Elektronische Rechnungen Chancen und Risiken

Transkript

1 IHK Hannover, , Infoveranstaltung Elektronische Rechnungen: Grundlagen Potenziale Modelle Praxis Elektronische Rechnungen Chancen und Risiken Michael H. Breitner und Harald Schömburg Institut für Wirtschaftsinformatik Leibniz Universität Hannover # 1

2 Einführung und Begriffe Die elektronische Rechnungsstellung ist auch unter den Namen Electronic Invoicing (E-Invoicing), Electronic Billing (E-Billing) oder Electronic Bill Presentment and Payment (EBPP) bekannt Insbesondere die Branchen Telekommunikation und Versorgung senden bereits mehreren Millionen Rechnungen pro Jahr an eine Vielzahl von Kunden: Hauptsächlich Privatkunden! # 2

3 Einfache elektronische Rechnungsstellung Lieferant/Dienstleister Datenarchiv Lief./Dienstl. Rechnung/Mahnung als PDF erstellen Kunde Optimaler Geschäftsprozess Per /WWW-Frontend versenden/uploaden Kerndaten erfassen und ggf. (semi)manuell korrigieren Workflow abarbeiten (teils automatisch, teils manuell genehmigen, überweisen und archivieren) Datenarchiv Kunde # 3

4 Einführung und Begriffe Bei Privatkunden sind die steuerrechtlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung gering Bei der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen sind da die Geschäfts- und Rechtsbeziehungen untereinander, aber auch nach außen gewöhnlich komplexer: z. B. kann das empfangende Unternehmen die Rechnung des Lieferanten dem Fiskus gegenüber zum Abzug der Vorsteuer in der Umsatzsteuererklärung heranziehen Der Staat verliert Schätzungen zufolge durch illegale Vorsteuerabzüge jährlich mehrere Milliarden Euro: folglich sind die steuerrechtlichen Hürden bei der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen hier deutlich höher # 4

5 Umsatzsteuergesetz (UStG) Als Wege des Rechnungsversands erlaubt das UStG entweder die Zustellung der Rechnung in Papierform oder mit Zustimmung des Empfängers auch in elektronischer Form. Anforderungen speziell an elektronische Rechnungen: Eine elektronisch übermittelte Rechnung muss sowohl die Echtheit der Herkunft als auch die Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten. Dies kann auf zwei Wegen erfolgen: 1. entweder durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder durch eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder 2. durch elektronischen Datenaustausch (EDI), wenn Verfahren vereinbart werden, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten, und wenn zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung auf Papier übermittelt wird. Die Sammelrechnung kann statt auf Papier auch elektronisch übermittelt werden, wobei dann ebenfalls die beiden unter 1. genannten Signaturen zu verwenden sind # 5

6 (Einfache) elektronische Signatur Einfache elektronische Signaturen sind die allgemeine Form einer elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz Sie dienen zwar der Authentifizierung, erfordern aber für ihre Erstellung keinen Schlüssel. Demnach kann der Beweiswert leicht in Frage gestellt werden Einfache Signaturen sind in erster Linie Textdateien, z. B. der häufig an ausgehende s automatisch angehängte Text Da dieser jederzeit geändert und ein anderer Versender vorgetäuscht werden kann, erfüllt diese Art von Signaturen keinen der relevanten Sicherheitsstandards und hat dementsprechend keinerlei rechtliche Bedeutung Fortgeschrittene Signatur Fortgeschrittene Signaturen weisen bereits einen gewissen Sicherheitsstandard auf, z. B. müssen sie die Identifizierung des Schlüsselinhabers ermöglichen Die Erstellung solcher Signaturen muss mit Mitteln erfolgen, die der Signierer unter seiner alleinigen Kontrolle hält. Auf diesem Wege lässt sich die Signatur klar dem Unterzeichner d.h. dem Schlüsselinhaber zuordnen. Außerdem sind Änderungen der Daten bei dieser Art von Signatur anders als bei der einfachen sichtbar Da allerdings auch bei der fortgeschrittenen Signatur keine gesetzlichen Regelungen zur Sicherheit oder der Schlüsselverwaltung etc. vorgesehen sind, ist auch hiermit keine Rechtssicherheit nach deutschem Recht zu erlangen # 6 Arten digitaler Signaturen

7 Qualifizierte Signatur Arten digitaler Signaturen Qualifizierte Signaturen stellen die mittlere Sicherheitsstufe im Kontext der Rechtverbindlichkeit dar. Sie sind in 2 Nr. 3 SigG definiert und müssen insgesamt 7 Voraussetzungen erfüllen, wobei insbesondere zwei spezielle Anforderungen wichtig sind: Die qualifizierte Signatur muss zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung auf einem gültigen qualifizierten Zertifikat beruhen und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt werden Zertifikate in diesem Sinne sind qualifiziert, wenn sie aufgrund bestimmter gesetzlich geregelter Bedingungen erstellt werden Sichere Signaturerstellungseinheiten sind Hardwareeinheiten, welche die Verschlüsselungsoperation durchführen, ohne dass ein Auslesen des Schlüssels aus ihnen möglich ist. Aufgrund dieser hohen Sicherheitsanforderungen ist die qualifizierte Signatur für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen einschließlich Vorsteuerabzugsberechtigung anerkannt # 7

8 Arten digitaler Signaturen Qualifizierte Signatur mit Anbieter-Akkreditierung Die qualifizierte Signatur mit Anbieter-Akkreditierung (kurz: akkreditierte Signatur) bietet unter dem Gesichtspunkt der Rechtsverbindlichkeit die höchste Sicherheitsstufe. Dementsprechend gelten hier die höchsten Anforderungen Bei akkreditierten Signaturen handelt es sich dem Grunde nach um qualifizierte Signaturen, allerdings werden die Prüfschlüssel hier ausschließlich über Zertifikate erstellt, die von akkreditierten Zertifizierungsstellen ausgegeben werden. Akkreditierung bedeutet hier, dass diese Zertifizierungsstellen ihre Zulassung erst nach einer strengen Vorabprüfung der gebotenen Sicherheit und ihrer Zuverlässigkeit erhalten. Die Prüfung erfolgt durch die Bundesnetzagentur, die sich hierbei privater Stellen bedienen kann, und ist mit einer Vielzahl von Auflagen verbunden # 8

9 Papierbasierter Rechnungsversand Die papierbasierte Rechnungsstellung benutzt i. d. R. ein ERP-System als Ausgangspunkt. Hier verwaltet der Rechnungssteller die für eine Rechnung relevanten Kundendaten wie Name und Anschrift sowie Leistungsdaten wie Artikelbezeichnung und - nummer in einer computergestützten Datenbank. Wird eine Rechnung erstellt, werden die relevanten Daten mit Hilfe der EDV ermittelt und erfasst. Die Rechnung wird an die gesetzlichen Vorgaben angepasst und anschließend ausgedruckt. Teils wird die Rechnung durch ein oder zwei Personen unterschrieben und dann in den Postkorb gelegt. Ein Mitarbeiter der Postabteilung sammelt den Inhalt der Postkörbe regelmäßig ein, falzt, kuvertiert, frankiert und sorgt für die Weitergabe an den externen Postdienst, sei es persönlich oder durch Boten. Die Zustellung selbst unterliegt nicht mehr der Kontrolle des Absenders. Ergänzend zu diesem Ablauf besteht für den Rechnungssteller die Pflicht zur Aufbewahrung eines Duplikates der Rechnung. Abschnitt III 1 GDPdU verlangt eine regelmäßige Archivierung originär digitaler Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Archivierung der Rechnung direkt aus dem ERP-System elektronisch vorzunehmen. Ein Aufbewahren der Rechnung in Papierform wäre jedoch ebenfalls möglich # 9

10 Papierbasierter Rechnungsempfang Die eingehende Rechnung erreicht den Empfänger im allgemeinen zusammen mit weiteren papiergebundenen Informationen, welche jeweils verschiedenen Bereichen und Personen zugestellt werden müssen. Deshalb ist hier eine Vorsortierung nötig. Die verbleibenden Dokumente werden entkuvertiert, mit einem Posteingangsstempel versehen und nach erkennbaren Zustellungsmerkmalen sortiert, wie z.b. Eingangsrechnungen. Die von Hand vorsortierten Papiere werden sodann z. B. durch einen Büroboten den Mitarbeitern der Fachabteilungen übergeben. Die Erfassung der Rechnungsdaten erfolgt durch die Eingabe von Hand. Hierfür ist es zwingend erforderlich, dass die Rechnung dem Mitarbeiter physisch vorliegt. Da Unstimmigkeiten bestehen könnten wie z. B. Preis- oder Mengenabweichungen, werden i. d. R. vor der Buchung noch Prüfungen sowie evtl. Klärungen vorgenommen, wobei die möglichen Prüfkriterien je nach Unternehmen sehr unterschiedlich sein können und die Prüfungsintensität vielfach von der Rechnungssumme abhängt # 10

11 Papierbasierter Rechnungsempfang Nachdem die Rechnungsdaten geprüft worden sind, ist in den meisten Unternehmen eine gesonderte Zahlungsfreigabe zur Bezahlung notwendig. Die Befugnis zur Freigabe ist im allgemeinen an bestimmte Personen oder Funktionen gebunden und häufig von der Höhe des Rechnungsbetrages abhängig. Auch gilt es gegebenenfalls Zuständigkeiten für bestimmte Kreditoren zu beachten sowie eventuelle Vertretungen oder auch mehrstufige Freigabehierarchien. Darüber hinaus ist die Freigabe aus Sicherheitsgründen häufig an das Vier- oder Sechs-Augen-Prinzips gebunden. Erst nach erfolgter Freigabe erhält die Finanzabteilung eine Anweisung, die Zahlung vorzunehmen, wobei die Zahlung selber mitunter ebenfalls an das Vier-Augen-Prinzip gebunden ist. Der mit der Archivierung betraute Mitarbeiter sucht den erforderlichen Aktenordner heraus und heftet die Papierrechnung ab. Dort werden sie dem Gesetz entsprechend für 10 Jahre aufbewahrt # 11

12 Papierbasierter Rechnungsempfang Papierarchiv Lief./Dienstl. Lieferant/Dienstleister Datenarchiv Lief./Dienstl. Rechnung/Mahnung ausdrucken Rechnung/Mahnung als PDF erstellen, ggf. mit Zusatzdaten Lieferant/Dienstleister Kunde Faxen Per Post versenden Kunde Faxen (Computerfax) Optimaler Geschäftsprozess Per /WWW-Frontend versenden/uploaden Manuell lesen, prüfen, genehmigen und überweisen sowie archivieren Kerndaten erfassen und ggf. (semi)manuell korrigieren Workflow abarbeiten (teils automatisch, teils manuell genehmigen, überweisen und archivieren) Papierarchiv Kunde # 12 Datenarchiv Kunde

13 Elektronische/r Versendung/Empfang Aus dem ERP-System als Ausgangspunkt nutzt der Rechnungssteller die relevanten Kundendaten wie Name und Anschrift sowie Leistungsdaten, um z. B. eine PDF-Datei, ggf. mit Zusatzdaten, zu erstellen Die PDF-Datei wird im Haus oder von Fremdfirmen geeignet signiert und per verschickt bzw. zum Download bereitgestellt (ggf. mit Zusatzdaten) Alternativ kann der Rechnungssteller die Rechnung elektronisch faxen (PC- Fax), wobei dem Rechnungsempfänger dann ein erhöhter Aufwand entsteht Zusätzlich archiviert der Rechnungssteller die Rechnung elektronisch Der Rechnungsempfänger erhält die PDF-Datei und kann die Rechnungsdaten sofort in seinem ERP-System weiterverarbeiten Der Rechnungsempfänger kann nachfragen, bezahlen und die empfangene Rechnung elektronisch archivieren Alternativ muss der Rechnungsempfänger Papierrechnungen bzw. Faxe als Bild bzw. OCR scannen und kann dann die Rechnungsdaten dann in seinem ERP- System weiterverarbeiten Elektronische Archivrecherchen sind für Rechnungsersteller und -empfänger sehr effizient und kostengünstig möglich # 13

14 Elektronische/r Versendung/Empfang Papierarchiv Lief./Dienstl. Lieferant/Dienstleister Datenarchiv Lief./Dienstl. Rechnung/Mahnung ausdrucken Rechnung/Mahnung als PDF erstellen, ggf. mit Zusatzdaten Zertifizierungsstelle und -archiv Revisionssicher signieren Lieferant/Dienstleister Kunde Faxen Per Post versenden Kunde Faxen (Computerfax) Optimaler Geschäftsprozess Per /WWW-Frontend versenden/uploaden Manuell lesen, prüfen, genehmigen und überweisen sowie archivieren Kerndaten manuell erfassen und bereitstellen Bild und Text scannen (OCR) Kerndaten automatisch erfassen und ggf. (semi)manuell korrigieren Elektronischen Workflow abarbeiten (teils automatisch, teils manuell genehmigen, überweisen und archivieren) Papierarchiv Kunde # 14 Datenarchiv Kunde

15 Kosten und Einsparpotenziale einer papierbasierten Rechnungsstellung igene Kostenschätzung aus Prozessanalysen: 2 5 Euro für RV, 5 10 Euro für RE und ca % Einsparpotential. Deutsche Unternehmen verschicken jährlich über sechs Milliarden Rechnungen an ihre Partner und Endkunden # 15

16 # 16 Fremdfirmen als Dienstleister Die elektronische Rechnungsstellung kann auch durch einen Dritten, wie z. B. über einen fremden Dienstleister oder auch eine Konzerntochter erfolgen Hierbei ist es nicht notwendig, bereits die zu übermittelnden Rechnungsrohdaten zu signieren. Erst die Schlussrechnung ist mit einer elektronischen Signatur zu versehen, damit die gesetzlichen Rechtsfolgen eintreten Der Einsatz eines Dienstleisters kann ergänzend auch auf Seiten des Rechnungsempfängers Verwendung finden und die erforderliche Prüfung der Signatur mit anschließender Dokumentierung des Prüfergebnisses übernehmen Der Dienstleister kann Versand und/oder Empfang, aber z. B. auch das (OCR-)Scannen von Rechnungen übernehmen

17 arüber hinaus bietet der Einsatz eines Dienstleisters viele weitere Vorteile, z. B.: Übernahme der Schnittstellenkonvertierung Bereitstellen eines abgeschlossenen Serverraumes Bereitstellung des nötigen Fachwissens Reduzierung der notwendigen Investitionen ieser Einsatz von Fremdfirmen erweist sich insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen mit einem geringen Rechnungsaufkommen als interessant. Für einen Rechnungssteller beispielsweise lohnt sich eine eigenständige Durchführung erst ab einer Schwelle von bis Rechnungen monatlich # 17 Fremdfirmen als Dienstleister

18 Papierarchiv Lief./Dienstl. Rechnung/Mahnung ausdrucken Lieferant/Dienstleister Kunde Fremdfirmen als Dienstleister Faxen Per Post versenden Manuell lesen, prüfen, genehmigen und überweisen sowie archivieren Kerndaten manuell erfassen und bereitstellen Lieferant/Dienstleister Zertifizierungsstelle und -archiv Kunde Dl. Bild und Text scannen (OCR) Dl. Dl. Kerndaten automatisch erfassen und ggf. (semi)manuell korrigieren Datenarchiv Lief./Dienstl. Rechnung/Mahnung als PDF erstellen, ggf. mit Zusatzdaten Faxen (Computerfax) Revisionssicher signieren Optimaler Geschäftsprozess Dl. Per /WWW-Frontend versenden/uploaden Elektronischen Workflow abarbeiten (teils automatisch, teils manuell genehmigen, überweisen und archivieren) Dl. Papierarchiv Kunde # 18 Datenarchiv Kunde

19 # 19 Fazit und Handlungsempfehlung Obwohl die technologischen als auch rechtlichen Gegebenheiten vorhanden sind, steckt die elektronische Rechnungsstellung noch in den Kinderschuhen Eine weit reichende Verbreitung erfolgt(e) noch nicht, da ein Henne Ei-Problem vorliegt: Unsere Expertenbefragung (Ca. 50 Entscheider aus Rewe und Controlling) ergab, dass insgesamt 34% der befragten Rechnungsempfänger (noch) nicht implementieren, da ein mangelndes Interesse auf Seiten der Partner und Kunden herrscht. Hinzu kommen weitere 23%, die keinen Bedarf einer Einführung sehen Ergänzend hierzu ermittelte die Itella GmbH einen weit reichenden Kenntnismangel potentieller Nutzer

20 # 20 Fazit und Handlungsempfehlung Dieser Kenntnismangel findet seine Begründung ebenfalls im Bedarfsmangel, aber auch darin, dass die deutsche Signaturgesetzgebung als eine der kompliziertesten im europäischen Vergleich gilt Lösbar ist dieses Problem schon heute durch den Einsatz externer Dienstleister, die sich auf elektronische Rechnungsstellung spezialisiert haben und die technischen und rechtlichen Grundlagen beherrschen Dem steht eine Abneigung deutscher Unternehmen dem Outsourcing von Rechnungsprozessen gegenüber: Die Expertenbefragung ergab, dass nur 24% der Befragten einen Dienstleister einsetzen würden Wichtig ist ein herstellerunabhängiges Consulting

21 Fazit und Handlungsempfehlung Dieses Henne Ei-Problem ist typisch für alle neuen Informations- und Kommunikationstechnologien Z. B. bei der Verbreitung von Fax und war es entscheidend, dass die neuen IuK-Technologien sowohl Sender als auch Empfänger zügig, weitflächig und standardisiert zur Verfügung standen Dienstleister können zum Einsatz kommen, indem sie u. a. den Parteien den Einstieg erleichtern und die technischen Hindernisse beseitigen Eine Alternative ist die stärkere Verbreitung von Standardsoftware, wodurch den Unternehmen ebenfalls Mühen, aber auch evtl. Bedenken abgenommen werden können Sicher ist jedoch, dass sich elektronische Rechnungen mittelfristig überall durchsetzen werden # 21

22 Elektronische/r Versendung/Empfang Papierarchiv Lief./Dienstl. Lieferant/Dienstleister Datenarchiv Lief./Dienstl. Rechnung/Mahnung ausdrucken Rechnung/Mahnung als PDF erstellen, ggf. mit Zusatzdaten Zertifizierungsstelle und -archiv Revisionssicher signieren Lieferant/Dienstleister Kunde Faxen Per Post versenden Kunde Faxen (Computerfax) Optimaler Geschäftsprozess Per /WWW-Frontend versenden/uploaden Manuell lesen, prüfen, genehmigen und überweisen sowie archivieren Kerndaten manuell erfassen und bereitstellen Bild und Text scannen (OCR) Kerndaten automatisch erfassen und ggf. (semi)manuell korrigieren Elektronischen Workflow abarbeiten (teils automatisch, teils manuell genehmigen, überweisen und archivieren) Papierarchiv Kunde # 22 Datenarchiv Kunde