericht verwendeten Hierarchien hängen nicht mit den Merkmalsableitungen oder anderen Hierarchien des SAP-Systems zusammen. Sie müssen im jeweiligen Bericht angelegt werden und haben sonst auch keinen Bezug zu anderen SAP Komponenten. Die in Abb. 67 dargestellten Hierarchie- Seite 108

117 Integrierte Istkostenrechnung knoten stellen Produktgruppen dar. Bei ihnen werden die summierten Werte der untergeordneten Artikel angezeigt. Abb. 68: Merkmalsaufwahl im ad hoc Ergebnisbericht (SAP-System) Neben den Merkmalen müssen auch Kennzahlen ausgewählt werden. Die Abb. 68 zeigt das Auswahlfenster bei einem ad hoc Ergebnisbericht. Im diesem Beispiel wurden alle Kennzahlen zur Anzeige ausgewählt. Abb. 69: Report Painter (SAP-System) Komplexer wird das anlegen von Ergebnisberichten, wenn es sich nicht mehr um einen ad hoc Bericht handelt. In diesem Falle muss der Benutzer den kompletten Bericht selbst definieren. Dies erfolgt mit dem sogenannten Report Painter. Seite 109

118 Kostenrechnung mit SAP ERP Die Abb. 69 zeigt beispielhaft einen Bericht im Report Painter. Im Hintergrund und auf der linken Seite ist das Layout des Berichts zu erkennen. Im Vordergrund ist die Elementedefinition der Absatzmenge dargestellt. Der Benutzer kann beliebige Elemente in den Bericht aufnehmen. Diese Elemente können Informationen aus den Wertfeldern umfassen oder aber wie z. B. der DB1/Stück eine Formel sein. Darüber hinaus muss natürlich immer festgelegt werden, ob es sich um Plan- oder Istdaten handelt. Die Gestaltungsfreiheiten im Report Painter sind sehr groß, so dass auch die ausgefallensten Berichte erstellt werden können. Wenn dies nicht reichen sollte, so können die Berichte durch ABAP 216 Programme ergänzt werden, so dass es letztlich keine Grenzen der Gestaltbarkeit von Ergebnisberichten in der Ergebnisrechnung gibt ) ABAP ist die Programmiersprache des SAP-Systems. Alle Komponenten des Systems sind in dieser Sprache geschrieben. 217) Ein mittelständisches Chemieunternehmen aus Bitterfeld hat seine Ergebnisberichte vollständig in ABAP umgesetzt. Es handelt sich um die komplexesten Berichte, die im Rahmen von Projekten des Lehrstuhles für Unternehmensrechnung und Controlling der Technischen Universität Berlin bisher analysiert wurden. Seite 110

119 Integrierte Istkostenrechnung 2 Integrierte Zielverpflichtungsplanung Ziel dieser Arbeit ist die Übernahme der SAP Ist-Kostenrechnung in das System der Integrierten Zielverpflichtungsplanung (INZPLA). Dazu muss die Kostenrechnung des SAP-Systems in die Systematik der INZPLA-Kostenrechnung transformiert werden. Bevor jedoch eine solche Transformation beschrieben werden kann, muss zunächst die Struktur der INZPLA-Kostenrechnung beschrieben werden, da sie sich sehr stark von der Kostenrechnung des SAP-Systems unterscheidet. Die INZPLA-Theorie wurde von Professor Eckart Zwicker an der Technischen Universität Berlin entwickelt. Die Theorie hat dabei auch Eingang in ein Softwaresystem gefunden, welches am Lehrstuhl von Professor Zwicker entwickelt wird. Die Software wird im Rahmen eines Universitätsprojektes bei einem DAX-notierten Grundstoffproduzenten zur Mittelfristplanung aktiv eingesetzt 218. Dieses Kapitel liefert die Grundlagen zum Verständnis der Integrierten Zielverpflichtungsplanung und gibt den derzeitigen Entwicklungsstand wieder. Für eine erschöpfende Darstellung der Integrierten Zielverpflichtungsplanung sei auf die Werke von ZWICKER 219 verwiesen. 2.1 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Die Integrierte Zielverpflichtungsplanung und -kontrolle ist ein computergestütztes Verfahren der operativen Planung und Kontrolle in Unternehmen. 220 Es deckt den kompletten Bereich der Kostenleistungsrechnung (KLR) sowie der Unternehmensergebnisrechnung (UEFI) ab. Im Rahmen dieser Arbeit wird jedoch nur auf das Kostenleistungsmodell eingegangen 221. Das INZPLA-System verwendet keinerlei qualitative Maßgrößen, sondern ausschließlich quantitative Größen. Dies entspricht dem Grundsatz der Integrierten Zielverpflichtungsplanung what you can't measure, you can't manage und sinnvoll messen lassen sich nur quantitative Größen. Diese Größen werden über Gleichungen in Verbindung gebracht, so dass ein zusammenhängendes Gleichungssystem für das gesamte Kostenrechnungsmodell erstellt werden kann. Dies lässt sich anhand der Abb. 70 nachvollziehen, in der das bekannte DuPont Kennzahlensystem dargestellt ist. Die quantitativen Größen sind hier die Herstellkosten, die Verwaltungs- und Vertriebskosten, der Umsatz, die Vorräte, die Forderungen, die liquiden Mittel sowie das Anlagevermögen. Die Größen im DuPont Kennzahlensystem werden nun über eine hierarchische Anordnung weiterer Kennzahlen aggregiert, bis der Return-On-Investment (RoI) ermittelt werden kann. Obwohl es sich hierbei eigentlich um ein Beispiel aus dem Bilanzmodell handelt, ist es dennoch geeignet, auch die Zusammenhänge im Kostenleistungsmodell zu erläutern. 218) Näheres hierzu in Lehnert ) Vgl. hierzu u.a. Zwicker 2010b. 220) Zwicker 2010a, S ) Einen tieferen Einblick in die Modellierung von UEFI-Modellen liefert Hummen Seite 111

120 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung ROI VU UR V G UV K VR FO LM AV U HK VwK VtK Abb. 70: RoI Schema nach DuPont Quelle: In Anlehnung an Stephan 2006, S. 21. In der untersten Hierarchiestufe des DuPont Kennzahlensystems in Abb. 70 sind die Eingangsgrößen des Modells dargestellt. Sie sind die exogenen Größen des Modells. Mit Hilfe von Gleichungen werden sie auf den höheren Hierarchiestufen zu endogenen Größen aggregiert. So ergibt sich für die Kosten die Gleichung (48). K = HK VwK VtK (48) Legende: K Kosten HK Herstellkosten VwK Verwaltungskosten VtK Vertriebskosten Das Umlaufvermögen kann mittels der Gleichung (49) ermittelt werden. UV = VR FO LM (49) Legende: UV Umlaufvermögen VR Vorräte FO Forderungen LM liquide Mittel Das Gesamtvermögen ergibt sich nach (50). V = UV AV (50) Legende: V Vermögen AV Anlagevermögen Über weitere Gleichungen (51) wird schließlich der RoI ermittelt. Seite 112

121 Integrierte Istkostenrechnung G = U K VU = U V (51) UR = G U RoI = VU UR Legende: G Gewinn U - Umsatz VU Vermögensumschlag UR Umsatzrentabilität RoI Return-On-Investment Wenn nun von einem Kostenleistungsmodell ausgegangen wird, so lassen sich alle Gleichungsformen auf einen simplen Zusammenhang reduzieren. Es handelt sich immer um eine Bestellmengen-Preis-Beziehung (siehe Abb. 71), denn genau das wird in einem Kostenleistungsmodell dargestellt. Selbst komplexere Verrechnungsverfahren des SAP-Systems können auf diesen Zusammenhang zurückgeführt werden 222. Auf diese Weise kann die Transparenz eines Kostenleistungsmodells deutlich erhöht werden. Preis Bestellmenge Abb. 71: Preis-Bestellmengen-Beziehung Bezieht eine Kostenstelle X beispielsweise eine Leistung von der Kostenstelle Y, so kann diese Nachfrage als Bestellung interpretiert werden. Die nachgefragte Menge wird von der Kostenstelle Y geliefert und für diese Lieferung wird der Kostenstelle X ein Preis in Rechnung gestellt. Es ergibt sich die beschriebene Bestellmengen-Preis-Beziehung. Diese Beziehung gilt nicht nur für Kostenstellen, sondern ebenso für Kostenträger und Aufträge sowie zwischen den unterschiedlichen Kostenrechnungsobjekten. Die Bestellmengen-Preis-Beziehung bildet die Basis aller INZPLA-Kostenrechnungsmodelle und kann alle SAP- Verrechnungsverfahren abbilden. Die exogenen Größen des Kostenleistungsmodells werden im Rahmen der INZPLA-Theorie als Basisgrößen bezeichnet. Dabei handelt es sich ausnahmslos um Größen, für die ein Bereich des Unternehmens verantwortlich gemacht werden kann. Dies ergibt sich zwingend, da ein Kostenleistungsmodell gerade die betrieblichen Abläufe und Wertschöpfungskette nachbildet. Eingangsgrößen in das Modell müssen somit mit der betrieblichen Leistungserstellung direkt oder zumindest indirekt in Zusammenhang stehen. Somit ergibt sich für den jeweiligen Betriebsbereich eine Verantwortlichkeit für die ihn betreffenden exogenen Größen des Kostenleistungsmodells. 222) Vgl. Flemming Seite 113

122 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Die Basisgrößen lassen sich im Rahmen ihres planungslogischen Status in vier Kategorien einordnen, wie in Tabelle 21 dargestellt. Nicht beeinflussbare Basisgrößen veränderlich - Nicht veränderlich 3. Unbeeinflussbare Basisgrößen Beeinflussbare Basisgrößen 1. Basisziele 2. Entscheidungsvariablen 4. Entscheidungsparameter Tabelle 21: Typen von Basisgrößen 223 Die Basisgrößen weisen zwei Eigenschaften auf, nach denen sie eingeteilt werden können. Die in Tabelle 21 dargestellte Beeinflussbarkeit bezieht sich auf die mögliche Einflussnahme des Unternehmens auf die Basisgröße, die z. B. beim Absatzpreis gegeben ist. Die Veränderlichkeit der Basisgrößen bezieht sich auf die Planungsschritte der klassischen Planungstriade 224. Im Rahmen dieser Planungsschritte können bestimmte Basisgrößen verändert werden. Die Basisziele sind für die Planung und Kontrolle die wichtigsten Basisgrößen. Sie sind von den Verantwortungsbereichen beeinflussbar und werden durch Verhandlung festgelegt. Die Bereiche verpflichten sich im Rahmen der Planung zur Erfüllung der Basisziele. Zu den Basiszielen zählen beispielsweise die Absatzmenge, der Proportionalkostensatz, fixe Kosten sowie Verbrauchsmengen. Die Entscheidungsvariablen sind ebenso voll beeinflussbar, allerdings haben sie keine Auswirkungen auf die Basiszieleinhaltung. Die Bereiche müssen sich dennoch für die Festlegung der Variablen bzw. Einhaltung eines durch eine Gleichung bestimmten Wertes verantworten. Entscheidungsvariablen verändern sich im Rahmen der Planung durch Optimierung immer. Entscheidungsvariablen treten in nahezu keinen Kostenleistungsmodellen in der Praxis auf. Entscheidungsparameter weisen nahezu die gleichen Eigenschaften wie Entscheidungsvariablen auf. Sie werden jedoch zumeist vom Topmanagement festgelegt, wobei dieses dann auch die Festlegungsverantwortung übernimmt. Sie werden im Rahmen der Planungsphasen nicht geändert, obwohl dies zum Teil möglich wäre. Ein klassisches Beispiel eines Entscheidungsparameters ist der Absatzpreis. Da er ein Geschäftsgrundlagenparameter des Absatzbereiches ist und die gesamte Absatzplanung auf ihm basiert, kann er nicht mehr geändert werde, ohne eine komplette Neuplanung in Kauf zu nehmen. Unbeeinflussbare Basisgrößen treten in fast allen Unternehmen auf. Sie können nicht vom Unternehmen beeinflusst werden. Es handelt sich beispielsweise um Marktzinsen und Wechselkurse. Sie können für eine Planungsperiode nur geschätzt werden, so dass hier eine Prognoseverantwortung vorliegt. Sie werden als nicht veränderlich angenommen, da es keinen Sinn ergeben würde, die Prognose im Rahmen der Planungsphasen derart abzuändern, dass das gewünschte Betriebsergebnis erreicht wird. Daher wird auch in der Zelle in Tabelle 21 nicht beeinflussbare Basisgrößen / veränderlich keine Basisgröße angegeben. 223) Vgl. Zwicker 2010a, S. 10 f. 224) Die klassische Planungstriade umfasst die Schritte Bottom-Up, Top-Down und Konfrontation, die von vielen Unternehmen auch so praktiziert wird. Seite 114

123 Integrierte Istkostenrechnung Ausgehend von den Basisgrößen wird im Rahmen eines Kostenleistungsmodells ein Unternehmensziel definiert, ähnlich, wie es im DuPont-Schema erfolgt. Über ein Gleichungsmodell, welches die Basisgrößen mit dem Unternehmensziel (oder Topziel) verknüpft, kann dann durch numerische Spezifikation der Basisgrößen das Topziel berechnet werden. In der Kostenleistungsrechnung handelt es sich bei diesem Topziel zumeist um das Betriebsergebnis. Es ließen sich aber auch andere und sogar mehrere Topziele definieren Modellstruktur der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Nachdem die Basisgrößen und somit die exogenen Größen erläutert wurden, soll nun auf das Gleichungsmodell der Kostenleistungsrechnung im Rahmen der INZPLA-Theorie eingegangen werden GLEICHUNGEN DER INTEGRIERTEN ZIELVERPFLICHTUNGSPLANUNG Das Gleichungsmodell einer Kostenleistungsrechnung in der Integrierten Zielverpflichtungsplanung besteht aus zwei Arten von Gleichungen, Hypothesen- und Definitionsgleichungen. Hypothesengleichungen beschreiben Behauptungen, die falsifizierbar sind. Die Falsifizierbarkeit wird auch als Popper-Kriterium bezeichnet und geht auf Karl Popper zurück 226. Naturwissenschaftliche Modelle umfassen fast ausschließlich Hypothesengleichungen, da sie Behauptungen aufstellen, die falsifiziert werden können. So beschreiben einige naturwissenschaftliche Modelle bestimmte physikalische Eigenschaften unter bestimmten Rahmenbedingungen sehr gut, versagen aber bei wechselnden Bedingungen. Wie in der Naturwissenschaft treten auch in Kostenleistungsmodellen Hypothesen in Gleichungsform auf. So handelt es sich beispielsweise bei der Gleichung (52) um eine Hypothese. K = FK PKS BS (52) Legende: K Kosten FK Fixkosten PKS Proportionalkostensatz BS Beschäftigung Die Gleichung (52) beschreibt den Zusammenhang zwischen Gesamtkosten K, den Fixkosten FK sowie den variablen Kosten PKS * BS. In der Praxis können häufig nur die Gesamtkosten und die Beschäftigung gemessen werden. Die fixen und variablen Kosten können nicht gemessen werden. Es wird behauptet, dass zwischen der Beschäftigung und den gesamten Kosten K ein linearer Zusammenhang besteht. Es dürfte recht leicht sein, in der Realität Wertekombinationen zu finden, die diese Aussage falsifiziert. Denn viele Kosten entwickeln sich nicht linear zu Beschäftigung, so beispielsweise sprungfixe Kosten oder Kosten bei abnehmendem Grenzertrag. Dennoch ist es selbstverständlich, dass Hypothesengleichungen im Rahmen von Kostenleistungsmodellen Verwendung finden. Sie erleichtern die Planungsarbeit und das Durchrechnen der Modelle 227. Darüber hinaus betrachtet der Controller selten das gesamte mögliche 225) Vgl. Zwicker 2008d, S. 44 ff. 226) Vgl. hierzu das Werk von Popper ) Bei Istmodellen werden Hypothesengleichungen eigentlich nicht benötigt. Es hat sich jedoch erwiesen, dass sie dennoch in Istmodellen vorkommen müssen. Vgl. Kapitel Seite 115

124 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Ausprägungsspektrum von 0 bis, sondern nur ein kleines Intervall, in dessen Grenzen die meisten Kurven fast linear werden 228. Die Definitionsgleichungen können nicht falsifiziert werden. Sie beschreiben einen definierten Zusammenhang, der vom Modellersteller vorgegeben wird. So sind beispielsweise alle Kennzahlen des RoI Schemas in Abb. 70 durch Definitionsgleichungen hergeleitet 229. Eine klassische Definitionsgleichung in einem Kostenleistungsmodell ist die Gewinngleichung (53). G = U K (53) Die Gleichung enthält zwei Beobachtungsgrößen, Umsatz U und Kosten K. Die Gewinngröße G kann hingegen nicht beobachtet werden, sondern ist über (53) definiert. Eine Hypothesengleichung liegt nicht vor, da nur U und K beobachtet werden können, aber niemals die erklärte Größe G. Somit bietet (53) keinen Ansatzpunkt der Falsifikation. Im Allgemeinen kann gesagt werden, dass Definitionsgleichungen Nicht-Beobachtungsgrößen erklären. Da die erklärte Größe nicht gemessen werden kann, kann der definierende Term entsprechend auch nicht falsifiziert werden. Anders ist es bei den Hypothesengleichungen. Sie haben als erklärte Größe eine Beobachtungsgröße. Stimmt im Ist der durch die erklärenden Größen ermittelte Wert nicht mit der erklärten Größe überein, so ist die Hypothese falsifiziert. Es mag unsinnig anmuten die Gleichungen eines Kostenleistungsmodells genauer zu analysieren, aber dies ist nicht der Fall. Nur wenn die Modellstruktur bekannt ist, lassen sich die Unterschiede zwischen der Planung und dem Ist nachvollziehen. Denn im Ist dürften eigentlich gar keine Hypothesengleichungen auftreten. Auf diese strukturellen Unterschiede soll jedoch erst im Kapitel 2.2 auf S. 147 ff. eingegangen werden. Im Rahmen der Basisgrößen wurden verschiedene Verpflichtungsarten beschrieben. Sie beziehen sich alle auf einzelne Basisgrößen und deren Ausprägung. Dieses Vorgehen entspricht im wesentlichen der starren Plankostenrechnung. Nun ist es allgemein anerkannt, dass die starre Plankostenrechnung inferior ist und durch die flexible Plankostenrechnung ersetzt werden sollte 230. INZPLA verfolgt immer eine flexible Plankostenrechnung, wie sie Kilger propagiert hat. Aus diesem Grunde werden die Ziele nicht starr festgelegt, sondern als Zielverpflichtungsfunktionen formuliert. Eine wichtige Zielverpflichtungsfunktion ist beispielsweise die klassische Kostenfunktion in (54). K = FK PKS BS (54) Sie stellt eine Form der festen und proportionalen Zielverpflichtungsfunktion dar, wie in Abb. 72 unten graphisch dargestellt ist. Die Kosten können bei einer solchen Zielverpflichtungsfunktion für wechselnde Beschäftigungen ermittelt werden, so wie es die flexible Plankostenrechnung vorsieht. Es lassen sich aber nicht nur Kostenfunktionen auf diese Weise formulieren, sondern auch Verbrauchsmengenverpflichtungen. Die Gleichung (55) zeigt die entsprechende Zielverpflichtungsart. 228) Mathematiker mögen dem Autor diese Ausführung verzeihen. 229) Die Größen oberhalb der untersten Hierarchiestufe sind alle Kennzahlen, die durch Definitionsgleichungen hergeleitet werden. 230) Zur starren und flexiblen Plankostenrechnung siehe beispielsweise Ebert 2004, S. 139 ff oder Kilger Seite 116

125 Integrierte Istkostenrechnung GVM = FM VMS BS (55) Legende: GVM gesamte Verbrauchsmenge FM fixe Verbrauchsmenge VMS Verbrauchsmengensatz BS Beschäftigung Zielverpflichtungsart Zielverpflichtungsfunktion Feste Zielverpflichtungen Verbrauchsmenge Kostenwert BS Beschäftigungsintervall BS Beschäftigungsintervall Proportionale Zielverpflichtungen Verbrauchsmenge Kostenwert BS Beschäftigungsintervall BS Beschäftigungsintervall Kombination beider Zielverpflichtungen Verbrauchsmenge Kostenwert BS Beschäftigungsintervall BS Beschäftigungsintervall Abb. 72: Arten von Zielverpflichtungsfunktionen Die festen und proportionalen Zielverpflichtungen treten nicht immer in Kombination auf, sondern auch einzeln, wie in der Abb. 72 dargestellt. Die Gleichungen (55) und (56) beschreiben diese Zielverpflichtungsarten. K = FK GVM = FM (56) und Seite 117

126 i i Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung K = PKS BS GVM = VMS BS (57) Wenn Bereiche für die Einhaltung einer Zielverpflichtungsfunktion verantwortlich sind, dann werden diese nicht den gesamten theoretisch möglichen Zahlenraum der Beschäftigung akzeptieren. Denn dies würde bedeuten, dass auch pathologische Fälle, wie eine Beschäftigung von null abgedeckt wären. Im Rahmen der Planung wird jedoch immer von einer bestimmten Beschäftigung ausgegangen. Wenn die Istbeschäftigung später stark von Planbeschäftigung abweicht, dann dürfte die Zielverpflichtungsfunktion keine Gültigkeit mehr haben. Die Funktion hätte bei einer starken Abweichung der Beschäftigung wahrscheinlich einen völlig anderen Verlauf. Aus diesem Grunde muss zu jeder Zielverpflichtungsfunktion auch ein Beschäftigungsintervall (wie in Abb. 72 dargestellt) angegeben werden. Dieses Beschäftigungsintervall wird in der INZPLA Theorie als Zielverpflichtungsintervall bezeichnet. (1) (2) (3) (4)=(2-3) * 1 Hyperstrukturmodell (1) F ixk oste n 1. Schritt: Nichtgleichungseingaben (Auswahl der Modelltableaus, n = 2, m = 3) Strukturmodell 2. Schritt: Numerische Spezifikation (AM 1 = 50 Stck.,...) 2 DB i = 1 SDB... Numerisch spezifiziertes Strukturmodell Abb. 73: Ableitung vom Hyperstrukturmodell zum numerisch spezifizierten Strukturmodell Quelle: Zwicker 2010 Das Kostenleistungsmodell eines Unternehmens umfasst viele tausend Gleichungen. Es wäre äußerst unpraktisch, müssten diese Gleichungen von Hand eingegeben werden. Um dies zu verhindern, ist im INZPLA-System ein sogenanntes Hyperstrukturmodell vordefiniert. Im Prinzip handelt es sich dabei um vorgefertigte Tableaus 231, die die häufigsten Gleichungen eines Kostenleistungsmodells umfassen. Die Formulierung eines solchen Tableausystems ist möglich, da Kostenleistungsmodelle im wesentlichen identische Gleichungen enthalten. Somit kann das Hyperstrukturmodell auf viele, wenn nicht alle Unternehmen angewendet werden. Die Abb. 73 zeigt, wie aus einem Hyperstrukturmodell im ersten Schritt ein spezifisches Unternehmensmodell entsteht. Dieses auf die Unternehmensorganisation angepasste Hyper- 231) Die Zielverpflichtungsfunktionen werden im INZPLA-System in Tableauform dargestellt (siehe Abb. 74). Artikel / Produkt (1) (2) (3) (4)=(2-3) * 1 Absatzmenge preis satz beitrag Absatz - Grenzkosten- Deckungs- Artikel / Produkt (1) (2) (3) = 1-2 Summe der Summe der Betriebsergebnis Fixkoste nart Deckungsbeiträge Fixkosten (1) (2) (3) (4)=(2-3) * 1 Absatzmengpreisatbeitrag Absatz- Grenzkosten- Deckungs- Artikel / Produkt Artikel 1 AM1 PR1 GKS1 DB1 Artikel 2 AM2 PR2 GKS2 DB2 Absatzmenge Absatzpreis Grenzkostensatz Deckungsbeitrag Artikel Artikel DB i = Seite 118

127 Integrierte Istkostenrechnung strukturmodell wird Strukturmodell genannt. Bei diesem Prozess werden die benötigten Modelltableaus ausgewählt, die Kostenarten und Kostenträger angelegt und die Verrechnungsverfahren definiert. Erst im zweiten Schritt werden die Tableaus mit Werten gefüllt, so das ein numerisch spezifiziertes Modell entsteht, das durchgerechnet werden kann. Der Nachteil bei Verwendung eines Hyperstrukturmodells ist, dass nur betriebliche Vorgänge abgebildet werden können, die bereits vordefiniert und somit antizipiert wurden. Um diesem Nachteil zu begegnen, wurde das sogenannte Beziehungstableau eingeführt, welches beliebige Gleichungen aufnehmen kann. Es hat keinerlei vordefinierten Inhalt, so dass bei seiner Verwendung alle Gleichungen manuell eingegeben werden müssen. Darüber hinaus müssen auch die semantischen Informationen (z. B. ob es sich bei einer bestimmten Variable um eine Kosten- oder eine Mengeninformation handelt) manuell erfasst werden. Die Verwendung von Beziehungstableaus ist daher recht mühsam, aber auf diese Weise lassen sich alle Vorgänge im Unternehmen, sofern sie sich in Gleichungsform ausdrücken lassen, modellieren MODELLTABLEAUS Modelltableaus bieten nicht nur die Möglichkeit auf einfache Weise Gleichungen abzubilden, sie können darüber hinaus die Informationen eines Kostenleistungsmodells übersichtlich darstellen. Aus diesem Grunde wird das gesamte Kostenleistungsmodell im INZPLA-System in Tableauform dargestellt. Dies reicht von den Kostenstellen über die Kostenträger bis hin zur Ergebnisermittlung. Die Tableaus sind untereinander verknüpft, so dass ein durchgängiges Gleichungssystem von den Basisgrößen bis zum Topziel entsteht. Um die Transparenz des Kostenrechnungssystems zudem zu erhöhen, kann diesen Verknüpfungen gefolgt werden, um von einem Tableau zum anderen zu gelangen und somit die Entstehung von bestimmten Kosten genau nachzuvollziehen. Die Tableaus und einige ihrer Ausprägungen werden im Folgenden erläutert Kostenarten- und Kostenträgertableau Zu den wichtigsten Standard-Tableaus gehören das Kostenartentableau einer Bezugsgrößenstelle sowie das Kostenträgertableau. Sowohl das Kostenarten- als auch das Kostenträgertableau umfasst eine Übersicht der auf das betreffende Kostenobjekt verrechneten Kostenarten. Auf Grund ihrer unterschiedlichen Funktionen unterscheiden sie sich jedoch in der Struktur. Das Kostenartentableau ist ein Teiltableau einer Kostenstelle bzw. eines Innenauftrages 233. Neben dem Kostenartentableau besitzt eine Kostenstelle immer mindestens ein Beschäftigungsermittlungs- und ein Kostensatzbestimmungstableau. Sofern es sich um eine Mehrbezugsgrößenstelle handelt, also eine Kostenstelle mit mehr als einer Bezugsgröße, so treten diese drei Tableaus jeweils für eine Bezugsgröße auf. Bei zwei Bezugsgrößen in einer Kostenstelle würden dann entsprechend zwei Kostenartentableaus auftreten sowie zwei Beschäftigungsermittlungs- und zwei Kostensatzbestimmungstableaus. Die Abb. 74 zeigt das Kostenartentableau. Es umfasst noch mal die Beispiele zu den Verpflichtungsarten, die bereits in Kapitel auf S. 115 f. behandelt wurden. 232) Das Beziehungstableau entspricht am ehesten der Templateplanung im SAP-System. 233) Innenaufträge sind im INZPLA-System eigentlich nicht vorgesehen. Sie wurden jedoch im Rahmen der SAP Datenübernahme modelliert, so dass sie nun auch im INZPLA zur Verfügung stehen. Im Gegensatz zum SAP-System gibt es im INZPLA-System (bis auf die Bezeichnung) keine Unterschiede zwischen Kostenstellen und Innenaufträgen. Seite 119

128 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung = = =1 5 8=3 4 9=7+8 10=5+6 Kostenart Preis Beschäftigung Fixe Verbrauchsmenge Variable Verbrauchsmenge Fixkosten Variable Kosten Verbrauchsmengensatz Proportionalkostensatz Gesamtkosten Bestellmenge 1 FK 1 GK 1 2 PKS 2 BS VK 2 GK 2 3 PKS 3 BS FK 3 VK 3 GK 3 4 PR 4 FM 4 FK 4 GK 4 BM 4 5 PR 5 VMS 5 PKS 5 BS VM 5 VK 5 GK 5 BM 5 6 PR 6 VMS 6 PKS 6 BS FM 6 VM 6 FK 6 VK 6 GK 6 BM 6 Summe (primär) Summe (sekundär) PFK PVK PK SFK SVK SK Summe (ges.) FK VK GK / Beschäftigung BS BS BS Abb. 74: Kostenartentableau = VS VSF VSV VSG Wie bei allen Tableaus im INZPLA-System sind im Tableaukopf nicht nur die Spalteninhalte angegeben, sondern auch ihre Berechnungsvorschrift (sofern es eine gibt). Das Kostenartentableau in Abb. 74 hat elf Spalten, wobei die Zahl der Spalten variieren kann. In Abhängigkeit der auftretenden Größen werden ungenutzte Spalten ausgeblendet. Unabhängig der verwendeten Größen beginnt das Kostenartentableau immer mit der Kostenartenspalte. In dieser Spalte sind die auf das Kostenobjekt verrechneten Kostenarten angegeben, somit also die Belastungen der Kostenstelle. Im Beispiel in Abb. 74 treten sechs Kostenarten auf, deren Verpflichtungsarten mit den folgenden sechs Verpflichtungsarten korrespondieren: Kostenart Verpflichtungsart 1 Feste Kostenwertverpflichtung 2 Proportionale Kostenverpflichtung 3 Feste und proportionale Kostenverpflichtung 4 Feste Verbrauchmengenverpflichtung 5 Proportionale Verbrauchsmengenverpflichtung 6 Feste und proportionale Verbrauchsmengenverpflichtung Tabelle 22: Verpflichtungsarten im Kostenartentableau der Abb. 74 Die Spalte 1 enthält den Preis PR. Dieser tritt immer Zusammenhang mit dem Verbrauchsmengensatz VMS (Spalte 2) oder der fixen Verbrauchsmenge FM (Spalte 5) auf, da diese Verbrauchsmengen zur Kostenermittlung monetär bewertet werden müssen. Im Falle der fixen Verbrauchsmenge werden die Fixkosten FK (Spalte 7) durch Multiplikation von Preis und fixer Verbrauchsmenge ermittelt. FK = PR FM (58) Seite 120

129 Integrierte Istkostenrechnung Sofern der Verbrauchsmengensatz verwendet wird, so hängen die entstehenden variablen Kosten VK (Spalte 8) nicht nur vom Preis PR und dem Verbrauchsmengensatz VMS ab, sondern es besteht zudem eine Abhängigkeit bezüglich der Beschäftigung BS (Spalte 4) auf der Kostenstelle. Da der Preis PR zumeist nicht in derselben Einheit, wie die Bezugsgröße vorliegt, muss erst ein Preis pro Bezugsgrößeneinheit ermittelt werden. Dieser wird als Proportionalkostensatz PKS (Spalte 3) bezeichnet und wird gemäß (59) ermittelt.. PKS = PR VMS (59) Erst mit dem Proportionalkostensatz können die variablen Kosten VK ermittelt werden. VK = PKS BS (60) Die variable Verbrauchsmenge (Spalte 6) wird nur zu Informationszwecken angezeigt. Zur Ermittlung der variablen Kosten ist sie nicht notwendig. Die Gesamtkosten GK (Spalte 9), die für eine Kostenart anfallen, ermittelt sich aus den aufgetretenen variablen Kosten VK und den Fixkosten FK. Nach der INZPLA-Logik gibt es bei internen Verrechnungen immer eine Bestellmengen-Preis-Beziehung. Diese findet sich natürlich auch im Kostenartentableau wieder. Bei einer internen Verrechnung treten im INZPLA-System immer Bestellmengen auf. In Abb. 74 ist dies bei den Kostenarten 4 bis 6 der Fall. Die in Spalte 10 aufgeführte Bestellmenge, die sich aus der fixen und der variablen Menge berechnet, wird beispielsweise bei einer untergeordneten Kostenstelle bestellt. Für die bestellte und gelieferte Menge wird dem in Abb. 74 betrachteten Kostenartentableau ein Preis PR in Rechnung gestellt. Somit schließt sich der Kreis der Bestellmengen-Preis-Beziehung. Bei den Kostenarten 1 bis 3 handelt es sich um Kostenzielverpflichtungen, bei denen keine Verbrauchsmengen im Tableau angegeben werden. Bei der Kostenart 1 handelt es sich um eine feste Kostenwertverpflichtung. Bei der Kostenart 2 handelt es sich um eine Kostenverpflichtung hinsichtlich variabler Kosten. Die Kostenart 3 bildet die klassische Kostenfunktion gemäß (61) ab. GK = FK PKS BS (61) Sofern im Kostenartentableau des INZPLA-Systems keine Bestellmengen angegeben sind, handelt es sich immer um primäre Kosten, da eine interne Verrechnung immer ein Mengengerüst impliziert. Unterhalb der Kostenartenzeilen hängen am Kostenartentableau noch einige Summenzeilen sowie die Berechnungszeilen für die Verrechnungssätze. Bei den Summenzeilen handelt es sich um die Summen für die variablen (PVK), fixen (PFK) und gesamten (PK) Primärkosten. Die gleiche Information liegt auch für die sekundären Kosten vor (SVK, SFK, SK). Sowohl die Summenzeile für die Primärkosten als auch die für die Sekundärkosten haben einen rein informativen Charakter. Erst die Summenzeile für die alle fixen ( FK), variablen ( VK) und gesamten ( GK) Kosten geht in die Berechnung der jeweiligen Verrechnungssätze ein. Der Verrechnungssatz der variablen Kosten VSV mit Seite 121

130 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung VSV = VK BS (62) wird für die Grenzkostenmodelle verwendet. Der Verrechnungssatz der gesamten Kosten VSG mit VSG = GK BS (63) wird für die Vollkostenmodelle verwendet. Der Verrechnungssatz für die fixen Kosten VSF hat nur einen informativen Charakter. Im Kostenartentableau der Abb. 74 treten nur Bestellmengen auf, die auch tatsächlich geliefert werden können (z. B. Mannstunden, Maschinenstunden, Rechenkapazität, etc.). In Kostenleistungsmodellen treten aber auch Verrechnungen auf, die nicht auf lieferbaren Leistungen basieren. Dies ist bei Umlagen der Fall, z. B. Umlagen der Personalnebenkosten, der Geschäftsführungskosten, etc. Sofern Umlagen verwendet werden, wird das Kostenartentableau um die Spalten Umlageverteilungsgröße UVG und Proportionalitätsfaktor PRF erweitert, wie es in der Abb. 75 dargestellt ist = =3 7 10=5 6 11= = =7+8 12=1 2 Kostenart Proport. -faktor Preis Beschäftigung Fixe Verbrauchsmenge Variable Verbrauchsmenge Fixkosten Variable Kosten Umlageverteilungsgröße Verbrauchsmengensatz Proportionalkostensatz Gesamtkosten Bestellmenge 1 UVG 1 PRF 1 PR 1 GK 1 BM 1 2 PKS 2 BS VK 2 GK 2 Summe (primär) Summe (sekundär) PFK PVK PK SFK SVK SK Summe (ges.) FK VK GK / Beschäftigung BS BS BS Abb. 75: Kostenartentableau mit Umlage = VS VSF VSV VSG Da bei Umlagen keine echten Bestellmengen zugrunde liegen, wird in INZPLA von unechten Bestellmengen und damit auch von unechten Preisen gesprochen. Die Kostenart 1 in Abb. 75 wird auf Basis einer Umlage verrechnet. Wie sich die Umlageverteilungsgröße ermittelt ist im Tableau nicht angegeben. Sie kann entweder direkt eingegeben werden oder über eine Gleichung im Beziehungstableau ermittelt werden. Auf letztere Art und Weise wird beispielsweise die Umlageverteilungsgröße Herstellkosten ermittelt, denn diese beruht letztlich auf Größen, die im Kostenartentableau angegeben sind. Über die Gleichung werden dann alle für die Herstellkosten relevanten Positionen summiert. Die Umlageverteilungsgröße kann in einen fixen und variablen Teil gegliedert werden, so dass die folgende Gleichung angegeben werden kann: Seite 122

131 Integrierte Istkostenrechnung UVG = FUVG VUVG BS (64) Legende: UVG Umlageverteilungsgröße FUVG fixe Umlageverteilungsgröße VUVG variable Umlageverteilungsgröße BS Beschäftigung Da es jedoch eher vereinzelte Fälle sind, in denen eine variable Umlageverteilungsgröße auftritt, kann dieser Fall in der Regel vernachlässigt werden. Er wird hier nur der Vollständigkeit halber angegeben. Die Umlageverteilungsgröße kann durch einen Proportionalitätsfaktor zusätzlich korrigiert werden, obwohl dies meist nicht notwendig sein dürfte. Die Umlageverteilungsgröße bestimmt die Bestellmenge bei der Senderkostenstelle. Da diese Bestellmenge auf einer Umlage beruht wird sie, wie erwähnt, als unechte Bestellmenge bezeichnet. Die unechte Be - stellmenge ermittelt sich gemäß (65). BM = UVG PRF (65) Legende: PRF Proportionalitätsfaktor Die Senderkostenstelle stellt der Empfängerkostenstelle einen Preis für die unechte Bestellmenge in Rechnung. Dieser Preis wird seinerseits als unechter Preis bezeichnet, da die zugrundeliegende Bestellung eine unechte Bestellung ist. Mit dem Preis der Senderkostenstelle kann nun die unechte Bestellmenge der Empfängerkostenstelle gemäß (66) monetär bewertet werden. GK UVG = UVG PRF PR (66) Im INZPLA-System werden alle Verrechnungsverfahren als Bestellmengen-Preis-Beziehung abgebildet. FLEMMING hat in seiner Arbeit nachgewiesen, dass dies ohne weiteres möglich ist 234. Durch die Reduktion der Verrechnungsverfahren auf nur ein Verfahren, wird die Transparenz und Übersichtlichkeit von Kostenleistungsmodellen deutlich erhöht. Das zum Kostenartentableau korrespondierende Tableau der Kostenträger hat etwas andere semantische Verknüpfungen, so dass die Berechnungsvorschriften innerhalb des Tableaus ebenfalls anders sind. Es wird daher als Kostenträgertableau bezeichnet, auch wenn es wiederum die (auf dem Kostenträger) verbuchten Kostenarten aufnimmt. Die Abb. 76 zeigt ein solches Kostenträgertableau. Wie bei INZPLA Tableaus üblich, enthalten die Spaltenköpfe die Bezeichner sowie die Berechnungsvorschrift der in der Spalte dargestellten Größe. Die erste Spalte enthält die Bezeichnung der Kostenart, die in der jeweiligen Zeile betrachtet wird. Hier gibt es freilich keine Berechnungsvorschrift. Die Informationen zur Ermittlung der Kosten einer Kostenart beginnt meist mit dem Preis PR oder dem Proportionalkostensatz PKS 235. Welcher Preis Verwendung findet, hängt davon ab, ob der vorliegende Preis bereits in der Ausgangs- 234) Vgl. Flemming 2005, S. 210 ff. 235) Da die nicht verwendeten Spalten ausgeblendet werden, können die Spalten in den Tableaus variieren. Seite 123

132 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung bestellmengeneinheit der Kostenart vorliegt oder nicht. Mit anderen Worten, wenn der Verbrauchsmengensatz VMS gleich 1 ist, dann ist der Preis gleich dem Proportionalkostensatz. In diesem Falle können die Spalten Preis, Technischer Bedarfssatz, Ausschussmultiplikator und Verbrauchsmengensatz ausgeblendet werden. Liegt der Preis nicht in der Einheit der Bestellmenge vor, so muss dieser erst in die Einheit der Ausgangsbestellmenge ABM umgerechnet werden. Wird der Kostenträger beispielsweise in Stück geführt, der Preis hat jedoch die Einheit Stunde, dann muss eine Umrechnung gemäß (67) erfolgen. PKS = PR VMS mit VMS = TBS AUM (67) =2 3 5= = =5 8 10=5 7 11= =7+8 Kostenart Preis technischer Bedarfssatz variable Bestellmenge fixe Bestellmenge fixe Kosten variable Kosten Ausschussmultiplikator Verbrauchsmengensatz Proportionalkostensatz Eingangsbestellmenge Gesamtkosten Ausgangsbestellmenge 1 PR 1 TBS 1 AUM 1 VMS 1 PKS 1 EBM VBM 1 FBM 1 FK 1 VK 1 GK 1 ABM 1 2 PKS 2 EBM VBM 2 VK 2 GK 2 ABM 2 Summe FK VK GK / EBM EBM EBM EBM Abb. 76: Kostenträgertableau = LP LPF LPV LPG Die Eingangsbestellmenge des Kostenträgertableaus resultiert aus Bestellungen der Artikelgewinntableaus, wo die Absatzmengen 236 angeführt sind oder auch aus einem übergeordneten Kostenträgertableau. Prinzipiell kann natürlich auch eine Kostenstelle den Kostenträger bestellen, dies dürfte jedoch ein eher seltener Fall sein. In der Kostenartenzeile wird die Eingangsbestellmenge EBM in die Ausgangsbestellmenge ABM der Kostenart umgerechnet, sofern nicht nur eine Kostenwertverpflichtung vorliegt. Die Ausgangsbestellmenge ermittelt sich gemäß Gleichung (68). ABM = FBM VBM mit VBM = EBM VMS (68) Die Ausgangsbestellmenge ist die Menge, die bei einer vorgelagerten Kostenstelle oder einem untergeordneten Kostenträger bestellt wird. Dem Empfängerkostenträger wird der Preis PR für die Bestellung in Rechnung gestellt. Der Lieferpreis des Kostenträgertableaus wird in den Zeilen unterhalb der Kostenartenzeilen ermittelt. Analog zum Kostenartentableau kann eine Einteilung in primäre und sekundäre Kosten (in Abb. 76 nicht dargestellt) sowie eine Trennung in variable, fixe Kostenbestandteile und Gesamtkosten vorgenommen werden. Entsprechend ergeben sich variable, fixe und gesamte Lieferpreise. Dies sind die Preise, die einem übergeordneten Kostenobjekt in Rechnung gestellt werden. 236) In der absatzmengengetriebenen Planung induzieren die Absatzmengen immer auch Bestellmengen bei den Endkostenträgern. Seite 124

133 Integrierte Istkostenrechnung Im Rahmen von Kostenleistungsmodellen treten auch Beziehungen zwischen Kostenträgern und anderen Kostenobjekten auf, die nicht auf einer physischen Bestellung basieren. Bei Kostenträgern sind dies zumeist Umlagen der Verwaltung- und Vertriebskosten. Diese werden häufig mit Hilfe einer Umlageverteilungsgröße häufig auf Basis der Herstellkosten verrechnet. Wie bereits weiter oben beschrieben werden Umlagen im INZPLA-System als unechte Bestellmenge-unechter Preis-Beziehung abgebildet. Dies auch bei den Kostenträgern der Fall und wird in Abb. 77 dargestellt =4 6 8=5 7 9=8 9= =7 10=1 2 Kostenart Umlageverteilungsgröße Proport.- faktor Preis variable Bestellmenge variable Kosten Verbrauchsmengensatz Proportionalkostensatz Eingangsbestellmenge Gesamtkosten Ausgangsbestellmenge 1 UVG 1 PRF 1 PR 1 GK 1 ABM 1 2 PKS 2 EBM VBM 2 VK 2 GK 2 ABM 2 Summe VK GK / EBM EBM EBM Abb. 77: Kostenträgertableau mit Umlage = LP LPV LPG Wie im Kostenartentableau wird eine Umlageverteilungsgröße UVG definiert, die über den Proportionalitätsfaktor korrigiert werden kann. Die Umlageverteilungsgröße wird als Bestellmenge interpretiert und geht somit als Ausgangsbestellmenge an das untergeordnete Kostenobjekt Beschäftigungsermittlungs- und Bestellungssammeltableau Im oberen Kapitel wurde das Kostenarten- sowie das Kostenträgertableau beschrieben. In beiden Tableaus treten Beschäftigungen auf. Im Kostenartentableau ist es die Beschäftigung der Bezugsgrößenstelle, im Kostenträgertableau ist es die Eingangsbestellmenge. Diese Beschäftigungen müssen gesammelt werden, da für das Bezugsgrößenobjekt und den Kostenträger nur die Gesamtbeschäftigung von Bedeutung ist. Daher gehört zu jedem Kostenartentableau ein Beschäftigungsermittlungstableau und zu jedem Kostenträgertableau ein Bestellungssammeltableau. Das in Abb. 78 dargestellte Beschäftigungsermittlungstableau zeigt, wie die Beschäftigung eines Bezugsgrößenobjektes gesammelt wird. In der ersten Spalte steht zunächst der Besteller bzw. der Empfänger der bestellten Leistung, gefolgt von der Bestellmenge. Da die Bestellmengeneinheit nicht immer mit der Beschäftigungseinheit des Bezugsgrößenobjektes übereinstimmt, muss ggf. die Bestellmenge mit Hilfe eines Produktionskoeffizienten in die entsprechende Einheit umgerechnet werden. Die durch die Empfänger induzierten Teilbeschäftigungen werden aufsummiert und als Beschäftigung des Bezugsgrößenobjektes bezeichnet. 237) Der Übersichtlichkeit halber wurden einige Spalten des Kostenträgertableaus ausgeblendet. Seite 125

134 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung 1 2 3=1 2 Empfänger Bestellmenge Produktionskoeffizient Teilbeschäftigung 1 BM 1 PK 1 BS 1 n BM n PK n BS n Abb. 78: Beschäftigungsermittlungstableau BS Das Bestellungssammeltableau des Kostenträgertableaus in Abb. 79 korrespondiert zum Beschäftigungsermittlungstableau. Der Unterschied ist, dass die Empfänger bereits in der richtigen Einheit des Kostenträgertableaus bestellen, womit sich der Produktionskoeffizient erübrigt. Es werden somit nur die eingehenden Teilbestellmengen aufsummiert und als Eingangsbestellmenge in das Kostenträgertableau übergeben. 1 Empfänger Eingangsbestellmenge 1 EBM 1 n EBM n Abb. 79: Bestellungssammeltableau EBM Kostensatz- und Lieferwertbestimmungstableau Der Verrechnungspreis, der im Kostenartentableau ermittelt wird, liegt in der Beschäftigungseinheit des Bezugsgrößenobjektes vor. Die Beschäftigungseinheit weicht zumeist von der Bestellmengeneinheit, die im Beschäftigungsermittlungstableau des Bezugsgrößenobjektes auftritt ab. Eine Abweichung tritt dabei immer dann auf, wenn der Produktionskoeffizient PK im Beschäftigungsermittlungstableau ungleich 1 ist. Somit muss der im Kostenartentableau ermittelte Verrechnungspreis wieder auf die Bestellmengeneinheit umgerechnet werden. Diese Umrechnung erfolgt im Kostensatzbestimmungstableau, welches beispielhaft in Abb. 80 dargestellt ist. Im Kostensatzbestimmungstableau wird für jeden Leistungsempfänger der Verrechnungssatz (fix, variable und gesamt) mit dem Produktionskoeffizienten multipliziert, so dass ein Kostensatz (variable, fix und gesamt) ermittelt wird, der in der Einheit der Bestellmenge im Be- Seite 126

135 Integrierte Istkostenrechnung schäftigungsermittlungstableau vorliegt. Der Produktionskoeffizient muss daher in beiden Tableaus, also dem Beschäftigungsermittlungstableau und dem Kostensatzbestimmungstableau, identisch sein =1 4 6=2 4 7=3 4 Empfänger Verrechnungssatz (fix) Verrechnungssatz (variabel) Verrechnungssatz (gesamt) Produktionskoeffizient Kostensatz (fix) Kostensatz (variabel) Kostensatz (gesamt) 1 VSF 1 VSV 1 VSG 1 PKS 1 KSF 1 KSV 1 KSG 1 n VSF n VSV n VSG n PKS n KSF n KSV n KSG n Abb. 80: Kostensatzbestimmungstableau Der Kostensatz, der im Kostensatzbestimmungstableau ermittelt wird, geht als Preis in ein übergeordnetes Kostentableau ein. Im Gegensatz zum Beschäftigungsermittlungstableau enthält das Bestellungssammeltableau keinen Produktionskoeffizienten und auch keinen anderen Umrechnungsfaktor. Die eingehenden Bestellmengen liegen immer in der Einheit des Kostenträgertableaus vor. Daher gibt es für ein Kostenträgertableau auch kein Kostensatzbestimmungstableau, da dies nicht erforderlich ist. Sowohl für ein Kostenträgertableau als auch ein Kostenartentableau wird hingegen ein Lieferwertbestimmungstableau angegeben, wie in Abb. 81 dargestellt =1 4 6=2 4 7=3 4 Empfänger Lieferpreis (fix) Lieferpreis (variabel) Lieferpreis (gesamt) Bestellmenge Lieferwert (fix) Lieferwert (variabel) Lieferwert (gesamt) 1 LPF 1 LPV 1 LPG 1 BM 1 LiefWertF 1 LiefWertV 1 LiefWertG 1 n LPF n LPV n LPG n BM n LiefWertF n LiefWertV n LiefWertG n Abb. 81: Lieferwertbestimmungstableau Summe LiefWertF LiefWertV LiefWertG Das Lieferwertbestimmungstableau berechnet den gesamten Lieferwert des Kostenträgers bzw. des Bezugsobjekts an einen Empfänger. Dabei wird der Lieferwert je Empfänger nach variablen, fixen Anteilen sowie den gesamten Kosten gegliedert. Darüber hinaus wird auch die Summe der Gesamtlieferwerte angezeigt. Dieses Tableau hat im Rahmen der INZPLA-Theorie meist nur einen informativen Charakter, da der Lieferwert normalerweise erst im Kostenträger-, Artikelgewinn- oder Kostenartentableau als Produkt aus Ausgangsbestellmenge und Lieferpreis berechnet wird. Seite 127

136 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Deckungstableau Das oben dargestellte Lieferwertbestimmungstableau bekommt erst eine weitergehende Bedeutung, wenn die Kosten eines Kostenarten- oder Kostenträgertableaus nicht vollständig weiterverrechnet werden. Dies ist immer dann der Fall, wenn ein sogenannter politischer Preis verwendet wird oder Rundungsdifferenzen im Rahmen eines Vollkostenmodells auftreten. Die Abb. 82 stellt den Zusammenhang zwischen dem Kostenarten-, dem Lieferwertbestimmungs- und dem Deckungstableau dar. Deckungstableau Fix Variabel Gesamt Kosten FK VK GK./. Lieferwerte LiefWertF LiefWertV LiefWertG = Deckungen DeckF DeckV DeckG Kostenartentableau =1 4 6=2 4 7=3 4 Lieferpreis Lieferpreis Lieferpreis Bestellmenge Lieferwert Lieferwert Lieferwert (fix) (variabel) (gesamt) (fix) (variabel) (gesamt) =2 4 8=3 4 9=7+8 10=5+6 3=1 2 7=1 5 Verbrauchsmengensatkostensatz Proportional- Fixe Variable Verbrauchsmenge Fixkosten Variable Gesamt- Bestell- Kostenart Preis Beschäftigung Verbrauchsmenge Kosten kosten menge 1 FK 1 GK 1 2 PR 2 VMS 2 PKS 2 BS FM 2 VM 2 FK 2 VK 2 GK 2 BM 2 Summe (ges.) FK VK GK / Beschäftigung BS BS BS = VS VSF VSV VSG Lieferwertbestimmungstableau Empfänger 1 LPF 1 LPV 1 LPG 1 BM 1 LiefWertF 1 LiefWertV 1 LiefWertG 1 n LPF n LPV n LPG n BM n LiefWertF n LiefWertV n LiefWertG n Abb. 82: Deckungstableau Summe LiefWertF LiefWertV LiefWertG Im Deckungstableau werden die gesamten Kosten getrennt nach variablen und fixen Anteilen sowie den Gesamtkosten dargestellt. Die Kosten werden aus der Summenzeile des Kostenartentableaus übernommen. Diesen Kosten werden die im Lieferwertbestimmungstableau ermittelten Gesamtlieferwerte gegenübergestellt und subtrahiert. Es ergibt sich die Deckung, die auf dem Kostenartentableau bzw. Kostenträgertableau als Saldo verbleibt (wiederum getrennt nach variablen und fixen Anteilen sowie der Gesamtdeckung). Diese so ermittelte Deckung wird später vom Betriebsergebnis abgezogen. Kleinere Deckungsbeträge entstehen bei inkonsistenten Vollkostenmodellen recht häufig, da hier durch Proportionalisierung der fixen Kosten Kommazahlen entstehen, die sich vice versa nicht mehr zur Ausgangsgröße aggregieren lassen. Größere Deckungen entstehen zumeist nur bei der Verwendung von politischen Preisen, so dass der berechnete Lieferpreis von einem willkürlichen Preis überschrieben wird. Die politischen Preise werden meist von der Geschäftsführung oder dem Vorstand festgelegt und werden auf einer Kostenstelle oder einem Kostenträger anstelle des berechneten Preises verwendet. Es ist einleuchtend, dass auf diese Weise Deckungen entstehen müssen Lagerfortschreibungstableau Zur Modellierung der Lagerhaltung wird im INZPLA-System das Lagerfortschreibungstableau verwendet. Im Gegensatz zum SAP-System kann die Lagermodellierung sowohl im Plan als auch im Ist erfolgen 238. Darüber hinaus kann eine Lagermodellierung im INZPLA immer zu Voll- oder Grenzkosten erfolgen, d. h., dass bei Verwendung eines Kostenleistungsmodells zu Vollkosten dennoch ein Grenzkostenlager und umgekehrt geführt werden kann 239. In dieser Einführung wird zunächst nur das Lagertableau zu Vollkosten beschrieben. 238) Eine Lagermodellierung ist in der Planung des SAP-Systems nicht vorgesehen. 239) Vgl. Zwicker 2000a, S. 88 ff. Seite 128

137 Integrierte Istkostenrechnung In Abb. 83 ist ein Lagerfortschreibungstableau einer Vollkostenrechnung dargestellt. Zu jedem Lagerfortschreibungstableau gehört ein Kostenträger und damit ein Kostenträgertableau sowie ein Bestellungssammeltableau. Die gestrichelte Linie soll diese Zusammengehörigkeit verdeutlichen. Das Bestellungssammeltableau nimmt, wie beschrieben, die eingehenden Bestellungen auf und summiert diese zu einer Gesamtbestellmenge auf. Diese Bestellmenge wird beim Lagerfortschreibungstableau abgerufen. Je nachdem, welches Lagerfortschreibungsverfahren verwendet wird, also beispielsweise Fifo, Lifo oder Wiederherstellkostenverfahren, wird die Gesamtbestellmenge direkt aus dem Lager befriedigt und/oder beim Kostenträger bestellt. Sind die Lagerkapazitäten erschöpft oder wird der Solllagerendbestand unterschritten, so erfolgt ebenfalls eine Nachbestellung beim Kostenträger. In der Planung wird die Eingangsbestellmenge eines Kostenträgertableaus nicht mehr im Bestellmengensammeltableau, sondern als Solllagerendbestand ausgewiesen. Die derzeitige Implementierung des Lagerfortschreibungstableaus im INZPLA-System erlaubt nur eine Lagerbewertung zu Wiederherstellkosten. Bei der in Abb. 83 dargestellten Lagerfortschreibung handelt es sich um solch eine Lagerbewertung. Kostenträger mit Lager =2 3 5= = =5 8 10=5 7 11= =7+8 technischer Kostenart Preis Bedarfssatz Durchschn. Lagerbestandswert Ausschussmultiplikatokoeffizient Produktions- Proportionalkostensatz Eingangsbestellmenge Bestellmenge Bestellmenge Kosten Kosten kosten variable fixe fixe variable Gesamt- Ausgangsbestellmenge 1 PR 1 TBS 1 AUM 1 PK 1 PKS 1 EBM VBM 1 FBM 1 FK 1 VK 1 GK 1 ABM PKS 2 EBM VBM 2 VK 2 GK 2 ABM 2 Summe FK VK GK / EBM EBM EBM EBM = LP LPF LPV LPG = = =(9-(6/1)) 1 11= =4 9 13=3 9 Lageranfangsbestandsmenge Solllagerendbestand Lagerabgangsmenge Lagerzugangsmenge Lagerendbestandsmenge Lageranfangs -bestands -wert Lieferpreis (fix) Lieferpreis (variabel) Lieferpreis (gesamt) Lagerwertung Gewinn/Verlust Abb. 83: Lagerfortschreibungstableau mit zugehörigem Kostenträgertableau 14 = korrigierter Lageranfangsbestandswert Lagerzugangswert Lagerabgangswert Lagerendbestandswert 15=(11+14)/2 LABM SLEB LAM LZM LEB LABW LPF LPV LPG LBGV LABWK LZW LAW LEBW DLBW Im Folgenden wird auf die Planung des Lagers zu Wiederherstellkosten eingegangen. Die Verwendung des Lagers im Ist wird erst im Kapitel 2.2 auf S. 147 ff. beschrieben. Die Beschäftigung des Lagers wird durch die Bestellungen der übergeordneten Kostenträger ausgelöst. Die Bestellungen gehen als Lagerabgangsmenge LAM (Spalte 3) in das Lagerfortschreibungstableau ein. Neben den, durch die Absatzmenge induzierte Lagerabgangsmenge, wird in der Regel auch ein Solllagerendbestand SLEB (Spalte 2) geplant. Dieser Solllagerendbestand ist eine Sicherheitsgröße, die häufig auch als Sicherheitsbestand bezeichnet wird. Die Lagerzugangsmenge LZM (Spalte 4) ermittelt sich entsprechend der Gleichung (69). LZM = SLEB LABM LAM (69) Die Lagerzugangsmenge LZM geht als Eingangsbestellmenge in das Kostenträgertableau ein. Als Lagerendbestandsmenge LEB (Spalte 5) ergibt sich somit zwingend die Gleichung (70). LEB = LABM LZM LAM (70) Seite 129

138 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Damit ist zunächst das Mengengerüst des Lagers beschrieben. Nun müssen die Mengen gemäß dem Wiederherstellkostenverfahren bewertet werden. Ausgehend vom Lageranfangsbestandswert LABW (Spalte 6) und bei Vollkostenmodellen dem Lieferpreis gesamt LPG (Spalte 9) 240 wird der neue Durchschnittswert ermittelt. Dazu wird zunächst der Lagerbewertung Gewinn/Verlust LBGV (Spalte 10) wie folgt berechnet. LBGV = LPG LABW LABM (71) LABM Die Größe LBGV weist den Gewinn bzw. den Verlust durch die Lagerumwertung aus, der durch die Neubewertung der Lageranfangsbestandsmenge mit dem neuen Lieferpreis gesamt entsteht. Damit kann gemäß Gleichung (72) ein korrigierter Lageranfangsbestandswert LABWK (Spalte 11) angegeben werden. LABWK = LABW LBGV (72) Die Lagerzugangs- und Lagerabgangsmenge wird im Rahmen des Wiederherstellkostenverfahrens einfach mit dem aktuellen Lieferpreis der Periode gesamt LPG bewertet 241. Somit ergibt sich für den Lagerabgangswert LAW (Spalte 13) und den Lagerzugangswert LZW (Spalte 12) folgende Gleichungen. LAW = LAM LPG und LZW = LZM LPG (73) Abschließend muss noch der Lagerendbestandswert LEBW (Spalte 14) ermittelt werden, der zugleich der Lageranfangsbestandswert der Folgeperiode ist. Dieser ergibt sich gemäß der Gleichung (74). LEBW = LABWK LZW LAW (74) Zudem kann nun noch für Zinsberechnungen und Abschreibungen ein durchschnittlicher Lagerbestandswert DLBW (Spalte 15) berechnet werden. DLBW = LABWK LEBW SLEB (75) Neben dem Durchschnittskostenverfahren ist das Wiederherstellkostenverfahren bei der Lagerbewertung mit das einfachste Verfahren. Aus diesem Grunde wird häufig eines dieser beiden Verfahren verwendet. Das Lifo- und Fifo-Verfahren wird hingegen eher selten verwendet, da hier eine Chargenverwaltung ein - geführt werden muss, die einen beträchtlichen Aufwand nach sich zieht. Sie wird meist nur bei vorliegen gesetzlicher Verpflichtung eingeführt oder wenn Informationen über die unterschiedlichen Chargen aus anderen Gründen genutzt werden müssen. 240) Der Lieferpreis gesamt LPG setzt sich wiederum aus den variablen und fixen Bestandteilen Lieferpreis fix LPF und Lieferpreis variabel LPV zusammen. 241) Sofern kein aktueller Preis vorliegt, wird der zuletzt gültige Preis verwendet. Seite 130

139 Gewinntableaus Integrierte Istkostenrechnung 1 2 3= =1 4 6=3-5 7=1 Artikel Absatzmenge Absatzpreis Umsatz Lieferpreis (gesamt) Kosten des Umsatzes Artikelgewinn Bestellmenge 1 AM 1,j AP 1,j U 1,j LPG 1,j K 1,j AG 1,j BM 1,j n AM n,j AP n,j U n,j LPG n,j K n,j AG n,j BM n,j ABG j Absatzbereich Bereichsgewinn 1 j Abb. 84: Gewinntableaus einer Vollkostenrechnung ABG j BE Nachdem nunmehr die Kostentableaus dargestellt wurden, soll nun auf die Gewinntableaus eingegangen werden. Das wichtigste Gewinntableau im INZPLA-System ist das Artikelgewinntableau. Es wird für alle Kostenträger der abgesetzten Endprodukte 242 angelegt. Diese als KTAE bezeichnet Kostenträger der abgesetzten Endprodukte werden immer einer Absatzstelle zugeordnet. Somit gehört auch das Artikelgewinntableau zu einer Absatzstelle. Sofern eine Absatzstelle mehr als einen KTAE besitzt, so wird trotzdem nur ein Artikelgewinntableau angelegt. Das Artikelgewinntableau beschreibt dann die Absatz- und Gewinninformationen aller der Stelle zugeordneten KTAE. Die Abb. 84 zeigt ein solches Artikelgewinntableau. In dem Beispiel sind die Artikel 1 bis n abgetragen. Zu jedem Artikel werden eine Absatzmenge und ein Absatzpreis angegeben. In der Planung werden diese beiden Werte vorgegeben. Diese Art der Planung wird auch als absatzmengengetriebene Planung bezeichnet. Aus Absatzmenge AM (Spalte 1) und dem Absatzpreis AP (Spalte 2) ergibt sich der Umsatz U (Spalte 3). U n,j = AM n,j AP n, j (76) Zur Ermittlung der Umsatzkosten wird zunächst die Absatzmenge als Bestellmenge BM (Spalte 7) an das Kostenträgertableau des KTAE weitergeleitet. Das gesamte Gleichungsmodell wird unter Berücksichtigung der Basisgrößen (also der exogenen Größen) durchgerechnet. Das Ergebnis dieser Berechnung ist der Lieferpreis des Kostenträgertableaus des KTAE. Je nachdem, ob es sich um eine Grenzkostenoder eine Vollkostenversion handelt, wird der variable oder der gesamte Lieferpreis an das Artikelgewinntableau weitergeleitet. In Abb. 84 ist eine Vollkostenversion dargestellt. Der Lieferpreis LPG (Spalte 4) ist daher ein Vollkostenverrechnungssatz. Dieser Lieferpreis enthält bereits alle Vertriebs- und Verwaltungs- 242) Kostenträger abgesetzte Endprodukte - KTAE Seite 131

140 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung kosten und dient somit zur Ermittlung der Selbstkosten. Entsprechend ergeben sich die Kosten des Umsatzes als K n,j = AM n, j LPG n,j (77). Damit kann der Artikelgewinn gemäß (78) berechnet werden. AG n,j = U n,j K n,j (78) Es handelt sich bei (78) um die klassische Gewinngleichung, allerdings auf Artikelebene. Somit wird deutlich, dass das Artikelgewinntableau die Gewinne nach dem Umsatzkostenverfahren darstellt. Die Summe aller Artikelgewinne ABG ist dann der Gewinn der Absatzstelle bzw. des Bereiches, denn das Artikelgewinntableau kann nicht nur für einzelne Absatzstellen dargestellt werden, sondern für alle Ebenen einer Hierarchie. Wird das Artikelgewinntableau für den obersten Hierarchieknoten angezeigt, so werden alle Artikel des Unternehmens und ihre Gewinne dargestellt. Eine Hierarchie, die automatisch bei Verwendung des INZPLA-Systems entsteht, ist die Artikel-Absatzbereich-Betriebsergebnis-Gewinnhierarchie oder AAB-Gewinnhierarchie. BE B ABG j A Abb. 85: AAB-Gewinnhierarchie AG 1,j AG n,j A Abb. 85 zeigt ein Schema der AAB-Gewinnhierarchie. Auf der untersten Ebene sind die einzelnen Artikelgewinne. Auf der mittleren Ebene werden diese Artikelgewinne zu Absatzbereichsgewinnen aggregiert. Auf der höchsten Aggregationsstufe ist das Betriebsergebnis, das sich durch Summieren der Absatzbereichsgewinne ergibt. In Abb. 84 ist das entsprechende Summentableau für das Betriebsergebnis dargestellt. Sofern keine Vollkostenrechnung, sondern eine Grenzkostenrechnung modelliert wird, so ändert sich das in Abb. 84 dargestellte Artikelgewinntableau, da nun die Deckungsbeiträge für die einzelnen Artikel ermittelt werden müssen. Es ergibt sich das Artikelgewinntableau zu Grenzkosten in Abb. 86. Die Absatzmenge AM, der Absatzpreis AP und der Umsatz ermitteln sich wie bisher. Der Lieferpreis umfasst nun aber nur noch den variablen Lieferpreis LPV (Spalte 4). Die Kosten des Umsatzes ermitteln sich analog zu (77), nur jetzt mit dem variablen Lieferpreis, so dass es hier um die Grenzkosten des Umsatzes GKU (Spalte 5) handelt. GKU n,j = AM n,j LPV n, j (79) Als Gewinngröße wird im Artikelgewinntableau der Artikeldeckungsbeitrag I oder DBI (Spalte 6) berechnet. Seite 132

141 Integrierte Istkostenrechnung DBI n,j = U n, j GKU n,j (80) Für den gesamten Absatzbereich werden die einzelnen Deckungsbeiträge DBI (Spalte 6) summiert = =1 4 6=3-5 7=1 Artikel Absatzmenge Absatzpreis Umsatz Lieferpreis (variabel) Grenzkosten des Umsatzes Artikeldeckungsbeitrag I Bestellmenge 1 AM 1,j AP 1,j U 1,j LPV 1,j GKU 1,j DBI 1,j BM 1,j n AM n,j AP n,j U n,j LPV n,j GKU n,j DBI n,j BM n,j DBI j Absatzbereich 1 Bereichsdeckungsbeitrag I 1 Bezugsgrößenobjekt Fixkosten j DB j 1 FK 1 Summe DB m FK m./. FK Summe FK = BE Abb. 86: Gewinntableaus einer Grenzkostenrechnung Kostenarten- bzw. Kostenträgertableau Bezugsgrößenobjekt 1 Kostenarten- bzw. Kostenträgertableau Bezugsgrößenobjekt m Zur Berechnung des Betriebsergebnisses in Abb. 86 fehlen noch die fixen Kosten. Diese werden im Rahmen der Grenzkostenrechnung nicht auf die Kostenträger verrechnet, sondern von ihrem primären Erfassungsobjekt direkt in das sogenannte Fixkostensammeltableau. Dieses ist in Abb. 86 rechts unten dargestellt. Im Fixkostensammeltableau werden die Fixkostensummen der einzelnen Kostenobjekte aufgeführt und aggregiert, so dass die gesamten Fixkosten des Kostenleistungsmodells zur Berechnung des Betriebsergebnisses im Betriebsergebnistableau verwendet werden können. Das Betriebsergebnistableau ist in Abb. 86 links unten dargestellt. Das Betriebsergebnis wird hier wie folgt ermittelt. BE = DB j FK m (81) Gegebenenfalls müssen vom Betriebsergebnis, sowohl der Grenzkosten- als auch der Vollkostenrechnung, noch die durch politische Preise entstandenen Deckungen abgezogen werden. Darüber hinaus können zusätzlich noch Deckungen zu berücksichtigen sein, die durch Rechenungenauigkeiten entstanden sind MODELLVERSIONEN Die Theorie der Integrierten Zielverpflichtungsplanung unterscheidet zwischen Vollkosten-, Grenzkosten-, Einzelkosten- und Gesamtkostenrechnung. Das INZPLA-System selbst unterscheidet jedoch nur zwischen der Vollkosten- und Grenzkostenrechnung, obwohl sich gemäß der Theorie prinzipiell auch Seite 133

142 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung andere Kostenrechnungsarten darstellen, lassen würden 243. Die unterschiedlichen Kostenrechnungsarten werden als Modellversionen bezeichnet, da es letztlich um zwei unterschiedliche Kostenrechnungsmodelle handelt. Je nachdem, welche Modellversion verwendet wird, werden andere Gleichungen und entsprechend andere Tableaus verwendet. Darüber hinaus kann im INZPLA-System eine sogenannte Doppelkalkulation vorgenommen werden, so dass Voll- und Grenzkostenrechnung nebeneinander in einem Tableau dargestellt werden können. Die meisten, in Kapitel erläuterten Tableaus, sind solche Doppelkalkulationstableaus. Zur Reduktion der Komplexität können zu jeder Modellversion auch nur ihre spezifischen Tableaus angezeigt werden. Da hier einige Spalten wegfallen, die für die dargestellte Modellversion nicht notwendig sind, kann eine konzentriertere Analyse des Modells erfolgen. K Plankostenfunktion K Plan Sollkostenfunktion K fix BS Plan BS Abb. 87: Flexible Plankostenrechnung zu Vollkosten Die Planung in der Integrierten Zielverpflichtungsplanung erfolgt immer auf Basis der flexiblen Plankostenrechnung 244. Die Abb. 87 zeigt die Funktionen der flexiblen Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis. Zunächst wird eine Beschäftigung BS Plan geplant zu der die Plankosten K Plan entstehen. Durch den entstehenden Punkt wird unter Proportionalisierung der Fixkosten eine Gerade gelegt und so die Plankostenfunktion ermittelt. Dies entspricht der starren Plankostenrechnung. Bei der flexiblen Plankostenrechnung werden nun jedoch die Kosten für die Planbeschäftigung BS Plan in variable und fixe Bestandteile getrennt. Aus den ermittelten Fixkosten und variablen Stückkosten ergibt sich die Sollkostenfunktion. In der Integrierten Zielverpflichtungsplanung wird immer mit der flexiblen Plankostenrechnung geplant, daher kann aus dem Vollkostenmodell immer auch die Grenzkostenversion abgeleitet werden, denn die Sollkostenfunktion der flexiblen Plankostenrechnung ist immer eine Grenzkostenfunktion. In sofern ist es nicht notwendig, eine Voll- und eine Grenzkostenversion getrennt zu planen. Während aus der Vollkostenversion immer eine Grenzkostenversion abgeleitet werden kann, gilt die Umkehrung nicht. Die Ursache hierfür sind die Umlagen. In Grenzkostenversionen treten keine Umlagen auf und somit liegen auch keine Informationen hinsichtlich der Umlageverteilungsgröße vor. Da in (fast) allen Vollkostenmodellen Umlagen auftreten, kann somit keine Ableitung eines Vollkostenmodells aus einer Grenzkostenversion erfolgen. 243) Hierzu wäre unter Umständen eine Anpassung der Tableaus sowie der Hyperstrukturgleichungen notwendig. 244) Ein wichtiger Vertreter der flexiblen Plankostenrechnung ist KILGER, dessen Werke auch die Grundlage für die Entwicklung der Integrierten Zielverpflichtungsplanung waren. Siehe Zwicker 2010b. Seite 134

143 Integrierte Istkostenrechnung Im Rahmen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung wird daher immer mit einem Vollkostenmodell geplant Analyseverfahren der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Die Integrierte Zielverpflichtungsplanung modelliert das komplette Kostenleistungsmodell eines Unternehmens als ein Gleichungsmodell. Alle Basisgrößen sind über die Gleichungen mit dem Topziel verknüpft. Daraus ergeben sich vielfältige Analysemöglichkeiten, die nur bei Verwendung eines einzigen, vollständigen Gleichungsmodells angewendet werden können. Das SAP-System kann diese Analyseverfahren auf Grund des nicht vollständigen Gleichungsmodells nicht bieten. Im SAP-System werden zwar die Teilpläne auch implizit mit Gleichungen modelliert, aber an den Übergängen der Teilpläne ist keine ausreichende vertikale Integration vorhanden. Die Integrierte Zielverpflichtungsplanung hat eine vollständige vertikale Integration. Die Analysemöglichkeiten im Rahmen des INZPLA-Systems sind ein wichtiges Argument für den zusätzlichen Einsatz von INZPLA neben dem SAP-System. Der praktische Nutzen zeigt sich beispielsweise bei der täglichen Arbeit der Controller von ThyssenKrupp Steel, die das INZPLA-System regelmäßig zur Jahres- und Mittelfristplanung einsetzen 245. Im Folgenden werden einige wichtige Analyseverfahren des INZPLA-Systems vorgestellt PRIMÄRKOSTENANALYSE Die Primärkostenanalyse bietet die Möglichkeit, einen beliebigen Kosten- oder Verrechnungssatz im INZPLA-System in seine primären Kostenbestandteile zu zerlegen. Wird beispielsweise ein Verrechnungssatz eines Kostenträgers betrachtet, so stellt sich häufig die Frage, welche Primärkosten zu dem entsprechenden Betrag geführt haben. Im SAP-System kann diese Frage bestenfalls rudimentär beantwortet werden, da hier keine echte Primärkostenanalyse erfolgen kann. Die Vorgehensweise im SAP-System wäre das Anlegen einer Kostenschichtung, die durch das Kostenleistungsmodell vollständig durchgezogen werden muss. Bei Verwendung einer Kostenschichtung im SAP-System werden die primären Kosten bei ihrer Erfassung einer vordefinierten Schicht (z.b. Rohstoffkosten oder Personalkosten) zugeordnet. Bei der Verrechnung der primären Kosten im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden dann die geschichteten Kosten an das übergeordnete Kostenobjekt weitergereicht. Bei einer einigermaßen genauen Kostenschichtung müsste diese Vorgehensweise sowohl in der Kostenstellen-, der Auftragskosten- und der Kostenträgerrechnung erfolgen. Die Datenmengen, die bei diesem Verfahren entstehen, sind sehr umfangreich, so dass SAP empfiehlt, möglichst wenige Schichten, maximal aber 30 Schichten zu verwenden. Dennoch hat das Verfahren der Kostenschichtung massive Auswirkungen auf die Performance des SAP- Systems. Das INZPLA-System ist auf Grund des vollständigen Gleichungsmodells in der Lage den Verrechnungssatz zurückzuverfolgen und in die primären Kostenbestandteile zu zerlegen 246. Diese Form der Primärkostenanalyse wird als iteratives Primärkostenanalyseverfahren bezeichnet. Ein weiteres Verfahren der 245) Vgl. Lehnert ) Eine Kostenschichtung ist somit nicht notwendig und steht im INZPLA-System auch nicht zur Verfügung. Seite 135

144 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Primärkostenanalyse ist das simulative Verfahren. Dabei werden alle Werte einer Primärkostenart auf null gesetzt und die Auswirkung auf das Betriebsergebnis ermittelt. Nach wieder einsetzen der vorher null gesetzten Werte wird das Verfahren für die nächste Primärkostenart durchgeführt. Dieses Verfahren führt jedoch bei Verwendung von politischen Preisen und u.u. bei Umlagen zu falschen Ergebnissen 247. Ein anderes Verfahren der Primärkostenanalyse ist die Gleichungsreduktion, die jedoch nicht sinnvoll eingesetzt werden kann, da eine Auflösung bei simultanen Gleichungssystemen nicht möglich ist 248. Kostenartentableau X Kostenart Lieferpreis Gesamtkostemenge Bestell- (gesamt) 3 GK 3,x 4 GK 4,x primäre Kosten Σ SumGK x Σ SumBS x SumBS x BM x,y PK x,y BS x,y = VSG x VSG x PK x,y LPG x,y BM x,z PK x,z BS x,z VSG x PK x,z LPG x,z Kostenträgertableau Y Kostenträgertableau Z Kostenart Lieferpreis Gesamtkostemenge (gesamt) kosten menge Bestell- Kostenart Lieferpreis Gesamt- Bestell- (gesamt) 1 GK 1,y 1 GK 1,z 2 GK 2,y 2 GK 2,z X LPG x,y GK x,y BM x,y X LPG x,z GK x,z BM x,z Σ SumGK y Y LPG y GK y,z BM y,z EBM y Σ SumGK z Σ EBM y = LPG y EBM z primäre Kosten sekundäre Kosten = LPG z BM y,z Abb. 88: Beispielmodell zur Primärkostenanalyse Abb. 88 zeigt ein kleines Modellierungsbeispiel, anhand dessen kurz die iterative Primärkostenanalyse 249 nachvollzogen werden soll. Es besteht aus den beiden Kostenträgern Y und Z sowie der Kostenstelle X. Die Leistungen der Kostenstelle X werden sowohl auf den Kostenträger Y als auch auf den Kostenträger Z verrechnet. Der Kostenträger Y geht in den Kostenträger Z sowie in weitere Kostenträger ein. Erklärt werden sollen nun die Gesamtkosten SumGK Z des Kostenträgers Z. Die Gesamtkosten SumGK Z lassen sich in die auf dem Kostenträger gebuchten Kostenbestandteile zerlegen. Dabei fällt auf, dass die Kostenarten 1 und 2 primäre Kosten sind. Sie müssen folglich nicht weiter zerlegt werden. Die Kostenarten X und Y hingegen sind sekundäre Kosten, die aus der Leistungsverrechnung mit dem Kostenträger Y und der Kostenstelle X stammen. In Gleichungsform lässt sich dies so ausdrücken: SumGK Z = GK 1, Z GK 2,Z GK X,Z GK Y,Z (82) Nun müssen die sekundären Kostenbestandteile der Gleichung (82) durch ihre primären Kostenbestandteile ersetzt werden. Zunächst wird GK X,Z zerlegt, somit ergibt sich: 247) Näheres zu diesem Verfahren Zwicker 2010c. 248) Vgl. Zwicker 2010c. 249) Dies ist das Verfahren, das im INZPLA-System realisiert ist. Seite 136

145 Integrierte Istkostenrechnung SumGK Z = GK 1, Z GK 2,Z BS X,Z GK SumBS 3, X GK 4, X GK Y,Z X (83) GK X,Z Die Auflösung von GK X,Z in die primären Kostenbestandteile führt zur Kostenstelle X, wo nur die primären Kostenarten 3 und 4 verbucht werden. Daher enthält GK X,Z diese Primärkosten und keine weiteren Sekundärkostenbestandteile. Nun wird aber nicht die gesamte Leistung der Kostenstelle X durch den Kostenträger Z in Anspruch genommen. Es wird nur ein Teil der Leistung auf dem Kostenträger Z verwendet, diese Teilleistung lässt sich als Quotient aus der durch Kostenträger Z ausgelösten Beschäftigung BS X,Z und der Gesamtbeschäftigung der Kostenstelle X SumBS X berechnen. Die Zerlegung des sekundären Kostenbestandteils GK Y,Z ist etwas komplizierter, da im Kostenträger Y auch sekundäre Kosten auftreten. Eine Zerlegung führt in diesem Beispiel somit über zwei Stufen. In der ersten Stufe wird GK Y,Z durch die Kostenbestandteile des Kostenträgers Y ersetzt: GK Y,Z = BM Y,Z EBM Y GK 1,Y GK 2,Y GK X, Y (84) Auch bei GK Y,Z wird nur ein Teil der Leistung an den Kostenträger Z weiterverrechnet, da Kostenträger Y noch weitere Besteller hat. Die Teilleistung lässt sich wiederum als Quotient aus der Bestellmenge von Kostenträger Z und der Gesamtbestellung beim Kostenträger Y darstellen. Die Gleichung (84) hat aber noch immer einen sekundären Kostenbestandteil. Dieser muss nun ebenfalls in seine primären Bestandteile zerlegt werden. Es ergibt sich: GK X,Y = BS X,Y SumBS X GK 3,X GK 4,X (85) Die gesamte Gleichung für die iterative Rückverfolgung ist in (86) dargestellt. SumGK Z = GK 1,Z GK 2,Z BS X,Z SumBS X GK 3, X GK 4, X BM Y,Z EBM Y GK 1,Y GK 2,Y BS X,Y SumBS X GK 3,X GK 4, X (86) Die gesamte Gleichung für die iterative Primärkostenrückverfolgung in (86) ist in diesem Beispiel identisch mit der Gleichungsreduktion. Dies ist immer dann der Fall, wenn kein simultanes Gleichungssystem vorliegt oder anders ausgedrückt keine Schleifen im Modell enthalten sind. Wie bereits erläutert, kann die Gleichungsreduktion nicht bei simultanen Gleichungssystemen angewendet werden, da sich die Schleifen nicht auflösen lassen. Aber auch die iterative Primärkostenrückverfolgung würde in einer Schleife hängen bleiben, es sei denn, dass ein Abbruchkriterium definiert würde. Ein solches Abbruchkriterium muss folglich immer festgelegt werden und kann beispielsweise der Wertzuwachs des erklärten Kostensatzes nach einem Iterationsschritt sein. Mit anderen Worten, ändert sich der erklärte Kostenwert nur Seite 137

146 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung noch um 0,0001, dann wird abgebrochen. Ein anderes Abbruchkriterium könnte auch der prozentuale Anteil des nicht-erklärten Kostenwertes am Gesamtkostenwert sein, z.b. weniger als 0,1 % nicht-erklärt. Abb. 89: Primärkostenanalyse im INZPLA-System Die Abb. 89 zeigt eine Primärkostenanalyse des INZPLA-Systems anhand des Materials 11011EU aus dem Kilger-Modell. Die Gesamtkosten des Materials belaufen sich auf ,70, davon wurden ,16 erklärt. Die Differenz von 188,53 oder 0,2 % sind nicht-erklärte Kosten, die in Schleifen vorliegen SZENARIOANALYSE Die Szenarioanalyse bietet die Möglichkeit, basierend auf einem Ausgangsmodell beliebige Szenarien zu erstellen. Dabei können einzelne Basisgrößenwerte oder beliebige Kostenarten, Mengenwerte und/oder Kostenwerte in nur einem Schritt geändert werden. Darüber hinaus kann die Selektion der Werte auf Basis von Kriterien eingegrenzt werden, so dass beispielsweise nur Kosten in einer bestimmten Vertriebsregion geändert werden. Mit Hilfe dieser Analysemethode können umfassende Szenarien erstellt werden. So setzt beispielsweise ThyssenKrupp Steel diese Methode zur Mittelfristplanung ein. Dabei werden ausgehend vom laufenden Planjahr die nächsten fünf Jahre als Szenario aufgebaut 250. Für jedes Jahr wird ein Szenario angelegt, wo teilweise bis zu 70 Änderungen an den Basisgrößen erfasst werden. Das folgende Planjahr wird dann auf der Basis des vorhergehenden Szenarios erstellt. So lassen sich die Auswirkungen zukünftiger Änderungen bei den Rohstoff-, Energie- und Personalkosten bereits frühzeitig prognostizieren, und konjunkturelle Einbrüche und ihre Auswirkungen können besser analysiert werden. 250) Vgl. hierzu Lehnert Seite 138

147 Integrierte Istkostenrechnung Die Abb. 90 zeigt einige Einstellungsmöglichkeiten bei der Anlage von Szenarien im INZPLA-System. Im Beispiel ist nur ein Szenario Szenario 1 angelegt worden. Unterhalb dieses Knotens sind die Rechenschritte eingehängt. Der sogenannte Basisrechenschritt übernimmt die Werte aus dem Basismodell, wie hier der Fall, oder übernimmt die Werte aus einem anderen Szenario. Abb. 90: Szenarioanalyse - Szenario anlegen (INZPLA-System) Der Rechenschritt 1 definiert eine 10 % Änderung für den Zeitraum Januar 2004 bis Dezember Unter dem Knoten Wertetreibergruppen werden die Kostenarten, Spaltenarten und Dimensionskriterien angegeben. In Abb. 90 ist nur die Kostenart Gehälter als zu ändernde Größe angegeben. Eine Einschränkung der Spaltenarten (Kosten oder Mengen, fix, variable oder beides) ist nicht angegeben. Da bei der Kostenart Gehälter keine Mengenangaben zu erwarten sind, ändern sich nur die Kosten. Die Auswirkung dieses Szenarios wird in Abb. 91 dargestellt. Das Kostenartentableau oben und im Vordergrund stellt das Ausgangsmodell dar. Der Kostensatz in diesem Modell beträgt für dieses Kostenobjekt 210,55 pro Beschäftigungseinheit. Nun werden die Gehälter um 10 % angehoben. Die Änderung wird im Kostenartentableau des Szenarios im Hintergrund dargestellt. Der Kostensatz beträgt nun 211,73 pro Beschäftigungseinheit. Der Kostensatz erhöht sich nicht auf Grund von Änderungen der primären Kosten im dargestellten Kostenartentableau, sondern auf Grund der Änderungen in allen vorgelagerten Kostenobjekten und dem dargestellten Tableau. Es wird deutlich, dass sich bereits kleine Änderungen auf das gesamte Modell auswirken können und diese Auswirkungen auch dargestellt werden können. Dies ist der entscheidende Vorteil gegenüber dem SAP-System, wo eben keine Szenarien in dieser Form erstellt werden können. Auch dort werden antizipierte zukünftige Änderungen und ihre Auswirkungen meist nur geschätzt. Dabei kommt es häufig Fehlern, weil weniger offensichtliche Auswirkungen nicht berücksichtigt werden. Bei Einsatz der Szenarioanalyse im INZPLA-System werden hingegen die Auswirkungen auf alle Unternehmensteile, sofern sie im Kostenleistungsmodell enthalten sind, dargestellt. Seite 139

148 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Abb. 91: Gegenüberstellung Ausgangsmodell und Szenario (INZPLA-System) METAINFORMATIONSANALYSE Heutige Kostenleistungsmodelle mittelständiger und großer Unternehmen sind recht groß und unübersichtlich. Das ThyssenKrupp Steel Modell umfasst derzeit beispielsweise ca. 2,6 Millionen Gleichungen. Es dürfte nachvollziehbar sein, dass hier die Übersicht leicht verloren geht. Die Metainformationsanalyse bietet einige Methoden, um dennoch einen Überblick über Kostenleistungsmodelle zu erhalten. In Abb. 92 sind einige Stammdaten des Kilger-Modells dargestellt, die durch die Metainformationsanalyse gesammelt werden. Den Stammdaten lässt sich entnehmen, dass das Kilger-Modell 46 Kostenstellen und 169 Kostenträger hat. Davon sind 37 Kostenträger Endprodukte. Es gibt 102 Primärkostenarten und 215 Sekundärkostenarten, aber nur 33 sekundäre SAP-Kostenarten 251. Natürlich liefern die Stammdaten eines Kostenleistungsmodells nur den Startpunkt einer eingehenden Analyse. 251) Die Abweichung zwischen sekundären INZPLA und SAP-Kostenarten entsteht, weil im INZPLA-System für jede Verrechnung automatisch eine sekundäre Kostenart angelegt wird. Dies ist im SAP-System nicht der Fall. Die Kostenarten müssen hier manuell angelegt werden. Zur Überleitung der SAP-Kostenarten in INZPLA-Kostenarten siehe Kapitel auf S Seite 140

149 Integrierte Istkostenrechnung Abb. 92: Metainformationen Stammdaten (INZPLA-System) Eine weitergehende Metainformationsanalyse stellt die Schleifenidentifikation dar. Sie ist von besonderem Interesse, da im SAP-System beispielsweise alle Schleifen bekannt sein müssen, damit die Verrechnungszyklen und Segmente korrekt angeordnet und richtige Ergebnisse ermittelt werden können. Eine automatische Schleifenidentifikation im SAP-System ist leider nicht möglich, aber quasi notwendig. Abb. 93: Metainformationen Schleifenidentifikation (INZPLA-System) Auf Grund des vollständigen, durchgehenden Gleichungsmodells im INZPLA-System können die Schleifen automatisch identifiziert werden. Abb. 93 zeigt eine solche Schleifenidentifikation für das Kilger- Modell. Es verfügt über eine Preis- und eine Mengenschleife. Auf der rechten Seite in Abb. 93 können dann für die ausgewählte Schleife die Kostenobjekte angezeigt werden. Zur analysierten Preisschleife 1 gehören 9 Kostenstellen, über die diese Schleife läuft. Es könnte angenommen werden, dass den Verantwortlichen Controllern bewusst sein sollte, welche Schleifen in ihrem Kostenleistungsmodell vorliegen. Dies ist aber nicht immer der Fall. So konnte im ThyssenKrupp Steel Modell eine Schleife über rund 700 Kostenobjekte identifiziert werden, die den Planern nicht bekannt war. Weitergehende Metainformationsanalysen lassen sich im INZPLA-System mit Hilfe des Metastrukturfilters vornehmen. Hier können beliebige Kostenobjekte des Modells nach beliebigen Kriterien selektiert werden. Abb. 94 zeigt diesen Metastrukturfilter im INZPLA-System. Zunächst kann (und sollte) die Auswahl der Bezugsgrößenobjekte eingeschränkt werden. Dabei stehen folgende Einschränkungen zur Verfügung: nur Kostenstellen, nur Materialien, Seite 141

150 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung nur Ergebnisobjekte (entstehen nur bei Datenübernahmen aus dem SAP-System), nur Aufträge (entstehen nur bei Datenübernahmen aus dem SAP-System), nur Kostenobjekte mit (anzugebenen) Namen. Abb. 94: Metastrukturfilter (INZPLA-System) Weiterhin besteht die Möglichkeit, nach folgenden strukturellen Eigenschaften zu filtern: Anzahl Empfänger, Anzahl Sender, Fester Tarif vorhanden, Lager vorhanden, Sendet an Artikelgewinntableau. Und schließlich kann nach folgenden wert- und mengenmäßigen Eigenschaften gefiltert werden: Summe gesamte Kosten, Summe fixe Kosten, Seite 142

151 Integrierte Istkostenrechnung Summe variable Kosten, Beschäftigung, Verbrauchsmengensatz, Deckungen, Bestandsveränderungen und Fixe Menge. Über diese Filterkriterien lassen sich beispielsweise Kostenstellen identifizieren, die zwar Kosten aufnehmen, diese aber nicht weiterverrechnen, was häufig auf einen Fehler im Kostenleistungsmodell schließen lässt. Oder es wird nach Karteileichen gesucht, also Kostenobjekte, die weder Kosten aufnehmen noch Leistungen abgeben. Im Falle eines mittelständigen Chemieunternehmens wurden Ergebnisobjekte identifiziert, die nicht mehr verwendet werden sollten, aber dennoch Kosten verrechnet bekamen. Es handelte sich um einen Planungsfehler. Der Metastrukturfilter bietet vielfältige Möglichkeiten zur Analyse von Kostenleistungsmodellen, die so im SAP-System nicht vorhanden sind. Er kann dabei helfen Planungs- und Verrechnungsfehler in Modellen auf einfache Weise zu finden und zu korrigieren SENSITIVITÄTSANALYSE Die Sensitivitätsanalyse ermittelt die Auswirkung einer Basisgrößenänderung auf das Betriebsergebnis. Dazu wird die Basisgröße um 10% in Entlastungsrichtung geändert und die relative Änderung des Betriebsergebnisses ermittelt. Die Entlastungsrichtung einer Basisgröße hängt davon ab, um welche Art Basisgröße es sich handelt. Bei Kosten oder Verbrauchsmengen ist die Entlastungsrichtung positiv, d.h. die Werte werden um 10% erhöht, da dies leichter zu erreichen ist. Bei Absatzmengen ist die Entlastungsrichtung negativ, was wiederum bedeutet, dass die Mengen verringert werden. Durch die Änderung der Basisgrößen ändert sich auch das Betriebsergebnis. Diese Änderung wird gemessen und gemäß (87) der sogenannte Variator des Betriebsergebnisses berechnet. Variator = BE alt BE neu BE alt (87) Legende: BE - Betriebsergebnis Der Variator kann für jede Basisgröße bezogen auf ein Topziel, also zumeist das Betriebsergebnis, berechnet werden. Diese Berechnung liefert im INZPLA-System das sogenannte Konfrontationstableau, das beispielhaft in Abb. 95 dargestellt ist. Für jede Basisgröße in der hier dargestellten Fertigungskostenstelle wird der Variator berechnet, so dass diejenigen Basisgrößen mit dem größten Einfluss auf das Betriebs - ergebnis sichtbar werden. In der ersten Spalte des Konfrontationstableaus wird das Bezugsgrößenobjekt angezeigt, welches gerade untersucht wird. Daneben steht die untersuchte Kostenart sowie die zugehörige Basisgröße (Spalte) und die Belastungsrichtung. Da im Tableau der Abb. 95 nur Kosten und Ver- Seite 143

152 Grundlagen der Integrierten Zielverpflichtungsplanung brauchsmengen auftreten, sind die Belastungsrichtungen immer negativ und die Entlastungsrichtung entsprechend positiv. In der Spalte Aktueller Wert ist der im Kostenartentableau gebuchte Wert der Basisgröße angegeben. Die Spalte Variator enthält die prozentuale Änderung des Betriebsergebnisses und die Richtung. Im Kopf des Tableaus wird zur Information das aktuelle Betriebsergebnis angegeben. Abb. 95: Sensitivitätsanalyse Im Konfrontationstableau der Abb. 95 ist der Verbrauchsmengensatz der Kostenstelle Dampfversorgung mit -0,2196% die Basisgröße mit dem größten Einfluss auf das Betriebsergebnis. Mit anderen Worten, ändert sich die Basisgröße um 10% wird sich das Betriebsergebnis um -0,2196% verringern. Das Konfrontationstableau wird häufig im Rahmen der Konfrontationsplanung verwendet, um die Gespräche mit den Abteilungsleitern auf die wesentlichen (einflussreichsten) Größen zu konzentrieren 252. Es liefert aber auch wertvolle Hinweise, welche Basisgrößen das Controlling besonders beobachten sollte Planungsverfahren der Integrierten Zielverpflichtungsplanung Die Abb. 96 auf S. 145 zeigt die wesentlichen Bestandteile der betrieblichen Planung und Kontrolle 253. Die meisten Unternehmen beginnen mit einer strategischen Planung, die die grundsätzliche Ausrichtung der Geschäftstätigkeiten sowie die Erwartungen an diese vorgibt. Im Anschluss erfolgt die operative Planung, die wesentlich detaillierter erfolgt als die strategische Planung. Die operative Planung teilt sich wiederum in mehrere Bereiche. Zu Beginn wird eine Jahresplanung durchgeführt, deren Ergebnis der endgültige Jahresplan ist (Kasten 2 in Abb. 96). Der Jahresplanung schließt sich die Prognoserechnung an, die um eine monatliche kumulierende Kontrolle ergänzt werden 252) Die Konfrontationsplanung erfolgt zumeist nach der Bottom-Up-Planung, wenn das errechnete Betriebsergebnis nicht den Anforderungen der Geschäftsleitung entspricht. (Manchmal schließt sich noch eine echte Top-Down-Planung an.) Dann wird mit den Abteilungen über eine Änderung der Basisgrößen verhandelt, um ein höheres Betriebsergebnis zu erreichen. 253) Ein weiterer Bestandteil der operativen Planung ist detaillierte Planung von Investitionsprojekten, die häufig außerhalb der eigentlichen Jahresplanung vorgenommen wird. In der operativen Jahresplanung sind dann nur die Gesamtkosten und ggf. Gesamterlöse wiederzufinden. Seite 144