Inhaltsverzeichnis WINLine Update 8.7 MESONIC 2010

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1 Inhaltsverzeichnis 1. Ablaufplan für die Updateinstallation Neuerungen WINLine ALLGEMEIN CWL Setup Compass AutoSuggest bei Aufruf von Artikelnummern, Personenkonten und Sachkonten Postausgangsbuch Neu Postausgangsbuch Postausgangsbuch Parameter Merkliste WINLine START Cockpit Cockpit - Neuer Archiveintrag Konsolidierung - Einstellungen Vorlagen Anlage Vorlagen bearbeiten (Drag&Drop) Jahresabschluss mit automatischer Datenbankwartung WINLine FIBU BKZ-Stamm BKZ - Zuordnung Zahlungsverkehr Auslandszahlungsverkehr Deutschland Clearing editieren BWA Zahlungsausgleich - Bankverbindung Umsatzsteuer-Voranmeldung Österreich WINLine FAKT Autoarchiv Artikel-Matchcode Sammelfakturendruck Autobeleg - Kundenliste Rohertragsprüfung Kunden-, Artikelstatistik Vertreterjournal editieren Rechn. E/A-Buch Projektauswertung Packliste drucken Kundenlieferscheine drucken WINLine LOHN - Österreich Aufruf einer AN-Nummer - AutoSuggest LOHN-Fehlzeitenerfassungs-EXIM AN-Kosten Monatsabschluss - Jahresabschluss WINLine LOHN - Deutschland Arbeitnehmerstamm Arbeitnehmerstammblatt Lohnartenstamm ELENA-Stamm/ELENA-Ausgabe Import von Beitragssätzen KUG Abrechnungsliste SV-Listen Lohnsteueranmeldung Wert-/Zeitguthabenkontoblatt... 77

2 DEÜV/Ausgabe der Meldungen Vierteljährliche Verdiensterhebung WINLine ANBU Anlagenstamm Anlagenverkauf Manuelle Abschreibung Außerplanmäßige Abschreibung Neue Variablen im Formular-Editor Jahresabschreibung - EURO-Umstellung Anlagenverzeichnis WINLine INFO CRM Showcenter MesoCalc WINLine ARCHIV Anzeige der Archiveinträge in Infofenstern Neuer Archiveintrag Archiveintrag suchen Suche / Bearbeiten Assistent Schnellsuche Archiv Auswahl WINLine ADMIN Datei sichern Datei rücksichern Variablen Audit Variablen Sperren Benutzerliste Upsize Datenstand - Automatisch Upsize Datenstand - Manuell CWL-Setup - automatische Registrierung (VISTA/WINDOWS 7/2008) Installation Update Upsize Datenstand - Automatisch Upsize Datenstand - Manuell

3 Kapitel Ablaufplan Seite 3 1. Ablaufplan für die Updateinstallation Nachfolgend finden Sie einen kurzen Ablaufplan, der Ihnen bei der Installation des neuen Programms helfen soll. Es werden aber nur die einzelnen Schritte aufgezählt, die Detailbeschreibung dazu entnehmen Sie bitte den jeweiligen Kapiteln. Hinweis: Bitte lesen Sie vor der Installation unbedingt die Updateanleitung. 1. Schritt - Sicherung Zuerst muss eine Sicherung der bestehenden Installation vorgenommen werden, wobei sowohl die Daten als auch die Programme gesichert werden müssen. Für die Datensicherung (Mandant, Systemtabellen und Systemdateien) können Sie Ihre gewohnten Tools (SQL-Datensicherung, Datensicherung aus WINLine ADMIN etc.) verwenden. Für die Sicherung der Programme ist es zu empfehlen, alle Dateien des Programmverzeichnisses in ein neues, eigenes Verzeichnis zu kopieren. 2. Schritt - Updateinstallation Durchführung der Updateinstallation. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel "Update" und den Folgekapiteln. Achtung: Damit die neue ELSTER-Version funktioniert, muß aus dem WINLine-Verzeichnis auch die Datei "vcredist_x86.exe" ausgeführt werden. Damit werden bestimmte DLL's installiert, die für die Ausführung der neuen ELSTER-Version unbedingt erforderlich sind. Dies muß auf jeder Workstation durchgeführt werden, wo ELSTER zum Einsatz kommt! 3. Schritt - Verteilen der Programme Das Verteilen der Programme, sofern es sich um ein Netzwerk handelt, kann auch während des Setups (Programm CWLSetup) durchgeführt werden.. 4. Schritt - Datenstand aktualisieren Mit dem Programm WINLine ADMIN müssen die Daten der aktuellen Datenstandsversion angepasst werden, wobei dieser Schritt auch im Zuge der Installation bzw. des Setup durchgeführt werden kann. Nähere Hinweise dazu finden Sie im Kapitel "Upsize Datenstand - Automatisch". 5. Schritt - Datencheck Nach erfolgter Datenumstellung sollte ein Datencheck (im Programm WINLine START, im Menüpunkt Abschluss/Datencheck) mit allen Optionen durchgeführt werden. 6. Schritt - Neuerungen Es ist auf alle Fälle zu empfehlen, sich die Neuerungen durchzulesen, die mit der neuen Version eingebaut wurden. Hier können Sie einige Hinweise finden, wie Sie das Arbeiten mit der WINLine noch mehr erleichtern können.

4 Kapitel Neuerungen Seite 4 2. Neuerungen 2.1. WINLine ALLGEMEIN CWL Setup Im Zuge eines Updates kann dies gleich auf die Workstations verteilt werden. Die Anzeige der Clients im Fenster "Computer auswählen" erfolgt nun in alphabetischer Reihenfolge Compass Ist keine Lizenz Seitens von Compass vorhanden, dann fällt man in die 60 Tage Trial Mode. Eine entsprechende Meldung wird ausgegeben. Wenn die Suche erfolglos ist, wird folgende Meldung ausgegeben.

5 Kapitel Neuerungen Seite 5 Besteht keine Verbindung zum Compass - Server bzw. zur Compass - Datenbank wird eine Meldung ausgegeben AutoSuggest bei Aufruf von Artikelnummern, Personenkonten und Sachkonten Mit der neuen Funktion AutoSuggest gibt es eine neue Hilfestellung bei der Suche nach Artikelnummern, Personenkonten und Sachkonten. Wenn in den Eingabefeldern (Artikelnummer, Personenkonto und Sachkonto) ein Teil eines Suchbegriffs eingegeben wird, wird eine Liste aller Datensätze angezeigt, die auf den Suchbegriff zutreffen, Beispiel 1 - Suche nach einem Artikel Es wir die Buchstabenfolge Rad eingegeben, danach wird eine Liste aller Artikel angezeigt, die den Wortlaut Rad beinhalten. Dabei wird je nach Einstellung im Artikelmatchcode die Volltextsuche berücksichtigt.

6 Kapitel Neuerungen Seite 6 In dem Fall ist aber noch kein Artikel ausgewählt. D.h. es kann immer noch die Matchcode-Funktion ausgelöst werden. Erst wenn die Pfeil-nach-Unten-Taste gedrückt wird, wird der Focus auf die erste Zeile in der Tabelle gesetzt und kann mittels Eingabe-Taste (Return-Taste) übernommen werden.

7 Kapitel Neuerungen Seite 7 Beispiel 2 - Suche nach einem Personenkonto

8 Kapitel Neuerungen Seite 8 Beispiel 3 - Suche nach einem Sachkonto Postausgangsbuch Das Postausgangsbuch ist ein Tool, das auf der einen Seite die Ausgabe von Korrespondenzen erleichtern soll, auf der anderen Seite dient das Postausgangsbuch gleichzeitig als Journal, womit nachvollzogen werden kann, wer wann welche Korrespondenz erhalten bzw. verschickt hat. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie das Postausgangsbuch geöffnet werden kann: Button Postausgangsbuch Dieser Button kann in jedem Programm aus der Buttonleiste "Info-Center" heraus angewählt werden. Dadurch wird das Standardfenster geöffnet, von dem aus bestehende Aktionen (z.b. Schreiben eines Mails) bearbeitet werden können. Button Aktion mit den Optionen " senden", "Brief schreiben" oder "Fax" Dieser Button kann entweder aus dem Fenster "Namen Suchen" oder "Kampagnen" geöffnet werden. Dabei wird der jeweilige Bereich des Postausgangsbuches geöffnet.

9 Kapitel Neuerungen Seite 9 Das Postausgangsbuch kann aber auch im Programm WINLine START über den Menüpunkt Datei Postausgangsbuch geöffnet werden. Das Postausgangsbuch ist in mehrere Teilbereiche unterteilt Neu In diesem Bereich werden neu erstellte Einträge angezeigt, bevor sie "versendet" werden. Dieser Bereich ist wieder in diverse Unterbereiche unterteilt: Mail Über die Rubrik Mail können Einzel- oder Serienmails erstellt werden. Brief Über die Rubrik Brief können Serienbriefe erstellt werden. Fax Über die Rubrik Fax können Serienfaxe erstellt werden. Postausgangsbuch Hier werden die aktuell offenen Aufträge, die erledigten, die Fehler und der Papierkorb angezeigt. Wie können nun Daten in die einzelnen Bereiche gefüllt werden? Grundsätzlich gibt es dazu mehrere Möglichkeiten. Ausgangspunkt für das Beschicken des Postausgangsbuches ist entweder der Programmpunkt "Namen suchen" oder "Kampagnen". In beiden Programmpunkten gibt es einen Aktions-Button ( senden Brief schreiben ), wobei jeweils die ersten 3 Aktionen, nämlich

10 Kapitel Neuerungen Seite 10 Fax die im aktuellen Fenster ausgewählten Daten in den dafür vorgesehenen Bereich des Postausgangsbuches übernehmen. Wenn bereits Kampagnen vorhanden sind, können auch diese verwendet werden. Was kann in den einzelnen Bereichen alles gemacht werden? Neu Dieser Bereich wird angesprochen, wenn aus den diversen Programmteilen oder durch Dirketaufruf ein neues Dokument erstellt und "verschickt" werden soll. Dabei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Mail Im Bereich Mail können zwei unterschiedliche Arten von Mails versendet werden: Einzelmails Bei den Einzelmails können die Datensätze über Matchcode-Funktionen abgerufen werden. Dazu können die Buttons "To:.." "Cc:.." und "BCc:.." angeklickt bzw. in den jeweiligen Feldern die F9-Taste gedrückt werden. Dadurch öffnet sich das Fenster " Matchcode", in dem nach allen -Empfängern gesucht werden kann. Der (oder die) im Matchcode ausgewählte(n) Datensatz (Datensätze) werden in den entsprechenden Feldern angezeigt. In den zu den Buttons gehörenden Feldern kann auch eine -Adresse manuell eingetragen werden: Man beginnt, den Namen des Empfängers zu schreiben. Mit einer kurzen Verzögerung wird dann eine Listbox mit allen Empfängern angezeigt, die den geschriebenen Buchstaben entsprechen.

11 Kapitel Neuerungen Seite 11 Aus dieser Listbox kann dann der gewünschte Empfänger ausgewählt und mit RETURN übernommen werden, wodurch dann Name und die -adresse des Empfängers im Feld angezeigt wird. Dieser Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden. Es können aber auch Empfänger eingetragen werden, die nicht in der WINLine angelegt sind. In diesem Fall werden auch keine zusätzlichen Informationen angezeigt und die -adresse muss auch formal richtig sein. Danach kann der Betreff und die Nachricht selbst erfasst werden, wobei es hier wieder einige Möglichkeiten gibt: Freier Text Es kann ein beliebiger Text erfasst werden, wobei hier wieder alle gewohnten Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Mailvorlagen Durch Anklicken des Buttons "Vorlage / Vorlage" können bestehende Mailvorlagen (CMS- Publikationen, die als Mailvorlagen gespeichert wurden) als Text übernommen werden. Datei laden Über den Button "Vorlage / Datei laden" können bestehende *.txt oder *.htm / *.html geladen werden. Textbaustein Mit dem Button "Vorlage / Textbausteine" können bestehende Textbausteine (die im WINLine START erfasst werden) geladen werden. In die Texte können auch Variablen eingebaut werden (die dann beim Versenden durch die Echtdaten ersetzt werden), diese Variante ist aber nur bei Serienmails sinnvoll. Variablen können durch Anklicken des Buttons "Variable" in den Text übernommen werden. Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, Dateianhänge zum Mail dazuzugeben. Durch Anklicken des Attachment-Buttons ( ) können neue Anhänge hinzugefügt werden, die dann auch im Bereich "Attachment" angezeigt werden. Ein Anhang kann auch entfernt werden, indem er zuerst angeklickt wird und dann die Entfernen-Taste gedrückt wird. Buttons im Bereich Mail OK-Button Durch Anklicken des OK-Buttons wird die verfasste Mail in die Rubrik "Entwürfe" des Bereiches "Postausgang" übernommen, wobei zu diesem Zeitpunkt die Mail noch nicht verschickt sind. Optionen Durch Anklicken des Optionen-Buttons kann definiert werden, ob im Zuge des Versenden der Mail auch ein Aktionsschritt für das CRM ausgelöst werden soll.

12 Kapitel Neuerungen Seite 12 Serienmails Bei Serienmails können die Daten auf 2 Arten bezogen werden: Das Serienmail wird aus dem Namen suchen oder aus einer Kampagne angestoßen. Es wird das Serienmail geöffnet, wo dann die Daten aus einer bestehenden Kampagne übernommen werden. Dazu wird im Feld "Kampagne", "Cc " oder "BCc " das + Zeichen eingegeben. Nach einer kurzen Wartezeit wird eine Auswahllistbox geöffnet, aus der aus allen vorhandenen Kampagnen ausgewählt werden kann. Mit RETURN wird dann der entsprechende Eintrag in das Feld übernommen. Diese Kampagne wird dann beim Anklicken des OK-Buttons in die einzelnen -adressen "aufgelöst". Danach kann dann der Betreff und die Nachricht selbst erfasst werden, wobei es hier wieder einige Möglichkeiten gibt: Freier Text Es kann ein beliebiger Text erfasst werden, wobei hier wieder alle gewohnten Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

13 Kapitel Neuerungen Seite 13 Mailvorlagen Durch Anklicken des Buttons "Vorlage / Vorlage" können bestehende Mailvorlagen (CMS- Publikationen, die als Mailvorlagen gespeichert wurden) als Text übernommen werden. Datei laden Über den Button "Vorlage / Datei laden" können bestehende *.txt oder *.htm / *.html geladen werden. Textbaustein Mit dem Button "Vorlage / Textbausteine" können bestehende Textbausteine (die im WINLine START erfasst werden) geladen werden. In die Texte können auch Variablen eingebaut werden (die dann beim Versenden durch die Echtdaten ersetzt werden), diese Variante ist aber nur bei Serienmails sinnvoll. Variablen können durch Anklicken des Buttons "Variable" in den Text übernommen werden. Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, Dateianhänge zum Mail dazuzugeben. Durch Anklicken des Attachment-Buttons ( ) können neue Anhänge hinzugefügt werden, die dann auch im Bereich "Attachment" angezeigt werden. Ein Anhang kann auch entfernt werden, indem er zuerst angeklickt wird und dann die Entfernen-Taste gedrückt wird. Buttons im Bereich Serienmail OK-Button Durch Anklicken des OK-Buttons wird die verfasste Mail in die Rubrik "Entwürfe" des Bereiches "Postausgang" übernommen, wobei zu diesem Zeitpunkt die Mail noch nicht verschickt sind. In der Rubrik Serienmail wird auch die Anzahl der zu verarbeiteten Datensätze angezeigt. Optionen Durch Anklicken des Optionen-Buttons kann definiert werden, ob im Zuge des Versenden der Mails auch ein Aktionsschritt für das CRM ausgelöst werden soll. Brief Bei Serienbriefen können die Daten auf 2 Arten bezogen werden: Der Serienbrief wird aus dem Namen suchen oder aus einer Kampagne angestoßen. Es wird Rubrik Brief geöffnet, wo dann die Daten aus einer bestehenden Kampagne übernommen werden. Dies geschieht durch Anklicken Matchcodes beim Feld "Kampagne". Zusätzlich können folgende Felder bearbeitet werden: Textbaustein Hier kann ein Textbaustein übernommen werden, mit dem der Brief gestaltet werden soll. Textbausteine werden im Programm WINLine START, Menüpunkt Optionen/Textbausteine/Textbausteine angelegt. Über die Matchcodefunktion kann nach allen vorhandenen Textbausteinen gesucht werden. Für die Funktion des Serienbriefes bzw. zum Ausdruck dieses wird das Formular mit der Nummer "P04WSER" herangezogen. Nachdem ein Serienbrief verschiedene Typen von Konten enthalten kann (Personenkonten, Interessenten, Ansprechpartner, Kontakte, Vertreter und Arbeitnehmer) gibt es im erwähnten Formular die Möglichkeit die zu befüllenden Variablen für die verschiedenen Typen (mittels verschiedener Flags) auch unterschiedlich zu hinterlegen/gestalten.

14 Kapitel Neuerungen Seite 14 Buttons in der Tabelle Alle Button Mit diesem Button werden alle Datensätze in der Tabelle markiert. Umkehr Button Mit diesem Button werden die markierten Datensätze in der Tabelle in das Gegenteil verkehrt (selektierte Datensätze werden deselektiert und umgekehrt). Entfernen Button Mit diesem Button werden alle selektierten Datensätze aus der Tabelle entfernt. Vorschau Button Mit diesem Button kann neben der Tabelle ein Vorschaufenster geöffnet werden, in dem die Informationen des jeweiligen Datensatzes ersichtlich sind. Dabei wird auch der jeweilige Datentyp (Personenkonto, Interessent, Kontakt etc.) angezeigt. Doppelte Datensätze Button Mit diesem Button kann ein sogenannter "Dublettenabgleich" (doppelte Datensätze werden gelöscht) durchgeführt werden. Zuerst wird die Spalte aktiviert, in der der Dublettenabgleich durchgeführt werden soll (z.b. -adresse). Danach wird dann der Button "Alle doppelten Datensätze aus Aktionsliste löschen" angeklickt, worauf noch eine Sicherheitsabfrage

15 Kapitel Neuerungen Seite 15 angezeigt wird. Wird diese Meldung mit JA bestätigt, werden alle doppelten Datensätze entfernt. Es ist darauf zu achten, dass auch die Datensätze gelöscht werden, bei denen in der Spalte kein Eintrag vorhanden ist. Wird die Meldung mit NEIN bestätigt, wird kein Abgleich durchgeführt. Unterhalb der Buttonleiste wird immer die Anzahl der Datensätze gesamt sowie die Anzahl der markierten Datensätze angezeigt. OK-Button Durch Anklicken des OK-Button werden alle selektierten Datensätze in die Rubrik "Entwürfe" im Postausgang übernommen, wobei zu diesem Zeitpunkt die Briefe noch nicht gedruckt sind. In der Rubrik Brief wird auch die Anzahl der zu verarbeiteten Datensätze angezeigt. Optionen Durch Anklicken des Optionen-Buttons kann definiert werden, ob im Zuge des Versenden der Mails auch ein Aktionsschritt für das CRM ausgelöst werden soll. Fax Bei Faxen können die Daten auf 2 Arten bezogen werden: Das (oder die) Faxe(e) wird (werden) aus dem Namen suchen oder aus einer Kampagne angestoßen. Es wird Rubrik Fax geöffnet, wo dann die Daten aus einer bestehenden Kampagne übernommen werden. Dies geschieht durch Anklicken des Buttons "Kampagne". Zusätzlich können folgende Felder bearbeitet werden: Textbaustein Hier kann ein Textbaustein übernommen werden, mit dem das Fax gestaltet werden soll. Textbausteine werden im Programm WINLine START, Menüpunkt Optionen/Textbausteine/Textbausteine angelegt. Über die Matchcodefunktion kann nach allen vorhandenen Textbausteinen gesucht werden. Buttons in der Tabelle Alle Button Mit diesem Button werden alle Datensätze in der Tabelle markiert. Umkehr Button Mit diesem Button werden die markierten Datensätze in der Tabelle in das Gegenteil verkehrt (selektierte Datensätze werden deselektiert und umgekehrt). Entfernen Button Mit diesem Button werden alle selektierten Datensätze aus der Tabelle entfernt.

16 Kapitel Neuerungen Seite 16 Vorschau Button Mit diesem Button kann neben der Tabelle ein Vorschaufenster geöffnet werden, in dem die Informationen des jeweiligen Datensatzes ersichtlich sind. Dabei wird auch der jeweilige Datentyp (Personenkonto, Interessent, Kontakt etc.) angezeigt. Doppelte Datensätze Button Mit diesem Button kann ein sogenannter "Dublettenabgleich" (doppelte Datensätze werden gelöscht) durchgeführt werden. Zuerst wird die Spalte aktiviert, in der der Dublettenabgleich durchgeführt werden soll (z.b. -adresse). Danach wird dann der Button "Alle doppelten Datensätze aus Aktionsliste löschen" angeklickt, worauf noch eine Sicherheitsabfrage angezeigt wird. Wird diese Meldung mit JA bestätigt, werden alle doppelten Datensätze entfernt. Es ist darauf zu achten, dass auch die Datensätze gelöscht werden, bei denen in der Spalte kein Eintrag vorhanden ist. Wird die Meldung mit NEIN bestätigt, wird kein Abgleich durchgeführt. Unterhalb der Buttonleiste wird immer die Anzahl der Datensätze gesamt sowie die Anzahl der markierten Datensätze angezeigt. OK-Button Durch Anklicken des OK-Button werden alle selektierten Datensätze in die Rubrik "Entwürfe" im Postausgang übernommen, wobei zu diesem Zeitpunkt die Faxe noch nicht verschickt. In der Rubrik Fax wird auch die Anzahl der zu verarbeiteten Datensätze angezeigt. Optionen Durch Anklicken des Optionen-Buttons kann definiert werden, ob im Zuge des Versenden der Mails auch ein Aktionsschritt für das CRM ausgelöst werden soll Postausgangsbuch Das Postausgangsbuch zeigt eine Übersicht über die durchgeführten Aktionen, wobei auch hier wieder 4 Rubriken "Entwürfe", "Gesendet" "Fehler" und Papierkorb vorhanden sind. Die Zahl in den spitzen Klammern <> gibt die Anzahl der Elemente an, die in der entsprechenden Rubrik vorhanden sind. Entwürfe Hier werden alle Elemente angezeigt, die für den Versand bereitgestellt wurden. Über die Auswahllistbox Benutzer können Aktionen von bestimmten Benutzern eingeschränkt werden. Über das Feld Kampagne

17 Kapitel Neuerungen Seite 17 gibt es auch noch die Möglichkeit, die Aktionen nach einer bestimmten Kampagne einzuschränken, wobei mit der Matchcode-Funktion nach allen vorhanden Kampagnen gesucht werden. Hinweis Wenn die Daten aus dem Namen suchen übergeben wurden, dann wurde dafür nur eine temporäre Kampagne angelegt, nach der kann nicht gesucht werden. In der Tabelle werden nun alle vorhandenen Datensätze angezeigt, wobei die unterschiedlichen Elemente auch mit verschiedenen Symbolen dargestellt werden: Einzelmails (Mail an einen Empfänger) werden mit dem Symbol über das Postausgangsbuch erfasst werden. Serienmail (Mail an viele Empfänger) werden mit dem Symbol Serienbriefe werden mit dem Symbol dargestellt. Serienfaxe werden mit dem Symbol dargestellt. dargestellt. Ein Einzelmail kann auch nur dargestellt. Neben dem Symbol werden auch noch die gesamten Daten des Empfängers (wie im Namen suchen oder in der Kampagne) angezeigt. Buttons für die Tabelle "Entwürfe" Alle Button Mit diesem Button werden alle Datensätze in der Tabelle markiert. Umkehr Button Mit diesem Button werden die markierten Datensätze in der Tabelle in das Gegenteil verkehrt (selektierte Datensätze werden deselektiert und umgekehrt). Nächsten 50 Datensätze Button Mit diesem Button können - ausgehend vom aktuell aktiven Datensatz - die nächsten 50 Datensätze markiert werden. Diese Funktion wird dazu benötigt, wenn Datensätze blockweise ausgegeben werden müssen. Text bearbeiten Button Mit diesem Button kann neben der Tabelle ein Vorschaufenster geöffnet werden, in dem der Inhalt des Dokuments angezeigt wird. Dieser Inhalt kann auch noch individuell verändert werden. Zum Speichern des veränderten Textes wird der kleine OK-Button unterhalb des Notizfensters verwendet. Löschen Button Durch Anklicken des Löschen-Buttons werden die selektierten Datensätze in den Papierkorb des Postausgangsbuches verschoben, wobei die dazugehörige Meldung entsprechend bestätigt werden muss: Damit sind die Daten aber noch nicht gelöscht, sondern vom Papierkorb könnten die Daten nochmals "reaktiviert" werden. Wird hingegen die STRG-Taste gedrückt wenn der Löschen-Button angeklickt wird, dann können die selektierten Einträge sofort gelöscht werden:

18 Kapitel Neuerungen Seite 18 Unterhalb der Buttonleiste wird immer die Anzahl der Datensätze gesamt sowie die Anzahl der markierten Datensätze angezeigt. Gesendet In dieser Rubrik werden die bereits erledigten (gedruckten, g ten oder gefaxten) Dokumente angezeigt. Hier gelten (fast) die gleichen Optionen und Buttons wie in der Rubrik "Entwürfe". Im Gegensatz zur Rubrik "Entwürfe" können in der Rubrik "Gesendet" keine Texte von Objekten mehr verändert werden. Fehler In der Rubrik "Fehler" werden alle Datensätze angezeigt, die nicht ausgeführt werden konnten. Dabei ist folgende Logik hinterlegt: Wenn in der Rubrik "Entwürfe" eine Aktion ausgelöst wird, dann werden alle ausgewählten Datensätze zuerst als "Fehler" markiert. Mit der erfolgreichen Durchführung (gedruckt oder versendet) wird der Status dann auf "Gesendet" gestellt. Erfolgt nun bei der Verarbeitung ein Abbruch (Papierstau am Drucker etc.), bleiben die nicht mehr durchgeführten Datensätze in der Rubrik "Fehler" stehen. Ansonsten gelten hier die gleichen Optionen und Buttons wie in der Rubrik "Entwürfe". Papierkorb Im Paperkorb werden alle Datensätze angezeigt, die aus den Rubriken des "Postausgangsbuch" gelöscht wurden. In der Spalte "Status" ist ersichtlich, aus welcher Rubrik des Postausgangsbuches die jeweiligen Datensätze stammen. Buttons für die Tabelle "Papierkorb" Alle Button Mit diesem Button werden alle Datensätze in der Tabelle markiert. Umkehr Button Mit diesem Button werden die markierten Datensätze in der Tabelle in das Gegenteil verkehrt (selektierte Datensätze werden deselektiert und umgekehrt). Nächsten 50 Datensätze Button Mit diesen Button können - ausgehend vom aktuell aktiven Datensatz - die nächsten 50 Datensätze markiert werden. Diese Funktion wird dazu benötigt, wenn Datensätze Blockweise ausgegeben werden müssen. Text bearbeiten Button Mit diesem Button kann neben der Tabelle ein Vorschaufenster geöffnet werden, in dem der Inhalt des Dokuments angezeigt wird. Dieser Inhalt kann auch noch individuell verändert werden. Zum Speichern des veränderten Textes wird der kleine OK-Button unterhalb des Notizfensters verwendet. Löschen Button Durch Anklicken des Löschen-Buttons werden die selektierten Datensätze - nach einer Sicherheitsabfrage - tatsächlich gelöscht.

19 Kapitel Neuerungen Seite 19 Selektierte Datensätze rückverschieben Durch Anklicken dieses Buttons werden die aktuell selektierten Datensätze wieder in die Bereiche zurückverschoben, aus denen sie ursprünglich gelöscht wurden. Unterhalb der Buttonleiste wird immer die Anzahl der Datensätze gesamt sowie die Anzahl der markierten Datensätze angezeigt. Buttons im Fenster OK-Button Wenn ein Bereich des Postausgangsbuches (Entwürfe, Gesendet oder Fehler) aktiv ist und es wird der OK- Button angeklickt, dann werden die bereitgestellten Dokumente ausgegeben: s werden gemäß der Einstellung (WINLine START, Menüpunkt Parameter/Einstellungen, Register Mail) versendet. Serienbriefe werden ausgedruckt. Dabei werden alle Datensätze zuerst als "Fehler" markiert, erst wenn der Datensatz erfolgreich bearbeitet werden konnte, bekommt er den Status "Erledigt". ENDE-Button Durch Drücken der ESC-Taste wird das Fenster geschlossen. WEB CRM-Button Durch Anklicken des WEB CRM-Buttons wird der jeweils aktive Datensatz der Tabelle geöffnet, wobei hier alle Information der WEBEdition mit angezeigt werden. Hier ist es auch möglich, neue Datensätze (Workflows oder Historienschritte) zu erfassen - je nachdem, ob das vom Formular zugelassen wird. Voraussetzung dafür ist, dass die WEBEdition im Einsatz ist. Vorlagen Wenn Mails erstellt werden, kann über den Vorlagen-Button ausgewählt werden, welcher Typ von Vorlagen verwendet werden soll. Dabei stehen folgende Varianten zur Verfügung: Vorlage Damit können bestehende Mailvorlagen (CMS-Publikationen, die als Mailvorlagen gespeichert wurden) als Text übernommen werden. Datei laden Damit können bestehende *.txt oder *.htm / *.html - Dateien geladen werden. Textbaustein Damit können bestehende Textbausteine (die im WINLine START erfasst werden) geladen werden.

20 Kapitel Neuerungen Seite 20 Variable Durch Anklicken des Variable-Buttons können in den Text Variablen eingebaut werden, die dann beim "ausführen" durch die entsprechenden Daten ersetzt werden. Attachment Durch Anklicken des Attachment-Buttons können bei Mails neue Anhänge hinzugefügt werden, die dann auch im Bereich "Attachment" angezeigt werden. Optionen Durch Anklicken des Optionen-Buttons kann definiert werden, ob im Zuge des Versenden der Mails auch ein Aktionsschritt für das CRM ausgelöst werden soll Postausgangsbuch Parameter In diesem Fenster, das über das Postausgangsbuch / Button "Optionen" aufgerufen werden kann, kann eingetellt werden, ob und welche Workflows / Aktionen beim erstellen von Postausgangsdokumenten erzeugt werden sollen. Eingabefelder Option Für die Bereiche "Mail", "Fax" und "Brief" kann jeweils die Checkbox aktviert werden, wodurch man im nachfolgenden Feld einen Workflow oder ein Historienschritt hinterlegen kann, der im Zuge der Datenausgabe angestoßen werden soll. Wird zusätzlich dazu noch die Option Einzelarchivierung aktiviert, dann wird die ausgewählte Aktion für alle selektierten Datensätze extra gespeichert. D.h. für alle Datensätze werden die genauen Daten der Aktion gespeichert, womit dann im nachhinein nachvollziehbar ist, wer aller an der jeweiligen Aktion beteiligt war. Buttons OK-Button Durch Anklicken des OK-Buttons werden die vorgenommenen Einstellungen gespeichert. ENDE-Button Durch Drücken der ESC-Taste wird das Fenster geschlossen, vorgenommene Änderungen gehen verloren.

21 Kapitel Neuerungen Seite Merkliste Die Merkliste ist die Zusammenstellung von bestimmten Datenbereichen, die nicht in eine Standardselektion zusammengefasst werden können (z.b. alle Kunden im PLZ-Bereich 1000 können nicht über die Konteneinschränkung von - bis selektiert werden). Merklisten gibt es für die Bereiche Artikel, Konten, Arbeitnehmer, Projekte und CRM und können entweder direkt über den dafür vorgesehenen Menüpunkt oder aus den einzelnen Stammdatenmatchcodes angelegt werden. Die Merkliste ist eine ganz spezielle Art von Filter, die in diversen Auswertungen in den Applikationen FIBU, FAKT, LOHN und PROD herangezogen werden kann. Merklisten können individuell mit nur wenigen Mausklicks zusammengestellt werden und per Drag and Drop auf sehr einfachen Weg bei den verschiedensten Auswertungen hinterlegt werden. Zu finden ist die Merkliste in allen Applikationen unter dem Menüpunkt: Datei Merkliste Wie legt man eine neue Merkliste an? Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie eine Merkliste angelegt werden kann: 1.) Direkt im Fenster Merkliste / aus dem Matchcode Dazu muß zuerst der Datenbereich gewählt werden, für den eine Merkliste erstellt werden soll.

22 Kapitel Neuerungen Seite 22 Durch einen Klick auf den entsprechenden Datenbereich werden die ggf. bereits vorhandenen Merklisten angezeigt. Dazu gibt es noch den Eintrag "temporäre Merkliste", der immer zur Verfügung steht. Mittels Doppelklick auf den Eintrag "temporäre Merkliste" öffnet sich der jeweilige Matchcode (im Bereich CRM öffnet sich die CRM-Suche). In diesem Beispiel ist es der Artikelmatchcode.

23 Kapitel Neuerungen Seite 23 Hier kann man wie gewohnt mittels Suchbegriff, Filter, erweiterten Artikelmatch, etc. Artikel suchen. Diese können in die Merkliste übergeben werden, entweder einzeln, oder man markiert eine Reihe von Artikel (Mausklick auf den ersten Eintrag der übernommen werden soll, dann die Shift Taste drücken, diese nicht auslassen und einen Mausklick auf den letzten Eintrag der übernommen werden soll) und übergebe diese mittels Mausklick auf den 'in Merkliste ablegen' Button. Die ausgewählten Artikel finden Sie in der Merkliste wieder. Dort können Sie eine Bezeichnung eingeben, wie die Merkliste heißen soll. Mittels Mausklick auf den OK-Button wird die Merkliste gespeichert, wobei noch eine entsprechende Abfrage erfogt:

24 Kapitel Neuerungen Seite 24 Die soeben angelegte Merkliste wird in dem jeweiligen Bereich (in diesem Fall im Verzeichnis Artikel) abgelegt. Pro Merkliste kann auch noch definiert werden, ob diese Merkliste eine "persönliche Merkliste" oder eine "öffentliche Merkliste" ist. Dies kann über die Option Persönliche Merkliste gesteuert werden. Standardmäßig werden alle neuen Merklisten als "persönliche Merklisten" angelegt. Ob es sich bei einer Merkliste um eine öffentliche oder eine persönliche Merkliste handelt, kann anhand des Symbols der Merkliste unterschieden werden: Öffentliche Merkliste Private Merkliste Wenn eine Änderung bezüglich dieser Einstellung gemacht wird und danach die Merkliste gespeichert wird, erfolgt eine entsprechende Meldung. Meldung, wenn eine "persönliche" Merkliste veröffentlicht werden soll:

25 Kapitel Neuerungen Seite 25 Meldung, wenn eine "öffentliche" Merkliste zu einer persönlichen Merkliste gemacht werden soll: Ist das Fenster Merkliste noch nicht geöffnet, sondern nur der Matchcode, kann man auch direkt aus dem Matchcode eine Merkliste erzeugen. Wenn man Artikel auswählt, und auf den 'in Merkliste ablegen' Button klickt, öffnet sich das Merklistenfenster und die neue Merkliste kann abgespeichert werden. 2.) Aus den Auswertungen heraus In vielen Auswertungen, wo Daten ausgewertet werden, mit denen die Merkliste befüllt werden kann, gibt es die Möglichkeit, diese Daten direkt in die Merkliste zu übergeben. Dafür gibt es in den Auswertungen, die am Bildschirm dargestellt werden, den Button Daten in Merkliste wobei wieder - abhängig von der Liste - der richtige Datenbereich bereits vorgeschlagen wird (der ja davon abhängt, welche Daten in der Auswertung enthalten sind). Beispiele: Wenn ein Artikeljournal ausgegeben wird, dann sind dort im Normalfall nur Artikelinformationen enthalten. Demnach wird dann "Artikel in Merkliste" vorgeschlagen. Wenn ein Jahreslohnkonto aus dem LOHN gedruckt wird, dann wird die Option "Arbeitnehmer in Merkliste" vorgeschlagen. Wenn eine Verkaufsstatisitk ausgewertet wird, dann sind dort Konten- und Artikelinformationen enthalten. Demnach kann bei dieser Liste über den Button ausgewählt werden, welche Daten in die Merkliste übernommen werden sollen. Wenn der Button "Daten in Merkliste" angewählt wird, werden ALLLE entsprechenden Datensätze der aktuellen Auswertung in die Merkliste übergeben. Dort kann diese Merkliste dann mit einem Namen versehen und gespeichert werden.

26 Kapitel Neuerungen Seite 26 Wie kann man eine Merkliste erweitern? Öffnen Sie das Fenster Merkliste unter Datei Merkliste und wählen Sie aus dem gewünschten Datenbereich die entsprechende Merkliste mittels Doppelklick aus. Somit wird auch gleich das Matchcodefenster geöffnet. Wird nun ein oder mehrere Einträge ausgewählt kann die Auswahl mittels Drag&Drop vom Matchcode- in den Elementebereich im Merklistenfenster gezogen werden. Das funktioniert natürlich nur, wenn in der Selektion des Matchcodefensters mehr als ein Element angezeigt wird, da sonst das Matchcodefenster sofort schließt und das eine Element in eine neue Merkliste kopiert wird. Wie kann die Merkliste verwendet werden? 1.) Direkt im Fenster Merkliste Angelegte Merklisten können für eine Reihe von Auswertungen herangezogen werden. Eine Auflistung aller Auswertungen sehen Sie direkt in der Merkliste auf der rechten Seite.

27 Kapitel Neuerungen Seite 27 Die Icons bei dieser Auflistung zeigen an, welche Art von Merkliste hinterlegt werden kann: Merklisten des Typen Konto können hinterlegt werden. Merklisten des Typen Artikel können hinterlegt werden. Merklisten des Typen Arbeitnehmer können hinterlegt werden. Merklisten des Typen Projekt können hinterlegt werden. Merklisten unterschiedlicher Typen können hinterlegt werden. Die Merklisten können per Drag and Drop auf die gewünschte Auswertung gezogen werden (Die gewünschte Merkliste auswählen, mit der linken Maustaste auf den Eintrag klicken, Maustaste gedrückt lassen und erst über der gewünschten Auswertung auf der rechten Seite wieder auslassen). Infolgedessen öffnet sich die entsprechende Auswertung und die Merkliste wird automatisch als temporärer Filter hinterlegt.

28 Kapitel Neuerungen Seite 28 2.) Merkliste direkt auf die Auswertung ziehen Weiters besteht die Möglichkeit Merklisten direkt per Drag and Drop in ein Auswertungsfenster zu ziehen. Diese Methode ist vor allem dann zu empfehlen, wenn man bei einer Auswertung, bei der verschiedene Typen von Merkliste hinterlegt werden können, verschiedene Merklistentypen hinterlegen möchte, wie z.b. in der Auswertung Backlog. Es müssen dazu beide Fenster (das Merklistenfenster und das Auswertungsfenster) geöffnet werden. Per Drag and Drop können nun die Merklisten bei der Auswertung hinterlegt werden. Merklisten die dem Typ Artikel entsprechen, müssen im Auswertungsfenster über dem Eingabefeld des Artikels fallen gelassen werden (siehe rote Markierungen in den Screen Shots). Die Merkliste des Typen Konto muss beim Eingabefeld Konto fallen gelassen werden.

29 Kapitel Neuerungen Seite 29 Dadurch wird ein temporärer Filter angelegt, der beide Merklisten beinhaltet.

30 Kapitel Neuerungen Seite 30 Lässt man sich die Auswertung nun ausgeben, wird nach beiden Merklisten gefiltert. 3.) Im Fenster Filter - Assistent Hier haben Sie die Möglichkeit Merklisten mit anderen Filterkriterien zu kombinieren.

31 Kapitel Neuerungen Seite 31 Die Merkliste hinterlegen Sie mit Hilfe des Operators RL-in Merkliste. Im Feld Wert 1 müssen Sie die Nummer der Merkliste eintragen. Mit der Matchcodefunktion kann nach allen bereits angelegten Merklisten gesucht werden, wobei immer nur die Merklisten, passend zu der verwendeten Variable (Kontonummer - Konten Merklisten) anzeigt werden. Eine weitere Funktion im Filter-Assistenten die mit der Merkliste zusammenhängt ist, dass man im Matchcode selektierte Einträge direkt in den Filter ziehen kann. Dies ist bei allen Auswertungen möglich, die auch in der Merkliste angeführt sind. Beispiel: Im Menüpunkt Artikellisten/Inventurliste rufen Sie den Artikelmatchcode auf. Nachdem Sie Ihr Suchkriterium bekannt gegeben haben und in der Tabelle die Suchergebnisse angezeigt werden, können Sie die Einträge markieren (Mausklick auf den ersten Eintrag der übernommen werden soll, dann die Shift Taste drücken, diese nicht auslassen und einen Mausklick auf den letzten Eintrag der übernommen werden soll). Die markierten Einträge können nun mittels Drag and Drop in jenes Feld gezogen werden, von dem aus ich vorhin den Matchcode aufgerufen habe. In diesem Beispiel währe dies das Feld Artikel.

32 Kapitel Neuerungen Seite 32 Dies bewirkt, dass ein temporärer Filter angelegt wird, der genau diese Einträge beinhaltet. Wenn Sie nun den Filter-Assistenten öffnen (Mausklick auf das Filtersymbol ), den Fokus auf den Eintrag temporärer Filter stellen und den Vor-Button betätigen, sehen Sie, dass ein Filterkriterium mit dem Operator DD (steht für Drag and Drop) angelegt wurde.

33 Kapitel Neuerungen Seite 33 Möchte man nun wissen, welche Einträge hinterlegt wurden, reicht ein Doppelklick auf das Eingabefeld Wert 1 woraufhin sich ein weiteres Fenster mit einer Auflistung all der selektierten Einträge öffnet. In diesem Fenster ist es noch möglich, einzelne Einträge zu entfernen. Dazu müssen Sie die Checkbox der betroffenen Einträge aktivieren, den Löschen-Button drücken und dies anschließend mit dem OK- Button bestätigen. Wenn Sie sich nun die Auswertung ausgeben lassen, werden nun all diese Filterkriterien berücksichtig.

34 Kapitel Neuerungen Seite 34 Achtung: Bei dieser Art von Filter handelt es sich um einen einmaligen Filter, der nach Ausgabe der Auswertung wieder gelöscht wird. Buttons: OK Button Mittels dem OK-Button oder der F5 Taste, können soeben angelegte Merklisten gespeichert werden. Ende Button Durch Mausklick auf den Ende Button oder durch drücken der ESC-Taste wird das Fenster geschlossen. Löschen Button Stellt man den Fokus auf eine bereits angelegte Merkliste und drückt den Löschen Button, so wird diese Merkliste gelöscht. Neuer Ordner Button Mit diesem Button können können pro Datenbereich neue Ordner eingefügt werden, damit die gespeicherten Merklisten auch strukturiert gespeichert werden können. Dadurch wird ein neuer Eintrag "neuer Ordner (0)" erzeugt. Die Bezeichnung kann entweder über den Bereich "ausgewählte Merkliste" oder durch Drücken der F2-Taste geändert werden. Bestehende Merklisten können via Drag&Drop auf den Ordner "verschoben" werden. Auf für Ordner gibt es die Unterscheidung, ob es sich um persönliche oder öffentliche Ordner handelt, wobei auch hier die Einstellung über die Option persönliche Merkliste gesteuert werden. Ob ein Ordner "persönlich" oder "öffentlich" ist, ist über das Ordnersymbol ersichtlich: persönlicher Ordner öffentlicher Ordner Wenn ein Ordner "umgestellt" wird, muß das mit einer entsprechenden Meldung bestätigt werden.

35 Kapitel Neuerungen Seite 35 Meldung, wenn ein persönlicher Ordner in einen öffentlichen Ordner umgestellt werden soll: Meldung, wenn ein öffentlicher Ordner zu einen persönlichen Ordner gemacht werden soll: Aktualisieren Button Mit dem Aktualisieren-Button wird ein Abgleich der Merklisten durchgeführt, d.h. es wird geprüft, ob neue öffentliche Ordner/Merklisten vorhanden sind, die dann entsprechend angezeigt werden WINLine START Cockpit Im Cockpit kann das Design und auch das Cockpit über die rechte Maustaste auf dem jeweiligen Button aus einer Auswahllistbox direkt ausgewählt werden. Es wird sofort in das ausgewählte Design oder das ausgewählte Cockpit gewechselt. Design Über die rechte Maustaste erhält man folgende Auswahl:

36 Kapitel Neuerungen Seite 36 Cockpit Über die rechte Maustaste erhält man folgende Auswahl: Cockpit - Neuer Archiveintrag Ein neuer Archiveintrag kann auch vorgenommen werden, wenn ein Dokument per Drag & Drop aus Outlook oder aus dem Dateimanager an das Cockpit der WINLine übergeben wird. Nachdem ein Dokument in das Cockpit fallen gelassen wurde, öffnet sich sofort das Fenster Neuer Archiveintrag. Aus Outlook kann nur eine komplette Mail mit allen Anlagen ins Archiv übergeben werden. Die Datei darf insgesamt nicht größer als 15 MB sein Konsolidierung - Einstellungen Aktualisierung bei Änderung im Submandanten Wird mit einem Hauptmandanten und Submandanten gearbeitet, wird für die Aktualisierung der Stammdaten aus dem Submandanten der Eintrag in dem Feld "Konsolidierungskonto" herangezogen. Wenn eine Änderung im Submandanten durchgeführt wird, wird der Hauptmandant auch aktualisiert, wenn die Kontonummer dort nicht im Feld "Konsolidierungskonto" eingetragen ist und das Konsolidierungskonto leer ist. Außerdem wird im selben Mandanten nach dem gleichen Konsolidierungskonto gesucht und die Stammdaten werden entsprechend aktualisiert.

37 Kapitel Neuerungen Seite Vorlagen Anlage In der Vorlagen Anlage für Anlagen ist der Anfangsbuchwert ein Pflichtfeld geworden. Werden neue Vorlagen für den Export oder Import von Anlagegütern definiert, muss zukünftig auch der Anfangsbuchwert befüllt werden. Ältere, bereits vorhandene Vorlagen können aber wie bisher verwendet werden. In den Individuellen Formularen für CRM-Vorlagen gibt es den Reiter Kopfinformationen. In diesem Reiter können die Felder ausgewählt werden, die im individuellen Formular in einem INFO-PDB angezeigt werden. Für alle Felder, für die es Stammdaten gibt, kann zusätzlich ausgewählt werden, ob nur die Nummer, die Bezeichnung oder beides angezeigt werden soll. Bei Datumsfelder kann festgelegt werden, ob diese mit oder ohne Uhrzeit angezeigt werden soll.

38 Kapitel Neuerungen Seite 38 Die Drag & Drop Funktion ist sowohl für die Vorlage, als auch für die Kopfinformationen vorhanden. Für die Auswahl von Feldern kann jetzt ein Suchbegriff gewählt werden. Bereits gewählte Felder werden in der Feldertabelle nicht ein weiteres Mal angeboten. Dadurch ist eine Mehrfachauswahl ausgeschlossen.

39 Kapitel Neuerungen Seite 39 In den CRM Formularen können die Datumsfelder vorbelegt werden. Dazu ist es notwendig, die Checkbox Vorbelegung zu setzen und das Eingabefeld leer zu lassen. Platzhalter stehen stehen nur noch für die Export/Import Vorlagen zur Verfügung. Für folgende Feldtypen kann keine Vorbelegung gewählt werden: Register Überschriften Tabellen Exportfelder Vorlagen bearbeiten (Drag&Drop) In den Individuellen Formularen für Personenkonten, Sachkonten, Interessenten, Artikeln, Kontakten und CRM gibt es 3 neue Buttons: - Formular bearbeiten - Formular speichern - Formular wiederherstellen Wird der Button "Formular bearbeiten" geklickt, wird in den "Formular-bearbeiten-Modus" Gewechselt. Jetzt können die Felder mit "Drag & Drop" verschoben werden. Der Button "Formular speichern" speichert die Änderungen. Mit dem Button "Formular wiederherstellen" können noch nicht gespeicherte Formulare in den Ursprung zurück gesetzt werden Jahresabschluss mit automatischer Datenbankwartung Wird ein Jahresabschluss durchgeführt, erfolgt automatisch für den gewählten Mandanten eine Datenbankwartung WINLine FIBU BKZ-Stamm Ab Version 8.7 Build 2001 steht die neue BKZ-Struktur zur Verfügung. Verbunden mit der Verwendung dieser neuen BKZ-Struktur ist eine automatische Umstellung der BKZ-Nummern 3000 bis 4999 der GuV. Beim Update auf die Version 8.7 Build 2001 werden automatisch die BKZs der GuV umgestellt. Dabei werden die Tausenderstellen der BKZs 3000 bis 4999 vertauscht, d.h. BKZ 3000 BKZ 4000 und BKZ 4150 BKZ Diese Umstellung ist notwendig, damit die Bilanzen wie gewohnt ausgegeben werden und in der GuV die Erlöse vor den Aufwendungen dargestellt werden. Denn ein Andruck des Nummernbereichs 4000 vor dem Nummernbereich 3000 ist zukünftig nicht mehr möglich und wird auch nicht mehr benötigt! Die neue BKZ-Struktur ist völlig losgelöst von den starren BKZ-Nummernbereichen, die es bisher gab. Die BKZs sind jetzt 9-stellig, numerisch und werden durch ein neues Kennzeichen der Aktiva, Passiva, GuV- Erlöse oder GuV-Aufwendungen zugeordnet. Nach der Umstellung der BKZs durch das Update auf die Version 8.7 Build 2001 werden die Bilanzen wie zuvor ausgegeben. Aber in anderen Programmen mit Abfragen auf die BKZ-Nummer, z.b. LIST, MesoCalc, MDP-Projekten müssen evtl. manuelle Anpassungen vorgenommen werden.

40 Kapitel Neuerungen Seite 40 Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem Whitepaper Neue BKZ-Struktur, das auf unserer Installations- DVD oder unserer Homepage zum Download zur Verfügung steht. WICHTIG Durch die Umstellung der BKZs (3000er BKZ-Nummern wurden zu 4000er BKZ-Nummern und umgekehrt) sind manuelle Anpassungen notwendig in folgenden Bereichen: MesoCalc OLAP LIST Filter Makros MDP-Projekte und externe Abfragen Stammdaten Die Bilanzgliederungskennzahl (BKZ) ist 9-stellig, numerisch. Die Sortierung der BKZs ist linksbündig, d.h. es werden z.b. folgende BKZs nacheinander ausgegeben: 100, 1000, 1200, , 1210, 2800 usw. Die 9- stelligen BKZs sind völlig losgelöst von den bisherigen BKZ-Nummernbereichen und werden durch ein neues Kennzeichen der Aktiva, Passiva, GuV-Erlöse oder GuV-Aufwendungen zugeordnet. Eine BKZ-Nummer kann nach wie vor nur einmal existieren. Es ist jetzt aber möglich, z.b. die BKZ-Nummer für eine Aktiva-Position und die BKZ-Nummer für eine GuV-Position zu verwenden. Bis Version 8.7 Build 2000: BKZ-Nummernbereich Position in Bilanz Aktivseite der Bilanz Passivseite der Bilanz Für Aufwands- und Ertragskonten Ab Version 8.7 Build 2001: BKZ-Kennzeichen Position in Bilanz 1 Aktivseite der Bilanz 2 Passivseite der Bilanz 3 Für Ertragskonten 4 Für Aufwandskonten Zum Vergleich der BKZ-Stamm bis zur Version 8.7 Build 2000 und der BKZ-Stamm ab Version 8.7 Build Es werden die BKZs der GuV bis zur Stufe 3 angezeigt, damit die umgestellten BKZ-Nummern im er Bereich sichtbar sind. Alter BKZ-Stamm (Version 8.7 Build 2000):

41 Kapitel Neuerungen Seite 41 Neuer BKZ-Stamm (Version 8.7 Build 2001): Die einer BKZ zugeordneten Konten werden je nach Auswahl der Stufe (1 bis 5) in der BKZ-Struktur gleich mit angezeigt.

42 Kapitel Neuerungen Seite 42 Innerhalb eines Bilanzbereiches werden die BKZs in numerisch aufsteigender Reihenfolge angedruckt. Wenn man den Menüpunkt Stammdaten BKZ-Stamm aufruft, erhält man eine Tabelle, das die BKZ-Struktur schematisch in einer Baumstruktur darstellt. In dieser Tabelle können die BKZ angelegt und bearbeitet werden. Nach wie vor können 3 verschiedene Bilanzgliederungsstrukturen (Gruppe 1, Gruppe 2 und Gruppe 3) angelegt und in weiterer Folge den Konten zugeordnet werden. Die Ordnerstruktur zeigt an, zu welcher BKZ-Stufe der jeweilige Eintrag zugeordnet ist. Mittels Doppelklick auf einen Ordner oder Klick auf das + vor einem Ordner der Stufe 1 bis 5 wird der Ordner inklusive der Unterordner und dazugehörigen Konten geöffnet bzw. geschlossen. Neue Funktionen und Bearbeitung im BKZ-Stamm Hier werden nur die neuen Funktionen des BKZ-Stamms ab Version 8.7 Build 2001 aufgelistet, die detaillierte Beschreibung aller Eingabefelder ist bitte der Hilfe zu entnehmen. Aktiva Durch Aktivierung der Aktiva werden alle BKZs und Konten bis zu der ausgewählten Stufe angezeigt. Passiva Durch Aktivierung der Passiva werden alle BKZs und Konten bis zu der ausgewählten Stufe angezeigt. Gewinn- und Verlustrechnung Durch Aktivierung der GuV werden alle BKZs und Konten bis zu der ausgewählten Stufe angezeigt.

43 Kapitel Neuerungen Seite 43 Stufe Die Stufe wird ausgewählt und mit Enter bestätigt. Es werden alle BKZs bis zu der ausgewählten Stufe und alle zugeordneten Konten bis zu der darüber liegenden Stufe angezeigt. Hier stehen 5 Stufen zur Verfügung, wobei 1 die höchste und 5 die niedrigste Stufe ist. Wechselkontogliederung Ist diese Checkbox aktiviert, wird die BKZ-Struktur der BKZ Wechselkonten angezeigt. Pro Konto werden 3 BKZs festgelegt (bei Wechselkonten, z.b. dem Bankkonto kann der Saldo positiv oder negativ werden, je nach Vorzeichen wird die BKZ-oder BKZ-Wechselkonto für die Positionierung in der Bilanz herangezogen). BKZ-Nummer Anzeige der 9-stelligen BKZ-Nummer. Kennzeichen Die BKZ wird einem Kennzeichen zugeordnet, welches dann die Position in der Bilanz bestimmt. Zur Auswahl stehen: 1 Aktiva 2 Passiva 3 Erlöse 4 Aufwendungen Notiz Zu jeder BKZ kann eine Zusatzinformation in Form eines Notizblockes gespeichert werden (Unformatierter Fließtext, z.b. Kommentar zur Bilanzposition). Die Notiz wird direkt im BKZ-Stamm zur ausgewählten BKZ und nicht mehr in einem separaten Register hinterlegt. Position einfügen-button Durch Anklicken des Position einfügen-buttons können neue BKZs angelegt werden. Der Fokus springt automatisch auf das Feld BKZ und es muss zuerst eine BKZ-Nummer vergeben werden. Anschließend können die restlichen Stammdaten eingegeben werden. Wird die Eingabe gespeichert, wird die neu angelegte BKZ anhand der BKZ-Nummer und des Kennzeichens in die BKZ-Struktur einsortiert. Entfernen-Button Durch Anwahl des Entfernen-Buttons kann die ausgewählt BKZ gelöscht werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese BKZ bei keinem Konto mehr hinterlegt ist. Ist die BKZ bei einem Konto hinterlegt, kommt eine Fehlermeldung BKZ - Zuordnung In dem Register BKZ-Zuordnung werden alle Konten aufgelistet, die noch keiner BKZ zugeordnet wurden. Diese Darstellung ist nur bei BKZ-Gruppe 2 und 3 möglich, da BKZ-Gruppe 1 nach wie vor ein Pflichtfeld ist.