Neue easyjob CRM Funktionen. Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Transkript

1 Neue easyjob CRM Funktionen Die wichtigsten Funktionen im Überblick 1

2 Neue easyjob CRM Funktionen - Inhaltsverzeichnis Die Entwicklung unserer Softwarekomponenten sowie die Dokumentation haben wir mit großer Sorgfalt durchgeführt. Die einzelnen Programmfunktionen unterliegen unseren kontinuierlichen Qualitätssicherungsprozessen. Wir können jedoch Fehler nicht ausschließen. Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr. Die protonic software GmbH geht hiermit keinerlei Verpflichtungen ein. Die in diesem Handbuch beschriebene Software wird auf Basis eines Lizenzvertrages geliefert. Die einzelnen Funktionen werden anhand von Screenshots erklärt. Je nachdem über welche easyjob Lizenz, Betriebssystem oder Office Version Sie verfügen, können sich Funktionen und Screenshots in Ihrer Umgebung zu dieser Anleitung unterscheiden oder erst in späteren Versionen verfügbar sein. Dieses Handbuch oder Ausschnitte aus diesem Handbuch dürfen ohne schriftliche Genehmigung der protonic software GmbH nicht kopiert oder in einer anderen Form vervielfältigt werden. protonic und easyjob sind eingetragene Warenzeichen der protonic software GmbH in Deutschland und anderen Ländern. Microsoft Windows, SQL und Office sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corp. in den USA und anderen Ländern, List & Label ist ein eingetragenes Warenzeichen der Combit Software GmbH. Dokument Version 1.0 März 2017 Dokumentation auf Grundlage der easyjob Version Copyright 2015 protonic software GmbH Frankfurter Landstr Hanau Deutschland 2

3 Neue easyjob CRM Funktionen - Inhaltsverzeichnis Einleitung... 5 Wichtiger Hinweis... 6 Hauptgeschäftsstelle... 6 Support... 6 Training... 6 Schreibkonventionen... 7 Weiter Dokumentation... 8 Neue CRM Funktionen im Überblick Allgemein Benutzerrecht Kommunikation aus CRM-Dashboard Kontakten Kampagnen im CRM-Dashboard Aktivitäten Aktivität Werbemittel Aktivität Notiz Aktivität vertraulich Aktivität Veranstaltung bei Kampagnen Aktivitäten in Kampagne abschließen Aktivitäten Sperrkennzeichen Kommunikationskanäle Adressstammdaten Neue Felder in Adressen und Kontakten Erweiterte Informationen im CRM-Dashboard Lead Funktion CRM-Dashboard auch für Leads Konzernstruktur abbilden Neue Textfelder im Kontakt Aktivitäten zu Kontakten Kontrolloption erfasster Adressen Vereinbarungen Verbindung zwischen Adressen Mehrstufige Branchenauswahl Toolbar Projektmanagement Praktische Timelineansicht CRM-Dashboard und Adressbuch Sperrkennzeichen Kreditlimit Verkaufschance auf Jobebene Absagegrund Quick-Change der Adresse im Projekt

4 Neue easyjob CRM Funktionen - Inhaltsverzeichnis 4

5 Neue easyjob CRM Funktionen - Einleitung EINLEITUNG Wichtig: Informationen und Aufbau dieses Dokumentes 5

6 Neue easyjob CRM Funktionen - Einleitung Wichtiger Hinweis Diese Anleitung gibt eine Einführung in die Vermietsoftware easyjob. Die Entwicklung sowie die Dokumentation der easyjob Vermietsoftware haben wir mit großer Sorgfalt durchgeführt. Die einzelnen Programmfunktionen unterliegen unseren kontinuierlichen Qualitätssicherungsprozessen. Wir können jedoch Fehler nicht ausschließen. Hauptgeschäftsstelle protonic software GmbH Frankfurter Landstr Hanau Deutschland Support Nähere Informationen zu den Supportoptionen finden Sie im Internet unter Zusätzlich steht ein Supportforum zum Austausch mit anderen Anwendern bereit. Sie finden das Supportforum unter Training Wir bieten zu dem umfangreichen Thema speziell angepasste Trainings an. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie über unsere Internetseite und über unseren Vertrieb. 6

7 Neue easyjob CRM Funktionen - Einleitung Schreibkonventionen Die folgenden Schreibkonventionen werden in diesem Dokument verwendet. Lizenzabhängige Funktionen Einzelne Programmfunktionen sind je nach Lizenz in Ihrer easyjob Umgebung verfügbar. Das kann einzelne Programmfunktionen oder auch ganze Module betreffen. Die nur in einzelnen Modulen verfügbare Funktionen sind mit den Mindest-Editionssymbolen s, m, l oder x gekennzeichnet. easyjob S ist in einigen Funktionen eingeschränkt. Hierfür erfolgt kein Hinweis. Die Limitierungen entnehmen Sie der Versions-Vergleichs-Matrix auf unserer Webseite. Funktionen, die nur in Verbindung mit einer Subscription verfügbar sind, sind mit dem Symbol \ gekennzeichnet. Beispiel: l Die Funktion ist nur in easyjob L und easyjob XL verfügbar l\ Die Funktion ist nur in easyjob L und XL mit einer aktuell laufenden Subscription verfügbar. Verweise auf andere Kapitel Verweise auf andere Kapitel und Abschnitte sind unterstrichen und am Bildschirm orange dargestellt. Beispiel: Siehe Abschnitt Error! Unknown switch argument.. Schaltflächen und easyjob Therminologie Schaltflächen, easyjob Therminologie, Systemmeldungen etc. werden kursiv oder mit Buttons dargestellt. Beispiel 1: Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe. Arbeitsschritte, Aktionen und Menüpfade Einzelne Arbeitsschritte, Aktionen oder Menüschritte werden durch das Symbol p voneinander getrennt. Beispiel: easyjob Menü p Ansicht p Monatsübersicht. Wichtige Informationen Wichtige Informationen werden mit orangefarbenen Hintergrund und mit einer Lampe dargestellt. Beispiel: Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. 7

8 Neue easyjob CRM Funktionen - Einleitung Weiter Dokumentation Um Ihnen das Einarbeiten und Nachschlagen zu vereinfachen, haben wir die easyjob Dokumentation in mehrere Teile gegliedert. Eine Übersicht aller Dokumentationen finden Sie auf folgender Internetseite: 8

9 Neue easyjob CRM Funktionen - Einleitung 9

10 NEUE CRM FUNKTIONEN IM ÜBERBLICK Viele neue Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung um Ihre Kundenbeziehungen noch optimaler zu organisieren und zu verwalten. 10

11 Allgemein Benutzerrecht Die Berechtigung Aktivitäten zu löschen kann jetzt individuell vergeben werden. Kommunikation aus CRM-Dashboard Kontakten Direkt aus den Kontakten im CRM-Dashboard kann die Kommunikation ( , etc.) gestartet werden. Kampagnen im CRM-Dashboard Im Dashboard können jetzt auch Kampagnen dargestellt werden. 11

12 Aktivitäten Aktivität Werbemittel Die neue Aktivität vom Typ Werbemittel unterstützt bei der Dokumentation der Verteilung von Werbemitteln. Die Werbemittel werden als Verbrauchsartikel angelegt. Aktivität Notiz Für einfache Notizen gibt es jetzt eine neue Aktivität. Aktivität vertraulich Aktivitäten können als Vertraulich gekennzeichnet und nur mit speziellem Benutzerrecht erstellt, eingesehen und bearbeitet werden. 12

13 Aktivität Veranstaltung bei Kampagnen Bei Kampagnen können Aktivitäten auch als Veranstaltungen dokumentiert und verwaltet werden. Der Status (z. B. Eingeladen, Einladung angenommen) kann sowohl in der Aktivität, als auch im CRM-Dashboard eingesehen werden. Aktivitäten in Kampagne abschließen Aktivitäten in der Kampagne können markiert und gesammelt abgeschlossen (Erledigt) werden. 13

14 Aktivitäten Sperrkennzeichen Kommunikationskanäle Bei Adressen und Kontakten kann ein Sperrkennzeichen für oder Telefon gesetzt werden, wird es über die CRM Kommunikationsebene dennoch versucht, erhält man einen entsprechenden Hinweis, dass diese Adresse für diese Art der Kommunikation gesperrt ist. 14

15 Adressstammdaten Neue Felder in Adressen und Kontakten Unter CRM Erweitert gibt es die Möglichkeit noch detaillierte Informationen als bisher zu dem Kunden zu hinterlegen. Der CRM-Status The next big thing, die Anzahl der Projekte pro Jahr, das jährliche Projektbudget und vieles mehr können festgehalten und für den Vertrieb ausgewertet und genutzt werden. Erweiterte Informationen im CRM-Dashboard Die CRM Erweitert Einträge können Sie auch im Dashboard einsehen. 15

16 Lead Funktion Bevor Sie einen Interessenten (z. B. von einer Messe) in Ihren Adressstammdaten ausführlich anlegen kann dieser als Lead in easyjob geführt werden. Wichtige Informationen für ihr Sales- Team wie Anzahl der Projekte pro Jahr, Umsatz, Anzahl der Mitarbeiter, usw. können angelegt werden. Alle CRM Aktivitäten (Kampagnen, etc.) können für Lead genutzt werden. Wird dieser Interessent (Lead) dann zum Kunden, kann er in die Adressstammdaten problemlos konvertiert werden. CRM-Dashboard auch für Leads Das CRM-Dashboard steht auch für Leads zur Verfügung. 16

17 Konzernstruktur abbilden Um Konzernstrukturen besser abzubilden, kann jeder Adresse eine Mutteradresse zugeordnet werden. In der CRM Übersicht der Adresse werden die Mutteradresse und die Tochterfirmen angezeigt. Auch die Kontakte der Tochterfirmen können in den Kontakten der Mutteradresse ausgegeben werden. 17

18 Neue Textfelder im Kontakt Es stehen neue Textfelder für Quelle, Empfehlung durch und Titel zur Verfügung. Der Kontakt kann ebenfalls mit einem Sperrkennzeichen versehen werden. Aktivitäten zu Kontakten Zu den einzelnen Kontakten können jetzt Aktivitäten angelegt und verwaltet werden. Kontrolloption erfasster Adressen Bereits erfasste Adressen können nochmals überarbeitet und das Kennzeichen Kontrolliert erhalten. Im Navigator werden alle Adressen angezeigt, die noch nicht kontrolliert wurden. 18

19 Vereinbarungen Vereinbarungen (z. B. Rahmenverträge, Absichtserklärungen, etc.) können hier dokumentiert und verwaltet werden. Eine Übersicht aller Vereinbarungen wird im CRM Dashboard angezeigt. Verbindung zwischen Adressen Adressen die in besonderer Beziehung zueinanderstehen (z.b. Lieferant von, Arbeitet für, Kunde von, etc.) können in den Adressstammdaten miteinander verbunden werden. Eine Übersicht aller Verbindungen wird im CRM Dashboard zur Verfügung gestellt. 19

20 Mehrstufige Branchenauswahl Um die Branchenzugehörigkeit der Kunden noch detaillierter darzustellen, wurde die Auswahl der Branchen jetzt mehrstufig angelegt. Zum Beispiel kann der Dienstleister noch in die Eventagentur und in den Messebauer untergliedert werden oder der Bund in verschiedene Länder und diese wiederum in Kommunen. Diese Einträge können in verschiedenen Bereichen (easyjob Business Information Center) ausgewertet werden. Toolbar Es können verschiedene -Aktivitäten direkt über Outlook erstellt werden. Beim Empfangen und Senden von s unterstützt die neue CRM Toolbar. Nach der entsprechenden Auswahl werden die s automatisch den Aktivitäten der jeweiligen Vorgänge zugeordnet. 20

21 Projektmanagement Praktische Timelineansicht CRM-Dashboard und Adressbuch Die neue Timelineansicht zeigt auf einen Blick die Chronik der Adresse und die zugehörigen Aktivitäten/Projekte/Jobs/usw.. Diese können direkt aus der Chronik heraus bearbeitet werden. Sperrkennzeichen Kreditlimit In der Adressauswahl des Projektes ist das Sperrkennzeichen Kreditlimit, die Höhe der offenen Posten und die Summe aus den bestätigten Jobs jederzeit aktuell verfügbar. Im Job und im Kostenplan wird bei der Auftragssumme die Kreditlimitüberschreitung mit einer Warnung angezeigt. 21

22 Verkaufschance auf Jobebene Die Eingabe einer Verkaufschance steht jetzt auch im einzelnen Job zur Verfügung. Entsprechende Auswertungen werden im easyjob Business Information Center und in easyjob heute angezeigt. Absagegrund Bei der Absage eines Jobs oder Projektes kann für spätere Auswertungen ein Absagegrund (z. B. Verloren an Mitbewerber und die zugehörige Adresse) hinterlegt werden. 22

23 Quick-Change der Adresse im Projekt Wird im Projekt eine Aktivität eingerichtet, ist automatisch der Kunde voreingestellt. Um schneller die gewünschte Adresse zu finden, werden ab sofort alle Adressen angezeigt die in dem Projekt vorkommen. 23