bpi solutions success story business process ideas & solutions

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1 business process ideas & solutions bpi solutions success story Höhere Produktivität durch integrierte Lösungen Perfektes Zusammenspiel der CRM Lösung bpi Sales Performer, der Speditionssoftware CALtms und der Archiv- und DMS-Lösung dg hyparchive

2 2 Das Familienunternehmen Wahl & Co. ist seit 1931 als Spedition und Logistikdienstleister am Standort Bielefeld tätig. Auf einem qm großen Grundstück in Bielefeld-Sennestadt steuert das Unternehmen eine der modernsten Speditionsanlagen und Logistikzentren Europas. Das international tätige Unternehmen bietet die komplette Logistik aus einer Hand. Wahl & Co. verfügt über einen eigenen Fuhrpark von 25 eigenen LKWs im Fernverkehr, 70 LKWs im Nahverkehr sowie 188 Wechselbrücken und 56 Anhänger unterstreicht die hohe Einsatzbereitschaft und schnelle Zustellung der Sendungen. Alle Fahrer verfügen über einen Gefahrgutschein und die eingesetzten Fahrzeuge sind entsprechend ausgerüstet. Damit sieht sich das Unternehmen in die Lage versetzt jederzeit gefährliche Güter bei seinen Kunden zu übernehmen, und diese unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zuzustellen. Eine Zustellquote von über 96% am nächsten Werktag ist Ausdruck der überzeugenden Qualität der Dienstleistungen. Über Sendungsverfolgung und Ablieferbelege per Internet zu jeder Sendung unterstreicht Wahl & Co. seine Qualität und offene Kommunikation mit seinen Kunden. So ist Wahl & Co gut aufgestellt, schnell und flexibel auf die Kundenanforderungen zu reagieren. und Kommunikationsplattform Schlüssel des kontinuierlichen Erfolgs. Die Speditions- und Logistikbranche durchläuft seit Jahren einen extremen Strukturwandel, der den Einsatz moderner IT-Lösungen verlangt. Als international agierendes Logistikunternehmen stand Wahl & Co. vor der Aufgabe, alle Informationen in Zusammenhang mit seinen Kunden zu konsolidieren und zentralisieren, um in einer Welt wettbewerbsfähig zu bleiben, in der Informationen in Echtzeit von entscheidender Bedeutung sind. Automatismen und Qualitätsmanagement Was 1931 mit wenigen Mitarbeitern und mit Pferd und Wagen als kleiner Fuhrbetrieb begann, hat sich zu einem bedeutenden Speditions- und Logistikunternehmen in Ostwestfalen für den Handel und die Industrie entwickelt. Wahl & Co. bietet seinen Kunden einen starken Verbund mit einem flächendeckenden Netz und 24 Stunden Service als Spedition und Logistikdienstleister in Deutschland. Neben Flexibilität und Vielseitigkeit ist eine einheitliche Informations- Wahl & Co.

3 Frachtberechnung Tracking & Tracing Wettbewerbsvorteil durch Informationsvorsprung Wahl & Co. startete im Rahmen einer IT-Reorganisation einen Umbau der IT-Infrastruktur und löste eine Vielzahl individueller Lösungen ab. So sollten die Informationen konsolidiert und zentralisiert, sowie gleichzeitig eine konsistente Sicht auf die Kunden ermöglicht werden. Das Unternehmen entschied sich für den Einsatz einer integrierten Branchenlösung bestehend aus dem Transportmanagementsystem CALtms, der Customer Relationship Managementlösung Sales Performer logistics, und dem Archiv- und Dokumenten Management System dg hyparchive. Perfekte Steuerung der Logistikabläufe Als Logistikdienstleister ist Wahl & Co. gefordert, das Dienstleistungsangebot im Transportwesen stets aktuell an den Bedürfnissen seiner Kunden auszurichten. Für den gesamten Transportablauf der über 100 LKWs und die logistische Abwicklung der Warenströme bei einem Tagesumschlag von ca Tonnen und Sendungen setzt Wahl & Co. die zentrale Logistiklösung CALtms ein. Das Transportmanagementsystem von CAL Consult ist das Kernstück in der Disposition und der Transportabwicklung. Alle speditionellen Kernbereiche von der Auftragsannahme über die Disposition und Abfertigung bis zur Rechnungslegung werden mit der Softwarelösung CALtms umfassend abgedeckt. Die Lager werden hinsichtlich der Lagermethoden chaotisch geführt und nach dem FiFo-Prinzip verwaltet. Im Umschlagslager der Sammelgutspedition führt CALtms durch den Einsatz von Online Scannung die Steuerung und die kontrollierte Be- und Entladung sowie die Lagerkontrolle durch. Die Daten aus dem Lagerwarehousing werden ebenfalls über eine Schnittstelle an CALtms übergeben. Zusätzlich führt die in CALtms integierte Anwendung CALcompliance die permanente Blacklist Prüfung gemäß der Verordnungen EG-VO 2580/2001 und 881/2002 durch. Neben den Basisfunktionen zur Organisation der Warenströme steuert Wahl & Co. über CALtms die Umschlagslager sowie eine internationale Sendungsverfolgung. Damit verfolgt Wahl & Co. ein Qualitätsmanagement, das über alle Dienstleistungen bis auf Sendungsebene aufgebaut ist. CALtms beweist seine große Stärke auch im perfekten Zusammenspiel mit anderen eingesetzten Softwarelösungen. Diese Flexibilität ist nicht nur wichtig um die logistische Abwicklung der Warenströme sicherzustellen, sondern eine wesentliche Voraussetzung für die durchgängige Steuerung der unternehmensübergreifenden Informationsflüsse. Höhere Effizienz im Verkauf Mit dem Transportmanagementsystem CALtms wurden bereits unterschiedliche Daten der einzelnen Geschäftsbereiche gesammelt. Unter anderem wurden monatlich detaillierte Daten über die Umsätze der einzelnen Geschäftsbereiche erfasst. Die Menge der Daten machte eine schnelle und übersichtliche Möglichkeit erforderlich, die vorhandenen Daten schnell 3

4 4 Berichtswesen Sendungsauswertungen und flexibel auswerten zu können. Gleichzeitig sollten individuelle Anforderungen vom Verkauf und der Geschäftsleitung umgesetzt werden. Nach einer Sichtung der zahlreichen CRM-Systeme entschied sich Wahl & Co. für den Sales Performer logistics von bpi solutions. Als entscheidende Vorteile erwiesen sich die ausgereiften Funktionen, die Flexibilität und Skalierbarkeit der Lösung. Überzeugend war auch die Benutzerfreundlichkeit des Systems, die den Trainingsaufwand für die Anwender deutlich reduziert. Kurz: Die Anwendung deckte sämtliche Anforderungen ab. Auch die erfolgreiche Umsetzung der Archivlösung durch bpi solutions im Unternehmen und das bestehende Know-how in den Bereichen Workflow, Process Management, Datenimport und Integration, die ein tief gehendes Verständnis für die Anforderungen schafften, waren Schlüsselfaktoren bei der Wahl. Angebotserstellung Die Pluspunkte für die Einführung des unternehmensweiten Customer Relationship Management- Systems liegen auf der Hand: Harmonisierung und Förderung der Zusammenarbeit im Vertrieb durch die Nutzung einheitlicher Werkzeuge, kontinuierlich aktuelle Daten über die Vertriebsaktivitäten, einheitliche Angebotserstellung, Herstellung von Synergie- Effekten sowie eine Erhöhung der Transparenz in der täglichen Arbeit. Angebotserstellung Fundierte Entscheidungsgrundlage Vor der Einführung des Sales Performers logistics hatten wir kein einheitliches System im Vertrieb. Somit stand uns immer nur ein teilweises Wissen über unsere Kunden zur Verfügung oder wir mussten auf die umfangreichen Kundenakten in Papierform zurückgreifen. Jetzt sind wir in der Lage, den Kunden in den Mittelpunkt unseres Handelns zu stellen. Wir blicken auf die übergreifende Sicht einer digitalen Kundenakte und können dadurch unsere Effizienz im Vertrieb deutlich steigern, berichtet Uwe Gawinski, Verkaufsleiter bei Wahl & Co. Wahl & Co.

5 Wettbewerbsbeobachtung Wettbewerbsvergleich Kundendaten, wie Adressen, Ansprechpartner, Verkaufsaktionen, Auftragsbestände sowie Daten zum Vertragswesen und Auswertungen sind aktuell abrufbar und zentral gespeichert. Alle Wünsche und Bedürfnisse der Kunden werden gesammelt und den Beteiligten im Unternehmen zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig werden strukturierte, analysefähige Marktdaten zu Wettbewerbern gewonnen. Statistiken und Analysen der Vergangenheitswerte geben Aufschluss, um das folgende Geschäftsjahr noch besser planen zu können. Seit dem Einsatz des Sales Performers haben wir die Beratungsqualität für unsere Partner im Markt verbessern können. Wir haben tagesaktuell alle Informationen im Zugriff, stellt Uwe Gawinski fest. Der komplette Vertriebsprozess wurde mit Unterstützung von bpi solutions neu aufgesetzt. Die CRM-Implementierung deckt heute alle Aspekte des Vertriebsmanagements ab, einschließlich der Qualifizierung von Kunden und Interessenten, dem Opportunity-Management, von uneingeschränkten Vertriebsaktivitätsberichten und dem topaktuellen Management von Forecasts und Zielen. Neben der Qualität und der Geschwindigkeit unserer Dienstleistungen ist unser wichtigstes Potential die Kundenorientierung, hierdurch differenzieren wir uns sehr markant vom Wettbewerb. Der Sales Performer logistics leistet uns hierbei sehr gute Dienste und ist eine perfekte Erfolgsanalyse für das Management, so Jörn Wahl-Schwentker, Geschäftsleitung Wahl & Co. Angebotserstellung 5

6 6 business process ideas & solutions Transparenz und vereinfachte Prozesse Der letzte Baustein der Gesamtlösung ist die Archivund Dokumenten Managementlösung dg hyparchive, mit der die langjährige Zusammenarbeit zwischen Wahl & Co. und bpi solutions bereits im Jahr 1998 begann. Damals legte man bei Wahl & Co. den Grundstein für die heutige Gesamtlösung mit der Einführung der Archiv- und Dokumenten Managementlösung dg hyparchive. Bereits zu diesem Zeitpunkt waren die betriebswirtschaftlichen Aspekte ausschlaggebend für die Digitalisierung und Archivierung von Speditionsaufträgen, Anlieferbelegen und weiterer Dokumente um Raum zu schaffen und eine gesetzeskonforme Langzeitarchivierung der Unterlagen zu gewährleisten. Auch heute werden die Papierdokumente gescannt und zusammen mit den elektronisch vorliegenden Daten automatisch in klar strukturierte Kundenmappen gespeichert. Neben der Archivierung gescannter Dokumente werden alle ausgehenden Dokumente parallel zum Druck in das Archivsystem überführt. Alle Informationen können nach der Digitalisierung ohne weitere Arbeitsschritte intern durch die Mitarbeiter abgerufen werden. Die zeitintensive Recherche der Mitarbeiter in physischen Ablageordern gehört der Vergangenheit an. Uwe Gawinski: hyparchive hat uns mächtig vorangebracht. Die elektronische Verfügbarkeit der Belege erleichtert das Tagesgeschäft erheblich. So werden z.b. verloren gegangene Belege bei Kunden per Fax oder nochmals gesendet, ohne dass ein großer Arbeitsaufwand damit verbunden ist. Dank der Volltextrecherche im System ist der gesuchte Beleg sekundenschnell gefunden und der Vorgang kann abschließend bearbeitet werden. Ein weiteres dickes Plus verzeichnet dg hyparchive bei Wahl & Co. - die offenen Schnittstellen, die eine Integration in nahezu jede beliebige Anwendung ermöglichen und damit eine schnelle, unkomplizierte Implementierung und Einführung erleichtern. So auch im aktuellen Fall der Anbindung an den Sales Performer logistics. dg hyparchive einfach in der Bedienung, übersichtlich in der Anwendung Unternehmensweite Plattform für die Ablage, Recherche, Verteilung und Archivierung sämtlicher Dokumentarten. Wahl & Co.

7 Mit der Gesamtlösung steht erstmals dem gesamten Vertrieb eine einheitliche Informationsund Kommunikationsbasis zur Verfügung. Uns ist es gelungen durch die integrierte Lösung eine Vielzahl individueller Applikationen abzulösen, damit haben jetzt alle Vertriebskollegen zentralen Zugriff auf Kundenakten und aktuelle Datenbestände. Wir verdichteten mit dieser Lösung unsere Informationen zur Wettbewerbsbeobachtung, regeln den Wissenstransfer und archivieren das Vertriebswissen, fasst Uwe Gawinski zusammen. Die nächste Erweiterungsphase Nachdem der Vertriebsbereich erfolgreich in den operativen Einsatz gegangen ist, konzentriert man sich bei Wahl & Co. auf die nächsten Schritte: Die Optimierung und Verwaltung des verkehrs, der in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen ist. Denn immer mehr Geschäftsvorfälle sind für den Archivierungsprozess relevant geworden, nachdem die Kunden komfortabel und schnell auf Preisanfragen mit Angeboten per bedient werden. Über einen zentralen server sollen die ein- und ausgehenden s archiviert werden, um einerseits bessere Suchmöglichkeiten nach einzelnen s und relevanten Geschäftsinhalten zu ermöglichen und anderseits die Performance der -Infrastruktur zu verbessern. Dann werden auch die s automatisiert archiviert. Eine weitere Erleichterung im Tagesgeschäft, die mehr Zeit für die Kundenbetreuung zulässt und zusätzlich hilft, Kosten zu reduzieren. 7

8 Einheitliche Informations-und Kommunikationsbasis im Vertrieb Branchenspezifisches CRM-System bpi Sales Performer Integration der Speditionssoftware CALtms revisionssichere Langzeitarchivierung mit dg hyparchive Transparenz und vereinfachte Prozesse Höhere Zufriedenheit bei Geschäftspartnern und Mitarbeitern Gerne informieren wie Sie detailliert über unsere Lösungen und zeigen Ihnen diese im praktischen Einsatz. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf: bpi solutions gmbh & co. kg Krackser Straße 12 D Bielefeld Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) info@bpi-solutions.de copyright by bpi solutions Änderungen und Irrtümer vorbehalten