SIHOT.PMS Kurzhandbuch

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1 SIHOT.PMS Kurzhandbuch Ausgabe Juni 2008

2 Inhalt 1 EINFÜHRUNG 4 2 ANMELDUNG 5 3 WERKZEUGLEISTE 6 4 KATEGORIENPLAN/BELEGUNGSPLAN 7 5 RESERVIERUNG RESERVIERUNG ANLEGEN RESERVIERUNG ANLEGEN KATEGORIENPLAN RESERVIERUNG ANLEGEN BELEGUNGSPLAN RESERVIERUNGSSUCHE RESERVIERUNG BEARBEITEN Reservierung stornieren Reservierung ändern Einzelne Person bearbeiten Zusätzliche Zimmer hinzufügen Einzelne Zimmer/Person(en) stornieren Einzelne Person(en) aus einem Zimmer entfernen Fixleistungen hinzufügen bzw. bearbeiten RESERVIERUNGSBESTÄTIGUNG CHECK-IN CHECK-IN DIALOG CHECK-IN ÜBER DIE ANREISEÜBERSICHT CHECK-IN ÜBER DEN BELEGUNGSPLAN TAGESABSCHLUSS FUNKTIONEN DES TAGESABSCHLUSSES TAGESABSCHLUSS DURCHFÜHREN LEISTUNGSVERBUCHUNG LEISTUNGEN AUF KONTEN BUCHEN LEISTUNGEN STORNIEREN LEISTUNGEN UMBUCHEN CHECK-OUT STANDARD CHECK-OUT CHECK-OUT GETEILTE RECHNUNG GRUPPEN CHECK-OUT GRUPPENKONTO ABRECHNEN RECHNUNGSTRÄGER ÄNDERN STORNO EINER RECHNUNG KOPIE EINER RECHNUNG DRUCKEN KONTOAUSZUG DRUCKEN KASSENBUCH GEBUCHTE ZAHLUNGEN DRUCKEN DIVERSE KONTEN DIVERSES KONTO ANLEGEN BUCHEN AUF DIVERSE KONTEN Auswahl des Kontos

3 Buchen von Leistungen Buchen von Zahlungen GASTSTAMM ANLEGEN EINES GASTSTAMMES ÄNDERN EINES GASTSTAMMES HAUSVERWALTUNG HAUSSTATUS PENSIONS-ÜBERSICHT ZIMMERSTATUS SETZEN AKTIVITÄTEN AKTIVITÄT ANLEGEN AKTIVITÄTEN-ÜBERSICHT SELEKTION GÄSTEKARTEI ERWEITERT LISTEN KONTROLL- UND ARBEITSLISTEN AUSWERTUNGEN EXCEL AUSWERTUNGEN FAQ BEGRIFFE, ABLÄUFE, NOTIZEN 57 3

4 1 Einführung SIHOT.PMS bietet Ihnen viele nützliche Funktionen für die täglichen Arbeitsabläufe im Hotel. Die wichtigsten werden im Folgenden kurz dargestellt. Je nach der im Hotel serialisierten Versionsnummer können die Dialoge geringfügig von der Darstellung in diesem Handbuch abweichen. Ausführliche Informationen und Beschreibungen entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch. GUBSE AG Bahnhofstraße 28 D Schiffweiler Fon: Fax: Copyright 2008, GUBSE AG. All rights reserved. 4

5 2 Anmeldung Klicken Sie mit LMT zweimal auf das Symbol SIHOT.PMS auf Ihrem Desktop. Abbildung 1: SIHOT starten Tragen Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie mit LMT auf den Button OK. Abbildung 2: Login 5

6 3 Werkzeugleiste Über die Werkzeugleiste können Sie schnell auf die wichtigsten Funktionen in SIHOT.PMS zugreifen (z.b. Belegungsplan). Außerdem enthält sie Hilfen zur Navigation (z. B. Vor- oder Zurückblättern) sowie zusätzliche Funktionalitäten (z.b. Druck) zu verschiedenen Programmpunkten. Abbildung 3: Werkzeugleiste SIHOT.PMS Bedeutung der Symbole: Check-In Check-Out Reservierung Belegungsplan Kategorienplan Kontenverwaltung Gaststamm Gäste im Haus Telefonleistungen Benutzerwechsel Mandantenwechsel (SIHOT.HQ) Maske leeren Speichern Blättern zum Anfang Blättern zum Ende Blättern zum vorherigen Eintrag (Satz vorher) Blättern zum folgenden Eintrag (Satz zurück) Report Vorschau Drucken Versenden Ablage Vorlagen Filter Zoom Farben Hilfe Veranstaltungsreservierung (SIHOT.Event) Event-Belegungsplan (SIHOT.Event) 6

7 4 Kategorienplan/Belegungsplan Der Kategorienplan gibt Ihnen einen Überblick über die aktuelle Zimmerbelegung. Im Standard erfolgt die Anzeige über die freien Zimmer. Über den Dialog Filter können Sie andere Anzeigen auswählen. Auch Kontingent- und Gruppendetails können in der Anzeige aufgenommen werden. Des Weiteren wird die Summe der optionalen Reservierungen, der Kontingentverfügbarkeit und der Warteliste angezeigt. Mit dem Dialog Zoom können Sie die Einstellungen verändern, z.b. mit der Datumseingabe direkt einen bestimmten Tag aufrufen. Abbildung 4: Kategorienplan Der Belegungsplan ist ein zentrales Programm in SIHOT. Er zeigt Ihnen die aktuelle Belegung der Zimmer graphisch an. Informationen über die Reservierung können Sie direkt in der Anzeige ersehen. Im graphischen Belegungsplan können Sie u. a. Reservierungen vornehmen, Gäste einchecken, Fixleistungen verwalten, Gastkonten bearbeiten und Gäste auschecken. Sie können Anreise- und Abreisedaten ändern und Reservierungen umbuchen bzw. einen Umzug bei eingecheckten Gästen vornehmen. Die Informationen werden in unterschiedlichen Farben dargestellt. Der aktuelle Zimmerstatus und die Saisontexte werden angezeigt. Über die Buttons Filter und Zoom können Sie die Anzeige bzw. Einstellungen verändern. 7

8 Abbildung 5: Belegungsplan 8

9 5 Reservierung 5.1 Reservierung anlegen Klicken Sie mit der LMT auf das Symbol Reservierung Werkzeugleiste. in der Abbildung 6: Werkzeugleiste SIHOT zeigt nun die Reservierungsmaske an. Tragen sie im Feld Name den Namen des Bestellers ein. Wenn die Adresse bereits im Gaststamm gespeichert ist: Klicken Sie mit der LMT oder den Pfeil-Tasten auf die gewünschte Adresse und anschließend mit der LMT auf den Button Auswählen oder drücken Sie die Enter-Taste. Wenn die Adresse noch nicht im Gaststamm gespeichert ist: Klicken Sie mit der LMT auf den Button Neu zum Anlegen eines Gaststammes. Tragen Sie die Adressdaten im Gaststamm in die entsprechenden Felder ein. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt keinen ausführlichen Gaststamm anlegen möchten, klicken Sie mit der LMT auf Abbruch oder betätigen Sie die Taste Tab. Tragen Sie die Adressdaten in der Reservierungsmaske ein. (Mit diesen Daten wird automatisch ein Gaststamm erstellt.) Abbildung 7: Auswahl des Gaststammes Tragen Sie die gewünschten Daten der Reservierung in die entsprechenden Felder ein. 9

10 Klicken Sie mit der LMT auf den Button Neu. TIPP: Zum Kopieren einer Reservierung (z.b. unterschiedliche Kategorie oder Zeitraum bei Gruppen) tragen Sie die Änderungen in die Reservierungsdaten ein und klicken mit der LMT auf den Button Neu. Abbildung 8: Eingabe der Reservierungsdaten Klicken Sie mit der LMT auf den Karteireiter Namensliste. Führen Sie mit der LMT einen Doppelklick auf der Namenszeile aus. Tragen Sie in der Spalte Name den Gastnamen ein. Wenn die Adresse bereits im Gaststamm gespeichert ist: Klicken Sie mit der LMT oder den Pfeil-Tasten auf die gewünschte Adresse und anschließend mit der LMT auf den Button Auswählen oder drücken Sie die Enter-Taste. Wenn die Adresse noch nicht im Gaststamm gespeichert ist: Tragen Sie die Adressdaten in die entsprechenden Felder ein; Format: Nachname, Vorname. HINWEIS: Tragen Sie ggf. die entsprechenden Daten in die Felder Anrede, VIP, Referenz Nummer, Rechnungsträger etc. ein. 10

11 Abbildung 9: Eingabe der Namensliste Wenn eine Zimmerzuteilung erfolgen soll, klicken Sie mit der LMT auf den Karteireiter Freie Zimmer. Klicken Sie mit der LMT auf das gewünschte Zimmer. Halten Sie die LMT gedrückt und ziehen Sie das gewünschte Zimmer mit Drag & Drop auf die Namenszeile. Sie können die Zimmernummer alternativ auch direkt auf der Namenszeile eintragen. Klicken Sie dazu mit der LMT zweimal auf die Namenszeile. Tragen Sie in der Spalte Zimmer die gewünschte Zimmernummer ein. Drücken Sie die Taste Enter auf der Tastatur. 11

12 Abbildung 10: Zimmer zuordnen 5.2 Reservierung anlegen Kategorienplan Klicken Sie mit der LMT auf das Symbol Kategorienplan Werkzeugleiste. in der Abbildung 11: Werkzeugleiste Klicken Sie mit der LMT auf die gewünschte Kategorie und das Anreisedatum und halten dabei die LMT gedrückt. Ziehen Sie gleichzeitig die Maus zur rechten Seite bis zu dem gewünschten Abreisedatum. Lassen Sie nun die gedrückte LMT wieder los. Tragen Sie in dem dadurch entstandenen Feld die Anzahl der in dieser Kategorie zu reservierenden Zimmer ein. Drücken Sie die Taste Enter auf der Tastatur. SIHOT zeigt nun die Reservierungsmaske an. Verfahren Sie weiter wie unter 5.1 Reservierung anlegen beschrieben. 12

13 Abbildung 12: Reservierung über den Kategorienplan aufziehen 5.3 Reservierung anlegen Belegungsplan Klicken Sie mit der LMT auf das Symbol Belegungsplan Werkzeugleiste. in der Abbildung 13: Werkzeugleiste Klicken Sie mit der LMT auf das gewünschte Zimmer und das Anreisedatum und halten dabei die LMT gedrückt. Ziehen Sie gleichzeitig die Maus zur rechten Seite bis zu dem gewünschten Abreisedatum. Lassen Sie nun die gedrückte LMT wieder los. Markieren Sie den Radiobutton keine weiteren Reservierungen anlegen und tragen Sie die Anzahl der Personen für dieses Zimmer ein. Klicken Sie mit der LMT auf den Button OK. SIHOT zeigt nun die Reservierungsmaske an. Verfahren Sie weiter wie unter 5.1 Reservierung anlegen beschrieben. 13

14 Abbildung 14: Reservierung über den Belegungsplan aufziehen 5.4 Reservierungssuche Klicken Sie mit der LMT auf das Symbol Reservierung Werkzeugleiste. in der Abbildung 15: Werkzeugleiste SIHOT zeigt nun die Reservierungsmaske an. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Reservierungssuche. Tragen Sie im Feld Name die ersten Buchstaben des gesuchten Bestellers bzw. Gastes ein. Tragen Sie in den Feldern Anreise im Zeitraum von - bis das Anreisedatum der gesuchten Reservierung ein. Wenn Sie das Datum der Reservierung nicht wissen, klicken Sie mit der LMT ins Feld Datum bis und drücken Sie die Taste Entf auf der Tastatur. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Suchen. Klicken Sie anschließend mit der LMT auf die gewünschte Reservierung in der Listbox und drücken Sie den Button Auswählen. Sie können die Reservierung jetzt bearbeiten. 14

15 Abbildung 16: Reservierungssuche 5.5 Reservierung bearbeiten Wählen Sie die Reservierung wie unter 4.4 Reservierungssuche 5.4 beschrieben aus Reservierung stornieren Klicken Sie mit der LMT in das Feld Reservierungsart. Wählen Sie mit der LMT den Punkt S - Storno aus. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Ändern. Geben Sie die Stornogründe an und klicken Sie auf OK. Abbildung 17: Stornierung Reservierung ändern Tragen Sie die Änderungen in die gewünschten Felder (Anreise-, Abreisedatum, Fixleistung, Preis, etc.) ein. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Ändern. 15

16 5.5.3 Einzelne Person bearbeiten BEISPIEL: Eine Person innerhalb einer Reservierung reist später an und reist früher ab. Klicken Sie mit der LMT auf den Karteireiter Namensliste. Klicken Sie mit der LMT zweimal auf die Namenszeile. Tragen Sie in der Spalte Anreise bzw. Abreise die Daten ein. Drücken Sie die Taste Enter auf der Tastatur. Abbildung 18: Änderung individueller Gastdaten Zusätzliche Zimmer hinzufügen Tragen Sie im Karteireiter Reservierungsdaten in den Feldern Anzahl Zimmer bzw. Anzahl Personen und Personen erfasst die gewünschte Gesamtzahl der Zimmer bzw. Personen ein. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Ändern. Klicken Sie mit der LMT auf den Karteireiter Namensliste. Klicken Sie mit der LMT zweimal auf die hinzugefügte Namenszeile. Tragen Sie in der Spalte Name den Gastnamen ein. Wenn die Adresse bereits im Gaststamm gespeichert ist: Klicken Sie mit der LMT oder den Pfeil-Tasten auf die gewünschte Adresse und anschließend mit der LMT auf den Button Auswählen oder drücken Sie die Enter-Taste. Wenn die Adresse noch nicht im Gaststamm gespeichert ist: Tragen Sie die Adressdaten in die entsprechenden Felder ein; Format: Nachname, Vorname. Drücken Sie die Taste Enter auf der Tastatur. 16

17 Abbildung 19: Zusätzliche Person(en) auf der Namensliste eintragen Einzelne Zimmer/Person(en) stornieren Klicken Sie mit der LMT auf den Karteireiter Namensliste. Klicken Sie mit der LMT auf die Namenszeile. Sie können auch mehrere Namenszeilen gleichzeitig markieren. Klicken Sie mit der RMT um das Kontextmenü aufzurufen. Klicken Sie mit der LMT auf Person(en) splitten und stornieren. HINWEIS: SIHOT legt durch diese Funktion eine Unterreservierung bzw. mehrere Unterreservierungen mit der Reservierungsart Storno an. Abbildung 20: Storno eines Gastes über Kontextmenü Einzelne Person(en) aus einem Zimmer entfernen Klicken Sie mit der LMT auf den Karteireiter Namensliste. Klicken Sie mit der LMT auf die Namenszeile. Sie können auch mehrere Namenszeilen gleichzeitig markieren. Klicken Sie mit der RMT um das Kontextmenü aufzurufen. Klicken Sie mit der LMT auf Einzelne Person(en) aus Zimmer löschen. 17

18 HINWEIS: SIHOT entfernt die markierte(n) Person(en) aus der Namensliste. Nach Ausführen dieser Funktion ist ggf. die Anzahl der Personen in den Reservierungsdaten anzupassen. Abbildung 21: Einzelne Person(en) aus einem Zimmer entfernen Fixleistungen hinzufügen bzw. bearbeiten Klicken Sie mit der LMT auf den Button Fixleistungen. Klicken Sie im Dialog Preisvereinbarung mit der LMT 2x auf die leere Zeile. Klicken Sie mit der LMT in die Spalte Leistungen. Klicken Sie mit der LMT auf die gewünschte Leistung. Drücken Sie die Taste Enter auf der Tastatur. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Speichern. Um die geänderten Leistungen auf die Namensliste zu übernehmen, bestätigen Sie die Abfrage mit Ja. HINWEIS: Die Fixleistungen können sowohl in den Reservierungsdaten als auch auf der Namensliste bearbeitet werden. Beim Bearbeiten auf den Reservierungsdaten werden die Fixleistungen auf alle in dieser Reservierung befindlichen Zimmer/Personen übernommen. Beim Bearbeiten in der Namensliste werden die Fixleistungen nur bei der selektierten Person geändert. HINWEIS: Zur Vergabe eines manuellen Preises muss die Preiskategorie entfernt werden. 18

19 Abbildung 22: Fixleistungen bearbeiten 5.6 Reservierungsbestätigung Wählen Sie die Reservierung wie unter 5.4 Reservierungssuche beschrieben aus. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Bestätigung. Klicken Sie anschließend mit der LMT auf den Button OK. Das Textverarbeitungsprogramm wird geöffnet und ein Dokument mit den Daten aus der Reservierung wird angezeigt. Sie können dieses Dokument nun ggf. bearbeiten und ausdrucken bzw. versenden. HINWEIS: Im Bereich Layout, stehen Ihnen über den kontextsensitiven Button unterschiedliche Formulare zur Bestätigung zur Verfügung. (Reservierungsbestätigung, Belegungsvertrag, Begleitschreiben, Stornobestätigung, etc.) Drücken Sie den Button Spoolen, um das Dokument im Gaststamm des Bestellers oder Gastes in den Trails zu speichern. 19

20 Abbildung 23: Bestätigungsdruck 20

21 6 Check-In 6.1 Check-In Dialog Klicken Sie mit der LMT auf das Symbol Check-In Werkzeugleiste. in der Abbildung 24: Werkzeugleiste SIHOT zeigt nun den Check-In Dialog an. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Anreisen und wählen Sie die Reservierung aus. Alternativ wählen Sie die Reservierung wie unter 5.4 Reservierungssuche beschrieben aus. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Check-In. Der Gast ist nun in das zugewiesene Zimmer eingecheckt. Abbildung 25: Check-In Dialog 6.2 Check-In über die Anreiseübersicht Klicken Sie mit der LMT auf das Menü Hausverwaltung. Klicken Sie mit der LMT auf den Menüpunkt Anreiseübersicht. 21

22 Abbildung 26: Menüauswahl Klicken Sie mit der LMT auf den Button Suchen. Es werden Ihnen alle Anreisen des Tages angezeigt. Klicken Sie mit der LMT auf die Namenszeile oder markieren Sie mehrere Gäste zugleich. Klicken Sie mit der RMT um das Kontextmenü zu öffnen. Klicken Sie mit der LMT auf den Menüpunkt Check-In. Klicken Sie mit der LMT auf den Button OK. TIPP: Um nur nach einen Gast bzw. einer Gruppe zu suchen nutzen Sie die Filter Name, Besteller, Reservierungsnummer, etc. TIPP: Durch das Markieren von mehreren Zeilen können Sie mehrere Personen bzw. eine Gruppe einchecken. Abbildung 27: Check-In über das Kontextmenü der Anreiseübersicht 22

23 6.3 Check-In über den Belegungsplan Klicken Sie mit der LMT auf das Symbol Belegungsplan Werkzeugleiste. in der Abbildung 28: Werkzeugleiste Klicken Sie mit der LMT auf das gewünschte Zimmer. Klicken Sie mit der RMT auf das Zimmer um das Kontextmenü aufzurufen. Klicken Sie mit der LMT auf den Punkt Check-In. Das Zimmer ist nun eingecheckt. Der Pfeil der Reservierung auf dem Belegungsplan zeigt das Symbol eingecheckt und verändert ggf. die Farbe. HINWEIS: Um ein Gruppe einzuchecken wählen Sie den Menüpunkt Gruppen Check-In. Abbildung 29: Check-In über das Kontextmenü des Belegungsplans 23

24 7 Tagesabschluss 7.1 Funktionen des Tagesabschlusses Der Tagesabschluss führt eine Reihe von Programmen in einem bestimmten Ablauf durch. Dazu zählen die folgenden Punkte: Wechsel des SIHOT-Datums (Hoteltag) Verbuchen von in den Reservierungen vereinbarten Fixleistungen Speichern von Statistiken Druck der Listen WARNUNG: Das Programm Tagesabschluss darf nur einmal pro Tag gestartet werden: entweder nach dem letzten Check-In abends, oder morgens vor dem ersten Check-Out. 7.2 Tagesabschluss durchführen Klicken Sie mit der LMT auf das Menü Back Office. Klicken Sie mit der LMT auf den Menüpunkt Tagesabschluss. Abbildung 30: Menüauswahl Prüfen Sie nochmals das aktuelle Datum und den letzten Wechsel des Hoteltages um einen korrekten Ablauf sicherzustellen Klicken Sie mit der LMT auf Ablauftafel. Klicken Sie mit der LMT auf Tagende. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Start. 24

25 Bestätigen Sie die Meldung zum Wechsel des Hoteltages mit Ja. SIHOT führt nun alle Programmpunkte der Reihe nach aus. Am Ende erscheint die Meldung Tafel Tagende erfolgreich abgearbeitet. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja. 25

26 8 Leistungsverbuchung 8.1 Leistungen auf Konten buchen Klicken Sie mit der LMT entweder auf das Symbol Check-Out das Symbol Gastkonto in der Werkzeugleiste. oder Abbildung 31: Werkzeugleiste Der Dialog Check-Out bzw. Gastkonto wird geöffnet. TIPP: Sie können die Dialoge Check-Out bzw. Gastkonto auch über den Belegungsplan mit Klick auf das Zimmer und mit RMT über das Kontextmenü öffnen. Tragen Sie um Feld Zimmer die Zimmernummer ein. Drücken Sie die Taste Enter auf der Tastatur. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Buchen. Klicken Sie mit der LMT auf Leistung und wählen Sie die gewünschte Leistung aus. Klicken Sie mit der LMT zweimal ins Feld Menge bzw. Preis und geben Sie den gewünschten Preis ein. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Buchen. Die gebuchte Leistung erscheint im Konto des Gastes. Klicken Sie mit der LMT auf Abbruch. 26

27 Abbildung 32: Manuelle Leistungsverbuchung 8.2 Leistungen stornieren Klicken Sie mit der LMT entweder auf das Symbol Check-Out das Symbol Gastkonto in der Werkzeugleiste. oder Abbildung 33: Werkzeugleiste Der Dialog Check-Out bzw. Gastkonto wird geöffnet. TIPP: Sie können die Dialoge Check-Out bzw. Gastkonto auch über den Belegungsplan mit Klick auf das Zimmer und mit RMT über das Kontextmenü öffnen. Tragen Sie um Feld Zimmer die Zimmernummer ein. Drücken Sie die Taste Enter auf der Tastatur. Klicken Sie mit der LMT auf die zu stornierende Leistung. Danach klicken Sie mit der RMT um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie mit der LMT den Punkt Position stornieren aus. Tragen Sie dem Dialog, der anschließend erscheint, den Stornogrund ein. 27

28 Klicken Sie mit der LMT auf den Button OK. Die Leistung wurde storniert. Abbildung 34: Leistungsstorno 8.3 Leistungen umbuchen Klicken Sie mit der LMT entweder auf das Symbol Check-Out das Symbol Gastkonto in der Werkzeugleiste. oder Abbildung 35: Werkzeugleiste Der Dialog Check-Out bzw. Gastkonto wird geöffnet. TIPP: Sie können die Dialoge Check-Out bzw. Gastkonto auch über den Belegungsplan mit Klick auf das Zimmer und mit RMT über das Kontextmenü öffnen. Tragen Sie um Feld Zimmer die Zimmernummer ein. Drücken Sie die Taste Enter auf der Tastatur. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Kontosuche. Geben Sie ggf. die Parameter für eine Kontosuche ein (Name, Zimmer, etc.). Klicken Sie mit der LMT auf den Button Suchen. 28

29 Klicken Sie mit der LMT auf die blau-hinterlegte Titelleiste des Dialogs Kontosuche und halten Sie die LMT gedrückt. Ziehen sie gleichzeitig mit der Maus ein wenig nach rechts. Jetzt sind beide Dialoge sichtbar. Klicken Sie mit der LMT auf die Leistung, die Sie umbuchen möchten, und ziehen Sie sie per Drag & Drop auf das gewünschte Konto in der Kontosuche. Klicken Sie mit der LMT auf den Button OK. Die Leistung wurde umgebucht. TIPP: Wenn Sie mehrere Leistungen markieren, so können diese zusammen umgebucht werden. Abbildung 36: Umbuchen einer Leistung 29

30 9 Check-Out 9.1 Standard Check-Out Klicken Sie mit der LMT auf das Symbol Check-Out Werkzeugleiste. in der Abbildung 37: Werkzeugleiste Der Dialog Check-Out wird geöffnet. TIPP: Sie können den Dialog Check-Out auch über den Belegungsplan mit Klick auf das Zimmer und mit RMT über das Kontextmenü öffnen. Tragen Sie um Feld Zimmer die Zimmernummer ein. Drücken Sie die Taste Enter auf der Tastatur. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Check-Out. Klicken Sie mit der LMT in das Feld Zahlart. Wählen Sie die gewünschte Zahlart aus. Klicken Sie mit der LMT auf den Button OK mit Beleg. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Drucken. Die Rechnung wird gedruckt. Es erscheint die Meldung Gast- und Bestellerkonto inaktivieren (eigentlicher Check-Out). Wenn der Gast abreist, drücken Sie auf Ja. 30

31 Abbildung 38: Check-Out Dialog 9.2 Check-Out geteilte Rechnung Klicken Sie mit der LMT auf das Symbol Check-Out Werkzeugleiste. in der Abbildung 39: Werkzeugleiste Der Dialog Check-Out wird geöffnet. TIPP: Sie können den Dialog Check-Out auch über den Belegungsplan mit Klick auf das Zimmer und mit RMT über das Kontextmenü öffnen. Tragen Sie um Feld Zimmer die Zimmernummer ein. Klicken Sie mit der LMT auf die Position, die auf eine geteilte Rechnung soll. Ziehen Sie diese Position per Drag & Drop auf das Konto Rechnung. Für mehrere Positionen auf derselben Rechnung wiederholen Sie den Vorgang. Verfahren Sie weiter wie in 9.1 Standard Check-Out beschrieben. SIHOT rechnet nun die Positionen auf dem Konto Rechnung ab. Für weitere Rechnungen wiederholen Sie den Vorgang. 31

32 Abbildung 40: Geteilte Rechnung (=Rechnungssplit) 9.3 Gruppen Check-Out Klicken Sie mit der LMT auf das Symbol Check-Out Werkzeugleiste. in der Abbildung 41: Werkzeugleiste Der Dialog Check-Out wird geöffnet. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Kontosuche. Tragen Sie in das Feld Besteller den Namen der Gruppe ein. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Suchen. Es werden Ihnen alle Einzelkonten und das Gruppenkonto angezeigt. Klicken Sie mit der LMT das erste Einzelkonto. Danach drücken Sie die Shift-Taste auf der Tastatur, halten diese gedrückt und klicken mit der LMT auf das letzte Einzelkonto. Jetzt sind alle Einzelkonten markiert. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Inaktivieren. 32

33 Klicken Sie mit der LMT auf das Gruppenkonto. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Auswählen und verfahren Sie weiter, wie unter 9.4 Gruppenkonto abrechnen beschrieben. Abbildung 42: Konten inaktivieren 9.4 Gruppenkonto abrechnen Klicken Sie mit der LMT auf den Button Abrechnen. Klicken Sie mit der LMT im Abrechnungsprofil wiederum auf den Button Abrechnen. Klicken Sie mit der LMT in das Feld Zahlart. Wählen Sie die gewünschte Zahlart aus und klicken Sie mit der LMT auf den Button OK mit Beleg. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Drucken. Die Rechnung wird gedruckt. Es erscheint die Meldung Gruppenkonto inaktivieren? Klicken Sie mit der LMT auf Ja. 33

34 Abbildung 43: Gruppenkonto abrechnen 9.5 Rechnungsträger ändern Einer Rechnung soll eine von der Bestelleradresse abweichende Rechnungsadresse zugeordnet werden. Wählen Sie das gewünschte Konto wie in 9.1 Standard Check-Out oder 9.3 Gruppen Check-Out beschrieben aus. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Abrechnen. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Rechnungsträger. SIHOT zeigt nun die Gastsuche an. Tragen sie im Feld Name den Namen des neuen Rechnungsträgers ein. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Suchen. Wenn die Adresse bereits im Gaststamm gespeichert ist: Klicken Sie mit der LMT oder den Pfeil-Tasten auf die gewünschte Adresse und anschließend mit der LMT auf den Button Auswählen oder drücken Sie die Enter-Taste. Wenn die Adresse noch nicht im Gaststamm gespeichert ist: Klicken Sie mit der LMT auf den Button Neu zum Anlegen eines Gaststammes. Tragen Sie die Adressdaten im Gaststamm in die entsprechenden Felder ein. Sie befinden sich nun im Abrechnungsprofil. Im Feld Rechnungsträger sehen Sie die geänderte Rechnungsadresse. Wählen Sie ggf. noch den Ansprechpartner aus. 34

35 Gehen Sie nun wie oben beschrieben vor, um die Rechnung zu erstellen. Abbildung 44: Abrechnungsprofil mit neuem Rechnungsträger 9.6 Storno einer Rechnung Der Storno einer Rechnung ist nur für den aktuellen Tag erlaubt. Rechnungen der Vortage können nur mit entsprechenden Benutzerrechten storniert werden. Klicken Sie mit der LMT auf das Menü Front Office. Klicken Sie mit der LMT auf den Menüpunkt Rechnungsübersicht. Abbildung 45: Menüauswahl Klicken Sie mit der LMT auf den Button Suchen. 35

36 Klicken Sie mit der LMT auf die Rechnung, die Sie stornieren möchten, danach mit der LMT auf den Button Storno. Geben Sie eine entsprechende Bemerkung und/oder Begründung an und bestätigen Sie die Rückrufstufe mit dem Button OK. Abbildung 46: Konto rückrufen Klicken Sie mit der LMT auf den Button Drucken. Ein Stornobeleg wird gedruckt. Die Rechnung kann nun, wie unter 9.1 Standard Check-Out beschrieben, nochmals abgerechnet werden. 9.7 Kopie einer Rechnung drucken Klicken Sie mit der LMT auf das Menü Front Office. Klicken Sie mit der LMT auf den Menüpunkt Rechnungsübersicht. 36

37 Abbildung 47: Menüauswahl Klicken Sie mit der LMT auf den Button Suchen. Klicken Sie mit der LMT auf die Rechnung, die Sie drucken möchten, danach mit der LMT auf den Button Druckoptionen. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Drucken. Abbildung 48: Rechnungsübersicht HINWEIS: Bei Bedarf können Sie im Dialog Druckoptionen über die Ausgabeoptionen die Ansicht der Rechnung verändern (z. B. mit Einzelnachweis oder mit verdichteten Leistungen). 37

38 Abbildung 49: Druckoptionen Rechnung 9.8 Kontoauszug drucken Sie können zu Informationszwecken einen Kontoauszug ohne Rechnungserstellung drucken. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Abrechnen. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Kontoauszug. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Drucken. Der Kontoauszug wird gedruckt. 38

39 10 Kassenbuch Gebuchte Zahlungen drucken Klicken Sie mit der LMT das Menü Back Office. Klicken Sie mit der LMT auf den Menüpunkt Gebuchte Zahlungen. Abbildung 50: Menüauswahl Klicken Sie mit der LMT auf den Button Start. Das Kassenbuch wird gedruckt und Sie erhalten alle Zahlungen des Tages bzw. die Zusammenfassung Ihrer Zahlungsarten für die Abrechnung (Barzahlung, Kreditkarten, Debitoren, etc.). TIP: Über die Felder Operator bzw. Datum und Uhrzeit, etc. können Sie die Ausgabe anpassen. Abbildung 51: Abruf gebuchte Zahlungen 39

40 Abbildung 52: Liste gebuchter Zahlungen 40

41 11 Diverse Konten 11.1 Diverses Konto anlegen Klicken Sie mit der LMT auf das Menü Front Office. Klicken Sie mit der LMT auf den Menüpunkt Diverse Konten verwalten. Abbildung 53: Menüauswahl Klicken Sie mit der LMT auf den Button Neu. Damit verzweigen Sie automatisch in die Gastssuche. Tragen Sie in das Feld Name die entsprechende Bezeichnung (oder den Gastnamen) ein. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Suchen. Wenn die Adresse bereits im Gaststamm gespeichert ist: Klicken Sie mit der LMT oder den Pfeil-Tasten auf die gewünschte Adresse und anschließend mit der LMT auf den Button Auswählen oder drücken Sie die Enter-Taste. Wenn die Adresse noch nicht im Gaststamm gespeichert ist: Klicken Sie mit der LMT auf den Button Neu zum Anlegen eines Gaststammes. Tragen Sie die Adressdaten im Gaststamm in die entsprechenden Felder ein. Geben Sie im Dialog Kredit/-Limit/Zahlungsarten ggf. weitere Details ein. Sie verzweigen wieder in den Dialog Diverse Konten verwalten. 41

42 Abbildung 54: Dialog Diverse Konten verwalten 11.2 Buchen auf diverse Konten Auswahl des Kontos Klicken Sie mit der LMT auf das Symbol Gastkonto Werkzeugleiste. in der Abbildung 55: Werkzeugleiste SIHOT zeigt nun die Kontenverwaltung an. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Kontosuche. Tragen Sie in das Feld Art die gewünschte Kontoart ein. Tragen Sie ggf. im Feld Name den Namen des (diversen) Kontos ein. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Suchen. Klicken Sie mit der LMT das (diverse) Konto. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Auswählen. 42

43 Abbildung 56: Kontosuche Buchen von Leistungen Klicken Sie mit der LMT auf den Button Buchen. Klicken Sie mit der LMT auf Leistung und wählen Sie die gewünschte Leistung aus. Klicken Sie mit der LMT zweimal ins Feld Menge bzw. Preis und geben Sie den gewünschten Preis ein. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Buchen. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Abbruch, um den Buchen-Dialog zu verlassen. Abbildung 57: Buchen einer Leistung auf diverses Konto Buchen von Zahlungen Klicken Sie mit der LMT auf den Button Zahlung. Klicken Sie mit der LMT auf Zahlart und wählen Sie die gewünschte Zahlart aus. 43

44 Klicken Sie mit der LMT zweimal ins Feld Zahlung und geben Sie den gewünschten Betrag ein. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Buchen mit Beleg bzw. ohne Beleg. Zum Abrechnen des (diversen) Kontos gehen Sie vor wie unter 9.1 Standard Check-Out beschrieben. Abbildung 58: Buchen einer Zahlung auf diverses Konto 44

45 12 Gaststamm Klicken Sie mit der LMT auf das Symbol Gaststamm Werkzeugleiste. in der Abbildung 59: Werkzeugleiste SIHOT zeigt nun die Gaststammmaske an Anlegen eines Gaststammes Tragen Sie die Daten in die entsprechenden Felder ein. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Neu. Abbildung 60: Gaststamm 12.2 Ändern eines Gaststammes Tragen Sie im Feld Name den entsprechenden Namen ein. Klicken Sie im Pop-Up mit Gaststamm-Vorschlägen mit der LMT auf den Namen und klicken Sie mit der LMT auf den Button Auswählen. Klicken Sie mit der LMT auf die Karteireiter bzw. Felder die Sie ergänzen bzw. ändern möchten. Tragen Sie die entsprechenden Daten ein. Klicken Sie mit der LMT auf den Button Ändern. 45

46 HINWEIS: Im Bereich Kommentar können wichtige Informationen zu dem Gast eingetragen werden. HINWEIS: Im Feld Post kann z. B. ein Kennzeichen zur späteren Selektion gesetzt werden. HINWEIS: Im Bereich Rechnungslegung kann im Feld Stopp/ Rechnung eingetragen werden, dass der Gast immer eine Vorauszahlung zu leisten hat. TIPP: Über den Button Drucken können Sie direkt Anschreiben an den Gast drucken bzw. versenden (z. B. Begleitschreiben zu Informationsmaterial). Abbildung 61: Karteireiter Kommentar 46

47 13 Hausverwaltung 13.1 Hausstatus Klicken Sie mit der LMT auf das Menü Hausverwaltung. Klicken Sie mit der LMT auf den Menüpunkt Hausstatus. Abbildung 62: Menüauswahl Tragen Sie das gewünschte Datum und die Anzahl der Tage für die Auswertung ein. Klicken Sie mit der LMT auf die gewünschte Auswahl (z. B. Personentypen auswerten). Klicken Sie mit der LMT auf den Button Anzeigen. Für einen Ausdruck klicken Sie mit der LMT auf den Karteireiter Druck- Umfang. Hier können Sie das Datum und die Anzahl Tage für den Druck angeben. Klicken Sie mit der LMT auf das Symbol Drucken in der Werkzeugleiste. TIPP: Beim Erstellen der Dienstpläne für Front Office, F&B, etc. erweist sich der Hausstatus als besonders nützlich! 47

48 Abbildung 63: Hausstatus 13.2 Pensions-Übersicht Klicken Sie mit der LMT auf das Menü Hausverwaltung. Klicken Sie mit der LMT auf den Menüpunkt Pensions-Übersicht. Abbildung 64: Menüauswahl Tragen Sie das gewünschte Datum ein und klicken Sie mit der LMT auf die gewünschte Auswahl (z. B. Spezialkost detailliert, nach Besteller gliedern). 48

49 Klicken Sie mit der LMT auf den Button Suchen. Die Anzeige in der Pensions-Übersicht können Sie auch ausdrucken: Klicken Sie mit der LMT auf das Drucker-Symbol in der Werkzeugleiste. Abbildung 65: Pensions-Übersicht 13.3 Zimmerstatus setzen Klicken Sie mit der LMT auf das Menü Hausverwaltung. Klicken Sie mit der LMT auf den Menüpunkt Zimmerstatus. Abbildung 66: Menüauswahl Nehmen Sie ggf. eine Auswahl der Zimmer im Bereich Selektion vor. 49

50 Klicken Sie mit der LMT auf den Button Suchen. Im Bereich Vorlage wählen Sie die Stati (Hygienestatus und technischer Status), auf die Sie das (die) Zimmer setzten wollen, z.b. 04 Zimmer OK und 99 techn. OK. Klicken Sie mit der LMT zweimal auf das Zimmer dessen Status gesetzt werden soll. Hygienestatus und technischer Status wurden geändert. TIPP: Wenn Sie den Status mehrerer Zimmer gleichzeitig ändern möchten, nutzen Sie den Button Status ändern. TIPP: Sie können die Zimmer nach folgenden Gesichtspunkten selektieren: 100:123 wählt alle Zimmer aus, die zwischen 100 und 123 liegen, einschließlich der beiden Zimmer selbst. 100,115,130,210 wählt genau diese vier Zimmer aus. 100:103,105:108,110 ist eine Kombination der beiden o.g. Möglichkeiten. Abbildung 67: Dialog Zimmerstatus im Front Office Menü 50

51 14 Aktivitäten 14.1 Aktivität anlegen Viele Bereiche innerhalb von SIHOT können Aktivitäten versehen werden. Als Beispiel wird hier eine Aktivität zu einer Reservierung angelegt. Klicken Sie mit der LMT auf den Karteireiter Termin. Klicken Sie mit der LMT auf den Plus-Button. Tragen Sie die Details für die Aktivität in den entsprechenden Feldern ein. Klicken Sie mit der LMT auf den OK-Button. Abbildung 68: Erfassen einer neuen Aktivität Die Aktivität erscheint in dem Karteireiter Termin. Abbildung 69: Aktivität zu einer Reservierung 51

52 14.2 Aktivitäten-Übersicht Sobald Sie sich an einem Arbeitsplatz in SIHOT einloggen, erscheint die Aktivitäten-Übersicht und zeigt Ihnen automatisch die Termine für den heutigen Tag an. Alternativ können Sie den Dialog jederzeit aufrufen: Klicken Sie mit der LMT auf das Menü CRM oder Sales & Marketing. Klicken Sie mit der LMT auf den Menüpunkt Aktivitäten. Abbildung 70: Menüauswahl Klicken Sie mit der LMT auf den Button Suchen. TIPP: In der Spalte Objekt wird angezeigt, wo der Termin zugeordnet ist. Mit Doppelklick auf die Spalte öffnet sich der jeweilige Quelle, also Gaststamm, die Reservierung oder Event-Veranstaltung, das Dokument (falls vorhanden), etc. HINWEIS: Mit dem Button Nicht erledigte Aktivitäten aus der Vergangenheit immer anzeigen können Sie alle ausstehenden Aktivitäten aufrufen. Es empfiehlt sich daher, den Status einer Aktivität auf erledigt zu ändern, sobald sie bearbeitet wurde. 52

53 Abbildung 71: Aktivitäten-Übersicht 53

54 15 Selektion Gästekartei erweitert Klicken Sie mit der LMT auf das Menü Sales & Marketing. Klicken Sie mit der LMT auf den Menüpunkt Selektion Gästekartei - erweitert. Abbildung 72: Menü Sales & Marketing BEISPIEL: SIHOT soll eine Mailingliste erstellen, die alle Adressen, die zwischen dem und dem im Gaststamm erfasst wurden und mit dem Post-Kennzeichen Aktionspost gespeichert wurden, umfasst. Wählen Sie im oberen Feld mit der LMT die Selektionszeile Eröffnungsdatum. Klicken Sie mit der LMT in dem mittleren Feld auf den Button in. Tragen Sie den Zeitraum ein. Klicken Sie mit der LMT auf den Button V. Wählen Sie im oberen Feld mit der LMT die Selektionszeile Post. Klicken Sie mit der LMT in dem mittleren Feld auf den Button =. Wählen Sie mit der LMT AKT Aktionspost aus. 54

55 Klicken Sie mit der LMT auf das Symbol V. Klicken Sie mit der LMT auf den Button OK. Abbildung 73: Gastselektion - Abruf Zur Weiterverarbeitung der Liste klicken Sie mit der LMT auf den Button Export Tabelle. Speichern Sie die Datei im gewünschten Verzeichnis auf Ihrem Rechner. Abbildung 74: Gastselektion exportieren 55

56 16 Listen 16.1 Kontroll- und Arbeitslisten Folgende Listen können z. B. als Kontroll- und Arbeitslisten genutzt werden: Hausstatuslisten: Listen \ Hausstatuslisten \ Anreiseliste Listen \ Hausstatuslisten \ Gäste im Haus Listen \ Hausstatuslisten \ Abreiseliste Listen \ Hausstatuslisten \ An- Gäste im Haus Abreiseliste Listen \ Hausstatuslisten \ Zimmerreinigungsliste 16.2 Auswertungen Umsatz nach Überwachungslisten: Listen \ Überwachungslisten \ Überwachung Deposit Listen \ Überwachungslisten \ Überwachung Optionen Belegungsstatistiken: Listen \ Belegungsstatistiken \ Hausstatus Listen \ Belegungsstatistiken \ Jahresübersicht frei/belegt Fixleistungen Listen \ Fixleistungen \ Vorschau Fixleistungen Folgende Listen können z. B. zur Monats-/Jahresauswertung genutzt werden: Umsätze/Statistiken: Listen \ Umsätze/Statistiken \ Chefinformation Listen \ Umsätze/Statistiken \ Tagesumsatz n. Ums.konten Listen \ Umsätze/Statistiken \ Umsatz n. Marktsegmenten Finanzlisten: Listen \ Finanzlisten \ Gastkontenliste Listen \ Finanzlisten \ Liste der Stornobuchungen Forecast: Sales & Marketing \ Forecast (Marktsegmente) Sales & Marketing \ Forecast 16.3 Excel Auswertungen Auswertungen in Excel können Sie bei entsprechender Serialisierung über den SICOM-Server beziehen. 56

57 17 FAQ Begriffe, Abläufe, Notizen Begriff Ballon Baum Beschreibung Warnung oder Meldung, die bei Eingabe in das Feld oder nach 3 Sekunden automatisch wieder erlischt. = Tree, Ordner-Struktur mit Verzweigungen, wie aus Windows Word bekannt. Abbildung 75: Beispiel Baum Booking Position Funktion für Ferienhotellerie mit speziellen Anforderungen in der Kontingentverwaltung. Checkbox Quadratisches Feld zur Auswahl eines Parameters. Durch anklicken erscheint ein Häkchen in der Box, damit wird der Parameter gesetzt. In der Regel können Sie für eine Funktion auch mehrere Checkboxen auswählen. Drag & Drop Abbildung 76: Beispiel Checkbox Markieren Sie den zu verschiebenden Eintrag und betätigen Sie mit RMT. Während Sie die RMT gedrückt halten, können Sie den markierten Eintrag an eine andere Stelle ziehen und dort einfügen. Während des Verschiebens erscheint ein kleines +-Zeichen an dem Mauszeiger, daran können Sie erkennen, dass Sie die Funktion richtig ausführen. 57

58 FiBu GDV Karteireiter Kontextmenü Finanzbuchhaltung Gebühren Daten Verarbeitung = Tab, öffnet durch Anklicken einen Dialog mit weiteren Daten Menüs die immer spezifisch zu dem Punkt im Programm sind, an dem Sie sich gerade befinden und die sich durch Betätigen der RMT öffnen. Abbildung 77: Beispiel Kontextmenü kontextsensitiver Button mit drei Punkten:, öffnet je nach Kontext Button einen neuen Dialog oder verzweigt in weiterführende Programme (z.b.: im Gaststamm neben der Adresse - hier öffnet der Button eine neue Nachricht an diese Adresse) LMT linke Maus Taste Mandant Bezeichnung für individuelle Hotels, wenn mehrere Hotels in einer Datenbank geführt werden (Multiple Property Edition). Pflichtfelder Gelb-hinterlegte Felder müssen obligatorisch ausgefüllt werden, bevor Sie den Dialog verlassen, da es sich hier um essentielle Daten zur Weiterverarbeitung handelt. Abbildung 78: Beispiel Pflichtfelder in der Reservierung Radiobutton Rundes Feld zur Auswahl eines bestimmten Parameters. Durch Anklicken erscheint ein Punkt in der Box, damit wird dieser Parameter gesetzt. In 58

59 der Regel können Sie für eine Funktion nur einen Radiobutton auswählen. Registry RMT Trails Abbildung 79: Beispiel Radiobutton Hier können Sie verschiedene Parameter für die Bedienung von SIHOT. setzen. (z.b. die Farbe für hohe Auslastung im Kategorien- und Belegungsplan bestimmen) rechte Maus Taste Oberbegriff für Termine, Aktivitäten, Dokumente, s, Gastmerkmale 59

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