WinREG32 Das DOMEA-zertifizierte DMS zur Vorgangsverwaltung und Vorgangsbearbeitung

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1 Allgemein Bei der Entwicklung des Programms WinREG wurde auf eine einfache Bedienbarkeit und klare Strukturierung trotz zum Teil komplexer Kundenanforderungen Wert gelegt. Mit WinREG werden Sie in die Lage versetzt ihre Dokumente auf den Bürokommunikationsebenen der Objekte (Schreiben, Berichte, Vermerke, Verträge etc.), der Ordnungssysteme (Aktenplan, Akte, Vorgang), des Geschäftsgangs (Posteingang, Bearbeitung, Ablage) und der Beobachtung bzw. Kontrolle (Termin, Wiedervorlage) rationell und sicher zu verwalten. Dabei kann abhängig von den technischen und organisatorischen Gegebenheiten die vollelektronische Vorgangsbearbeitung sofort oder schrittweise eingeführt werden. Die Software ist nach dem DOMEA-Konzept 1.2 der Koordinierungs- und Beratungsstelle für Informationstechnik der Bundesregierung (KBST) zertifiziert. WinREG unterstützt die Funktionen der papierorientierten Schriftgutverwaltung wie Ordnen, Registrieren, Bereitstellen im Registraturbereich genauso wie die vollelektronische Bearbeitung von Vorgängen in allen Arbeitsbereichen (elektronische Akte). Beim Einsatz der Software an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter fügt sie sich ohne Medienbruch in die bekannte Office-Umgebung ein. Die Modularität der Software erlaubt einen schrittweisen Ausbau des Systems von einer Einzelplatz- Lösung zur Erfassung von Posteingängen bis hin zu einem hausweiten Dokumenten-Management-System (DMS) mit Integration in bestehende Fachverfahren. WinREG beinhaltet: - Registrierung aller Dokumente mit Standardmerkmalen (Adresse, Betreff, etc.) und beliebig hinzufügbaren zusätzlichen Merkmalen (Vertragsnummer, Rechnungsbetrag, etc.). - Recherche nach allen erfassten Informationen inkl. Volltextsuche in den Dokumentinhalten. - Verwaltung der Vorgänge/Akten (Herstellung des Bezugs mehrerer Dokumente zueinander) bis hin zu den Aussonderungsinformationen. - Registrierung der Dokumentenweitergabe (Vorgangsverfolgung). - Aufgabenstellung mittels Verfügung (Geschäftsvermerk, Termin, Bemerkung, Mitzeichnung). - Kontrolle mittels Wiedervorlagefunktionen - auch per - Steuerung der Vorgangsbearbeitung auf Basis von vordefinierten oder Adhoc-Laufwegen (Workflow) - Abbildung der Organisationsstruktur der Einrichtung. - Adressenverwaltung zur Unterstützung der Registraturarbeit oder als eigenständiges Modul mit integrierter Serienbrieffunktion. - Integration kundenspezifischer Aktenpläne (1 bis n) inkl. der Aufbewahrungsfristen und deren Pflege. - Intranet-Zugang für die allgemeine Recherche durch berechtigte Mitarbeiter. - Versionsverwaltung bei der Bearbeitung von Entwürfen und anderen internen Dokumenten. Alle Module zur Erfassung, Registrierung und Bearbeitung von Dokumenten und Vorgänge stehen separat zur Integration in Fachapplikationen wie z.b. Microsoft WinWord zur Verfügung. 1 von 18

2 Registrierung ein- und ausgehender Dokumente Anhand der Bildschirmmaske in Abbildung 1 werden die zu einem Dokument zu erfassenden Standardinformationen dargestellt. In der Bildschirmmaske zur Eingabe von Postein- und -ausgang werden prinzipiell die Bereiche Dokumentinformationen, Aktenzeichen (Geschäftszeichen) und Weitergabe/Verfügungs-Informationen unterschieden. Erleichtert wird die Eingabe einer Reihe von Informationen durch Auswahllisten, die zentral oder bei entsprechender Berechtigung auch vom Nutzer nach Bedarf in Katalogen zusammengestellt werden können. Abbildung 1 Erfassungsmaske Dokument-Metadateninformationen Die Standardinformationen zu einem Dokument können durch frei definierbare weitere Merkmale erweitert werden. Jedes Dokument erhält eine eindeutigen Identifikator in Form einer lfd. Nr. im Jahrgang. 2 von 18

3 s werden ohne Umweg direkt in Microsoft Outlook registriert. Die wird mit ihrer Registrierung an das Ablagesystem übergeben und kann im Outlook-Ordner gelöscht werden. Abbildung 2 Eingehende s können direkt in Outlook registriert werden Bei der Registrierung kann die in ihre einzelnen Bestandteile (Text, Anlagen) zerlegt oder auch im Outlook-Originalformat gespeichert werden. 3 von 18

4 Scannen Papierdokumente können zentral mit einer beliebigen Standardanwendung gescannt, indiziert (per OCR unterstützt) und verteilt werden. Empfohlen wird die Software AscentCapure der Firma Kofax. Die vorverarbeiteten Scanstapel werden mit dem IndizierClient in das WinREG-System übernommen. Abbildung 3 Registrieren eines Dokuments im IndizierClient für ScanStapel Einzeldokumente werden direkt in der WinREG-Anwendung gescannt. 4 von 18

5 Adressen Die effektive Erfassung und Ordnung der Dokumente wird mit einer integrierten Adressenverwaltung unterstützt. Das zu erfassende Dokument wird mit der jeweiligen Adresse verbunden. Damit wird z.b. der spätere Suchprozess unabhängig von der Historie einer Adresse immer zum Erfolg führen. Abbildung 4 Adressen-Erfassung und Suche 5 von 18

6 Geschäftszeichen/Aktenzeichen Bei der Festlegung des Geschäftszeichen des Dokuments kann neben der manuellen Angabe des Aktenzeichens auch die Suche im Datenbestand der Vorgänge / der Akten benutzt werden. Bei neu anzulegenden Vorgängen und Akten kann zur richtigen Einordnung auf den Aktenplan zurückgegriffen werden. Die Bildung des Geschäftszeichens wird entsprechend der festgelegten Systematik kontrolliert. Wechsel zur Aktenplan-Recherche Wechsel zur Vorgangs-Recherche Abbildung 5 Vorgangssuche mit Anzeige bereits enthaltener Dokumente 6 von 18

7 Bearbeitung der Dokumente (Bewegung, Verfügung, Workflow) Die Bearbeitung eines Dokuments oder Vorgangs erfordert im Allgemeinen die Zustellung an eine zuständige oder mitzeichnende Stelle. Dies kann eine Org.-Einheit oder ein Mitarbeiter sein. In WinREG wird dieser Prozess Bewegung bezeichnet. Mit der Bewegung kann eine Verfügung an den Empfänger gegeben werden. Dabei handelt es sich um eine Aufgabenstellung, welche durch die Informationen Geschäftsvermerk, Bemerkung, Termin und Wiedervorlage beschrieben ist. Abbildung 6 Dokumenten-Bewegung Informationen und Anmerkungen können durch alle beteiligten Mitarbeiter auch als persönliche oder öffentliche Notiz jederzeit angebracht werden. Der Status eines Dokuments oder Vorgangs kann durch Auswahl eines Bearbeitungsstandes dokumentiert werden. 7 von 18

8 Strukturierte Vorgangsbearbeitung Wie oft wird ein aufwändiges Workflowsystem für alle Lebenslagen benötigt? Unsere langjährigen Projekterfahrungen sagen: bisher nie. Die Gründe liegen auf der Hand: hohe Kosten, kompliziertes Customizing, Änderungen praktisch nur mit externer Hilfe möglich. Diesem Zustand wurde entsprochen und ein einfach zu bedienendes Werkzeug zur Festlegung von Laufwegen (auch parallelen) inkl. Verfügungen implementiert. Sie können Laufwege ad hoc festlegen oder zu einer bestimmten Dokumentart auch vorplanen. Die Festlegung des Laufweges erfolgt direkt in WinREG und die Repräsentierung in der bekannten Listenform. Zur besseren Visualisierung des Laufweges kann dieser in das Programm Microsoft Visio exportiert und dort grafisch angezeigt werden. 8 von 18

9 Postkasten/Arbeitsmappe Zu bearbeitende Dokumente und Vorgänge werden dem jeweiligen Mitarbeiter im Postkasten angezeigt. Mit Aufnahme in die Arbeitsmappe bestätigt er den Empfang und die Zuständigkeit. Fällige Termine und Wiedervorlagen werden automatisch in der Arbeitsmappe angezeigt. Abbildung 7 Postkasten mit den Eingängen und Arbeitsmappe mit zu erledigenden Vorgängen inkl. Schnellsichtung der Dokumente Entsprechende Listen zeigen den aktuellen Stand des Bearbeitungsprozesses an, also wo sich z.b. das Dokument aktuell befindet und welche Stellen bisher an der Bearbeitung beteiligt waren. Abbildung 8 Auswahl eines Dokuments und Anzeige des Laufweges während dessen Bearbeitung 9 von 18

10 Akten- und Vorgangsverwaltung Das Programm unterstützt das Ordnungsprinzip des Aktenplans. Unter einer Aktenplan-Nummer können Akten und Vorgänge erzeugt und diesen Dokumente zugeordnet werden. Das externe Zeichen einer solchen Verbindung ist das gemeinsame eindeutige Aktenzeichen, oder auch Geschäftszeichen genannt. Die Wahl des Aktenzeichens wird durch den im System integrierten Aktenplan erleichtert (Hierarchische Bestimmung des Aktenzeichens oder Suche über Begriffe). Damit wird die einheitliche Führung der Akten gewährleistet. Die eindeutigen Kriterien des Aktenzeichens können durch globale Einstellungen festgelegt werden. Die Bildung der Vorgangs-Nr. kann automatisch oder durch Vorgabe erfolgen. Die Wahrung der Integrität der Aktenzeichen wird durch die Software überwacht und sichergestellt. Bei der Benutzung von Aktenplan-Nr. können verschiedene Kriterien festgelegt werden. Dazu gehört z.b. die optionale Überprüfung der Gültigkeit der eingetragenen Aktenplan-Nr. Abbildung 9 Vorgangsinformationen Zur Abbildung und Unterstützung der Registraturarbeit können eine Vielzahl von Informationen zu einem Vorgang erfasst werden und stehen auch zur Recherche zur Verfügung. 10 von 18

11 Aussonderung Zur Unterstützung der Aussonderung abgeschlossener Vorgänge können unkompliziert die Vorgänge ermittelt werden, welche seit einem bestimmten Termin nicht mehr bearbeitet wurden. Wird ein Vorgang zurückgelegt (Option Zurücklegen ), so wird ausgehend vom Datum der Schließung und der Aufbewahrungsfrist das Aussonderungsjahr ermittelt. Die Aufbewahrungsfrist wird durch die Aktenplan-Nr. (Fristenkatalog; siehe Aktenplan) oder durch individuelle Vorgabe festgelegt. Diese Informationen sind Grundlage zur Abgabe an ein Zwischen- oder Hauptarchiv. Hierarchiestufe Akte und Band Neben der Ordnung der Dokumente in Vorgängen kann dazu auch die Hierarchiestufe der Akte eingeführt werden. Diese stellt die dem Vorgang übergeordnete Stufe dar und kann z.b. direkt den Aktenplan wieder geben. Neben der Zuordnung zu Akte und Vorgang kann auch die Aufnahme eines Papierdokuments in einen Vorgangs- oder Aktenband dokumentiert werden. Dies Hierarchiestufen können auch als Teilakte oder Teilvorgang angesehen werden. Abbildung 10 Sicht auf die Objekthierarchie Akte Vorgang Dokument 11 von 18

12 Aktenplan Der Aktenplan ist ein systematischer, an den behördlichen Aufgaben orientierter Ordnungsrahmen für das Bilden und Kennzeichnen von Akten. Er enthält einen standardisierten Katalog von Schlagworten bzw. Texten, welche im Allgemeinen nach einem Dezimalsystem gegliedert sind. Er ist damit das Ordnungssystem für den Aktenbestand und die Ablage und Strukturierung von Informationen nach System wird ermöglicht. Neben der Vergabe des Aktenzeichens unterstützt er auch die Entscheidung zur gesetzlichen Aufbewahrungsdauer von Akten und Vorgängen nach deren Abschluss. Abbildung 11 Aktenplan Der Aktenplan kann auch via Intranet jedem Mitarbeiter im Haus zur Verfügung gestellt werden. 12 von 18

13 Terminverwaltung/Terminkalender Termine und Wiedervorlagetermine werden bei der Aufgabenstellung während der Vorgangsbearbeitung als Verfügung registriert. Die Terminverwaltung des Programms unterstützt die manuelle als auch automatische Kontrolle gestellter und empfangener Termine und Wiedervorlagetermine. Die manuelle Terminkontrolle erfolgt anhand von Übersichten die als Ergebnis der Terminrecherche mit vorgegebenen Filterkriterien erzeugt werden. In der Arbeitsmappe des Mitarbeiters werden fällige Termine und Wiedervorlagen automatisch angezeigt und farblich hervorgehoben. Termine und Wiedervorlagen können auch an das Programm Microsoft Office Outlook in den Kalender oder Aufgabenordner übertragen werden. Abbildung 12 Terminverwaltung Termine und Wiedervorlagen noch effektiver im Blick behalten Dafür sorgt unser SMTP-basierter Mail-Dienst. Er unterstützt Sie dabei, alle Termine in Ihrer bekannten Office-Umgebung im Blick zu behalten und auch die Mitarbeiter aktiv einzubeziehen, welche zwar in WinREG Termine eingetragen bekommen und für deren Einhaltung zuständig sind, aber selbst keinen direkten Zugriff auf die elektronischen Informationen des Vorgangs haben. Mit dem angebotenen Verfahren werden Sie effektiv bei der Wahrung der Termintreue unterstützt. 13 von 18

14 Ist auf dem Arbeitsplatzrechner des Mailempfängers der WinREG-Office-Client für Outlook installiert, so können Sie mit der Funktion Gehe zu (siehe WinREG-Symbolleiste in der Abbildung) effektiv aus der Mail heraus direkt zum Vorgang bzw. zum Dokument wechseln und die notwendige Bearbeitung vornehmen. Sie können mit diesem Dienst auch andere, von WinREG unabhängige Informationsquellen, welche in regelmäßigen Abständen oder auch nur ab und zu Informationen zur Versendung bereitstellen, einfach einbinden. Einzige Bedingung ist, dass Daten aus der jeweiligen Informationsquelle in das Auftragsobjekt (SQL-Datenbank) eingetragen werden können, wenn möglich natürlich automatisch. Terminserien Im Zusammenhang mit der Terminverwaltung bietet WinREG auch die Möglichkeit der z.b. aus Outlook bekannten Festlegung von Terminserien an. Es ist z.b. möglich, Wiedervorlagetermine mit einer Serieninformation jeden Montag zu versehen. Damit wird jeder Mitarbeiter in die Lage versetzt, Vorgänge oder auch einzelne Dokumente effektiv und ohne weitere Hilfsmittel (z.b. Outlook-Kalender/- Aufgabenordner) zu kontrollieren. Die Durchführung sich wiederholender Prozesse ist insbesondere dahingehend gesichert, dass durch die vollständige Integration in das Vorgangsbearbeitungssystem automatisch auch die Stellvertreter eingebunden sind. 14 von 18

15 Adressenverwaltung Die Adressenverwaltung erleichtert die Erfassung der Dokumente, unterstützt Recherchen und ermöglicht der Erstellung von Serienbriefen mit gleichzeitiger Registrierung der dabei entstehenden Dokumente. Die Adressen werden unter Kürzel gespeichert und können Gruppen und Stichworten (Verteiler) zugeordnet werden. Im Sinne des Wissensmanagement lassen sich zwischen Adressen Verweise erstellen, welche Zusammenhänge darstellen. Neben weiteren frei definierbaren Adressattributen lassen sich auch Verweise auf Dokumente und Vorgänge erstellen. Es können persönliche und auch öffentliche Listen angelegt werden. Dementsprechend werden die Rechte der Mitarbeiter zum Ändern in den Listen vergeben. Abbildung 13 Erfassungs- und Änderungsmaske von Adressen Die Adressenverwaltung ist als eigenständiges Modul in WinREG implementiert und kann so auch unabhängig von der WinREG-Funktionalität benutzt werden. Den Nutzern kann das Recht zum Einfügen neuer Adressen oder Ändern bestehender Adressen entzogen werden. Die erfassten Adressen lassen sich leicht in andere Applikationen übernehmen (z.b. WinWord) bzw. lässt sich der Dialog zur Erfassung, Suche und Auswahl von Adressen direkt in WinWord oder einem anderen Office-Produkt integrieren. 15 von 18

16 Recherchefunktionen Neben direktem Zugriff über Registraturschlüssel (lfd. Nr. im Jahr) oder Aktenzeichen sind Recherchen über Suchbegriffe, fragmentarische Zeichenketten, UND-verknüpfte Dokumentinformationen, Zeiträume und Stichworte möglich. Abhängig vom eingesetzten Datenbank-Management-System ist auch die Volltextsuche über alle erfassten Metadaten oder auch über die Dokumentinhalte der mit den Metadaten verknüpften elektronischen Dokumente möglich. Das Programm erlaubt Recherchen nach: - Dokumente und deren Aufenthaltsort, - Vorgänge/Akten, - Aktenplan-Nr. und Aktenzeichen, - Verfügungen und Termine (Zeitraum, Woher, Wohin), - empfangene Dokumente (Zeitraum, Woher), - abgesendete Dokumente (Zeitraum, Wohin) sowie - Adressen. Drucken Alle Rechercheergebnisse werden in einer tabellarischen Ansicht gezeigt und können individuell sofort ausgedruckt oder nach Übertragung in ein spezielles Druckdokument und dessen Anzeige bearbeitet, formatiert und gespeichert werden. Der Inhalt der Ansichten (Spalten, Reihenfolge) und der Drucklisten kann durch jeden WinREG-Nutzer individuell eingestellt werden. Abbildung 14 Einstellung der Spalten und Spaltenreihenfolge 16 von 18

17 Ablage Einer der Aspekte von Wissensmanagement in Dokumenten und Vorgängen enthaltener Informationen ist die strukturierte Ablage der Dokumente und Vorgänge. Damit kann sich der Nutzer des Systems intuitiv das darin gespeicherte Wissen erschließen. Dieses Prinzip wird in WinREG durch zwei mögliche Wege, welche auch parallel genutzt werden können, unterstützt. Zum einen ist die Ablage eines Dokuments in einem Vorgang und/oder einer Akte möglich. Deren Aktenzeichen wird durch den Aktenplan bestimmt, welcher das Dokument in den richtigen sachlichen Kontext stellt. Die Suche beginnt ebenfalls bei der Auswahl einer Aktenplannummer im Aktenplan nach sachlichen Kriterien und führt damit fast automatisch zu den entsprechenden Vorgängen und Akten und damit zu den gesuchten Dokumenten und Inhalten. Der zweite Weg ist die Ablage eines Dokuments, einer Akte oder eines Vorgangs in einer öffentlichen oder persönlichen Ablage. Diese werden ähnlich dem Windows-Explorer als Baum strukturiert. Diese Ablagen können neben einer logischen Aussage (z.b. meine Ablage, schwarzes Brett oder Rechnungen ) auch eine Ortsauskunft enthalten (z.b. Regal ABC ). So genannte Öffentliche Ablagen werden zentral administriert und können Gruppen und einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden. Persönliche Ablagen können durch den Mitarbeiter selbst angelegt werden und sind nur ihm für die Ablage zugänglich. Abbildung 15 Dokumentenablage in einer öffentlichen Ablage 17 von 18

18 Altablage/Aussonderung Abgeschlossene Vorgänge (Papierakten wie auch elektronische Akten) können von der Registratur oder anderen autorisierten Mitarbeitern unter Beachtung der gegebenen Aufbewahrungsfristen aus dem aktiven Datenbestand ausgesondert werden. Abgeschlossene Papiervorgänge können vor Erreichen des Aussonderungszeitpunktes zur Entlastung der Registratur auch an ein Zwischenarchiv übergeben werden. Die Verwaltung der Akten und Vorgänge in einem Zwischenarchiv oder deren Aussonderung erfolgt in dem eigenständigen WinREG-Modul AltREG. Der Funktionsumfang erfüllt die Anforderungen aus dem Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten im Band 40 der Schriftenreihe der KBSt und der Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in den Bundesministerien (RegR). Export/Import (XML) Alle Informationen zu einem Dokument (Metadaten Dokument, Vorgang, Akzte, Adresse) und das Dokument selbst lassen sich über eine integrierte Funktion in das XDOMEA-Schema (XML) exportieren, als auch daraus importieren. Verteilte Systeme Über einen Adapter für den Microsoft BizTalk Server können Dokumente zwischen verteilten Systeme ausgetauscht werden. Damit können auch in einer solchen Umgebung elektronische Geschäftsprozesse realisiert werden. Durch Anschluss über entsprechende Web-Services können auch Fremdsysteme in den Geschäftsprozess integriert werden. Integration in das Microsoft Office-System Vorgänge (Dokumentbibliothek) und Dokumente (Dokument) können in den Microsoft SharePoint Server exportiert und dort publiziert werden. SharePoint kann auch als Standarddokumentenablagesystem in WinREG integriert werden. In diesem Fall können Dokumente in WinREG als auch in der SharePoint- Umgebung bearbeitet werden. 18 von 18