3 ABRECHNUNGSPROGRAMME Informationsabrechnung Monatsabrechnung Abrechnungsimulation Monatswechsel 15

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2 1 LOHN.CS Komfortable Berechnung mit Rückrechnungsfunktion Meldeverfahren per DFÜ Integration des Archiv.CS direkt aus der Lohnanwendung Rechenzentrum Weitere Beispiele für die Leistungsfähigkeit von Lohn.CS Funktionsumfang 4 2 VERWALTUNG DER STAMMDATEN Mandantenübergreifende Stammdaten Banken Finanzämter Arbeitstage Krankenkassen Lohnartendefinition Lohnartenkataloge Mandantenbezogene Stammdaten Lohnmandant Betriebsstätten Arbeitnehmerstamm Verwaltung Drucken Fehlzeiten Verwaltung der Lohnarten 13 3 ABRECHNUNGSPROGRAMME Informationsabrechnung Monatsabrechnung Abrechnungsimulation Monatswechsel 15 4 DRUCKE UND LISTEN DER REGELMÄSSIGEN LOHNABRECHNUNG Lohn- und Gehaltsabrechnung Zahlungsträger Journale Lohnsteueranmeldungen Beitragsnachweise Lohnkonten 18 5 DEÜV MELDEVERFAHREN DER SOZIALVERSICHERUNG 19 6 AUSWERTUNGEN / DRUCKE / LISTEN 20 7 MELDEVERFAHREN PER DATENFERNÜBERTRAGUNG Arbeitnehmermeldeverfahren - DEÜV Datenübermittlung Beitragsnachweise Elektronischer Zahlungsverkehr Datenübermittlung Lohnsteuer- und Umsatzsteuervoranmeldungen Firmenauskünfte 22 8 ZUSATZMODULE Autom. Monatsabschluß Lohn Beitragssatzpflege Krankenkassen / Mandantenübergreifende Suche Erstattung Entgeltfortzahlung Pfändung Lohnimport Baulohn Öffentlicher Dienst 23 9 ARCHIV Stufenweiser Einstieg in die elektronische Archivierung 25

3 1 Lohn.CS Mit Schleupen Lohn.CS rechnen Sie Ihren Lohn schnell, sicher und komfortabel ab. Profitieren Sie von den Vorteilen des Inhouse-Konzeptes: Sie können jederzeit die erforderlichen Daten erfassen, abrechnen, ausdrucken sowie ggf. berichtigen. So steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mandanten und Ihren Gewinn. Die ständige Anpassung an gesetzliche Änderungen über ISDN gewährleistet darüberhinaus die jederzeitige Aktualität der Software. Selbstverständlich unter Berücksichtigung der Umstellung auf den EURO zum Komfortable Berechnung mit Rückrechnungsfunktion Lohn.CS ist durchgängig rückrechnungsfähig. Rückrechnungen erfolgen automatisch durch Änderung oder Ergänzung der abrechnungsrelevanten Krankenkassenstammdaten, Arbeitnehmerstammdaten der abgerechneten Brutto- und Nettolohnbestandteile der Arbeitnehmer oder aber auch einfach manuell. Und das für beliebig viele Jahre. Die sich ergebenden Änderungen in Werten und Abzügen werden auf allen relevanten Listen (wie z.b. Lohnjournal, Lohnsteueranmeldung, Beitragsabrechnung etc.) transparent berücksichtigt. Die Wiederholung der Abrechnung einzelner oder aller Arbeitnehmer ist jederzeit möglich. Die lästige Stornierung vorhandener Abrechnungen ist damit Vergangenheit. Darüber hinaus haben Sie die Sicherheit, dass alle Arbeitnehmer vollständig abgerechnet und in Pflichtauswertungen wie Lohnjournal und DEÜV-Meldungen berücksichtigt werden. Damit sind Sie bestens auf die nächste Betriebsprüfung vorbereitet. 1.2 Meldeverfahren per DFÜ Durchgängige DFÜ-Fähigkeit lässt die monatlichen Papierberge auf ein Minimum schmelzen und die Versandkosten werden erheblich reduziert. Beitragsnachweise an die Krankenkassen DEÜV-Meldeverfahren an die Sozialversicherung (systemuntersucht und zertifiziert) Lohnsteueranmeldungen Zahlungsträger an die Banken Damit sind alle Voraussetzungen gegeben, um das gesamte Meldeverfahren automatisch fristgerecht und ohne Postversand per DFÜ abzuwickeln. 1.3 Integration des Archiv.CS Mit der Integration des Archiv.CS in diese Fachanwendung, wird nicht nur die elektronische Archivierung rationell und sicher, sondern auch die Recherche nach Dokumenten gestaltet sich noch schneller und effizienter. So können Sie z.b. direkt aus dem Arbeitnehmerstamm schnell einmal die Lohn- und Gehaltsabrechnungen der letzten Jahre einsehen. Archiv.CS basiert auf dem Easy-Archiv der EASY SOFTWARE AG, Mühlheim direkt aus der Lohnanwendung Nachfragen nach einer Kopie der letzten Lohn- und Gehaltsabrechnung beantworten Sie in Zukunft mit "Gerne, ich schicke Sie Ihnen sofort per ". Das Ganze natürlich Passwort geschützt. Die Funktion steht Ihnen selbstverständlich auch für alle anderen Drucke und Listen zur Verfügung - Ihr Wettbewerbsvorteil in puncto Schnelligkeit. 3

4 1.5 Rechenzentrum Auch für Lohn und Gehalt: Programmnutzung im Leistungsverbund "Kanzlei Online". Teilfunktionen können über Terminalserver in der Kanzlei und über SchleupenNET für den Mandanten zugänglich gemacht werden. Die Kanzlei als "Rechenzentrum". 1.6 Weitere Beispiele für die Leistungsfähigkeit von Lohn.CS Rationelle Mandantenbearbeitung im Mehr-Mandantenbetrieb Prüfung aller Drucke vorab und ohne Umwege direkt am Bildschirm. Baulohnabrechnung Unterstützung der tariflichen Bestimmungen des öffentlichen Dienstes, insbesondere für Versorgungsunternehmen und Kommunen ZVK-Abrechnung und Meldewesen 1.7 Funktionsumfang Die Abrechnung ist für Mandanten und innerhalb der Mandanten für 999 Betriebsstätten möglich: Abrechnungssimulation Voll-DEÜV (Monats- u. Jahresmeldungen) Automatischer Rückrechnungsanstoß bei rückwirkenden Änderungen abrechnungsrelevanter Krankenkassen-, Arbeitnehmer- und Lohndaten Alle Voraussetzungen für die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Abrechnung und Auswertung Abrechnung von Löhnen, Gehältern, Ausbildungsvergütungen, geringfügig Beschäftigten, Versorgungsbezugsempfängern und Praktikanten Altersteilzeit u.a. auch unter Berücksichtigung der Tarifbestimmungen des BAT, Abrechnung Kurzarbeitergeld Abrechnung von Einmalzahlungen unter Berücksichtigung der Märzklausel Abrechnung von mehrjährigen sonstigen Bezügen Berechnung der Lohnsteuer: täglich / monatlich / jährlich, Lohnsteuerjahresausgleich mit automatischer Prüfung der Zulässigkeit, Berechnung der Pauschalsteuer Länderspezifische Berechnung der Kirchensteuer unter Berücksichtigung der Mindestkirchensteuer Abrechnung eines umlagepflichtigen Betriebes (Umlage nach dem Lohnfortzahlungsgesetz) Abrechnung von Geringverdienern Berechnung der Arbeitskammerbeiträge Saar und Bremen Netto-Hochrechnung Ermittlung der Durchschnitte: Tage / Stunden / Betrag Teilmonatsberechnung in Stunden, Arbeitstagen oder Kalendertagen Buchungsbeleg unter Berücksichtigung von Kostenarten und Kostenstellen inklusive Verteilung der gesetzlichen Arbeitgeberaufwendungen Definieren eines eigenen Lohnartenkataloges Berufsgenossenschaftslisten, Schwerbehindertenlisten 4

5 2 Verwaltung der Stammdaten 2.1 Mandantenübergreifende Stammdaten Die folgenden Stammdaten stehen für alle Lohnmandanten zur Verfügung und müssen deshalb nur einmal angelegt werden. Banken Finanzämter Arbeitstage Lohnartendefinition Lohnartenkataloge Diese Stammdaten sind zusätzlich zeitbezogen. Damit ist die Grundlage für eine durchgängige Rückrechnungsfähigkeit von Lohn.CS gelegt. Krankenkassen Brutto-/Netto-Lohnarten Zusatzversorgungskassen für den Baulohn und den öffentlichen Dienst (Zusatzmodule) Tarif-Tabellen (Zusatzmodul) Banken Mit diesem Programm erfolgt das Erfassen/Verwalten der erforderlichen Bankverbindungen für Zahlungen an Arbeitnehmer Krankenkassen Finanzämter sowie der Zahlbanken der Betriebe. Die vorhandenen Bankverbindungen sind für alle Lohnmandanten im Zugriff und müssen deshalb jeweils nur einmal angelegt werden. Die Banken stellen fachübergreifende System-/Kanzleidatenbestände dar. Zur Verwaltung der Banken: Bankleitzahl Bankname Anschrift Finanzämter Die Finanzämter stellen fachübergreifende System-/Kanzleidatenbestände dar. Zur Verwaltung der Finanzämter Finanzamtsnummer Adresse Bankverbindung Ansprechpartner 5

6 2.1.3 Arbeitstage Die Verwaltung ist mandantenübergeordnet. Es werden, bezogen auf das jeweilige Bundesland, die echten Arbeitstage je Monat erfaßt Krankenkassen Die Krankenkasse als Beispiel für ein komfortables Programm zur Pflege von Stammdaten mit Zeitbezug. Änderungen der Beitragssätze werden bei der nächsten Abrechnung der Arbeitnehmer automatisch berücksichtigt, auch für zurückliegende Zeiträume. Die erforderlichen Rückrechnungen erfolgen sodann vollautomatisch. Mit dem Modul Beitragssatzpflege für die Kassenarten AOK, IKK, und Ersatzkassen werden sie optimal bei der Neuanlage der Krankenkassen und der weiteren Pflege der Beitragssätze unterstützt Zusätzliche Funktion: Krankenkassen möglich Suchen nach Krankenkassen mit Übersicht über die zuletzt gepflegten Zeiträume Anzeige und Druck aller Betriebsnummern Kopieren von Krankenkassen Drucken von Stammblättern und Listen optionale mandantenbezogene Verwaltung von Informationen wie Adresse, Bankeinzug, Finanzbuchhaltungskonten... Zur Verwaltung der Krankenkassen: Krankenkassennummer Anschrift Bankverbindung Betriebsnummer für DEÜV im Lieferumfang enthalten Beitrags- und Umlagesätze 6

7 2.1.5 Lohnartendefinition Im Lieferumfang von Lohn.CS ist eine umfangreich Sammlung von Lohnarten enthalten. Diese werden von Schleupen gepflegt. Bei gesetzlichen Änderungen werden sogenannte Musterlohnarten per Wartung geliefert. Über deren Verwendung entscheiden Sie selbst. Daneben besteht die Möglichkeit Lohnarten selbst zu definieren. Dabei werden Sie durch umfangreiche Abfrageparameter optimal unterstützt. Über die Programmierung können Sie die Lohnart zusätzlich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Durch die Zeitabhängigkeit der Progammierschritte ist das System optimal auf gesetzliche Änderungen vorbereitet. Werden alle Möglichkeiten ausgenutzt, stehen 999 Brutto- Lohnarten und 999 Netto-Lohnarten zur Verfügung. Zusätzliche Funktionen: Kopieren von Lohnarten Drucken von Lohnarten, als Verzeichnis oder im Detail mit allen Informationen Druck Lohnartendefinition als Übersicht Zur Verwaltung der Lohnarten: Brutto- und Nettolohnarten Lohnartennummer Text Erfassungsparameter Zusatzparameter Programmierung 7

8 2.1.6 Lohnartenkataloge Zur besseren Übersichtlichkeit bei der Lohnartenerfassung für den Arbeitnehmer besteht die Möglichkeit, Lohnarten zu Katalogen zusammenzustellen. Diese werden dem Mandanten zugeordnet. 2.2 Mandantenbezogene Stammdaten Lohnmandant Neben den Verwaltungen im Mandantenstamm werden hier zusätzliche Parameter gepflegt bzw. Informationen zum Abrechnungsstatus des Mandanten angezeigt. Es erfolgen Angaben zu den zu druckenden Auswertungen des Mandanten und zur Teilnahme am DEÜV-Verfahren. Zur Verwaltung des Lohnmandanten Abrechnungsdaten Euro-Angaben Meldeverfahren DEÜV /ZVK Auswertungen Beitragskontonummern (KK) Verwaltung je Krankenkasse für den Ausdruck des Beitragsnachweises Betriebsstätten Mit diesem Programm erfolgt mandantenbezogen die Verwaltung des Firmen- und Betriebsstättenstamms. Eine Trennung der Betriebsstätte muss bzw. kann dann erfolgen, wenn mehrere Bundesländer Finanzämter Steuernummern Betriebsnummern Bankverbindungen (Zahlbank des Betriebes) Berufsgenossenschaften Tarifverträge bei einem Mandanten abgerechnet werden. Zusätzliche Funktionen: Suchen nach Finanzamtsnummer Übernahme von Daten der Hauptbetriebsstätte in andere Betriebsstätten 8

9 Zur Verwaltung der Betriebsstätte: Zeitbezug der Daten 999 Betriebsstätten sind möglich Allgemeines mit Angaben zu Grunddaten Steuer Sozialversicherung Zusatzangaben, wie Arbeitsamt, betriebliche Arbeitszeit pro Woche und Tag Teillohn Bankverbindung Berufsgenossenschaft Schwerbehinderung Angaben zu Umlage Integrationsamt Ansprechpartner Bankverbindung Bau (Zusatzmodul) ZVK / Zusatzversorgungskasse (Zusatzmodul) Tarif (Zusatzmodul) Buchungsbeleg verwalten Betriebsstättenbezogene Zuordnung der FiBu-Konto-Nummern für Steuern und Arbeitgeberanteile. Diese Konten können nach Arbeitnehmergruppen (Arbeiter/Angestellter/Azubi usw.) verwaltet werden. Hier erfolgt auch die Zuordnung der einzelnen Lohnarten zu den entsprechenden Konten. 9

10 2.3 Arbeitnehmerstamm Verwaltung Mit diesem Programm erfolgt das Erfassen/Verwalten aller Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmerstamm ist zeitabhängig. Bei Änderung der Daten für zurückliegende Monate werden alle erforderlichen Berechnungen (Rückrechnungen) automatisch mit der nächsten Abrechnung durchgeführt. Um die Neuanlage von Arbeitnehmern zu erleichtern, kann ein sogenannter Dummy-Arbeitnehmer (Muster) angelegt werden. Dieser Dummy-Arbeitnehmer wird mit allen Angaben, die am häufigsten vorkommen, verwaltet. Bei der Neuanlage eines Arbeitnehmers sind diese Angaben bereits vorhanden und müssen nicht nochmals eingegeben werden. Die umfangreichen Daten zum Arbeitnehmer sind thematisch gegliedert und übersichtlich auf sogenannten Kartenreitern zu verwalten. In vielen Feldern steht dem geübten Anwender zur rationellen Erfassung die Eingabe des offiziellen Schlüssels wie z.b. der Beitragsgruppe zur Sozialversicherung zur Verfügung. Z.B. zum Zwecke der Einarbeitung können diese Felder auch aus einer Liste im Klartext ausgewählt werden. Bei der Erfassung stehen List- und Suchfunktionen auf die erforderlichen weiteren Stammdaten zur Verfügung. So ist eine Krankenkasse schnell gefunden. Fehlen einmal Stammdaten, wie z.b. eine Krankenkasse, kann diese ohne Verlassen des gerade in Arbeit befindlichen Arbeitnehmers in einem zweiten Fenster neu angelegt werden. Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen gewährleisten eine einwandfreie Abrechnung. Fehlende oder nicht plausible Verwaltungen werden sofort am Bildschirm angezeigt. Zusätzliche Funktionen: Archivrecherche in Archiv.CS Lohnabrechnung Lohnkonten Arbeitnehmer-Stammblätter Durchschnitte anzeigen (Betrag/Stunden/Tage) Lohnarten verwalten prozentuale Kostenstellenverteilung verwalten Baukonto verwalten (Zusatzmodul) Lohnkonten-Vortrag - wird ein Mandant im lfd. Jahr übernommen, können die Lohnkontenwerte der Arbeitnehmer vorgetragen werden. Danach kann dieser Mandant sofort ab Startmonat abgerechnet werden. 10

11 Änderungsprotokoll - Änderungen im Arbeitnehmerstamm und bei der Verwaltung der Lohnarten werden in einer Datei festgehalten und können gedruckt werden. Fehlzeiten verwalten Abrechnung des Arbeitnehmers Druck der Lohn- und Gehaltsabrechnung des aktuellen Monats, auch am Bildschirm möglich Zur Verwaltung des Arbeitnehmers: Arbeitnehmer- Nummer (5-stellig) Allgemeines Personendaten Eintritt / Austritt, es sind mehrere Wiedereintritte möglich. Name Anschrift Personenzusätze Bankverbindung Stammkostenstelle und prozentuale Aufteilung auf mehrere Kostenstellen Angaben für die Berufsgenossenschaft Angaben für das Stat. Landesamt Schwerbehindertenangaben Versorgungsbezüge und Altersteilzeit Zusatzangaben Arbeitszeit Urlaubsinformationen Knappschaft Weiteres wie Haushaltshilfe, Heimarbeit, Immatrikulation Angaben zur Berechnung der Steuern Lohn- und Kirchensteuer Lohnsteuerjahresausgleich Grenzpendler Kammerabgabe Saarland und Bremen Freistellungsbescheinigung für geringfügig Beschäftigte Vorverdienste bei anderen Arbeitgebern Angaben zur Berechnung der Sozialversicherung Allgemeines Pflichtversicherung in den einzelnen Versicherungszweigen freiwillige und private Kranken- und Pflegeversicherung freiwillige Rentenversicherung, auch berufsständige Versorgung (Ärzte, Apotheker, Architekten) Mehrfachbeschäftigung Vorjahreswerte - beim Umstieg auf Lohn.CS zum Beginn des Jahres können die Vorjahreswerte zur Gewährleistung der Märzklauselfälle erfasst werden Angaben zur Kindergeldauszahlung (Zusatzmodul) Angaben zur Zusatzversorgungskasse (Zusatzmodul) Angaben zum Tarifvertrag (z.b. Gruppe/Stufe) (Zusatzmodul) 11

12 2.3.2 Drucken Druck der Arbeitnehmerstammblätter mit allen hinterlegten Einzeldaten. Auswahl nach... allen aktiven Arbeitnehmern Änderungen/Neuanlagen Selektion nach Arbeitnehmer-Nr. Druck eines Arbeitnehmerstammkataloges in kurzer Listenform. Auswahl nach... allen erfassten Arbeitnehmern nur aktiven Arbeitnehmern Sortierung nach... Betriebsstätten Kostenstellen Alphabet Arbeitnehmernummer Fehlzeiten Mit diesem Programm wird unter Angabe von Datum und Fehlgrund die Unterbrechungen des Arbeitsverhältnisses für alle Arbeitnehmer eines Mandanten verwaltet. Durch Eingabe der Unterbrechung wird automatisch für die DEÜV der Meldetatbestand erkannt und es werdendie SV-Tage gekürzt. Des Weiteren werden hier auch der Austritt und ein möglicher Wiedereintritt erfasst. Dabei sind mehrere Ein-/Austritte möglich. Betrifft die Erfassung oder die Änderung von Fehlzeiten und Ein-/Austritten einen vorangegangenen Abrechnungszeitraum, so wird automatisch eine Rückrechnung ausgelöst. Bei der nächsten Abrechnung des Arbeitnehmers werden alle erforderlichen Berechnungen automatisch durchgeführt. DEÜV-Meldungen werden ggf. korrigiert. Zusätzliche Funktionen : Drucken Fehlzeiten mit umfangreichen Selektions- und Sortiermöglichkeiten Jahresraster, kalendarische Übersicht Krankengeldzuschuss Archivrecherche im Archiv.CS Fehlzeiten Jahresraster Krankengeldzuschuss (BAT) Zur Verwaltung der Fehlzeiten: Beginn- und Endedatum Fehlgrund Folgeerkrankung berufsbedingt 12

13 2.4 Verwaltung der Lohnarten Mit diesem Programm werden alle Brutto-/Nettolohnarten der Arbeitnehmer erfasst. Alle unregelmäßig anfallenden sowie die ständig bzw. periodisch wiederkehrenden Lohn- bzw. Gehaltsbestandteile werden hier verwaltet. Durch Änderungen von Lohnarten eines vorangegangenen Zeitraums wird während der Monatsabrechnung automatisch eine Rückrechnung ausgelöst. Insbesondere auch in diesem Erfassungsprogramm ist eine rationelle Erfassung über die Tastatur möglich. Funktionen: Lohnarten anzeigen und ändern Lohnarten erfassen Lohnarten löschen Suchen nach Arbeitnehmern Suchen nach Lohnarten Hilfetexte/Bedienerführung - An jeder Stelle der Verwaltung werden Hilfetexte zur Erläuterung der Eingaben angezeigt - Zur Verwaltung der Lohnarten: Arbeitnehmernummer Start-/Endetermin Periode (Einmalig / jeden Monat / jeden 2.Monat / 1/4 jährlich / 1/2 jährlich / jährlich) Eingabeparameter Bruttolohnarten: Kostenstelle Tage Stunden Betrag Prozentsatz Text Steuerpfl. Betrag SV-Pfl. Betrag Eingabeparameter Nettolohnarten: Basisbetrag Abzugsbetrag Text Restbetrag Zahlungstyp (Scheck/Überweisung) Jeder Lohnart kann beim Betrag ein Minuszeichen vorangestellt werden so dass dieser negativ interpretiert wird. 13

14 3 Abrechnungsprogramme 3.1 Informationsabrechnung Die Informationsabrechnung ist eine Einzelabrechnung der Arbeitnehmer, wobei die Abrechnungswerte am Bildschirm angezeigt werden. Wird die Informationsabrechnung zur Überprüfung durchgeführt und die Abrechnung ist korrekt, können die Werte in das Lohnkonto übernommen werden. Der Druck der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist auch am Bildschirm möglich. Angezeigt werden: die Lohnarten die Ermittlung des Bruttolohns die Ermittlung der Abzüge/Auszahlung Urlaubswerte (Baulohn) die ZVK-Berechnung (öffentlicher Dienst) Statistische Werte 3.2 Monatsabrechnung Mit diesem Programm werden die Arbeitnehmer für einen oder mehrere Mandanten abgerechnet. Bei dieser Abrechnung werden die evtl. erforderlichen Rückrechnungen durchgeführt. Dies erfolgt voll automatisch im Falle der Änderung oder Ergänzung der abrechnungsrelevanten Krankenkassenstammdaten, Arbeitnehmerstammdaten, Fehlzeiten sowie der abgerechneten Brutto- und Nettolohnbestandteile der Arbeitnehmer. Daneben besteht die Möglichkeit Rückrechnungen auch manuell vorzunehmen. Rückrechnungen können für beliebig viele Jahre vorgenommen werden. Die sich ergebenden Änderungen in Werten und Abzügen werden auf allen relevanten Listen (wie z.b. Lohnjournal, Lohnsteueranmeldung, Beitragsabrechnung etc.) berücksichtigt. 14

15 Die Monatsabrechnung muss in jedem Abrechnungszeitraum mindestens ein Mal durchgeführt werden. Alle Arbeitnehmer werden auf ihren jeweiligen Status überprüft, noch nicht oder unvollständig abgerechnete Arbeitnehmer werden auf den aktuellen Stand gebracht. Werden nach der Monatsabrechnung bei den Arbeitnehmern Änderungen vorgenommen, so muss lediglich die Monatsabrechnung wiederholt werden, wobei die Möglichkeit besteht, nur die geänderten Arbeitnehmer nochmals rechnen zu lassen. Kann ein Arbeitnehmer aus irgendwelchen Gründen nicht abgerechnet werden, erscheint am Bildschirm eine entsprechende Meldung. Funktionen und Leistungsmerkmale: Abrechnung jederzeit wiederholbar Rückrechnungen vollautomatisch Rückrechnungen manuell Rückrechnungen für beliebig viele Jahre Abechnung für mehrere Mandanten Selektion nach Arbeitnehmern, Betriebsstätte, Kostenstelle 3.3 Abrechnungssimulation Mit der Abrechnungssimulation geben Sie Ihren Mandanten schnell und ohne Umwege über den Arbeitnehmerstamm Auskunft über den auszuzahlenden Nettobetrag unter Angabe des damit verbundenen Arbeitgeberaufwandes am Bildschirm oder per Ausdruck. Die Hochrechnung von einem Nettobetrag auf einen Bruttobetrag ist ebenfalls möglich. Abrechnungsmöglichkeiten: Bruttolohn Nettolohnhochrechnung Steuer Sozialversicherung Monatsentgelt Jahresentgelt Simulation für das laufende und für zurückliegende Jahre 3.4 Monatswechsel Mit diesem Programm wird der aktuell abgerechnete Monat abgeschlossen. Der Monatswechsel ist erst dann durchzuführen, wenn alle Arbeitnehmer abgerechnet und keine Korrekturen für den aktuellen Monat mehr zu erwarten sind. Bei Programmstart wird geprüft, ob alle Arbeitnehmer gerechnet wurden und die Pflichtauswertungen (siehe Journale) sowie DEÜV durchgeführt wurden. Ist dies nicht der Fall so wird der Monatswechsel abgelehnt. Nach erfolgtem Monatswechsel erfolgen Korrekturen ausschließlich per Rückrechnung. 15

16 4 Drucke und Listen der regelmäßigen Lohnabrechnung 4.1 Lohn- und Gehaltsabrechnung Der Druck der Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Arbeitnehmer erfolgt entweder auf vorgedruckten verdeckten Endlosformularen der Schleupen AG oder als Formulardruck über einen HP-Laserdrucker. Auch die Lohnabrechnungen können am Bildschirm angezeigt werden, bei Einsatz des Moduls Formulardruck mit originalgetreuem Formular hinterlegt. Selektionen: Arbeitnehmer- Nummer Betriebsstätte Kostenstelle Sortierung nach: Arbeitnehmer- Nummer Alphabet Betriebsstätte Kostenstelle 4.2 Zahlungsträger Mit diesem Programm werden innerhalb der Lohn- und Gehaltsprogramme anfallende Zahlungsträger erstellt. Dabei können beliebige Zahlungsträger für Abzüge aus dem Netto des Arbeitnehmers erstellt werden. Für die Auszahlung an den Arbeitnehmer steht zusätzlich eine Barauszahlungsliste zur Verfügung. Die Zahlungsträger können optional per elektronischem Verfahren übermittelt werden (siehe auch Kapitel Meldeverfahren per Datenfernübertragung ). Mögliche Zahlungsvorgänge: Vorschuss/Abschlag Auszahlung an den Arbeitnehmer VWL Pfändungen Direktversicherung Abzüge aus dem Netto des Arbeitnehmers Lohnsteuer an das Finanzamt Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen Mögliche Zahlungsarten: Scheck Überweisung Druck auf Laserformularen (Zusatzmodul) Datenträgeraustausch mit Banken (Zusatzmodul) 16

17 4.3 Journale Mit diesem Programm erfolgt, nachdem die Monatsabrechnung mindestens ein Mal für den laufenden Abrechnungszeitraum durchgeführt wurde, im DIN-A4-QUER-Format der Ausdruck der monatlichen Auswertungen. Es sind alle erforderlichen Pflichtauswertungen automatisch enthalten. Ausgedruckt werden: Lohnjournal mit Gesamtübersicht Gesamtübersicht Lohnjournal Beitragsabrechnungen der Krankenkassen mit Einzelnachweis für die freiwillig Versicherten Beitragsliste für die berufsständige Versorgung (freiw. Rentenversicherung) Nachweis Versorgungsbezüge Hinweisliste Arbeitserlaubnis / Immatrikulation Lohnartenaufstellung Brutto und Netto Abrechnugsliste Arbeitskammer Saar/Bremen Listen zum Kurzarbeitergeld und Winterausfallgeld Altersteilzeitabrechnungsliste Entgeltfortzahlung Krankheit und Mutterschutz (Zusatzmodul) Sozialkassenbeitragsliste Bau (Zusatzmodul) 4.4 Lohnsteueranmeldungen Die Lohnsteueranmeldungen entsprechen den länderspezifischen vorgeschriebenen amtlichen Vordrucken. Der Druck ist für die Schleupen AG genehmigt durch die OFD, Stuttgart, am , Aktenzeichen S2377B-43St33. Die Werte für die Lohnsteueranmeldung werden durch den Ausdruck des Journals bereitgestellt. Die Lohnsteueranmeldungen können optional per elektronischem Verfahren übermittelt werden (siehe auch Kapitel Meldeverfahren per Datenfernübertragung ). Der Druck der Lohnsteueranmeldungen erfolgt entweder auf vorgedruckten Endlosformularen der Fa. Schleupen AG oder als Formulardruck über einen HP-Laserdrucker (Zusatzmodul). Funktionen: Selektion nach Mandanten und Finanzämtern Sortierung nach Mandanten oder Finanzämtern Erfassung und Druck von Erstellerangaben 17

18 4.5 Beitragsnachweise Druck der monatlichen Beitragsnachweise für eine oder mehrere Krankenkassen. Die Werte für die Beitragsnachweise werden durch den Ausdruck des Journals bereitgestellt. Die Beitragsnachweise können optional per elektronischem Verfahren übermittelt werden (siehe auch Kapitel Meldeverfahren per Datenfernübertragung ). Der Druck der Beitragsnachweise erfolgt entweder auf vorgedruckten verdeckten Endlosformularen der Fa. Schleupen AG oder als Formulardruck über einen HP-Laserdrucker (Zusatzmodul). Funktionen: Selektion nach Mandanten und Krankenkassen Sortierung nach Mandanten oder Finanzämtern Erfassung und Druck von Erstellerangaben 4.6 Lohnkonten Druck der Lohnkonten mit allen hinterlegten Einzeldaten. Es kann zusätzlich eine Zusammenstellung über alle Arbeitnehmer gedruckt werden. Hier können die Lohn-/Gehaltskonten sowie die Abrechnungslohnarten des/der Vorjahre(s) nach korrektem Druck gelöscht werden. Das heißt Sie entscheiden, wieviele Jahre die Lohnkonten der Arbeitnehmer im System vorgehalten werden. So stehen alle Informationen zum Beispiel für die Betriebsprüfung zur Verfügung. Solange die Lohnkonten im System verbleiben, sind auch Rückrechnungen möglich. 18

19 5 DEÜV Meldeverfahren der Sozialversicherung Mit diesen Programmen werden alle Meldungen erzeugt, gedruckt und übermittelt. Per Datenfernübertragung werden die DEÜV-Daten aus Lohn und Gehalt an den Rechner der Fa. DATEGO GmbH (Service-Rechenzentrum, Gesellschafter sind ausschließlich aktive Schleupen-Anwender) übertragen und an die Sozialversicherungsträger weitergeleitet. Das Programm ist systemuntersucht nach 22 Datenerfassungs- und übermittlungsverordnung (DEÜV). Die Prüfung erfolgte durch die Spitzenverbände der gesetzlichen Krankenkassen und beinhaltete über 800 Einzelkriterien. Das Zertifikat wurde im Rahmen einer turnusmäßigen Nachprüfung am erteilt. Durch die Möglichkeit, auch Meldungen wegen Systemwechsel zu erzeugen, haben Sie bei Umstieg auf Lohn.CS die Möglichkeit, jederzeit mit der DEÜV zu starten, auch mitten im Jahr. Die Zulassung gilt für: Jahresmeldungen Monatsmeldungen Anmeldungen / Abmeldungen Unterbrechungen Sofort- und Kontrollmeldungen Meldungen von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt sonstige Meldungen Stornierungen Änderungsmeldungen Meldungen wegen Systemwechsel Funktionen: DEÜV-Prüflauf mit Protokoll Druck DEÜV-Nachweise für die Arbeitnehmer DEÜV-Anmeldungen direkt nach der Anlage des Arbeitnehmerstammes 19

20 6 Auswertungen / Drucke / Listen Zum Arbeitnehmer: Arbeitnehmerstammblätter Arbeitnehmerkatalog Arbeitnehmerstammwerte Kostenstellenaufteilung Fehlzeiten Urlaubsübersicht Lohnartenaufstellung Lohnarten der Arbeitnehmer suchen (anzeigen/drucken) Liste Geburtstage / Jubiläen Unterschriftenliste Mitteilungen über Versorgungsbezug Arbeitnehmerhinweisprotokoll Altersstrukturliste Rechnungswesen: Buchungsbeleg Kostenstellenliste Kostenstellenliste nach Stammkostenstelle Barauszahlungsliste Weitere Auswertungen: Lohnsteuerbescheinigung Aufstellung U zur Lohnsteuerbescheinigung Liste Lohnsteuerjahresausgleich Lohnnachweis Berufsgenossenschaft Schwerbehintertenanzeige Summenabgleich für die Sozialversicherung Lohn- und Gehaltsübersicht als Jahres-Lohnjournal 20

21 7 Meldeverfahren per Datenfernübertragung Automatisch, fristgerecht und ohne Postversand; genauso funktioniert mit Datego die Abwicklung der monatlichen Meldeverfahren per Datenfernübertragung. Die Datego Datenkommunikations-GmbH ist seit November 1995 tätig. Sie wurde von 12 Steuerberatern, die selbst Schleupen-Kunden sind, mit dem Ziel gegründet, die monatlichen Meldeverfahren elektronisch abzuwickeln. Datego versteht sich als Service-Rechenzentrum für Steuerberater mit In-House-Lösung. Zu den Dienstleistungen gehört die Datenkommunikation mit den Sozialversicherungsträgern, Finanzbehörden und Banken. Die Datenübermittlung erfolgt automatisch und termingerecht durch das Rechenzentrum. Fristversäumnisse durch: unkalkulierbare Postlaufzeiten... Poststreiks... Urlaubsabwesenheit des Mandanten... oder versehentliches Liegenlassen gehören der Vergangenheit an. Bei der Lohn- und Umsatzsteuervoranmeldung entfällt z.b. die Gefahr der Festsetzung von Verspätungszuschlägen und die zeitraubende Erstellung von Erlassanträgen. Korrekturen sind selbstverständlich bis zum Datenübermittlungstermin jederzeit möglich. Die monatlichen Meldungen erfolgen ohne den arbeitsintensiven Postversand. Sollte die von Ihnen eingesetzte EDV die Datenübermittlung beherrschen, gibt es keinen Grund, mit der Umsetzung auf die elektronische Abwicklung der monatlichen Meldeverfahren zu warten. 7.1 Arbeitnehmermeldeverfahren - DEÜV Meldeverfahren der Arbeitnehmer an die gesetzlichen Krankenkassen: An- und Abmeldungen Namens- und Adressänderungen Entgeltmeldungen bei Unterbrechungen Jahresentgeltmeldungen 7.2 Datenübermittlung Beitragsnachweise Übertragung der Beitragsnachweise an die Krankenkassen mit dem neuen Verfahren Krankenkassen-Kommunikationssystem (KKS). 21

22 7.3 Elektronischer Zahlungsverkehr Im Rahmen der Automatisierung für den Zahlungsverkehr haben sich die Kreditinstitute und die Deutsche Bundesbank verbindlich darauf geeinigt, die von ihren Kunden eingehenden Überweisungen und Lastschriften untereinander ausschließlich elektronisch weiterzuleiten. Eingereichte Papierbelege muss die Bank vor der Weitergabe elektronisch umsetzen. Somit haben die Banken größtes Interesse, den Anteil der Einreichungen per Beleg zu minimieren. 7.4 Datenübermittlung Lohnsteuer- und Umsatzsteuervoranmeldungen Datenübermittlung der Lohnsteueranmeldungen und Umsatzsteuervoranmeldungen am letzten Tag der Schonfrist. Das Ausnutzen der Schonfrist bringt für den Steuerpflichtigen keinerlei Nachteile. Datenübermittlung der Anträge auf Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlungen (1/11). Gemäß UStR, Abschnitt 227,... gilt die Abgabe der Absendung als Tag der Abgabe der Steueranmeldung. 7.5 Firmenauskünfte Über den Anschluß des Datego-Rechenzentrums an die Firma Bürgel erhalten Sie nationale und internationale Firmenauskünfte für Geschäftsanbahnungen, Zahlungsverhalten und Kredite. Die Auskünfte erhalten Sie online. Diese sind damit sofort verfügbar. Nicht aktuelle Auskünfte werden sofort nachrecherchiert und innerhalb eines Tages kostenlos übergeben. Voraussetzung für die Anbindung an die Datego ist die Softwarewartung des Schleupen-Systems per Datenfernübertragung. Die Anbindung an die Datego ist mit der Standardsoftware bereits installiert. 22

23 8 Zusatzmodule 8.1 Autom. Monatsabschluss Lohn Das Programm automatisiert die Abarbeitung der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Einmalige (jederzeit änderbare) Festlegung der Auswertungen pro Kanzlei und / oder Mandant, die beim Programmstapel abgearbeitet werden sollen, macht die bisherigen Organisationsanweisungen und Drucklisten unnötig. 8.2 Beitragssatzpflege Krankenkassen / Mandantenübergreifende Suche Im Rahmen dieses Zusatzmoduls wird die Recherche der Beiträgssätze der AOKs, IKKs und Ersatzkassen von der Firma Schleupen übernommen. Die Beitragssätze werden per DFÜ bereitgestellt. Die mandantenübergreifende Suche unterstützt Sie bei der Suche nach Arbeitnehmermerkmalen. 8.3 Erstattung Entgeltfortzahlung Dieses Zusatzmodul automatisiert die Antragserstellung auf Erstattung des fortgezahlten Bruttoentgeltes im Krankheitsfall und der Aufwendungen nach dem Mutterschutzgesetz an die Krankenkasse. Die Beitragsberechnung zur Umlage 1 und 2 ist standardmäßig in Lohn.CS enthalten. 8.4 Pfändung Schleupen Pfändung unterstützt die Abwicklungen von Pfändungen. Berechnet und überwacht werden neben normalen Pfändungen auch Unterhaltspfändungen. Die automatische Ermittlung der Restschuld und die Zahlungsträgererstellung runden das Modul ab. 8.5 Lohnimport Der Lohnimport ermöglicht den Import von Lohnarten z.b. aus einem Zeiterfassungsprogramm in den Lohn.CS. Dabei können sowohl Brutto- als auch Nettolohnarten importiert werden. Plausibilitätsprüfungen und ein Protokoll runden den Import ab. 8.6 Baulohn Auch eine Baulohnabrechnung für das Bauhauptgewerbe steht als Zusatzmodul zur Verfügung. Funktionen: Urlaubsabwicklung Zusatzversorgung Lohnausgleich Winterbauumlage Winterausfallgeld / Arbeitszeitguthaben 13. Monatseinkommen 8.7 Öffentlicher Dienst Die Abrechnung der Belange des öffentlichen Dienstes werden durch folgende Funktionen unterstützt: Tarifverträge (BAT/BMTG/TVV) Berechnung und Meldung zur Zusatzversorgung Kindergeld Personalstandsstatistik 23

24 9 Archiv Im Zeitalter der Information gehören Dokumente jeder Art zu den Grundlagen des Arbeitsalltags. Sie müssen verwaltet, verteilt, abgelegt, aufgehoben und, wenn es darauf ankommt, sekundenschnell wiedergefunden werden. Sicher haben auch Sie immer mehr Aktenschränke in Ihrem Büro oder ein großes Archiv, wo Sie Ihre gesammelten Mandantenunterlagen untergebracht oder dauerhaft abgelegt haben. Und wie schnell finden Sie dort auch noch nach Jahren einzelne Dokumente wieder? Mit Archiv.CS funktionieren Archivierung und Recherche auf Knopfdruck. Sie scannen Dokumente ein, indexieren und speichern alles in wenigen Minuten. Daten aus Ihrem DV-System werden sogar automatisch abgelegt. Und in Sekundenschnelle finden Sie alles wieder. Sämtliche Informationen, ob auf Papier oder elektronisch verfügbar, stehen Ihnen mit Archiv.CS zu Verfügung zu jeder Zeit innerhalb von Sekunden kanzleiweit, an jedem Ort in notwendiger Qualität und Quantität für Jedermann mit Zugriffsberechtigung einfach über Suchbegriffe oder Volltextrecherche Damit sparen Sie Zeit und Geld, ohne auf eine effektive Ablagestruktur verzichten zu müssen. Archiv.CS basiert auf Produkten der EASY SOFTWARE AG. EASY Software zählt zu den führenden europäischen Entwicklern und Anbietern computergestützter Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Systeme. Über speziell entwickelte Schnittstellen wurde EASY in Schleupen.CS integriert. So können Sie beispielsweise Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen direkt aus dem Anwendungsprogramm im Archiv speichern und wieder recherchieren. Die notwendigen Suchbegriffe für die Recherche hinterlegt das System automatisch. 24

25 9.1 Stufenweiser Einstieg in die elektronische Archivierung Ein sinnvoller Einstieg in die elektronische Archivierung beginnt mit der Datenübernahme aus dem vorhandenen DV-System. Genauso einfach, wie Sie Dateien auf Ihrem Rechner speichern, archivieren Sie die vorliegenden Informationen sog. CI (Coded Information) auch im Archivsystem. Gerade die Belege, die Sie im Sinne der Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) über viele Jahre aufbewahren müssen, lassen sich so einfach, schnell und platzsparend unterbringen. So z.b. speziell im Lohnbereich: Lohn- und Gehaltsabrechnungen Lohnsteuerbescheinigungen Lohnjournale Krankenkassenmeldungen Kassen- und Bankbelege Lohnkonten Automatisch erfolgt die Verschlagwortung und Einsortierung in die Archivorganisation. Dafür sorgt die speziell entwickelte Schleupen- COLD-Schnittstelle. Und wenn beispielsweise der Wirtschaftsprüfer einen speziellen Beleg aus dem archivierten Bestand benötigt, stellen Sie ihm diesen genauso schnell wieder zur Verfügung. Die Suche starten Sie entweder über Schlagworte oder über Volltext. Diese Schnittstelle ist speziell für die Integration in Schleupen.CS entwickelt worden. Damit profitieren Sie von der Branchenerfahrung mit Archivierungssystemen, denn Sie erhalten einen äußerst umfangreichen, flexiblen Akten- und Listenplan. So müssen Sie nicht erst eine neue Aktenstruktur für Ihre Kanzlei entwickeln, sondern können hier auf die Erfahrungen vieler Anwender setzen. Im täglichen Arbeitsablauf werden viele Dokumente mit Office-Systemen wie Word oder Excel erstellt. Um auch diese Dateien sicher ablegen zu können, stellt Ihnen Archiv.CS die notwendigen Funktionen zur Verfügung. Auch Papierdokumente, sog. NCI (non coded information), werden über einen Scanner erfasst und mit Suchbegriffen verschlagwortet. Neben der manuellen Vergabe dieser Suchbegriffe unterstützt Sie die automatische Barcode- oder die halbautomatische OCR- Erkennung sowie die Volltexterfassung. Mit Archiv.CS setzen Sie auf eine etablierte Lösung zur dauerhaften, revisionssicheren, elektronischen Dokumentenarchivierung. 25