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2 Urheberrechtsklausel Übersetzung, Weitergabe an Dritte sowie jede Vervielfältigung und Verbreitung sind ohne unsere vorherige Zustimmung untersagt. Wesentliche Teile, Einrichtungen und Anordnungen sowie die Software, Steuerungs- und Messeinrichtungen aller unserer Maschinen sind im In- und Ausland durch Patentanmeldungen, Patente und Gebrauchsmuster oder urheberrechtlich geschützt. Copyright by gds GmbH Robert-Linnemann-Straße 17 D Sassenberg Germany Best Practice docuglobe Dieses Dokument wurde mit docuglobe erstellt. 2

3 1 Kontakte docuglobe Support Nachbestellung und Lizenzerweiterung Vorwort Modul Modulinhalt retten Modulgruppe verwalten Indexeinträge richtig setzen Ansicht beim Öffnen Festlegen Deckblatt und Rückseite als Modul Module an unterschiedlichen Stellen in Dokumenten einfügen Querverweis im Text Module layoutneutral erstellen Tabellen modularisieren Ordner mit Modulen kopieren Abschnittswechsel in Modulen Grafik aus Fremddatei wird nicht angezeigt Anzahl der ausgecheckten Module Aktualisierung von Formatvorlagen Nummerierung bei 20 starten Inhalte nur für Druck- bzw. Onlinedokument Verknüpfung zu Vorlagen Dokumente Letzte Seite als Einband Mehrsprachiger Dokumentenimport Dokumente importieren Sprachabhängiges Deckblatt Abbildungsverzeichnis erstellen Von der Dokumentstruktur zum Modul "Objektliste in Bearbeitung" besser sichtbar machen Status "fertig" Eigenschaften bei Varianten Entwurfsmodus deaktivieren Nach Wordupdate ist "Dokument öffnen" sehr langsam Objekteigenschaften als Variable im Dokument

4 Kapitelbezogene Seitenzahl Seitenlayout, Kopf- und Fußzeilen Unterschiedliche Darstellung von Inhalten Hoch- und Querformate Fehler beim Generieren eines Dokuments Nummerierung über mehrere Module Falsche Reihenfolge der Module Mehrspaltige Dokumente Eigenschaften in Kopf- oder Fußzeile publizieren Sprache und Übersetzung Einchecken geht nicht (docusplit) Englische Module auf einmal übersetzen Auschecken zum docuportal/kundenportal Zur Übersetzung vormerken Einstellungen bei SDL-Trados Ausgecheckte Module wieder auf rot setzen documerge-dateiname umbenennen Unfertige Dokumente als Ausgangssprache Übersetzung von Varianten Standardsprache umstellen Übersetzung nicht zurücksetzen Ländervarianten erstellen MS Word Arial fett wird im PDF falsch dargestellt Styleref auf Überschriften Rechtschreibfehler werden nicht angezeigt Wikipedia Add-In Wörterbuch aus authordesk-termen Word User Voice Wörterbuch bearbeiten Schriften einbetten Defekte Dokumente aus Word Seitenwechsel vermeiden (Absätze nicht trennen) Hammertipps für Word Symbole der Formatvorlagen Kein Blocksatz nach Zeilenumbruch Funktionen, Handhabungen, Einstellungen... 56

5 Harte Formatierung von Inhalten Verwendung der Formatvorlage "Standard" Definition von Formatvorlagen basieren auf "Standard" Aufzählungen mit Aufzählungszeichen Automatische Nummerierung Abschnittswechsel Abschnittswechsel in docuglobe-modulen Abschnittswechsel nach Tabellen Absolute Größenangaben bei Tabellen Tabellenformate Kopf- oder Fußzeilen in docuglobe-modulen Tabellen in Kopf- oder Fußzeilen AutoKorrektur und AutoFormat Formatierung mitverfolgen Speicherung im Hintergrund Links beim Speichern aktualisieren Makro-Einstellung Manueller Zeilenumbruch ("weiches Return") Textfelder Tabellen- und Spaltenbreiten Grafiken aus Word speichern Formatvorlagen sortieren Tastenkombinationen für Formatvorlagen Probleme bei der Feldaktualisierung Review-Übersicht Seitenzahl im Inhaltsverzeichnis unterdrücken Hotfix für automatische Speicherung Ansicht beim Öffnen von Modulen festlegen Zeichenformate entfernen Tipps zum Thema "Textmarkierung" Geschützte Ansicht Kompatibilitätsmodus in Word Absätze derselben Formatvorlage kopieren Übersicht AutoTexte Menüband-Eintrag "docuglobe" fehlt Registerkarten im Menüband selber anlegen Absatzformat wird nicht übernommen

6 Frage zur StyleRef-Funktion Skalierte Grafiken nach Aktualisierung wieder auf 100 % Grafikfunktionen in Textmarken anzeigen Formatvorlagen anzeigen Word 2010 stürzt ab Fehler in der Darstellung Seitenansicht in Word Befehle von Word 2003 in Word Fehler im Inhaltsverzeichnis Acrobat-Symbolleiste wird nicht mehr angezeigt Publizieren Layoutprüfung als Zwischenschritt Verschiedene Formate für Seitenzahlen Kein Zurück im PDF Gesamt-PDF wird nicht erstellt Seitengrößen der Online-Publikation PDF-Erstellung beim Publizieren unterbrechen Grafikelemente in der Onlinehilfe Überschriften in der Onlinehilfe Verschiedenes Variablen übersichtlich darstellen Adresse für Aufgabenzuordnung Aktuell angemeldete Benutzer Aufgabenbereich beim Start anzeigen Aufzählung mit Buchstaben Logo im Template austauschen Variable umbenennen Vorschaufenster für Module Die richtige Baumstruktur als Fremddatei Eigener Startbildschirm PowerPoint und docuglobe Fremddateipfad und -name anzeigen Texte und Grafik auf Deckblatt Objektliste in Excel ausgeben Foto oder Zeichnung... 99

7 8.17 Verwendungsnachweis Grafik (Fremddatei) geht nicht Shortcuts Mehrere Mergedateien Problem mit Sonderzeichen nach VS-Export Vorlagen-Optimierung Welche Ports freischalten Verwendungsnachweis-Fremddateien aus Word Umstellung von doc auf docx Neuer Benutzer kann sich nicht anmelden Meldung "Zugriff verweigert" Probleme beim Login Ordner sind nicht sichtbar Vorlage für Projekte vordefinieren

8 Kontakte docuglobe Support 1 Kontakte 1.1 docuglobe Support Bei Fragen oder Problemen während der Installation steht Ihnen der docuglobe Support gerne zur Verfügung. Außerdem steht Ihnen unser Support in Verbindung mit einem Wartungsvertrag für technische und Anwenderfragen zur Verfügung. gds GmbH docuglobe Support Tel.: +49 (0) 2583/ docuglobe@gds.eu Tipps & Tricks Neben unserer Hotline versuchen wir Ihnen auf unserer Portal- Webseite im Bereich Tipps & Tricks häufig gestellte Fragen zu beantworten sowie Tipps und Tricks zu docuglobe und Word zu vermitteln. Sollten Sie Ihre Fragen hier nicht beantwortet bekommen bzw. sollte ein Problem bei Ihrer täglichen Arbeit mit docuglobe hier nicht beschrieben werden, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. tipps-tricks@gds.eu Wir werden diese Seiten immer aktuell halten und laufend neue Themen einbringen. Wir freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen. 1.2 Nachbestellung und Lizenzerweiterung Zur Nachbestellung von Funktionsmodulen oder weiteren Clients wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb. Tel.: +49 (0) 2583/

9 Vorwort Nachbestellung und Lizenzerweiterung 2 Vorwort In diesem Dokument finden Sie eine Sammlung von Tipps und Tricks zur effektiven Nutzung von docuglobe. Das Best Practice Handbuch beinhaltet bewährte und optimierte Praktiken und Vorgehensweisen aus Anwendererfahrungen und Supportlösungen. Rechte und Warenzeichen Dritter Erzeugnisse, die als Warenzeichen eingetragen sind, sind in dieser Dokumentation nicht in besonderer Weise kenntlich gemacht. Vorliegende Schutzrechte (Patente, Warenzeichen, Gebrauchsmuster) sind zu beachten. 9

10 c Modul Modulinhalt retten 3 Modul 3.1 Modulinhalt retten Aufgrund hausinterner Netzwerkprobleme kann es vorkommen, dass ein docuglobe-client die Verbindung zur Datenbank verliert. Es besteht die Möglichkeit, den erstellten Modulinhalt erneut aufzurufen, denn wenn bei einem neu angelegten Modul im Moment der Rückgabe des Moduls keine Datenbankverbindung besteht, ist dennoch die Datei vorhanden. In Word können Sie diese Datei über die Funktion Datei->Zuletzt verwendet aufrufen. Eine solche Datei hat dann einen Dateinamen der beispielsweise so aussieht: "mod_ _6.docx". Aus dieser Datei können Sie einfach den gesamten Inhalt kopieren Strg+A->Strg+C und dann in ein neues Modul einfügen. 3.2 Modulgruppe verwalten Die optimale Ablagestruktur ist immer abhängig von den Produkten die mit docuglobe beschrieben werden sowie von den Dokumentstrukturen. Für den Modulbaum ist eine grundsätzlich bewährte Methode, diesen auf der ersten Ebene nach Kapitelstrukturen aufzubauen. Dazu kommen dann noch ggf. Sonderordner für kapitelübergreifende Informationen, Sonderinformationen usw. Um eine Trennung von Modulen und Modulgruppen zu erreichen, empfiehlt es sich bei großen Modulgruppen und überschaubarer Anzahl der Gruppen, innerhalb der Kapitelordner jeweils einen Ordner Modulgruppen anzulegen. In diesem Ordner kann dann bei Bedarf eine eigene Ablagestruktur für die Modulgruppen aufgebaut werden. 10

11 Modul Indexeinträge richtig setzen Werden viele kleine Modulgruppen gebildet, um Module zusammen zu fassen und dadurch die Objektliste überschaubarer zu halten, ist es sinnvoll, diese in die Modulstruktur einzugliedern. 3.3 Indexeinträge richtig setzen Gerade bei der Verwendung von docuglobe-links und -Querverweisen, sollten die Indexeinträge in Word nicht in Überschriften gesetzt werden. Dies führt sonst dazu, dass der Verweis auch auf den Indexeintrag referenziert und somit der Schlüsselbegriff im Index auch für die Seite der Verweisquelle aufgeführt wird. Unsere Empfehlung: Indexeinträge grundsätzlich an eine eigene Absatzmarke setzen. Das hat auch den Vorteil, dass die Einträge sehr gut in einem Modul zu sehen sind. Meistens gibt es in einem Modul leere Absatzmarken, die man dazu verwenden kann. Ist das jedoch häufig nicht der Fall (z. B. bei Modulen, die nur eine Überschrift beinhalten), gibt es einen einfachen Trick: 1. Legen Sie in der Modulvorlage eine eigene Absatz-Formatvorlage für die Indexeinträge an (z. B. dl_indexeintrag). Diese hat dort die gleiche Formatierung wie Ihr normaler Text oder kann alternativ auch farblich hervorgehoben werden, damit Sie Ihre Einträge optimal im Blick haben. 2. In den Vorlagen für Ihre Dokumente legen Sie dieses Format genauso an, wie das Format dl_modulbegrenzung. Damit ist es in den zusammengestellten Dokumenten nicht mehr sichtbar Indexmarken innerhalb der Module an separatem Absatz mit eigener Formatvorlage (z. B. dl_indexeintrag) Formatvorlage sichtbar in Modulvorlage (kann entsprechend hervorgehoben werden) Formatvorlage unsichtbar im Dokument (basiert auf Modulbegrenzung) 11

12 Modul Ansicht beim Öffnen Festlegen 3.4 Ansicht beim Öffnen Festlegen Hier ein Auszug aus der Hilfe von Word: Sie können keinen Standard für alle Dokumente festlegen, die Sie in Word anzeigen, da die Ansichtseinstellungen für jedes einzelne Dokument als Dokumenteigenschaft gespeichert sind. Sie können das Dokument in der Ansicht speichern, in der Sie es öffnen möchten. Dokumente, die Sie von anderen Benutzern erhalten, werden in der Ansicht geöffnet, in der sie zuvor gespeichert wurden. Für neue Module bedeutet dies, dass sie so geöffnet werden, wie die entsprechende Vorlage (module.dot /.dotm /.dotx) gespeichert wurde. Kopierte Module werden in der Ansicht geöffnet in der das Ursprungsmodul zuletzt gespeichert wurde. 3.5 Deckblatt und Rückseite als Modul Gerätespezifische Deckblätter und Rückseiten (Umschlagseiten), ohne Kopf- oder Fußzeilen, sinnvoll als Module verwalten. Es ist durchaus üblich, Deckblätter, Standardseiten vor dem eigentlichen Inhalt, Rückseiten oder auch Verzeichnisse als Module zu verwalten. Vorteil dabei ist, dass die Inhalte der Vorlage(n) deutlich minimiert werden, man vermeidet sprachabhängige Inhalte in der Vorlage und ist sehr flexibel. Die Vorlage besteht dann aus den unterschiedlichen Abschnitten mit den entsprechenden Layouts (Seiteneinstellungen). In jedem Abschnitt wird dann eine Textmarke gesetzt an der die unterschiedlichen Inhaltsarten modular eingefügt werden. In der Dokument-Objektliste in docuglobe gibt es dann Kennzeichen (Steuermodule), ab wann welche Module an welche Textmarke gesetzt werden. 12

13 Modul Deckblatt und Rückseite als Modul Module an unterschiedlichen Stellen in Dokumenten einfügen Wird in einer Objektliste nichts anderes definiert, setzt docuglobe beim Generieren eines Dokuments die einzelnen Module an die Textmarke Inhalt, innerhalb der Vorlagen für Dokumente. Alternativ besteht die Möglichkeit, Module an unterschiedlichen "Einfügestellen" zu platzieren. In diesem Fall werden in den Vorlagen für Dokumente entsprechend mehrere Textmarken benötigt die Inhalt1, Inhalt2 usw. benannt werden sollten. Dies macht beispielsweise Sinn, wenn Deckblätter als Module verwaltet werden sollen, Rückseiten eines Dokuments unterschiedliche Darstellungen haben usw. Die Festlegung an welchen Einfügestellen welche Module platziert werden, wird in der Objektliste getroffen. Hierzu werden spezielle Steuermodule benötigt. Hinweis Der Inhalt der Steuermodule spielt dabei keine Rolle, d. h., diese sprachneutralen Module können auch leer sein. Anlegen der Steuermodule: 1. Legen Sie ein neues sprachneutrales Modul an, welches definieren soll, dass die in der Objektliste folgenden Module in der Dokumentenvorlage an die Textmarke Inhalt1 gesetzt werden. 2. Bei der Eigenschaftenvergabe benennen Sie das Modul mit Bookmark:Inhalt1. 3. Legen Sie ein neues sprachneutrales Modul an, welches definieren soll, dass die in der Objektliste folgenden Module in der Dokumentenvorlage an die Textmarke Inhalt2 gesetzt werden. 4. Bei der Eigenschaftenvergabe benennen Sie das Modul mit Bookmark:Inhalt2. 5. Legen Sie für jede weitere Textmarke ein neues sprachneutrales Modul an. In der Objektliste werden diese Steuermodule, wie andere Module auch, in die Objektliste eingefügt. 13

14 Modul Querverweis im Text Beim Generieren des Dokuments werden nun die Module, die unter dem Modul Bookmark:Inhalt1 stehen, an die Textmarke Inhalt1 der Dokumentenvorlage gesetzt. Die Module, die unter dem Modul Bookmark:Inhalt2 stehen, werden an die Textmarke Inhalt2 der Dokumentenvorlage gesetzt. Auf diese Weise können beliebig viele Einfügestellen definiert werden. 3.6 Querverweis im Text Ein Verweis wird automatisch am Ende des Modulinhalts in einem separaten Absatz eingefügt. Alternativ können Sie innerhalb eines Modulinhalts auch andere Positionen wählen, an denen ein Verweis positioniert werden soll. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie die Position im Modulinhalt, an welcher der Link oder Querverweis positioniert werden soll. 2. Klicken Sie auf Verweisquelle einfügen. Der Dialog Querverweis einfügen wird geöffnet. 3. Wählen Sie aus ob der Verweis als eigener Absatz oder innerhalb des Textes positioniert werden soll. Der Dialog Verweisquelle einfügen wird geöffnet. 14

15 Modul Module layoutneutral erstellen 4. Fügen Sie einen Kommentar ein, z.b. um zu beschreiben, wohin der Verweis führen soll. 5. Klicken Sie auf OK. Der Verweis wird nun im generierten Dokument an der definierten Position im Modulinhalt eingefügt. Sind mehrere Positionen für Verweise in einem Modul definiert, wird der erste Verweis an der ersten Position eingefügt, der zweite an der zweiten usw. Beispiel für einen Verweis im Modulinhalt: 3.7 Module layoutneutral erstellen Module layoutneutral erstellen, um sie in unterschiedlichsten Dokumentenformaten (z. B. DIN A4, DIN A5, DIN A4-quer, US-Letter usw.) zu verwenden. Erst einmal ist wichtig, dass sämtliche Inhalte auf Formatvorlagen basieren, um so die unterschiedlichen Darstellungen in den unterschiedlichen Dokumenten zu steuern. Beispiel: Ein Text hat im Modul die Formatvorlage dl_text und dort beliebige Eigenschaften (Schrift, Abstände, Einzüge etc). In der Dokumentenvorlage für ein Dokumentenlayout ist ebenfalls die Formatvorlage dl_text definiert, hat dort jedoch ganz andere Eigenschaften. Wenn das Modul dann in einem Dokument zusammengestellt wird, gelten die Eigenschaften der Formatvorlage der Dokumentenvorlage. Somit sollten auch alle "harten Formatierungen" vermieden werden. Außerdem empfehlen wir, die Formatvorlage Standard nicht zu verwenden. 15

16 Modul Tabellen modularisieren Um Tabellen und andere Objekte größendynamisch anzulegen, müssen die Größenangaben in Prozent erfolgen. Weiterhin ist es wichtig, dass im Modul keine Kopf- und Fußzeilen sowie keine Abschnittswechsel verwendet werden. Siehe Kapitel Abschnittswechsel in Modulen auf Seite Tabellen modularisieren Um eine Tabelle modularisiert zu erstellen (einzelne Tabellenzeilen als Module) ist es wichtig, dass die Tabelle und die Spaltenbreiten fixiert sind. 1. Setzen Sie den Cursor in die Tabelle und wählen Sie im Menüband Tabellentools Layout in der Gruppe Tabelle die Funktion Eigenschaften. 2. Geben Sie unter dem Reiter Tabelle eine Bevorzugte Breite an. Klicken Sie auf den Button Optionen und deaktivieren Sie die Funktion Automatische Größenänderung zulassen. 3. Definieren Sie nun unter dem Reiter Spalten die Bevorzugte Breite für jede Spalte. Sinnvoll ist weiterhin, für die so definierten Tabellen einen Schnellbaustein (Autotext) anzulegen, der Ihnen in der Modulvorlage zur Verfügung steht. Bezüglich der Steuerinformationen können wir Ihnen ein Makro zur Verfügung stellen, welches diese nach dem Generieren eines Dokuments vollständig entfernt, so dass kein freier Platz zwischen den Tabellenzeilen verbleibt. Andererseits kann eine Doppellinie, die durch den Abstand der Steuerinformationen zwischen den Tabellenzeilen entsteht, auch ein sinnvolles Stilelement sein. 16

17 Modul Ordner mit Modulen kopieren 3.9 Ordner mit Modulen kopieren In docuglobe ist es nicht möglich einen Ordner, inklusive seiner Module, zu kopieren und dann an anderer Stelle einzufügen. Das soll und muss so sein. Der Zweck von docuglobe ist ja, redundante Inhalte zu vermeiden. Es muss aber möglich sein, dass bei einer Strukturerweiterung komplette Strukturen kopiert werden können, um Beispielsweise für eine neue Produktreihe Ordnerstrukturen zur Modulablage zu übernehmen. Natürlich sollen die Inhalte, also Module, dann nicht übernommen werden. Sollen Ordner und Module kopiert werden kann der Ordner aufgeklappt, die Module zusätzlich markiert und kopiert werden. Beim Einfügen wird der Ordner mit den Modulen auf eine Ebene gelegt und die Module können per Drag&Drop eingeordnet werden (also wenn gewünscht, einfach in den Ordner verschieben) Abschnittswechsel in Modulen Ein Modul darf keine Abschnittswechsel beinhalten, da mit einem Abschnittswechsel Seiteneinstellungen gespeichert und dann beim Generieren eines Dokuments in das Dokument übertragen werden. Dadurch entstehen Layoutfehler. Hinweis Informationsmodule sollten unter Anwendung von Formatvorlagen erstellt werden; dadurch ist die Möglichkeit gegeben, gleiche Inhalte in verschiedenen Publikationen unterschiedlich darzustellen. Ein Modul ist somit ein "formatloser" Inhalt, dem lediglich bestimmte Eigenschaften zugewiesen werden. Innerhalb der Module werden keine Kopf- oder Fußzeilen definiert. Ein Modul darf keine Abschnittswechsel beinhalten. 17

18 Modul Grafik aus Fremddatei wird nicht angezeigt 3.11 Grafik aus Fremddatei wird nicht angezeigt Wenn Sie Grafiken über die docuglobe-fremddateiverwaltung in die Module einfügen und diese Grafiken auch außerhalb der docuglobe- Umgebung sichtbar sein sollen ist Folgendes zu beachten. Werden Grafiken aus der docuglobe Fremddateiverwaltung in ein Modul eingefügt, gibt es zwei Arten der Verknüpfung: Grafiken verknüpft Grafiken verknüpft und eingefügt Die Funktion wird in docuglobe über die Admin-Optionen unter Grafik aus Fremddateien in Word global eingestellt. Wählen Sie die Einstellung verknüpft und eingefügt, um die Grafiken auch in Modulen, die sich außerhalb der docuglobe-umgebung befinden, darzustellen. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn die Module in den Übersetzungsprozess gehen und die Grafiken für die Übersetzung wichtig sind. Je nach Word-Version und Konfiguration kann es sein, dass eine Grafik nach dem Einfügen nicht direkt sichtbar ist. In diesem Fall muss der Inhalt aktualisiert werden. Dies können Sie mit zwei Klicks erledigen: Strg + A - alles markieren F9 - alle Felder aktualisieren 3.12 Anzahl der ausgecheckten Module 0 Sie möchten ein fremdsprachiges Modul auschecken und bekommen die Meldung Anzahl der ausgecheckten Module 0 angezeigt? Dies liegt sicherlich daran, dass das Modul in der Ausgangssprache den Status in Bearbeitung hat. Um ein Modul auszuchecken, muss das Modul in der Ausgangssprache den Status fertig haben. 18

19 Modul Aktualisierung von Formatvorlagen 3.13 Aktualisierung von Formatvorlagen So stellen Sie sicher, dass bei nachträglicher Änderung der Formatvorlagen in den Templates, die Inhalte in den bereits bestehenden Modulen gemäß den Anpassungen aktualisiert angezeigt werden. Grundsätzlich ist jedes Modul mit dem entsprechenden Template, auf dessen Basis es erstellt wurde, verknüpft. Diese Verknüpfung ist im Worddialog Vorlagen und Add-Ins definiert. Aufrufen des Worddialogs: 1. Im Menüband Datei den Punkt Optionen wählen. 2. Im Dialog Word-Optionen links Add-Ins wählen. 3. Im Hauptfenster unten im DropDown Verwalten: Vorlagen auswählen und auf Gehe zu... klicken. Hier sollte das Kontrollkästchen Dokumentenformatvorlagen automatisch aktualisieren aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, führen Sie die folgenden Schritte durch: Hinweis Bevor Sie Änderungen an Vorlagen durchführen, sollte immer zunächst eine Sicherung der Vorlagen erfolgen. 1. Dokumentenvorlage für Module öffnen (als DOT/DOTM, nicht als DOC!). 2. Über Alt+F11 den Visual Basic-Editor öffnen. 3. Im Menü Ansicht -> Direktfenster auswählen (alternativ Strg+G) 4. Tragen Sie in dem Fenster folgenden Text ein und schließen Sie ihn mit der Eingabetaste ab: ActiveDocument.UpdateStylesOnOpen = True 19

20 Modul Aktualisierung von Formatvorlagen 5. Visual Basic-Editor schließen und Dokumentenvorlage speichern. 20

21 Modul Nummerierung bei 20 starten 3.14 Nummerierung bei 20 starten Sie können die Aufzählungsfunktion von docuglobe bei jeder beliebigen Startzahl beginnen. Um die Startzahl zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Fügen Sie wie gewohnt die "Startzahl 1" für die Aufzählung ein. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die "1" und wählen Sie Feldfunktion ein/aus (alternativ Alt+F9). Sie sehen nun die Feldfunktion {SEQ figure \r 1}. Ändern Sie hier die 1 in die gewünschte Startzahl. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen Sie Feldfunktion ein/aus (alternativ Alt+F9), um in die Ausgangsansicht zurückzukehren Inhalte nur für Druck- bzw. Onlinedokument Bei der Erstellung von Inhalten haben Sie die Möglichkeit, diese publikationsabhängig zu definieren. Dies wird über die Verwendung bestimmter Farbformatierungen realisiert. Das Zuweisen der Farbformatierungen findet mithilfe der Symbolleiste zur Bearbeitung der Module in Microsoft Word statt Zuweisen der Farbe Rot (für Druckversion) Zuweisen der Farbe Magenta (für Onlineversion) Druckdokument (Öffnen in Word, PDF oder direkter Ausdruck) Sämtliche Magenta formatierten Inhalte werden entfernt. Sämtliche Rot formatierten Inhalte werden schwarz bzw. in der Autofarbe dargestellt. Onlinepublikation (HTML oder CHM) Sämtliche Rot formatierten Inhalte werden entfernt. Sämtliche Magenta formatierten Inhalte werden schwarz bzw. in der Autofarbe dargestellt. 21

22 Modul Verknüpfung zu Vorlagen 3.16 Verknüpfung zu Vorlagen Bei Änderung der IT-Struktur bzw. bei Umzug von docuglobe auf einen anderen Server geht die Verknüpfung von Modulen zu dessen Vorlagen verloren. Vorgehensweise: Im docuglobe Servicemenü gibt es eine Funktion, die das übergreifende Zuweisen von Vorlagen bzw. Setzen von Pfaden automatisch übernimmt. Wir empfehlen, die Funktionen im Servicemenü nur nach Rücksprache mit unserem Support durchzuführen. Sprechen Sie uns gerne an! 22

23 Dokumente Letzte Seite als Einband 4 Dokumente 4.1 Letzte Seite als Einband Erstellung einer letzten Seite als Einband am Ende eines Dokuments mit Firmenlogo, Haftungsausschluss und Bildern, welche bei doppelseitigem Ausdruck immer auf der letzten Seite auftaucht, auch wenn das Dokument eine ungerade oder gerade Seitenzahl aufweist. Hierzu gibt es prinzipiell zwei Möglichkeiten: 1 2 Sie fügen die Rückseite fest in die Vorlage ein. Dies hat den Nachteil, dass wenn Text (Haftungsausschluss) dort erscheinen soll, müssten Sie für jede Sprache eine Vorlage anlegen. Sie arbeiten mit der Bookmark-Funktion und verwalten die Rückseite als Modul. Für weitere Informationen zu dieser Funktion siehe Kapitel Texte und Grafik auf Deckblatt auf Seite 95. Um die Rückseite immer auf eine gerade Seite zu platzieren, muss in der Vorlage vor der Rückseite ein Abschnittswechsel gerade Seite eingefügt werden. 4.2 Mehrsprachiger Dokumentenimport Gleichzeitiger Dokumentenimport für mehrere Sprachen. Die Funktion ist nicht im Standardlieferumfang von docuglobe enthalten, da es beim Import über mehrere Sprachen einige Dinge zu beachten gibt. Unser Support hilft da gerne weiter, stellt die Funktion kostenpflichtig zur Verfügung und erläutert die Vorgehensweise zum multilingualen Dokumentenimport. 23

24 Dokumente Dokumente importieren 4.3 Dokumente importieren Ältere Bestandsdokumente über die Importfunktion von docuglobe, automatisiert und auf Kapitelebene modularisiert, in das System übernehmen. Beim automatischen Import geht es um die eigentlichen Inhalte, die zukünftig auf Basis der docuglobe-templates wieder zu Gesamtdokumenten publiziert werden können. Die Dokumente müssen entsprechend vorbereit werden. Sämtliche Layout und Navigationselemente wie Deckblatt, Kopfund Fußzeilen, Inhalts- und Indexverzeichnisse usw. sollten hierzu vor dem Import entfernt werden. Erzeugen Sie auf Basis der Modulvorlage (module.dotm) ein neues Dokument und kopieren nur die Inhalte vom ersten bis letzten Kapitel in das Dokument. Achten Sie dabei darauf, dass aus Ihrem Bestandsdokument keine Abschnittswechsel mitkopiert werden, da sich ansonsten das Seitenlayout in das neue Importdokument überträgt. 4.4 Sprachabhängiges Deckblatt Bei sprachabhängigen oder produktabhängigen Deckblättern empfehlen wir das Arbeiten mit der Bookmark-Funktion. Zur Beschreibung dieser Vorgehensweise siehe Kapitel Texte und Grafik auf Deckblatt auf Seite

25 Dokumente Abbildungsverzeichnis erstellen 4.5 Abbildungsverzeichnis erstellen Als Navigationselement in Betriebsanleitungen kann neben einem Inhaltsverzeichnis auch ein Abbildungsverzeichnis sinnvoll sein. Ein Abbildungsverzeichnis ist funktional mit einem Inhaltsverzeichnis zu vergleichen. Einziger Unterschied ist der, dass hier keine Überschriftenformate zur Erzeugung herangezogen werden, sondern die Formate der Abbildungsunterschriften. Über definierte Formatvorlagen können Sie Ihre Abbildungsunterschriften mit einer fortlaufenden Abbildungsnummer versehen und ein Abbildungsverzeichnis erstellen. 1. Weisen Sie den Abbildungsunterschriften eine Formatvorlage zu. Standardmäßig ist dazu die Formatvorlage "dl_abbildung" vorgesehen. Sie können natürlich auch eine eigene Formatvorlage definieren oder alternativ die Formatvorlage "dl_abbildung" an Ihre Layoutanforderungen anpassen. 2. Fügen Sie eine fortlaufende Nummer ein. Diese erzeugen Sie über folgende Word-Feldfunktion: {AUTONUMLGL \e}. Nun werden die Abbildungen in den Modulen mit den entsprechenden Abbildungsunterschiften versehen, denen dann die definierte Formatvorlage zugewiesen ist. Beispiel für Bildunterschrift Abb. {AUTONUMLGL \e}: Steuerung Um das Abbildungsverzeichnis zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor. 1. Setzen Sie in der Vorlage für Dokumente (im Standard manual.dotm) den Cursor an die Position, an der das Verzeichnis aufgeführt werden soll. 2. Klicken Sie im Word-Menüband Verweise auf Abbildungsverzeichnis einfügen. 3. Klicken Sie im Dialog Abbildungsverzeichnis unten rechts auf Optionen. 25

26 Dokumente Abbildungsverzeichnis erstellen 4. Setzen Sie im Dialog Optionen für Abbildungsverzeichnis den Haken bei Formatvorlage und wählen Sie im Dropdown die Formatvorlage Ihrer Abbildungsunterschriften aus. 5. Nachdem Sie die Eingaben bestätigt haben, sollte in Ihrer Vorlage ein Feld eingefügt sein, das wie folgt aussieht: { TOC \h \z \t "dl_abbildung" \c } Wenn Sie nun ein Dokument aus docuglobe zusammenstellen, wird automatisch das Abbildungsverzeichnis erzeugt. Alternativ: Anstatt das Abbildungsverzeichnis in die Dokumentenvorlage einzubauen ist es natürlich auch möglich, dieses als Modul über die Objektliste in docuglobe einzufügen. 26

27 Dokumente Von der Dokumentstruktur zum Modul 4.6 Von der Dokumentstruktur zum Modul In der Dokumentstruktur werden die im Dokument enthaltenen Überschriften dargestellt. Über einen Doppelklick auf eine Überschrift springen Sie automatisch an das entsprechende Modul in der Objektliste und können es von dort aus öffnen. 4.7 "Objektliste in Bearbeitung" besser sichtbar machen Da es mitunter etwas schwierig zu erkennen ist, ob sich eine Objektliste in Bearbeitung befindet oder nicht wird der jeweilige Status zusätzlich in der docuglobe-statusleiste aufgeführt. Hier können Sie sofort erkennen, ob sich eine Objektliste im Bearbeitungsmodus befindet. 4.8 Status "fertig" Der Status eines Dokuments definiert sich immer aus dem Status der enthaltenen Objekte (Module). Nur so ist es möglich, bei Änderungen von Modulen sprachübergreifend zu erkennen, dass sich etwas geändert hat bzw. welche Module angepasst wurden. Eine Sammlung von fertigen Modulen ergibt jedoch nicht zwingend ein fertiges Dokument. Doch solange nur fertige Module im Dokument enthalten sind, hat das Dokument den Status fertig. Um zu kennzeichnen, dass eine Objektliste noch nicht vollständig ist, obwohl diese ausschließlich fertige Module enthält und das entsprechende Dokument grün dargestellt wird, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Legen Sie sich ein Statusmodul (zum Beispiel mit dem Namen "Objektliste in Bearbeitung") an und setzen Sie dieses auf "rot" (in Bearbeitung). Verwenden Sie dieses Modul in allen Dokumenten, in denen die Objektliste noch nicht fertiggestellt ist. Solange dieses Modul in einem Dokument enthalten ist, wird das Dokument "rot" dargestellt. 27

28 Dokumente Eigenschaften bei Varianten 4.9 Eigenschaften bei Varianten Wie verhält es sich mit den Eigenschaften, werden die von der Variante oder die vom Dokument im Deckblatt publiziert? Welches Eigenschaftsfeld steuert die Variablen, die des Dokuments oder die der Variante? Welche Eigenschaften im Deckblatt angezeigt werden hängt von folgender Hierarchie ab: 1. Wenn Sie Eigenschaften der Variante definiert haben sind diese führend. 2. Sind für die Variante keine Eigenschaften definiert werden die des Dokuments übernommen. Welche Eigenschaften die Variablen steuern hängt von folgender Hierarchie ab: 1. VS-relevante Eigenschaft im Dokument definiert Feld des Dokuments steuert die VS. 2. VS-relevante Eigenschaft im Dokument leer, VS-relevante Eigenschaft der Variante gefüllt Feld der Variante steuert die VS. 3. VS-relevante Eigenschaft der Variante und des Dokuments leer Variantenname steuert die VS Entwurfsmodus deaktivieren Erstellung eines Dokuments mit nicht fertigen Modulen OHNE Entwurfsansicht. Um den Entwurfsmodus zu deaktivieren, entfernen Sie im docuglobetemplates-verzeichnis die Datei entwurf.dot bzw. entwurf.dotm oder benennen Sie diese um in z. B. entwurf.dot.old bzw. entwurf.dotm.old. Es erfolgt nach wie vor die Abfrage ob das Dokument im Entwurfsmodus geöffnet werden soll um darauf hinzuweisen, dass es nicht fertige Objekte enthält. Die Zusammenstellung erfolgt nun jedoch ohne das "Entwurf-Wasserzeichen". 28

29 Dokumente Nach Wordupdate ist "Dokument öffnen" sehr langsam 4.11 Nach Wordupdate ist "Dokument öffnen" sehr langsam Nach der Umstellung von Word 2003 auf 2010 dauert das Öffnen von großen Dokumenten in docuglobe sehr lange. Dies kommt daher, weil noch sämtliche Module und Vorlagen als docbzw. dot-datei vorliegen und Word beim Öffnen eines Dokuments jedes enthaltene Modul auf Kompatibilität prüfen und den Kompatibilitätsmodus einrichten muss. gds empfiehlt eine Konvertierung sämtlicher Dateien in das XML- Standardformat docx (Module) bzw. dotm (Vorlagen). Dies macht ohnehin viel Sinn, da auch nur so viele Vorteile von Word 2010 nutzbar sind. Möchten Sie die Konvertierung automatisch durchführen lassen melden Sie sich gerne bei unserem Support! 4.12 Objekteigenschaften als Variable im Dokument Übertragung der Objekteigenschaften als Variablen auf das Deckblatt und mehrfach ins Dokument. Alle Objekteigenschaften von Dokumenten werden als DocVariable (Word-Feldfunktion) in das Dokument übergeben. Diese können mehrfach im Dokument verwendet werden. Das Setzen von DocVariablen ist dabei auch innerhalb der Module möglich. Die DocVariable muss die gleiche Benennung wie die Feldbezeichnung in den Objekteigenschaften in docuglobe haben. Wenn Sie oft Objekteigenschaften als Variablen in Module setzten wollen, legen Sie sich hierfür einfach Autotexte bzw. Schnellbausteine an. 29

30 Dokumente Kapitelbezogene Seitenzahl 4.13 Kapitelbezogene Seitenzahl Erstellung kapitelbezogener Seitenzahlen im generierten Dokument. 1. Legen Sie in docuglobe ein neues Modul an (z. B. ===Kapitelende===). 2. Definieren Sie in diesem Modul eine neue Formatvorlage "Kapitelende" (um später keinen Platz zu verlieren, sollte diese Formatvorlage mit minimaler Schrift und minimalem Absatzabstand definiert sein). Dem leeren Absatzzeichen im Modul weisen Sie nun diese Formatvorlage zu. Dieses Modul muss dann in den Objektlisten vor allen Modulen mit einer Überschrift 1 positioniert sein (sprich vor jedem neuen Kapitel muss dieses Modul stehen). Alternativ kann natürlich auch die Formatvorlage "Kapitelende" innerhalb der Module vor einer Überschrift 1 eingebracht werden. Dadurch entfällt die Anlage eines separaten Moduls. Innerhalb des Templates zum Generieren eines Dokuments muss die Seitenzahl entsprechend kapitelbezogenen definiert sein. Beim Zusammenbauen der Dokumente werden nun über ein Makro automatisch Abschnittswechsel in das Dokument eingebracht, die für die kapitelbezogene Seitennummerierung notwendig sind. Gern stellen wir Ihnen dieses Makro zur Verfügung. Bitte melden Sie sich hierzu beim docuglobe-support Seitenlayout, Kopf- und Fußzeilen Nach dem Generieren eines Dokuments ist das Seitenlayout (Kopfund Fußzeilen) nicht korrekt bzw. es verschwinden zum Teil die Kopfund Fußzeilen. Dies tritt auf, wenn in einem Modul Abschnittswechsel verwendet wurden. Module sollten "layoutneutral" erstellt werden, damit die Inhalte später in unterschiedlichsten Layouts publiziert werden können. Mit einem Abschnittswechsel werden aber die Seiteneinstellungen gespeichert und dann beim Generieren eines Dokuments in das Dokument übertragen. 30

31 Dokumente Unterschiedliche Darstellung von Inhalten 4.15 Unterschiedliche Darstellung von Inhalten Unterschiedliche Darstellung von Inhalten bei der Dokumentenzusammenstellung, wenn die gleichen Module verwendet werden. In docuglobe können verschiedene Vorlagen (Templates) für Dokumente hinterlegt werden, in denen die verwendeten Formatvorlagen unterschiedlich definiert sind. Beispiel: Überschrift 1 ist im Modul als Arial 12pt bold definiert. Überschrift 1 ist in der Vorlage für Dokumenttyp A als Arial 14pt bold unterstrichen und in der Vorlage für Dokumenttyp B als Courier 12 bold definiert. Wird nun ein Dokument generiert erfolgt nach Auswahl der gewünschten Vorlage für das Dokument (Typ A oder B) die entsprechende Darstellung der Überschrift Hoch- und Querformate Erstellung eines Gesamtdokuments aus Hoch- und Querformaten. 1. Legen Sie in docuglobe ein neues Modul an (z. B. === H auf Q ===). 2. Definieren Sie in diesem Modul eine neue Formatvorlage " Hoch- Querformat" (um später keinen Platz zu verlieren, sollte diese Formatvorlage mit minimaler Schrift und minimalem Absatzabstand definiert sein). Dem leeren Absatzzeichen im Modul weisen Sie nun diese Formatvorlage zu. 3. Legen Sie in docuglobe ein neues Modul an (z. B. === Q auf H ===). Definieren Sie in diesem Modul eine neue Formatvorlage "Quer-Hochformat" (um später keinen Platz zu verlieren, sollte diese Formatvorlage mit minimaler Schrift und minimalem Absatzabstand definiert sein). Dem leeren Absatzzeichen im Modul weisen Sie nun diese Formatvorlage zu. Diese Module werden dann in den Objektlisten an den Stellen positioniert, an denen der Layoutwechsel stattfinden soll. Alternativ können natürlich auch die Formatvorlagen innerhalb der Module selbst eingebracht werden, um den Layoutwechsel zu definieren. 31

32 Dokumente Fehler beim Generieren eines Dokuments Beim Zusammenbauen der Dokumente werden nun über ein Makro automatisch Layoutwechsel in das Dokument eingebracht. Gern stellen wir Ihnen dieses Makro zur Verfügung. Bitte melden Sie sich hierzu beim docuglobe-support Fehler beim Generieren eines Dokuments Beim Generieren eines Dokuments wird die Meldung "... zu viele Rechtschreib- und Grammatikfehler im Dokument..." angezeigt. Anschließend wird der Prozess in Word gestoppt. In Word muss in den Vorlagen für Dokumente (z. B. Handbuch.dot) im Dialog Sprache und der Haken bei Rechtschreib- und Grammatik nicht prüfen gesetzt werden. Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung sollte immer nur auf Basis der Module durchgeführt werden. 32

33 Dokumente Nummerierung über mehrere Module 4.18 Nummerierung über mehrere Module Fortlaufende Nummerierung bzw. Aufzählung über mehrere Module. Beispiel: In Modul A startet eine Aufzählung mit den Positionen 1 bis 14 und in Modul B soll es dann ab 15 weitergehen. 1. Wählen Sie bei Modul A im Menüband die Aufzählungsfunktion Aufzählung starten. 2. Wählen Sie bei Modul B im Menüband die Aufzählungsfunktion Aufzählung fortsetzten. "Folgenummern" beginnen in einem Modul immer mit "1", weil die Funktion nicht "weiß", welchen Wert das vorhergehende Element (in einem anderen Modul) hat. Im zusammengestellten Dokument wird es entsprechend berechnet und somit korrekt dargestellt Falsche Reihenfolge der Module Nach dem Generieren eines Dokuments aus docuglobe heraus werden die Inhalte in falscher Reihenfolge dargestellt. In der Handbuchvorlage wurde versehentlich die Textmarke "Inhalt" gelöscht. An dieser Textmarke werden beim Generieren eines Dokuments die Module zusammengeladen. Fehlt diese Textmarke führt dies beim Generieren des Dokumentes dazu, dass der Inhalt in falscher Reihenfolge dargestellt wird. 33

34 Dokumente Mehrspaltige Dokumente 4.20 Mehrspaltige Dokumente Bei Dokumenten, die sowohl einspaltige als auch mehrspaltige Seiten enthalten, ist es möglich, diesen Layoutwechsel im generierten Dokument abzubilden. Möglichkeit 1 1. Legen Sie in docuglobe ein neues Modul an (z. B. === 1 auf 2 ===). 2. Definieren Sie in diesem Modul eine neue Formatvorlage "1auf2spaltig" (um später keinen Platz zu verlieren, sollte diese Formatvorlage mit minimaler Schrift und minimalem Absatzabstand definiert sein). Dem leeren Absatzzeichen im Modul weisen Sie nun diese Formatvorlage zu. 3. Legen Sie in docuglobe ein neues Modul an (z. B. === 2 auf 1 ===). Definieren Sie in diesem Modul eine neue Formatvorlage "2auf1spaltig" (um später keinen Platz zu verlieren, sollte diese Formatvorlage mit minimaler Schrift und minimalem Absatzabstand definiert sein). Dem leeren Absatzzeichen im Modul weisen Sie nun diese Formatvorlage zu. 4. Positionieren Sie diese Module in den Objektlisten an den Stellen, an denen der Layoutwechsel stattfinden soll. Möglichkeit 2 Alternativ können natürlich auch die Formatvorlagen innerhalb der Module selbst eingebracht werden, um den Layoutwechsel zu definieren. Beim Zusammenbauen der Dokumente werden nun über ein Makro automatisch Layoutwechsel in das Dokument eingebracht. Gern stellen wir Ihnen dieses Makro zur Verfügung. Bitte melden Sie sich hierzu beim docuglobe-support. 34

35 Dokumente Eigenschaften in Kopf- oder Fußzeile publizieren 4.21 Eigenschaften in Kopf- oder Fußzeile publizieren Sie möchten beim Generieren eines Dokumentes ausgewählte Objekteigenschaften in die Kopf- bzw. in die Fußzeile übernehmen? Wie im Deckblatt können die Objekteigenschaften als DocVariable (Word-Feldfunktion) auch in Kopf und Fußzeilen übergeben werden. Da sich diese aber nach dem Generieren eines Dokuments nicht automatisch aktualisieren, ist es notwendig ein entsprechendes "Aktualisierungs-Makro" zu registrieren, welches diese Aufgabe dann vollautomatisch übernimmt. Gern stellen wir Ihnen dieses Makro kostenfrei zur Verfügung. Bitte melden Sie sich hierzu beim docuglobe-support. 35

36 Sprache und Übersetzung Einchecken geht nicht (docusplit) 5 Sprache und Übersetzung 5.1 Einchecken geht nicht (docusplit) Sie haben ein Update von Office 2010 auf Office 2016 durchgeführt und seitdem Probleme beim Einchecken von Dateien, die vom Übersetzer zurückkommen. Das Problem tritt immer dann auf, wenn docusplit beim Einchecken gestartet wird. Im Fenster von docusplit, in dem die ausgeführten Aktionen angezeigt werden, bleibt das System mit der Meldung "Öffne die Datei " stehen. Wir gehen davon aus, dass Sie die Dateien vom Übersetzer per zugesendet bekommen. Word 2016 (wie auch Word 2013) blockiert in der Standardeinstellung die Bearbeitung von Inhalten, die als E- Mailanhang versendet wurden. Die erforderliche Einstellung können Sie in den Word-Optionen vornehmen. 1. Klicken Sie im Menüband auf Datei. 2. Klicken Sie auf Optionen. 3. Entfernen Sie den Haken bei -Anlagen und andere nicht bearbeitbare Dateien im Lesemodus öffnen in der Kategorie Allgemein. 36

37 Sprache und Übersetzung Englische Module auf einmal übersetzen 5.2 Englische Module auf einmal übersetzen Sie möchten in docuglobe erstellte deutschsprachige Inhalte auch in Englisch vorliegen haben. Dazu lassen Sie jedes fertiggestellte Dokument in die englische Sprache übersetzen. Durch Änderungen, die sich immer mal wieder in deutschen Modulen ergeben, haben Sie nun in unterschiedlichsten englischen Dokumenten Module mit dem Status in Bearbeitung. In docuglobe gibt es die Möglichkeit, diese Module gebündelt in die Übersetzung zu geben, ohne dass man jedes Dokument einzeln auschecken muss. 1. Legen Sie ein neues Dokument in Englisch an (dieses wird nur temporär benötigt) 2. Nehmen Sie die Objektliste in Bearbeitung. 3. Öffnen Sie die Suche und selektieren Sie Module mit der Sprache Englisch und dem Status in Bearbeitung. 4. Markieren Sie sämtliche Module in der Trefferliste und ziehen Sie diese in die Objektliste. 5. Speichern Sie die Objektliste und beenden Sie den Bearbeitungsmodus. Ab hier führen Sie den üblichen Übersetzungsprozess für das Dokument durch. Nachdem die übersetzen Module eingecheckt wurden, können Sie das Dokument löschen. 37

38 Sprache und Übersetzung Auschecken zum docuportal/kundenportal 5.3 Auschecken zum docuportal/kundenportal Worum geht es beim docuportal/kundenportal bzw. wie läuft der Übersetzungsprozess ab? Mit dem Kundenportal steht Ihnen ein Internetportal zur Verfügung, welches für eine schnelle, einfache und transparente Abwicklung von Übersetzungsaufträgen sorgt. Sie können die für eine Übersetzung relevanten Daten schnell und unkompliziert über docuglobe hochladen. Hinweis Bevor Sie diese Funktion nutzen können, ist eine kostenlose Registrierung unter notwendig. Je nach IT- Umgebung ist ggf. eine Proxyserver-Einstellung erforderlich. Bei Fragen melden Sie sich gerne bei unserem Support. Skizziert sieht der Prozess wie folgt aus: Um die Inhalte eines Dokuments zu übersetzen gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie auf das Dokument 2. Wählen Sie im Menüband Funktion in der Gruppe Auschecken die Funktion Kundenportal aus. Der Dialog Sprachenauswahl wird geöffnet. 38

39 Sprache und Übersetzung Auschecken zum docuportal/kundenportal Hier wählen Sie wie beim "klassischen" Prozess die Quellsprache aus. Weiterhin definieren Sie hier den Liefertermin, einen Job-Namen, den Status und die Art der Übersetzung. Weiterhin können Sie noch freien Text zur Informationsübermittlung eintragen. Mit Klick auf Ok startet der Prozess. Zu jeder Statusänderung erfolgt eine automatisierte benachrichtigung. Ist der Status "fertig" Können Sie die Daten direkt aus dem Prozess einchecken oder wenn gewünscht, zur Qualitätskontrolle über den gewohnten Weg über ein Laufwerk zwischenspeichern. Hinweis Wird der Status Auftrag gewählt wird die Übersetzung direkt gestartet. Wird der Status Anfrage gewählt, erhalten Sie vor Auftragserteilung ein Angebot. 39

40 Sprache und Übersetzung Zur Übersetzung vormerken 5.4 Zur Übersetzung vormerken Sie haben häufig Module, die übersetzt werden sollen, bei denen aber kein direkter Übersetzungsauftrag eines Dokuments anliegt und welche auch nicht zeitkritisch sind. Dabei geht es auch z. B. um Module, die durch eine Änderung wieder in den Status "in Bearbeitung" gesetzt wurden (diese haben ja dann die Kennzeichnung "war fertig" in der Liste der Sprachvarianten). Besteht die Möglichkeit, in docuglobe solche Module mit einer Funktion "zur Übersetzung vormerken" zu versehen, um diese dann, bei einem anstehenden Übersetzungsauftrag, mit in die Übersetzung zu geben. Es gibt eine einfache Möglichkeit, dies zu realisieren. Legen Sie dazu in der Quellsprache für jede zu übersetzende Sprache ein Dokument an (z. B. für Englisch mit dem Namen "Zur Übersetzung vorgemerkt EN"). Legen Sie nun mit der Übersetzungsfunktion die entsprechende Zielsprache zu dem Dokument an. In dieses Dokument kann dann jeder Mitarbeiter die Module, die zur Übersetzung vorgemerkt werden sollen, hineinziehen. Bei einem Übersetzungsauftrag checken Sie dann einfach die Module dieses Dokuments mit aus und nach der Übersetzung wieder in das Dokument ein. Damit das Dokument nicht unendlich groß wird, empfiehlt es sich, die fertigen Module dann wieder aus dem Dokument heraus zu löschen. 5.5 Einstellungen bei SDL-Trados Folgende Einstellungen in Verbindung mit Word 2007 oder 2010 sollten bei der Übersetzung von documerge-texten aus docuglobe mit SDL-Trados beachtet werden? In dieser Kurzanleitung finden Sie entsprechende Informationen. Weiterhin stellt SDL-Trados eine App zur Verfügung in der sie alle relevanten Informationen finden. 40

41 Sprache und Übersetzung Ausgecheckte Module wieder auf rot setzen 5.6 Ausgecheckte Module wieder auf rot setzen Es kommt immer mal wieder vor, dass ausgecheckte Module (gelb) wieder in Bearbeitung (rot) gesetzt werden müssen. Das ist für ein ganzes Dokument, in dem z. B. 50 Module ausgecheckt sind, sehr mühsam, wenn jedes Modul in den Eigenschaften umgestellt werden muss. Hier liefert docuglobe eine komfortable Lösung. docuglobe 8 und docuglobe 9: Im Menüband unter Funktionen in der Gruppe Objekt können Sie über die Funktion Ceckout-Jobs anzeigen eine Liste sämtlicher Dokumente aufrufen, die den Status ausgecheckt haben. docuglobe 7: Im Menüband unter Objekt in der Gruppe Objekt finden Sie die Funktion Checkout-Jobs anzeigen. Klicken Sie in der Liste auf das gewünschte Dokument und dann auf den Button Alle gelben Module auf rot. 41

42 Sprache und Übersetzung documerge-dateiname umbenennen 5.7 documerge-dateiname umbenennen Dateinamen von Modulen, die mit documerge zusammengefügt und dann zum Übersetzen gesendet werden, werden von docuglobe selbstständig benannt. Mitunter ist es dann schwierig zu erkennen, um welche Übersetzung es sich handelt, wenn die Übersetzungen zurückkommen. Dürfen documerge-dateien, die zum Übersetzen geschickt werden und die zur Zeit einen solchen "documerge_0_ _protego2011_modul_14344.docx" oder ähnlichen Dateinamen tragen, so umbenannt werden, dass sie von docuglobe beim Einchecken trotzdem richtig erkannt und zugeordnet werden können? Welche Bestandteile dieses Namens darf ich verändern, welche müssen unverändert bleiben? Der Dateiname darf verändert werden. Wichtig ist, dass dieser mit documerge_ beginnt und die Dateiendung.doc bzw. wie in Ihrem Fall.docx hat. 5.8 Unfertige Dokumente als Ausgangssprache Beim Auschecken zur Übersetzung kann man die Ausgangssprache auswählen. Im DropDown werden sämtliche Sprachen angeboten. Wäre es nicht sinnvoll, wenn hier nur die Sprachen auswählbar sind, in denen die Dokumente auch vollständig (also alle Module) fertig sind? Prinzipiell ist der Gedanke nicht abwegig, allerdings würde damit ein wesentlicher Vorteil, der derzeit möglich ist, verloren gehen. Stellen Sie sich vor, ein umfangreiches Dokument wurde in Deutsch erstellt und muss kurzfristig in Englisch und Chinesisch übersetzt werden. Für Chinesisch dient Englisch als Ausgangssprache. Im englischen Dokument ist ein Großteil der Module bereits fertig (z. B. aus vorhergehenden Dokumenten). Nun checken Sie das englische Dokument zur Übersetzung aus und es hat nun einige gelbe (ausgecheckte) Module und einen Großteil grüne (fertige) Module. Anschließend checken Sie das chinesische Dokument zur Übersetzung aus und es hat dann einige rote Module (das sind die Module, die im englischen Dokument gelb sind) und einen Großteil gelbe Module. Die ausgecheckten Module für Chinesisch geben Sie schon mal zur Übersetzung. 42

43 Sprache und Übersetzung Übersetzung von Varianten Sobald nun die noch zu übersetzenden englischen Module fertig sind und Sie diese eingecheckt haben, können Sie durch erneutes Auschecken des chinesischen Dokuments die restlichen Module zur Übersetzung geben. Zeitlich haben Sie sich dadurch einen Vorteil verschafft. 5.9 Übersetzung von Varianten Da mit einem Redaktionssystem Übersetzungskosten gespart werden sollen, wäre es von großem Vorteil, wenn man beim Übersetzungsprozess einzelne Varianten auschecken könnte. Hintergrund ist, dass nicht jede Variante in eine "exotische" Sprache übersetzt werden soll. Dies ist selbstverständlich mit docuglobe möglich: 1. Klicken Sie die Variante aus der die Module zur Übersetzung ausgecheckt werden sollen im Kopf der Objektliste mit der rechten Maustaste an. 2. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Auschecken. Es werden nur die in Bearbeitung befindlichen Module, die in der Variante verwendet werden, ausgecheckt. Auf gleichem Wege findet auch das Einchecken statt. Bei diesem Prozess darf die Objektliste nicht im Bearbeitungsmodus sein. 43

44 Sprache und Übersetzung Standardsprache umstellen 5.10 Standardsprache umstellen Wenn Sie in docuglobe die Standardsprache von Deutsch auf Englisch umstellen und sich nach dem Neustart von docuglobe immer noch im deutschen Module-/Dokumentenbaum befinden, dann müssen Sie die Reihenfolge in der Sprachverwaltung noch ändern. docuglobe startet immer mit der Sprache im Baum, die in der Sprachverwaltung an oberster Stelle steht Übersetzung nicht zurücksetzen Ein Modul liegt in mehreren Sprachen vor und das deutsche Modul wird geändert. Wenn die Änderung auch die anderen Sprachen betrifft muss der Haken im Modul-Änderungsdialog auf Sprachvariante anpassen gesetzt werden. Wenn dann ein erneutes Auschecken der Module getätigt wird, werden die bis dato bestehenden Übersetzungen mit dem neuen deutschen Inhalt komplett überschrieben. Gibt es eine Möglichkeit, zur Bearbeitung der dadurch wieder roten Module auf Basis der der bis dahin bestehenden Übersetzung aufzubauen, so dass die Übersetzungen nicht verloren gehen? Hier stehen zwei alternative Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Wird ein fremdsprachliches Modul aufgrund von Änderungen in der Quellsprache auf den Status in Bearbeitung gesetzt, ist es einerseits möglich, über die Funktion Auschecken die aktuelle Version der Quellsprache zur Übersetzung zur Verfügung zu stellen. Es ist richtig, dass hierbei die bestehenden Übersetzungen nicht mehr relevant sind, hier kommt dann das Translation-Memory zum Tragen. Bei Änderungen, die in einer Sprachvariante selbstständig durchgeführt werden sollen, ist es möglich das Modul aus docuglobe heraus zu öffnen. In diesem Fall erscheint der Stand der bis dahin gültigen fremdsprachlichen Version. 44

45 Sprache und Übersetzung Ländervarianten erstellen 5.12 Ländervarianten erstellen Es soll keine Sprachvariante eines Dokuments mit der Übersetzungsfunktion erstellt werden, sondern eine Ländervariante. Ländervariante bedeutet, dass ein Dokument in unterschiedlichen Sprachordnern unterschiedliche Listeninhalte haben kann. Das heißt, wird in einer Sprache im Dokument innerhalb der Liste etwas geändert, wird dies nicht automatisch in den anderen Sprachen mitgeführt. Um eine Ländervariante eines Dokuments zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Erstellen Sie eine Sprachvariante nach gewohnter Vorgehensweise. 2. Kopieren Sie die Sprachvariante und fügen Sie sie an gleicher Stelle wieder ein. 3. Löschen Sie die Sprachvariante und benennen Sie die Kopie entsprechend um. Das durch den Kopiervorgang neu erstellte Dokument ist nun "abgekoppelt" von der Ursprungssprache. Änderungen in der Objektliste betreffen somit nur dieses Dokument. 45

46 MS Word Arial fett wird im PDF falsch dargestellt 6 MS Word 6.1 Arial fett wird im PDF falsch dargestellt Wenn Sie mit Word 2010 arbeiten und die PDFs mit Acrobat Pro DC erstellen kann es passieren, dass einige Formatvorlagen, die in Arial in fett dargestellt werden sollen, in den PDFs nicht fett sind und scheinbar auch einen anderen Font erhalten haben. Die Ursache liegt wahrscheinlich darin, dass die Formatvorlagen nicht mit der Schriftart Arial + fett, sondern mit Arial fett angelegt sind. Arial + fett: Arial fett: Je nach Konstellation kann es dazu führen, dass dann die Schriftart "Arial fett" gegen eine falsche Schriftart ersetzt wird. Wir empfehlen folgende Einstellungen: 1. Öffnen Sie die betroffene Datei bzw. die Dokumentenvorlage. 2. Rufen Sie das Menüband Datei auf. 3. Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie die Kategorie Erweitert. 4. Unter Dokumentinhalt anzeigen klicken Sie auf Schriftart ersetzen. 5. Im folgenden Dialog wählen Sie für die Schriftart Arial fett die Ersatzschriftart Arial. 46

47 MS Word Styleref auf Überschriften Weiterhin empfehlen wir bei den betroffenen Formatvorlagen die Schriftart Arial fett in Arial + fett zu ändern, so dass Arial fett nicht mehr verwendet wird. 6.2 Styleref auf Überschriften Wenn Sie mit unterschiedlichen Sprachversionen von Word arbeiten und Stylerefs z. B. auf Überschriften in Ihren Betriebsanleitungen verwenden möchten dann müssen Sie folgendes beachten: Setzen Sie lediglich die Gliederungszahl der Überschriftenebene in die Styleref-Funktion ein, nicht die Benennung der Formatvorlage (z. B. Überschrift 1), da diese in den Sprachen unterschiedlich benannt wird. Beispiel: {STYLEREF 1 } für die Referenzierung auf Überschrift 1 {STYLEREF 1.1 } für die Referenzierung auf Überschrift 2 Dadurch liest Word unabhängig von der Sprachversion das entsprechende Überschriftenformat aus. 47

48 MS Word Rechtschreibfehler werden nicht angezeigt 6.3 Rechtschreibfehler werden nicht angezeigt In Word-Dokumenten werden trotz aktivierter Rechtschreibprüfung (im Dialog "Sprache" ist der Haken bei "Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen" nicht gesetzt) die Rechtschreibfehler nicht durch die rote Unterschlängelung angezeigt. Es gibt noch eine weitere Einstellmöglichkeit bei der -neben der von Ihnen beschriebenen globalen Einstellung- noch eine dokumentenspezifische Einstellung erfolgen kann. 1. Wählen Sie im Menüband Datei. 2. Klicken Sie auf Optionen. 3. Klicken Sie auf Dokumentenprüfung. 4. Entfernen die den Haken bei Rechtschreibfehler nur in diesem Dokument ausblenden. Gleiches gilt für die Grammatikprüfung. 48

49 MS Word Wikipedia Add-In 6.4 Wikipedia Add-In Seit Version 2013 steht in Word ein Wikipedia Add-In zur Verfügung, mit dem es schnell und einfach möglich ist, Inhalte zu recherchieren und sogar inkl. Quellenangabe in ein Dokument zu übernehmen. Das Add-In kann im Menüband Einfügen in der Gruppe Add-Ins aufgerufen werden. Beim ersten Start muss die Nutzung einmalig bestätigt werden. Wird nun im Dokument ein Wort markiert, wird im Wikipedia- Andockfenster eine entsprechende Erläuterung angezeigt. Wird in der Erläuterung Text markiert, erscheint ein "Pluszeichen" und mit einem Klick darauf wird der Inhalt samt Quellenangabe an die aktuelle Curserposition samt Quellenangabe ins Dokument übernommen. Bei Grafiken erscheint das "Pluszeichen" sobald man mit der Maus auf die Grafik fährt. 49

50 MS Word Wörterbuch aus authordesk-termen 6.5 Wörterbuch aus authordesk-termen In docuglobe ist es möglich, aus der Termliste von authordesk ein Word-Wörterbuch zu erstellen, welches bei der Rechtschreibprüfung von Word berücksichtigt wird. Erzeugen Sie zunächst ein neues Wörterbuch in Word und fügen Sie anschließend die Terme ein. Sollen mehrere Benutzer darauf zugreifen, achten Sie bitte darauf, dass sich das Wörterbuch auf einem Laufwerk befindet, auf das alle relevanten Benutzer Zugriff haben: 1. Öffnen Sie den Dialog Benutzerwörterbücher über Datei Optionen Dokumentenprüfung Benutzerwörterbücher. 2. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie das Verzeichnis und den Namen für Ihr neues Wörterbuch. 3. Wählen Sie im Datei-Explorer die Wörterbuchdatei <Name>.DIC aus, und öffnen Sie diese mit dem Windows-Editor (Notepad). 4. Führen Sie aus authordesk einen Termexport durch und wählen Sie das Ausgabeformat CSV. Die Datei wird in Excel geöffnet. Hier können Sie über individuelle Excel-Filtereinstellungen die Terme auswählen, die Sie in das Wörterbuch einfügen möchten. 5. Markieren Sie die relevanten Terme, kopieren Sie diese in die Zwischenablage (Strg+C) und fügen Sie diese dann in die Wörterbuchdatei ein (Strg+V). Sobald die Datei gespeichert ist, steht das Wörterbuch zur Verfügung. Alle weiteren Benutzer müssen sich über den Dialog Benutzerwörterbücher das neue Wörterbuch hinzufügen. 6.6 Word User Voice Nicht nur der docuglobe-support steht Ihnen mit Word-Knowhow zur Verfügung. Microsoft hat eine neue Möglichkeit geschaffen, direktes Feedback von Anwendern zu Bugs, neuen Funktionen und Ideen für eine bessere Bedienbarkeit zu erhalten: Unter können Sie nicht nur Ihre eigene Meinung äußern, sondern auch über Vorschläge anderer Anwender abstimmen. Jeder Vorschlag, der 20 Stimmen oder mehr erhält, wird in die Planung der nächsten Version aufgenommen. 50

51 MS Word Wörterbuch bearbeiten 6.7 Wörterbuch bearbeiten Sie haben in Word während der Rechtschreibprüfung versehentlich bei einem falschen Wort auf den Button "Zum Wörterbuch hinzufügen" geklickt. Um dieses Wort wieder aus dem Wörterbuch zu entfernen gehen Sie folgendermaßen vor. Jedes hinzugefügte Wort befindet sich in dem sogenannten Benutzerwörterbuch. Dieses Wörterbuch ist eine Textdatei. Die einfachste Möglichkeit, ein Benutzerwörterbuch zu bearbeiten, ist die direkte Bearbeitung der Textdatei im Editor. 1. Um die Datei zu öffnen, geben Sie in die Adresszeile des Dateiexplorers folgende Adresse ein: %userprofile%\appdata\roaming\microsoft\uproof 2. Doppelklicken Sie auf die Datei: CUSTOM.DIC Jeder Eintrag des Benutzerwörterbuchs wird in einer Zeile dargestellt. 51

52 MS Word Schriften einbetten 6.8 Schriften einbetten Sie möchten für Ihre Dokumente eine neue Schriftart verwenden und diese in eine Worddatei einbetten. 1. Wählen Sie im Menüband Datei. 2. Klicken Sie auf Optionen. 3. Wählen Sie Speichern und setzen Sie den Haken bei Schriftarten in der Datei einbetten. Hierbei müssen Sie Folgendes beachten. Wenn es sich um eine lizenzpflichtige bzw. kostenpflichtige Schriftart handelt, wird die Schriftart auf dem beschriebenen Weg nicht weitergegeben. Die Weitergabe wird durch die Lizenz der Schrift verhindert. Dadurch kann es vorkommen, dass die Schrift nicht korrekt angezeigt wird, wenn Sie die Word-Datei auf einem Rechner öffnen, auf dem die Schrift nicht installiert ist. Bitte informieren Sie sich dazu beim Lizenzgeber der Schriftart. Aus diesem Grund empfehlen wir grundsätzlich Standardschriften zu verwenden. 6.9 Defekte Dokumente aus Word 2003 Microsoft berichtet von einem aktuellen Bug, der laut Microsoft mit dem u. a. Update behoben werden kann: Werden in einem Dokument Elemente wie Textfelder oder Grafiken, die in Word 2003 erstellt wurden mit Word 2010 bearbeitet, kann es passieren, dass nach dem Speichern, Schließen und erneutem Öffnen, das Dokument defekt ist und nicht mehr geöffnet werden kann. Update für Microsoft Office 2010, 32-Bit Update für Microsoft Office 2010, 64-Bit 52

53 MS Word Seitenwechsel vermeiden (Absätze nicht trennen) 6.10 Seitenwechsel vermeiden (Absätze nicht trennen) Bei der automatischen Dokumentengenerierung aus docuglobe werden die Inhalte der Module in der definierten Reihenfolge aneinander gefügt. Hierbei kann es sein, dass eine Handlungsanweisung an einem Seitenende beginnt und durch einen Seitenwechsel auf die nächste Seite umbricht. Um die Handlungsanweisungen zusammenhängend zu belassen und nicht durch einen Seitenwechsel zu trennen gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Legen Sie für die Handlungsanweisungen eine eigene Formatvorlage in der Dokumentenvorlage für die Module und Dokumente an (für Dokumente ist das nur erforderlich, wenn in den Dokumenten eine andere Darstellung als in den Modulen gewünscht ist ansonsten reicht auch die Anlage der Formatvorlage in der Dokumentenvorlage der Module). 2. Rufen Sie den Dialog Formatvorlage ändern auf 3. Klicken Sie auf Format Absatz 4. Klicken Sie auf das Register Zeilen- und Seitenumbruch 5. Aktivieren Sie den Haken bei der Option Diesen Absatz zusammenhalten. 53

54 MS Word Hammertipps für Word 6.11 Hammertipps für Word Auf der Webseite von Chip haben wir eine Seite mit interessanten Word-Tipps entdeckt, die wir Ihnen nicht vorenthalten möchten. Vielleicht ist ja das eine oder andere Interessante auch für Sie dabei. Galerie_ html 6.12 Symbole der Formatvorlagen Die folgenden Symbole definieren den Formatvorlagentyp und somit dessen Anwendung: Dieses Symbol steht für ein Absatzformat. Das bedeutet, mit diesem Format können Sie einen kompletten Absatz formatieren. Dazu muss nicht der komplette Absatz markiert sein, es reicht aus, wenn der Cursor innerhalb des Absatzes steht. Bei diesem Symbol handelt es sich um ein Zeichenformat. Mit diesem Format können Sie einzelne Zeichen bzw. Wörter hervorheben. Seit Word 2007 reicht es aus, wenn Sie ein komplettes Wort hervorheben wollen, den Cursor einfach im Wort zu platzieren und dann das Zeichenformat anzuwenden. Automatisch wird das gesamte Wort formatiert. Dieses Symbol kennzeichnet ein verknüpftes Format. Dabei handelt es sich um eine Kombination aus den oben genannten Formaten. Dies bietet den Vorteil, dass Sie entweder einzelne Worte hervorheben können oder aber auch einen gesamten Absatz damit formatieren können. Zum Beispiel könnte man ein Wort in einem Text Fett hervorheben oder dasselbe Format auch auf einen Absatz anwenden. 54

55 MS Word Kein Blocksatz nach Zeilenumbruch 6.13 Kein Blocksatz nach Zeilenumbruch Wenn man in Word im Blocksatz arbeitet und einen Zeilenumbruch (Shift+Enter) einfügt, erweitert Word automatisch die Zeile auf Blocksatz. Dies sieht in der Regel recht unschön aus. Es handelt sich hierbei um eine Grundeinstellung von Word. Um dies zu vermeiden, nehmen Sie folgende Einstellung vor. 1. Wählen Sie im Menüband Datei. 2. Klicken Sie auf Optionen. 3. Klicken Sie auf Erweitert. 4. Scrollen Sie im rechten Hauptfenster ganz nach unten und klicken Sie auf Layoutoptionen. In der sich öffnenden Liste aktivieren Sie den Haken unter Zeichenabstände in Zeilen, die mit UMSCHALT+EINGABE enden, nicht erweitern. Alternativ fügen Sie vor dem Zeilenumbruch ein Tapstopp ein. 55

56 MS Word Funktionen, Handhabungen, Einstellungen 6.14 Funktionen, Handhabungen, Einstellungen Nachfolgend finden Sie eine Auflistung von Wordfunktionen, Handhabungen und Einstellungen, die nach unserer Empfehlung bei der Erstellung von Technischen Dokumentationen beachtet werden sollten. Dies betrifft nicht nur den Umgang in Verbindung mit dem Redaktionssystem docuglobe, sondern auch ganz allgemein die Verwendung von Word für umfangreiche, strukturierte Dokumente Harte Formatierung von Inhalten Durch harte Formatierung (Markieren eines Inhalts und Zuweisen einer Eigenschaft, z. B. Text fett) ist ein späterer Layoutwechsel durch Zuweisen einer anderen Dokumentenvorlage nicht möglich. Verwenden Sie zur Formatierung von Inhalten ausschließlich Formatvorlagen Verwendung der Formatvorlage "Standard" Wenn ein Dokument geöffnet wird, auf die verknüpfte Dokumentenvorlage aber nicht zugegriffen werden kann (z. B. durch eine andere Laufwerksumgebung), wird die normal.dot(x) herangezogen. In dieser Vorlage kann die Formatvorlage Standard anders definiert sein. Dies führt dann zu einer unerwünschten Darstellung Definition von Formatvorlagen basieren auf "Standard". Bei der Definition (Anlage) von Formatvorlagen sollte man bei der Auswahl basiert auf die Option keine Formatvorlage wählen. Ist hier die Formatvorlage Standard ausgewählt, kann dies, wie oben beschrieben, zu einer unerwünschten Darstellung kommen Aufzählungen mit Aufzählungszeichen Grundsätzlich spricht nichts gegen die Verwendung der Aufzählungsfunktion. Um aber für die Erstellung von Onlinehilfen oder HTML-Seiten kompatibel zu sein, empfehlen wir die Verwendung von Formatvorlagen mit Definition entsprechender Tabstopps und hängender Einzüge ohne Aufzählungsfunktion. Die Aufzählungszeichen können dann, im ASCII-Format als Schnellbausteine angelegt, per Klick eingefügt werden. 56

57 MS Word Funktionen, Handhabungen, Einstellungen Automatische Nummerierung Verwenden Sie möglichst keine automatische Nummerierung. Eine stabile und damit sichere Funktion ist die Nutzung von Sequenzfeldern, die Sie dann ganz einfach per Schnellbaustein einfügen können Abschnittswechsel Verwenden Sie so wenig Abschnittswechsel wie möglich. Mit einem Abschnittswechsel werden die jeweiligen Seiteneinstellungen eines Abschnitts gespeichert. Dadurch entstehen beim Kopieren von Inhalten Layoutfehler Abschnittswechsel in docuglobe-modulen Verwenden Sie keine Abschnittswechsel in docuglobe-modulen. Mit einem Abschnittswechsel werden die Seiteneinstellungen gespeichert und dann beim Generieren eines Dokuments in das Dokument übertragen. Dadurch entstehen Layoutfehler Abschnittswechsel nach Tabellen Achten Sie darauf, dass sich zwischen einer Tabelle und einem Abschnittswechsel eine leere Absatzmarke befindet, ansonsten "verschwindet" der Abschnittswechsel hinter der Tabelle und ist ohne weiteres nicht erkennbar Absolute Größenangaben bei Tabellen Damit sich Tabellen beim Einfügen in unterschiedliche Seitenformate dynamisch anpassen, empfehlen wir die Angabe von Größen in Prozent. Die ist auch für den HTML-Export vorteilhaft Tabellenformate Tabellenformate können zu Problemen mit falscher Formatzuweisung bei großen Dokumenten führen. Wir empfehlen daher die grundsätzlichen Layouts von Tabellen in Schnellbausteinen anzulegen und dann per Klick in Ihr Dokument einzufügen. 57

58 MS Word Funktionen, Handhabungen, Einstellungen Kopf- oder Fußzeilen in docuglobe-modulen Module sollten keine Kopf- oder Fußzeilen enthalten, da diese in den Dokumentenvorlagen für die Publikationslayouts enthalten sind Tabellen in Kopf- oder Fußzeilen Bei umfangreichen Dokumenten mit einer größeren Seitenzahl (> 100 Seiten) führen Tabellen in Kopfzeilen oder Fußzeilen dazu, dass das Dokument "langsam wird", da die Berechnung der Seitenumbrüche deutlich mehr Zeit benötigt AutoKorrektur und AutoFormat Wir empfehlen grundsätzlich sämtliche AutoKorrektur- und AutoFormat-Optionen zu deaktivieren. Nur so bestimmen Sie, was wie aussehen soll. Sie befinden sich unter Datei - Optionen - Dokumentenprüfung - AutoKorrektur-Optionen und hier unter den Reitern AutoKorrektur und AutoFormat während der Eingabe Formatierung mitverfolgen Diese Option sollte deaktiviert werden. Sie befindet sich unter Datei - Optionen - Erweitert - Bearbeitungsoptionen. Word übernimmt automatisch "Hartformatierungen" in den Formatvorlagenkatalog. Dieser Sachverhalt kann schnell zu Unübersichtlichkeit im Formatvorlagenkatalog führen und eine durchgehende Formatierung der Texte wäre nicht mehr gewährleistet Speicherung im Hintergrund Diese Option sollte deaktiviert werden. Sie befindet sich unter Datei - Optionen - Erweitert - Speichern. Ist die Option aktiv kann dies zu Problemen bei der Datenübergabe zu docuglobe führen Links beim Speichern aktualisieren Diese Option sollte deaktiviert werden. Sie befindet sich unter Datei - Optionen - Erweitert - Allgemein - Weboptionen - Reiter-Datei. Word wandelt sonst absolute Pfade in relative Pfade um; aus C:\Eigene Dateien\test.jpg wird.\\eigene Dateien\test.jpg. 58

59 MS Word Tabellen- und Spaltenbreiten Makro-Einstellung Die Makro-Einstellung sollte auf "alle Makros aktivieren" stehen. Diese Option befindet sich unter Datei - Optionen - Sicherheitscenter - Einstellungen für das Sicherheitscenter - Einstellungen für Makros. docuglobe arbeitet mit Makros und diese sollten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, ausgeführt werden können ohne ständige Sicherheitsabfrage. Sollte diese Einstellung aufgrund von Sicherheitsbedenken nicht möglich sein, wenden Sie sich an den Support wegen einer Zertifizierung der Makros. Das Aktivieren von Makros ist auch ohne den Einsatz von docuglobe sinnvoll, da Makros bei der Arbeit mit Word in der technischen Redaktion hilfreiche Unterstützung bieten können Manueller Zeilenumbruch ("weiches Return") Der manuelle Zeilenumbruch, auch bekannt als "weiches Return" dient häufig dazu, Sätze an gewünschter Stelle umzubrechen. Im Translation Memory Systemen (z. B. SDL-Trados oder Across) werden diese Umbrüche jedoch als "Segmentende" interpretiert und somit wird ein Satz mit einem Umbruch nicht als zusammenhängendes Übersetzungssegment erkannt Textfelder Häufig verwendet man Textfelder um z. B. bei Grafiken bestimmte Positionen zu dokumentieren. Textfelder führen jedoch in Verbindung mit dem Übersetzungsprozess (Translation Memory Systeme) immer wieder zu Problemen bzw. zum Bedarf des manuellen Eingriffs. Soweit möglich, sollte man Grafiken mit Zahlen positionieren, um diese dann in einer Legende als Text zu beschreiben Tabellen- und Spaltenbreiten Wenn man mit der Maus Tabellen- bzw. Spaltenbreiten verändern möchte, liegt da immer eine Art Raster hinter, wodurch man nur "sprunghaft" die Breitenanpassung hinbekommt. Das ist häufig sehr störend, vor allem, wenn man aus zwei Tabellen eine machen möchte und die Spaltenbreiten nicht sauber aufeinander passen. Um mit der Maus eine beliebige Veränderung von Tabellen- und Spaltenbreiten vorzunehmen, halten Sie einfach die Alt-Taste gedrückt. Im Lineal wird nun die exakte Breite angezeigt und das "Raster" ist deaktiviert. 59

60 MS Word Grafiken aus Word speichern 6.16 Grafiken aus Word speichern In Word gibt es die Möglichkeit, alle Grafiken eines Dokuments auf einmal aus einem Worddokument heraus zu kopieren bzw. zu speichern. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor: Speichern Sie die Datei in Word über Speichern unter als Dateityp Webseite (html). Am Speicherort liegt nun ein Verzeichnis <Dateiname>-Dateien. In diesem Verzeichnis finden Sie sämtliche Grafiken Formatvorlagen sortieren In Word gibt es die Möglichkeit, die Reihenfolge der Formatvorlagen, in der sie im Andockfenster erscheinen, selber festzulegen. 1. Klicken Sie im Menüband auf Start. 2. Klicken Sie in dem Andockfenster Formatvorlagen auf den Button Formatvorlagen verwalten. Im folgenden Dialog Formatvorlagen verwalten im Karteireiter Empfehlen die Sortierreihenfolge auf Wie empfohlen stellen. Die in der aufgeführten Liste angegebenen Zahlen vor den Formatvorlagen geben die Reihenfolge (Prioritäten) an. In der Regel gibt es mehrere Formatvorlagen mit dem gleichen Wert. In dem Fall sind die Formatvorlagen innerhalb eines Wertes alphabetisch geordnet. 60

61 MS Word Tastenkombinationen für Formatvorlagen Über die Buttons der Sortierfunktionen können Sie sich eine Reihenfolge definieren. Die Vorgehensweise ist selbsterklärend. Bitte beachten Sie auch die weiteren relevanten Optionen in diesem Dialog Tastenkombinationen für Formatvorlagen Um bei der Erfassung von Inhalten in den Modulen nicht ständig beim Schreiben die Hand von der Tastatur zu nehmen, um Formate zuzuweisen, können die Formate auch per Tastenkombination zugewiesen werden. Z. B. auf die QWERTZ-Reihe der Tastatur. Beispiel: STRG+Umschalt+Q = Überschrift 1 STRG+Umschalt+W = Überschrift 2 STRG+Umschalt+E = Überschrift 3 STRG+Umschalt+R = dl_text STRG+Umschalt+t = dl_text_bold usw. 1. Öffnen Sie die Dokumentenvorlage für Module (im Standard "module.dotm") und öffnen Sie dann den Aufgabenbereich der Formatvorlagen (Alt+STRG+Umschalt+S). Es folgt das Beispiel zur Einrichtung: STRG+Umschalt+Q = Überschrift 1. 61

62 MS Word Tastenkombinationen für Formatvorlagen 2. Fahren Sie mit der Maus über die Formatvorlage Überschrift 1 und klicken Sie rechts auf das "Pull-Down" und dort auf Ändern. 3. Klicken Sie im folgenden Dialog auf Format und dann auf Tastenkombination. 4. Im Dialog Tastatur den Cursor in das Feld Neue Tastaturkombination setzen. 5. Drücken Sie nun auf Ihrer Tastatur die Tastenkombination "STRG+Umschalt+Q" und diese erscheint in dem Feld. 6. Klicken Sie auf Zuordnen und im folgenden Dialog auf OK. Ist die Tastenkombination bereits für eine andere Funktion vorhanden, zeigt Word den Zusatz Derzeit zugewiesen: an. Wenn Sie dennoch auf Zuordnen klicken, überschreiben Sie die bestehende Tastenkombination. 62

63 MS Word Probleme bei der Feldaktualisierung 6.19 Probleme bei der Feldaktualisierung Im Oktober 2014 ist ein Update für Word 2013 und 2010 veröffentlicht worden. Nach der Installation gab es bei einigen Anwendern das Problem, dass Feldfunktionen nicht einwandfrei aktualisiert werden konnten. Dieser Fehler wurde nun behoben und ein entsprechendes Update steht zur Verfügung. Update: Word BIT Update: Word BIT Update: Word BIT Update: Word BIT 6.20 Review-Übersicht In der Review-Funktion von Word gibt es die Möglichkeit, sämtliche Überarbeitungen einer Datei in einer Übersicht zu haben. Dadurch erhalten Sie einen schnellen Überblick über sämtliche Überarbeitungen. Die Funktion Drucken-Markupliste erzeugt Ihnen eine genaue Übersicht und listet Ihnen eine Zusammenfassung der Änderungen mit den Angaben "Wo, Wer, Wann, Was" auf. Wählen Sie im Druckdialog unter Einstellungen die Funktion Markupliste Seitenzahl im Inhaltsverzeichnis unterdrücken Im Inhaltsverzeichnis von Word können Sie für einzelne Überschriftenebenen die Angabe der Seitenzahl ausblenden. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor: 1. Schalten Sie in Word mit ALT+F9 die Ansicht der Feldfunktion ein. 2. Erweitern Sie in der Feldfunktion des Inhaltsverzeichnisses direkt hinter TOC den Schalter \n und dahinter die Überschriftenebenen, die keine Seitenangabe erhalten sollen. Möchten Sie z. B., dass die Überschriftenebenen drei bis neun keine Seitenangaben haben schreiben Sie \n 3-9. Möchten Sie, dass nur die erste Überschriftenebene keine Seitenzahlangabe erhalten soll, schreiben Sie { TOC \n

64 MS Word Hotfix für automatische Speicherung 6.22 Hotfix für automatische Speicherung Microsoft weist in einer aktuellen Techinfo auf einen Fehler in der Funktion zur automatischen Speicherung hin (Version: Word 2013, 32- und 64-Bit und Office 365). Sind mehrere Dokumente in Word 2013 geöffnet und es werden Änderungen an den Dokumenten vorgenommen, führt Word keine automatische Sicherung/Speicherung der Dokumente durch. Auf der dieser Seite können Sie einen kostenlosen Hotfix von Microsoft anfordern Ansicht beim Öffnen von Modulen festlegen Hier ein Auszug aus der Hilfe von Word: Sie können keinen Standard für alle Dokumente festlegen, die Sie in Word anzeigen, da die Ansichtseinstellungen für jedes einzelne Dokument als Dokumenteigenschaft gespeichert sind. Sie können das Dokument in der Ansicht speichern, in der Sie es öffnen möchten. Dokumente, die Sie von anderen Benutzern erhalten, werden in der Ansicht geöffnet, in der sie zuvor gespeichert wurden. Für neue Module bedeutet dies, dass sie so geöffnet werden, wie die entsprechende Vorlage (module.dot /.dotm /.dotx) gespeichert wurde. Kopierte Module werden in der Ansicht geöffnet, in der das Ursprungsmodul zuletzt gespeichert wurde Zeichenformate entfernen In Word gibt es die Möglichkeit, überlagerte Zeichenformate zu entfernen. Am einfachsten geht das mit einer Tastenkombination. 1. Markieren sie den Inhalt mit den überlagerten Zeichenformaten (Sie können auch einfach mit Strg+A den Inhalt eines ganzen Moduls markieren). 2. Drücken Sie Strg+Leertaste. 64

65 MS Word Tipps zum Thema "Textmarkierung" 6.25 Tipps zum Thema "Textmarkierung" Gesamten Inhalt eines Dokuments markieren Strg+A Einzelne Wörter oder Satzteile markieren Nachdem Markieren des ersten Bereiches die Strg-Taste gedrückt halten und dann weitere Bereiche markieren. Ein Wort markieren Doppelklick auf das Wort Einen Absatz markieren Dreifachklick auf den Absatz. Einen Satz markieren Strg-Taste drücken und Satz anklicken. Textbereich markieren, der über Bildschirmdarstellung hinausgeht Beim Versuch, einen Inhalt über mehrere Seiten mit der Maus zu markieren, fängt das Bild an zu laufen und es ist häufig schwierig an der korrekten Stelle zu stoppen: An der Stelle, an der die Markierung beginnen soll, Shift-Taste drücken, dann an die Stelle klicken, an der die Markierung enden soll. Textblock markieren: Alt-Taste drücken, dann mit der Maus die Markierung starten. Markierten Bereich verschieben (oder kopieren): Gewünschten Bereich markieren, Strg-Taste drücken und mit der rechten Maustaste an den Punkt klicken, an den der Text verschoben werden soll (gleichzeitig die Shift-Taste drücken, erzeugt eine Kopie). 65

66 MS Word Geschützte Ansicht 6.26 Geschützte Ansicht Für den Review-Prozess speichern Sie Word-Dokumente im Netzwerk, um dort von anderen Abteilungen darauf zuzugreifen und Korrekturen einzutragen. Nun kommt es bei einigen Arbeitsplätzen vor, dass die Dokumente in der "Geschützten Ansicht" geöffnet werden und die Bearbeitung erst aktiviert werden muss. Sehr wahrscheinlich liegt es daran, dass der Speicherort für diese Arbeitsplätze als "nicht vertrauenswürdig" gilt. Dies können Sie in Word entsprechend ändern: 1. Klicken Sie im Menüband auf Datei. 2. Klicken Sie auf Optionen. 3. Klicken Sie im Dialog Word-Optionen auf Sicherheitscenter. 4. Klicken Sie auf Einstellungen für das Sicherheitscenter. 5. Wählen Sie im Dialog Sicherheitscenter Vertrauenswürdige Speicherorte. 6. Setzen Sie den Haken bei Vertrauenswürdige Speicherorte im Netzwerk zulassen. 7. Wählen Sie Neuen Speicherort hinzufügen. 66

67 MS Word Kompatibilitätsmodus in Word Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie das Laufwerk aus. 9. Setzen Sie zusätzlich den Haken bei Unterordner dieses Speicherorts sind ebenfalls vertrauenswürdig Kompatibilitätsmodus in Word 2013 Sie haben mit Word 2010 Module erstellt und öffnen diese nun in Word Obwohl es sich um docx-dateien handelt, wird der Kompatibilitätsmodus angezeigt. Wie kann der Kompatibilitätsmodus abgeschaltet werden? Eine Konvertierung war nur bei dem Schritt vom doc-format in das OpenXML-Format docx erforderlich. Um den Kompatibilitätsmodus auszuschalten wird lediglich die Versionsnummer innerhalb der XML- Daten umgestellt. Hierzu stellt gds ein kostenfreies Werkzeug zur Verfügung. Um dieses Werkzeug zu erhalten, melden Sie sich bitte bei unserem docuglobe- Support. 67

68 MS Word Absätze derselben Formatvorlage kopieren 6.28 Absätze derselben Formatvorlage kopieren Alle Absätze, die mit derselben Formatvorlage formatiert sind, markieren und kopieren eine hilfreiche jedoch wenig bekannte Funktion in Word. Anwendungsbeispiele gibt es vielfältige z. B. alle Überschriften erster Ebene aus einem Dokument heraus kopieren, um diese in einer Zusammenfassung aufzuführen oder gezielt alle Bildunterschriften, Tabellenbezeichnungen, Handlungsschritte oder Hinweise auswählen und kopieren. In unserem -Anschreiben zu den globalnews finden Sie ja immer eine Zusammenfassung der Themen des jeweiligen Newsletters. Diese Zusammenfassung besteht aus den Überschriften der einzelnen Beiträge und ist mit wenigen Klicks in die eingefügt. 1. Klicken Sie im Menüband Start von Word auf die erweiterte Anzeige der Formatvorlagen. 2. Wählen Sie mit der rechten Maustaste die gewünschte Formatvorlage aus (in unserem Fall "Flyer Seitentitel"). 3. Klicken Sie auf die Option Alle Instanzen von 7 markieren. Es werden alle (in diesem Fall sieben) Absätze, die mit dieser Formatvorlage formatiert sind, ausgewählt. 68

69 MS Word Übersicht AutoTexte 4. Über Strg+C übernehmen Sie die Inhalte in die Zwischenablage und fügen diese anschließend einfach und bequem in die oder eine neue Datei ein Übersicht AutoTexte Mit AutoTexten bzw. Schnellbausteinen können Sie einfach und schnell vorgefertigte Inhalte wie z. B. Sicherheitshinweise, Tabellen, Standardtexte, Sonderzeichen usw. in Ihr Dokument einfügen. Um einen Überblick über sämtliche verfügbaren AutoTexte zu erhalten, gibt es eine eher weniger bekannte Funktion, die wir Ihnen hiermit vorstellen möchten: 1. Rufen Sie im Menüband Datei die Funktion Drucken auf. 2. Wählen Sie unter Einstellungen in der obersten Auswahl (dort wo üblicherweise "Alle Seiten drucken" aufgeführt ist) den Eintrag AutoText-Einträge. 3. Bestätigen Sie mit Drucken. Die Übersicht der AutoTexte, basierend auf Ihrer aktuellen Dokumentenvorlage, wird nun ausgedruckt. Über denselben Weg können Sie sich z. B. auch eine Übersicht der Formatvorlagen oder angepassten Tastenbelegungen ausdrucken. 69

70 MS Word Menüband-Eintrag "docuglobe" fehlt 6.30 Menüband-Eintrag "docuglobe" fehlt Im Menüband von Word wird der Menüband-Eintrag "docuglobe" nicht mehr angezeigt. Es kann sein, dass Word 2010 den Menüband-Eintrag "docuglobe" aufgrund eines aufgetretenen Problems deaktiviert hat. Sie können ihn wie folgt wieder aktivieren: 1. Klicken Sie im Menüband auf Datei. 2. Klicken Sie auf Optionen. 3. Wählen Sie im Dialog Word-Optionen den Eintrag Add-Ins. 4. Wählen Sie im Drop-Down Verwalten den Menüpunkt Deaktivierte Elemente und drücken den Button Gehe zu. 5. Im Dialog Deaktivierte Elemente aktivieren Sie das Element docu.dotm und klicken auf aktivieren. Nach einem Neustart von Word steht Ihnen das docuglobe-menüband wieder zur Verfügung Registerkarten im Menüband selber anlegen In Word 2003 war es einfach möglich, eigene Symbolleisten zum Aufruf von Funktionen, Formaten, Autotexten und Makros anzulegen. Wie macht man das in Office 2010? Leider ist dies in Office 2010 nicht mehr ganz so einfach. Das Anlegen von Menübändern ist zwar immer noch problemlos möglich, Sie können jedoch über das Wordmenü nur bestehende Wordfunktionen in das Menüband einfügen. 1. Rufen Sie hierzu im Menüband Datei die Word-Optionen auf. 2. Wählen Sie den Eintrag Menüband anpassen. Hier haben Sie die Möglichkeit, unter der rechten Spalte über die Funktion Neue Registerkarte ein Menüband-Eintrag anzulegen und dies über die Funktion Neue Gruppe in einzelne Gruppen aufzuteilen. Nun können Sie eine von Ihnen angelegte Gruppe in der rechten Spalte markieren, in der linken Spalte die gewünschte Wordfunktion auswählen und mit dem Button Hinzufügen in Ihre Gruppe und somit in Ihre eigene Registerkarte organisieren. Um sämtliche Befehle in der linken Spalte angezeigt zu bekommen, wählen Sie in dem DropDown über der linken Spalte die Option Alle Befehle. 70

71 MS Word Absatzformat wird nicht übernommen Schwieriger wird es, wenn Sie Formate, Schnellbausteine, Autotexte oder Makros im Menüband aufrufbar machen möchten. Hierzu sind XML-Kenntnisse erforderlich. gds arbeitet bei der Menüband-Erstellung mit dem Programm CustomUI Editor. Gern bieten wir Schulung im Bereich der individuellen Menüband-Programmierung an Absatzformat wird nicht übernommen In Word kann es vorkommen, dass ein Absatzformat von einem Zeichenformat überlagert wird. Wenn Sie dann einem Absatz eine Formatvorlage zuweisen wird die gewünschte Formatierung nicht übernommen. Um das Zeichenformat zu entfernen markieren Sie den Absatz und drücken Sie Strg+Leertaste. Nun sollte die Formatierung beim Zuweisen eines Absatzformates korrekt sein Frage zur StyleRef-Funktion Ist es möglich, mit der StyleRef-Funktion auch Inhalte über mehrere Absätze hinweg zu referenzieren? Gibt es eine Zeichenbeschränkung? Die StyleRef-Funktion dient zur Referenzierung eines Absatzes mit einer bestimmten Formatvorlage. Mehrere "Absätze" können mit dem "weichen Return" (Shift+Enter) in den StyleRef referenziert werden. Die Zeichenzahl ist jedoch auf 256 beschränkt. 71

72 MS Word Skalierte Grafiken nach Aktualisierung wieder auf 100 % 6.34 Skalierte Grafiken nach Aktualisierung wieder auf 100 % Sie haben (eps-)grafiken über den Button Grafik aus docuglobe einfügen eingesetzt und diese in Einzelfällen noch nachträglich in Word skaliert. Bei einer Aktualisierung der Inhalte (egal, ob nur die Grafik oder der gesamte Inhalt) mittels F9 werden nun einzelne Grafiken, wieder auf 100 % gesetzt. Wie kann die manuell vorgenommene Skalierung auch bei der Aktualisierung erhalten bleiben? Dies ist ein Problem, welches in Verbindung mit dem docx-format auftreten kann. Wir haben diesen Fehler im letzten Jahr bei Micrsosoft gemeldet und haben beim Produktmanagement in den USA die Entwicklung eines Hotfix bewirken können. Dieser steht auf den Supportseiten von Microsoft als 32-Bit (x86) und 64-Bit (x64) Version zur Verfügung. Wählen Sie unter diesem Link den Button Hotfix Download Available und folgen Sie den Anweisungen. Sollten Probleme auftreten melden Sie sich gerne hierzu bei unserem docuglobe-support Grafikfunktionen in 2010 Die Grafikfunktionen in Word 2010 sind sehr vielfältig und ersetzen oftmals eine aufwendige Vorbearbeitung mit einer Bildbearbeitungssoftware. Woran kann es liegen, dass diese Funktionen im Menüband Bildtools nicht angezeigt werden. Sobald eine Datei im Kompatibilitätsmodus geöffnet ist, stehen diese Funktionen nicht zur Verfügung. Selbst eine.docx (bzw. in Powerpoint.pptx) kann im Kompatibilitätsmodus geöffnet sein. 1. Klicken Sie im Menüband auf Datei. 2. Klicken Sie im Menü Informationen auf den Button Konvertieren. Anschließend stehen die Funktionen zur Verfügung. 72

73 MS Word Textmarken anzeigen 6.36 Textmarken anzeigen So aktivieren Sie die Anzeige von Textmarken in Word 2010: 1. Klicken Sie im Menüband auf Datei. 2. Klicken Sie auf Optionen. 3. Wählen Sie in den Word-Optionen die Rubrik Erweitert. 4. Aktivieren Sie unter Dokumenteninhalt anzeigen die Funktion Textmarken anzeigen Formatvorlagen anzeigen Sie haben in Word 2010 die Möglichkeit, die Anzeige und Auswahl der Formatvorlagen der Schnellzugriffsleiste hinzuzufügen. 1. Klicken Sie im Menüband auf Datei. 2. Klicken Sie auf Optionen. 3. Wählen Sie in den Word-Optionen Symbolleisten für den Schnellzugriff aus. 4. Unter Befehle auswählen den Filter auf Alle Befehle setzen. 5. In der Liste den Befehl Formatvorlage auswählen. Achtung: Es gibt mehrere Befehle, die Formatvorlage heißen. Den obersten nehmen. Wenn man den Mauszeiger etwas auf dem 73

74 MS Word Word 2010 stürzt ab Befehl stehen lässt, erscheint Start Registerkarte Formatvorlage Formatvorlage (StyleGalleryClassic). 6. Mit einem Klick auf Hinzufügen wird der Befehl in die Symbolleiste für den Schnellzugriff eingebaut. 7. Klicken Sie auf OK Word 2010 stürzt ab Beim Kopieren von Inhalten von einer Datei in eine treten regelmäßig Word-Abstürze auf. Was aus unserer Erfahrung ein durchaus bekanntes Problem ist, welches auf Ihre Schilderung passt, ist das Kopieren von Inhalten aus einer doc-datei in eine docx-datei. Konvertieren Sie die doc-datei vor dem Kopieren der Inhalte in das docx-format. 1. Klicken Sie im Menüband auf Datei. 2. Klicken Sie unter Informationen auf die Funktion Konvertieren. 74

75 MS Word Fehler in der Darstellung 6.39 Fehler in der Darstellung Wenn Sie mit Word 2010 arbeiten und bei zusammengestellten Dokumenten an unterschiedlichen Stellen Kopf- und Fußzeilen falsch dargestellt werden, können Sie das folgendermaßen beheben. 1. Klicken Sie im Menüband auf Datei. 2. Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie die Kategorie Erweitert. 3. Scrollen Sie im rechten Bereich ganz nach unten. 4. Wählen Sie dort unter der Einstellung Dokument so gestalten, als ob es erstellt wurde in: im DropDown den Wert Microsoft Office Word 2003 aus. 5. Klicken Sie auf Ok. Diese Einstellung ist nicht global, sondern bezieht sich auf das jeweils ausgewählte Dokument. Dieser Fehler, der eigentlich gar keiner ist, tritt äußerst selten auf und hängt mit den Kompatibilitätseinstellungen in Ihrer aktuellen Word- Version 2010 zusammen. 75

76 MS Word Seitenansicht in Word Seitenansicht in Word 2010 Wenn Sie mit Word 2010 arbeiten verbirgt sich die Seitenansicht unter anderem im Menü Drucken. Die "alte" Seitenansicht gibt es auch in Word Leider ist diese Funktion ziemlich "versteckt". Um sie wieder nutzbar zu machen, ist es am einfachsten, diese der Schnellzugriffsleiste hinzuzufügen. 1. Rufen Sie das Menüband Datei auf. 2. Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie die Kategorie Symbolleisten für den Schnellzugriff aus. 3. Setzen Sie unter Befehle auswählen den Filter auf Alle Befehle. 4. Wählen Sie in der Liste den Befehl Seitenansicht- Bearbeitungsmodus aus. 5. Klicken Sie auf Hinzufügen und der Befehl wird in die Symbolleiste für den Schnellzugriff eingebaut. 6. Klicken Sie auf OK. 76

77 MS Word Befehle von Word 2003 in Word Befehle von Word 2003 in Word 2010 Sie haben auf Word 2010 umgestellt und suchen in der neuen Bedienoberfläche teilweise noch sehr lange nach Funktionen. Dafür gib es eine Gegenüberstellung ALT<->NEU von Microsoft. Öffnen Sie das interkative Referenzhandbuch für Office 2010 von Microsoft. Aber Achtung, um es zu nutzen, muss Microsoft Silverlight auf Ihrem Rechner installiert sein. Um dieses zu umgehen können Sie auch das interkative Referenzhandbuch für Office 2007 verwenden. Hier benötigen Sie keine extra Installation und die Bedienoberflächen von 2007 und 2010 sind sich sehr ähnlich Fehler im Inhaltsverzeichnis Wenn im Inhaltsverzeichnis immer wieder leere Kapitel auftreten, kann das folgende Ursachen haben. Sie haben in Word einen Seitenumbruch vor eine Überschrift gesetzt, dann wird der Seitenumbruch als Überschrift formatiert. Die Folge kann sein, dass ein leerer Eintrag im Inhaltsverzeichnis erscheint und gegebenenfalls die Nummerierung verfälscht wird. Wir empfehlen folgende Vorgehensweise: Setzen Sie das Absatzformat des Seitenumbruchs vor einer Überschrift auf eine andere Formatvorlage. 77

78 MS Word Acrobat-Symbolleiste wird nicht mehr angezeigt 6.43 Acrobat-Symbolleiste wird nicht mehr angezeigt In Word 2003 kann es passieren, dass die Acrobat-PDF-Symbolleiste nicht mehr angezeigt wird, obwohl Adobe Acrobat installiert ist. Die Ursache liegt wahrscheinlich darin, dass Word 2003 das Acrobat- Plugin aufgrund eines aufgetretenen Problems deaktiviert hat. Sie können es wie folgt wieder aktivieren: 1. Klicken Sie im Word-Menü auf? und dann auf Info. 2. Im nun folgenden Dialog Info zu... den Button Deaktivierte Elemente auswählen. Es erscheint der Dialog Deaktivierte Elemente, in dem Acrobat PDF Maker aufgelistet ist. 3. Wählen Sie das Element aus und klicken Sie auf Aktivieren. 78

79 Publizieren Layoutprüfung als Zwischenschritt 7 Publizieren 7.1 Layoutprüfung als Zwischenschritt Gibt es eine Möglichkeit, bei der Publikation aus docuglobe in das PDF-Format einen Zwischenschritt für eine Layoutprüfung in Word durchzuführen? Ja, das ist möglich. Setzen Sie hierzu den Inhalt publish.pdf.interrupt=1 an eine beliebige Stelle in die Textdatei docuglobe.properties. Die Datei befindet sich im docuglobe Stammverzeichnis. Sehen Sie hierzu auch die Frage Siehe Kapitel PDF-Erstellung beim Publizieren unterbrechen auf Seite Verschiedene Formate für Seitenzahlen Sie haben die Möglichkeit, die Fußzeilen des Inhaltsverzeichnisses mit römischen Zahlen darzustellen, mit I beginnend. Und ab dem ersten Kapitel mit arabischen Zahlen, auch mit 1 beginnend. Diese Einstellung können Sie in Word vornehmen. 1. Öffnen Sie hierzu die gewünschte dotm-vorlage. 2. Erstellen Sie zwischen dem Bereich des Inhaltsverzeichnisses und dem Kapitelbereich ein Abschnittswechsel (Basiert Ihre Vorlage auf einer mit docuglobe gelieferten Vorlage, ist diese Einstellung bereits gegeben). Ansonsten müssen Sie über das Menüband Seitenlayout- >Umbrüche->Abschnittsumbrüche-Fortlaufend einen Abschnittswechsel hinter das Inhaltsverzeichnis einfügen. 79

80 Publizieren Verschiedene Formate für Seitenzahlen 3. Klicken Sie nun in der Fußzeile auf die Seitenzahl des Abschnitts des Inhaltsverzeichnisses und wählen Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste Seitenzahlen formatieren. 4. Wählen Sie das Zahlenformat für römische Zahlen und setzen den Button vor Beginnen bei: und den Wert auf I. 5. Gehen Sie für den Kapitelabschnitt genauso vor, nur dass Sie hier das arabische Zahlenformat wählen. 80

81 Publizieren Kein Zurück im PDF 7.3 Kein Zurück im PDF Werden mit docuglobe Links bzw. Querverweise eingefügt, kann man auch in einer PDF-Datei von der Quelle zum Ziel springen. Ist es möglich, wie im HTML-Browser auch wieder zurück zu springen? Auch in PDF-Readern ist in der Regel das Zurückspringen möglich. Beim Acrobat z. B. ist aber leider kein Button in der Standardsymbolleiste dafür vorhanden. Man kann aber bei den meisten PDF-Readern über das Menü (bei Acrobat: Anzeige->Seitennavigation->Vorherige Ansicht) zur vorigen Ansicht zurückspringen oder per Tastenkombination Alt + Pfeil links, analog zu vielen Browsern. 7.4 Gesamt-PDF wird nicht erstellt Sie haben in Ihren Dokumenten Anhänge im PDF-Format in den Anhanglisten. Hierbei handelt es sich überwiegend um Zulieferdokumentationen. Beim Publizieren als Gesamt-PDF läuft der Prozess nicht sauber durch und es wird keine PDF-Datei erzeugt. Der beschriebene Zustand tritt auf, wenn Sie geschützte PDF-Dateien in der Anhangliste haben. Diese Dateien lassen dann eine Zusammenfassung in eine PDF-Datei nicht zu. Dies funktioniert übrigens auch nicht, wenn Sie das manuell über die Acrobat-Funktion machen würden. Bitten Sie Ihre Zulieferer Ihnen ungeschützte PDF- Dateien zur Verfügung zu stellen oder publizieren Sie die Daten als Einzeldateien. 81

82 Publizieren Seitengrößen der Online-Publikation 7.5 Seitengrößen der Online-Publikation Beim Generieren der Online-Publikation kann man definieren, welche Überschriftenebenen im Baum angezeigt werden. Das führt aber dazu, dass pro Überschrift auch nur der Inhalt zu dieser Überschrift angezeigt wird. Dies ist leider für die Übersichtlichkeit nicht immer dienlich. Gibt es da eine bessere Lösung? In docuglobe können Sie definieren, welche Überschriften bei der Online-Publikation im Baum angezeigt werden und welche Überschriftenebenen die Inhalte trennen, also die "Inhaltsgröße" bestimmen. Hierzu wird beim Erzeugen einer Online-Publikation im Feld Überschriftenebenen im Baum definiert, welche Überschriften im Baum angezeigt werden und an welchen Ebenen der Inhalt getrennt werden soll. Die Angabe erfolgt per Zahlen mit einem Semikolon getrennt. Wenn Sie z. B. 4 Überschriftenebenen im Baum anwählen können möchten, die Seiten aber nicht zu weit zerstückeln wollen und dort nur an der zweiten Ebene unterteilen wollen, geben Sie in dem Feld 4;2 ein. Der Wert vor dem Semikolon steuert dabei die Anzeige im Baum, der Wert nach dem Semikolon die Unterteilung des Inhalts. Wenn man dann eine Überschrift der Ebene 3 oder 4 anwählt, springt man dann automatisch an einen entsprechenden Anker innerhalb der Seite. 82

83 Publizieren PDF-Erstellung beim Publizieren unterbrechen 7.6 PDF-Erstellung beim Publizieren unterbrechen Beim Publizieren aus docuglobe wird direkt eine PDF-Datei erstellt. Dies ist sinnvoll, wenn Anhänge vorhanden sind und diese als Gesamt-PDF publiziert werden sollen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, vorab die Word-Ausgabe zwecks Bearbeitung auszugeben (z. B. um die Strukturinformationen zu löschen oder Formatierungen nachträglich zu setzen). Die Dokumente müssen so nicht zusätzlich geöffnet werden. In der Datei docuglobe.properties im docuglobe Stammverzeichnis kann der Schalter publish.pdf.interrupt=1 gesetzt werden. Dadurch wird beim Publizieren nach dem Zusammenstellen des Dokuments, vor dem PDF-Generieren, eine Warte-Meldung angezeigt, während der das Dokument in Word bearbeitet werden kann. Nach erfolgter Bearbeitung kann der Prozess fortgesetzt werden. 7.7 Grafikelemente in der Onlinehilfe Grafikelemente und Textfelder werden in der Onlinehilfe nicht dargestellt. Bei der Erstellung von Modulen dürfen keine frei positionierten Grafikelemente verwendet werden, da diese bei der Generierung von Onlinehilfen nicht angezeigt werden. Dies gilt auch für Textfelder. Bei der Einbindung von Grafikelementen darauf achten, dass diese Mit Text in Zeile formatiert sind. Dann wird alles korrekt dargestellt. 7.8 Überschriften in der Onlinehilfe Wenn ihre Überschriften in der Onlinehilfe nicht korrekt dargestellt werden, stehen Ihre Überschriften ggf. in Tabellen. Hier kann es bei der HTML-Konvertierung zu Problem kommen. Positionieren Sie Ihre Überschrift außerhalb von Tabellen. 83

84 Verschiedenes Variablen übersichtlich darstellen 8 Verschiedenes 8.1 Variablen übersichtlich darstellen Sie nutzen die Variablensteuerung für verschiedene Bereiche z. B. für Software-Screenshots und für Ersatzteilnummern. Wenn Sie Variablen in "Datenblöcken" zusammenfassen möchten, beginnen Sie mit deren Benennung einheitlich, z. B. für Ersatzteilnummern mit ET oder Screenshots mit SC. Über die Filterfunktion in der Variablensteuerung können Sie sich dann die Variablen eines Bereiches anzeigen zu lassen. Wenn Sie nun im Filter ET eingeben werden beispielsweise nur die Variablen mit den Ersatzteilnummern angezeigt. An folgendem Beispiel sehen Sie die Vorgehensweise um z. B. Temperaturwerte zusammenfassend darzustellen: 84

85 Verschiedenes -Adresse für Aufgabenzuordnung Adresse für Aufgabenzuordnung Eine Aufgabe, die objektbezogen einer Person zugeteilt wird, per E- Mail an die Person versenden. Die -Adressen werden in der Benutzerverwaltung zu jedem Benutzer hinterlegt. 1. Rufen Sie die Benutzerverwaltung unter System- >Benutzerverwaltung auf. 2. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus der Liste der Benutzer aus und klicken Sie auf Bearbeiten. 3. Hinterlegen Sie im folgenden Dialog die -Adresse des Benutzers. 8.3 Aktuell angemeldete Benutzer Wenn Sie mit Floating-Lizenzen von docuglobe arbeiten, können Sie hier sehen, welcher Benutzer gerade eine Lizenz belegt. Wählen Sie im Menüband Hilfe in der Gruppe Info die Funktion Angemeldete Benutzer. 85

86 Verschiedenes Aufgabenbereich beim Start anzeigen 8.4 Aufgabenbereich beim Start anzeigen So können Sie sich beim Starten von docuglobe automatisch den Aufgabenbereich anzeigen lassen. 1. Wählen Sie im docuglobe-menüband System die Funktion Benutzer-Optionen 2. Setzen Sie im Dialog Optionen im Karteireiter Benutzer den Haken bei Aufgabenbereich beim Start anzeigen. 86

87 Verschiedenes Aufzählung mit Buchstaben 8.5 Aufzählung mit Buchstaben Sie können die Aufzählungsfunktion von docuglobe auch mit Buchstaben umsetzen. Um die Aufzählungsfunktion zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Fügen Sie für die Startsequenz und für die Folgesequenzen jeweils die bestehende nummerische Aufzählung ein. 2. Aktivieren Sie die Darstellung der Feldfunktion indem Sie die Tastenkombination Alt+F9 drücken. Die Feldfunktionen stellen sich nun wie folgt dar: 3. Für die Startsequenz setzen Sie den Cursor hinter die 1 und für die Folgesequenz hinter das s und schreiben dann \*ALPHABETIC für Aufzählung A, B, C oder \*alphabetic für Aufzählung a, b, c. Die Feldfunktionen stellen sich nun wie folgt dar: 4. Per Alt+F9 schalten sie die Ansicht der Feldfunktion wieder aus. Wenn Sie nun die Felder aktualisieren, erscheint die Aufzählung mit Buchstaben. Hieraus können Sie nun einfach neue Schnellbausteine anlegen. 87

88 Verschiedenes Logo im Template austauschen 8.6 Logo im Template austauschen Beim Austausch von einem neuen Logo in den Kopfzeilen kann es passieren dass Sie nicht an allen betroffenen Absätzen das Logo ausgewechselt haben. Es gibt eine einfache Möglichkeit zu prüfen, ob noch irgendwo ein altes Logo verwendet wird. Ein einfacher und effizienter Trick ist das Speichern des Templates als HTML: 1. Speichern Sie die Datei in Word über das Menüband Speichern unter als Dateityp Webseite (html). 2. Gehen Sie zu ihrem Speicherort. Öffnen Sie das Verzeichnis <Dateiname>-Dateien. In diesem Verzeichnis finden Sie sämtliche Grafiken. Wenn hier noch das alte Logo zu finden ist, haben Sie einen Abschnitt übersehen. 8.7 Variable umbenennen Wenn eine Variable in der Variablensteuerung umbenannt wird, muss die Anpassung auch in den Modulen, in denen die Variable verwendet wird, erfolgen. Es gibt einen Verwendungsnachweis von Variablen, der anzeigt, in welchen Modulen eine Variable verwendet wird. Dieser funktioniert allerdings nicht mehr, wenn die Variable umbenannt wurde. Hierzu gibt es zwei Vorgehensweisen Sie ändern zuerst die Module, indem Sie diese aus dem Verwendungsnachweis öffnen und dann in den Modulen die textliche Benennung der Variable ändern. Wenn Sie erst die Variable umbenennen möchten, nutzen Sie die Funktion Ergebnisexport im Verwendungsnachweis und verwenden diese Information um später die Module anzupassen. 88

89 Verschiedenes Vorschaufenster für Module 8.8 Vorschaufenster für Module Anzeigen eines Vorschaufensters bei der Dokumentenerstellung (Bearbeitung der Objektliste). Klicken Sie per Rechtsklick auf ein Modul und wählen im Kontextmenü die Funktion Vorschau (ganz unten). Es öffnet sich ein Vorschau-Browser, welcher als eigener Task geöffnet bleibt. Hier wird das jeweils angewählte Modul als Vorschau angezeigt. 89

90 Verschiedenes Die richtige Baumstruktur 8.9 Die richtige Baumstruktur Die Baumstruktur soll es ermöglichen, schnell und eindeutig die darin abgelegten Objekte zu finden. Daher ist es wichtig, beim Aufbau dieser Struktur wohl überlegt vorzugehen. Natürlich ist es aber auch nachträglich möglich, Ordnerstrukturen beliebig zu verändern. Bei den nachfolgenden Erläuterungen handelt es sich um Empfehlungen, die aufgrund vielfacher Erfahrungen und unterschiedlichster Einsatzbereiche von docuglobe getroffen werden können. Aber auch hier gilt, dass die individuellen Erfordernisse Ihres Unternehmens und Ihrer Dokumente davon abweichen können. Dokumentenbaum, Fremddateibaum, Projektbaum Der Aufbau für den Dokumentenbaum, Fremddateibaum sowie Projektbaum sollte demselben Aufbau entsprechen, wie er im Dateiexplorer aussehen würde, wenn Sie die Objekte dort ablegen würden. Modulbaum Im Modulbaum werden sowohl Module als auch Modulgruppen abgelegt. Die optimale Ablagestruktur ist immer abhängig von den Dokumenten, die mit docuglobe erstellt werden sowie von den Dokumentstrukturen. Bei der Produktdokumentation hat es sich bewährt, den Modulbaum auf der ersten Ebene nach Kapitelstrukturen aufzubauen. Dazu kommen dann noch ggf. Sonderordner für kapitelübergreifende Informationen, Sonderinformationen usw. Um eine Trennung von Modulen und Modulgruppen zu erreichen, empfiehlt es sich bei einer großen Anzahl von Modulgruppen, innerhalb der Kapitelordner jeweils einen Ordner Modulgruppen anzulegen. In diesem Ordner kann dann bei Bedarf eine eigene Ablagestruktur für die Modulgruppen aufgebaut werden (siehe nachfolgende Abbildung). 90

91 Verschiedenes Die richtige Baumstruktur Eine hilfreiche Regel für Module ist, die Allgemeinheit eines Moduls durch dessen Position im Modulbaum zu definieren: Je höher sich ein Modul in der Ordnerhierarchie befindet, desto allgemeingültiger ist dessen Inhalt. Ein Beispiel dieser Regel anhand der nachfolgenden Abbildung: Die im Ordner Beschreibung befindlichen Module "Sockelelemente" und "Verfahren zur spanenden Bearbeitung" sind sowohl für die Drehmaschinen als auch für die Fräsmaschinen gültig. 91

92 Verschiedenes als Fremddatei als Fremddatei Projektbezogene s (Outlook) ablegen und verwalten, um damit einen projektbezogenen Pool zu haben, wo jeder Mitarbeiter darauf zugreifen kann. Das Ablegen von s in docuglobe ist problemlos möglich. Am einfachsten geht das per Drag&Drop über Ihren Desktop. 1. Ziehen Sie aus dem Posteingang in Outlook die Mail auf Ihren Desktop. 2. Dort loslassen und erneut per Drag&Drop in den Fremddateibaum von docuglobe auf den entsprechenden Ordner ziehen. 3. Die Mail vom Desktop können Sie anschließend löschen. Ist das docuglobe-fenster im Hintergrund (z. B. bei einem kleinem Monitor), kann auch der Weg über die Taskleiste erfolgen: 1. Ziehen Sie die Mail vom Desktop auf den docuglobe-task in der Taskleiste und halten sie die Maus gedrückt (docuglobe erscheint im Vordergrund). 2. Lassen Sie die Mail auf den entsprechenden Ordner im Fremddateibaum fallen. 92

93 Verschiedenes Eigener Startbildschirm 8.11 Eigener Startbildschirm Es besteht die Möglichkeit, den Startbildschirm von docuglobe selber zu gestalten. Dort können Sie etwas von ihrem Unternehmen platzieren. 1. Wählen Sie im docuglobe-menüband System die Funktion Benutzer-Optionen 2. Gehen Sie im Dialog Optionen im Karteireiter Systemeintellungen auf Webseite URL. 3. Geben Sie hier "Ihre Startbildschirm HTML-Seite" oder "Grafik" ein. Diese Seite können Sie individuell anpassen. Bitte beachten Sie, dass Sie die HTML-Seite (inkl. Grafikdaten soweit vorhanden) nochmals außerhalb der docuglobe Umgebung sichern, um diese bei docuglobe- Updates wieder in das lib-verzeichnis kopieren zu können. 93

94 Verschiedenes PowerPoint und docuglobe 8.12 PowerPoint und docuglobe Unter dem nachfolgenden Link finden Sie ein Infopapier mit Hinweisen zum Arbeiten mit PowerPoint in Verbindung mit docuglobe. ks/powerpoint-und-docuglobe.pdf 8.13 Fremddateipfad und -name anzeigen Wird eine Fremddatei (Grafik) in einem Modul verwendet, kann man nicht erkennen, wie die Fremddatei heißt oder wo sie sich in docuglobe befindet. Man kann also nicht mehr eruieren, wo eine Grafik im Fremddateibaum abgelegt wurde. Wenn Sie ein Modul mit einer Fremddatei (Grafik) geöffnet haben, können Sie ganz einfach direkt von der Grafik aus an die entsprechende Fremddatei in docuglobe springen. Klicken Sie auf die Grafik und wählen Sie im Menüband auf docuglobe-module die Funktion Fremddatei in docuglobe. 94

95 Verschiedenes Texte und Grafik auf Deckblatt 8.14 Texte und Grafik auf Deckblatt Mit docuglobe stehen Ihnen zwei komfortable Verfahren, wie Inhalte (Module) und Vorlage zum Gesamtlayout führen, zur Verfügung: Variante 1: Sprachneutrale Vorlage mit statischem Deckblatt Das Deckblatt sowie sprach- und produktneutrale Inhalte werden in der Vorlage angelegt und die Module an einer definierten Einfügemarke eingefügt. Nachfolgend ein Beispiel zum Zusammenspiel von Vorlage und den Inhalten aus docuglobe. 95

96 Verschiedenes Texte und Grafik auf Deckblatt Variante 2: Vorlage zu Steuerung individueller Deckblätter und sprachabhängigen Inhalten Die Vorlage hat quasi keinen Inhalt bis auf Feldfunktionen für Inhaltsund Indexverzeichnis. Produkt- sowie sprachabhängige Inhalte werden vollständig über Module eingefügt. Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass es problemlos möglich ist, Deckblätter, Vorwörter usw. über die Sprachverwaltung von docuglobe zu steuern. Nachfolgend ein Beispiel zum Zusammenspiel von Vorlage und den Inhalten aus docuglobe. Weitere Erläuterung aus der docuglobe-hilfe bzw. dem Handbuch: Wird in einer Objektliste nichts anderes definiert, setzt docuglobe beim Generieren eines Dokuments die einzelnen Module an die Textmarke Inhalt, innerhalb der Vorlagen für Dokumente. Alternativ besteht die Möglichkeit, Module an unterschiedlichen "Einfügestellen" zu platzieren. In diesem Fall werden in den Vorlagen für Dokumente entsprechend mehrere Textmarken benötigt die Inhalt1, Inhalt2 usw. benannt werden sollten. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Deckblätter als Module verwaltet werden sollen, Rückseiten eines Dokuments unterschiedliche Darstellungen haben usw. 96 Die Festlegung an welchen "Einfügestellen" welche Module platziert werden, wird in der Objektliste getroffen. Hierzu werden spezielle "Steuermodule" benötigt.

97 Verschiedenes Texte und Grafik auf Deckblatt Anlegen der Steuermodule: 1. Legen Sie ein neues sprachneutrales Modul ohne Inhalt an. 2. Bei der Eigenschaftenvergabe benennen Sie das Modul mit Bookmark:Inhalt1. Dieses Modul definiert, dass die in der Objektliste folgenden Module in der Dokumentenvorlage an die Textmarke Inhalt1 gesetzt werden. 3. Legen Sie für jede weitere Textmarke ein Modul nach gleichem Verfahren an (Bookmark:Inhalt2, Bookmark:Inhalt3 usw.). In der Objektliste werden diese "Steuermodule", wie andere Module auch, in die Objektliste eingetragen. Sie werden dabei blau hervorgehoben. Beim Generieren des Dokuments werden nun die Module, die unter dem Modul Bookmark:Inhalt1 stehen, an die Textmarke Inhalt1 der Dokumentenvorlage gesetzt. Die Module, die unter dem Modul Bookmark:Inhalt2 stehen, werden an die Textmarke Inhalt2 der Dokumentenvorlage gesetzt. Auf diese Weise können beliebig viele "Einfügestellen" definiert werden. Objektliste docuglobe mit mehreren Textmarken: 97

98 Verschiedenes Objektliste in Excel ausgeben 8.15 Objektliste in Excel ausgeben Sie haben die Möglichkeit, die Objektliste Module und Modulgruppen eines Dokuments zu exportieren, z. B. in eine XLSX-Datei. 1. Wählen Sie im Baum das Dokument. 2. Klicken Sie im Menüband auf Datei. 3. Klicken Sie in dem Menü unten auf die Funktion Objektliste ausgeben. Die Objektliste des Dokuments wird in Excel angezeigt. 98

99 Verschiedenes Foto oder Zeichnung 8.16 Foto oder Zeichnung Was sollte grundsätzlich in den technischen Handbüchern bevorzugt werden: Foto oder Zeichnung? Die Bearbeitung von Abbildungen hat einen ähnlich hohen Stellenwert in der Arbeit des Technischen Redakteurs wie das Schreiben selbst. Zumal durch eine einfache Abbildung so manche textliche Beschreibung eingespart werden kann. Insbesondere, wenn die Dokumentation in viele verschiedene Sprachen übersetzt werden muss, können durch Abbildungen Kosten eingespart werden. Abbildungen erleichtern die Arbeit des Redakteurs und verhindern, dass der Leser mit Text erschlagen wird und durch zu viel Lesen ermüdet. Dabei sollten sich Text und Abbildung gegenseitig ergänzen. Es gibt auch wagemutige Hersteller, deren Dokumentationen nur aus Abbildungen bestehen, so wie bei einem bekannten schwedischen Möbelunternehmen. So mancher mag schon mal die Erfahrung gemacht haben, dass das ein oder andere Wort eben nicht durch eine Abbildung abgelöst werden kann. Nur wann benutze ich welche Art von Abbildung? Ob Foto oder Zeichnung diese Frage stellt sich besonders, wenn man die Kosten für die Dokumentation im Hinterkopf hat. Die wichtigste Voraussetzung für Fotos ist, dass das Produkt gut ausgeleuchtet ist. Vorteile von Fotos Fotos sind besonders dann gut geeignet, wenn der Nutzer wissen muss, wo sich etwas an einer Maschine/einem Produkt befindet. Das Fotografieren und anschließende Speichern auf dem Computer nimmt im Gegensatz zu der Erstellung von Zeichnungen nur wenig Zeit in Anspruch. Durch die realitätsgetreue Abbildung kann man sich leicht orientieren. 99

100 Verschiedenes Foto oder Zeichnung Vorteile von Zeichnungen Versteckte Bauteile oder Prozesse können sichtbar gemacht werden. Komplexe Prozesse können durch Schematisierungen vereinfacht dargestellt werden, wodurch sich die Verständlichkeit der Dokumentation für den Leser erhöht. Kleinere konstruktive Änderungen können später häufig schnell umgesetzt werden. Ein und dieselbe Zeichnung kann möglicherweise für eine ganze Produktreihe genutzt werden. Natürlich sollten Sie die Zeichnungen nicht so stark vereinfachen, dass Informationen verloren gehen, die der Nutzer benötigt. Je höher die Wiederverwertbarkeit, desto kostengünstiger kann eine Zeichnung gegenüber einem Foto sein. Wenn Ihnen der Redaktionsleitfaden die Verwendung von Fotos und Zeichnungen erlaubt, müssen Sie immer wieder neu die Vor- und Nachteile abwägen und eine Entscheidung treffen. 100

101 Verschiedenes Verwendungsnachweis Grafik (Fremddatei) geht nicht 8.17 Verwendungsnachweis Grafik (Fremddatei) geht nicht Seit dem Einsatz von Word 2010 funktioniert der Verwendungsnachweis von Grafiken (über Fremddateien eingefügt) aus dem Dokument heraus nicht mehr. Dies ist ein bekannter Umstand in Verbindung mit Word, ab der Version Beim Einfügen einer Grafik als Verknüpfung wird hierbei keine Feldfunktion mehr angelegt und somit sind die Funktionen Verwendungsnachweis aus Dokument, Fremddatei aus Dokument in docuglobe anspringen und das automatische Austauschen von sprachabhängigen Grafiken (Fremddateien) im Übersetzungsprozess nicht mehr funktional. Es gibt hier aber eine einfache Abhilfe: 1. Klicken Sie in docuglobe-menüband auf System. 2. Wählen Sie die Funktion Admin-Optionen. 3. Klicken Sie auf den Reiter Funktionen. 4. Wählen Sie unter Grafik aus Fremddatei in Word die Option verknüpft und eingefügt aus. Die nun eingefügten Grafiken funktionieren dann wieder wie gewohnt. Weiterhin hat diese Einstellung den Vorteil, dass Grafiken in den Modulen sichtbar bleiben, auch wenn sie z. B. zur Übersetzung verschickt wurden. Mit den aktuellen Wordversionen ist es nicht mehr möglich, vorhandene Includepicture-Felder mit dem "klassischen" Copy&Paste in und zwischen den Modulen zu kopieren. Benötigen Sie in Ihrem Arbeiten dennoch diese Möglichkeit, so wenden Sie sich gerne an unseren Support wir können Ihnen dann eine Lösung für Ihre Schnellstartleiste zur Verfügung stellen. 101

102 Verschiedenes Shortcuts 8.18 Shortcuts Hier finden Sie eine Auflistung sämtlicher Shortcuts (Tastaturbefehle) zu Funktionen von docuglobe: docuglobe-shortcuts In einer der nächsten docuglobe-versionen werden noch deutlich mehr Funktionen mit Shortcuts versehen sein und die Shortcut-Liste wird in die Hilfe und ins Handbuch aufgenommen Mehrere Mergedateien Mit documerge lassen sich die einzelnen Module, die zur Übersetzung ausgecheckt werden, zusammenfassen. Oftmals generiert docuglobe mehr als eine documerge-datei. Dies kann zwei Gründe haben: 1. Unterschiedliche Dokumentenvorlagen: Wenn die Module auf unterschiedlichen Dokumentenvorlagen (dotm) basieren, gibt es pro Dokumentenvorlage eine Mergedatei. 2. Maximale Dateigröße: In den documerge-optionen kann man die maximale Dateigröße definieren. Dies ist sinnvoll, um beispielsweise Datenpakete, die per verschickt werden sollen, nicht so groß werden zu lassen Problem mit Sonderzeichen nach VS-Export Beim Export / Teil-Export aus der Variablensteuerung werden die Sonderzeichen als Fragezeichen ausgegeben. Woran kann dies liegen? Um die korrekten Sonderzeichen auszugeben, muss in der Datei docuglobe.poperties (befindet sich im docuglobe-stammverzeichnis) die Zeichencodierung für den CSV-Export wie folgt angegeben sein: vsexport_encoding=utf-8. Weiterhin ist darauf zu achten, dass auch die Import-Datei eine utf-8- Datei ist. Wird diese mit Excel bearbeitet (Excel 2010) wird beim Speichern ein anderer Zeichensatz verwendet und die Datei ist nicht mehr kompatibel. Workaround: 102

103 Verschiedenes Vorlagen-Optimierung 1. Daten in Excel importieren. 2. Im Import-Assistenten die Einstellungen "getrennt" und bei Bedarf den Datenursprung auf "65001: UTF-8" stellen. Hierzu die Vorschau und die Datendarstellung der Sonderzeichen beachten. 3. Als Trennzeichen Semikolon auswählen. 4. Als Textqualifizierer {kein} auswählen. 5. Änderungen der Daten vornehmen. 6. Daten als Unicode-Textdatei abspeichern. 7. Im Texteditor (Notepad ++) öffnen und Kodierung auf UTF-8 stellen. 8. Suchen nach Tabulator (\t) und ersetzen durch ; 9. Speichern als UFT-8 Unicode-CSV-Datei Vorlagen-Optimierung Bei einem Upgrade auf docuglobe 8 muss u. a. die Vorlagen- Optimierung durchgeführt werden. Mit der Vorlagen-Optimierung werden bestimmte Funktionen, die bis dahin in den unterschiedlichen Dokumentenvorlagen vorhanden waren, zentralisiert. Ob, diese Optimierung durchgeführt wurde erkennt man an dem Vorhandensein der Datei dg_function.dot bzw. dg_function.dotm im docuglobe-vorlagenverzeichnis (...\docuglobe\templates) Welche Ports freischalten Welcher Port bzw. welche Ports müssen freigeschaltet werden, um mit docuglobe arbeiten zu können? Für docuglobe wird bei der Verwendung der Datenbank MS-SQL- Server bzw. der Expressversion standardmäßig der Port 1433 benötigt. 103

104 Verschiedenes Verwendungsnachweis-Fremddateien aus Word 8.23 Verwendungsnachweis-Fremddateien aus Word Seit der Umstellung von Word 2003 auf Word 2010 funktioniert der Verwendungsnachweis für Fremddateien nicht mehr? Damit aus Word heraus die Funktionen Verwendungsnachweis Fremddatei und Fremddatei in docuglobe funktional sind, muss bei Word 2007 und 2010 in den docuglobe Admin-Optionen die Option Grafik aus Fremddatei in Word auf verknüpft und eingefügt gestellt werden Umstellung von doc auf docx Folgendes gilt bei der Umstellung des Systems von doc auf docx zu beachten: Die Umstellung vom Dateiformat doc auf docx, in Verbindung mit Office 2007 bzw. 2010, setzt voraus, dass sämtliche Module auf docx konvertiert werden und die Dokumentenvorlagen auf dotm umgestellt werden. Würde man lediglich in den Admin-Optionen die Eigenschaft Word- Dateiformat umstellen, würden zwangsläufig aufgrund der falschen Vorlagen Inkonsistenzen entstehen. Dies gilt auch, wenn die Vorlagen auf dotm umgestellt sind, jedoch noch Module im Format doc vorliegen. Möchten Sie Ihr System auf docx umstellen? Wir halten die notwendigen Konvertierungslösungen für Sie bereit und freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen. 104