F A Q. Zusammenstellung oft gestellter Anfragen. Stand: August Magistrat der Stadt Wien Magistratsabteilung 63 Sabine Steidl Erika Lindenbauer

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1 F A Q Zusammenstellung oft gestellter Anfragen Stand: August 2017 Magistrat der Stadt Wien Magistratsabteilung 63 Sabine Steidl Erika Lindenbauer

2 ALLGEMEIN Sind Befreiungen (gem. 5 Abs. 8 GütbefG bzw. 6 Abs. 2 GelverkG) im GISA einzutragen? (05/2015) Nein, Befreiungen sind im GISA nicht einzutragen. Wie lösche ich aus GISA einen angelegten Geschäftsfall (da dieser z.b. zur falschen GISA-Zahl angelegt wurde)? (05/2015) Über Reiter ELAK den entsprechenden Geschäftsfall (FIS-ID) mit dem Button auswählen Auf Button klicken Der Geschäftsfall ist entfernt Unterschied zwischen rechtswirksam-ab und gültig-ab Datum (05/2015) rechtswirksam-ab-datum: ist der Entstehungszeitpunkt (Zeitpunkt der Ausübungsberechtigung) des Gewerbes bzw. der/des GewerbeinhaberIn, des Standortes usw. gültig-ab-datum: ist das Datum, ab dem eine Neuanlage oder Änderung gültig ist; z.b. ist bei einer Gewerbeanmeldung das gültig-ab-datum gleich dem rechtswirksam-ab- Datum. Mit einer Änderung (z.b. Namensänderung oder Änderung des Gewerbewortlautes) wird der Zeitpunkt der Änderung im Feld gültig ab (gültig-ab- Datum) dargestellt. Seite 2

3 Was soll ich beim Anlegen einer Notiz beachten? (05/2015) Wird eine Notiz zu einer Person angelegt, wird empfohlen, immer den Namen der betreffenden Person der Notiz voranzustellen (z.b.: Max Mustermann: Musternotiz). Hinweis: Eine Notiz wird immer zur Funktion und nicht zur Person angelegt. Wie gehe ich mit bereits eingetragenen Notizen um? (05/2015) Im Rahmen der Migration wurden Notizen zu einer bzw. mehreren Person/en als Notiz zur Funktion übernommen. Dadurch kann es vorkommen, dass Notizen zu unterschiedlichen Personen in eine Funktion übernommen wurden und nicht erkennbar ist, zu welcher Person diese Notiz gehört (z.b. mehrere Geschäftsführerbestellungen alle Notizen zu den jeweiligen GeschäftsführerInnen wurden in das Feld Notizen beim Block GeschäftsführerIn übertragen). Es wird empfohlen, im Anlassfall in der Notiz den Namen der zur Notiz gehörenden Person voranzustellen. Wann verwende ich den Button korrigieren und wann den Button ändern? (08/2015) Button korrigieren: Mit diesem Button können Korrekturen durchgeführt werden (z.b. Button ändern: Tippfehler). Es wird keine Historie angelegt. Die bestehenden Daten verändern sich zu einem bestimmten Zeitpunkt. Beispiel Firmenwortlautänderung: der Name der Firma ändert sich. Der bisherige Firmenwortlaut wird in der Historie abgebildet. Hinweis: Bescheiddaten wurden nicht befüllt Werden bei Neuanlage eines Gewerbes die Daten freigegeben und erst danach festgestellt, dass z.b. Daten im Block der Gewerbeberechtigung nicht befüllt sind, ist der Button zu verwenden. Die Daten werden ergänzt und gespeichert. Seite 3

4 ÜBERNAHME VON DATEN AUS DEM ZMR Welche Adresse trage ich ein, wenn sich der Wohnsitz der Natürlichen Person im Ausland befindet? (05/2015) Ist die Person im ZMR mit einem Nebenwohnsitz verzeichnet, ist dieser einzutragen nicht verzeichnet, ist der ausländische Wohnsitz einzutragen Was passiert mit Personendaten, die mit dem Button korrigieren verändert werden (z.b. Nachtragen des Geburtsortes)? (08/2015) Wird ein Abgleich einer Person über das ZMR durchgeführt, schreibt sich die Prüfung der Daten (z.b. Nachtragen des Geburtsortes) auf alle Gewerbe durch. Auch auf jene, die sich nicht in der eigenen Behörde befinden. Was mache ich, wenn das Feld Geb.Dat. nach Übernahme der Personendaten aus dem ZMR im GISA leer bleibt? (08/2015) Bei Einträgen aus dem ZMR mit einem ungültigen Geburtsdatum (wo beispielsweise nur das Geburtsjahr bekannt ist) wird das ungültige Geburtsdatum aus dem ZMR nicht übernommen und das Feld Geb.Dat. bleibt leer. Für die weitere Bearbeitung (Speichern oder Freigabe) muss das genaue Geburtsdatum erhoben und manuell eingetragen werden. Wie sind Namensänderungen (nat. oder jur. Personen) bzw. Titel oder Adressänderungen (Wohnadresse oder Geschäftsanschrift), die nicht automatisiert über den ZMR-AED in GISA eingespielt werden, im GISA einzutragen? (06/2016) Es ist zu beachten, dass Änderungen des Namens bzw. der Adresse (auch amtliche Adressänderungen) immer im entsprechenden Block über den Button durchzuführen sind (Nur dadurch bildet sich auch eine Historie ab!). Personenänderungen sind immer über einen ZMR- bzw. UR-Abgleich (Button ) durchführen. Achtung! Waren bei natürlichen Personen bereits Titel eingetragen, die im ZMR nicht eingetragen sind, sind diese nach dem Abgleich wieder zu ergänzen. Seite 4

5 Wie gehe ich mit Namensänderungen vor, die automatisch vom ZMR ins GISA eingespielt werden? (06/2017) Die Eintragung des gültig-ab-datum mittels Button ändern ist nicht erforderlich. Der Änderungszeitpunkt ist in der Personenhistorie sichtbar. Seite 5

6 USE CASE 01 GEWERBEBERECHTIGUNG Kann ich den Status abgelehnt auch für die Untersagung der Ausübung eines Gewerbes verwenden oder ist dieses Gewerbe aus GISA zu löschen? (05/2015) Ja, der Status abgelehnt bzw. zurückgezogen ist nicht nur für Reine Nachsichten zu verwenden. Wie trage ich eine Einstellung einer Exekution im GISA ein? (08/2015) Gar nicht. Eingestellte Exekutionen sind im GISA, wie in UseCase 01i beschrieben, zu löschen. Was mache ich, wenn die Daten eines neuen Gewerbes bereits freigegeben sind und danach festgestellt wird, dass die Bescheiddaten nicht ausgefüllt wurden? (08/2015) Im Block der Gewerbeberechtigung mit dem Button die Bescheiddaten und die ausstellende Behörde nachtragen Daten-Korrektur mit dem Button speichern im Block der Gewerbeberechtigung bestätigen. Wie trage ich eine rechtskräftige Untersagung der Gewerbeausübung ein? (08/2015) Im Block der Gewerbeberechtigung auf Button Änderungsstatus klicken. Status ABGELEHNT auswählen und zusätzlich die Checkbox für ganzes Gewerbe auswählen Auf Button Status ändern klicken; alle in-bearbeitung -Blöcke werden auf abgelehnt gesetzt Hinweis: Im Block der Gewerbeberechtigung können in der Notiz die Bescheiddaten zur Untersagung und die Rechtskraft vermerkt werden. Seite 6

7 Wie gehe ich mit Online-Anmeldungen (Online Partneranmeldungen) vor, die im Gewerbewortlaut eine Einschränkung haben? (08/2015) Durch die Übernahme der Daten aus der Aufgabenliste mit dem Button übernehmen wird der Gewerbewortlaut mit dem Wort EINSCHR. ins GISA übernommen (z.b. Lebens- und Sozialberatung EINSCHRÄNKUNG unter Ausschluss der Ernährungsberatung und sportwissenschaftliche Beratung Der Gewerbewortlaut ist entsprechend zu korrigieren, z.b. auf Lebens- und Sozialberatung unter Ausschluss der Ernährungsberatung und sportwissenschaftliche Beratung Wie gehe ich vor, wenn GewerbeinhaberIn während der Insolvenzmasse seine/ihre Gewerbeberechtigung zurücklegt? (3/17) Es wird nur der Block GewerbeinhaberIn über den Button beenden mit dem Datum der Rücklegung (sofern keine offenen Exekutionen vorliegen) und dem Endigungsgrund 15 beendet Über Button Änderungsstatus im Block GewerbeinhaberIn den Status auf freigegeben setzen Achtung! Gewerberechtliche/r GeschäftsführerIn Ist ein/e gewerberechtliche/r GeschäftsführerIn bestellt, so ist diese/r auch mit dem Datum der Zurücklegung und Endigungsgrund 15 zu beenden. Maßgebliche Person Legt eine juristische Person das Gewerbe während der Insolvenzmasse zurück und ist/sind auch eine maßgebliche Person/en eingetragen, sind auch diese mit dem Datum der Zurücklegung und dem Endigungsgrund 15 zu beenden. Seite 7

8 Wie gehe ich vor bei einer Änderung zu einem ruhend gemeldeten Gewerbe mit einem alten (historischen) Gewerbeschlüssel? (06/2016) Wird im GISA eine Änderung (z.b. Namensänderung) bei einem ruhend gemeldeten Gewerbe mit einem historischen Gewerbeschlüssel durchgeführt, erscheint folgende Warnmeldung: Der geänderte Datensatz kann dennoch gespeichert und freigegeben werden. Wie trage ich den aktuellen Gewerbeschlüssel bei ruhend gemeldeten Gewerben ein? (08/2017) Beispiel: Gewerbeschlüssel 9908 ändern auf Gewerbeschlüssel 7603 auf Button ändern klicken gültig-ab-datum des neuen Gewerbeschlüssels eintragen auf klicken ACHTUNG! Der bestehende Gewerbewortlaut soll dabei nicht verändert werden (es wird empfohlen diesen, vor Auswahl des neuen Gewerbeschlüssels, zu kopieren). aktuellen Gewerbeschlüssel auswählen Einfügen des bestehenden Gewerbewortlautes Datensatz mittels Button auf freigegeben setzen Seite 8

9 USE CASE 02 GEWERBEINHABERIN Wie trage ich ausländische Firmen im GISA ein? (05/2015) Bei Neueintragung Person im UR suchen und auswählen allfällige Sonderzeichen nach dem Firmennamen und (ausländische Firma) entfernen bei Rechtsform AUS eintragen Wie gehe ich mit der Warnmeldung um, wenn ich ein ausländisches Unternehmen im GISA als GewerbeinhaberIn anlegen möchte? (12/2015) Unternehmen im UR mit der Firmenbuchnummer suchen Auswählen mit Button Wert aus dem UR übernehmen Warnmeldung Mit OK bestätigen Die Daten der Firma werden in die Maske übernommen bei Rechtsform AUS eintragen Seite 9

10 USE CASE 03 GEWERBERECHTLICHE/R GESCHÄFTSFÜHRERIN Wie entferne ich die Dienstgeberkontonummer bei der/dem gewerberechtliche/n GeschäftsführerIn? (08/2015) Ein gewerberechtlicher Geschäftsführer ist mit einer Dienstgeberkontonummer im GISA eingetragen. Es soll nunmehr beim Geschäftsführer die Dienstgeberkontonummer herausgelöscht werden (Endigung Pflichtversicherung, ist nunmehr vertretungsbefugtes Organ) Gewerbe suchen Im Block GeschäftsführerIn auf Button Datum der Änderung eintragen klicken Auf Button klicken Im Feld DG-Konto die Dienstgeberkontonummer entfernen Im Feld SV-Träger auf Button klicken Im Auswahlfenster auf Button klicken; das Feld SV-Träger ist leer über Button den Status auf freigegeben setzen Welcher Endigungsgrund soll für das Ausscheiden des/der gewerberechtlichen GeschäftsführerIn verwendet werden? (08/2015) Erstattung der Anzeige des Ausscheidens durch den Gewerbeinhaber Endigungsgrund 06 gewerberechtlichen Geschäftsführer - Endigungsgrund 48 (Ausscheiden aus Funktion auf Grund amtswegiger Feststellung) Seite 10

11 Was trage ich ein, wenn bei einem bestehenden Gewerbe über die GF-Bestellung mit Bescheid rechtskräftig negativ entschieden wird? (08/2015) Der Status des i.b.-datensatzes im Block GeschäftsführerIn wird auf ABGELEHNT gesetzt. Hinweis: Wie ist vorzugehen, wenn eine neue GG-Bestellung einzutragen ist? Im Block GeschäftsführerIn über Button Änderungsstatus den Status auf In Bearbeitung setzen Auf Button abbrechen im Block GeschäftsführerIn klicken Die Maske des bisherigen GeschäftsführerInnen-Datensatzes wird wieder angezeigt Ein/e neue/r GeschäftsführerIn kann eingetragen werden Wie gehe ich mit der im GISA erzeugten Aufgabe Dienstgeberkontonummer unzulässig vor? (08/2015) Im Block GeschäftsführerIn auf Button klicken Über den Pfeil-Button Dienstgeberkonto auswählen Die korrekte Dienstgeberkontonummer wird eingefügt Auf Button klicken Seite 11

12 USE CASE 04 STANDORT Wie trage ich eine Standortverlegung ein, die mit demselben Tag der Entstehung des bisherigen Standortes angezeigt wird? (08/2015) Die Verlegung eines Standortes bzw. einer weiteren Betriebsstätte ist frühestens einen Tag nach dem Entstehungszeitpunkt des vorherigen Standortes bzw. der vorherigen Weiteren Betriebsstätte möglich. Ist z.b. ein Standort mit entstanden, kann die Verlegung erst ab im GISA eingetragen bzw. freigegeben werden. Wie trage ich eine bei mir eingebrachte Standortverlegung in eine andere Behörde ein bzw. soll der Standort der anderen Behörde eingetragen werden? (08/2015) Der Standort der neuen Behörde kann eingetragen werden. Der Datensatz des neuen Standortes bleibt in Bearbeitung. Im Block Gewerbeberechtigung über den Button abtreten die Gewerbeberechtigung an die zuständige Behörde abtreten. Seite 12

13 USE CASE 05 FORTBETRIEBE Wie trage ich einen weiteren Fortbetrieb der Insolvenzmasse beim gleichen Gewerbe ein? (08/2015) Auf Reiter Weitere Pers. wechseln Im Block Fortbetrieb JUR auswählen auf Button Neu klicken Bei der Auswahl des Fortbetriebsberechtigten wird derselbe Fortbetriebsberechtigte wie bei der zuvor eingetragenen Insolvenzmasse ausgewählt Eine Unterscheidung (z.b. mit GZ der Insolvenzmasse) ist nicht mehr erforderlich Wie korrigieren ich den Namen einer bereits im GISA angelegten Insolvenzmasse? (03/17) Soll eine Korrektur der Personendaten einer bereits im GISA angelegten Insolvenzmasse durchgeführt werden, ist wie folgt vorzugehen: Im Block Fortbetrieb auf Button klicken Die bereits angelegte Insolvenzmasse (Person) suchen und übernehmen Auf Button klicken Über Button den Status auf freigegeben setzen Auf Button klicken Person auf richtigen Namen korrigieren Auf Button klicken Seite 13

14 Darf der Fortbetrieb der Verlassenschaft unter dem Namen des protokollierten Einzelunternehmens (e.u.) weiter geführt werden? (03/17) Die Verlassenschaft darf mit dem Namen des protokollierten Einzelunternehmens (e.u.) weiter betrieben werden. Im GISA kann ein protokolliertes Einzelunternehmen zu einem Fortbetriebsberechtigten nicht eingetragen werden. Seite 14

15 USE CASE 07 WEITERE BETRIEBSSTÄTTE Kann ich eine WB vorläufig anlegen und diese danach wieder restlos aus GISA löschen? (08/2015) Solange der Status in Bearbeitung ist, kann die WB mit dem Button der Weiteren Betriebsstätte gelöscht werden. im Block Seite 15

16 USE CASE 10 INTEGRIERTER BETRIEB Wie kann ich Integrierte Betriebe außerhalb des Standortes bearbeiten? (12/2015) Liegt der Standort des Gewerbes außerhalb des eigenen Zuständigkeitsbereiches und der Integrierte Betrieb im eigenen Zuständigkeitsbereich, können die Daten zum Integrierten Betrieb im GISA nicht bearbeitet werden. Tritt so ein Fall ein, muss die zuständige Behörde des Integrierten Betriebes an die zuständige Standortbehörde mit dem Ersuchen herantreten, die Daten entsprechend im GISA zu erfassen. Seite 16

17 USE CASE 12 HAFTUNGEN Wie gehe ich mit migrierten Haftungseinträgen um? (08/2015) Versicherungstyp HV-VV (hist) : Der richtige Verhältnistyp ist über den Button auszuwählen Versicherer UNBEKANNT : Einträge, die im Rahmen der Migration auf UNBEKANNT gesetzt wurden, können im Anlassfall mit dem Button korrigieren auf das korrekte Versicherungsunternehmen über Suche im Unternehmensregister auf das richtige wirksam-ab-datum auf den korrekten Haftungstyp (sofern im Gewerbewortlaut bereits eine Einschränkung gegeben ist) ausgebessert werden. Mit welchem Endigungsgrund beende ich Haftungen? (08/2015) Erstattung der Anzeige der Beendigung von Versicherungsverhältnissen durch GewerbeinhaberIn Endigungsgrund 06 Versicherungsunternehmen Endigungsgrund 07 Seite 17

18 USE CASE 15 AUFGABEN Kann ich als Referent Aufgaben direkt erledigen? (05/2015) Nein, ich muss mir die entsprechende Aufgabe zuerst selbst zuteilen. Seite 18

19 UC 21 - ADMINISTRATION Worauf muss ich bei der Benennung von GISA-Dokumentenvorlagen in der GISA- Administration achten? (12/2015) In der GISA-Administration kann der/die AdministratorIn Dokumentenvorlagen übernehmen und für die BenutzerInnen bereitstellen. Für das Formular kann von der/dem AdministratorIn auch ein Titel festgelegt werden, der in den ELAK übertragen wird. Dieser Titel wird auch als Dateiname des Dokumentes mitgegeben. Dies kann jedoch bei manchen ELAK-Systemen zu Problemen führen: Anlässlich der Dateikonvertierung in das PDF-Format erfolgt ein Zugriff auf das Windows- System. Da das Windows-System allerdings bestimmte Zeichen im Dateinamen nicht zulässt (beispielsweise Doppelpunkte, Slash, Backslash, # etc.), kann die Dateikonvertierung nicht erfolgreich durchgeführt werden. Windows verursacht wegen des unzulässigen Zeichens einen Abbruch. Seite 19

20 EKIS-ABFRAGE Wie nutze ich das Ergebnis der EKIS-Abfrage aus GISA richtig? (08/2015) Grundsätzlich sollte vor einer EKIS-Abfrage überprüft werden, ob der im GISA gespeicherte Name auch über das ZMR geprüft wurde (Status geprüft bzw. geändert steht oberhalb des Vornamens). Nur so ist sichergestellt, dass eine Abfrage mit allen Vornamen auch im EKIS erfolgt. Der EKIS-Button ist auch bei freigegebenen Personendaten aktiv auswählbar. Über Button EKIS anklicken; die EKIS-Abfrage wird durchgeführt Das Suchergebnis wird ohne oder mit vorhandenem EKIS-Eintrag angezeigt Ohne EKIS-Eintrag Durch Anklicken des Buttons erzeugt. wird das Ergebnis mit einer 0-Meldung Seite 20

21 Mit EKIS-Eintrag hier gibt es eine Auskunft (vgl. auch 1 von 1 Einträgen) Mit dem Button werden angezeigt. den Eintrag zur Person auswählen. Die vorhandenen EKIS-Einträge Seite 21