PowerPoint kennenlernen

Transkript

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2 Für alle, die noch nie mit PowerPoint 2013 gearbeitet haben, hier die wichtigsten»basics«; auf weitere Grundfunktionen wird in Kapitel 3 und 4 vertieft eingegangen. 1.1 PowerPoint starten Es gibt mehrere Wege, um das Programm PowerPoint aufzurufen. Start per Programmaufruf Für PowerPoint wird bei der Installation ein Aufruf über bis Windows 7: WINDOWS-STARTMENÜ ALLE PROGRAMME MICROSOFT OFFICE MICROSOFT POWERPOINT 2013 in Windows 8: eine Schaltfläche im Startbildschirm eingerichtet. PowerPoint begrüßt Sie mit einem Startbildschirm, in dem Sie vorhandene Präsentationen öffnen oder neue Präsentationen anhand von Vorlagen erstellen können. Abb. 1.1: Begrüßungsbildschirm mit Auswahl, was als Nächstes zu tun ist Wollen Sie keine der angebotenen Möglichkeiten nutzen, gelangen Sie mit der Taste (ESC) zum Bearbeitungsfenster, in dem PowerPoint Ihnen eine leere Präsentation nach dem Standarddesign einrichtet. 33

3 Sie können den Begrüßungsbildschirm auch grundsätzlich überspringen, um sofort im Bearbeitungsfenster zu starten. Dazu müssen Sie in DATEI OPTIONEN ALLGEMEIN die Option STARTBILDSCHIRM BEIM START DIESER ANWENDUNG abschalten. Die Vorlagenauswahl erreichen Sie dann bei Bedarf aus dem Bearbeitungsfenster mit DATEI NEU. Start über Datei Ein Klick im Explorer auf eine PowerPoint-Datei öffnet die Datei und startet zugleich Power- Point. Abhängig von der Art der Datei wird PowerPoint in unterschiedlichen Modi gestartet: Präsentationen mit der Endung.PPS oder.ppsx starten im Präsentationsmodus. Alle anderen PowerPoint-Dateien starten im Bearbeitungsmodus. Wollen Sie eine Datei mit der Endung.PPS oder.ppsx bearbeiten und nicht nur vorführen, starten Sie PowerPoint und öffnen Sie die Datei dann mit DATEI ÖFFNEN. PowerPoint 2013 kann die Dateien der Vorversionen öffnen und arbeitet dann im sogenannten Kompatibilitätsmodus. Im Kompatibilitätsmodus bearbeitete Dateien werden wieder im alten Dateiformat abgespeichert, auf Wunsch selbstverständlich auch ins neue Format umgewandelt. Aus dem Kompatibilitätsmodus ins XML-Format umwandeln DATEI INFORMATIONEN KONVERTIEREN oder DATEI SPEICHERN UNTER Dateityp: POWERPOINT-PRÄSENTATION (*.PPTX) Sie können PowerPoint 2013 umgekehrt auch zwingen, eine Datei des neuen Formats im alten Format zu speichern: Aus Version 2013 kompatibel zu Versionen 97 bis 2003 speichern DATEI SPEICHERN UNTER POWERPOINT FORMAT (*.PPT) Mit dieser Speichervariante gehen etliche Features der Version 2013 verloren, selbst solche, die von den Vorversionen mit Tricks noch verarbeitet werden könnten. In den folgenden Kapiteln wird im Sachzusammenhang auf Kompatibilitätsfragen eingegangen. 1.2 Arbeitsoberfläche Im Zentrum des PowerPoint-Fensters steht die Arbeitsfläche mit der eigentlichen»folie«. Der Bereich um den Folienrahmen herum wird bei Projektion und Druck nicht angezeigt. Überkragende Folienelemente werden rigoros abgeschnitten. In der Miniaturansicht links sehen Sie die Folien Ihrer Präsentation verkleinert als Übersicht. Unter der Folie gibt es ein Notizenfenster, dessen Inhalt in drei Modi sichtbar ist: 34

4 1.2 Arbeitsoberfläche im Bearbeitungsmodus (wie Abbildung 1.2) im Ausdruck als Notizenseiten (Abschnitt ) in der Bildschirmpräsentation bei aktivierter Referentenansicht (Abschnitt 42.3) Am rechten unteren Rand finden Sie eine Miniatur-Symbolleiste mit den Schaltflächen für verschiedene Ansichts-/Darstellungsmodi Abb. 1.2: Arbeitsfläche von PowerPoint Das Menüband Beherrschendes Bedienelement am oberen Bildschirmrand ist das Menüband, eine Mischung aus Menüs und Symbolleisten, die sich beständig der aktuellen Arbeitssituation»kontextsensitiv«anpasst. Abb. 1.3: Aufbau des Menübandes Es ist in Registerkarten gegliedert, die sich über Registertabs ansteuern lassen Register, Registertabs, Registerkarten Register sind Ordnungsmittel in Dialogen, Aufgabenbereichen und Registerkarten der Office-Programme. Wie in einem Karteikasten werden verschiedene Inhalte innerhalb eines Bereichs oder Fensters untergebracht, ohne das Fenster zu überladen. Ständig präsent im Menüband sind die»hauptregisterkarten«(tabelle 1.1). 35

5 Registerkarte DATEI START EINFÜGEN ENTWURF ÜBERGÄNGE ANIMATIONEN BILDSCHIRMPRÄSENTATION ÜBERPRÜFEN ANSICHT enthält Dateioperationen, Drucken, Publizieren, Einstellungen Zwischenablage, Folien- und Layoutverwaltung, Textformatierung, Zeichnungsfunktionen, Suchfunktionen Einfügefunktionen für alle Arten von Folienelementen Design- und Formatfunktionen Folienübergänge Animation von Folienelementen Start und Einstellungen für Bildschirm- und Beamer-Präsentationen Sprach-, Recherche- und Teamworkfunktionen Fensterorganisation und Mastereinstellungen Tabelle 1.1: Die Hauptregister des Menübandes Ein weiteres Hauptregister ENTWICKLERTOOLS ist von der Grundeinstellung her nicht aktiviert, sondern muss im ANPASSEN-Dialog (siehe Abschnitt 1.5.3) bei Bedarf eingeschaltet werden. Für die eigentliche Arbeit an Präsentationen sind die darin enthaltenen Funktionen zur Automatisierung und Gestaltung von Steuerelementen entbehrlich. Andere Registerkarte öffnen Sie wechseln die Registerkarte, indem Sie auf den Karteireiter klicken oder mit dem Mauszeiger irgendwo im Menüband stehen und dabei das Mausrad bewegen. Lediglich der rote Reiter DATEI ist per Mausrad nicht aufrufbar, sondern muss angeklickt werden. Tool-Registerkarten Darüber hinaus ist das Menüband kontextsensitiv: Sobald Sie ein Objekt doppelklicken, erscheint die dazugehörige»tool-registerkarte«, die nicht wie die Hauptregisterkarten ständig als Registertab präsent ist, sondern nur im Bedarfsfall sichtbar wird. Darin können jeweils mehrere Registerkarten für objektspezifische Aufgaben zusammengefasst sein. Abb. 1.4: Register für spezifische Registerkarten 36

6 1.2 Arbeitsoberfläche Sobald Sie ein Element auf der Folie markieren, ggf. darauf doppelklicken, werden die dafür benötigten Tool-Registertabs eingeblendet. Weitere Register Der Begriff Register ist auf verschiedene Bedienelemente anwendbar. Die Registertabs des Menübandes sind anzuklicken, um die Registerkarten einzublenden. Die unteren Gruppen-Register des Menübandes dienen nur der Orientierung und haben keine Wirkung beim Anklicken. Für die Tool-Registerkarten werden oberhalb der Register zusätzliche Orientierungsbalken eingeblendet, die ebenfalls nicht anklickbar sind (vgl. Abschnitt 1.2.1). Auch Dialogfenster verfügen über Register. Abb. 1.5: Dialog-Register in freischwebenden Fenstern Daneben gibt es noch registerähnliche Auswahlelemente in den Aufgabenbereichen (Abschnitt 1.2.6) Der Backstagebereich Das Register DATEI erscheint nicht in Bandform, sondern formatfüllend mit am linken Rand senkrecht angeordneter Funktionen- und Bereichsauswahl, dem sogenannten Backstagebereich. In diesem Bereich sind alle dateibezogenen Vorgänge untergebracht, die Sie gruppenweise in der linken Randleiste auswählen, um dann übersichtlich die verschiedenen weiteren Möglichkeiten angeboten zu bekommen. Sie verlassen den Backstagebereich mit einem Klick auf das Pfeilsymbol oben links oder mit der Taste (ESC). 37

7 Abb. 1.6: Der Backstagebereich Dateimanagement Hier finden Sie die klassischen Funktionen eines Dateimenüs, um Dateien zu öffnen und zu speichern. Das Backstage-Register ÖFFNEN erwartet Sie mit der Auswahl der»zuletzt verwendeten Präsentationen«. Die Anzahl der hier aufgeführten Dateien beeinflussen Sie mit DATEI OPTIONEN ERWEITERT Anzeigen Option DIESE ANZAHL ZULETZT VERWENDETER DOKUMENTE ANZEIGEN. Außer der Eigenschaft, diese Liste zu verwalten, besitzt der Bereich noch ein paar versteckte Funktionen. Abb. 1.7: Die Liste der zuletzt verwendeten Dateien wartet mit Zusatzfunktionen auf. 38

8 1.2 Arbeitsoberfläche Ein Klick mit der linken Maustaste öffnet die Datei, mit einem Rechtsklick finden Sie im Kontextmenü einige zusätzliche Befehle, von denen Anheften wohl der nützlichste ist. Angeheftete Dateien bleiben immer in der Liste erhalten und werden nicht beim Überlauf aus der Liste entfernt. So können Sie immer wieder benötigte Präsentationen ständig in der Liste vorrätig halten. Datei in der Liste fixieren AN LISTE ANHEFTEN In der Liste werden angeheftete Dateien mit markiert, nicht angeheftete mit. Anheften aufheben AUS LISTE ENTFERNEN Vorsicht Die Funktion AUS LISTE ENTFERNEN im Kontextmenü hebt nicht nur das Anheften auf, sondern entfernt die Datei oder den Ordner aus der Liste, löscht die Datei aber nicht vom Speichermedium Schnellzugriffsleiste Oberhalb des Menübandes finden Sie in der linken Ecke neben dem PowerPoint-Symbol die Schnellzugriffsleiste mit lieferseitig nur sehr wenigen Funktionen. Öffnen Sie das Konfigurationsmenü mit, können Sie weitere Funktionen durch Anklicken aktivieren oder deaktivieren. Hinweis Die Reihenfolge der Schaltflächen in der Schnellzugriffsleiste richtet sich nach der Reihenfolge des Aktivierens. In WEITERE BEFEHLE können Sie die Reihenfolge frei festlegen und über die direkte Auswahl hinausgehend beliebige Funktionen»nachladen«(siehe Abschnitt 1.5.1). Schnellzugriffsleiste verlegen Mit dem Befehl UNTER DEM MENÜBAND ANZEIGEN in kann der Standort der Schnellzugriffsleiste wahlweise über oder unter dem Menüband festgelegt werden. Unter dem Menüband ist mehr Platz für Schaltflächen, die Sie häufiger benötigen Einstellungen im Dialogbetrieb Die in den Registerkarten des Menübandes angezeigten Einstellungen sind aus Platzgründen häufig nicht abschließend. Am rechten Ende einiger Gruppenbeschriftungen des Menübandes finden Sie das Symbol, mit dem Sie einen ausführlichen, objektbezogenen Dialog öffnen. 1 1 Im offiziellen Sprachgebrauch von Microsoft werden Dialoge, die in einem Fenster platziert sind,»dialogfelder«genannt, was aber unzutreffend ist, weil Dialoge den Rahmen für andere Felder bilden. 39

9 Die Dialoge zur Formatierung von Folienelementen finden in auch»formatierungsbereich«genannten Aufgabenbereichen am rechten Rand des PowerPoint-Fensters statt. Abb. 1.8: Der Weg zum ausführlichen Dialog oder zur kompletten Auswahl Eingaben in Dialogen Ein häufig anzutreffender Feldtyp in Dialogen ist das Eingabefeld. Hier lassen sich Werte direkt durch Anklicken und Tippen per Tastatur eingeben oder mit vorbereiteten Schaltflächen in Abstufungen verändern (Abbildung 1.9). Für Längenangaben verwendet PowerPoint sowohl metrische Werte als auch das Typografiemaß Punkt (pt) 1 pt = 1/72 Zoll = 0,3528 mm 72 pt = 1 Zoll = 2,54 cm Maßeinheiten Wenn Sie nun ein metrisches Maß eingeben möchten, das Feld jedoch in pt anzeigt, müssen Sie nicht umrechnen. PowerPoint rechnet metrische Eingaben in pt um. Sie müssen natürlich mm oder cm hinter den Wert schreiben! PowerPoint versteht als Maßeinheiten pt, Zoll, ", cm und mm. Wichtig Eingegebene Zahlen werden nur auf eine Dezimalstelle genau in die Umrechnung einbezogen. Alle weiteren Dezimalstellen ignoriert PowerPoint beim Umrechnen. Abb. 1.9: Schieberegler und kombinierte Eingabe-/Einstellfelder 40

10 1.2 Arbeitsoberfläche Schieberegler Viele Werte lassen sich auch über Schieberegler einstellen, bei denen der Einstellstrich mit dem Mauszeiger gegriffen und verschoben, in die Skala geklickt und damit der Wert um eine Einheit in diese Richtung geändert oder der Mauszeiger auf der Skala platziert und der Wert mit dem Mausrad verändert wird. Der Wert im Eingabefeld vollzieht diese Änderungen mit Aufgabenbereiche Aufgabenbereiche sind Zusammenstellungen von Funktionen, mit denen bestimmte Arbeitsabläufe systematisiert werden. Die im Aufgabenbereich gezeigten Funktionen werden vom System an die Möglichkeiten des aktuell markierten Objekts angepasst. Aufgabenbereich verlegen Der Aufgabenbereich steht standardmäßig am rechten Bildschirmrand, kann aber verlegt werden. Greifen Sie mit der Maus die Titelzeile des Aufgabenbereichs und schieben Sie ihn in die gewünschte Position. Sehr vorteilhaft ist es, den Aufgabenbereich quer am unteren oder oberen Rand über die ganze Bildschirmbreite vor Augen zu haben, wenn Sie z.b. im ANIMATIONSBEREICH mit der Zeitleiste arbeiten. Ein verlegter Aufgabenbereich erscheint beim nächsten Aufruf wieder an derselben Position. Hinweis Die Aufgabenbereiche haben zum Teil eigene Namen, zum Beispiel Auswahlbereich oder Animationsbereich. Formatierungs-Aufgabenbereiche Etliche komplexe Einstellungen sind als»formatierungsbereich«in den Aufgabenbereich gelegt worden, was die Bearbeitung erleichtert. 2 Aufgabenbereiche mit dieser Funktion erkennen Sie daran, dass sie mit FORMATIEREN überschrieben sind. ( steht für den Namen des zu formatierenden Objekts.) 2 In früheren PowerPoint-Versionen wurden Formatierungen in frei auf dem Bildschirm platzierten Dialogfenstern vorgenommen, die manchmal im Weg standen. Die Integration in den Aufgabenbereich stört weniger das Bearbeiten, verkleinert allerdings auch den Folienbereich im PowerPoint-Fenster. 41

11 Abb. 1.10: Gestaffelte Funktionsauswahl im Aufgabenbereich Ist der Formatierungs-Aufgabenbereich geöffnet, wechseln seine Inhalte kontextsensitiv, das heißt, es werden immer die zum aktuell markierten Objekt passenden Einstellungen angeboten. Es ist deshalb zu empfehlen, diesen Aufgabenbereich ständig eingeblendet zu halten; Sie ersparen sich damit den immer wieder erneut fälligen Aufruf, wenn etwas zu formatieren ist. Abb. 1.11: Kontextsensitive Anpassung eines Aufgabenbereichs Das Auswählen einzelner Optionen kann bewirken, dass zu dieser Option gehörige Dialogelemente eingeblendet werden eine weitere Konvention an die kontextorientierte Benutzerführung. 42

12 1.2 Arbeitsoberfläche Abb. 1.12: Optionsschaltflächen mit Auswirkungen auf den Inhalt eines Dialogs Aufgabenbereich schließen Mit einem Klick auf lässt sich jeder Aufgabenbereich wieder schließen. Da Aufgabenbereiche vom System nicht geschlossen werden, kann es vorkommen, dass mehrere Aufgabenbereiche nebeneinander angezeigt werden. Lediglich Formatierungs-Aufgabenbereiche wechseln im selben Fenster. Die Foliendarstellung wird dabei geschrumpft Schaltflächen Die Funktionen in PowerPoint werden über Schaltflächen (Icons) aufgerufen. Ein Mausklick (linke Maustaste) auf eine Schaltfläche löst entweder die zugehörige Funktion aus oder ruft eine untergeordnete Auswahl, einen untergeordneten Dialog mit Einstell-/Eingabemöglichkeiten und weiteren Schaltflächen auf. Einige Schaltflächen warten mit Besonderheiten auf: Einfache Schaltfläche Klick löst sofort Funktion aus. Auswahl-Schaltfläche Klick klappt Funktionsauswahl auf. Geteilte Schaltfläche Klick in oberen/linken Teil löst Standard-Funktion aus. Klick in unteren/rechten Teil öffnet Funktionsauswahl. Schaltfläche zum Aufklappen einer Auswahlliste, in einigen Bereichen auch Ersatz für das Kontextmenü Schaltfläche zum zeilenweisen Blättern in einem Katalog 43

13 Schaltflächen für Zusatzauswahl, auch unter der Schaltfläche anzutreffen, öffnet beim Anklicken den kompletten Katalog Schnellzugriffs-Schaltfläche für ausführliche Dialoge, in vielen Gruppen-Registern rechts anzutreffen (Übersicht siehe Tabelle 1.2) Leider sind die geteilten Schaltflächen in PowerPoint 2013 nicht so gut erkennbar wie in den Vorversionen. Dass sie geteilt sind, wird erst beim Darüberfahren mit dem Mauszeiger deutlich, wenn sich nur ein Teil einfärbt. Abb. 1.13: Geteilte Schaltflächen werden erst beim MouseOver erkennbar Kontextmenüs und Minisymbolleisten Die Kontextmenüs öffnen sich bei einem Rechtsklick auf ein beliebiges Objekt und bieten die wichtigsten und am häufigsten benötigten Befehle für dieses Objekt an. Abb. 1.14: Kontextmenü und Minisymbolleisten In nahezu jedem Kontextmenü finden Sie einen Befehl (Objektname) FORMATIEREN. Dieser Befehl ruft einen Aufgabenbereich auf, in dem Sie alle Funktionen zur Bearbeitung und Gestaltung des markierten Objekts finden. 44

14 1.2 Arbeitsoberfläche Registerkarte Gruppe öffnet START ANIMATIONEN Zwischenablage Schriftart Absatz Zeichnung Animation Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE Dialog SCHRIFTART Dialog ABSATZ Aufgabenbereich FORM FORMATIEREN Dialog EFFEKTOPTIONEN/ANZEIGE- DAUER ANSICHT Anzeigen Dialog RASTER UND LINIEN Zeichentools/ SmartArt-Tools FORMAT Diagrammtools FORMAT Tabellentools ENTWURF Bildtools FORMAT Videotools FORMAT Audiotools FORMAT Formenarten WordArt-Formate Größe Formenarten WordArt-Formate Größe WordArt-Formate Bildformatvorlagen Größe Videoeffekte Größe Bildformatvorlagen Größe Aufgabenbereich FORM FORMATIEREN Rubrik FORMOPTIONEN Aufgabenbereich FORM FORMATIEREN Rubrik TEXTOPTIONEN Aufgabenbereich FORM FORMATIEREN Rubrik FORMOPTIONEN spezifischen Formatierungsbereich des markierten Tabellenelements Aufgabenbereich FORM FORMATIEREN Rubrik TEXTOPTIONEN Aufgabenbereich GRAFIK FORMATIEREN Aufgabenbereich GRAFIK FORMATIE- REN Rubrik FORMOPTIONEN Aufgabenbereich VIDEO FORMATIEREN Aufgabenbereich VIDEO FORMATIEREN Rubrik FORMOPTIONEN Aufgabenbereich GRAFIK FORMATIEREN Aufgabenbereich GRAFIK FORMATIE- REN Rubrik FORMOPTIONEN Formeltools ENTWURF Tools Dialog FORMELOPTIONEN Tabelle 1.2: Standorte und Wirkungen der Schaltfläche 45

15 Kontextmenü für Touch-Bedienung Wenn PowerPoint bemerkt, dass Sie mit dem Finger auf dem Bildschirm arbeiten, ändert sich sein Kontext-Verhalten. Statt des Kontextmenüs erscheint beim Dauerdrücken auf ein Objekt eine erweiterte Version der Minisymbolleiste mit einem Symbol am rechten Rand, das das eigentliche Kontextmenü aufklappen lässt. Abb. 1.15: Kontextfunktion bei Touch-Bedienung Die Minisymbolleiste Eine zusätzliche Hilfe im Stil der Kontextmenüs bietet die Minisymbolleiste, die gemeinsam mit dem Kontextmenü erscheint und drei Schaltflächen bereithält, um ein Objekt schnell zu formatieren, oder beim Doppelklick auf Text in einer Form eingeblendet wird und die wichtigsten Text-Formatierungsbefehle unmittelbar bereitstellt. Minisymbolleiste aktivieren/deaktivieren DATEI OPTIONEN ALLGEMEIN Option MINISYMBOLLEISTE FÜR DIE AUSWAHL ANZEIGEN Smarttags und Einfügeoptionen Smarttags sind Schaltflächen in Objektnähe, die nur angezeigt werden, wenn bestimmte Aktionen durchgeführt wurden. Es gibt Smarttags für AutoKorrektur-Optionen, Einfügeoptionen und Optionen für das automatische Anpassen. Beim Anklicken der Schaltfläche öffnet sich ein Kontextmenü, mit dem Sie das Ergebnis der Aktion beeinflussen oder verändern können. 46

16 1.2 Arbeitsoberfläche AutoKorrektur-Optionen: Die Grundeinstellung der AutoKorrektur sorgt dafür, dass Zeilenanfänge immer großgeschrieben werden. Mit dem Smarttag lässt sich der Automatismus im Einzelfall revidieren oder auch völlig unterbinden (Abbildung 1.16). Abb. 1.16: Smarttag zur Rücknahme einer AutoKorrektur (Die Schaltfläche in Phase 2 ist kaum zu erkennen und auch nur sichtbar, wenn der Cursor über dem Wort steht.) Einfügeoptionen: Benutzen Sie zum Einfügen aus der Zwischenablage die altbewährte Tastenkombination (Strg)+(V), erscheint am eingefügten Objekt ein Smarttag mit dem Zwischenablagesymbol und dem Text»Strg«. Klicken Sie dieses Smarttag an, klappt eine Auswahl mit den Varianten auf, als was der Zwischenablage-Inhalt eingefügt werden kann. Abb. 1.17: Einfügeoptionen für unterschiedliche Objekte Fügen Sie über das Register START, Bereich EINFÜGEN ein, haben Sie zwei Möglichkeiten, die Schaltfläche EINFÜGEN zu betätigen: Ein Klick auf die obere Hälfte der Schaltfläche EINFÜGEN bewirkt dasselbe wie (Strg)+(V). Klicken Sie auf die untere Hälfte der Schaltfläche EINFÜGEN, können Sie sofort aus verschiedenen Formaten abgestimmt auf den Inhalt der Zwischenablage auswählen. Abb. 1.18: Einfügeoptionen im Register START, Gruppe»Zwischenablage«47

17 Wichtig Leider sind zwei Funktionen mit demselben Namen bezeichnet worden, was beim Nachvollziehen von Anleitungen häufig Verwirrung stiftet: Die Registerkarte EINFÜGEN im Menüband erzeugt oder importiert Objekte verschiedenster Art. Die Funktion EINFÜGEN im Register START greift auf die Zwischenablage zu. Auf die kontextabhängigen Eigenschaften der Smarttags wird in den jeweiligen Kapiteln detailliert eingegangen Platz schaffen für die Folie Das Menüband, das den Bereich für die Foliendarstellung stark einengt, lässt sich bis auf die Registertabs ausblenden. Menüband ausblenden Menüband wieder einblenden beliebigen Registertab (verschwindet wieder) beliebigen Registertab im Menüband MENÜBAND MINIMIEREN (Strg)+(F1) beliebigen Registertab (dauerhaft wieder einblenden) in Schnellzugriffsleiste Option MENÜBAND MINIMIEREN deaktivieren (Strg)+(F1) Tabelle 1.3: Funktionen für die Organisation des Menübandes Mit der Schaltfläche in der oberen rechten Fensterecke lässt sich die Erscheinungsform des Menübandes ebenfalls beeinflussen, wobei MENÜBAND AUTOMATISCH AUSBLENDEN bedeutet, dass auch die Registerkarten verschwinden und das Menüband nur durch Anklicken des oberen Fensterrandes hervorzulocken ist. Abb. 1.19: Einstellungen zur Anzeige des Menübandes 48

18 1.3 Ansichten Miniaturansicht und Notizenbereich aus- und einblenden Wenn Ihnen Miniaturansicht und Notizenbereich Platz wegnehmen, lassen diese sich wie folgt ein- oder ausblenden: die Miniaturansicht durch Greifen und Ziehen der Trennlinie mit der Maus, das Notizenfenster mit der Schaltfläche NOTIZEN in der Statusleiste. Abb. 1.20: Miniaturansicht und Notizen verstecken Sodann steht Ihnen fast der komplette Bildschirm als Arbeitsbereich zur Verfügung. 1.3 Ansichten In der Registerkarte ANSICHT finden Sie diverse spezielle Ansichten für das PowerPoint- Fenster zur Auswahl, auf die in den Fachkapiteln eingegangen wird. Abb. 1.21: Ansichts-Varianten Übliche Arbeitsansicht ist die Normal-Ansicht. Für reine Textfolien bietet die Gliederungsansicht einige organisatorische Vorteile. Daneben gibt es zwei übergeordnete Spezialitäten der Ansicht: Die Livevorschau Beim bloßen Berühren einer Schaltfläche mit dem Mauszeiger wird das Ergebnis sofort als Vorschau für das Element angezeigt. Auf das Element angewandt wird ein Effekt erst, wenn Sie die zugehörige Schaltfläche anklicken. Wichtig Die Livevorschau funktioniert nicht durchgängig. Etliche Funktionen in den Dialogen sind noch nicht an den neuen Standard angepasst worden. Sie erkennen diese»altlasten«an der abweichenden, der früheren Office-Norm entsprechenden -Schaltfläche. Livevorschau aktivieren/deaktivieren DATEI OPTIONEN ALLGEMEIN Option LIVEVORSCHAU AKTIVIEREN 49

19 1.3.2 Ansichtsgröße Standardmäßig stellt Ihnen PowerPoint die komplette Folie größtmöglich dar, abhängig von der Auflösung Ihres Bildschirms. Bei geringeren Auflösungen ist die Darstellung natürlich kleiner und auch im Menüband kommt es zu Einsparungen: Beschriftungen von Schaltflächen werden weggelassen; die verbale Bezeichnung sehen Sie nur in einem Quickhelp, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf der Schaltfläche verweilen. Funktionsgruppen (untere Registerleiste) werden zu einer Schaltfläche umgewandelt; es bedarf dann eines zusätzlichen Klicks auf die Gruppen-Schaltfläche, um zu den darunter verborgenen Funktionen des Bereichs zu gelangen. Sie bekommen daraufhin den kompletten Bereich einschließlich Schnellzugriffs-Schaltfläche für die Dialoge und Aufgabenbereiche als Fenster eingeblendet. Die maximale Breite eines PowerPoint-Fensters beträgt 1698 Pixel. Sofern Sie mit einem kleineren Bildschirm als 1600 Pixel Breite arbeiten, kann eine»abspeckkur«für einige Registerkarten empfohlen werden, in denen sich Standardvorlagen breitmachen, während häufig benötigte Funktionen weggedrückt werden. Mehr dazu lesen Sie in Abschnitt Feinarbeit Um bei geringeren Auflösungen feine Details auf der Folie erkennen und bearbeiten zu können, gibt es unten rechts die Zoom-Funktion für das Arbeitsfenster. Auch bei grafischen Arbeiten kommt diese Funktion gelegen, um grafische Elemente exakt zu positionieren. Abb. 1.22: Drei Wege für die Zoom-Einstellung Mit zwei Schaltflächen und einem Schieberegler lässt sich die Darstellungsgröße der Folie verändern, von 25 % bis hin zu 400 %. Tipp Am einfachsten zoomt es sich, wenn Sie bei gedrückter (Strg)-Taste das Mausrad drehen, Vergrößerung nach oben, Verkleinerung nach unten. 50

20 1.4 Präsentationen und Folien Wollen Sie zurück zur Darstellung der ganzen Folie im größtmöglichen Format, klicken Sie auf die Schaltfläche FOLIE AN DAS AKTUELLE FENSTER ANPASSEN rechts neben dem Zoom-Regler. Abb. 1.23: Drei Wege, um die Foliengröße bestmöglich an den verfügbaren Platz anpassen Sie finden Pendants für die Funktionen des Zoom-Reglers auch im Register ANSICHT, doch sind sie dort umständlicher zu erreichen als mit den Mini-Schaltflächen unten rechts Die Leseansicht Ein Klick auf ANSICHT LESEANSICHT oder die Schaltfläche in der Statusleiste schaltet in eine Vorschau der Präsentation, allerdings mit erweiterten Eingriffsmöglichkeiten. Die Präsentationsansicht in diesem Modus ist nicht total bildschirmfüllend: Windows-Taskleiste und PowerPoint-Titelleiste bleiben sichtbar. Wenn Sie dort auf klicken, beendet das nicht nur die Präsentation, sondern schließt auch PowerPoint! Am unteren Bildschirmrand erlaubt eine modifizierte PowerPoint-Statusleiste das Umschalten in die Bearbeitungsansicht und die Foliensortierung. Die in den Lesemodus umgeschaltete Präsentation erzeugt keinen separaten Task wie der Präsentationsmodus. 1.4 Präsentationen und Folien Zum Präsentieren benutzt man Folien, wenn der Overheadprojektor verwendet wird. Der Begriff Folie wurde in die Terminologie der Präsentationsprogramme übernommen und bezeichnet auch den virtuellen Arbeitsbereich auf dem Bildschirm, der nach Fertigstellung als Folie, Poster oder Handout gedruckt oder direkt an die Wand projiziert wird. Die Gesamtheit aller Folien ist die Präsentation und gleichbedeutend mit der Datei, in der die Präsentation gespeichert wird. 51

21 Bildschirmpräsentation ist die aktuelle Form des Präsentierens, indem das Bild vom Computer direkt über einen Projektor (Beamer) an die Wand gestrahlt wird. Die Präsentation lässt sich in Abschnitte einteilen, was das Ausblenden und Umstellen ganzer Foliengruppen erleichtert. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in der Miniaturansicht zwischen zwei Folien und wählen Sie im Kontextmenü ABSCHNITT HINZUFÜGEN. Ein Abschnitt wird durch einen waagerechten Balken zwischen zwei Folien sowohl in der Miniaturansicht als auch in der Foliensortierung dargestellt. Ein Rechtsklick auf den Balken führt zum Kontextmenü für Abschnitte. Das Aus- und Einblenden von Abschnitten geht auch ohne Kontextmenü per Mausklick auf das Dreieckssymbol links von der Abschnittsüberschrift und per Doppelklick auf die Abschnittsüberschrift. Abb. 1.24: Abschnitte bearbeiten Hinweis Die Abschnitte sind ein bloßes Orientierungswerkzeug in Miniaturansicht und Foliensortierung, keine für spezielle Funktionen wie zum Beispiel die Zielgruppenorientierte Präsentation ansprechbare Marken. 52

22 1.4 Präsentationen und Folien Folienlayout und Platzhalter Folienlayouts sind vorgefertigte Aufteilungen einer Folie in Bereiche für Text, Grafik, Diagramme etc., die im Folienmaster verwaltet werden. (Mehr zu den Beziehungen zwischen Folien, Mastern und Layouts finden Sie in Kapitel 3.) Folienlayouts wählen Sie in der illustrierten Liste aus, die nach Anklicken von START Folien NEUE FOLIE (untere Hälfte der Schaltfläche) erscheint. Es gibt in der Grundeinstellung folgende Arten von Layouts: mit Text-Platzhaltern (nur leere Rahmen im Symbol) mit Inhaltsplatzhaltern, wobei der Inhalt durchaus auch Text sein darf (Rahmen mit Icons) mit Text- und Inhaltsplatzhaltern (leere Rahmen und Icons) mit Bild-Platzhalter (Symbol ) Abb. 1.25: Inhaltslayout-Symbole (links) und Aktivierungs-Schaltflächen in den Platzhaltern Ob ein Inhaltsplatzhalter für Text oder andere Inhalte verwendet wird, entscheiden Sie nach dem Erscheinen der Folie. Geben Sie im Platzhalter sofort Text ein, verschwinden die Auswahl-Icons für andere Inhalte. Wollen Sie einen anderen Inhalt als Text eingeben, wählen Sie die Inhaltsart durch Anklicken des Icons in der Kombi-Schaltfläche. Platzhalter umwandeln Haben Sie in einen Platzhalter Text eingetragen, ist er als Objekt-Platzhalter nicht mehr geeignet aber nicht endgültig. Löschen Sie den Text im Platzhalter vollständig, dann taucht das Inhaltssymbol wieder auf. Sie sind nicht auf die Vorgaben der Platzhalter in den vorgegebenen Folienlayouts angewiesen; die Lage und Größe der Platzhalter lässt sich mithilfe der»anfasser«(abschnitt 4.2.5) frei verändern, und sofern keine der Zusammenstellungen Ihren Wünschen entspricht, können Sie die beiden neutralen Layouts LEERE FOLIE oder NUR TITEL verwenden und die Folienstruktur aus Textfeldern, Grafiken und anderen Objekten selbst zusammenbauen. 53

23 Folienlayout wechseln Sie können nachträglich ein anderes Folienlayout zuweisen: START Folien LAYOUT Die erste Folie sollte immer eine Titelfolie sein, weil sie dem Publikum vermittelt, welches Thema nun behandelt werden soll. Folien reformatieren Haben Sie Formatierungen von Text, Farbe, Aufzählungszeichen etc. in einzelnen Folien manuell verändert, wollen aber alles wieder in den ursprünglichen Zustand zurückversetzen, gibt es einen schnellen Weg: START Folien ZURÜCKSETZEN Sie können die Befehle zum Wechseln oder Zurücksetzen des Layouts auf mehrere Folien zugleich anwenden, wenn diese zuvor in der Foliensortierung oder der Miniaturansicht gemeinsam markiert wurden. Apropos Platzhalter Es gibt bei Einsteigern immer wieder Irritationen über die Unterschiede der Begriffe Platzhalter und Textfeld. Ein Textfeld ist ein grafisches Objekt auf der Folie, das Text enthält und vom Layout unabhängig ist. Es wird vom Benutzer angelegt, indem aus der Formenauswahl das Symbol angeklickt und dann das Textfeld auf die Folie gezeichnet wird. Es bleibt von Änderungen am Design, am Master und am Layout fast unberührt, lediglich veränderte Designfarben wirken sich aus, wenn im Textfeld Designfarben verwendet wurden. Ein Platzhalter ist ein im Layout angelegtes Objekt, das auf der Folie erscheint und mit Text oder anderen Objekten gefüllt werden muss. Er ist mit der Auswahl des Layouts bereits vorhanden. Er reagiert auf alle Veränderungen des Designs, des Masters und des Layouts. Dass sowohl Platzhalter als auch Textfelder skaliert, verschoben und mit nahezu denselben Werkzeugen formatiert werden können, ändert nichts an der Tatsache, dass es sich aus Designsicht um zwei grundverschiedene Objekttypen handelt Folienelemente und Objekte Die Bestandteile einer Folie, also Texte, Bilder, Diagramme etc., werden synonym Objekte oder Elemente genannt. Microsoft benutzt in seinen Anleitungen und Hilfe-Texten das Wort Objekte in verschiedenen Zusammenhängen; in der speziellen MS-Terminologie gibt es Objekte nach dem OLE-Prinzip, das sind Bestandteile aus anderen Anwendungen, die in eine Folie eingefügt wurden. In diesem Buch wird der Begriff»Objekte«meist in diesem engeren Sinne verwendet. Zeichenobjekte heißen Formen, dazu zählen auch Textfelder und diverse andere grafische Objekte. 54

24 1.5 Eigene Gestaltung der Oberfläche Um ein Element zu bearbeiten, muss es markiert sein, um dem Programm deutlich zu machen, auf welche(s) Element(e) sich die folgenden Befehle beziehen. Markieren können Sie durch einfachen Klick mit der linken Maustaste auf ein Objekt; Sie erkennen die erfolgreiche Markierung am Rahmen, der um das Objekt aufgebaut wird. Abb. 1.26: Varianten von Rahmen, die anzeigen, dass ein Element markiert ist 1.5 Eigene Gestaltung der Oberfläche Mit gewissen Einschränkungen lässt sich die Oberfläche von PowerPoint den eigenen Bedürfnissen anpassen Schnellzugriffsleiste anpassen Abb. 1.27: Die Schnellzugriffsleiste und ihre Standard-Schaltflächen Unter der Schaltflächenauswahl finden Sie die Funktion WEITERE BEFEHLE, die zur freien Konfiguration der Schnellzugriffsleiste im ANPASSEN-Dialog führt. ANPASSEN-Dialogfenster öffnen DATEI OPTIONEN SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF 55

25 ins Menüband: SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN Schnellzugriffsleiste WEITERE BEFEHLE Beliebige Schaltfläche zur Schnellzugriffsleiste hinzufügen Im ANPASSEN-Dialog: links oben Befehlsbereich auswählen gewünschten Befehl in der linken Liste markieren HINZUFÜGEN Rechtsklick auf eine Schaltfläche in einer Registerkarte ZU SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF HINZUFÜGEN Schaltfläche aus der Schnellzugriffsleiste löschen Im ANPASSEN-Dialog: Befehl in der rechten Liste markieren ENTFERNEN auf eine Schaltfläche in der Schnellzugriffsleiste AUS SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELL- ZUGRIFF ENTFERNEN Reihenfolge der Schaltfläche in der Schnellzugriffsleiste ändern Die Schaltflächen und am rechten Rand des ANPASSEN-Dialogs erlauben Ihnen, die Schaltflächen innerhalb der Schnellzugriffsleiste zu verschieben. In einer Auswahlliste rechts oben im ANPASSEN-Dialog können Sie festlegen, ob die Änderungen nur für diese Präsentation oder dauerhaft für Ihre PowerPoint-Installation gelten sollen Menüband anpassen Das Menüband lässt sich nach eigenen Vorstellungen umgestalten. Leider lassen sich die Funktionen nicht an beliebiger Stelle einfügen, sondern nur in selbst erstellten, zusätzlichen Funktionsgruppen. Auch ist es nicht möglich, einzelne Schaltflächen aus den vorgegebenen Registerkarten zu entfernen; jedoch lassen sich komplette Gruppen ohne Weiteres löschen. Wenn Sie also einige Funktionen nicht benötigen, andere, häufig benötigte dafür gern weiter nach oben in der Hierarchie haben möchten, müssen Sie folgenden Umweg gehen: 1. Gruppe, die die nicht benötigten Schaltflächen enthält, komplett löschen. 2. Neue Gruppe mit dem Namen der gelöschten Gruppe anlegen. 3. Einzelne Funktionen in diese Gruppe einstellen. Abb. 1.28: Der ANPASSEN-Dialog für das Menüband 56

26 1.5 Eigene Gestaltung der Oberfläche Wichtig Selbst angelegte»benutzerdefinierte«gruppen enthalten nicht die Schaltfläche, mit der Sie direkt die Aufgabenbereiche oder Dialoge aufrufen können. Ersatzweise gibt es aber für die Eigenkonfiguration in der Auswahl passende Schaltflächen» FORMATIEREN«. Touchscreen-Einstellung des Menübandes Die Oberfläche von Office 2013 verfügt über eine Besonderheit. Sie lässt sich für die Touchscreen-Bedienung»strecken«. Dafür aktivieren Sie in den mit aufgeklappten Anpassungen der Schnellzugriffsleiste die Schaltfläche FINGEREINGABE-/MAUSMODUS. Wird sie angeklickt, lässt sie die Wahl zwischen Maus- und Fingereingabemodus zu. Im Fingereingabemodus dehnt das Programm die Abstände zwischen den Schaltflächen, damit sie genauer mit dem Finger anzutippen sind. Wichtig Diese Erweiterung betrifft nur das Menüband, andere Bedienelemente werden damit nicht verändert. Andererseits gilt diese Umstellung des Menübandes unmittelbar auch für alle anderen Office-Anwendungen. Abb. 1.29: Aufgelockerte Anordnung der Schaltflächen im Touch-Modus Hinweis Dieser Modus macht PowerPoint nur bedingt Touchscreen-tauglich! Im Bearbeitungsmodus treten zwar hier und da einige Bedienungshilfen für die Fingerbedienung in Erscheinung, aber vom Bearbeiten einer Präsentation mit Fingergesten kann nur abgeraten werden: zu kleine Bedienflächen, zu ungenau und zu wenig unterstützt. Einzig in der Referentenansicht des Präsentationsmodus (Abschnitt 42.3) ist eine Touchscreen-Optimierung gegeben, welche die Steuerung der Vorführung mithilfe eines Tablets ermöglicht. 57

27 Anpassen-Dialogfenster öffnen DATEI OPTIONEN MENÜBAND ANPASSEN ins Menüband: MENÜBAND ANPASSEN Beliebige Schaltfläche zum Menüband hinzufügen 1. Markieren Sie zuerst in der rechten Liste die Gruppe, neben der Sie Ihre eigenen Funktionen einfügen wollen. 2. Wählen Sie NEUE GRUPPE oder NEUE REGISTERKARTE. 3. Geben Sie der neuen Gruppe oder Registerkarte mit UMBENENNEN einen treffenden Namen und ein Icon, das bei Reduzierung des Menübandes (vgl. Abschnit 1.3.2) dafür angezeigt wird. 4. Wählen Sie in der linken Liste die benötigten Funktionen aus und fügen Sie sie durch Klick auf HINZUFÜGEN in die neue Gruppe ein. Die Pfeil-Schaltflächen am rechten Rand des ANPASSEN-Dialogs erlauben Ihnen, die Schaltflächen innerhalb der Gruppe zu verschieben. Schaltfläche, Gruppe oder Registerkarte aus dem Menüband löschen Im ANPASSEN-Dialog: Befehl/Gruppe/Registerkarte im rechten Fenster markieren ENTFERNEN Wichtig Damit können Sie auch die werksseitig vorgegebenen Gruppen und Registerkarten aus dem Menüband entfernen Spezifische Konfigurationen erstellen Die Schaltfläche IMPORTIEREN/EXPORTIEREN im ANPASSEN-Dialog sowohl des Menübandes als auch der Schnellzugriffsleiste erlaubt Ihnen, spezifische Konfigurationen der Bedienelemente zu speichern und bei Bedarf wiederherzustellen. Sie können sich so problemorientierte Benutzeroberflächen erstellen. Wichtig Die gespeicherten Anpassungen beziehen sich sowohl auf das Menüband als auch auf die Schnellzugriffsleiste; beide werden in einer Datei mit der Endung.exportedUI gespeichert. Sie können den Namen der Datei frei wählen, die Endung.exportedUI muss aber erhalten bleiben. Einstellungen auf Lieferzustand zurücksetzen ZURÜCKSETZEN Tipps zum Anpassen Nutzen Sie die Kontextsensitivität des Menübandes aus und ergänzen Sie die passenden Registerkarten um spezifische Funktionen, die Sie häufig benötigen, die aber in der normalen Konfiguration nur mit mehreren Schritten erreichbar sind. 58

28 1.5 Eigene Gestaltung der Oberfläche Stellen Sie Funktionen, die übergeordnet benötigt werden, als Gruppe in alle einschlägigen Registerkarten. (Sehr zu empfehlen für diesen Schritt ist der Formatpinsel, der in PowerPoint 2013 aus der Minisymbolleiste verschwunden ist.) Sehr aufschlussreich ist der Bereich BEFEHLE NICHT IM MENÜBAND der linken Liste im ANPASSEN-Dialog. Hier finden Sie einige Funktionen, die es im üblichen Bedienumfeld gar nicht gibt Apps Für Office 2013 werde erstmals auch Apps angeboten. Das sind Zusatzfunktionen, mit denen die Fähigkeiten Ihrer Office-Programme erweitert werden können. Abzurufen sind sie mit EINFÜGEN APPS FÜR OFFICE. Eine Internet-Verbindung muss vorhanden sein, um Apps herunterzuladen. In einem Fenster werden Ihnen Apps zum Download angeboten. Das Angebot an Apps war zum Redaktionsschluss noch sehr gering, fast ausschließlich auf die US-Version von Office 2013 abgestimmt Konfigurieren über die Statusleiste Am unteren Bildschirmrand finden Sie die Statusleiste mit Anzeigen zu gewählten Modi, Vorlagen etc. und den Schaltflächen für die Anzeigemodi. Abb. 1.30: Die Statusleiste: Info-Center und via Kontextmenü auch Konfigurationswerkzeug Ein Rechtsklick auf diese Leiste führt zur Konfiguration nicht nur der Statusleiste: Abb. 1.31: Konfigurationen in der Statusleiste 59

29 1.6 Besondere Termini Wenn Sie mit MS Office arbeiten, dürfen Sie sich in sprachlicher Hinsicht über nichts wundern. Die Bezeichnungen für einige Funktionen und andere Termini sind von jeher, nun ja,»abenteuerlich«. Auch in PowerPoint wimmelt es von Homonymen und Synonymen, und das wird von Version zu Version nicht besser. So kann ein und dieselbe Funktion unterschiedliche Namen besitzen, wie zum Beispiel die voreingestellten Formformatierungen, die im Hauptregister START»Schnellformatvorlagen«heißen, in den Zeichentools dagegen»formenarten«. Andererseits kann ein Begriff auch für die unterschiedlichsten Funktionen auftreten. Der Begriff mit den meisten Bedeutungen ist Effekt, zwar oft mit vorangestellter Konkretisierung, aber nicht immer, was für Einsteiger leicht zu Irritationen führen kann. Und manchmal, wenn man einen Effekt sucht, den man schon mal in anderem Zusammenhang mit der Bezeichnung»Fülleffekt«gesehen hat, findet man dieselben Einstellungen unter der Bezeichnung»Schattierung«. Und dann gibt es noch die»effekte«, die häufig anstelle von»animationen«verwendet werden, mal so, mal so, ohne erkennbare Systematik. Office-Anwender sind auch Kummer gewöhnt, was die Übertragung von bestimmten Ausdrücken aus der englischen Urfassung ins Deutsche angeht. Da sich die Leitung der zentralen europäischen Vertretung Microsofts in Dublin standhaft weigert, die Hilfe von Muttersprachlern in Anspruch zu nehmen, tauchen in jeder neuen Office-Version altbekannte und neue Übersetzungsfehler auf. Man muss als Nutzer halt damit leben, die Entwickler und Übersetzer der Weltfirma Microsoft bekommen das wohl nie in den Griff. In diesem Buch werden Sie an jeweils passender Stelle auf die wahre Bedeutung mancher seltsam anmutender Bezeichnung hingewiesen. 60