Automatische Übernahme von Veranstaltungsdaten

Transkript

1 Stud.IP Anleitung Automatische Übernahme von Veranstaltungsdaten aus dem elektronischen Vorlesungsverzeichnis in Stud.IP Kurzanleitung (für Fortgeschrittene) Diese Kurzanleitung soll Ihnen auf einen Blick die nötigen Schritte zur Freischaltung Ihrer Veranstaltung ins Gedächtnis rufen. Neue Nutzer von Stud.IP lesen bitte die folgende ausführliche Anleitung. 1. Anmeldung in Stud.IP unter 2. Über Meine Veranstaltungen auf der Startseite zur Veranstaltung, die freigeschaltet werden soll. 3. Die Ampel ganz rechts gibt Ihnen Aufschluss über den aktuellen Status. Zur Änderung des Status (Freischaltung) auf die Ampel klicken. Sie kommen hierdurch direkt zu den Zugangsberechtigungen. Dort dann ggf. Voreinstellungen abändern (siehe Seite 6/7). 4. In den Zugangsberechtigungen im Bereich Anmeldeverfahren die Sperrung durch Auswahl eines Verfahrens (i.d.r. keins ) aufheben und durch Klick auf übernehmen bestätigen. ACHTUNG: Dieses Verfahren ist ab dem WiSe 08/09 neu. Vorher hat es ausgereicht, auf übernehmen zu klicken. Nun muss das Anmeldeverfahren geändert werden. Diese Prozedur hilft Ihnen dabei, Veranstaltungen besser zu identifizieren, die noch nicht freigeschaltet (also noch gesperrt sind) wurden. 5. Die Subreiter Grunddaten und Zeiten / Räume (siehe Seite 9) überprüfen und ggf. ändern. 6. Ggf. noch Im Subreiter Module/Plugins weitere Karteireiter für die Veranstaltung aktivieren. Ralf Frenger (RF) 13. Oktober 2008 Seite 1 von 10

2 Vorbemerkung Seit dem Wintersemester 2006/2007 werden alle Veranstaltungen aus dem elektronischen Vorlesungsverzeichnis (evv) 6 Wochen vor Semesterbeginn (um den zum SoSe und um den zum WiSe) in Stud.IP importiert. Wunschgemäß kann auch ein früherer Import für einen Fachbereich erfolgen. Hierfür ist jedoch ein Auftrag aus dem Dekanat erforderlich und die Daten müssen frühzeitig im evv eingetragen sein. Der Import hat folgende Vorteile: > keine doppelte Eingabe der Rahmendaten der Veranstaltungen (Veranstaltungsname, Dozent, Ort, Zeit etc.) auf Seiten der DozentInnen. > Vollständige Abbildung des Lehrangebots zur Erleichterung der Orientierung und der Studienplanung auf Seiten der Studierenden. Der Import kann nur für gesamte Fachbereiche vorgenommen werden. Mit dem Import der Veranstaltungen besteht keine Verpflichtung, Stud.IP auch in der Lehre einzusetzen. Solange die Veranstaltungen nicht durch die DozentIn freigeschaltet wird, hat eine importierte Veranstaltung lediglich informatorischen Charakter. Die Programmierung der Schnittstelle wurde vom Präsidium der JLU Gießen gefördert. Folgende Personen waren an dem Projekt beteiligt: Antragsteller und Projektleiter: Prof. Dr. Tomas Sauer (Mathematisches Institut), Dr. Michael Kost (Direktor des HRZ) Konzeption und Umsetzung: Matthias Küth, Christian Bäcker Projektkoordinator: Ralf P. Frenger (Koordinationsstelle Multimedia) Technischer Ansprechpartner: Dr. Oliver Bäumer (HRZ) Um die importierten Veranstaltungen freizuschalten, sind folgende Schritte nötig. Allgemeiner Hinweis: Bitte in Stud.IP NICHT die Browser-Back-Funktion (Zurück-Knopf) verwenden. Es kann zu ungewollten Änderungen führen. Ralf Frenger (RF) 13. Oktober 2008 Seite 2 von 10

3 Anmeldung in Stud.IP Auf der Startseite der JLU Gießen finden Sie in der rechten Hälfte den Bereich Direkte Links auch den Link zu Stud.IP. Sie erreichen Stud.IP auch direkt über Um sich als DozentIn in Stud.IP anzumelden, benötigen Sie eine g-kennung. Klicken Sie daher bitte auf Login für registrierte NutzerInnen (siehe Abbildung 1). Abbildung 1: Anmeldeseite von Stud.IP Im Anschluss geben Sie bitte Ihre g-kennung und Ihr Netzpasswort ein. Unter Stud.IP an der JLU Gießen finden Sie weitere Informationen, falls es beim Anmelden Probleme geben sollte. Falls Sie bereits in Stud.IP angemeldet waren und bereits Veranstaltungen angelegt haben und somit bereits über Stud.IP-Dozenten-Rechte verfügen, fahren Sie bitte fort mit 2. Veranstaltungen freischalten. Falls Sie noch nie in Stud.IP angemeldet waren, bestätigen Sie bitte zunächst die Benutzervereinbarung. Hiernach aktualisieren Sie bitte zunächst Ihre persönlichen Daten auf Ihrer Homepage. Ihre Homepage erreichen Sie über Ihre Startseite über den Link persönliche Homepage oder alternativ von jeder Stud.IP-Seite heraus über das Werkzeugsymbol in der oberen Menuleiste (siehe Abbildung 2). Ralf Frenger (RF) 13. Oktober 2008 Seite 3 von 10

4 Abbildung 2: Zur Stud.IP-Homepage Im Reiter Nutzerdaten aktualisieren und ergänzen Sie bitte ggf. Ihren akademischen Titel, -Adresse und Geschlecht. Bitte entfernen Sie den Hinweis auf den automatisch angelegten Account in der Rubrik Homepage Gerne können Sie auch Ihre universitären Daten ergänzen oder ein Bild einstellen (Reiter Bild ). Bitte fahren Sie dann fort mit 2. Veranstaltungen freischalten. Falls Sie keine g-kennung besitzen, beantragen Sie bitte zunächst eine g-kennung am Hochschulrechenzentrum. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter: Sobald Sie eine g-kennung erhalten haben, können Sie sich einen Tag nach Änderung des Netzpasswortes, wie zu Beginn dieses Kapitels beschrieben, in Stud.IP anmelden. Bitte akzeptieren Sie die Benutzervereinbarung und aktualisieren Sie Ihre persönlichen Daten Ihrer persönlichen Stud.IP-Homepage (s.o.). Bitte wenden Sie sich dann an einen Stud.IP-Administrator, um formlos Dozenterechte und die Zuweisung Ihrer Veranstaltungen zu beantragen. Kontaktdaten von Stud.IP- Administratoren erreichen Sie über das Stud.IP-Impressum in der oberen rechten Menuleiste. Bitte schauen Sie zunächst nach, ob es für Ihr Institut/Fachbereich einen Ansprechpartner gibt. Falls dies nicht der Fall ist, oder im Zweifelsfall, können Sie sich an die HRZ- Administratoren über die -Adresse wenden. Bitten Sie um Hochstufung zum Stud.IP-Dozenten und nennen Sie Ihren Fachbereich und Ihr Institut/Arbeitsgebiet. Gleichzeitig bitten Sie bitte um Zuweisung Ihrer Veranstaltungen zu Ihrem Stud.IP-Account. Sobald Sie Rückmeldung von dem Stud.IP-Administrator erhalten, können Sie mit dem nächsten Kapitel fortfahren. Ab dem nächsten Semester werden Ihnen dann in Stud.IP Ihre Kurse automatisch zugeordnet. Ralf Frenger (RF) 13. Oktober 2008 Seite 4 von 10

5 Veranstaltungen freischalten Allgemeiner Hinweis: Bitte in Stud.IP NICHT die Browser-Back-Funktion (Zurück-Knopf) verwenden. Es kann zu ungewollten Änderungen führen. Nach dem erfolgreichen Import dienen die Daten Ihrer Veranstaltung in Stud.IP zunächst nur der Information. Um die Stud.IP-Funktionen anbieten und nutzen zu können, müssen Sie Ihre Veranstaltungen freischalten. Begeben Sie sich hierzu bitte zu Ihren Veranstaltungen über den Link auf der Startseite Meine Veranstaltungen oder alternativ von jeder Stud.IP-Seite heraus über das Veranstaltungssymbol in in der oberen Menuleiste (siehe Abbildung 3). Abbildung 3: Zu Ihren Stud.IP-Veranstaltungen Sie gelangen dann zu einer Liste Ihrer Veranstaltungen. Die Ampel ganz rechts auf der Seite gibt Ihnen Aufschluss über den aktuellen Status der Freischaltung. Klicken Sie bitte auf die Ampel der Veranstaltung, die Sie freischalten möchten (siehe Abbildung 4). Sie kommen dann direkt in den Bereich Zugangsberechtigungen. Abbildung 4: Freischalten von Veranstaltungen Ralf Frenger (RF) 13. Oktober 2008 Seite 5 von 10

6 Zugangsberechtigung festlegen Damit sich Studierende zu Ihrer Veranstaltung anmelden und das Stud.IP-Angebot wahrnehmen können, müssen Sie die Zugangsberechtigung Ihrer Stud.IP-Veranstaltung festlegen. Klicken Sie hierzu auf den Reiter-Menueintrag Zugangsberechtigungen (siehe Abbildung 6). Abbildung 5: Zugangsberechtigung Ihrer Stud.IP-Veranstaltung festlegen Hier können Sie nun die Veranstaltung frei schalten, indem Sie im Bereich Anmeldeverfahren den Status von gesperrt in keins, Los oder chronolog. Ändern. Im Regelfall genügt es, keins zu wählen und die relativ liberalen Voreinstellungen zu übernehmen. Die meisten Lehrenden nutzen Stud.IP ja eher als optionales Angebot. Sollten Sie jedoch den Zugriff auf Ihr zusätzliches Angebot stärker einschränken wollen oder ein Anmeldeszenario realisieren wollen, so sind die folgenden Einstellungen für Sie relevant. Anmeldeverfahren: Hier können Sie eine Teilnahmebeschränkung festlegen. Bei Los wird eine zufällige Auswahl getroffen (hier müssen Sie auch einen Los-Termin bestimmen), bei chronolog. wird die Anmeldereihenfolge berücksichtigt. Ferner müssen Sie bei beiden Verfahren eine maximale Teilnehmerzahl festlegen. Achtung: das Anmeldeverfahren kann nachträglich nicht mehr geändert werden. Im Zweifelsfall wählen Sie bitte kein Anmeldeverfahren aus (Button keins ). Start- und Endzeit: Hier geben Sie an, in welchem Zeitraum sich die Studierenden zu Ihrer Veranstaltung anmelden können. Ändern Sie hier nichts, ist die Anmeldung sofort bis zur Archivierung der Veranstaltung möglich. Falls Sie mehrere Veranstaltungen anbieten, die eine Anmeldung zu einem bestimmten Zeitpunkt erfordern, tragen Sie bitte die Anmeldezeit für jede Veranstal- Ralf Frenger (RF) 13. Oktober 2008 Seite 6 von 10

7 tung leicht versetzt z.b. um 30 Minuten ein. Hierdurch werden sog. Spitzenlasten zu den Anmeldezeitpunkten vermieden, die ggf. den Serverbetrieb einschränken können. Anmeldemodus: Wenn Sie den direkten Eintrag wählen, haben die Studierenden sofort Zugriff auf Ihr Stud.IP-Angebot. Wenn Sie den vorläufigen Eintrag wählen, können sie per Hand vorangemeldete Studierende endgültig für die Veranstaltung zulassen. Erst dann erhalten die Studierenden Zugriff auf das Stud.IP-Angebot wie Forum, Dateiablage, Literaturliste etc.. Achtung: der Anmeldemodus kann nachträglich nicht mehr geändert werden. Berechtigungen: Bitte belassen Sie die Voreinstellungen oder wählen Sie falls nötig nur mit Passwort aus. Nur in Stud.IP angemeldete Studierende sollten aus rechtlichen Gründen lesenden und schreibenden Zugriff in Stud.IP haben. Passwort: Wenn Sie den Zugang zu dem Stud.IP-Angebot mit einem Passwort schützen möchten, können Sie hier ein Passwort eintragen. Dies müssen Sie dann allerdings den Studierenden in der Veranstaltung mitteilen. Nach Ihren Änderungen klicken Sie bitte auf übernehmen. Sobald Sie die Zugangsberechtigung festgelegt haben, ist die Veranstaltung im System sichtbar. Sofern Sie keine Passwörter oder den vorläufigen Anmeldemodus gewählt haben, kann diese Veranstaltung sofort von anderen Teilnehmern abonniert werden. Grunddaten aktualisieren Durch Wechsel des Subreiters zu Grunddaten gelangen zunächst auf die Grunddaten Ihrer Stud.IP-Veranstaltung (siehe Abbildung 5). Bitte überprüfen Sie hier die importierten Daten. Im Subreiter Zeiten/Räume können Sie die Zeiten und Räume der Veranstaltung aktualisieren (mehr hierzu im Anhang). Abbildung 6: Grunddaten der Stud.IP-Veranstaltung überprüfen Ralf Frenger (RF) 13. Oktober 2008 Seite 7 von 10

8 Module aktivieren Um Ihre Stud.IP-Veranstaltung mit Forum, Dateiablage, Chat, Teilnehmerliste etc. auszustatten, müssen Sie die entsprechenden Module zunächst aktivieren. Klicken Sie hierfür bitte auf Module-Plugins (siehe Abbildung 7). Standardmodule, die bereits aktiviert sind, sind Dateiordner, Ablaufplan, TeilehmerInnen und esemapp (elektr. Semesterapparat). Natürlich können Sie auch Chat oder Wiki-Web einsetzen. Module können auch später aktiviert werden. Eine nachträgliche Deaktivierung führt dazu, dass die Daten zum deaktivierten Modul verloren gehen (z.b. Forenbeiträge bei Deaktivierung des Forums). Abbildung 7: Module aktivieren Sie können auch weitere Einträge überprüfen oder aktualisieren (z.b. Zeiten). Sobald Sie Ihre Aktualisierungen getätigt haben, können Sie über den Reitereintrag zurück zur ausgewählten Veranstaltung die Veranstaltungsadministration wieder verlassen. Sollte Ihre Veranstaltung nicht importiert worden sein, weil sie entweder fehlerhaft im elektronischen Vorlesungsverzeichnis eingetragen war oder gar nicht im evv erfasst wurde, können Sie auch weiterhin Veranstaltungen mit Hilfe des Veranstaltungsassistenten anlegen. Bitte ziehen Sie als Hilfe hierfür das Dokument Erste Schritte mit Stud.IP DozentInnen zu Rate. Sie finden es im Dateibereich der Stud.IP-Veranstaltung Stud.IP-Dozenten. Sollten Sie an irgendwelchen Stellen unsicher sein, so zögern Sie bitte nicht, die Stud.IP-Administratoren am HRZ zu kontaktieren Ralf Frenger (RF) 13. Oktober 2008 Seite 8 von 10

9 Anhang: Zeiten / Räume ändern Seit Stud.IP V1.6 ist das ändern der Zeiten und Räume leider nicht mehr ganz so einfach. Da diese Einstellungen jedoch nach dem Import öfters mal verwendet werden muss, werden sie an dieser Stelle ausführlich erläutert. Ändern von unregelmäßigen und regelmäßigen Terminen Je nachdem, ob Ihre Veranstaltung regelmäßig oder im Block stattfindet, tauchen die Termine unter der Überschrift regelmäßige Zeiten oder unregelmäßige Zeiten auf. Bitte klicken Sie auf den farblich unterlegten Termin, um die Zeit zu ändern (siehe Abbildung 8). Sollten Sie keine Termine sehen, handelt es sich ggf. um ein mehrsemestriges Angebot und Sie müssen ggf. rechts im Aktionskasten das aktuelle Semester auswählen. Abbildung 8: Ändern von Terminen Nachdem Sie auf den Termin geklickt haben, öffnen sich bei den regelmäßigen Terminen die Einzeltermine und Sie können entweder diese einzeln durch Klick auf das Editiersymbol (Blatt und Stift) ändern oder oben den regelmäßigen Termin global ändern (siehe Abbildung 9). Abbildung 9: Ändern von Terminen Ralf Frenger (RF) 13. Oktober 2008 Seite 9 von 10

10 Ändern der Raumangaben Das Ändern der Raumangabe erfolgt analog zur Änderung der regelmäßigen und unregelmäßigen Termine (s.o.). Bei regelmäßigen Terminen ignorieren Sie bitte die Angabe keine Raumbuchung, sondern klicken wieder auf den regelmäßigen Termin. Es öffnen sich wieder die Einzeltermine, hinter denen die Raumangaben eingetragen sind. Bitte markieren Sie die Termine, bei denen sich der Ort ändert (Häkchen davor oder bei Auswahloptionen alle auswählen und dann auf OK klicken) und wählen Sie dann unterhalb der Termine in dem Bereich ausgewählte Termine bei Raum den Eintrag keine Baumbuchung, nur Texteingabe aus. Bitte danach nicht auf Buchen klicken, sondern darunter in dem Freitextfeld die Angaben zu dem Raum machen und dann auf übernehmen klicken (siehe Abbildung 10). Abbildung 10: Raumänderungen Ralf Frenger (RF) 13. Oktober 2008 Seite 10 von 10