Praxisleitfaden für SAP FI Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Finanzbuchhaltung in SAP Systemen

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1 Marie-Luise Wagener Praxisleitfaden für SAP FI Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Finanzbuchhaltung in SAP Systemen Marie-Luise Wagener

2 Impressum Autorin: Marie-Luise Wagener Praxisleitfaden für SAP R/3 FI 1. Auflage 2004 (Revision und Controlling) ISBN Auflage 2004 Alle Rechte, auch der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Autors reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Hiervon sind die in 53, 54 UrhG ausdrücklich genannten Ausnahmefälle nicht berührt. Text, Abbildungen und Programme wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet. Verlag und Autoren können jedoch für eventuell verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Printed in Germany Copyright 2004 by Marie-Luise Wagener Covergrafik: Dirk Kirchner 2 Marie-Luise Wagener

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung S Die Buchung S Radierverbot S Aufbewahrungsfristen S Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen S Datensicherheit S Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) von S Sarbanes Oxley act S Checkliste Rechtliche Anforderungen S Checkliste SAP Systemaufbau S Grundlagenwissen für praktische Prüfungshandlungen S Reports S Namenskonventionen für Reports S Aufruf eines Reports S Mehrfachselektion S Ermitteln eines Reportnamens S Drucken von Reports S Speichern von Reports als Datei S Festlegung des Standardpfades zum Speichern.. S Dokumentation von Reports S Varianten S Variantenübersicht S Ausführung eines Reports mit einer Variante.... S Anlegen einer neuen Variante S Löschen einer Variante S Tabellen S Konzept der Tabellensteuerung in SAP S. 47 4

4 2.2.2 Tabellenanzeige mit den Transaktionen SE 16, SE16N und SE S Transaktion SE S Varianten S Anlegen einer Variante S Ausführung einer Abfrage mit einer Variante.... S Löschen einer Variante S Anpassung der SE S Transaktion SE16N S Anlegen einer Variante S Ausführung einer Abfrage mit Variante S Löschen einer Variante S Drucken S Export S Grafik S Sortierung S Funktion S Filter S Detailanzeige S Suche S Dokumentation zu Tabellen S Praktischer Prüfleitfaden - Modell S Problembereiche definieren S Prüfungsablaufplan S Prüfliste ohne IKS S Prüfliste bei vorhandenem IKS S Systemlokalisation zur Prüfliste S Bewertungsverfahren S Maßnahmenkatalog S Prüfdokumentation S Organisationsstruktur S Der Mandant S. 74 5

5 3.1.1 Anzeige der Mandantentabelle S Die Rolle eines Mandanten S Die Änderbarkeit des Mandanten S Checkliste Mandanten S Der Buchungskreis S Der Geschäftsbereich S Geschäftsbereiche für die Konsolidierung S Die Gesellschaft S Funktionsbereich S Der Kreditkontrollbereich S Der Finanzkreis S Der Kontenplan S Der Kostenrechnungskreis S Referenzierungen S Buchungskreis - Gesellschaft S Buchungskreis - Kreditkontrollbereich S Buchungskreis - Finanzkreis S Kostenrechnungskreis - Finanzkreis S Geschäftsbereich - Konsolidierungsgeschäft.... S Prüfhinweise zur Abbildung der Firmenkonzeption S Checkliste Abbildung der Firmenkonzeption S Aufbewahrungspflicht der Verfahrensdokumentation S Die Protokollierung von Tabellenänderungen S Die generelle Protokollierung S Die Protokollierung der einzelnen Tabellen.... S Das Prinzip der Änderungsbelege S Zuordnung Änderungsbelegobjekte - Tabellen S

6 4.2.2 Technische Einstellung der Protokollierung.... S Auswertung von Änderungsbelegen über Tabellen S Auswertung von Änderungsbelegen über Reports S Löschen von Änderungsbelegen S Prüfhinweise zur Aufbewahrungspflicht S Checkliste Aufbewahrungspflicht S Kreditorenstammdaten S Aufbau der Stammdaten S Die Quantifizierung der Datenanteile S Anzeige der Stammdaten S Stammdatenänderungen Kreditoren S Dolose Aktivitäten S Anzeige und Analyse der Kreditorensalden.... S Anzeige und Analyse der Kreditoreneinzelposten S CpD-Kreditoren S Anzeige eines CpD Kreditors S Anzeige aller Kreditoren CPD Konten S Anzeige kreditorenspezifischer Daten S Debitorische Kreditoren S Eine Monitoringsystematik für den praktischen Einsatz: S Reports zu Kreditoren S Prüfhinweise zu Kreditorenstammdaten S Checkliste Kreditorenstammdaten S Debitorenstammdaten S Aufbau der Stammdaten S Die Quantifizierung der Datenanteile S Anzeige der Stammdaten S

7 6.4 Stammdatenänderungen Debitoren S Dolose Aktivitäten S Anzeige und Analyse der Debitorensalden..... S Anzeige und Analyse der Debitoreneinzelposten S CpD-Debitoren S Anzeige eines CpD Debitors S Anzeige debitorenspezifischer Daten S Kreditorische Debitoren S Reports zu Debitoren S Prüfhinweise zu Debitorstammdaten S Checkliste Debitorstammdaten S CPD - Prüfprocedere S Auflistung aller CPD Konten S Kontoanalyse S Quantifizierung des kunden- oder lieferantenspezifischen Datenanteils S Prüfen auf dolose Aktivitäten S Empfehlungen für das IKS S Sachkontenstammdaten S Aufbau der Stammdaten S Anzeige der Stammdaten S Stammdatenänderungen Sachkonten S Stammdatenänderungen zentral S Stammdatenänderungen im Kontenplan S Stammdatenänderung auf Buchungskreisebene S Sammelanzeige Stammdatenänderungen S Anzeige und Analyse der Sachkontensalden S

8 8.5 Anzeige und Analyse der Sachkonteneinzelposten S Reports zu Sachkonten S Prüfhinweise zu Sachkontenstammdaten S Checkliste Sachkontenstammdaten S Buchhaltungsbelege S Das Belegprinzip S Der Aufbau eines Beleges S Die Quantifizierung des Belegaufkommens....S Anzeige und Analyse einzelner Belege S Weitere prüfrelevante Belegarten S Vorerfasste Belege S Dauerbuchungsurbelege S Sonderhauptbuchvorgänge S Belegänderungsregeln S Änderungsbelege S Reports zu Belegauswertungen S Prüfhinweise zu Buchhaltungsbelegen S Checkliste Buchhaltungsbelege S Automatische Abläufe S Zahlen S Weiterführende Zahlungsanalysen S Hilfestellungen aus dem Audit Info System.... S Kreditoren S Debitoren S Mahnen S Batch-Input Mappen S Jobs S Prüfhinweise Automatische Abläufe S Zahlen S Mahnen S

9 Batch-Input Mappen S Job Protokolle S Checkliste Automatische Abläufe S Der Verbuchungsprozess in SAP R/ S Die Verbuchungsarten S Synchrone Verbuchung S Asynchrone Verbuchung S Die Verbuchungskomponenten S Verbuchungsparameter S Abgebrochene Verbuchungen S Weiterverarbeitung von abgebrochenen Verbuchungssätzen (SM13) S Auflistung unverarbeiteter Verbuchungssätze (Report RFVBER00) S Prüfhinweise zur Verbuchung S Checkliste Verbuchung S: Die Belegnummernvergabe S Externe / Interne Belegnummernvergabe..... S Externe Belegnummernvergabe S Interne Belegnummerbvergabe 12.2 Pufferung von Belegnummern S Sonderfall Lokale Pufferung S Prüfen auf Lücken in der Belegnummernvergabe S RFBNUM S RFBNUM00N S Kontrollanforderung für die Verbuchung S Die Abstimmanalyse S Abstimmung Belege / Verkehrszahlen S Prüfhinweise zur Belegnummernvergabe S Checkliste Belegnummernvergabe S

10 12.8 Prüfung auf doppelte Rechnung / Zahlung.... S Prüfhinweise zur doppelten Zahlung S Checkliste Doppelte Zahlung S Das Customizing in der Finanzbuchhaltung... S Einführung S Prüfbeispiel S Prüfung des Bildaufbaus S Anwendungsmöglichkeiten nach Benford`s Law (Digitale Ziffernanalyse) S Forensic Accounting S Durchführung einer Digitalen Ziffernanalyse.. S Auswahl des Gesamtdatenbestandes S Import IDEA S Benford`s Law in IDEA S Abschlüsse S Tagesabschluss S Monatsabschluss S Jahresabschluss S Saldovortragsabstimmung S Maximale Kursabweichung S Fremdwährungsbewertung S Reports zur Bilanzerstellung S Prüfhinweise zu Abschlüssen S Checkliste Abschlüsse S Berechtigungsprüfung der Finanzbuchhaltung S Einführung S Die Berechtigungsobjekte der Finanzbuchhaltung S

11 16.3 Spezifikation der Berechtigungskonzeption für die Finanzbuchhaltung S Kreditorenbuchhaltung S F_LFA1_APP - Anwendungsberechtigung.... S F_LFA1_BUK - Buchungskreis S F_LFA1_GEN - Zentrale Daten S F_LFA1_GRP - Kontengruppenberechtigung. S F_LFA1_BEK - Kontenberechtigung S Das Konzept der Berechtigungsgruppen für Kreditorenstammsätze S F_LFA1_AEN - Änderungsberechtigung für best. Felder S Überprüfung der Änderungsberechtigung auf bestimmte Felder S Das Vier-Augen-Prinzip - Generelle Erläuterung S Das Vier-Augen-Prinzip beim Ändern von Kreditorenstammdaten S Debitorenbuchhaltung S F_KNA1_APP - Anwendungsberechtigung... S F_KNA1_BUK - Buchungskreis S F_KNA1_GEN - Zentrale Daten S F_KNA1_GRP - Kontengruppenberechtigung S F_KNA1_BED - Kontenberechtigung S Das Konzept der Berechtigungsgruppen für Debitorenstammsätze S F_KNA1_KGD - Kontengruppe S F_KNA1_AEN - Änderungsberechtigung für best. Felder S Überprüfen der Änderungsberechtigung auf geschützte Felder S

12 Das Vier-Augen-Prinzip beim Ändern von Debitorenstammdaten S Sachkontenbuchhaltung S F_SKA1_BUK - Buchungskreis S F_SKA1_KTP - Kontenplan S F_SKA1_BES - Kontenberechtigung S Das Konzept der Berechtigungsgruppen für Sachkontenstammsätze S F_SKA1_AEN - Änderungsberechtigung für best. Felder S Überprüfen der Änderungsberechtigung auf geschützte Felder S Banken S F_BNKA_MAN - Generelle Pflegeberechtigung S F_BNKA_BUK - Buchungskreis S F_BL_BANK - Hausbanken und Zahlwege... S Kreditmanagement S F_KNKA_KKB - Kreditkontrollbereich S F_KNKA_MAN - generelle Pflegeberechtigung S F_KNKA_BED - Kontenberechtigung S F_KNKA_AEN - Änderungsberechtigung für best. Felder S Kontoanalyse für Debitoren S F_KNB1_ANA - Kontoanalyse S Buchhaltungsbelege S F_BKPF_BLA - Belegart S F_BKPF_BUK - Buchungskreis S F_BKPF_BUP - Buchungsperiode S F_BKPF_GSB - Geschäftsbereich S F_BKPF_KOA - Kontoart S F_BKPF_BED - Debitorkonten S

13 F_BKPF_BEK - Kreditorkonten S F_BKPF_BES - Sachkonto S F_BKPF_VW - Vorschlagswerte für Belegart und Buchungsschlüssel ändern S Zum Kontierungsmuster S F_KMT_MGMT - Berechtigung zur Pflege und Verwendung S Zur Bilanz S F_T011 - Generelle Pflegeberechtigung S Zur Planung S F_T011_BUK - Berechtigung für Buchungskreise S Zum Zahlungsprogramm S F_REGU_BUK - Buchungskreis S F_REGU_KOA - Kontoart S Zum Mahnen S F_MAHN_BUK - Buchungskreis S F_MAHN_KOA - Kontoart S Zum Scheckmanagement S F_PAYR_BUK - Aktionsberechtigung für Buchungskreise S Zum Infosystem S F_T060_ACT - Kontoart/Auswertungssicht... S Zur Avisverwaltung S F_AVIK_BUK - Buchungskreis S F_AVIK_AVA - Avisarten S Finanzkalender S F_T011E - Terminplan S Reports S S_PROGRAM - ABAP : Programmablaufprüfungen S Customizingviews für Tabellen S Transaktionen nach Aktivitäten - Kreditoren... S

14 16.23 Transaktionen nach Aktivitäten - Debitoren... S Transaktionen nach Aktivitäten - Sachkonten.. S Transaktionen nach Aktivitäten - Kreditmanagement S Tabellen der Finanzbuchhaltung S Tabellen der Berechtigungskonzeption S Relation der Transaktion zum Berechtigungsobjekt S Verwendungsnachweiskonfiguration - Vorbereitungsübungen S Prüfleitfaden zur Berechtigungsprüfung S Problembereiche definieren / Funktionstrennungen S Kritische Berechtigungen S Belegbuchungen S Belegänderung S Beleganzeige S Belegstornierung S Sachkontenstammdaten S Kreditorstammdaten S Debitorstammdaten S Bankenstammdaten S Mahnlauf S Zahllauf S Scheckverwaltung S Generelle kritische Berechtigungen S Kritische Berechtigungen des Customizing.... S Kritische Basisberechtigungen S Verbuchungsadministration S Tabellen S Anwendungsentwicklung S Batch - Input Mappen und Jobs S Kritische Kombinationen S

15 Prüfprozedere S Praktische Verprobung am SAP R/3 System. S Schnittstelle FI zu MM S Ergänzende rechtliche Grundlagen S MM-Testat - Zertifizierung S Organisationseinheiten der Materialwirtschaft.. S Das Werk S Der Lagerort S Die Einkaufsorganisation S Referenzeinkaufsorganisation S Einkäufergruppe S Prüfhinweise zur Abbildung der Firmenkonzeption in MM S Checkliste Abbildung der Firmenkonzeption in MM S Der Einkaufszyklus S IKS - Internes Kontrollsystem S Prüfhinweise zum Einkaufszyklus S Checkliste Einkaufszyklus S Der Materialstammsatz S Aufbau eines Materialstammsatzes S Anzeige eines Materialstammsatzes S Weitere Transaktionen zur Materialübersicht... S Die Quantifizierung der Datenanteile S Prüfhinweise zu Materialstammsätzen S Checkliste Materialstammsätze S Kontenfindung S Automatische Kontenfindung S Prüfung auf kritische Warenbewegungen S Prüfung der Vorratskonten S Ergänzende Prüfaspekte S Abstimmung des Buchungsstoffes MM - FI... S

16 Prüfung des Bildaufbaus zum Customizing.... S Belegnummernvergabe S Prüfhinweise zur Kontenfindung S Checkliste Kontenfindung S Preissteuerung S Der Standardpreis S Der gleitende Durchschnittspreis S Prüfhinweise zur Preissteuerung S Checkliste Preissteuerung S Kreditoren in der Materialwirtschaft S Anzeige eines Kreditorenstammsatzes S Relevante Lieferantenstammtabellen S Lieferanteninformationen S Lieferantenbeurteilungssystem S Anzeige der Lieferantenauswertung S Reports zur Lieferantenbeurteilung S Prüfhinweise zu Kreditoren in der Materialwirtschaft S Checkliste Kreditoren in der Materialwirtschaft S Rechnungsprüfung S Rechnungssperre S WE/RE Konto S Anzeige der WE/RE-Saldenliste S Prüfhinweise zu WE/RE-Konten S Checkliste WE/RE Konten S Ermittlung fehlerhafter Eingangsrechnungen.. S Toleranzen S Prüfhinweise zu Toleranzgrenzen S Prüfhinweise zu Toleranzgruppen für Mitarbeiter S Checkliste Toleranzgrenzen und Toleranzgruppen S

17 Prüfungen auf doppelte Rechungen S Beleganzeige in der Rechnungsprüfung S Abstimmung zwischen Haupt / Nebenbuch... S Vollständigkeit des Buchungsstoffs S Prüfhinweise zu abgebrochenen Verbuchungen S Checkliste abgebrochene Verbuchungen S Prüfhinweis zum Sonderfall: Direct-Input..... S Checkliste Sonderfall Direct-Input S Kritische Berechtigungen der Rechnungsprüfung S Kompendium der Checklisten S Checkliste Rechtliche Grundlagen S Checkliste SAP Konzeption S Checkliste Mandanten S Checkliste Abbildung der Firmenkonzeption... S Checkliste Aufbewahrungspflicht S Checkliste Kreditorenstammdaten S Checkliste Debitorstammdaten S Checkliste Sachkontenstammdaten S Checkliste Buchhaltungsbelege S Checkliste Automatische Abläufe S Checkliste Verbuchung S Checkliste Belegnummernvergabe S Checkliste Doppelte Zahlung S Checkliste Abschlüsse S Checkliste Abbildung der Firmenkonzeption in MM S Checkliste Einkaufszyklus S Checkliste Materialstammsätze S Checkliste Kontenfindung S Checkliste Preissteuerung S

18 18.20 Checkliste Kreditoren in der Materialwirtschaft S Checkliste WE/RE Konten S Checkliste Toleranzgrenzen und Toleranzgruppen S Checkliste abgebrochene Verbuchungen S Checkliste Sonderfall Direct-Input S Anhänge S Reports aus FI S Tabellen FI S Transaktionen S Transaktionen zu Kreditorenstammsätzen..... S Transaktionen zu Debitorenstammsätzen..... S Transaktionen zu Sachkontenstammsätzen.... S Transaktionen zu FiBu-Belegen S Tabellen der Materialwirtschaft S Glossar S Stichwortverzeichnis S