Update-News. Version 8.11 Stand:

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1 Update-News Version 8.11 Stand: Für einen fehlerfreien Betrieb von CHARLY führen Sie bitte unbedingt dieses Update aus. In den Update-News finden Sie wichtige Informationen, die zur fehlerfreien Ausführung des Updates beachtet werden müssen.

2 Update-News 8.11 Seite 2 Inhalt Wichtige Informationen 3 Checkliste 4 1. Kassenbuch Änderungen in den»stammdaten«5 1.2 Änderungen im Kassenbuch »Anfangsbestände verwalten« Export-Formate Minimieren und Beenden des Kassenbuchs Hilfe bei der Anwendung des Kassenbuchs Sonstiges Verschlüsselter -Versand mit CHARLY unter Windows Einstellung des Supports von CHARLY unter Mac OS X 10.6, Win XP, Win Server 2003 sowie mit Java Anmerkungen 11

3 Update-News 8.11 Seite 3 Wichtige Informationen vor dem Einspielen des neuen Updates Das aktuelle CHARLY-Update der Version 8.11 steht für Sie bereit. Die Prüf- und Sendemodule wurden seitens der KZBV nicht verändert, sodass es auch in CHARLY zu keinen Anpassungen gegenüber der Version 8.10 kam. Das vorliegende Update kann daher jederzeit eingespielt werden. Im Fokus des CHARLY-Updates 8.11 steht insbesondere das Kassenbuch 2012: Mit der Abkündigung des bisherigen Kassenbuchs, steht Ihnen nun wie angekündigt ab dieser Version ausschließlich das Kassenbuch 2012 zur Verfügung. Hatten Sie bis zuletzt mit dem bisherigen Kassenbuch gearbeitet, erfolgt eine automatische Übernahme Ihrer Daten in das Kassenbuch Weitere Neuerungen und Änderungen zum Kassenbuch 2012 finden Sie ab Seite 5. Des Weiteren wurde für CHARLY unter Windows ein neues -Programm implementiert, das den verschlüsselten Versand von s ermöglicht. Für Mac-Anwender waren keine programmatischen Anpassungen notwendig. Prüfen Sie vor dem Einspielen des neuen Updates, ob Sie eine aktuelle Datensicherung erstellt haben. Wir empfehlen Ihnen dringend, vor jedem Update eine Datensicherung durchzuführen. Beenden Sie CHARLY an allen Arbeitsplätzen (Clients) und schalten Sie die Computer aus. Dies gilt nur für Clients, nicht für den Server. Bitte starten Sie Ihren Server vor dem Einspielen des Updates neu. Lesen Sie unsere Update-News bitte aufmerksam. Darin finden Sie wichtige Hinweise zum aktuellen Update. Unter finden Sie unsere Update-News. Wir empfehlen Ihnen, die Informationen zu den Updates auch den Kolleginnen und Kollegen in der Praxis zugänglich zu machen. Installieren Sie das Update nach Anleitung. Nach dem Einspielen des Updates bitten wir Sie, den Server ebenfalls neu zu starten. Damit stellen Sie sicher, dass alle Änderungen installiert sind. Starten Sie anschließend alle Clients wieder und rufen Sie CHARLY auf. Eine Checkliste für die Installation des CHARLY-Updates finden Sie auf Seite 4.

4 Update-News 8.11 Seite 4 Checkliste Installation von CHARLY-Updates Um Ihr CHARLY-Update fehlerfrei zu installieren, führen Sie bitte jeden Schritt gewissenhaft durch, da es sonst zu Problemen beim Update bis hin zu einem nicht lauffähigen System nach dem Update kommen kann. 01 Datensicherung durchführen 02 Virenscanner temporär deaktivieren Wir empfehlen, den Virenscanner während der Updateeinspielung temporär zu deaktivieren, da es sonst möglicherweise zu Unterbrechungen und/oder Fehlermeldungen kommen kann. Nach der Installation des Updates aktivieren Sie den Virenscanner bitte wieder. 03 Alle Arbeitsplätze (Clients) herunterfahren und abschalten Wichtig: Dies gilt nur für die Clients, nicht für den Server. 04 Server neu starten 05 Update-News und Anleitungen/Dokumentationen lesen Bitte lesen und/oder drucken Sie alle zu der Version zur Verfügung gestellten Dokumente. Diese finden Sie auf unserer Homepage unter 06 Update nach Anleitung installieren 07 Nach Abschluss der Update-Einspielung, CHARLY am Server starten Hinweis: Falls es Änderungen in der Datenbank gab, kann der Start von CHARLY bis zu 30 Minuten dauern. Bitte warten Sie, bis CHARLY vollständig am Server gestartet ist. 08 Clients wieder starten und CHARLY an den Clients aufrufen 09 Update-News und Anleitungen nochmal lesen um sich über die Änderungen/Neuerungen in der Software zu informieren. 10 Praxispersonal über das Update informieren (Rundmail, Aushang) Wir empfehlen, die Informationen zu den Updates auch den Kolleginnen und Kollegen in der Praxis zugänglich zu machen.

5 Update-News 8.11 Seite 5 1. Kassenbuch 2012 Mit diesem Update steht Ihnen wie angekündigt ausschließlich das Kassenbuch 2012 in CHARLY zur Verfügung, d.h. bei Klick auf»kasse«in Ihrem CHARLY öffnet sich grundsätzlich das Kassenbuch Falls Sie bis einschließlich der CHARLY Version 8.10 mit dem bisherigen Kassenbuch gearbeitet hatten, werden beim Einspielen des CHARLY-Updates 8.11 automatisch sämtliche Daten in das Kassenbuch 2012 übernommen. Sie müssen keine weiteren Einstellungen vornehmen. 1.1 Änderungen in den»stammdaten«in den»stammdaten«unter»praxiskonten«wurden einige Änderungen für die Konfiguration des Kassenbuchs 2012 vorgenommen: > Im Unterkarteireiter»Konten«wurden die Buttons»Kontoabschluss«bzw.»Kontoabschluss stornieren«entfernt. Der Kontoabschluss wird direkt im Kassenbuch 2012 durchgeführt und verwaltet. > Neu hinzugekommen ist die Checkbox»Saldenvortragskonto«. Bei aktiver Checkbox wird das so gekennzeichnete Konto im Dialog»Anfangsbestände verwalten«des Kassenbuchs 2012 bei der Jahresübernahme als Vortragskonto mit dem entsprechenden Betrag angezeigt. Das Konto muss manuell in das Folgejahr übernommen werden. > Im Kassenbuch 2012 wird der Kontenabschluss über den Button»Monatsabschluss«grundsätzlich manuell durchgeführt. Dabei werden immer alle Konten auf einmal abgeschlossen.

6 Update-News 8.11 Seite 6 In dem bisherigen Kassenbuch bestand die Möglichkeit einzelne Konten wahlweise manuell oder automatisch abzuschließen. Aktiviert wurde der automatische Kontenabschluss in dem Unterkarteireiter»Einstellungen«über die Checkbox»Konten monatlich abschließen«. Da diese Vorgehensweise nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht, wurde die Option»Konten monatlich abschließen«ebenfalls entfernt. War bei Ihnen die genannte Checkbox für das bisherige Kassenbuch aktiv, so wird diese Funktion mit Einspielen des CHARLY-Updates 8.11 automatisch deaktiviert. Da die beschrieben Funktionsweisen mit dem Umstieg auf das Kassenbuch 2012 nicht mehr benötigt werden, ist der Unterkarteireiter»Einstellungen«entfernt. > In dem Unterkarteireiter»Abgebr. Buchungen«werden nur bereits vorhandene Einträge des bisherigen Kassenbuchs angezeigt. Neue Einträge kommen nicht hinzu. Sämtliche mit dem Kassenbuch 2012 durchgeführten Buchungen, einschließlich der stornierten, finden sich direkt im Kassenbuch In den»stammdaten«unter»praxispraxiszahnarztrg-konten«bietet CHARLY die Möglichkeit, bezahlte Rechnungen automatisch auf einem voreingestellten Konto zu verbuchen. Hatten Sie zusätzlich in dem nun ausgebauten Unterkarteireiter»Einstellungen«die Checkbox»Konten monatlich abschließen«aktiviert und wollten nach dem Monatswechsel auf ein noch nicht abgeschlossenes Konto buchen, erhielten Sie bei Verwendung des bisherigen Kassenbuchs durch CHARLY eine Hinweismeldung. In dieser Hinweismeldung hatten Sie dann die Option, das entsprechende Konto sofort abzuschließen. Diese Hinweismeldung entfällt ebenfalls, da mit dem Kassenbuch 2012 keine einzelnen Konten abgeschlossen werden können.

7 Update-News 8.11 Seite Änderungen im Kassenbuch »Anfangsbestände verwalten«im Dialogfenster»Anfangsbestände verwalten«ist die Anzahl der verfügbaren Konten begrenzt: Es werden nur noch Konten aufgeführt, die in CHARLY in den»stammdaten«unter»praxiskontenkonten«ein Häkchen bei»saldenvortragskonto«haben. Mit der Installation des Updates 8.11 wird bei allen Konten, bei denen in den»stammdaten«unter»praxiskontenkonten«die Checkbox»Kassenbuch«aktiviert ist, automatisch auch die Checkbox»Saldenvortragskonto«aktiviert. Bitte überprüfen Sie, ob diese Einstellung Ihren Anforderungen entspricht und korrigieren Sie diese gegebenenfalls Export-Formate In das Kassenbuch 2012 wurde eine neue DATEV-Schnittstelle implementiert. Sie steht Ihnen im Reiter»Konten«im Bereich»Export«zur Verfügung. Wählen Sie unter»format«die Option»DATEV ASCII Belegstapel«aus. Damit exportieren Sie Ihre Konten in dem neuen DATEV-Format. Das neue Export-Format»DATEV ASCII Belegstapel«> entspricht der aktuellen Schnittstellenbeschreibung von DATEV (gültig ab Oktober 2013), > ist eine ASCII-Datei mit Überschriftenzeile, > sollte in DATEV als ASCII-Datei importiert werden. Beim Export eines Kontos in dem neuen Format»DATEV ASCII Belegstapel«erhält die Datei automatisch das Präfix EXTF_ am Anfang des Dateinamens. Die Benennung nach dem Präfix ist frei wählbar, z.b. EXTF_1000_Kasse DATEV_ASCII_Belegstapel.csv. Das Präfix erlaubt einen vereinfachten Import in DATEV, da DATEV eine Datei mit diesem Präfix automatisch als Import-Datei erkennt.

8 Update-News 8.11 Seite Minimieren und Beenden des Kassenbuchs 2012 Das Kassenbuch 2012 kann im geöffneten Zustand auf ein kleines Symbol minimiert werden, sollte es vorübergehend nicht in Benutzung sein. Der Prozess des Kassenbuchs 2012 läuft dabei im Hintergrund weiter. Möchten Sie das Kassenbuch 2012 wieder aufrufen, umgehen Sie damit den längeren Startvorgang. Das laufende Kassenbuch 2012 wird sofort wieder vergrößert und in den Vordergrund geholt. Wird das Kassenbuch auf diese Weise nach einer Weile wieder aufgerufen, empfiehlt es sich, vor einer Buchung im Bereich»Belege«zunächst auf»tabelle aktualisieren«zu klicken. Das Kassenbuch 2012 wird über das»x«im Programmfenster minimiert. Das weitere Verhalten unterscheidet sich je nach Mac- bzw. Windows-Betriebssystem: > Mac Unter Mac finden Sie das Symbol in der Dockleiste. Mit einem Klick auf das Symbol in der Dockleiste können Sie das Kassenbuch 2012 wieder vergrößern und in den Vordergrund bringen. Um das Kassenbuch 2012 unabhängig von CHARLY zu schließen, klicken Sie bitte in der Menüleiste des Kassenbuchs auf»kassenbuch 2012«und wählen die Option»Kassenbuch 2012 beenden«.

9 Update-News 8.11 Seite 9 > Windows Unter Windows minimiert sich das Kassenbuch 2012 zu einem Symbol im sogenannten Infobereich, auch Tray genannt. Mit einem Doppelklick auf das Symbol kann das minimierte Kassenbuch 2012 wieder vergrößert und in den Vordergrund geholt werden. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol klicken und ein kleines Menü aufrufen, in welchem Sie die Optionen»Öffnen«und»Beenden«vorfinden. Mit»Öffnen«kann das Kassenbuch 2012 ebenfalls vergrößert und in den Vordergrund geholt werden. Mit»Beenden«kann das Kassenbuch 2012 unabhängig von CHARLY geschlossen werden. Für Windows und Mac gleichermaßen gilt: > Das Kassenbuch 2012 wird ebenfalls vergrößert und in den Vordergrund geholt, wenn Sie in CHARLY wie gewohnt auf»kasse«klicken. > Das Kassenbuch 2012 schließt sich automatisch, sobald CHARLY beendet wird. Gleiches gilt bei einem Mandantenwechsel. 1.3 Hilfe bei der Anwendung des Kassenbuchs 2012 Hilfestellung bei der täglichen Arbeit erhalten Sie direkt im geöffneten Kassenbuch Dort stehen Ihnen in der Menüzeile unter»hilfe«zwei Optionen zur Verfügung: > Über den Menüpunkt»Inhalte«rufen Sie das Handbuch zum Kassenbuch 2012 auf. > Über den Menüpunkt»Dynamische Hilfe«erhalten Sie kontextabhängige Informationen. Das heißt, je nachdem an welcher Stelle des Kassenbuchs 2012 Sie sich befinden, werden verwandte Hilfethemen angezeigt.

10 Update-News 8.11 Seite 10 Gerne zeigen wir Ihnen die Anwendung des Kassenbuchs 2012 zugeschnitten auf Ihre Praxisbedürfnisse in einer individuellen Schulung zum Kassenbuch. Diese können Sie unter der Telefonnummer buchen. Die Funktionalitäten des Kassenbuchs 2012 lernen Sie auch in unseren Update- Meetings kennen. Termine hierzu finden Sie in unserer Seminarbroschüre unter 2. Sonstiges 2.1 Verschlüsselter -Versand mit CHARLY unter Windows Seit Anfang April lässt eine Reihe von -Providern nur noch den verschlüsselten Austausch von s zu. Unverschlüsselte s werden von den Servern abgelehnt. Die Verschlüsselung geht auf die Initiative made in Germany der Provider T-Online, GMX und Web.de zurück. Nähere Informationen zur Verschlüsselung der s, der Datenverarbeitung sowie weiteren Teilnehmern, finden Sie auf der Seite der Initiative Auch der -Versand in CHARLY ist von dieser Neuerung betroffen. Während sich für Mac-Anwender keine Änderungen ergeben, musste CHARLY für den verschlüsselten -Versand unter Windows fit gemacht werden. Was Sie wissen müssen: > Es wurde ein neues Mailprogramm für Windows implementiert. > Das Mailprogramm wird über das Flag» SENDSWITHMAIL«aktiviert. > Das bestehende Mailprogramm für Windows kann weiterhin genutzt werden. Kein Anwender muss umstellen. > Wer aufgrund der Provider-Vorgabe s nur noch verschlüsselt senden und empfangen darf, sollte auf das neue Mailprogramm umstellen, um auch weiterhin mit CHARLY s versenden zu können. Auf unserer Homepage unter: finden Sie eine ausführliche Anleitung für die Einrichtung des neuen - Programms unter Windows.

11 Update-News 8.11 Seite Einstellung des Supports von CHARLY unter Mac OS X 10.6, Win XP, Win Server 2003 sowie mit Java 6 In unserem Schreiben vom 28. April 2014 informierten wir Sie bereits über die Einstellung des Supports von CHARLY unter einigen älteren Betriebssystemen. Zur Erinnerung listen wir diese Betriebssysteme sowie das Datum der Support- Einstellung nochmals auf: > Mac OS X 10.6 zum > Windows XP zum > Windows Server 2003 zum Ebenfalls zum wird die Unterstützung der Java Version 6 (interne Versionsnummer 1.6) eingestellt. 3. Anmerkungen Unsere Software und das darin enthaltene Angebot werden nach bestem Wissen erweitert und aktualisiert. Die Nutzung erfolgt auf eigenes Risiko des Anwenders. Für den Einsatz mit unterschiedlichen Systemen oder individuellen Anpassungen übernehmen wir keine Haftung.

12 Stand: Update-News 8.11 Seite 12 solutio GmbH Zahnärztliche Software und Praxismanagement Max-Eyth-Straße Holzgerlingen Fon Fax info@solutio.de