Hilfe zur Software ZeitKontrol. HSC GmbH Dürrweitzschen

Transkript

1 Hilfe zur Software ZeitKontrol

2 I Hilfe zur Software ZeitKontrol Inhaltsverzeichnis Kapitel I Einleitung 2 Kapitel II Datei 4 1 Datenbank Datensicherung Datenrücksicherung Beenden... 5 Kapitel III Mitarbeiter 7 1 Neu 2 Ändern 3 Löschen Mitarbeiterliste... anzeigen 9 Kapitel IV Stammdaten 11 1 Zeitmodelle Wochenmodell Tagesmodell Abwesenheiten Feiertage 4 Lohnarten 5 Benutzer Kapitel V Verwaltung 16 1 Abwesenheiten Urlaub Kapitel VI Zeitdaten 19 1 Terminal Terminaleinstellungen Handbuchung Prüfen und Abrechnen Kapitel VII Auswertung 24 1 Mitarbeiterliste Auswertung... der Lohnarten 24 Kapitel VIII Extras 26

3 Contents II 1 Druckvorschau Benutzer wechseln Kennwort ändern Import von Personaldaten Import von Lohnarten Export nach... HSC-Lohn/Agrotimer 26 7 Export von Zeitabrechnung Basiswerte Programmdesign Kapitel IX Hilfe 31 1 Inhalt Fernwartung... starten 31 3 Programmupdate Info Kapitel X Freischaltung 33 Kapitel XI Buchungsarten 35 II

4 Kapitel I

5 Einleitung 2 1 Einleitung Bei "Zeitkontrol" handelt es sich um eine Software, mit der Sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter Ihres Unternehmens erfassen und auswerten können. Es arbeitet mit dem Programm HSC - Lohn eng zusammen und kann zur Datenerfassung für die Lohnabrechnung verwendet werden.

6 Kapitel II

7 Datei 4 2 Datei Das Menü "Datei" enthält Funktionen, die nicht im direkten Zusammenhang mit dem Programmablauf stehen. Hier gibt es Programmpunkte, die die Datenherkunft und die Datensicherheit betreffen. 2.1 Datenbank Der Dialog ermöglicht den Wechsel zwischen verschiedenen Datenbanken. Server Lokal bedeutet, dass sich die Datenbank auf Ihrem Rechner befindet. Extern bedeutet, dass sich die Datenbank auf einem anderen Server befindet. Hierzu muss der Server und das unterstützte Protokoll angegeben werden. Server Der Rechnername bzw. die IP-Adresse des Servers (z. B oder Localhost wenn Sie Ihren eigenen Rechner als Server verwenden). Datenbank Die Datei der Datenbank (GDB-Datei) auf der Festplatte. Sie müssen den Laufwerksbuchstaben und das Verzeichnis mit angeben (z.b. C:\Daten\Zeitdaten.gdb). Test 2.2 Datensicherung Wenn Sie einen Server verwenden, dann müssen Sie das Verzeichnis so angeben als ob Sie an diesem Rechner sitzen (z.b. wenn die Datei auf diesem Rechner im Verzeichnis "C:\Daten\Zeitdaten.gdb" und von Ihrem Rechner aus das Verzeichnis "E:\Daten\Zeitdaten.gdb" angezeigt wird, dann müssen Sie dennoch "C:\Daten\Zeitdaten.gdb" eintragen). Sie können hier den Verbindungsaufbau testen. Wenn Sie die Meldung "Successful Connection" erhalten, dann ist alles richtig eingetragen. Es wird eine Sicherungsdatei erstellt, die alle ihre momentan hinterlegten Daten enthält. Sichern Sie in regelmäßigen Abständen ihre Daten und verwahren Sie diese an einem anderen Ort als auf Ihrem Rechner auf. Damit stellen Sie sicher, dass sich ihre Daten beim Rechnerverlust oder bei der Zerstörung der Festplatten mit geringen Zeitaufwand wieder herstellen lassen. Dateiname Fehlerprotokoll 2.3 Datenrücksicherung Die Datei auf der Festplatte in der die Sicherung gespeichert werden soll. Enthält genauere Angaben, wenn beim Sichern ein Fehler aufgetreten ist. Ein meist veralteter Datenbestand kann hier eingespielt werden. Bevor Sie dies tun sollten Sie den aktuellen Stand durch eine Datensicherung 4 sichern. Dateiname Die Datei auf der Festplatte, die die Sicherung enthält.

8 5 Hilfe zur Software ZeitKontrol Fehlerprotokoll 2.4 Beenden Enthält genauere Angaben, wenn beim Sichern ein Fehler aufgetreten ist. Beendet das Programm "Zeitkontrol".

9 Kapitel III

10 7 Hilfe zur Software ZeitKontrol 3 Mitarbeiter 3.1 Neu Im Menü "Mitarbeiter" können Sie die Daten der Mitarbeiter festlegen. Der Mitarbeiter spielt die zentrale Rolle bei der Zeitabrechnung und ist deshalb separat dargestellt. Es wird ein neuer Mitarbeiter - Datensatz angelegt. Name Vorname Personal Nr. Eintrittsdatum 3.2 Ändern Nachname des Mitarbeiters. Vorname des Mitarbeiters. Personalnummer der Mitarbeiters. Diese muss eindeutig sein. Der Zeitpunkt ab dem der Mitarbeiter im Unternehmen ist. Der Dialog ermöglicht es die Daten eines vorhandenen Mitarbeiter zu ändern. Allgemein: Name Vorname Personal Nr. Eintrittsdatum Betriebstel. Nachname des Mitarbeiters. Vorname des Mitarbeiters. Personalnummer der Mitarbeiters. Diese kann nicht mehr geändert werden. Der Zeitpunkt ab dem der Mitarbeiter im Unternehmen ist. Diese kann nicht mehr geändert werden. Telefonnummer unter der der Mitarbeiter im Unternehmen erreichbar ist. persönliche Daten: Anstellung letzte Firma Finanzamt Steuerklasse Name der Bank Bankleitzahl Kontonummer Geschlecht Geburtstag Familienstand Behindertengrad [%] Religion Stellung im Unternehmen. Wo hat der Mitarbeiter zuvor gearbeitet? Zuständiges Finanzamt. Steuerklasse des Mitarbeiters. Bankname der Kontoverbindung. Bankleitzahl der Kontoverbindung. Kontonummer der Kontoverbindung. männlich oder weiblich Geburtstag des Mitarbeiters. Familienstand des Mitarbeiters. Der Behindertengrad in Prozent. Religion des Mitarbeiters. Einstellungen: Zeitmodell Das Zeitmodell 11, nach dem der Mitarbeiter arbeitet. Tarif Tarife werden im Moment nicht unterstützt.

11 Mitarbeiter 8 Kostenstelle Kostenträger Startgruppe Stundensatz Standardlohnart Urlaubsanspruch Austrittsdatum Die Kostenstelle, welcher der Mitarbeiter zugeordnet ist. Der Kostenträger, welcher der Mitarbeiter zugeordnet ist. Gruppen werden im Moment nicht unterstützt. Der Stundensatz, welcher für die Lohnabrechnung des Mitarbeiters verwendet wird. Diese Lohnart wird für Buchungen verwendet, wenn keine Lohnart eingetragen wurde. Sie muss nicht ausgefüllt werden. Derartige Buchungen treten z. B. auf, wenn ein Mitarbeiter kommt und erst einige Minuten später mit einer Lohnart beginnt. Sollen diese Lücken gefüllt werden, ist die Standardlohnart einzutragen. Anzahl der Urlaubstage, die dem Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Legen Sie die Anzahl im Menü "Verwaltung Urlaub 16 " fest. Das Datum, wann der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat bzw. verlassen wird. Adessen: Sie können mehrere Adressen für einen Mitarbeiter hinterlegen. Adr. kurz Name Vorname Straße Hausnummer PLZ Ortsname Telefon Fax Eine Kurzfassung der Adresse. Der Name erscheint automatisch, kann aber geändert werden. Der Vorname erscheint automatisch, kann aber geändert werden. Die Straße der hinterlegten Adresse. Die Hausnummer der hinterlegten Adresse. Die Postleitzahl der hinterlegten Adresse. Der Wohnort der hinterlegten Adresse. Die Telefon der hinterlegten Adresse. Die Fax der hinterlegten Adresse. Die der hinterlegten Adresse. Ausweis und Terminals: Wenn ein Terminal verwendet wird werden dazu Ausweise ausgestellt. Diese können z. B. einen Barcode oder einen Transponder enthalten. Jeder Ausweis ist eindeutig durch eine Ausweisnummer zu erkennen. Diese wird hier dem Mitarbeiter zugewiesen. Die Informationen lassen sich auch direkt aus dem Terminal auslesen. Diese Funktionsweise ist jedoch davon abhängig welche, Art Terminal Sie verwenden. Um das automatische Einlesen zuverwenden, fragen Sie bitten den zuständigen Kundensupport nach dem Vorgehen an Ihrem Terminal. Ausweisnummer gültig von gültig bis Terminalgruppe 1 Terminalgruppe 2 Terminalgruppe 3 Terminalgruppe 4 Die Terminal - Ausweisnummer des Mitarbeiters. Beginn der Gültigkeit des Ausweises. Ende der Gültigkeit des Ausweises. Wenn der Ausweis für die Terminalgruppe 1 gelten soll, dann setzen Sie hier einen Haken. Wenn der Ausweis für die Terminalgruppe 2 gelten soll, dann setzen Sie hier einen Haken. Wenn der Ausweis für die Terminalgruppe 3 gelten soll, dann setzen Sie hier einen Haken. Wenn der Ausweis für die Terminalgruppe 4 gelten soll, dann setzen Sie hier einen Haken.

12 9 Hilfe zur Software ZeitKontrol 3.3 Löschen Es wird ein Mitarbeiter aus der Liste der Mitarbeiter entfernt. Bevor dies endgültig durchgeführt wird, werden Sie noch einmal gefragt, ob Sie den Mitarbeiter wirklich aus der Liste löschen wollen. 3.4 Mitarbeiterliste anzeigen Zeigt die Übersicht der Mitarbeiter im Hauptfenster an.

13 Kapitel IV

14 11 Hilfe zur Software ZeitKontrol 4 Stammdaten Im Menü "Stammdaten" werden die Daten erfasst, die die Grundlage für alle Bewegungsdaten bilden. Stammdaten ändern sich in der Regel nur selten und müssen deshalb oft nur direkt nach der Installation erfasst werden. 4.1 Zeitmodelle Das Zeitmodell steuert die Umgebungsbedingung für die Abrechnung des Mitarbeiters. Es gibt zwei verschiedene Zeitmodelle das Wochenmodell 11 und das Tagesmodell Wochenmodell Das Wochenmodell gilt für die gesamte Woche. Sollen einzelne Tage gesondert behandelt werden so muss dazu das entsprechenden Tagesmodell 12 bearbeitet werden. Allgemein: Modellname Modell gültig von Modell gültig bis Die Bezeichnung des Modells. Beginn der Gültigkeit. Ende der Gültigkeit. Arbeitszeiten: Tagessollzeit Gleitzeit Überstunden Arbeitszeit Tragen Sie hier ein, welche Soll - Arbeitsstunden der Mitarbeiter in diesem Modell zu leisten hat. Ab welchen Zeitpunkt wird Gleitzeit gezählt. Ab welchen Zeitpunkt werden Überstunden gezählt. Wann beginnt und wann endet die Arbeitszeit. Alle Zeiten, die außerhalb dieses Bereichs gebucht sind werden auf diesen Zeitraum getrimmt. Pausen: Feste Pausen von Feste Pause bis Pauschale Pausen Pausen runden Autopause Wann soll eine festgelegte Pause beginnen. Der Mitarbeiter braucht dann nicht buchen wenn er in die Pause geht. Sie wird automatisch eingeleitet. Wann soll eine festgelegte Pause enden. Der Mitarbeiter braucht dann nicht buchen wenn er aus der Pause kommt. Sie wird automatisch beendet. Hier legen Sie fest, ab welcher Anwesenheitsdauer eine pauschale Pause vom System vergeben wird. Es können bis zu drei unterschiedlichen Anwesenheitsdauern festgelegt werden, die jeweils eine unterschiedliche Pausenlänge zur Folge haben. Wird in einem Zeitraum eine Pause durchgeführt, dann kann diese hier auf einen bestimmten Wert gerundet werden, z. B wenn 15 Minuten als Rundung eingetragen wurde, wird eine Pause von 29 Minuten auf 30 Minuten gerundet. Wenn keine Pause durch den Mitarbeiter gebucht wurde, dann wird für diesen Zeitraum automatisch eine Pause erzeugt.

15 Stammdaten 12 Sonstiges: Autogehen Wenn in diesem Zeitraum kein "Gehen" gebucht wurde, dann wird automatisch eine "Gehen" - Buchung zu Beginn des Zeitraums erzeugt. Zeiten runden Legt fest, dass in diesem Zeitraum eine Rundung der Buchungen durchgeführt werden soll. Nachtschicht Tragen Sie ein, welcher Zeitraum als Nachtschicht gilt. Plausibilität ausschalten Es werden keine Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Tagesmodelle Wenn spezielle Tagesmodelle 12 verwendet werden sollen, dann können diese hier aktiviert werden Tagesmodell Werden einzelne Tage gesondert behandelt, so müssen Tagesmodelle eingerichtet werden. Es steht für jeden Wochentag ein spezielles Tagesmodell zur Verfügung. Geben Sie dazu die abweichenden Regeln für diese Tage ein, z. B. für das Wochenende. Arbeitszeiten: Sollzeit Schichterkennung Kernzeit Wie viele Soll - Stunden muss der Mitarbeiter an diesem Wochentag arbeiten. Der Zeitraum in dem die Schichterkennung aktiviert ist. Die Kernzeit besagt, dass der Mitarbeiter in diesem Zeitraum anwesend sein muss Pausen: Feste Pausen von Feste Pause bis Pauschale Pausen Autopause Wann soll eine festgelegte Pause beginnen. Der Mitarbeiter braucht dann nicht buchen wenn er in die Pause geht. Sie wird automatisch eingeleitet. Wann soll eine festgelegte Pause enden. Der Mitarbeiter braucht dann nicht buchen wenn er aus der Pause kommt. Sie wird automatisch beendet. Legt fest, ab welcher Anwesenheitsdauer eine pauschale Pause vom System vergeben wird. Es können bis zu drei unterschiedlichen Anwesenheitsdauern festgelegt werden die jeweils eine unterschiedliche Pausenlänge zur Folge haben. Wenn keine Pause durch den Mitarbeiter gebucht wurde, dann wird für diesen Zeitraum automatisch eine Pause erzeugt. Sonstiges: Autogehen Zeiten runden Plausibilität ausschalten Wenn in diesem Zeitraum kein "Gehen" gebucht wurde, dann wird automatisch eine "Gehen" - Buchung zu Beginn der Zeitraums erzeugt. Legt fest, das in diesem Zeitraum eine Rundung der Buchungen durchgeführt werden soll. Es werden keine Plausibilitätsprüfungen durchgeführt.

16 13 Hilfe zur Software ZeitKontrol 4.2 Abwesenheiten Um eine Abwesenheit 16 zu buchen, muss ein Grund angegeben werden. Diese Gründe werden in diesem Dialog als Stammdaten hinterlegt. Ein Grund für eine Abwesenheit ist z. B. Krankheit. 4.3 Feiertage In verschiedene Bundesländer gibt es unterschiedliche Feiertage. In diesem Dialog legen Sie fest, welche Feiertage das Programm für seine Berechnung verwenden Soll. Jahr Bundesland Wochenbeginn Monat Betriebliche Schließ- und Feiertage 4.4 Lohnarten Das Jahr für die die Feiertage festgelegt werden sollen. In welchen Bundesland befindet sich Ihr Unternehmen? An welchen Tag soll Ihre Woche beginnen? Zeigt einen Kalender für den ausgewählten Monat mit allen Feiertagen an. Die Feiertage sind dabei rot gekennzeichnet. Das aktuelle Datum ist blau geschrieben. In dieser Tabelle legen Sie fest, welche Feiertage für Ihr Unternehmen gelten sollen. Setzen Sie diese Tage auf "Aktiv". Wenn Sie Lohnarten abrechnen wollen, dann können Sie diese hier festlegen. Allgemein: Lohnart Nr. Bezeichnung Nummer Export Terminal Die Nummer der Lohnart. Diese muss eindeutig sein. Die Bezeichnung der Lohnart. Eine alternative Lohnartennummer, die beim Export nach HSC- Lohn/Agrotimer verwendet werden kann. Legen Sie fest, ob diese Lohnart auf den Terminal übertragen werden soll. Sie können auch detailliert festlegen welcher Ausweis an welcher Terminalgruppe zugelassen ist. Terminal: Legen Sie fest, ob diese Lohnart auf das Terminal übertragen werden soll. Wenn Sie nur spezielle Personen für die Benutzung dieser Lohnart zulassen wollen, dann lassen sich diese wie folgt festlegen. Ausweis Nr. gültig von gültig bis Terminalgruppe 1 (T1) Terminalgruppe 2 (T2) Terminalgruppe 3 (T3) Terminalgruppe 4 (T4) Ausweis - Nummer für die die Lohnart zugelassen sein soll. Beginn der Gültigkeit des Ausweises. Ende der Gültigkeit des Ausweises. Wenn die Lohnart für die Terminalgruppe 1 gelten soll, dann setzen Sie hier einen Haken. Wenn die Lohnart für die Terminalgruppe 2 gelten soll, dann setzen Sie hier einen Haken. Wenn die Lohnart für die Terminalgruppe 3 gelten soll, dann setzen Sie hier einen Haken. Wenn die Lohnart für die Terminalgruppe 4 gelten soll, dann setzen Sie hier einen Haken.

17 Stammdaten Benutzer Richten Sie Benutzer ein, wenn nicht jeder diese Software verwenden darf. Benutzername Vollständiger Name Beschreibung Kennwort Kennwort bestätigen Benutzer kann Kennwort nicht ändern Benutzer ist deaktiviert Benutzer ist ein Administrator Der Benutzername, der für diesen Benutzer verwendet werden soll. Vollständiger Name des Mitarbeiters. Zusätzliche Beschreibung zum Benutzer. Kennwort des Benutzers. Um eine fehlerhafte Eingabe des Kennworts zu vermeiden, muss der Benutzer das Kennwort erneut eingeben. Verwenden Sie diese Bedingung, wenn Sie das Ändern des Passworts unterbinden wollen. Wenn Sie den Benutzer vorübergehend deaktivieren wollen, dann können Sie dies hier tun. Der Administrator kann Benutzer anlegen, löschen und deren Passwort ändern. Ein Administrator hat alle Rechte. Wenn Sie Benutzer verwenden, dann muss es mindestens einen Administrator geben. Wenn der Benutzer kein Administrator ist, dann können Sie festlegen, welche Rechte dieser haben soll. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, für die Sie Rechte vergeben können. Die einzelnen Rechte - Arten haben folgende Bedeutung. Art Vollzugriff Zeigen Einfügen Ändern Löschen Menü Es werden alle Rechte für diese Option zugelassen. Nur ansehen, nicht einfügen, ändern bzw. löschen. Anlegen und ansehen von Datensätzen ist möglich. Das Ändern und Ansehen von Datensätzen ist möglich. Das Löschen und Ansehen von Datensätzen ist möglich. Der Menüpunkt kann verwendet werden.

18 Kapitel V

19 Verwaltung 16 5 Verwaltung Im Menü "Verwaltung" lassen sich spezielle Buchungen erfassen. Hierzu gehören Abwesenheiten und Urlaub Abwesenheiten 16 Die Abwesenheit (z. B. Krankheit) von Mitarbeitern wird in diesem Dialog gebucht. Wählen Sie dazu den entsprechenden Mitarbeiter aus der Liste aus, markieren Sie einen Bereich (den Zeitraum für den Sie eine Abwesenheit buchen wollen) im Kalender, wählen Sie die Abwesenheitsdauer und den Abwesenheitsgrund und betätigen Sie den Schalter "Abwesenheit buchen". Die Abwesenheit wurde festgelegt und wird Ihnen im Kalender gelb unterlegt angezeigt. Name Filtert Namen aus der Liste der Mitarbeiter. Geben Sie dazu den Anfangsbuchstaben an. Mitarbeiterliste Wählen Sie den Mitarbeiter, für den Sie die Abwesenheit buchen bzw. löschen wollen. Jahr Wählen Sie das Jahr aus, für die der Kalender angezeigt werden soll. Kalender Zeigt ein komplettes Jahr an. Das aktuelle Datum ist durch einen roten Kreis gekennzeichnet, die Tage an denen eine Abwesenheit gebucht wurde sind gelb unterlegt. Mit der Maus lässt sich ein Bereich im Kalender markieren. Wählen Sie dazu den Anfangstag für den gewünschten Bereich und ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste die Maus bis zum Endtag des gewünschten Bereichs. Diese Bereich ist nun Blau unterlegt (markiert). Abwesenheitsgrund Wählen Sie aus der Liste einen Abwesenheitsgrund aus (z. B. Krankheit) Abwesenheitsdauer Legen Sie fest, wie lang (in Stunden) für diesen Bereich pro Tag eine Abwesenheit gebucht werden soll. Keine Eingabe bedeutet, dass ein ganzer Tag gebucht wird. Abwesenheit buchen Die Buchung wird durchgeführt. Abwesenheit löschen Für den markierten Bereich werden die Abwesenheiten entfernt. 5.2 Urlaub In diesem Dialog lässt sich der Urlaub buchen. Wählen Sie dazu den entsprechenden Mitarbeiter aus der Liste aus, markieren Sie einen Bereich im Kalender, betätigen Sie den Schalter "Urlaub abgegolten". Der Urlaub wurde als bereits erhalten gebucht und wird im Kalender grün unterlegt angezeigt. Name Mitarbeiterliste Urlaubsjahr Filtert Namen aus der Liste der Mitarbeiter. Geben Sie dazu den Anfangsbuchstaben an. Wählen Sie den Mitarbeiter, für den Sie den Urlaub buchen bzw. löschen wollen. Wählen Sie das Jahr aus, für die der Kalender angezeigt werden soll.

20 17 Hilfe zur Software ZeitKontrol Kalender Urlaubsanspruch Verfallsdatum Resturlaub Anspruch Vorjahr Urlaub geplant Urlaub abgegolten Auswahl löschen Anspruch für Gruppen Zeigt ein komplettes Jahr an. Das aktuelle Datum ist durch einen roten Kreis gekennzeichnet. Die Tage an denen Urlaub abgegolten wurde sind grün unterlegt, die Tage für die Urlaub geplant ist, sind gelb unterlegt. Mit der Maus lässt sich ein Bereich im Kalender markieren. Wählen Sie dazu den Anfangstag für den gewünschten Bereich und ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste die Maus bis zum Endtag des gewünschten Bereichs. Diese Bereich ist nun Blau unterlegt (markiert). Anzahl der Urlaubstage auf die ein Mitarbeiter Anspruch hat. Datum, an dem der Urlaub verfällt. Die Tage, die der Mitarbeiter von seinen Urlaubsanspruch noch nicht abgegolten hat. Welchen Urlaubsanspruch hatte der Mitarbeiter im Vorjahr? Für den markierten Bereich wird der Urlaub geplant und gelb im Kalender dargestellt. Für den markierten Bereich wird der Urlaub abgegolten und grün im Kalender dargestellt. Der Resturlaub wird neu berechnet. Für den markierten Bereich wird der geplante bzw. abgegoltene Urlaub entfernt. Gruppen werden derzeit nicht vom Programm unterstützt.

21 Kapitel VI

22 19 Hilfe zur Software ZeitKontrol 6 Zeitdaten Im Menü "Zeitdaten" werden die Bewegungsdaten erfasst und dargestellt. Bei den Bewegungsdaten handelt es sich um die Buchungen, die täglich anfallen. 6.1 Terminal Sie können mehrere Terminals mit "Zeitkontrol" verwenden. Dazu werden Knoten aufgebaut, an denen jeweils mehrere Terminals angebunden sein können. Wenn Sie nur ein Terminal verwenden, dann gibt es nur einen Knoten mit einem Terminal. An jedem Knoten hat jeder Terminal eine eindeutige Nummer. Die Nummer muss nicht knotenübergreifen eindeutig sein. CPT Port Einstellungen: Systemnummer Knotennummer Nummer des Terminals an der Knotennummer. Nummer des Knotens. Terminalinformation: Es werden Informationen aus dem Terminal ausgelesen und angezeigt. Terminal Nr. Terminaleinstellungen Speichern 20 Nummer des Terminals in "Zeitkontrol". Diese muss eindeutig sein. unter dieser Nummer werden alle Einstellungen zum Terminal gespeichert. Öffnet einen Dialog der weitere Einstellungen zum Terminal enthält. Speichert alle Einstellungen, die zu dieser Terminal - Nr. gehören. Daten synchronisieren: Uhr synchronisieren Buchungen Legen Sie fest, ob die Uhr des Terminals synchronisiert werden soll. Legt fest, ob die Buchungen des Terminals in das Programm übertragen werden sollen. Ausweise: Wenn Sie die Ausweisnummern am Terminal direkt von den Ausweisen einlesen lassen und dies nicht von Hand im Programm tun wollen, dann können Sie hier festlegen, ob dies erlaubt ist oder nicht. Ebenso können Lohnarten am Terminal angelegt werden. Import von CPT Mitarbeiter Lohnart Wenn Sie wollen, dass der Import möglich ist, dann setzen Sie hier den Haken. Nur wenn dies aktiviert ist, sind auch die Optionen "Mitarbeiter" und" Lohnart" wirksam. Wenn Sie die Ausweise synchronisieren wollen, dann können Sie dies hier aktivieren. Wenn Sie die Lohnarten synchronisieren wollen, dann können Sie dies hier aktivieren. Namen:

23 Zeitdaten 20 Wenn Sie in der Software Lohnarten bzw. Mitarbeiter löschen, dann können Sie dafür sorgen, dass diese auch auf dem Terminal entfernt werden. Löschen Mitarbeiter Lohnarten Wenn Sie wollen, dass das Löschen möglich ist, dann setzen Sie hier den Haken. Nur wenn dies aktiviert ist, sind auch die Optionen "Mitarbeiter" und "Lohnart" wirksam. Wenn Sie die Mitarbeiter auch auf dem Terminal löschen wollen, dann setzen Sie hier einen Haken. Wenn Sie die Lohnarten auch auf dem Terminal löschen wollen, dann setzen Sie hier einen Haken Terminaleinstellungen Das Terminal bietet die Möglichkeit bestimmte Aktionen durchzuführen z. B. das Betätigen eines Tür - Relais. Terminal vorbesetzen: Es werden bestimme Einstellungen für einen bestimmen Zeitraum festgelegt. Sie können z. B. festlegen, dass das Terminal von 6:00 Uhr bis 17:00 Uhr immer eine "Kommen-Buchung" und von 17:00 Uhr an immer eine "Gehen - Buchung" erwartet. Einfügen Ändern Löschen Fügt einen Datensatz ein. Legen Sie fest, im welchem Zeitraum an welchen Tagen welche Buchungsart 35 erwartet wird. Ändert den ausgewählten Datensatz. Löscht den ausgewählten Datensatz. Relais schalten bei: Wenn Sie bei bestimmten Aktionen ein Relais schalten wollen (z. B. beim "Kommen" die Tür öffnen), dann können Sie dies hier festlegen. Setzen Sie dazu bei dieser Aktion einen Haken. Kostenstelle / Kostenträger: Wenn Sie Kostenstellen und Kostenträger am Terminal erfassen wollen, dann können Sie diese Funktion hier aktivieren. nach KSt / KTr abfragen Kostenstellenlänge Kostenträgerlänge Setzen Sie den Haken, wenn Sie die Eingabe von Kostenstelle und nach Kostenträger aktivieren wollen. Anzahl der Zeichen, die eine Kostenstelle in Ihrem Unternehmen hat. Anzahl der Zeichen, die ein Kostenträger in Ihrem Unternehmen hat. Dauer: Anzeige Extra für Relais Besagt, wie lang die Anzeige im Display beim bestimmten Aktionen den Namen und die Ausweisnummer des Mitarbeiters anzeigt. Legt fest, wie lange das Relais geschalten werden soll.

24 21 Hilfe zur Software ZeitKontrol Wenn das Terminal keine Plausibilitätsprüfungen durchführen soll, dann können Sie das durch setzen eines Hakens bei "Plausibilität ausschalten" deaktivieren. 6.2 Handbuchung Wenn Sie kein Terminal besitzen bzw. einzelne Buchungen von Hand nachpflegen wollen, dann können Sie das in diesem Dialog tun. Grundeinstellungen: Buchungsdatum / Zeit Aktuelle Zeit Mitarbeiter Ausweis Nr. Das Datum und die Zeit, für die die Buchung festgelegt werden soll. Wenn Sie die aktuelle Zeit verwenden wollen müssen Sie hier einen Haken setzen. Der Mitarbeiter, für den die Buchung angelegt werden soll. Die Ausweisnummer des Mitarbeiters. Sie wird automatisch aus dem Stammdaten gelesen und sollte nicht geändert werden Für die verschiedenen Buchungsarten 35 müssen die dazugehörigen Felder ausgefüllt werden. Folgende Buchungsarten 35 erwarten eine Eingabe. Buchungsart Kommen Gehen In Pause Aus Pause Lohnart Beginn Lohnart Ende Auftrag Beginn Auftrag Ende Benötigte Eingaben Es ist keine zusätzliche Eingabe erforderlich. Es ist keine zusätzliche Eingabe erforderlich. Es ist keine zusätzliche Eingabe erforderlich. Es ist keine zusätzliche Eingabe erforderlich. Wählen Sie eine Lohnart aus. Es ist keine zusätzliche Eingabe erforderlich. Geben Sie eine Auftrags - Nummer ein. Es ist keine zusätzliche Eingabe erforderlich. 6.3 Prüfen und Abrechnen In diesem Dialog können Sie Buchungen der Mitarbeiter ansehen, prüfen und abrechnen. Zeitraum von Zeitraum bis Aktualisieren Mitarbeiter Auswahl Prüfen Zeigt an, ab wann die Buchungen angezeigt, geprüft und abgerechnet werden sollen Zeigt an, bis wann die Buchungen angezeigt, geprüft und abgerechnet werden sollen Wendet die Änderungen aus den Feldern "Zeitraum von" und "Zeitraum bis" an und aktualisiert die Anzeige in den Tabellen. Die Liste der Mitarbeiter. Prüft die ausgewählten Datensätze auf Plausibilität. Der Mitarbeiterkalender und die komprimierten Buchungen werden gelöscht. Sie werden erst wieder bei einer Abrechnung erzeugt. Sie können mehrere Datensätze auswählen (markieren), indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und die einzelnen Datensätze per Mausklick anwählen. Wählen Sie dabei einen Datensatz mehrfach an so verliert er seine Markierung wieder. Markierte Datensätze sind blau hinterlegt.

25 Zeitdaten 22 Alle Prüfen Auswahl abrechnen Alle abrechnen Drucken Alle Mitarbeiter werden auf Plausibilität geprüft. Der Mitarbeiterkalender und die komprimierten Buchungen werden gelöscht. Sie werden erst wieder bei einer Abrechnung erzeugt. Es wird eine Prüfung und danach eine Abrechnung der ausgewählten Mitarbeiter durchgeführt. Dabei werden die komprimierten Buchungen und der Mitarbeiterkalender erstellt. Sie können mehrere Datensätze auswählen (markieren), indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und die einzelnen Datensätze per Mausklick anwählen. Wählen Sie dabei einen Datensatz mehrfach an so verliert er seine Markierung wieder. Markierte Datensätze sind blau hinterlegt. Alle Mitarbeiter werden auf Plausibilität geprüft und abgerechnet. Dabei werden die komprimierten Buchungen und der Mitarbeiterkalender erstellt. Sie können zwischen einem ausführlichen und komprimierten Ausdruck des Mitarbeiterkalenders auswählen. Zeitbuchungen: Rohdaten komprimierte Buchungen Die Buchungen die durch das Terminal oder durch Handbuchungen 21 entstanden sind. Diese Tabelle wird beim Abrechnen aus den Rohdaten generiert und stellt diese in einer komprimierten Form dar. Die hinterlegten Zeitmodelle werden bei der Abrechnung angewendet. Beim Prüfen wird die Plausibilität der Datensätze getestet. Treten Fehler auf, dann werden diese angezeigt. Diese lassen sich dann von Hand korrigieren. Um diese zu korrigieren stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung. Anlegen Bearbeiten Löschen Legt einen neuen Buchungssatz an. Es sind alle Buchungen wie bei dem Menüpunkt "Zeitdaten Handbuchung 21 " möglich. Bearbeitet die aktuell ausgewählte Buchung. Doppelklick auf den Datensatz löst die selbe Aktion aus. Löscht den aktuellen Datensatz. Mitarbeiterkalender: Im Mitarbeiterkalender werden die Soll-, Ist- und Pausen-Zeiten angezeigt. Weiterhin lasen sich Urlaub, Überstunden Abwesenheiten usw. erkennen. Die Ist-Zeiten sollten dabei die Soll-Zeiten nicht unterschreiten. Jahresübersicht der Gleitzeit In dieser Übersicht wird für die abgerechneten Monate die kumuliert Gleitzeit dargestellt. Dabei lassen sich sowohl die Monatswerte als auch die monatsübergreifenden Summen ablesen. Über die Spalte Korrektur lässt sich eine monatsübergreifenden Summen von Hand korrigieren. Tastenkombinationen: Strg + F2 Bearbeiten der, Liste im Drucklisten - Designer.

26 Kapitel VII

27 Auswertung 24 7 Auswertung Im Menü "Auswertung" sind verschiedene Auswertungen in Form von Drucklisten hinterlegt. Beachten Sie, dass beim Drucken die Einstellung im Menü "Extras Druckvorschau 26 " herangezogen wird. Tastenkombinationen: Strg + F2 7.1 Mitarbeiterliste Bearbeiten der, Liste im Drucklisten - Designer. Es wird eine Druckliste der Mitarbeiter erstellt. 7.2 Auswertung der Lohnarten Über diese Druckliste lassen sich die Lohnarten auswerten. Wählen Sie aus, ob Sie eine detaillierte Liste mit Kostenstellen und Kostenträger oder eine Übersicht ausgegeben haben wollen. Einstellungen: Datum von-bis Listenart Seitenwechsel Der Zeitraum, für den die Auswertung erstellt werden soll. Liste mit Kostenstellen und Kostenträger Übersicht Bei der Listenart "Liste mit Kostenstellen und Kostenträger" kann jeder Mitarbeiter auf einem neuen Blatt begonnen werden. Im Feld "Auswahl" können Sie die Mitarbeiter markieren, für die die Auswertung erstellt werden soll. Klicken Sie dazu in das jeweilige Kästchen vor der Personalnummer. Alternativ können Sie die Markierung für eine Person auch mit der Leertaste ändern. Über die rechte Maustaste erhalten Sie ein Kontextmenü, mit dem Sie alle oder keinen Mitarbeiter markieren können.

28 Kapitel VIII

29 Extras 26 8 Extras Im Menü "Extras" sind verschiedene Sonderfunktionen hinterlegt. 8.1 Druckvorschau Wenn Sie hier den Haken setzen, dann wird beim Drucken eine Druckvorschau angezeigt. Wenn der Haken nicht gesetzt ist, dann werden alle Listen direkt auf einem Drucker ausgegeben es erscheint lediglich vor dem Druck ein Dialog, in dem Sie auswählen können, auf welchem Drucken Sie die Liste ausdrucken wollen. 8.2 Benutzer wechseln Hier können Sie zwischen einzelnen Benutzern wechseln ohne dass Sie das Programm verlassen müssen. Benutzername Kennwort 8.3 Kennwort ändern Der Benutzername, der für diesen Benutzer verwendet werden soll. Geben Sie das Kennwort ein, welches zu diesem Benutzer gehört. Wenn der Benutzer sein Passwort ändern darf, dann kann er das über diesen Menüpunkt tun. Altes Kennwort Neues Kennwort Kennwort bestätigen 8.4 Import von Personaldaten Geben Sie das alte Kennwort ein. Geben Sie das neue Kennwort ein. Bestätigen Sie das neue Kennwort noch einmal indem Sie es erneut eingeben. Dies dient der Sicherheit um fehlerhafte Eingaben zu vermeiden. Über diesen Dialog lassen sich Mitarbeiterdaten importieren. Sie benötigen eine CSV-Datei. Die einzelnen Spalten der CSV-Datei lassen sich zu bestimmten Spalten aus den Mitarbeiterdaten - Tabelle zuordnen. Der Import sollte von einen Support - Mitarbeiter durchgeführt werden um Probleme vorzubeugen. 8.5 Import von Lohnarten Über diesen Dialog lassen sich Lohnarten importieren. Sie benötigen eine CSV-Datei. Die Einzelnen Spalten der CSV-Datei lassen sich zu bestimmten Spalten aus den Lohnarten - Tabelle zuordnen. Der Import sollte von einen Support - Mitarbeiter durchgeführt werden um Probleme vorzubeugen. 8.6 Export nach HSC-Lohn/Agrotimer In diesem Dialog werden Datensätze in das Lohnabrechnungsprogramm HSC-Lohn exportiert. Auf der Seite Einstellungen können Sie festlegen, welche Datensätze exporiert werden sollen. Datum von-bis Der Zeitraum, für den ein Export durchgeführt werden soll.

30 27 Hilfe zur Software ZeitKontrol Gleiche Datensätze zusammenfassen Standard-Lohnart verwenden wenn keine Lohnart eingetragen ist Standard - Lohnart Exportnummer der Lohnart verwenden,... Export für HSC-Lohn Version 4 oder höher Mitarbeiter nach Gruppen anzeigen Liste der Mitarbeiter Datensätze, die in dem Feldern Datum, Personalnummer, Lohnart, Kostenstelle, Kostenträger und Auftrag übereinstimmen, werden als ein Datensatz exportiert, wenn Sie diesen Haken setzen. Dabei werden die Stunden zusammengerechnet. Wenn es Zeiträume gibt für die keine Lohnart hinterlegt sind und Sie hier eine Haken setzen, dann werden diese Zeiträume mit der ausgewählten Standard-Lohnart versehen. Diese Standard-Lohnart wird eingetragen, wenn Sie dies durch den Haken "Standard-Lohnart verwenden..." so wünschen. Bereits eingetragene Lohnarten werden nicht durch die Standard-Lohnart ersetzt. Durch Setzen dieses Hakens entscheiden Sie, ob beim Export die alternative LA-Nummer ausgegeben wird anstelle der normalen LA-Nummer. Wenn keine alternative Nummer bei der Lohnart eingetragen ist, wird die normale Nummer verwendet. Setzen Sie diesen Haken, wenn der Export für HSC-Lohn in der Version 4 oder höher bestimmt ist. Die Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Gruppenzuordnung in einer Baumstruktur angezeigt. So ist es einfacher möglich, nur die Daten einer bestimmten Gruppe zu exportieren. In dieser Liste, können Sie die Mitarbeiter mit einem Haken markieren, deren Daten exportiert werden sollen. Standardmäßig sind alle markiert. Sie können die Markierung für alle Mitarbeiter setzen oder entfernen, indem Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste aufrufen oder Strg+A bzw. Strg+Umsch+A drücken. Auf der Seite Exportdaten sehen Sie eine Vorschau der zu exportierenden Daten. Diese Vorschau ändert sich, wenn Sie Einstellungen ändern. Die Buttons zum Exportieren (oben links und unten) sind nur aktiv, wenn Sie die Seite mit den Exportdaten sehen. Bevor der Export startet, werden Sie nach einem Dateinamen gefragt unter dem die Datei gespeichert werden soll. Der Dateiname wird automatisch vorgeschlagen und Sie können diesen durch Drücken des Schalters "Speichern" übernehmen. Die Exportdatei für Version 4 oder höher hat folgende Struktur: <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <ZeitKontrol Version="4"> <Bewegdaten> <Personalnummer>12345</Personalnummer> <Anfangsdatum> </Anfangsdatum> <Enddatum> </Enddatum> <Lohnart>888</Lohnart> <Arbeitsstunden>8,00</Arbeitsstunden> <Kostenstelle>11</Kostenstelle> <Kostentraeger>9999</Kostentraeger> </Bewegdaten>... </ZeitKontrol> Die Exportdatei für ältere Versionen von HSC-Lohn hat folgende Struktur: <?xml version="1.0" encoding="utf-16"?> <ZeitKontrol> <Bewegdaten>

31 Extras 28 <Personalnummer>12345</Personalnummer> <Anfangsdatum> </Anfangsdatum> <Enddatum> </Enddatum> <Lohnart>123</Lohnart> <Arbeitsstunden>2,50</Arbeitsstunden> <Kostenstelle>12</Kostenstelle> <Kostenträger>1234</Kostenträger> </Bewegdaten>... </ZeitKontrol> 8.7 Export von Zeitabrechnung In diesem Dialog werden Datensätze im CSV-Format exportiert. Sie können dann in einem beliebigen Lohnabrechnungsprogramm eingelesen werden. Datum von-bis Der Zeitraum für den ein Export durchgeführt werden soll. Standard-Lohnart verwenden Wenn die Lohnarten mit exportiert werden sollen, dann müssen Sie wenn keine Lohnart eingetragen hier einen Haken setzen. ist Standard - Lohnart Diese Standard-Lohnart wird eingetragen, wenn Sie dies durch den Haken "Standard-Lohnart verwenden..." so wünschen. Bereits eingetragene Lohnarten werden nicht durch die Standard-Lohnart ersetzt. Standard-Auftrag verwenden Wenn die Aufträge mit exportiert werden sollen, dann müssen Sie wenn kein Auftrag angegeben ist hier einen Haken setzen. Standard-Auftrag Dieser Standard-Auftrag wird eingetragen, wenn Sie dies durch den Haken "Standard-Auftrag verwenden..." so wünschen. Bereits eingetragene Aufträge werden nicht durch den Standard-Auftrag ersetzt. Übersichtstabelle Zeigt Ihnen eine Übersicht der Daten die exportiert werden. Exportieren Der Export wird gestartet. Sie werden nach einem Dateinamen gefragt unter dem die Datei gespeichert werden soll. Der Dateiname wird automatisch vorgeschlagen und Sie können diesen durch Drücken des Schalters "Speichern" übernehmen. Es entsteht eine Datei mit folgender Struktur der Daten: "PERSONALNR";"NAME";"VORNAME";"DATUM";"LOHNART";"LANAME";"AUFTRAG";"TITEL";"STATUS" ;"STUNDEN" Der Status hat folgende Bedeutung: Status Bedeutung 1 Arbeitszeit 2 Pausenzeit 8.8 Basiswerte In diesem Dialog lassen sich Grundeinstellungen vornehmen. Anwenderbezeichnung minimale Abwesenheitsdauer Die Bezeichnung Ihres Unternehmens. Die Abwesenheitsdauer kann auf diese Weise einen Minimalwert erhalten.

32 29 Hilfe zur Software ZeitKontrol maximale Schichtlänge Pauschalabzug von Istzeit Zuschlagsberechnung Lohnart bei "Auftrag Beginn" erzwingen 8.9 Programmdesign Die Schichtlänge können Sie hier begrenzen. Es wird pauschal eine Ist-Zeit abgezogen. Es werden Zuschläge berechnet. Sie müssen eine Lohnart eintragen bevor Sie die Buchung "Auftrag Beginn" abspeichern können. In diesem Dialog lässt sich das globale Design von "Zeitkontrol" festlegen. Mit der rechten Maustaste können Sie jedes beliebige Feld klicken und eigene Gestaltungen vornehmen. Der rechte Mausklick im oberen Teil (rechts neben dem Register) ermöglicht die automatische Anpassung an die Gestaltung der Lohnabrechnung bzw. die Wiederherstellung des Standards.

33 Kapitel IX

34 31 Hilfe zur Software ZeitKontrol 9 Hilfe 9.1 Inhalt Im Menü "Hilfe" sind Funktionen hinterlegt, die Ihnen bei Problemen und Fragen zum Programm weiter helfen. Dazu zählt z. B. diese Hilfe. Hier erhalten Sie die ausführliche Hilfe zu "Zeitkontrol" nach Themen aufbereitet. Um die Übersicht der Themen zu gewährleisten werden sie Ihnen in der gleichen Reihenfolge wie das Hauptmenü präsentiert. Durch Klicken auf ein Thema gelangen Sie zu einer weiteren detaillierten Auswahl oder direkt zu den gewünschten Hilfen. 9.2 Fernwartung starten Mit Hilfe dieses Menüpunktes wird auf Ihrem Rechner ein zusätzliches Programm gestartet. Über dieses Programm und das Internet kann sich ein Betreuer mit Ihrem Rechner verbinden und Ihnen so bei der Lösung Ihres Problems behilflich sein. Wählen Sie diesen Menüpunkt erst, wenn Sie dazu aufgefordert werden. 9.3 Programmupdate 9.4 Info Nach der Auswahl dieses Menüpunktes wird das Programm Zeitkontrol beendet und das externe Programm "Automatisches Programmupdate" gestartet. Beginnen Sie das Programmupdate, indem Sie auf den Schalter Starten klicken oder die Taste Return drücken. Beachten Sie, dass für hierfür eine Internetverbindung notwendig ist, welche vom Programm "Automatisches Programmupdate" nicht automatisch hergestellt wird. Beim Programmupdate werden nur Dateien neueren Datums (neuerer Version) über das Internet heruntergeladen. Treten beim Herunterladen Fehler auf, wird, um die Programmstabilität zu gewä hrleisten, die letzte Programmversion wieder hergestellt. Hier können Sie Informationen zum Programm, wie z. B. die Programmversion und Registrierungsinformationen entnehmen. Über den Schalter "Registrieren" können Sie eine Freischaltung 33 erhalten.

35 Kapitel X

36 33 Hilfe zur Software ZeitKontrol 10 Freischaltung Tragen Sie im oberen Bereich Ihre komplette Adresse und Ihre Faxnummer ein. Stellen Sie die Anzahl der Mitarbeiter ein für die Sie eine Freischaltung erhalten wollen. Betätigen Sie den Schalter "Übernehmen" und Sie erhalten eine Bestellnummer. Diese Bestellnummer faxen Sie an die HSC GmbH Dürrweitzschen ( / 50299) und Sie erhalten eine Freischaltnummer. Diese tragen Sie in das entsprechende Feld ein. Betätigen Sie nun den Schalter "Freischalten" und danach den Schalter 'Speichern". Die Software "Zeitkontrol" ist freigeschaltet und lässt sich uneingeschränkt (außer die Beschränkung auf die Anzahl der Mitarbeiter) verwenden. Starten Sie das Programm neu um sicherzustellen, dass alle Einstellungen richtig übernommen wurden. Adresse Fax Abzurechnende Arbeitnehmer Übernehmen Bestellnummer Drucken Freischltnummer Freischalten Demoversion Speichern Komplette Adresse Ihres Unternehmens Faxnummer ihres Unternehmens. Anzahl der Mitarbeiter, die durch das Programm abgerechnet werden sollen. Erstellt automatisch eine Bestellnummer. Diese Nummer wird generiert und muss an die HSC GmbH Dürrweitzschen übermittelt werden. Druckt ein Bestellformular. Die Freischaltnummer erhalten Sie von der HSC GmbH Dürrweitzschen. Sie muss in dieses Feld eingetragen werden. Schaltet das Programm für die gewünschte Anzahl von Mitarbeitern frei. Schaltet das Programm in den Demoversionsmodus. Dieser ermöglicht die Verwaltung von 5 Mitarbeitern. Speichert Ihre Freischaltung.

37 Kapitel XI

38 35 Hilfe zur Software ZeitKontrol 11 Buchungsarten Folgende Buchungsarten werden vom Programm unterstützt. Kommen Gehen In Pause Aus Pause Lohnart Beginn Lohnart Ende Auftrag Beginn Auftrag Ende

39 Index 36 Index - F - Freischaltung 33