E-AKTE ALS CLOUD-DIENST BEISPIELE AUS DER PRAXIS

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1 E-AKTE ALS CLOUD-DIENST BEISPIELE AUS DER PRAXIS Linda Strick Fraunhofer FOKUS 6. Jahrestagung E-Akte

2 Auf dem Weg zur elektronischen Aktenführung 1999 Domea 2008 XDomea 2012 OeV 2 Fraunhofer FOKUS

3 Architekturkonzepte für E-Verwaltungsarbeit in Theorie und Praxis (1/2) Modularer Aufbau des Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit Modularer Ansatz der Referenzarchitektur elektronische Verwaltungsarbeit Herstellerunabhängigkeit durch Mix and Match Flexible Auswahl und Einführung nach individuellen Bedarfen Integrierte und ganzheitliche Lösungen (Suites) in der Praxis verbreitet 3 Fraunhofer FOKUS

4 Architekturkonzepte für E-Verwaltungsarbeit in Theorie und Praxis (2/2) CMIS CMIS CMIS Hohe Anforderungen an CMIS als universeller Standard für den Austausch einer Vielzahl von Informationen zwischen Modulen und dem DMS-Kern CMIS CMIS CMIS,IMAP CMIS CMIS 4

5 Architekturkonzepte für E-Verwaltungsarbeit in Theorie und Praxis (2/2)? Hohe Anforderungen an CMIS als universeller Standard für den Austausch einer Vielzahl von Informationen zwischen Modulen und dem DMS-Kern??? Notwendigkeit weiterer, noch zu definierender Schnittstellen für effiziente und durchgängige Verwaltungsprozesse aus Mitarbeiter- und Führungssicht kontrovers Der Integrationsaufwand und die Prozessübergänge in einer modularen Zielumgebung stehen ganzheitlich integrierten Lösungen mit durchgehenden Verwaltungsprozessen gegenüber 5

6 Cloud als Basisinfrastruktur für integrierte Dienstleistung Einfach sicher flexible Infrastruktur orientiert sich am aktuellen Bedarf die Zuverlässigkeit des Systems ist hoch die Kosten sind gering durch die Bündelung von Nutzern entstehen Synergieeffekte Shared Services Rechte-und Rollenmanagement Sicherheitskonzept Integration über Service Plattform (SOA) Mobiler Zugriff Hybride Lösung (klassifizierte Dokumente mit Schutzniveau bleiben vor Ort) 6 Fraunhofer FOKUS

7 Elektronische Verwaltungsarbeit aus der Cloud - Vision oder Fiktion PaaS 7 Fraunhofer FOKUS

8 Cloud-Services der Datenzentralen Eine Initiative der Datenzentralen Juli 2014: Cloud-Richtlinie im IT-Planungsrat als Entwurfsdokument durch Staatssekretär M-V und Staatssekretärin Rheinland-Pfalz eingebracht Oktober 2014: Erfahrungsbericht zur Anwendung der Richtlinie Vorschlag an den IT-Planungsrat, mit einem Beschluss die Verbindlichkeit zur Anwendung festzuschreiben Diskussion mit kommerziellen Anbietern über die Cloud- Anforderung von Bund und Ländern Übergabe der Richtlinie an die euritas-mitglieder zur Nutzung im europäischen Kontext 8 Fraunhofer FOKUS

9 Beispiele aus der Praxis Best Practice I DMS-Einführung in der Landesverwaltung in M-V Copyright DVZ M-V GmbH 9 Fraunhofer FOKUS

10 Vorbereitung Unter dem Motto Modern arbeiten und leben startet die Landesverwaltung M-V 2008 das Projekt zur Einführung eines DMS in allen Ministerien. Die Federführung wird dem Finanzministerium M-V übertragen. Das Land schließt eine für alle Ministerien verbindliche Dienstvereinbarung. Es wird ein Lenkungsausschuss gebildet. Auftraggeber: Finanzministerium M-V Benutzervertreter: Das jeweilige Ministerium Lieferantenvertreter: DVZ M-V GmbH Bildung eines Kompetenzcenters zur Einführungskoordinierung, Erarbeitung der Fachkonzepte, Schulungen und Projektsteuerung INFORA-Bundeskongress 10

11 Zieldefinition für das Projekt Einheitliche Dokumentablage und Prozesssteuerung Verbesserung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit Beschleunigung von Verwaltungsprozessen (Umlauf an einem Tag) Elektronische Akte als führende Akte Optionen für neue Arbeitsformen (z. B. Telearbeit, Fernzugriff) Aktenordnung - gemeinsamer Aktenplan der Landesregierung M-V Gemeinsame Geschäftsordnung (GGO) der Landesverwaltung M-V IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzept Notfallvorsorge- und Notfallbewältigungskonzept, Notfallhandbuch Grundsatz: Gemeinsame Aufgabe Gemeinsames Ziel! INFORA-Bundeskongress 11

12 Erfolgsfaktoren klare Aufgabenabgrenzung: FM, CCD, DVZ, betroffenes Haus aktive Unterstützung durch den jeweiligen Staatssekretär. rechtzeitige Bereitstellung qualifizierter Personen für Projektarbeit, Schulungsassistenz und Multiplikatoren durch die betroffenen Häuser Akzeptanzmanagement Informationsgespräche auf allen Ebenen (Ltg. + AL / AL + RL / RL + MA) intensive, zielgerichtete, geschäftsgangorientierte Schulungen durch Prozess- und Verwaltungsexperten aus dem Competence Center DOMEA (CCD) Betreuung der Anwenderinnen und Anwender am Arbeitsplatz durch CCD sehr gute, kollegiale Zusammenarbeit zwischen den Verwaltungs-, Verfahrens-, Prozess- und Technikexperten vom CCD und DVZ INFORA-Bundeskongress 12

13 Cloud Strategie DVZ Government Cloud Bereitstellung von cbrain F2 aus der DVZ-Government Cloud für die öffentliche Verwaltung in Deutschland Bereitstellung als Software as a Service (SaaS) Zugang der Verwaltung über die sichere DOI Cloud basierte Lösungen für die öffentliche Verwaltung

14 Best Practice aus Dänemark E-Verwaltung aus der Cloud 10 dänische Ministerien (und mehrere Agenturen sowie Kommunen) nutzen cbrain F2 6 Ministerien beziehen F2 als SaaS von dem dänischen IT-Dienstleister Statens-IT als agile und risikoarme Pilot- und Einführungsprojekte realisierbar durchschnittlich 35% Kostenersparnis durch den SaaS-Bezug der Lösung Mandantenfähigkeit auf Software-, Hardware- und Serverebene Hoher Individualisierungsgrad der Mandanten bezüglich Programmversion, Patches und Funktionalität Digitalisierungspreis für messbare Effizienzsteigerungen und hohe Akzeptanz Ganzheitlicher Ansatz E-Verwaltung Chat

15 Beispiele aus der Praxis Best Practice II Softwarehersteller als Generalunternehmer für die Verwaltung Copyright PDV-Systeme GmbH 15 Fraunhofer FOKUS

16

17 Integrierte everwaltung Ganzheitliche Betrachtung 1. Ziele Festlegen Transparenz, Einsparung, Qualitätsverbesserung Kriterien festlegen 2. Maßnahmen zur Überwindung organisatorischer Hemmnisse Frühzeitige Pilotierungen Proaktive Berücksichtigung der Hemmnisse zur Einführung E-Akte Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter: Proaktives Akzeptanz und Change Management 3. Berücksichtigung der Anforderungen nach mobilem Arbeiten Führungskräfte und Außendienstmitarbeiter Diverse Herausforderungen 4. Bereitstellung als Cloud Lösung Geringere Betriebskosten bei Nutzung durch mehrere Mandanten Schnellere Bereitstellung für Mandanten als individuelle Installationen 17 Fraunhofer FOKUS

18 Integrierte SCHAUFENSTER E-Verwaltung E-AKTE vs.einzellösung Besuchen Sie uns in Berlin-Charlottenburg! Papierlose Vorgangsbearbeitung? Durchgängig & medienbruchfrei? Fachverfahren-Einbindung? Social Intranet? Quelle: E-Akte aus der Cloud? Für Entscheider mobil?

19 Fraunhofer FOKUS Kaiserin-Augusta-Allee Berlin, Germany Linda Stick Tel. +49 (0) Fraunhofer FOKUS

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