Berlin, November

Transkript

1 Erfolgreiche Einführung der E-Akte und elektronischen Vorgangsbearbeitung in den obersten Landesbehörden Mecklenburg- Vorpommern. Vorstellung des im Juni 2014 abgeschlossenen Projektes zur Einführung eines DMS/VBS aus organisatorischer Sicht Stefan Barth Referent im Referat Organisation, Innerer Dienst des Finanzministeriums Mecklenburg-Vorpommern bis März 2012 Leiter des Competence Center DOMEA 1

2 Ein Geständnis Ich, Stefan Barth, habe gegen die seit Jahrhunderten bestehende Verfassung des Landes Mecklenburg-Vorpommern verstoßen!! 1 Allens bliwt bin Ollen (Alles bleibt beim Alten) 2

3 Vom Pilotprojekt zum vollständigen Roll-Out Agenda: Kurzvorstellung des Projekts Vorgehen bei der Einführung Aktueller Stand der Einführung 3

4 Vom Pilotprojekt zum vollständigen Roll-Out Agenda: Kurzvorstellung des Projekts Vorgehen bei der Einführung Aktueller Stand der Einführung 4

5 Projektauftrag Kabinettsbeschluss 50/08 vom : (1)In der Landesregierung wird das elektronische Dokumentenmanagementund Vorgangsbearbeitungssystem DOMEA (DOMEA DMS/VBS) bis Ende 2013 eingeführt. Das Finanzministerium wird mit der Umsetzung sowie dem Abschluss der hierzu erforderlichen Dienstvereinbarung beauftragt. Fachliche Zweifelsfragen werden nach Absprache mit den Ressorts durch das Finanzministerium geklärt. (2)Das Kabinett beauftragt das Finanzministerium (federführend) und das Innenministerium bis zum einen gemeinsamen Aktenplan der Landesregierung zu entwickeln und soweit für die Einführung des DOMEA DMS/VBS erforderlich Rechtsvorschriften anzupassen sowie einheitliche organisatorische Standards zu erarbeiten. 5

6 Lenkungsausschuss 6

7 Rückblick CCD (Competence Center DOMEA) vom Auftrag bis Projektabschluss angesiedelt beim Finanzministerium: schreibt die Standards für alle obersten Landesbehörden einheitlich und verbindlich fest ist in Abstimmung mit dem Benutzervertreter des jew. Hauses für die Produktanforderungen verantwortlich stellt die Ressourcen für die Definition der Anforderungen und die Prüfung der Produkte bei Lieferung 7

8 Rückblick CCD Teamstärke 8

9 Rückblick DVZ MV GmbH vom Auftrag bis Projektabschluss Sachgebiet FAD (Fachapplikation DOMEA)bei der DVZ MV GmbH Umsetzung von Release 1.0 (FM) bis zum Release 8.1 (LV) Umsetzung neuer Anforderungen zum Scan-system Aufbau und Betrieb des IT-Systems 9

10 Vom Pilotprojekt zum vollständigen Roll-Out Agenda: Kurzvorstellung des Projekts Vorgehen bei der Einführung Gesamtprojekt Aktueller Stand der Einführung 10

11 Regelwerke und Handbücher Aktenordnung gemeinsamer Aktenplan der Landesregierung M-V Gemeinsame Geschäftsordnung I (GGO I) der Landesverwaltung M-V Rahmendienstvereinbarung zur Einführung der Vorgangsbearbeitung Leit(d)faden zur Erstellung der Dienstanweisung zur Vorgangsbearbeitung Handbücher für verschiedene Nutzergruppen für die Sachbearbeitungen für die Leitungsebenen und deren Vorzimmer für die Administratoren für den Servicebereich Schriftgutverwaltung (SSV) Nutzeranleitungen für verschiedenste Detailthemen 11

12 Fachliche Konzepte Organisationskonzept Berechtigungskonzept Protokollierungskonzept, Löschkonzept Evaluierungskonzept Scan-Konzept (z.b. Posteingang), Vorscan-Konzept (z.b. Bestandsakten) IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzept Notfallvorsorge- und Notfallbewältigungskonzept, Notfallhandbuch Software-Testkonzept (Fortschreibung für jedes Release) Schulungskonzept einschließlich aller Schulungsunterlagen diverse fachliche Anforderungskonzepte zur Weiterentwicklung usw. 12

13 Mastersystem für die Ministerien und die Staatskanzlei Das Mastersystem soll einen Landesstandard für die Vorgangsbearbeitung definieren, der den Großteil der Prozesse in der Ministerialverwaltung des Landes M-V abbildet. Das jeweils neue Haus kann Hausspezifika einbringen, dazu erfolgt für ausgewählte Mitarbeiter eine zweitägige Intensiveinweisung in die Systemfunktionalitäten und Abläufe. Auch die Häuser, die bereits mit dem System arbeiten, können Änderungs- und Anpassungswünsche äußern. Das CCD stellt die Anforderungen zusammen und priorisiert diese. Die DVZ M-V GmbH prüft die Machbarkeit und schätzt den Aufwand ab. Der Arbeitskreis DOMEA M-V (alle Häuser, die das System bereits nutzen, und das aktuelle Haus) stimmt die Anforderungen ab und bestimmt die umzusetzenden Änderungsanträge und deren Reihenfolge (ggf. Verschiebung in ein nächstes Release bzw. keine Übernahme in den Landestandard) Die DVZ M-V GmbH setzt die im Releasedokument freigegebenen Änderungen um. 13

14 Vom Pilotprojekt zum vollständigen Roll-Out Agenda: Kurzvorstellung des Projekts Vorgehen bei der Einführung Teilprojekte LU IM EM WM FM je Haus ein Teilprojekt LV SM BM JM StK Aktueller Stand der Einführung 14

15 Vorgehen bei der Einführung Teilprojektphasen (aktuell) Phase 1: Phase 2: Organisatorische Vorbereitung und technische Umsetzung Rollout incl. Schulung incl. Vorscannen 15

16 Vorgehen bei der Einführung Phase1: Organisatorische Vorbereitung und technische Umsetzung Phase 2a: Vorscannen (z. T. parallel mit Phase 2b) Phase 2b: Rollout incl. Schulung 16

17 Phase 1: Organisatorische Vorbereitung und technische Umsetzung Projektleitdokument zur Festlegung der Verantwortlichkeiten, Teilprojektphasen, Eskalierungsstufen etc. Dienstvereinbarung zur Einführung der Vorgangsbearbeitung unter Berücksichtigung der Rahmendienstvereinbarung zur Einführung der Vorgangsbearbeitung in den Ministerien und der Staatskanzlei Dienstanweisung zur Vorgangsbearbeitung unter Berücksichtigung des ressortübergreifenden Leitfaden zur Erstellung einer Dienstanweisung IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzept des Hauses 17

18 Phase 1: Organisatorische Vorbereitung und technische Umsetzung zu beteiligende Organisationen bzw. Personen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als zukünftige Nutzer Interessenvertretungen Datenschutzbeauftragte Leitungsebene der Häuser Verbinden Sie mit dem VBS die Chance zur Optimierung der Organisation! Nutzen Sie Ihre Steuerungskompetenz! Setzen Sie auf mittel- bis langfristige Effekte! Beteiligen Sie sich und Ihr Vorzimmer aktiv als VBS-Anwender! Motivieren Sie die Mitarbeiter! Sorgen Sie für ausreichende Ressourcen! Managen Sie aktiv und zielorientiert anfängliche Widerstände und Probleme! Organisationsreferate und IT-Referate der Häuser 18

19 Phase 1: Organisatorische Vorbereitung und technische Umsetzung Informationsveranstaltungen: für Staatssekretär und alle Abteilungsleiter (optionale Live-Präsentation) für jeden Abteilungsleiter und seine Referatsleiter für die Vorzimmer der Haus- und Abteilungsleitungen für alle Mitarbeiter des Hauses für die Mitglieder der Interessenvertretungen Vorbereitungsgespräche mit jedem Referat des Hauses (gesamtes Referat) Ein Prophet gilt nirgends weniger als in seinem Vaterland und in seinem Haus. Matthäus- Evangelium (Kapitel 13, Vers 53-58) 19

20 Vorgehen bei der Einführung Phase1: Organisatorische Vorbereitung und technische Umsetzung Phase 2a: Vorscannen (z. T. parallel mit Phase 2b) Phase 2b: Rollout incl. Schulung 20

21 Vorscannen Warum? Erleichterung des Übergangs von der Papierakte zur elektronischen Akte durch Zugriff auf bereits in digitaler Form vorhandene Dokumente Welcher Umfang? je Referatsmitglied 20 Akten oder Vorgänge mit den jeweils 20 aktuellsten Dokumenten (Vorscan-Konzept) das sind bei einem Referat mit 10 Mitarbeitern 4000 Dokumente 21

22 Vorgehen bei der Einführung Phase1: Organisatorische Vorbereitung und technische Umsetzung Phase 2a: Vorscannen (z. T. parallel mit Phase 2b) Phase 2b: Rollout incl. Schulung 22

23 Rollout incl. Schulung Referatsleiter, Referenten, Sachbearbeiter Menge: referatsweise (parallel ca. 20 MA gleichzeitig) Ort: DVZ M-V GmbH / Räume des CCD Zeit: 3 Tage Mo 4 Stunden Di 6 Stunden Mi 4 Stunden anschließend 7 Tage Intensivbetreuung Do +Fr vor Ort am Schulungssystem Mo -Fr vor Ort im Echtsystem danach vor Ort Betreuung durch die Multiplikatoren der Abteilung (Planung: einer je 2 Referate) Echtsystem: (elektronische Akte ist die führende Akte) ab dem Montag, der dem Schulungsbeginn folgt 23

24 Vom Pilotprojekt zum vollständigen Roll-Out Agenda: Kurzvorstellung des Projekts Vorgehen bei der Einführung Aktueller Stand der Einführung 24

25 Ich habe fertig! Pressekonferenz des damaligen Bayern Trainers Giovanni Trap Trapattoni vom 10.März 1998 Schwerin, September

26 Wir haben es geschafft hervorragende Leistung des CCD und der DVZ M-V GmbH keine Terminverschiebungen in 6 ½ Jahren in TP bzw. im GP von 2008 bis 2014 erfolgreiche DMS/VBS Einführung bei allen obersten Landesbehörden in M-V Einhaltung bzw. Unterschreitung der finanziellen Vorgaben entgegen aller Akzeptanzvorbehalte trotz (Mehraufwand für DVZ und CCD) 7 umfangreichen Datenübernahmen infolge von Ressortumbildungen, nach der Landtagswahl 2011 neben dem Projekt bis 11/2013 durchgeführt diverse, komplexe Bestandsmigrationen in Teilprojekten aufgrund von alten DMS-Versionen in den Häusern (aus älteren DOMEA -Versionen) umfangreicher Bestandsübernahmen in Teilprojekten aufgrund von alten Posteingangsbüchern (aus elektronischen Tabellen z. B. MS Excel) obwohl zusätzlich (Mehrbelastung für CCD) im Teilprojekt BM mit IQ ca. 80 weitere Schulungsteilnehmer im Rollout für StK in Brüssel Landesvertretung M-V parallel zum Rollout SM 26

27 Ergebnisse Veränderungen in betroffenen DOMEA -Häusern Harmonisierung und Flexibilisierung der Organisation und Abläufe Einheitliche Dokumentablage und Prozesssteuerung Vereinheitlichte Aktenführung gemäß Aktenordnung Verbesserung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit Beschleunigung von Verwaltungsprozessen (Umlauf an einem Tag) Elektronische Akte als führende Akte Weniger Raumbedarf für Aktenhaltung, einfachere Umzüge Optionen für neue Arbeitsformen (z.b. Telearbeit, Fernzugriff) Einführung einer zentralen und kundenorientierten E-Government- Komponente Umsetzung des Kabinettsbeschlusses KV 50/08 gem. Punkte 1. und 2. 27

28 Projektplan Der Beschluss der Landesregierung KV 50/08 vom 29. April 2008: In der Landesregierung wird das elektronische Dokumentenmanagementund Vorgangsbearbeitungssystem DOMEA eingeführt. LU IM EM WM FM Fertig: DOMEA gem. KV 50/08! LV SM BM JM StK 28

29 "Wenn die Welt untergeht, so ziehe ich nach Mecklenburg, denn dort geschieht alles 50 Jahre später." überliefertes Zitat; Otto von Bismarck Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Stefan Barth Referat Organisation; Innerer Dienst Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern Schloßstraße Schwerin Tel: (0385) Mail: 29