PowerPoint Einführung. Leseprobe. Urs Moder. Wings Software Developments Tel

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1 PowerPoint 2010 Einführung Urs Moder Leseprobe Wings Software Developments Tel Chaltenbodenstrasse 4 b info@wings.ch CH Schindellegi

2 Version Autor 2010 A Urs Moder Art. Nr FG Farbdruck, Drahtspiralbindung Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright Wings Software Developments, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Software Developments urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Software Developments nicht erlaubt.

3 PowerPoint 2010 Einführung Inhalt Inhaltsverzeichnis Einführung Erläuterungen zum Lehrmittel Grundlagen der Präsentationstechnik Die Bedeutung des Präsentierens Ausgangslage Schwerpunkte einer Präsentation Die Philosophie von PowerPoint PowerPoint starten und beenden Das PowerPoint-Fenster Funktionsleisten Eigenschaften der PowerPoint-Oberfläche Kontextmenüs PowerPoint-Hilfe Register Datei 11 Eine neue PowerPoint-Präsentation erstellen Präsentation einrichten Foliengrösse festlegen (Seite einrichten) Übung: Seite einrichten in PowerPoint Speichern Speichern einer Folie oder eines Objekts als Bild Präsentationsdatei schliessen Präsentationsdatei öffnen Ansichten und Bewegung Überblick über die Ansichten Grundeinstellungen von PowerPoint Übung: Ansichten 29 Präsentation entwickeln Arbeitsbeginn Erste Präsentation erstellen Textelemente in Folien Weitere Folien einfügen Übung: Erste Präsentation Präsentationsrichtlinien Folien löschen Folien kopieren/ausschneiden/duplizieren Übung: Verschiedene Folien erstellen Datenrecherche Daten aus dem Internet aufbereiten Internet-Text Originaltext Notizseite Übung: Internetdaten in PowerPoint einfügen Text im Gliederungsmodus einfügen Übung: Text im Gliederungsmodus erfassen Arbeiten mit mehreren Dateien Übung: Arbeiten mit mehreren Präsentationen 44

4 Inhalt PowerPoint 2010 Einführung Einsatz verschiedener Folienlayouts Tabellen Übung: verschiedene Tabellen erstellen Diagramme (Business-Grafiken) Standarddiagramm (Säulendiagramm) erstellen Diagramm bearbeiten Kreisdiagramm (Tortendiagramm) erstellen Übung: Diagramme Verwenden von ClipArts/Grafiken ClipArt einfügen Grafik einfügen Übung: Verschiedene ClipArts einfügen Bilder aus dem Internet einsetzen Übung: Internetbilder einfügen 65 Einsatz von Objekten Zeichnungsobjekte Zeichnungsobjekte einfügen Text in Textfelder oder Objekte einfügen Objekte bearbeiten Objekte ausrichten oder verteilen, Reihenfolge ändern Objekte formatieren Die Zwischenablage Übung: Einfügen Zeichnen Formatieren Ausrichten WordArt Übung: WordArt SmartArt-Grafik Das Organigramm oder die hierarchische Darstellung Übung: SmartArt 88 Allgemeines zum Formatieren Formatierungsprioritäten Text markieren/formatieren Text markieren/markierung aufheben Schnellformatierungsleiste Zeichenformatierung Absatzformatierung Objekteigenschaften kopieren Einzüge und Tabulatoren Das Lineal Einzugsmarke verstellen Tabulatoren Übung: Tabulatoren Folienhintergrund Übung: Folienhintergrund 103 Folienmaster Kopf- und Fusszeilen Kopf- und Fusszeilen auf Titelfolie nicht anzeigen 108

5 PowerPoint 2010 Einführung Inhalt Bildschirmpräsentation einrichten Präsentationsarten und Einrichtungen Folien einfügen, sortieren und ausblenden Folien einfügen Folien sortieren Folie ausblenden Bildschirmpräsentation Bildschirmpräsentation einrichten Präsentationssteuerung 114 Objektanimationen und Folienübergänge Animationen Animationsschema verwenden Benutzerdefinierte Animation Effektgruppen Der Animationsbereich Effektoptionen Folienübergänge Drucken und Seitenansicht Rechtschreibung Drucken Seitenansicht/Vorschau Druckbereich Folienausrichtung 124 Anhang Übungen 125 Index

6 PowerPoint 2010 Einführung 1 1 Einführung 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es Schritt für Schritt durcharbeiten. Sie können es mithilfe des Index am Dokumentende auch als Nachschlagewerk benützen. Fortgeschrittene Anwender/innen können auch bestimmte Übungen aufschlagen und bei Problemen fehlende Lernschritte gemäss den Kapitelverweisen nachschlagen. Symbole im Lehrmittel Repetition Begriffe Tipps, Hinweise Vertiefende Informationen Repetitionsfragen dienen zur Festigung von wichtigen Begriffen und zur Lernzielkontrolle. Sie können damit Ihren Wissensstand testen und allfällige Lücken füllen. Wichtige Begriffe und Erläuterungen, die in der Computerpraxis und in Zusammenhang mit der Anwendung auftauchen. Versuchen Sie, sich diese einzuprägen. Beachten Sie die Tipps. Die erlangten Erkenntnisse verhelfen Ihnen zu einem effizienten Arbeitsstil. Hintergrundinformationen, die Ihnen zu erweiterten Kenntnissen in der Anwendung verhelfen. Praktische Übungen Nach der Behandlung neuer Lernziele erscheint ein Verweis auf geeignete Übungen, die sich im Anhang dieses Lehrmittels befinden. So können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse direkt praktisch umsetzen. Verweise zu den Voraussetzungen erleichtern Ihnen das Nachschlagen nach Bedarf. Fallweise finden Sie Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad zum gleichen Thema vor. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit, das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen. Darstellung von Tasten und Befehlen Spezielle Tasten Tastenkombinationen Menü-Befehle, Kontextmenü-Befehle <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Return> <Ctrl>+c, <Alt>+<F9> Start, Absatz, Schattierung Tabulator, Umschalten, Steuerung, Eingabe Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich c gedrückt. Befehlsfolge: Register, Gruppe, Befehl

7 PowerPoint 2010 Einführung Schwerpunkte einer Präsentation > Präsentationen erstellen, ändern, archivieren, wiederfinden > Formatieren von Zeichen, Absätzen und Objekten; richtiger Einsatz von Designs (Entwurfsvorlagen) > wirkungsvoller Einsatz von Zeichnungselementen > Text korrigieren mit Korrekturprogramm > Objektanimation und Folienübergänge einplanen > Präsentation wirkungsvoll einsetzen Die Philosophie von PowerPoint 2010 Die erste Registerkarte enthält Befehle für die wichtigsten Aufgabentypen. Die Befehle Einfügen, Ausschneiden und Kopieren werden in PowerPoint häufig verwendet und sind auf der Registerkarte Start der ersten Registerkarte des Menübandes angezeigt. Die Befehle sind so angeordnet, wie sie verwendet werden. Office-Benutzer bevorzugen einen Satz Kernbefehle, die sie immer wieder verwenden. Diese Kernbefehle werden jetzt an vorderster Position angezeigt. 1.3 PowerPoint starten und beenden Vorgänge PowerPoint starten: Über das Windows- Startsymbol 1. Klicken Sie auf das Windows-Startsymbol und wählen Sie Alle Programme. 2. Im Ordner Microsoft Office klicken Sie auf PowerPoint.

8 4 PowerPoint 2010 Einführung Über die Windows- Suche 1. Geben Sie im Feld Suche starten ein p ein. Eine Liste mit möglichen Anwendungen erscheint. 2. Klicken Sie auf PowerPoint. 3. PowerPoint startet mit einem leeren Standard-Dokument. PowerPoint beenden Folgende Varianten sind möglich: Klicken Sie auf das Schaltfeld Schliessen. Das Dokument wird geschlossen. War es das einzige Power- Point-Dokument, wird auch PowerPoint beendet. Klicken Sie auf die Schalfläche Datei und wählen Sie Schliessen. Das Dokument wird geschlossen, Power- Point bleibt aber geöffnet. Wählen Sie das Schaltfeld Datei, Beenden, um das Programm zu beenden. Notizen

9 PowerPoint 2010 Einführung Das PowerPoint-Fenster Register «Start» Schnellzugriffsleiste Titelleiste Fenstersteuerung Gliederungsan sicht Gruppe «Schriftart» Menüband Erweitertes Dialogfenster Folien ansicht Statuszeile Wichtige Notizen zum Präsentieren eingeben Ansichten Zoom Funktionsleisten Menüband Das Menüband besteht aus vier grundlegenden Komponenten: Registerkarten befinden sich im Menüband. Jede Registerkarte stellt Kernaufgaben dar. Gruppen sind verwandte Befehle, die auf Registerkarten angezeigt werden. Sie vereinigen alle Befehle, die Sie für einen Aufgabentyp benötigen, und sind als visuelle Hilfe ständig sichtbar und verfügbar. Befehle sind in Gruppen angeordnet. Ein Befehl kann eine Schaltfläche, ein Menü oder ein Feld sein, in das Sie Informationen eingeben. Alle Befehle können im Dialogfenster Schriftart kontrolliert und ausgewählt werden.

10 6 PowerPoint 2010 Einführung Menüband vollständig anzeigen/minimieren 1. Wählen Sie im Kontexmenü des Menübandes den Menübefehl Menüband minimieren aus, um die Liste zu minimieren. 2. Klicken Sie erneut auf den Befehl, um wieder alle Funktionen anzeigen zu lassen. Alternative: Auf der rechten Seite des Menübandes erkennen Sie folgendes Symbol: Klicken Sie auf das Symbol, um das Menüband zu minimieren respektive alle Befehle anzeigen zu lassen. Minisymbolleiste Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine markierte Textpassage fahren, öffnet sich eine Minisymbolleiste, in der Sie direkt und schnell Textformatierungen auswählen können. Minisymbolleiste Schnellzugriffsleiste Diese Symbolleiste befindet sich oben links und erlaubt schnellen Zugriff auf häufig benötigte Funktionen wie Speichern, Rückgängig, Wiederholen Funktion wählen Mittels Klick auf den Pfeil erhalten Sie das Anpassfenster. Sie können damit Funktionen entfernen oder weitere Befehle hinzufügen, z. B. Neu oder Seitenansicht

11 PowerPoint 2010 Einführung 13 2 Eine neue PowerPoint-Präsentation erstellen Um auf die Schnelle eine PowerPoint-Präsentation zu erhalten, wählen Sie aus den installierten Vorlagen eine aus. Diese bereits erstellte Präsentation können Sie jederzeit ändern. Die Standard-Vorlage für eine leere Präsentation verwendet die Vorlage Leere Präsentation. Eine neue Präsentation können Sie über das Register Datei erstellen. Vorgänge Standard 1. Klicken Sie im Register Datei auf den Befehl Neu. 2. Wählen Sie Leere Präsentation. 3. Bestätigen Sie die Auswahl, in dem Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken. Installierte Vorlagen Sie können auch eine bereits installierte Vorlage verwenden. PowerPoint 2010 kennt verschiedene Vorlagetypen. Je nach Anforderung wählen Sie eine Vorlage aus. 1. Klicken Sie im Register Daten auf Neu, Beispielvorlagen oder für Vorlagen, die Microsoft im Internet bereitstellt auf ein Thema unter Office.com-Vorlagen. 2. Wählen Sie eine Vorlage aus und beachten Sie die Vorschau.

12 14 PowerPoint 2010 Einführung Eigene Vorlagen Sie haben die Möglichkeit, das Corporate Design einer Firma oder eines Produkts abzuspeichern und jederzeit wieder einzusetzen. 1. Benutzen Sie eigene Vorlagen oder stellt Ihre Firma Vorlagen zur Verfügung, so wählen Sie Meine Vorlagen. 2. Markieren Sie die Vorlage und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Die Dateiendung der Entwurfsvorlagen ist *.potx (PowerPoint Template). Je nach Design können Hintergrundfarbe und Schriftart verändert sowie Grafiken eingefügt werden. Klassisches Fotoalbum Pitch-Book Ein PowerPoint-Fotoalbum ist eine Präsentation für Fotos. Sie können das Fotoalbum mit Spezialeffekten gestalten, wie z. B. auffallenden Folienübergängen, farbenfrohem Hintergrund und Designs. Pitch-Books sind strukturierte Präsentationen mit enggepacktem Text und Grafiken. Sie sind in der Regel zum Druck und nicht für den Projektor bestimmt. Folgendes sind typische Merkmale einer Pitch-Book- Präsentation: > Kleinere Schriftgrade und dichtere Inhaltlayouts, um die Kommunikation grosser Datenmengen zu ermöglichen. > Einfache grafische Elemente, die schnell und präzise gedruckt werden können.

13 16 PowerPoint 2010 Einführung 2.1 Präsentation einrichten Foliengrösse festlegen (Seite einrichten) Folien sind normalerweise für eine Präsentation auf dem Bildschirm ausgelegt. Breite und Höhe stehen in einem dementsprechenden Verhältnis. Die Foliengrösse kann aber je nach Verwendungszweck geändert werden. Vorgänge Foliengrösse festlegen 1. Um das Ausgabeformat festzulegen respektive zu ändern, klicken Sie im Menüband auf das Register Entwurf. 2. Wählen Sie im Listenfeld Papierformat das Format aus. Unter anderem finden Sie folgende Formate: > Bildschirmpräsentationen (angepasst an die neuen Fernsehformate wie 4 : 3 oder 16 : 9) > Papierformat A3 oder A4 > 35-mm Dias > Overheadfolien > Banner > Benutzerdefinierte Formate 3. Bestimmen Sie, ob die Präsentation im Hoch- oder Querformat erstellt werden soll. 4. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

14 PowerPoint 2010 Einführung 17 In PowerPoint wird die effektiv zu bedruckende Grösse angegeben und nicht das Papierformat. Eine A4-Seite hat das Format von 29.7x21.0 cm, je nach Druckertyp wird aber der bedruckbare Teil neu berechnet (Beispiel: Beim HP-Drucker B8550 liegt die Breite bei 25.4 cm und die Höhe bei cm). Bei Folien mit farbigem Hintergrund erscheint auf dem Ausdruck ein weisser Rand, der in der Regel nicht symmetrisch ist. Diese Unschönheit ist bei jedem Drucker anders. > Beachten Sie, dass die Orientierung für Folien (Hoch- oder Querformat) anders sein kann als jene für Notizen, Handzettel und Gliederungen. > Wenn Sie die Foliengrösse bei einer bereits vorhandenen Präsentation ändern, passt PowerPoint den Massstab Ihrer Folien automatisch an. Beachten Sie dabei, dass sich bestehende Grafiken dabei verzerren! Übung: Seite einrichten in PowerPoint > Lernziele: Auswirkung des Einrichtens auf die Präsentation Sie üben den Umgang mit dem Einrichten einer Seite. Sie erkennen, dass es wichtig ist, die Seite vor dem Beginn der Arbeit einzurichten. Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 1 ab Seite Speichern Die Arbeit mit Dateien entspricht dem allgemein bekannten Vorgehen unter Windows. Beim ersten Mal Speichern müssen Sie sich über folgendes Vorgehen im Klaren sein: Wohin? Was? Wie? Wo soll das Dokument abgespeichert werden? Auf welchen Datenträger? In welchen Ordner? Geben Sie dem Dokument einen aussagekräftigen Namen. Die Dateierweiterung (*.pptx) müssen Sie nicht eingeben. Diese wird automatisch vom Programm eingetragen. Der Dateityp entscheidet, wie Sie das Dokument später verwenden. Standard ist *.pptx (PowerPoint-Präsentation). Müssen Sie jedoch diese Präsentation in älteren PowerPoint-Versionen weiterbearbeiten, so wählen Sie folgende Extension: PowerPoint Präsentation.ppt.

15 PowerPoint 2010 Einführung Übungen A A - 13 WordArt Voraussetzungen Zeichnungsobjekte WordArt Übung: WordArt-Formate anwenden > Sie lernen, wie die WordArt-Formate auf Textfelder und Symbole angewendet werden können. Schwierigkeitsgrad: leicht > Öffnen sie die Datei A-14 WordArt-Formate.pptx. > Versuchen Sie die verschiedenen Textfelder mit WordArt-Formaten zu gestalten. > Jedes Wort oder Zeichen wird in einem separaten Textfeld dargestellt. > Das Gleiche wird auch bei den Symbolen angewendet. > Beobachten Sie die verschiedenen Formate und deren Auswirkung auf das Objekt. > Mögliche Lösung: > Speichern Sie die Präsentation unter dem Namen A-14 Objekte mit WordArt formatiert.pptx ab und schliessen Sie sie.