Benutzerhandbuch idgard

Transkript

1 Benutzerhandbuch idgard Abschnitt I: Abschnitt II: Abschnitt III: Abschnitt IV: Abschnitt V: Abschnitt VI: Abschnitt VII: idgard auf einen Blick Anwendungsfelder, Positionierung, Vergleich mit verwandten Lösungen, Grundzüge Sicherheitskonzept Beschreibung der Funktionen des Dienstes Anleitung zur Nutzung mit dem Browser Anleitung für Administratoren Einrichtung von Single Sign-on Nutzung mit Windows Produktivitätswerkzeug Outlook Add-In, Office Add-In Nutzung mit ios-app Nutzung mit Blackberry/Android-App Zusätzliche Tipps und Tricks bei der Nutzung als Datenraum Abschnitt VIII: Nutzung mit WebDAV Abschnitt IX: Definition der API 1

2 2017 uniscongmbh.all rights reserved. Haftungshinweis/Disclaimer Der Inhalt dieses Handbuchs dient lediglich zu Informations- und Dokumentationszwecken für das Produkt idgard und kann jederzeit ohne Vorankündigungen geändert werden. Für Fehler oder Ungenauigkeiten übernehmen wir keine Verantwortung oder Haftung. Aufgrund technischer Weiterentwicklungen behält sich Uniscon jederzeit vor, den Funktionsumfang des Produkts zu ändern. 2

3 Inhaltsverzeichnis Abschnitt V Inhaltsverzeichnis Abschnitt V Outlook Add-In Anwendungsszenario Versenden von vertraulichen Nachrichten oder von s mit großen Anhängen Manuelles Auswählen des Versands über idgard Automatisches Senden über idgard für definierte Empfänger oder Betreff Automatisches Senden über idgard für große Anhänge Empfangen von vertraulichen Nachrichten oder großen Anhängen Zentrale Einstellungen durch den Administrator Einmalanmeldung und Integration in Ihr Firmennetz Revisionsichere Archivierung Ihrer über idgard gesendeten s Office Add-In Anwendungsszenario Öffnen und Bearbeiten von Dateien aus idgard Speichern von Dateien in idgard Entsperren von Dateien Einmalanmeldung und Integration in Ihr Firmennetz Installation Initiale Installation Automatische Akutalisierungen... 9 Beratung für Enterprise-Kunden

4 1 Outlook Add-In 1.1 Anwendungsszenario Die Integration des idgard Outlook Add-In in Microsoft Outlook bietet Ihnen die einfache Möglichkeit, s mit vertraulichen Inhalten oder großen Anhängen sicher zu versenden. Oft ist die Einführung verschlüsselter eine aufwändige Angelegenheit für die IT Ihrer Organisation. Zudem sind Sie für s, die Sie externen Partnern zusenden möchten, darauf angewiesen, dass Ihr Gegenüber ebenfalls dasselbe -verschlüsselungssystem betreibt. Daher bleibt -verschlüsselung eine bislang nur wenig genutzte Option. Ganz anders mit dem idgard Outlook Add-In: Wenn Sie beim Schreiben einer bemerken, dass der Inhalt zu vertraulich für eine gewöhnliche ist, aktivieren Sie einfach den Versand über idgard durch Klick auf den idgard- Button. Sobald Sie auf Senden geklickt haben, werden Sie in drei Schritten durch Ihre Optionen geführt. Fertig. Der Empfänger muss nicht zwingend Nutzer von idgard sein. Er bekommt eine mit einem Link (und optional als zweiten Faktor eine SMS), über den er auf die vertrauliche und die Anhänge zugreifen kann. Einen schnellen Überblick können Sie sich auf der idgard-webseite unter (Demo-Video inklusive) und verschaffen. 1.2 Versenden von vertraulichen Nachrichten oder von s mit großen Anhängen Sie wählen idgard anstelle von herkömmlicher in zwei Anwendungsfällen: Wenn die Nachrichten vertrauliche Inhalte haben Wenn die Anhänge der vertrauliche Inhalte haben Wenn die Anhänge zu groß für sind 4

5 1.2.1 Manuelles Auswählen des Versands über idgard Wenn einer dieser Anwendungsfälle vorliegt, klicken Sie bitte den Button Senden mit idgard und vervollständigen Ihre wie gewohnt. Der Button Senden mit idgard kennt zwei Zustände (eingeschaltet und ausgeschaltet). Im Zustand eingeschaltet ist der Button hervorgehoben. Nach Fertigstellung der klicken Sie einfach den Outlook-Button Senden. Nach einer ggf. notwendigen Anmeldung bei idgard mit Nutzername und Passwort, werden Sie in drei Schritten durch Ihre Optionen geführt: Entscheiden Sie ob eine neue oder eine bereits bestehende idgard-box genutzt werden soll. Wenn die ein bestehendes Thema oder einen bestehenden Kommunikationskreis betrifft, bietet sich ggf. eine bereits bestehende Box zur Übertragung der Nachricht und seiner Anhänge an. Falls Sie sich für eine neue Box entscheiden, wählen Sie den Boxtyp aus o Temporäre Box für zeitlich befristeten Austausch o Normale Box für beständige Kommunikationskreise o Datenräume für Projekte mit erhöhtem Dokumentations- und Schutzbedarf Legen Sie den Namen der neuen Box und ggf. den zweiten Faktor fest. Reichen Sie diesen Passcode auf einem separaten Weg dem Empfänger mit (telefonisch, per SMS o.ä.) Automatisches Senden über idgard für definierte Empfänger oder Betreff Sie können für s an bestimmte Empfänger, die durch eine definierte Internet-Domäne oder durch definierte Wörter im Betreff bestimmt sind, definieren, immer über idgard gesendet zu werden. Tragen Sie hierzu die betreffenden Internetdomänen bzw. Schlüsselwörter unter Settings im Tabulator Filter ein Automatisches Senden über idgard für große Anhänge Sie können für s mit großen Anhängen festlegen, immer über idgard gesendet zu werden. Tragen Sie hierzu die betreffenden Internetdomänen unter Settings im Tabulator Filter ein. 5

6 1.3 Empfangen von vertraulichen Nachrichten oder großen Anhängen Der Empfänger erhält eine in der vom Sender ausgewählten Sprache und mit den Textbausteinen, die in den Einstellungen vorformuliert hinterlegt sind. Diese können Sie bei Bedarf in den Einstellungen anpassen (falls nicht zentral gemäß Kapitel 1.4 durch Ihren Administrator erledigt). Klickt nun der Empfänger auf diesen Link, so wird er auf eine Webseite von idgard gelenkt. Entweder ist der Empfänger selber bereits idgard-nutzer und meldet sich an, oder er füllt in dem angezeigtem Formular Vor- und Nachname, sowie Firmenname aus, löst die Sicherheitsabfrage und stimmt den Nutzungsbedingungen zu. Sofort erhält er Zugriff auf die vom Sender bestimmte Box und kann die Inhalte nutzen. 1.4 Zentrale Einstellungen durch den Administrator In vielen Unternehmen ist es erforderlich, dass der IT-Administrator zentral die Einstellungen vornehmen kann. Diese Funktion ist beim idgard Outlook Add-In implementiert und kann entsprechend der Hinweise im Abschnitt III dieses Handbuchs vorgenommen werden. In diesem Fall hat der einzelne Nutzer keine Möglichkeit individuelle Einstellungen vorzunehmen. 1.5 Einmalanmeldung und Integration in Ihr Firmennetz Verfügt Ihre Organisation über ein zentrales elektronisches Verzeichnis wie etwa Microsoft Active Directory oder LDAP, so kann ein sogenannter Single-Sign- On für Einmalanmeldung konfiguriert werden. Wenn Sie sich dann im Firmennetz angemeldet haben, ist keine weitere Anmeldung mit Nutzername und Passwort bei der Nutzung des Outlook Add-In notwendig. Die Einstellung im Outlook-Add-In muss dezentral oder zentral, je nach Betriebsmodus vorgenommen sein. 1.6 Revisionsichere Archivierung Ihrer über idgard gesendeten s Damit die Nachrichten, die über idgard gesendet werden, nicht in den Archiven fehlen, können Postfächer konfiguriert werden, an die die ursprünglichen s zur Archivierung gesendet werden. Da diese i.d.r. das Firmennetz nicht verlassen, ist die Anforderung an die Vertraulichkeit kein Hindernis zur Anwendung dieser Funktion. 6

7 2 Office Add-In 2.1 Anwendungsszenario Sie arbeiten mit Microsoft Office, d.h. mit Word, PowerPoint oder Excel. Viele der Dokumente möchten Sie regelmäßig mit Kollegen oder externen Partnern teilen, gemeinsam bearbeiten, wünschen diese zur Weiterbearbeitung auch auf anderen Geräten oder sie sind so vertraulich, dass eine lokale Speicherung möglichst vermieden werden soll. Dann bietet das idgard Office Add-In folgende Vorteile: Kein Medienbruch; Sie arbeiten direkt aus Word, PowerPoint oder Excel Die Dateien werden automatisch für andere Mitglieder der Box oder des Datenraums gesperrt. So wird Doppelarbeit im Team vermieden. Ein Klick (Speichern) und die Datei steht dem gewählten Kommunikationskreis bereits zur Verfügung Die Dateien werden lokal nur temporär gespeichert. Wenn Sie ein Dokuemnt schließen wird es aus dem temporären lokalen Speicher gelöscht. 1 Sie können offene Dokumente mit wenigen Klicks in idgard ablegen und so dem gewählten Kommunikationskreis zur Verfügung stellen. Mit dem idgard Office Add-In arbeiten Sie vollständig in der Sealed Cloud. 2.2 Öffnen und Bearbeiten von Dateien aus idgard Im Startmenü von Word, Excel oder PowerPoint finden Sie als einen von zwei Buttons Datei öffnen. Klicken Sie diesen und melden Sie sich ggf. bei idgard an. Besteht bereits eine Session, oder nach Ihrer Anmeldung bekommen Sie die Liste Ihrer idgard- Privacy Boxes und Datenräume angezeigt. Wählen Sie die Box, in der sich die zu öffnende Datei befindet und ggf. das Unterverzeichnis und klicken Sie auf die Datei. 1 Aufgrund von Eigenschafen des Windows-Betriebssystems können auf dem Endgerät Metadaten der bearbeiteten Dateien verbleiben. 7

8 Diese wird automatisch für die anderen Boxmitglieder gesperrt, in ein lokales temporäres Verzeichnis heruntergeladen und zur Bearbeitung geöffnet. Wenn Sie den regulären Speicher-Button klicken, werden Ihre Änderungen sofort in idgard gespeichert. Auch die Auto-Speicherung von Microsoft führt zu einer Aktualisierung der Datei in idgard. Wenn Sie die Datei schließen, wird die Datei in idgard entsperrt, sodass sie durch andere Mitglieder der Box oder des Datenraums bearbeitet werden kann, und lokal gelöscht. 2.3 Speichern von Dateien in idgard Möchten Sie lokal erzeugte oder lokal vorhandene Dateien in idgard ablegen, können Sie den zweiten der zwei idgard-buttons im Startmenü der Office-Anwendungen nutzen. Die Weiterbearbeitung der Dateien erfolgt wie in Unterkapitel 2.2 beschrieben. 2.4 Entsperren von Dateien Bei der praktischen Arbeit kann es leicht vorkommen, dass einzelne Dateien für die anderen Mitglieder einer Box oder eines Datenraums gesperrt bleiben. Wenn nun ein anderes Mitglied um die Entsperrung einer Datei bittet, können Sie mit dem Add-In mit einem der beiden Buttons die Boxliste aufrufen, zur entsprechenden Datei navigieren und das Sperrsymbol klicken. Damit wird die Datei entsperrt. 2.5 Einmalanmeldung und Integration in Ihr Firmennetz Verfügt Ihre Organisation über ein zentrales eletronisches Verzeichnis wie etwa Microsoft Active Directory oder LDAP, so kann ein sogenannter Single-Sign- On für Einmalanmeldung konfiguriert werden. Wenn Sie sich dann im Firmennetz angemeldet haben, ist dann keine weitere Anmeldung mit Nutzername und Passwort bei der Nutzung des Office Add-In notwendig. Die Einstellung im Office-Add-In muss vorgenommen sein. 8

9 3 Installation 3.1 Initiale Installation Unter finden Sie detaillierte Informationen zur Installation der Office- und Outlook-Erweiterung. Das Office Add-In ist für idgard Kunden mit Volllizenz kostenlos auf der Webseite herunterzuladen. Das Outlook Add-In ist für idgard sowohl für Kunden mit Volllizenz als auch für Kunden mit Gastlizenz kostenlos auf der Webseite herunterzuladen. Mindestanforderung an das Betriebssysteme ist: Windows 7 und Office Hinweis: Laden Sie bitte idgard Software nur von idgard.de, jedoch nie von Drittquellen herunter. 3.2 Automatische Akutalisierungen Wünschen Sie automatische Aktualisierungen, stellen Sie dies bitte unter Einstellungen ein. So partizipieren Sie an den kontinuierlichen Verbesserungen der Add- Ins. Für stille, zentral gesteuerte Installationen wenden Sie sich bitte an die Support- Hotline: oder an business@uniscon.de. 9

10 Beratung für Enterprise-Kunden Scheuen Sie sich nicht uns nach Lösungen für Ihre spezifischen Bedarfe zu fragen. Wir können idgard in Ihre Systeme integrieren und die optimale Unterstützung Ihrer Prozesse erweitern. Wenden Sie sich bitte an die idgard-business Support-Hotline: oder an 10