Software-Dokumentation im agilen Entwicklungsprozess

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1 Software-Dokumentation im agilen Entwicklungsprozess Ulrike Müller, Knowledge Manager, SAP AG Monika Pfanner, Knowledge Architect, SAP AG tekom-herbsttagung Wiesbaden, 24. Oktober 2012

2 SAP und Knowledge Management bei SAP

3 SAP heute SAP Mitarbeiter weltweit 120 Länder 25 Branchen 37 Sprachen 75 Ländervertretungen 1,200+ Servicepartner weltweit 2012 SAP AG. All rights reserved. 3

4 40 Jahre Branchenerfahrung The image part with relationship ID rid25 was not found in the file. The image part with relationship ID rid25 was not found in the file. The image part with relationship ID rid25 was not found in the file. HANDEL KONSUMGÜTER- INDUSTRIE FINANZDIENST- LEISTUNGEN PROZESS- INDUSTRIE FERTIGUNGS- INDUSTRIE DIENST- LEISTUNGEN ÖFFENT- LICHE VERWAL- TUNG The image part with relationship ID rid25 was not found in the file SAP AG. All rights reserved. 4

5 Zahlen und Fakten: Knowledge Management 700+ Autoren und Übersetzer 37 Oberflächensprachen 9 Dokumentationssprachen (produktabhängig) Seitenzugriffe auf SAP Help Portal 400+ Produktversionen auf SAP Help Portal SAP AG. All rights reserved. 5

6 Scrum und Lean Projektmanagement mit Scrum zur Umsetzung von Lean

7 Motivation für Einführung agiler Methoden Erfahrungen mit Wasserfall-Modell Analyse Design Code Test Schreckgespenst Auslieferung Zeit 2012 SAP AG. All rights reserved. 7

8 Paradigmenwechsel Entwicklung nach der Scrum-Methode Produktteam Scrum -Teams Release- Backlog Sprint- Backlog 4-Wochen Sprint Benutzbare Software pro Sprint I Zeit 2012 SAP AG. All rights reserved. 8

9 Lean-Prinzipien Respekt für Menschen Übertragung von Verantwortung auf Teams Vermeidung von Waste Kontinuierliche Verbesserung Benutzbare Software pro Sprint Alle Rollen in jedem Team vertreten Zugehörigkeit zu einem Team Ein Team ein Standort 2012 SAP AG. All rights reserved. 9

10 KM-Organisation und Planung für einen Entwicklungsbereich

11 Knowledge Management in Produktteam und Scrum Team Produktteam Product Owner Projektmanager KM Qualitätsmanagement Architekt UI Designer Entwicklung Scrum Team 1 Product Owner Übersetzer Autor Scrum Master UI QM Designer Architekt Scrum Team n Product Owner Übersetzer Autor Scrum Master QM UI Designer Architekt Entwicklung Entwicklung 2012 SAP AG. All rights reserved. 11

12 Rollen und Planung für ein Scrum Team Rollen im Team: Product Owner UI-Designer Autor Scrum Master Übersetzer Qualitätsmanagement Architekt Faustformel: Entwicklung KM im Produktteam: Autor: Übersetzer: 10% bis 30% eines Vollzeitäquivalents 40% eines Vollzeitäquivalents 20% eines Vollzeitäquivalents Anpassung der Planung bei teamübergreifenden Aufgaben 2012 SAP AG. All rights reserved. 12

13 Schreiben und Übersetzen in einem Entwicklungsteam

14 Integration in Entwicklungsteams Chancen Stabilere Zuständigkeit für Themen Ganzheitlicheres Verständnis eigenständigeres Schreiben Zeitnaher Informationstransfer und Umsetzung in Doku Weniger strikte Aufgabentrennung Synergieeffekte Gesamtverantwortung des Teams für Software und Doku Mehr Kundenkontakt Herausforderungen Höherer Zeitaufwand für Besprechungen und zeitliche Überlappung Übernahme von anderen Aufgaben möglicherweise zu Lasten der Dokumentation Übersetzung arbeitet häufig für Teams an Standorten weltweit 2012 SAP AG. All rights reserved. 14

15 Meetings pro Takt und Entwicklungsteam Planung Überblick (1-2 Std.) Detailplanung (4-6 Std.) Retrospektive (1-2 Std.) Review (2 Std.) KM Synch (1 Std) KM Synch (1 Std) KM Synch (1 Std.) Dailys (15 Min/Tag) I Woche 1 Woche 2 Woche 3 Woche 4 Übersetzer : 4 Entwicklungsteams Entwicklungsmeetings x 4 I Sprint 2012 SAP AG. All rights reserved. 15

16 Dokumentieren und Übersetzen im Wasserfallmodell Analyse Design Code Test Terminologie Auslieferung UI-Entwürfe UI-Texte & Hilfe im System Hilfe zur Anwendung (HTML) Leitfäden zu Spezialthemen 2012 SAP AG. All rights reserved. 16

17 Sprintbasiertes Dokumentieren und Übersetzen Funktion 1 Funktion 2 Funktion 3 Funktion 4 Funktion 5 Funktion 6 A3 Freigabe T1 T2 T3 T4 T5 T6 A1 UI1 UI2 UI3 UI4 UI5 UI6 A2 S1 S2 S3 S4 S5 S6 A4 A1 A2 A3 A4 A5 A6 Leitfäden Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Sprint 6 Sprint 7 Test Montage T: Terminologie UI: UI-Entwürfe S: UI-Texte und Hilfe im System A: Hilfe zur Anwendung (HTML) 2012 SAP AG. All rights reserved. 17

18 Sprint-Ergebnis in Entwicklung und Dokumentation Entwicklung: Benutzbare und getestete Software am Ende jeden Sprints??? Dokumentation: Fertige Doku am Ende jeden Taktes. Q-Maßnahmen? Übersetzung? Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint SAP AG. All rights reserved. 18

19 Viele offene Baustellen Thema 1 Thema 2 Thema 3 Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Test Montage 2012 SAP AG. All rights reserved. 19

20 Scrum aus Sicht der internen Übersetzung (DE EN) Integration in Entwicklungsteams Direkte Ansprechpartner Überblick über Funktionen vorab besseres Verständnis Ca. 50 % der Teams arbeiten mit externer Übersetzung Bis zu 5 Teams Integration schwierig Häufig kein gemeinsamer Standort mit Entwicklern Taktbasiertes, Team-spezifisches Übersetzen Anpassung der Übersetzungstools Termine in jedem Sprint Kleinere Einheiten, keine Bugwelle Kürzere Nachlaufzeit am Ende der Entwicklung 2012 SAP AG. All rights reserved. 20

21 Best Practices Transparenz Überblickspräsentation der zu liefernden Doku geben In Planung Dokumentationsaufgaben klar benennen (Funktion X, Doku-Typ Y ) Übergreifende Aufgaben (z. B. Korrekturlesen, Leitfäden) einplanen Dokumentation im Review Meeting vorstellen Team-Zusammenarbeit Meeting-Teilnahme priorisieren gemäß Empfehlungen Bei verteilten Teams Webcams benutzen Für externe Autoren/Übersetzer einen internen KM-Kollegen als Kontaktperson benennen Eng mit Übersetzung abstimmen Arbeitslast verteilen 2012 SAP AG. All rights reserved. 21

22 Fazit Herausforderungen Autoren/Übersetzer betreuen mehrere Teams Nicht-KM-Aufwände und Detailplanung der Cross-Aufwände Chancen Bessere Integration der KM-Kollegen Stabile Teams Erweiterung des Aufgabenfelds und Weiterentwicklung Erhöhte Sichtbarkeit 2012 SAP AG. All rights reserved. 22

23 Vielen Dank! Kontakt: Ulrike Müller, Knowledge Managerin: Monika Pfanner, Knowledge Architect: