Umgang mit Unregelmässigkeiten in Bezug auf die AHVN13

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1 Eidgenössisches Departement des Innern EDI Umgang mit Unregelmässigkeiten in Bezug auf die AHVN13 Einleitung Die Inbetriebnahme des UPI-Registers der Zentralen Ausgleichstelle (ZAS) im Jahre 2009 und die Einführung verschiedener Verwaltungsabläufe für die Nutzung der AHVN13 als Persnenidentifikatr, haben zu Änderungen einiger administrativer Abläufe in den durch das Gesetz autrisierten Registern geführt. Obwhl die Einführung der AHVN13 die vrhandenen administrativen Abläufe nicht grundlegend verändert, ist es ntwendig für Prbleme im Zusammenhang mit der Führung dieses Identifikatrs, Lösungen zu definieren. In diesem Rahmen haben die Vertreter der Bundespersnenregister, wie auch das BSV, die ZAS und das BFS Handlungsabläufe definiert, die dem systematischen Nutzer der AHVN13 erlauben, eventuelle Fehler der Unterschiede in den Angaben zum Identifikatrs der im Identifikatr selbst zu melden. Aus dieser Arbeit sind mehrere ergänzende Dkumente entstanden. Das vrliegende Dkument fasst die anzuwendenden Vrgehensweisen, je nach Prblematik, zusammen. Zu bemerken ist, dass die vrgeschlagenen Vrgehensweisen, sweit wie möglich, auf bereits bestehenden administrativen Abläufen zwischen den betrffenen Stellen basieren. Ziel des Dkuments Dieses Dkument beschreibt im Rahmen des UPI-Betriebs die Vrgehensweise bei Fehlermeldungen (vermutete der bestätigte) an die Bundesregister, swie die Fälle die einer Abklärung bedürfen. Es fasst, je nach vrgefundener Situatin, die unterschiedlichen Vrgehensweisen zusammen. Die Frm einer Checkliste erlaubt die praktische Anwendung im täglichen Gebrauch. Dieses Dkument ist grundsätzlich an die Einwhnerkntrllen der Gemeinden gerichtet. Grundsätze auf die sich die Verfahrensabläufe stützen Das UPI-Register publiziert die ffiziellen Identifikatinsdaten einer physischen Persn. Die Identifikatinsdaten stammen grösstenteils aus ffiziellen Persnenregistern der Eidgenssenschaft: Infstar (Zivilstand), ZEMIS (Ausländer und Asylbewerber), Ordipr (Diplmaten) und Vera (Auslandschweizer). Die bereits bestehenden Abläufe zwischen den administrativen Stellen werden s weit wie möglich beibehalten.

2 Ntwendige Vraussetzung für die Anwendung dieser Przeduren ist der Zugang zum UPI-Viewer. Dieser ist für das Verifizieren bestimmter ntwendiger Infrmatinen innerhalb der verschiedenen Abläufe ntwendig. Einwhnerkntrllen, die nch nicht über einen slchen Zugang verfügen, werden gebeten diesen schnellstmöglich bei der ZAS zu beantragen. ( Ist ein Prblem auf das Meldeversäumnis eines Bürgers zurückzuführen, s muss die Änderungsmeldung seines persönlichen Status (z.b. nach einer Hchzeit im Ausland) durch den Bürger selbst und in Übereinstimmung mit den ffiziellen Verfahrensabläufen erflgen. Dies kann für den Bürger Verwaltungsksten mit sich bringen. Alle Mitteilungen vn Unregelmässigkeiten müssen durch geeignete Belege (z.b. Geburtsurkunde, Zivilstandsbescheinigung, Aufenthaltsbewilligung, AHV-Ausweis, Legitimatinskarte, usw.) ergänzt werden. Einteilung der Verfahrensweisen 1. Verfahrensweise aufgrund eines Prblems mit der AHVN Nummer in der UPI nicht vrhanden 1.2 Unterschied zwischen der Nummer in der UPI und der Nummer in einem Register 1.3 Unterschied zwischen der Nummer in der UPI und der Nummer auf einem Dkument / Datenträger 1.4 Unterschiede zwischen zwei Dkumenten mit zwei unterschiedlichen AHVN13 2. Verfahrensweise aufgrund eines Prblems mit den persönlichen Identifikatinsdaten 2.1 Unterschied zwischen den Identifikatinsdaten der UPI und den Daten eines Registers 2.2 Unterschied zwischen den Identifkatinsdaten der UPI und der Nummer auf einem Dkument / Datenträger 2/7

3 Referenzeintrag Eintrag gemäss Reisepapieren für Ausländer Quellenangabe (Infstar, ZEMIS Ordipr, ZAS) Darstellung im UPI-Viewer Vrgehensweise als Flge vn einem Prblem mit der AHVN Nummer in der UPI nicht vrhanden Die Verfahrensweise ist vn der Natinalität der Persn abhängig: Schweizer Natinalität: Die Persn wird durch Infstar, direkt nach Beurkundung einer Geburt durch das Zivilstandsamt, an die UPI gemeldet. Die Meldepflicht beläuft sich in der Regel auf einige Werktage. In Ausnahmefällen kann die Beurkundung jedch bis zu 30 Tage dauern. Grundsätzlich müssen 100% der Schweizer, die auf Schweizer Bden gebren und älter als 30 Tage sind, eine AHVN13 in der UPI besitzen. Steht eine AHVN13 30 Tage nach der Geburt nicht zur Verfügung, melden Sie diese Verzögerung dem UPI-Kundendienst (siehe Kntakte) zusammen mit einem entsprechenden Nachweis (Geburtsurkunde). Ausländische Natinalität, whnhaft in der Schweiz: Ausländer mit geregeltem Aufenthalt vn mehr als 4 Mnaten Handelt es sich um eine Geburt in der Schweiz, s wird das Kind durch Infstar an UPI gemeldet, sbald die Geburt durch das Zivilstandsamt beurkundet ist (siehe 1.1, "Schweizer Natinalität"). Hat die Persn eine Aufenthaltserlaubnis vn mehr als 4 Mnaten, s erflgt die Mitteilung an die UPI durch ZEMIS/SYMIC bei der Behandlung der Bewilligung durch den Kantn. Der Przess kann bis zu 2 Mnate dauern. Die AHVN13 wird zusammen mit einer Kpie der Aufenthaltsbewilligung an die Gemeinde weitergeleitet. Die AHVN13 steht erst ab diesem Zeitpunkt zur Verfügung. Steht die AHVN13 nach Erhalt der Aufenthaltsgenehmigung immer nch nicht zur Verfügung, melden Sie dies dem ZEMIS/SYMIC-Kundenservice (siehe Kntakte) zusammen mit den ntwendigen Nachweisen wie Aufenthaltsgenehmigung und ZEMIS-Nummer. 3/7

4 Ausländer snstige Situatinen Handelt es sich um eine Kurzaufenthaltsbewilligung der um einen Aufenthalt, der nicht an eine Bewilligung gebunden ist, s kann die Meldung an die UPI vn einer AHV- Ausgleichskasse der durch eine Krankenkasse erflgen. Die AHVN13 wird in diesem Mment vergeben. Im Nrmalfall steht die AHVN13 nach ca. 4 Mnaten in der UPI zur Verfügung. Sind 4 Mnate vergangen der die Zuweisung der AHVN13 dringend ntwendig und die Nummer ist in der UPI nch nicht vrhanden, wenden Sie sich bitte an den UPI- Kundendienst und leiten Sie diesem eine Kpie des ffiziellen Ausweises weiter. Asylbewerber Persnen in einem Asylverfahren werden, sbald die Dssiers durch das BFM behandelt wurden, via ZEMIS/SYMIC an die UPI gemeldet. Die AHVN13 dieser Persnen stehen in der UPI nrmalerweise ab dem Mment zur Verfügung, in welchem diese Persnen an die Kantne vermittelt werden. Wurde die Persn bereits an einen Kantn vermittelt und die AHVN13 ist nch nicht in der UPI vrhanden, melden Sie dies bitte dem ZEMIS/SYMIC-Kundendienst. 1.2 Unterschied zwischen der Nummer in der UPI und der Nummer in Ihrem Register Wenden Sie flgende Verfahrensweise an: a) Abfrage im UPI-Viewer mit der AHVN13, die in Ihrem Register vrhanden ist. b1) Wird die Nachricht Die AHVN13 hat gewechselt returniert, dann verwenden Sie die Nummer, welche im UPI-Viewer angezeigt wird. b2) Wird die Nachricht Die AHVN13 wurde gelöscht returniert, dann suchen Sie die Persn mit den ffiziellen Identifikatinsmerkmalen. Zwei Antwrten sind möglich: - Antwrt «Fund»: Übertragen Sie die vrgeschlagene AHVN13. - Antwrt «maybefund multiple»: Wählen Sie aus den Kandidaten die entsprechende Persn aus. b3) Es wird keine Nachricht bezüglich der AHVN13 angezeigt. Kntrllieren Sie die Übereinstimmung der beiden Identifikatinsdatensätze: die Persn in Ihrem Register ist wahrscheinlich dieselbe wie in der UPI. - Ist die Antwrt psitiv, verwenden Sie die Identifikatinsdaten der UPI. - Ist die Antwrt negativ, s wurde der fraglichen Persn in Ihrem Register eine inkrrekte AHVN13 zugewiesen. Suchen Sie mit Hilfe des UPIViewers, die richtige AHVN13 der betrffenen Persn. 4/7

5 1.3 Unterschied zwischen der Nummer in der UPI und der Nummer auf einem Dkument 1 Die Nummer hat wahrscheinlich, seit dem Ausstellen des Dkumentes gewechselt. Wenden Sie flgende Verfahrensweise an: a) Kntrllieren Sie die Übereinstimmung der Daten zwischen den Indentifikatinsdaten auf dem Dkument mit denen der UPI (die in der UPI vrhandene Persn ist wahrscheinlich die gleiche wie auf dem Dkument / Datenträger). Zwei Fälle sind möglich: b1) Die Daten stimmen überein: Melden 2 Sie dem Aussteller des Dkumentes dass dieser die AHVN13 in seinem Register aktualisiert und die aktualisierten Daten der betrffenen Persn weiterleitet. b2) Die Daten stimmen nicht überein: Teilen Sie dies bitte unverzüglich dem UPI- Kundendienst mit. 1.4 Unterschied zwischen zwei Dkumenten mit zwei unterschiedlichen AHVN13 Mindestens eine der beiden AHVN13 wurde seit dem Druck des Dkumentes geändert. Wenden Sie flgende Vrgehensweise an: a) Abfrage im UPI-Viewer mit beiden vrhandenen AHVN13: Zwei Fälle sind möglich: b1) Sind beiden Nummern identische bzw. fast identische Identifikatinsdaten zugerdnet, handelt es sich sehr wahrscheinlich um einen Dppeleintrag im Register der UPI. Melden Sie den Fall an den UPI-Kundendienst, welcher der Fusin der beiden Datensätze vrnehmen wird, wbei eine der beiden AHVN13 deaktiviert wird. b2) Existiert eine der beiden AHVN13 in der UPI nicht mehr, s hat bereits eine Fusin stattgefunden. Falls nötig nehmen Sie die gültige AHVN13 und melden Sie dem Aussteller des Dkuments dass dieser die AHVN13 in seinem Register aktualisiert und die aktualisierten Daten der betrffenen Persn weiterleitet. Vrgehensweise als Flge eines Prblems mit den persönlichen Identifikatinsdaten 2.1 Unterschied zwischen den Identifikatinsdaten der UPI und den Daten Ihres Registers Die Verfahrensweise hängt vn der im UPI_Viewer angezeigten Referenzdatenquelle ab: Der UPI-Viewer zeigt als Datenquelle "Infstar" an: Fall A: Die Daten in Ihrem Register und die aus Infstar sind identisch, unterscheiden sich jedch vn denen aus der UPI: 1 Kann auch eine Karte sein (z.b. AHV - Versichertenkarte) 2 Entweder die Gemeinde der der Inhaber der Daten kann diese Meldung machen. 5/7

6 Teilen Sie den Unterschied dem UPI-Kundendienst mit. Fall B: Die Daten in Ihrem Register sind mit denen aus Infstar nicht identisch: B1) Persn mit Schweizer Staatsangehörigkeit: Melden Sie den Unterschied dem Zivilstandsamt des Heimatrtes der Persn. Die Meldung erflgt mittels Antragsfrmular für Berichtigungen, welches auf der Internetseite der ZAS zur Verfügung steht. Dabei sllte die betrffene Persn das Antragsfrmular ebenfalls unterschreiben, um ihren Willen zur Berichtigung zu bekunden. B2) Persn mit ausländischer Staatsangehörigkeit und Zivilstandsereignis in der Schweiz: Melden Sie den Unterschied an das zuständige Zivilstandsamt der Gemeinde, in der das Ereignis stattgefunden hat. Die Meldung erflgt mittels Antragsfrmular, welches auf der Internetseite der ZAS zur Verfügung gestellt wird. Bemerkung: Änderungen in Infstar werden durch Infstar autmatisch an die UPI gemeldet. Die Gemeinde erhält keine Änderungsmeldungen, da Infstar die Whngemeinde zum Zeitpunkt der Krrektur nicht kennt. Der UPI-Viewer zeigt als Datenquelle ZEMIS/SYMIC an: Fall A: Die Daten in Ihrem Register und die aus ZEMIS sind identisch, unterscheiden sich jedch vn denen der UPI: Melden Sie die Unregelmässigkeit dem UPI-Supprt. Fall B: Die Daten in Ihrem Register sind nicht mit denen aus ZEMIS identisch. B1) Die Persn besitzt eine Aufenthaltsbewilligung: melden Sie die Unregelmässigkeit dem zuständigen Kantnalamt für Migratinen. Die Meldung muss mit Hilfe des dafür entwickelten Frmulars erflgen (Z1). B2) Die Persn hat eine Bewilligung aus dem Asylbereich: Melden Sie den Unterschied an den ZEMIS-Kundendienst. Der UPI-Viewer zeigt als Datenquelle Ordipr an: Die Persn besitzt eine Legitimatinskarte. Melden Sie die Unregelmässigkeit an den UPI- Kundendienst, welcher diese an das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) weiterleitet. Der UPI-Viewer zeigt als Datenquelle ZAS an: Melden Sie den Unterschied an den UPI-Supprt. 2.2 Unterschied zwischen den Identifkatinsdaten der UPI und der Nummer auf einem Dkument Zwei Fälle sind möglich: a) Der Eintrag in der UPI ist krrekt. Melden Sie den Fehler dem entsprechenden Kundendienst. b) Der Eintrag in der UPI ist fehlerhaft. Wenden Sie die Vrgehensweisen wie unter Punkt 2.1 beschrieben an. 6/7

7 Kntakte 1. Kundenservices der Bundesregister: Kundenservice ZEMIS/SYMIC : zemis-supprt@bfm.admin.ch Kundenservice UPI : upi_supprt@zas.admin.ch 2. Bei Verständnisprblemen der Fragen zur Anwendung der beschriebenen Vrgehensweise, wenden Sie sich bitte an flgende Stellen: Kundendienst UPI: Zentrale Ausgleichsstelle ZAS Kundendienst UPI Av. Edmnd-Vaucher 18 Pstfach Genf 2 upi_supprt@zas.admin.ch Tel.: Fax: Service clientèle Registerharmnisierung: Bundesamt für Statistik BFS Sektin POP - Service clientèle RH Espace de l Eurpe Neuchâtel harm@bfs.admin.ch Tel.: Quellen Dienst für die Verwaltung der Zugangsrechte (UPIViewer der UPIServices) auf der Internetseite der ZAS: für UPIViewer für UPIServices. Frmular für Antrag auf Berichtigung der Persnalien in einem amtlichen Persnenregister des Bundes, zuhanden des Bürgers auf der Internetseite der ZAS: Frmular Z1 auf der Internetseite des BFM benötigt ein Passwrt, welches in den Gemeinden erhältlich ist: /themen/aufenthalt/cug_mutatinswesen 7/7