Einführung in das Literaturverwaltungsprogramm EndNote, Version X.7

Transkript

1 Abb.: Screenshot endnote.com Einführung in das Literaturverwaltungsprogramm EndNote, Version X.7 Kurzfassung des Kurses Bibliothek der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, 2013

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Installation von EndNote EndNote Library erstellen und Desktop-Ansicht Gruppieren von Referenzen Recherche in der eigenen EndNote Library Online-Recherche in Datenbanken Importieren und Löschen von Referenzen und Gruppen Suche nach verfügbaren Online-Artikeln Einfügen und Verwalten von Dateien Thematisches Literaturverzeichnis Einfügen von Referenzen in Textverarbeitungsprogramme Bearbeiten von Referenzen in WORD Anpassung von Zitierstilen (Output Styles) Erstellung einer Compressed Library Datensynchronisation Hilfe und Unterstützung

3 1 Allgemeines Ein Literaturverwaltungsprogramm hilft Ihnen, Ihre Literaturangaben (Referenzen) zu sammeln, zu organisieren, diese zu modifizieren und Literaturverzeichnisse zu erstellen. Die englischsprachige Literaturverwaltungssoftware EndNote bietet Ihnen vor allem die Möglichkeit, Ihre Literaturdaten einschließlich Abbildungen, PDF-Dokumenten und andere Datenformaten zu organisieren diese zu bearbeiten, bewerten und mit Kommentaren zu versehen Rechercheergebnisse aus Datenbanken wie z.b. PubMed und Online-Katalogen automatisch zu übernehmen, Zitate, Abbildungen und Literaturverzeichnisse automatisch in Ihr Dokument einzufügen, Ihre Literaturdaten mit einem Web-Account zu synchronisieren und Ihre Literaturdaten mit anderen Personen zu teilen und zu tauschen. Standardmäßig wird eine Online-Version von EndNote über über die Datenbank Web of Science angeboten, die vor allem der kollaborativen Bearbeitung von Bibliografien innerhalb von Arbeitsgruppen dient und im Wesentlichen die Funktionen der installierten Version bietet. Ein komfortabler Datenaustausch zwischen der Desktop- und der Online-Version von EndNote ist mittels Synchronisierungsfunktion möglich. Auch das Einfügen von Literaturangaben in Word und anderen Textverarbeitungsprogrammen ist von beiden Versionen gegeben. 2 Installation von EndNote EndNote können berechtigte Personen von der Software-Download-Seite herunterladen Systemvoraussetzungen für Windows und Macintosh: für die Funktionen Find Full Text und OpenURL Link, die Sie kennenlernen werden, tragen Sie bitte die auf dieser Webseite angegebenen Links in EndNote für Mac ein. In der Windowsversion sind diese bereits enthalten. 3 EndNote Library erstellen und Desktop-Ansicht Sobald Sie das Programm starten, wird Ihnen angeboten, eine EndNote Library anzulegen. Sie erstellen dabei eine Datei mit dem Format,.enl, was für EndNote Library steht. Über File / Open können Sie eine bereits vorhandene EndNote Library öffnen. In unserem Beispiel haben wir die Library beispieldatenbank2.enl genannt (Abb. 1). Der Name steht oben im Fensterrahmen der ENL-Datei sowie im Programmfenster selbst. Sobald mehrere Libraries gleichzeitig geöffnet sind, steht dort jeweils der Titel der gerade aktiven EndNote Library. 3

4 Abb. 1: Desktop-Ansicht der Library Die wesentlichen Bereiche der Desktop-Ansicht: Oben: Symbolleiste für die häufigsten Befehle, die per Mausklick abgerufen werden können, sowie die verschiedenen Library-Modi und der eingestellte Output Style (Zitierstil, hier: Numbered) Mitte: Suchfenster (Search) für Ihre eigene Library bzw. diversen Online-Libraries und Ansicht Ihrer Literaturangaben (Display Fields) Links: Gruppenübersicht und Aktivitätsanzeige Unten: Voransicht (Preview) auf die Ausgabe Ihrer Literaturangaben und PDF-Ansicht bei Anhängen Die Aufteilung dieser Ansicht ist individuell über Layout (rechts unten) einstellbar (Abb. 2); seit der Version X.6 orientiert sich EndNote an Widescreens. Ausserdem sind alle Funktionsfenster verstellbar. Abb. 2: Verschiedene Layout-Einstellungen Die einzelnen Spalten (Display Fields), nach denen Sie Ihre Literaturangaben sortieren können, z.b. nach Autor, Jahr oder Titel eines Artikels sind ebenfalls individuell anpassbar. Sie können bis zu zehn Spalten bestimmen (Edit / Preferences/ Display Fields) bzw. auch [do not display] einstellen und diese auch immer wieder ändern je nach Bedarf. Über die Spaltenköpfe können Sie sich die gewünschte Anzeige flexibel einstellen (bspw. die aktuellen Artikel anzeigen lassen, sobald Sie auf Year klicken). 4

5 Innerhalb des Fensters können Sie sich entweder mit der Maus oder den üblichen Tasten bewegen (Bildlauf, Cursor, Pos 1, Ende). Abb. 3: Display Fields In der Gruppen- und Aktivitätenübersicht können Sie Ihre Literatur in verschiedenen Gruppen verwalten. Gruppen dienen der Strukturierung Ihrer EndNote Library bzw. der Untergliederung der Referenzen nach von Ihnen vorgegebenen oder individuell festgelegten Kriterien. Zudem können Sie mit der Anzeige bestimmter Aktivitäten genau verfolgen, was aktiviert wurde oder gerade passiert. Permanente Gruppen All References und Trash stehen permanent zur Verfügung. Inhalte vom Papierkorb (Trash) werden nur auf Ihre Anweisung hin gelöscht Temporäre Gruppen an bestimmte Aktionen in der Library gebundene, automatisch erzeugte Gruppen, die bei Schließen der Anwendung oder der Library gelöscht werden: imported references, find duplicates, im gerade geöffneten Word-Dokument verwendete Referenzen usw. Groups individuell definierte Gruppen Smart Groups individuell definierte, dynamische Gruppen mit Ergebnissen, die automatisch ergänzt werden Online Search Ergebnisse von Online-Recherchen (z.b. in PubMed) werden hier angezeigt. Bei jeder neuen Recherche werden die neuen Ergebnisse angezeigt und die älteren überschrieben. Find Full Text / OpenUrl Link Anzeige von gefundenen bzw. nicht gefundenen PDF-Dokumenten der Artikel Abb. 4: Übersicht der Aktivitäten 5

6 Sobald Sie auf eine Referenz doppelklicken, kommen Sie in die Detailansicht (Abb. 5). Hier werden Ihnen der Referenztyp (bspw. Journal Article, Book, Edited Book), die bibliografischen Angaben (also Autor, Jahr, Titel usw.) angezeigt und je nach Einstellung der Display Fields weitere Angaben wie Rating, URL, Last Update. Über Show/ Hide Empty Fields. Oben rechts können Sie die leeren Felder nicht anzeigen lassen, sodass Sie eine kompakte Ansicht erhalten. Mit den Pfeilen können Sie zur vorherigen oder nächsten Referenz springen. Beim Klick auf dem Pin fügen Sie Abbildungen hinzu. Bei Bedarf können Sie Schriftart u. ä. einstellen. Abb. 5: Referenz-Detailfenster Felder wie Author, Title, Type of Article etc. hängen generell vom Referenztyp ab. Bspw. gibt es bei Journal Article andere Felder als bei Book oder Figure. Darüber hinaus gibt es aber auch einige Felder, die bei allen Typen gleich sind, wie die Keywords. Es ist empfehlenswert, sich inhaltliche Schwerpunkte zu verschlagworten, um so später z.b. eine Übersicht der Literatur zu einem bestimmten Thema generieren zu können (häufig werden Ihnen die Keywords aber auch von Datenbanken geliefert). Sollte Ihnen das Feld Rating zur eigenen Bewertung von Referenzen missfallen, können Sie dies ausblenden und stattdessen das Feld Keyword (mit den Kriterien sehr wichtig, wichtig, weniger wichtig u. ä.) genutzt oder aber auch eigene Gruppen angelegt werden. So können Sie sich später auf einen Blick z.b. alle vielversprechenden Referenzen anzeigen lassen. Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit, einzelne Referenzen mit Dateien oder Dateipfaden zu verknüpfen. So können Sie z.b. den Artikel in PDF-Format als Anhang an die Referenz anfügen oder ein Bild, eine PowerPoint- oder Excel- Datei, ein Diagramm usw. Dafür gibt es die Felder File Attachment und Figure. 4 Gruppieren von Referenzen Wie oben bereits erwähnt, bieten Ihnen My Groups die Möglichkeit, Ihre Literaturangaben zu strukturieren. So können bspw. für die Dissertation thematische Gruppen angelegt werden oder Gruppen, in denen jeweils nur Referenzen eines Autors gesammelt werden. Groups sind individuell von Ihnen erstellte Gruppen. Wie alle Gruppen bilden auch die Groups nur einen Ausschnitt der Gesamtmenge aller Referenzen ab, sodass Sie unter All References stets alle Literaturangaben finden. EndNote bietet Groups und Smart Groups an. Groups können auf verschiedene Art und Weis erstellt werden: entweder mit der rechten Maustaste im Bereich My Groups mit Angabe des entsprechenden Namens, z.b. Einleitung. Über All References wählen Sie die entsprechenden Referenzen aus und schieben diese einfach mit der linken Maustaste in die Gruppe. Oder Sie wählen zuerst die Referenzen aus, die Sie in einer Gruppe organisieren möchten, klicken dann mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich und wählen die Add References To / Create Group aus (Abb. 6). Somit sind alle ausgewählten Referenzen in der neuen Gruppe, die Sie nur noch benennen müssen. 6

7 Abb. 6: Gruppen erstellen - Group Smart Groups sind im Gegensatz zu den Groups dynamische Gruppen, die die von Ihnen nach bestimmten Kriterien definierten Gruppen automatisch verwalten. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z.b. alle Referenzen nach sehr_wichtig, wichtig, weniger_wichtig unterteilen wollen. In diesem Fall würden Sie im Feld Keywords der jeweiligen Referenz die entsprechende Bewertung schreiben und bei der Erstellung einer Smart Group im Suchfenster über Keywords nach der jeweiligen Bewertung suchen. Smart Groups können Sie auch auf unterschiedliche Art anlegen. Im ersten Fall klicken Sie rechts auf den Bereich My Groups und wählen Create Smart Group, dann erscheint ein Suchfenster, indem die entsprechenden Felder definiert werden können, bspw. nach Keywords (Abb. 7). Über den Button Create können Sie die Gruppe anlegen. Abb. 7: Gruppen erstellen - Smart Group Eine weitere Art, eine dynamische Gruppe zu erstellen, ist über die normale Suche in Ihrer Library möglich. Klicken Sie dann im Suchbereich auf Options / Convert to Smart Group, geben Sie einen entsprechenden Namen ein. Sobald Sie eine Referenz dieser Gruppe an anderer Stelle löschen oder neue Referenzen hinzufügen, auf die die Filterkriterien passen, ändert sich Ihre Smart Group automatisch. In EndNote gibt es auch Group Sets, mit Untergruppen zu einem Thema, die sowohl aus Groups als auch aus Smart Groups bestehen können (Abb. 8). Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste z.b. auf My Groups und wählen Sie Create Group Set. Gehen Sie anschließend bei der Erstellung von Untergruppen genauso vor wie oben beschrieben. Abb. 8: Group Set anlegen 7

8 5 Recherche in der eigenen EndNote Library Für die Recherche in Ihrer Library gibt es die Quick Search (oben rechts in EndNote) oder die Library Search (Abb. 9). Mit der Quick Search suchen Sie in jedem Feld (also Autor, Titel usw.) und auch in den PDFs nach dem Vorkommnis des Wortes oder Wortteiles. Dies ist bei großen Libraries mit vielen Referenzen nachteilig, weshalb Sie in diesem Fall die Library Search verwenden sollten. Abb. 9: Quick Search und Library Search In der Library Search haben Sie mit der Funktion Match Case die Möglichkeit, nach Groß- und Kleinschreibung zu unterscheiden. Die Funktion Match Words daneben zeigt eine Referenz nur dann an, wenn die gesuchte Zeichenkette ein eigenes Wort bildet. Beispiel: Mit der Eingabe metas erhalten Sie auch Suchergebnisse zu metastatic, metastases, metastasis, wenn Sie die entsprechenden Häkchen nicht setzen. Abb. 10: Library Search: Options Über Options können Sie Suchtreffer aus eigenen Libraries speichern oder die gefundene Literatur als Smart Group anlegen. Die nach den Kriterien der zugrunde liegenden Suchanfrage angelegten Smart Groups werden dynamisch um neue Referenzen ergänzt, wenn diese die festgelegten Suchkriterien bei nächsten Suchanfragen erfüllen (siehe Abschnitt 4). 6 Online-Recherche in Datenbanken Mit EndNote können Sie neben der Recherche in eigenen Libraries auch direkt in Datenbanken suchen. Standardmäßig stehen Ihnen in EndNote bereits die notwendigen Verknüpfungen (Connection Files) für sehr viele Datenbanken, zur Verfügung, bisher können Sie jedoch nur in PubMed und Web of Science suchen. Über Tools/ Online Search / Pub- Med (NLM) können Sie sich bspw. PubMed aufrufen (Abb. 11), diese wird dann immer unter der Gruppe Online Search angezeigt. Sobald Sie auf PubMed klicken, werden Sie verbunden. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die Filtermöglichkeiten für die Suche nach relevanter Literatur in der Regel auf der Webseite der Datenbank umfangreicher und damit besser geeignet sind als EndNote. Wir empfehlen, die Online Search nur zu verwenden, wenn Sie Ihnen bekannte Literaturangaben in der Library sammeln möchten. Das Suchfenster, in dem Sie Ihre Online Search - PubMed (NLM) durchführen können, ermöglicht Ihnen die Suche über mehrere Felder. 8

9 Abb. 11: Online Search-Fenster Das Ergebnis der Suche wird in Form der Trefferanzahl in einem neuen Fenster angezeigt (Abb. 12). Indem Sie auf OK klicken, werden die Treffer in EndNote importiert. Abb. 12: Ergebnisfenster der Online Search Die Suchergebnisse werden automatisch in Ihrer Library (und somit in All References) gespeichert und als zuletzt gefundene Rechercheergebnisse temporär in der Gruppe Online Search / PubMed (NLM) abgelegt (Abb. 13). Datensätze, die Sie nicht in Ihrer Library speichern möchten, können Sie entweder mit der rechten Maustaste löschen oder Sie markieren in der Gruppe PubMed (NLM) die entsprechende Referenz und schieben diese in den Papierkorb (Trash). Abb. 13: Temporäre Ergebnisanzeige der PubMed Online Search Tipp für die Sichtung Ihrer Ergebnisse: Um diese möglichst schnell auswerten zu können, wählen Sie oben aus der Drop Down-Liste Show All Fields. Gleichzeitig wechseln Sie zur Preview (Vorschau, in unserem Bsp. unten). So haben Sie alle Informationen zu den einzelnen Datensätzen auf einem Blick (Abb. 14). Die Größe des Vorschaufensters können Sie beliebig anpassen, indem Sie mit der gedrückten linken Maustaste den oberen Rahmen des Suchfensters nach oben bzw. unten ziehen. Wählen Sie nun einfach die Referenzen aus, die Sie übernehmen möchten, indem Sie z.b. die Strg-Taste gedrückt halten, während Sie die gewünschten Referenzen anklicken. 9

10 Abb. 14: Preview-Ansicht mit Annotated Hinweis: Für die Suchumgebung können Sie verschiedene Modi wählen: In der Symbolleiste des Programmfensters oben links finden Sie drei Symbole für Local Library Mode (nur Eigene Library), Online Search Mode (nur Online Suche) und Integrated Library & Online Search Mode (Eigene Library mit Online Suche). Der Integrated Mode hat den Nachteil, dass alle Suchergebnisse automatisch zu All References Ihrer EndNote Library hinzugefügt werden, obwohl Sie möglicherweise nur drei von 100 Ergebnissen benötigen. Im Online Modus hingegen bleiben die Ergebnisse isoliert von Ihrer eigentlichen EndNote Library; mit dem in Abb. 15 markierten Symbol können Sie die gewünschten Referenzen in Ihre Library einfügen. Abb. 15: Verschiedene Modi, Symbol zum Verschieben von Referenzen im Online-Modus 7 Importieren und Löschen von Referenzen und Gruppen Im vorigen Kapitel haben Sie erfahren, wie Sie Referenzen aus Online-Datenbanken direkt aus EndNote einfügen können. Allerdings ist dies nicht immer möglich oder sinnvoll, daher können Sie die einfache Import-Funktion von EndNote nutzen. Grundsätzlich gibt es zwei Wege: Die meisten Datenbanken und Online-Kataloge bieten bereits die Möglichkeit, die gewünschten Referenzen im EndNote-Format herunterzuladen. So werden beim Import alle Daten in die richtigen Feldern einer Referenz gesetzt. EndNote versteht aber auch einige andere Textdateien, also Dateien mit bestimmten Codes, die die Inhalte den richtigen Feldern zuordnen. Da jede Datenbank das Sammeln und Exportieren von Datensätzen unterschiedlich handhabt, sehen wir uns exemplarisch zwei Beispiele an: Bücher: Im HEIDI-Katalog können Sie nach Büchern der Universität Heidelberg recherchieren, so finden Sie auch alle Bücher unserer Bibliothek. Relevante Treffer haken Sie mittels Klick auf Kästchen neben dem entsprechenden Treffer an. Damit haben Sie Referenzen ausgewählt zum Ablegen auf der Merkliste (Abb. 16). Abb. 16: Anzeige eines Treffers in HEIDI 10

11 Bei Bedarf können Sie weiter recherchieren und in Frage kommende Referenzen mit derselben Methode zur Merkliste hinzufügen. Zum Importieren gehen Sie dann zur Merkliste, wählen dort unter Format RIS (Endnote), gehen auf Speichern, wählen einen Speicherort und speichern die Datei ab (Abb. 17). Abb. 17: EndNote-Export in HEIDI Anschließend gehen Sie zurück zu EndNote und klicken im Menü File auf Import. Im Fenster, das sich neu öffnet, können Sie über Choose die Datei und bei Import Option aus der Liste EndNote Import auswählen. Bestimmen Sie den Umgang mit Duplikaten, also doppelten Referenzen. Klicken Sie dann auf Import (Abb. 18). Abb. 18: Import von HEIDI-Treffern in EndNote Die importierten Referenzen aus HEIDI werden dann als temporäre Gruppe Imported References angezeigt. Gleichzeitig wurden Sie der Gruppe All References hinzugefügt. Prüfen Sie am besten zu diesem Zeitpunkt, ob alles richtig importiert wurde und schieben Sie entsprechende Referenzen ggf. in eine von Ihnen erstellte Gruppe. Es können auch einzelne PDF-Dateien oder ganze Ordner mit PDF-Dateien in EndNote importieren (Abb. 19). EndNote übernimmt automatisch die bibliografischen Angaben der importierten Volltexte und speichert die Referenz zusammen mit dem Volltext in EndNote ab: Vorausgesetzt wird für diese Funktion, dass eine so genannte DOI, eine eindeutige Identifikationsnummer für einen Online-Artikel, im PDF hinterlegt ist. Dies ist erkennbar an der entsprechenden Bezeichnung des PDFs mit einer DOI (doi: /j.elerap ). Anschließend können auch die PDF-Dateien über die Search-Box durchsucht werden. 11

12 Abb. 19: PDF-Dateien importieren über die Import-Funktion Zeitschriftenartikel: Wir schauen uns ein weiteres Beispiel mit PubMed an: Auch hier verfahren Sie wieder wie zuvor, d.h. Sie recherchieren nach für Ihr Thema relevanten Artikeln und klicken links neben dem Titel des gewünschten Artikels in das Kästchen. Anschließend klicken Sie auf die Send to und wählen Clipboard, das die dieselbe Funktion wie die Merkliste in HEIDI erfüllt. Bei Bedarf recherchieren Sie weiter in PubMed und fügen dem Clipboard immer wieder relevante Ergebnisse hinzu (max. 500 Referenzen). Wenn Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, gehen Sie zum Clipboard. Dort wählen Sie über Send to / Citation Manager / Create File aus. Somit laden Sie eine nbib.datei herunter (Abb. 20). Abb. 20: EndNote Export aus PubMed Wiederholen Sie die Importschritte wie vorher. Wählen Sie jedoch wie in Abbildung 18 bei Import Option den Eintrag Other Filters. Im folgenden Fenster wählen Sie PubMed (NLM) aus und drücken Enter. Auch hier sollten Sie wieder überprüfen, ob die Referenzen richtig importiert werden, sonst müssen Sie vor Abgabe Ihrer Arbeit noch Zusatzstunden für die Richtigstellung von Referenzen leisten. Abb. 21: Import von PubMed-Treffern in EndNote Tipp: In beiden Beispielen (HEIDI und PubMed) können Sie auch beim Speicher-Dialogfenster auf Öffnen klicken, dabei muss bei Öffnen mit EndNote eingestellt werden, und Ihre ausgewählten Referenzen werden automatisch in Ihre EndNote Library eingefügt ohne dass Sie den Importbutton verwenden müssen (Abb. 22). 12

13 Abb. 22: Automatischer Import beim geöffneten EndNote-Programm Auch das Löschen von Referenzen oder Gruppen ist mit EndNote problemlos möglich. Gelöschte Referenzen werden in den Papierkorb (Trash) verschoben und sind so immer wiederherstellbar. Eine oder mehrere Referenzen löschen Sie, indem Sie diese wie gewohnt markieren und sie per Drag & Drop in die Gruppe Trash verschieben. Alternativ benutzen Sie einfach die rechte Maustaste und klicken auf Move References to Trash. Sie können die gelöschten Literaturangaben wiederherstellen, solange Sie noch nicht endgültig aus Trash entfernt sind. Dazu verfahren Sie analog zum Löschen, d.h. Sie ziehen die Referenzen wieder in die Gruppe All References oder bedienen sich der rechten Maustaste mit der entsprechenden Option. Sobald Sie eine Group oder Smart Group löschen, ist sie unwiederbringlich gelöscht. Darauf weist Sie EndNote beim Löschvorgang noch einmal hin. Zum Löschen einer Gruppe klicken Sie rechts auf die entsprechende Gruppe. Sie können die Gruppe nun umbenennen oder löschen. Hinweis: Wenn Sie eine Gruppe löschen, werden die enthaltenen Referenzen nicht gelöscht. Es geht lediglich Ihre Zuordnung dieser Referenzen zur besagten Gruppe verloren. Sobald Sie EndNote öffnen sucht das Programm im Hintergrund nach Updates zu Ihren gespeicherten Referenzen. Manuell können Sie die Funktion Update References über References/ Find Reference Update aufrufen, wenn Sie die gewünschte/n Referenz/en vorher markieren. EndNote durchsucht Quellen wie PubMed und zeigt ihnen Unterschiede zwischen dem bisherigen Datensatz einer Referenz und den gefundenen Angaben an (Abb. 23). Die aktualisierte Referenz ( Available Updates ) und die bisherige Referenz ( My Reference ) werden gegenüber gestellt und die Unterschiede farblich markiert. Sie haben die Wahl, alle Felder oder nur die bisher leeren Felder zu aktualisieren. Dabei kann es sich bspw. um die ergänzten Keywords handeln, die erst in PubMed bei einem Artikel angegeben werden, wenn der Status [PubMed - indexed for MEDLINE] hergestellt wurde. Abb. 23: Find References Updates 13

14 8 Suche nach verfügbaren Online-Artikeln Eine sehr praktische Funktion ist die automatische Verknüpfung der PDF-Dateien Ihrer Referenzen mittels der Find Full Text. EndNote kann für Sie automatisch nach verfügbaren Volltexten suchen, diese herunterladen und der entsprechenden Referenz hinzufügen. Die meisten Artikel stehen jedoch nur im Fakultäts- bzw. Universitätsnetz oder per Weblogin zur Verfügung, da die Bibliothek entsprechende Lizenzen mit den Anbietern von Zeitschriften abgeschlossen hat, die ihren Mitgliedern den kostenlosen Zugriff auf Zeitschriftenartikel gestatten. Voraussetzung für diese Funktion sind Einstellungen, die Sie in EndNote über Edit / Preferences vornehmen müssen, wie bei Abschnitt 2 bereits hingewiesen wurde. Unsere Webseite zeigt Ihnen, wie es geht. Für Version X.7 für Windows von unserer Download-Seite ist dies nicht nötig, da hier die Einstellungen bereits hinterlegt sind. Mit der Funktion können Sie bis zu Referenzen gleichzeitig nach verfügbaren Online-Artikeln durchsuchen: Markieren Sie einfach die Referenzen, für die Sie die PDF-Datei haben möchten. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich und wählen Find Full Text / Find full text (Abb. 24). EndNote sucht dann für Sie anhand bestimmter Daten wie Autor, Titel, Jahr etc. nach verfügbaren Texten. Sie können die Präzision noch erhöhen, wenn Sie eindeutige Daten wie die ISBN, ISSN oder DOI in Ihren Referenzen haben. Abb. 24: Find Full Text-Funktion Gibt es die PDF-Datei des Artikels, wird diese der Referenz angefügt und erhält in der Gesamtansicht eine Büroklammer als Hinweis (bekannt von s). Auch hier wird Ihnen eine temporäre Gruppe Full Text found links im EndNote- Fenster angezeigt, in der sie alle gefundenen Referenzen mit PDFs gebündelt sehen. Sie können sich die PDF-Datei in der PDF-Ansicht ansehen und per Zoom vergrößern/verkleinern oder aber Sie klicken auf das linke schwarze Pfeil-Symbol, um die gewohnte PDF-Ansicht zu erhalten (Abb. 25). Abb. 25: PDF-Ansicht mit verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten Sollte ein Artikel auf diese Weise nicht hinzugefügt worden sein, können Sie mit der Funktion OpenURL Link aus End- Note heraus direkt den Check full text-service der Bibliothek nutzen. Dieser Service ermöglicht die Verknüpfung von Rechercheergebnissen (Artikel) mit den gedruckten und elektronischen Zeitschriftenbeständen der Bibliothek. Voraussetzung für diese Funktion sind die oben bereits erwähnten Einstellungen in EndNote über Edit / Preferences. 14

15 Abb. 26: OpenURL-Funktion Markieren Sie die entsprechende Referenz, um zu prüfen, wie der Status des gewünschten Artikels ist: klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie URL / OpenURL Link aus (Abb. 26). EndNote sendet eine Anfrage an den "Check full text"-service. Die Ergebnisse der Anfrage werden in Ihrem Browser (z.b. Mozilla Firefox, Internet Explorer) dargestellt. Oftmals haben Sie die Möglichkeit die PDF herunterzuladen. Diese können Sie dann über File Attachments der gewählten Literaturangabe in Ihrer EndNote Library hinzufügen (Abschnitt 9 erklärt dies). 9 Einfügen und Verwalten von Dateien Dateien können Sie auf verschiedener Art einfügen. Sie lernten bereits die Funktionen Find Full Text und OpenURL Link kennen (Abschnitt 8). Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Datei bspw. auf dem Desktop zu speichern und diese dann der entsprechenden Referenz per Verschieben mit der Maus hinzuzufügen (Abb. 27). Oder Sie markieren die Referenz und fügen die Datei über References / File Attachments / Attach File hinzu (Abb. 28). Die Büroklammer in der Library-Ansicht kennzeichnet die Referenz als Referenz mit Anhang. Sie können bis zu 45 Dateien, allerdings nur eine Abbildung, pro Referenz hinzufügen. Abb. 27: Datei einfügen per Verschieben 15

16 Abb. 28: Datei einfügen per Funktion File Attachments Beim Einfügen einer Datei oder Abbildung zu einer EndNote-Referenz werden diese automatisch im Data-Verzeichnis abgelegt. Wo aber finden Sie das Data-Verzeichnis und die Dateien auf Ihrem Computer? Beim Anlegen einer neuen EndNote Library erzeugt EndNote automatisch ein Data-Verzeichnis gleichen Namens. Eingefügte Dateien, PDF- Dateien oder andere Dateitypen wie bspw. WORD oder EXCEL, werden von EndNote in einem Unterverzeichnis PDF abgelegt (Abb. 29) und es wird ein relativer Link erstellt. Abbildungen werden einzeln im data-ordner gespeichert. Abb. 29: Data.Verzeichnis Diese Standardeinstellung lässt sich durch Löschen des Hakens in der Checkbox Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link beim Einfügen von Dateien über Attach File ändern (Abb. 30) deaktivieren. Statt des relativen wird dann ein absoluter Link erzeugt, Dateien werden dann nicht im Data-Verzeichnis gespeichert, was jedoch nicht empfehlenswert ist. Abb. 30: Erzeugung eines relativen Links zum Dateianhang Seit der Version X.5 ist im PDF & Quick-Edit-Fenster die Funktion Annotated PDF integriert. Damit können Sie PDF- Dokumente bearbeiten und sogar darin suchen. Sie können sich bspw. Notizen machen (Abb. 31) Textstellen markieren (Abb. 32), weitere Dokumente hinzufügen, sowie das PDF per versenden oder drucken (Abb. 33). Mit der Quick&Edit-Funktion können Sie gleichzeitig die Referenzdaten sowie das Dokument zum Artikel bearbeiten. Abb. 31: Kommentarfunktion bei gespeicherten PDF-Dateien 16

17 Abb. 32: Markierungsfunktion bei gespeicherten PDF-Dateien Abb. 33: Möglichkeit, PDF-Dokumente hinzuzufügen, drucken, speichern, 10 Thematisches Literaturverzeichnis Ihre Referenzen können Sie sich nach bestimmten Kriterien sortiert ausgeben lassen. So ist es möglich, Literaturverzeichnisse bspw. nach Thema, Autor etc. geordnet zu erzeugen, die entweder ausgedruckt oder als Datei gespeichert werden können. Dafür lassen Sie sich im Programmfenster die entsprechenden Referenzen anzeigen, von denen Sie ein thematisches Literaturverzeichnis (Subject Bibliography) erstellen wollen, anzeigen. Das können Sie z.b. über Groups oder Smart Groups tun oder über die Suche. Dann wählen Sie Tools / Subject Bibliography. Im neuen Fenster wählen Sie das Kriterium aus, nach dem Sie sortieren möchten (Abb. 34). Abb. 34: Erstellung einer Subject Bibliography auf Grundlage der Keywords In unserem Beispiel wählen wir Keywords. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK, um eine Auswahl der Häufigkeit pro Einheit (Titel pro Keyword) zu erhalten. Klicken Sie dann Select All, um alle Ergebnisse in das Literaturverzeichnis aufzunehmen. Das folgende Fenster zeigt Ihnen dann eine Vorschau, wie das Literaturverzeichnis aussehen wird. Hier können Sie den Output Style anpassen und über Layout eine ganze Reihe von Anpassungen vornehmen sowie das Ergebnis drucken oder speichern (Abb. 35). 17

18 Abb. 35: Vorschau des thematischen Literaturverzeichnisses Über Layout öffnet sich ein neues Fenster, mithilfe dessen Sie bspw. den Titel ändern oder das jüngste Jahr zuerst anzeigen lassen können. Oder Sie legen fest, ob auf- oder abwärts sortiert werden soll (Term). Weiterhin ist es möglich Schriftart und Seitenränder festzulegen (Page Layout) oder bestimmte Zusatzinformationen oder Leerzeilen etc. einzufügen (Bibliography Layout) und vieles mehr. 11 Einfügen von Referenzen in Textverarbeitungsprogramme WORD Mit der Cite While You Write - Funktion (CWYW) ermöglicht EndNote ein komfortables Arbeiten. Damit fügen Sie schnell und beinahe in beliebiger Formatierung Literaturhinweise in WORD und anderen Textverarbeitungsprogrammen ein. Gleichzeitig erstellt EndNote beim Einfügen der Referenzen am Ende des Dokuments ein Literaturverzeichnis mit den ausführlichen Angaben der Referenzen. Das Einfügen von Verweisen geht sowohl aus WORD wie auch aus EndNote heraus. In jedem Fall sollten immer das WORD-Dokument und die entsprechende EndNote Library geöffnet sein. EndNote fügt nach der Installation in WORD (WORD 2007, 2010) eine eigene Registerkarte namens EndNote X7 ein. CWYW-Funktion Windows WORD 2007, 2010, 2013 Open Office 3.X, Mathematica 8 endnote.com/en/requirements Macintosh WORD 2008, 2011 Apple Pages 09 Wenn Sie aus WORD heraus eine Referenz einfügen möchten, haben Sie wieder mehrere Möglichkeiten. Setzen Sie den Cursor an die entsprechende Stelle im Text und wählen entweder Insert Citation / Find Citation oder Insert Citation / Insert Selected Citation (Abb. 36). Bei der ersten Art öffnet sich ein Fenster, über das Sie den Eintrag in Ihrer Library suchen können. Sie werden wahrscheinlich meistens nach dem gewünschten Autor suchen, aber Sie können grundsätzlich den Inhalt aller Felder durchsuchen, also bspw. Keywords, Journal Title, etc. Falls mehrere Ergebnisse auf Ihre Suche zutreffen, werden sie alle im oberen Bereich des Fensters angezeigt. Sie markieren dann einfach den passenden Eintrag und klicken auf Insert in EndNote. Das Programm fügt dann im Text den Verweis ein und erstellt automatisch ein Literaturverzeichnis mit ausführlichen Angaben am Ende des Dokuments. Bei der zweiten Möglichkeit, haben Sie bereits in EndNote eine Referenz markiert, die dann automatisch in Ihr Dokument eingefügt wird. 18

19 Abb. 36: Insert Selected Citation(s) 12 Bearbeiten von Referenzen in WORD Die Referenzen im Text und im Literaturverzeichnis sind in WORD grau hinterlegt, wenn Sie mit Ihrer Maus drüber fahren. Die graue Unterlegung kennzeichnet somit EndNote-Felder. Bei jeder Aktualisierung der Felder werden Ihre Änderungen wieder überschrieben. Einzelne Referenzen im Text können Sie problemlos bearbeiten, z.b. um Seitenzahlen hinzuzufügen oder um eine eingefügte Referenz wieder zu löschen. Wenn Sie etwas ändern oder hinzufügen möchten, klicken Sie in die Referenz im Text und wählen dann per rechte Maustaste die Edit Citation(s) / More aus (Abb. 37). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Abb. 37: Edit & Manage Citation-Fenster 13 Anpassung von Zitierstilen (Output Styles) Zur Formatierung der In-text-citations sowie des Literaturverzeichnisses stehen im Output Style Manager tausende Zitierstile zur Verfügung (Abb. 38). Diese heißen EndNote Styles, erkennbar an der Endung: *.ens. Sollte ein Output Style nicht im Output Style Manager angezeigt werden, können Sie sich über den Button Get More on the Web von der EndNote-Website den Zitierstil herunterladen ( bzw. auch Updates können hier heruntergeladen werden (Abb. 39). 19

20 Abb. 38: Ansicht Output Style Manager Abb. 39: Ansicht Download-Seite bei EndNote.com Die heruntergeladene.ens-datei muss im Unterordner Styles des Programms gespeichert werden. Über das Drop Down-Menü der Output Styles in EndNote aktivieren Sie den gewünschten Style über Select Another Style Abb. 40: Output Styles speichern Wird der Output Style, den Sie benötigen, auch nicht auf der Website von EndNote angeboten, ist es empfehlenswert auf der Website der Zeitschrift, in der Sie publizieren wollen, bei den Autoreninformationen nach der Möglichkeit zu suchen, den Style herunterzuladen. Dies ist häufig der Fall. Sie können auch neue erstellen bzw. einen vorhandenen Zitierstil an Ihren Wünschen anpassen. Am einfachsten ist es, wenn Sie einen bereits vorhandenen Stil wählen, der Ihrem Bedarf am ehesten entspricht. Dies können Sie ganz einfach feststellen, wenn Sie in EndNote eine Referenz markieren, die Preview-Ansicht im unteren Fenster einstellen und im Drop Down-Menü die einzelnen Output Styles auswählen. Wählen Sie Ihren Zitierstil in EndNote im Drop Down-Menü aus und gehen Sie dann auf Edit / Output Styles / Edit, wobei für den Namen des gerade aktiven Zitierstils steht. Output Styles können im Wesentlichen über vier Kategorien geändert werden: Citations, Bibliography, Footnotes und Figures & Tables (Abb. 41). Sie legen fest, wie die in EndNote hinterlegten Informationen zu den verschiedenen Feldern wie Author, Title, Year etc. jeweils ausgegeben werden. 20

21 Sie sollten sich bei der Stelle (Promotionsbüro, Zeitschriftenredaktion etc.) informieren, welche Zitiervorgaben es gibt. Die Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg bspw. schreibt folgende Output Styles vor: Dissertationen zur Erlangung des Grades Dr. med. & Dr. sc. hum. (verbindlich): Cell oder Journal of the American Society of Nephrology (J Amer Soc Nephrology); Dissertationen die am ZI (Zentralinstitut für Seelische Gesundheit) vorgelegt werden, müssen den aktuellen APA Style verwenden. Tipp: EndNote bringt bereits einige WORD-Vorlagen mit, die ein komplettes Layout bereitstellen. Sie finden die Vorlagen in EndNote unter Tools / Manuscript Templates. Abb. 41: Kategorien zum Ändern von Output Styles In den vier Kategorien Citations, Bibliography, Footnotes und Figures & Tables treffen Sie immer auf dieselbe Syntax für die Formatierung der Referenzen und sie funktioniert für alle gleich (Abb. 41). Die Felder aus den Datensätzen werden als eine Art Variable für die Formatierung benutzt. Die Grundeinstellungen können Sie bei dem jeweiligen Abschnitt Templates vornehmen. Bei Citations wird das Muster für das Zitieren im Text festgelegt. Über Insert Field können die entsprechenden Felder hinzugefügt werden, in der Regel besteht eine Zitierung im Text aus (Autor, Jahr). Die Eintragung der Satzzeichen wie Semikolon oder Komma erfolgt von Hand. Für die Festlegung des Musters der Angaben der Referenzen im Literaturverzeichnis klicken Sie auf Bibliography / Templates. Hier können Sie bei Bedarf weitere Referenztypen über den Button Reference Types hinzufügen. Im vorliegenden Bsp. würde es sich anbieten, den Referenztyp Webpage hinzuzufügen, da das Zitieren von Webquellen zunehmend steigt. Über Layout können Sie bestimmen, dass hinter jedem Referenztyp eine Leerzeile hinzugefügt wird, damit zwischen den Referenzen im Literaturverzeichnis eine Leerzeile entsteht und das Literaturverzeichnis übersichtlicher und lesefreundlicher gestaltet ist. Tipp: Wenn Sie eine bestimmte Einstellung haben möchten, die Ihr gewählter Stil nicht bietet, dann suchen Sie nach einem Output Style, der diese Einstellung hat und schauen sich an, wie es dort gemacht wurde. Mit Copy und Paste können Sie die Einstellungen in Ihrem individuellen Style übernehmen. Sobald Sie alle gewünschten Änderungen gemacht haben, schließen Sie die Output Style Ansicht über das untere Kreuz im EndNote-Fenster oder Strg+S. EndNote fragt, ob Sie die Änderungen speichern wollen, was Sie annehmen und dabei einen neuen Namen für den bearbeiteten Stil angeben, bspw. Cell Copy. 21

22 EndNote speichert automatisch die eigenen bzw. editierten Styles, i. d. R. unter C:/ Eigene Dateien/EndNote/Styles/. Der Zitierstil, den Sie neu bearbeitet und als Cell Copy in EndNote gespeichert haben, muss in WORD auch eingestellt werden, damit die Änderungen auch in Ihrem Dokument angepasst werden. Über das Style-Drop-Down-Menü stellen Sie sich den veränderten Zitierstil ein (Abb. 42). Die Änderungen werden dann automatisch für das gesamte Dokument übernommen. Abb. 42: Auswahl eines Zitierstils in WORD Erstellung einer Compressed Library Wie Ihr Dokument sollten Sie auch Ihre EndNote Library immer sichern. Es empfiehlt sich dafür eine Kopie in Form einer Compressed Library (Abb. 43). Diese führt sowohl die.enl-datei als auch den dazugehörigen Datenordner (.data) in eine einzelne Datei zusammen, die gegenüber den Originalen eine kleinere Speichergröße aufweist. Klicken Sie dazu auf File / Compressed Library (.enlx). Hier wählen Sie aus, ob die Dateianhänge mitgespeichert werden sollen und welche Referenzen Sie sichern wollen: alle, nur diejenigen, die Sie vorher ausgewählt haben, oder solche, die Sie in eine bestimmte Gruppe einsortiert haben. Klicken Sie auf Next, um einen Speicherort auszuwählen. Speichern Sie die Datei am besten auf einem externen Laufwerk oder auf einem anderen Speichermedium, bspw. USB-Stick. Abb. 43: Compressed Library erstellen 15 Datensynchronisation Wie im ersten Abschnitt erwähnt, gibt es EndNote auch in der Web-Version, die nahezu dieselben Funktionen bietet und den Vorteil hat, computerunabhängig immer zugänglich zu sein (vorausgesetzt der Internetzugang funktioniert). Sollten Sie daran Interesse haben, können Sie parallel mit dem Web-Account und der installierten Desktop-Version, die wir uns eben anschauten, stets die Daten beider Libraries synchronisieren. Im Fall, dass Sie sich erst einen EndNote Web-Account anlegen, funktioniert die Datensynchronisierung folgendermaßen: 22

23 In EndNote können Sie mit dem Button Sync with EndNote Web Ihre Library mit EndNote Web synchronisieren (Abb. 44). Achtung: es werden nur Custom Groups, keine Group Sets, Combined Groups und Smart Groups synchronisiert, da diese Funktion in der Webversion nicht vorhanden ist. Abb. 44: Sync-Button in Symbolleiste Wenn Sie sich noch nicht bei EndNote Web angemeldet haben, dann werden Sie spätestens jetzt gefragt. Nach der Anmeldung erfolgt die Synchronisation. Unter können Sie dann Ihre Library einsehen. Ob die Synchronisation erfolgen soll, können Sie festlegen über EndNote/ Edit/ Preferences/ Sync. Abb. 45: Synchronisationseinstellungen in EndNote Preferences 23

24 16 Hilfe und Unterstützung Kurse und Sprechstunde: Es finden regelmäßig EndNote-Kurse statt, die eine umfassende Einführung in das Arbeiten mit EndNote geben. Ergänzend dazu ist online ein Tutorial in über die E-Learning-Plattform der medizinischen Fakultät Mannheim (Moodle) verfügbar. Außerdem bietet die Bibliothek jeden 1. und 3. Mittwoch im Monat von Uhr eine EndNote-Sprechstunde an der Auskunftstheke im Eingangsbereich der Bibliothek an. Ansprechpartnerinnen: Dr. Martina Semmler-Schmetz, Manuela Schulz M.A. Weiterführende Seiten: EndNote Homepage Anleitung EndNote X7 des Herstellers (en.) EndNote Technical Support & Service Hilfe des EndNote Vertreibers in Dtl. (dt.) Tutorial in Moodle: Informationen der Bibliothek zu EndNote Informationen der Bibliothek zum Zitieren Anmerkung: Die Gliederung dieses Skriptes basiert auf Ausführungen zu EndNote von Dennis Bock für das ZDV der Universität Tübingen. Anleitungen_Walter/Anwendungssoftware/endnote.pdf