Inhalt. Allgemeine Einführung. 1 Einführung Microsoft Project und Project Server 2013: Ausgangslage Positionierung Übersicht 47

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2 Inhalt Geleitwort Vorwort TEIL I Allgemeine Einführung 1 Einführung Ausgangslage und Entstehung dieses Buches Das Autorenteam Zielgruppe für dieses Buch Eckpunkte der neuen Version und Struktur des Buches Allgemeiner Funktionsüberblick Struktur des Buches Das Unternehmensbeispiel für das Buch Geschichtlicher Abriss Microsoft Project Philosophie und Erklärungsansatz des Autorenteams Legende Microsoft Project und Project Server 2013: Ausgangslage Positionierung Übersicht Ausgangslage im Projektmanagement Betriebliche Ausgangslage und Anforderungen Microsoft PPM die Komponenten Lizenzmodell Idee und Positionierung des Microsoft Project Servers Neue Funktionen im Microsoft Project Server Neu in Microsoft Project Neu in Microsoft Project Server

3 3 Implementierung aus strategischer Sicht Die Vision Schritte zur Entwicklung einer Roadmap Ist-Aufnahme und Potenziale Strategische Ziele (für den Werkzeugeinsatz) formulieren Benötigte Prozesse und Systeme festlegen Organisatorische Strukturen festlegen Ablauf und Zeitschiene festlegen Vorgehensmodell für die Einführung von Projektmanagement- Werkzeugen Risiken der Implementierung von Microsoft Project Server TEIL 2 Arbeiten mit Microsoft Project 4 Einführung Struktur und Aufbau von Teil Aufruf von Project On-Premise oder aus der Cloud Die ersten Schritte Die Oberfläche von Microsoft Project Standard Grundlagen zum Arbeiten mit Microsoft Project Das erste Projekt Terminplanung Ein neues Projekt anlegen Dauer/Anfang/Ende Dauer Anfang Ende

4 5.3 Vorgangsmodus manuell und automatisch Manuelle Planung Funktionsweise Automatische Planung Meilensteine Stichtage festlegen Vorgänge löschen, kopieren, verschieben Vorgänge löschen Vorgänge kopieren und einfügen Vorgänge verschieben Gliedern und Strukturieren von Projekten Anlegen von Projektsammelvorgang und Gliederungsnummern anzeigen Vorgänge gliedern Arbeiten mit Sammelvorgängen bei manueller Planung Vorgangsverknüpfungen Begrifflichkeiten Verknüpfen von Vorgängen per Maus Verknüpfen per Vorgängerspalte Verknüpfen per Schaltfläche oder Tastenkombination Verknüpfung per Dialogbox Verknüpfungen aufheben Verknüpfungen bearbeiten Gedanken zum Thema Verknüpfungen Puffer und kritischer Pfad Puffer Kritischer Pfad Anzeigen des Vorgangspfades Die Zeitachse Auswahl von Vorgängen zur Zeitachse Formatieren der Zeitachse Export der Zeitachse Arbeiten mit Einschränkungsarten Projektplanung ohne Einschränkungen Vorgänge mit Einschränkungen versehen Einschränkungsarten und der Planungs-Assistent Vorgänge unterbrechen Periodische Vorgänge

5 5.15 Speichern des Projektplans Speichern unter Speicherformate Ressourcen- und Kostenmanagement Arbeiten mit Ressourcen (Einführung) Ressourcenarten Ressourcen anlegen Anwesenheitsstatus mit Microsoft Lync anzeigen Kalender Dauer und Arbeit Verhältnis Arbeit, Dauer und Einheit Ressourcen Vorgängen zuordnen Verfügbarkeit und Auslastung Ressourcenüberlastungen beseitigen Auswirkungen von Änderungen der Ressourceneinheiten Kostenmanagement Kostenarten in Microsoft Project Kostenkontrolle Budgetplanung Projektüberwachung Fortschrittserfassung Grafische Fortschrittserfassung im Gantt-Diagramm Fortschrittserfassung tabellarisch mit Werten Erfassung von aktuellen Werten in Zeitphasen Automatische Fortschrittserfassung Projektplanüberwachung Arbeiten mit dem Basisplan Arbeiten mit Fortschrittslinien Projekte vergleichen Earned Value Analysis (Leistungswertanalyse) Reporting Berichtsfunktionen in Microsoft Project Grafische Berichte

6 8 Multiprojektmanagement Arbeitsweise des Multiprojektmanagements in Microsoft Project Übergreifende Vorgänge in Multiprojekten Verknüpfungen zwischen Projekten Einfügen von externen Vorgängen Drucken und Optionen Drucken Darstellung und Anpassung von Ansichten Aufruf und Bedienung von Ansichten Gantt-Diagramme Netzplandiagramm Kalender Masken Ressourcensichten Tabellen Erweiterte Formatierungen Arbeiten mit eigenen Feldern und Formeln Optionen und Tastaturbedienung Optionen Tastenkombinationen App Store 269 TEIL 3 Arbeiten mit Microsoft Project Server 11 Einführung Struktur und Aufbau von Teil Microsoft PPM die Komponenten Microsoft Project Server

7 Microsoft Project Professional Microsoft Project Web App Architekturänderungen App Store Microsoft Project Server in der Cloud Rollenorganisation für Microsoft Project Server Erste Schritte mit Project Server Anmeldung in Project Professional Anmeldung in Project Web App Enterprise-Projekte Terminplanung mit Microsoft Project Server Project Center Menüband verwenden Mit Project-Center-Ansichten arbeiten Neues Projekt anlegen Anlegen eines neuen Projekts über die Microsoft Project Web App Anlegen eines neuen Projekts mit Microsoft Project Neue Projektplanvorlagen anlegen Migration eines lokalen Projekts Vorhandenes Projekt öffnen und bearbeiten Öffnen eines Projekts in der Microsoft Project Web App Öffnen eines Projekts in Microsoft Project Speichern und Veröffentlichen Ein- und Auschecken Auschecken Einchecken Projektberechtigungen Mit inaktiven Vorgängen arbeiten Multiprojektmanagement Projekte in Teilprojekte unterteilen Lieferumfänge (Deliverables) Spezielle Anwendungsfälle Einchecken erzwingen

8 Offline arbeiten Cache verwalten Eigene Warteschlangenaufträge verwalten Unterschiede der Bearbeitung des Projektplans mit der Microsoft Project Web App und mit Project Professional Vor- und Nachteile von Microsoft Project Professional und Microsoft Project Web App bei der Bearbeitung des Projektplans Funktionalitäten-Einschränkungen Zusammenfassung Ressourcen- und Kostenmanagement mit Microsoft Project Server Projektübergreifendes Ressourcenmanagement Enterprise-Ressourcenpool Ressourcenpool bearbeiten Ressourcenverfügbarkeit Ressourcenzuordnungen Ressourcen- und Kostenplanung Projektteam zusammenstellen Buchungstyp Ressourcen zuordnen Mit dem Teamplaner arbeiten Mit Überlastungen umgehen Auslastungsinformationen aus anderen Projekten Kostenmanagement Projektüberwachung mit Microsoft Project Server Fortschrittsrückmeldung Vorgänge anzeigen Vorgänge aktualisieren Vorgangsänderungen genehmigen/ablehnen Aktualisierung des Projektplans Ist-Werte im Projektplan schützen

9 Automatische Genehmigung Genehmigte und abgelehnte Statusaktualisierungen überprüfen Vorgänge zur Rückmeldung sperren Weitere Vorgangsinformationen zurückmelden Vorgang entfernen Vorgang neu zuordnen Vorgang erstellen Sich selbst einem Projektvorgang zuordnen Teamvorgänge hinzufügen Arbeitszeittabellen im einfachen Eingabemodus Arbeitszeittabelle anzeigen Arbeitszeittabelle aktualisieren Arbeitszeittabelle übermitteln Projektarbeit genehmigen/ablehnen Arbeitszeittabelle genehmigen Administrative Zeit planen Urlaub planen Arbeitszeittabelle verwalten Arbeitszeittabellen ohne einfachen Eingabemodus Arbeitszeittabelle bearbeiten Zeitrückmeldung auf oberster Ebene Arbeitszeittabelle genehmigen Integration mit SharePoint und Microsoft Exchange Server Stellvertretungsfunktion Stellvertretungen verwalten Als Stellvertretung agieren Status-Manager und Zuordnungsbesitzer Status-Manager Zuordnungsbesitzer Arbeiten mit Projektwebsites Projektwebsite erstellen Mit der Projektwebsite arbeiten Dokumente Risiken und Probleme

10 Lieferumfänge Listenelemente mit anderen Elementen verknüpfen Projektwebsite verwalten Neue Listen und Dokumentbibliotheken erstellen Metadaten verwalten Ansichten verwalten Versionierung einstellen Papierkorb Berechtigungen vergeben Anforderungsmanagement Projektlebenszyklus Was ist Anforderungsmanagement? Beispiel-Prozess für das Anforderungsmanagement Ideensammlung Initiierung Planung Übersicht über die Konfigurationsmöglichkeiten Grundkonzepte Konzeption von Workflows Portfoliomanagement Grundkonzepte des Portfoliomanagements Strategische Unternehmensführung Eine Strategie in Geschäftsziele umwandeln Das Portfolio steuern Portfoliomanagement in Project Server Definition der Unternehmensstrategie Geschäftsziele anlegen Geschäftsziele priorisieren Projektbewertung und Auswahl Kostenanalyse Ressourcenanalyse

11 Mit Projektabhängigkeiten arbeiten Optimierungsalgorithmen Portfolioanalyse und Berichtswesen Berichtswesen Technologie-Überblick Datenquellen Project Server Datenbank Analysis Services Cubes (OLAP) SharePoint-Inhalte Datenzugriff Datenspeicherung Rückblick Datenzugriff Direkter Datenbankzugriff bei einer Project-Server-Installation Daten in der Cloud Business Intelligence Center Excel Services Architektur Musterberichte und Vorlagen Beispielbericht: Projektaufwand Power View (SSRS) Power View in Excel Power View für SharePoint SQL Server Reporting Services Funktionsumfang Erstellen einer Berichtsbibliothek Anlegen einer gemeinsam genutzten Datenquelle Beispielbericht: Projektaufwand PerformancePoint Services Überblick Beispielbericht: Analysediagramm Projektaufwand Dashboards Entscheidungshilfen Sicht der Berichtersteller Sicht der Berichtsempfänger

12 19 Konfiguration des Project Servers Sicherheit Vergleich der Features für Sicherheitsmodi in Project Server Sicherheit (SharePoint-Berechtigungsmodus) Sicherheit (Project-Server-Berechtigungsmodus) Benutzer verwalten (Project-Server-Berechtigungsmodus) Gruppen verwalten (Project-Server-Berechtigungsmodus) Kategorien verwalten (Project-Server-Berechtigungsmodus) Sicherheitsvorlagen verwalten (Project-Server-Berechtigungsmodus) Project-Web-App-Berechtigungen (Project-Server-Berechtigungsmodus) Benutzersynchronisierungseinstellungen verwalten (Project-Server-Berechtigungsmodus) Stellvertretungen verwalten (Project-Server-Berechtigungsmodus) Enterprise-Daten Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und -Nachschlagetabellen Enterprise-Global Enterprise-Kalender Ressourcencenter Warteschlangen- und Datenbankverwaltung Warteschlangenaufträge verwalten Warteschlangeneinstellungen Enterprise-Objekte löschen Einchecken von Enterprise-Objekten erzwingen Tägliche Sicherung planen (nur in SharePoint-Zentraladministration) Administrative Sicherung (nur in SharePoint-Zentraladministration) Administrative Wiederherstellung (nur in SharePoint-Zentraladministration) OLAP-Datenbankverwaltung (nur in SharePoint-Zentraladministration) Aussehen und Verhalten Ansichten verwalten Gruppierungsformate

13 Balkendiagrammformate Schnellstart Zeit- und Vorgangsverwaltung Geschäftszeiträume Zeiträume für Zeitberichte Linienklassifikationen Einstellungen und Standardwerte in der Arbeitszeittabelle Administrative Zeit Vorgangseinstellungen und -anzeige Arbeitszeittabellen verwalten Arbeitszeittabellen-Manager Zu aktualisierende Vorgänge schließen Betriebsrichtlinien Warnungen und Erinnerungen (nur in SharePoint-Zentraladministration) Weitere Servereinstellungen Serverseitige Ereignishandler Synchronisierung des Active-Directory-Ressourcenpools Verbundene SharePoint-Websites (nicht in SharePoint-Zentraladministration) Einstellungen für die Bereitstellung der Projektwebsite (nur SharePoint-Zentraladministration) Massenaktualisierung von Projektwebsites Workflow- und Projektdetailseiten Enterprise-Projekttypen Workflowphasen Workflowstufen Projektdetailseiten Workflows ändern oder neu starten Erstellen eines Project-Server-Workflows mit SharePoint Designer Projektworkfloweinstellungen (nur in SharePoint-Zentraladministration) Persönliche Einstellungen Meine Warteschlangenaufträge Stellvertretungen verwalten (Project-Server-Berechtigungsmodus) Als Stellvertretung agieren (Project-Server-Berechtigungsmodus) Meine Warnungen und Erinnerungen verwalten Warnungen und Erinnerungen meiner Ressource verwalten

14 20 Installation und Wartung Hard- und Software-Anforderungen Installation Vorbereitung der Installation Planen der Benutzerkonten für die Installation Installation der Systemvoraussetzungen SharePoint Server Project Server Konfigurations-Assistent Konfiguration der Farm über die Zentraladministration Bereitstellung einer Infrastruktur für Apps Bereitstellung der Workflow-Infrastruktur Updates Datensicherung und -wiederherstellung Sicherung der Farm über Microsoft SharePoint Wiederherstellung der Farm SQL Server-Sicherung Aktualisierung von früheren Project-Server-Versionen Anhang A Kategorieberechtigungen A.1 Kategorieberechtigungen Projekt A.2 Kategorieberechtigungen Ressource B Globale Berechtigungen B.1 Adminstration B.2 Allgemein B.3 Ansichten B.4 Portfoliostrategie B.5 Projekt B.6 Ressource B.7 Statusberichte B.8 Zeit- und Vorgangsverwaltung Index

15 2 Microsoft Kapitel 2 Project und Project Server 2013: Ausgangslage Positionierung Übersicht 2 Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den grundsätzlichen Themen, die eine Organisation vor Einführung eines Microsoft Project Servers 2013 berücksichtigen sollte. Wie stellt sich eine typische Ausgangslage in einem Unternehmen ohne Microsoft Project Server dar? Wie positioniert sich hier der Microsoft Project Server, und durch welche Eckdaten zeichnet er sich aus? Das Projektmanagement ist in der Sache eigentlich nichts Neues. Viele große Vorhaben, wie z.b. der Bau historischer Gebäude, Anlagen, Unternehmungen und Ereignisse, wurde ohne große Nennung der Begrifflichkeit Projektmanagement geplant und oftmals auch erfolgreich realisiert, siehe auch Kapitel 1,»Einführung«. Und das Ganze geschah auch noch ohne den Einsatz eines IT-gestützten Werkzeugs. Wie kann es da sein, dass der Bedarf an einem Werkzeug immer größer wird und dem Thema teilweise sogar mehr Aufmerksamkeit als der Einführung von Prozessen und Standards zugestanden wird? 2.1 Ausgangslage im Projektmanagement Um die derzeitige Ausgangslage im Projektmanagement einfach zu beschreiben, sollte das in Abbildung 2.1 dargestellte magische Dreieck betrachtet werden. Eigentlich soll in unserem Beispiel einfach nur ein neuer Flughafen geplant und gebaut werden, der AIRPORT Bielefeld. Aber bei diesem Vorhaben zeigen sich die folgenden Herausforderungen: Ergebnis und Qualität: Der neue Flughafen soll möglichst modern und technisch auf dem neuesten Stand sein. Alle Komponenten eines modernen Verkehrsflughafens sollen so gut wie möglich aufeinander abgestimmt sein und später einen reibungslosen Betrieb des Flughafens ermöglichen. 47

16 2 Microsoft Project und Project Server 2013: Ausgangslage Positionierung Übersicht Zeit und Termin: Der Flughafen soll in einem festgelegten Zeitfenster bis zu einem bestimmten Termin fertig gestellt werden. Eine Fertigstellung soll z.b. zu einem bestimmten Termin zu erfolgen, da die Flugpläne der beteiligten Fluggesellschaften mit dem Fertigstellungstermin abgestimmt sind. Aufwand und Ressourcen: Reiner Sonnenschein als Gesamtprojektleiter stehen für die Umsetzung seiner Planung nur begrenzte Mittel und Mitarbeiter zur Verfügung. Die Investoren stellen nur ein begrenztes Budget zur Verfügung, welches unbedingt eingehalten werden muss. Ergebnis Qualität Zeit Termin Aufwand Ressourcen Abbildung 2.1 Vereinfachte Darstellung des magischen Dreiecks Die Herausforderungen entsprechen dem dargestellten magischen Dreieck. Kurz gesagt, muss mit immer weniger Mitteln in immer kürzerer Zeit immer mehr erreicht werden. Diese Anforderungen kennen Sie sicher auch aus Ihrem eigenen Projektleben. So wird ein optimierendes und vorausschauendes Projekt- und Ressourcenmanagement ein immer wichtigerer Garant für den erfolgreichen Projektabschluss. Genau hier kann ein Projekt- und Ressourcenmanagement-Werkzeug helfen. Und genau hier setzen auch Microsoft Project und der Microsoft Project Server an. Hier stellt sich nun die Frage, welche Chancen und Risiken die Einführung von Werkzeugen für eine beispielhafte Organisation wie den Neubau des AIRPORT Bielefeld in sich birgt. Welche Voraussetzungen technischer und prozessualer Art müssen berücksichtigt werden? 2.2 Betriebliche Ausgangslage und Anforderungen Die ersten Planungsschritte für den Neubau des AIRPORT Bielefeld sind noch einfach. Die erste Vorplanung ist überschaubar und muss noch nicht wirklich detailliert sein. Doch langsam steigen die Anforderungen. Die Zahl der Teilprojekte und vor 48

17 2.2 Betriebliche Ausgangslage und Anforderungen allem auch der Beteiligten wächst stetig. Aus dem ursprünglichen Pioniergeist der Planung erwachsen immer mehr betriebswirtschaftliche Anforderungen. Noch dazu steht das Projekt in der Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit. Werden Budget, Termin oder Qualität nicht eingehalten, so hat dies nicht nur Folgen innerhalb der Flughafenplanungsgesellschaft AIRBI GmbH, auch die Wahrnehmung des Projekts in der Öffentlichkeit wird darunter leiden. 2 Auf dieser Basis muss sich die AIRBI GmbH immer weiter mit dem Thema Werkzeuge für das Projektmanagement beschäftigen. Die Ausgangslage der Planungsgesellschaft lässt sich folgendermaßen beschreiben: Es gibt keine einheitliche Vorgabe für den Einsatz eines Projektmanagement- Werkzeugs. Daher werden neben Microsoft Project auch Microsoft Excel (siehe Abbildung 2.2) und/oder Word für die Planung und PowerPoint für die Abbildung des Projektmanagements verwendet. Es existieren keine Standards für die Projektplanung, keine einheitlichen Projektvorlagen und keine übergreifend definierten Begrifflichkeiten. Ressourcen werden ohne Rücksprache und Überprüfung der Verfügbarkeit kurzfristig Projektvorgängen zugeordnet. Es gibt keine Transparenz auf Knopfdruck über Daten der Projektplanung und -steuerung der operativen Projektphase. Soll-/Ist-Vergleiche über Termine, Aufwände und Kosten können nur mit hohem Aufwand oder gar nicht erstellt werden. Abbildung 2.2 Beispiel für die Projektplanung mit Microsoft Excel 49

18 2 Microsoft Project und Project Server 2013: Ausgangslage Positionierung Übersicht Welche Anforderungen an ein zukünftiges Projektmanagement-Werkzeug hinsichtlich Prozessen und Funktionalitäten ergeben sich für die AIRBI GmbH nun konkret? Um die Anforderungen entsprechend umsetzen zu können, sollte man sich natürlich erst einmal einen Überblick über die aktuell verfügbaren Software-Systeme verschaffen. Natürlich fällt der Blick hier auch auf Microsoft Project. Ein erstes Argument, welches für Microsoft Project spricht, ist die Möglichkeit der iterativen Einführung. In einer ersten Ausbaustufe reicht möglicherweise das Modul Microsoft Project bereits aus. In der zweiten Ausbaustufe kann Microsoft Project dann an den Microsoft Project Server angebunden werden und zusätzlich die Microsoft Project Web App genutzt werden, um so nahezu nahtlos eine Vernetzung der Projektbeteiligten herbeizuführen. Eine nähere Erläuterung zu Einführungsverlauf und -strategie finden Sie in Kapitel 3,»Implementierung aus strategischer Sicht«. 2.3 Microsoft PPM die Komponenten Im Laufe der Jahre hat sich Microsoft Project umfangreich weiterentwickelt. Neben dem Microsoft Project Server kam 2007, wie schon in Abschnitt 1.6,»Geschichtlicher Abriss Microsoft Project«, kurz erwähnt, der Microsoft Project Portfolio Server für das Projektantragswesen und das Projektportfoliomanagement hinzu. Einen weiteren wesentlichen Bestandteil macht mittlerweile die Nutzung von Microsoft Share- Point aus. Bearbeiten von Projekten Ressourcenmanagement Projektszenarien Microsoft Project Microsoft Project Web App Zentrale Projektablage Rechteverwaltung Bereitstellung von Projektund Ressourcendaten Microsoft Project Server Microsoft SharePoint Server Projektanträge Projektauswahl Projekt-Arbeitsberech Microsoft SQL Server Drittsysteme, ERP etc. Abbildung 2.3 Die Komponenten von Microsoft PPM und ihr Zusammenspiel 50

19 2.3 Microsoft PPM die Komponenten Um alle Komponenten mit einem Begriff zu bezeichnen, wurde seit Ende der 2000er-Jahre der Name Microsoft EPM (Enterprise Project Management) immer häufiger genutzt. Microsoft EPM stand als Oberbegriff für die Sammlung an Microsoft- Werkzeugen, die zur Abbildung eines vollständigen Projektlebenszyklus genutzt werden können. 2 Seit ca gibt es nun, zumindest aus Sicht von Microsoft, einen Nachfolger für die Bezeichnung EPM, und zwar das sogenannte PPM. PPM steht für Projektportfoliomanagement, beschreibt jedoch aus der Perspektive von Microsoft die gleichen Elemente, zumindest technisch, wie der Vorgänger EPM (siehe Abbildung 2.3). Wie schon oben dargestellt, bietet Microsoft PPM mit allen Komponenten und Modulen eine optimale Erweiterbarkeit für die wachsende und sich ändernde Projektorganisation. Sie erhalten hier einen kurzen Überblick über die Komponenten. Detaillierter werden die Komponenten aus Anwendungssicht in Abschnitt 11.2,»Microsoft PPM die Komponenten«, erläutert. Microsoft Project Microsoft Project dient dem Erstellen und erweiterten Bearbeiten von Projekten mit einem sogenannten Rich-Client, welcher auch eine Offline-Bearbeitung der Daten zulässt. Microsoft Project Web App Über diese Webanwendung können alle Projektbeteiligten einer Organisation rechteabhängig auf die relevanten Informationen zugreifen und Funktionen des Projektantragswesens und des Portfoliomanagements nutzen. Seit der Version 2010 und noch besser mit der Version 2013 können mit der Microsoft Project Web App auch Projekte erstellt und bearbeitet werden. Allerdings ist der Funktionsumfang im Gegensatz zum Rich-Client hier eingeschränkt. Microsoft Project Server Der Microsoft Project Server dient der zentralen Datenverwaltung für alle Projektund Ressourceninformationen und stellt des Weiteren alle webbasierten Funktionen bereit. Über den Server wird auch die Organisation abgebildet, z.b. bei der Verwaltung von Berechtigungen. Microsoft SharePoint Server SharePoint erfüllt im Microsoft PPM-Umfeld diverse Aufgaben. Hierzu gehört u.a. die Bereitstellung der Basis für die webbasierten Oberflächen der Microsoft Project Web App. Hinzu kommt die Bereitstellung und Verwaltung von Prozessen und Funktionalitäten zur Verwaltung aller projektbegleitenden Informationen und Dokumente. 51