Anleitung zur VD18-Setredaktion

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1 Anleitung zur VD18-Setredaktion Stand: VD18-Sets, zuständige Bibliothek, Suffixe Mehrere Titelaufnahmen, die die gleiche Ausgabe bezeichnen, sind durch einen Algorithmus in einem Set zusammengefasst worden. Die Verbindung des Sets geschieht über die VD18- Nummer. Alle Titelaufnahmen eines Sets haben dieselbe VD18-Grundnummer mit unterschiedlichen Suffixen. Die VD18-Nummer befindet sich im MAB-Feld 580 bzw. PICA-Feld In der MAB-Kategorie 088r/PICA 0701 (GBV)/PICA 4260 (SWB) findet sich bei allen zum Set gehörigen Titelaufnahmen die Information, welche Bibliothek das Set bearbeiten wird: Beispiel eines unbearbeiteten Sets: SWB: BVB: BV d$ade r DE VD VD Gesandschaftsreise nach dem Königreiche Ava im Jahre a Gesandschaftsreise nach dem Königreiche Ava im Jahre 1795 HBZ: GBV: 001 HT r DE RedVD18-DE VD VD a Gesandschaftsreise nach dem Königreiche Ava im Jahre Gesandschaftsreise nach dem Königreiche Ava im Jahre 1795 auf Befehl des General- Gouverneurs von Ostindien unternommen von M. Symes Mit der Löschung bzw. der Änderung des Suffix der VD18-Nummer und dem Eintrag der VD18- Redaktion kann der Bearbeitungsstand des entsprechenden Titels im VD18-Projekt anderen Bibliotheken im eigenen Verbund bzw. über Verbundgrenzen hinweg signalisiert werden: Ohne Suffix fertig bearbeitete Titelaufnahme -001 das Set ist noch nicht fertig bearbeitet -002, -003 ff. Titel ist Teil eines VD18-Sets -ddd Titel wurde geprüft und auf ein anderes VD18-Set umgelenkt, ggf. mit Weitergabe der Redaktion und Digitalisierung an einen anderen VD18-Partner 1

2 2. Wichtige Setmanipulationen: A) Titel ist bearbeitet Nach der Bearbeitung der Titelaufnahme wird diese gesperrt (PICA: Feld 0500, MAB: Feld 080) und das Suffix der VD18-Nummer im MAB-Feld 580 (PICA 2192) entfernt. Durch das Abrufzeichen vd18 im Feld 0599 (GBV)/0600 (SWB)/078q (BVB, HBZ) wird die Titelaufnahme für den Datentausch freigegeben. Beispiel GBV: 0500 Aav (Sperrung der Titelaufnahme) 0599 vd18 (Setzen des Abrufzeichens für den Datentausch) 0701 RedVD18-DE VD (Suffix der VD18-Nummer wird entfernt) 4000 Liebmund von Riesenburg oder die eisernen Brüder : eine Sage... / v. Verf. Waldraf des Wandlers [i. e. Joseph Alois Gleich] Beispiel SWB: 0500 Aas (Sperrung der Titelaufnahme) 0600 vd18 (Setzen des Abrufzeichens für den Datentausch) 4260 d$ade VD (Suffix der VD18-Nummer wird entfernt) 4000 Am Tage der ehelichen Verbindung des Herrn D. Eberhardts mit der Demoiselle Kühnöl widmet dieses aus Hochachtung ein Verehrer des Kühnölischen und Eberhardischen Hauses Beispiel BVB/HBZ: (Sperrung der Titelaufnahme) 078q vd18 (Setzen des Abrufzeichens für den Datentausch) 088r DE VD (Suffix der VD18-Nummer wird entfernt) 331a Historische Abhandlung über das hohe Alter der baierischen Landstände 2

3 B) Zusammenführen von dubletten Sets Existieren für eine Ausgabe mehrere Sets, so werden diese zusammengeführt. Dabei werden dublette Sets umgelenkt auf 1. Das bereits fertig bearbeitete Set (falls vorhanden) oder andernfalls auf 2. Das Set mit den meisten Setmitgliedern Die folgenden Arbeitsschritte sind notwendig: Die VD18-Nummer der umzulenkenden Titelaufnahme mit dem Suffix -001 wird mit dem Vortext Ungültig:_ in das Feld 2198 (GBV) bzw (SWB) verschoben 1 Die VD18-Nummer des Zielsets wird mit dem Suffix -ddd in das Feld 2192 (SWB, GBV) bzw. 580 (BVB, HBZ) übernommen Die Angabe der Redaktionsbibliothek in Feld 0701 (GBV) / 4260 (SWB) / 088r (BVB, HBZ) wird ggf. geändert Beispiel (SWB-Format): Ein der SLUB Dresden zugewiesenes Set wird umgelenkt, da diese Ausgabe bereits unter einer anderen VD18-Nummer durch die ULB Halle bearbeitet wurde Set 1 Zuweisung an DE Aau 2192 VD Sciagraphiam Cvriae Provincialis Norimbergensis Magnifici 4260 d$ade-14 Set 2 Zuweisung an DE-3 bereits fertig redigiert und digitalisiert 0500 Aas 2192 VD Sciagraphiam Cvriae Provincialis Norimbergensis Magnifici d$ade-3 Umgelenkte Titelaufnahme aus Set 1: 0500 Aau 2192 VD ddd (VD18-Nummer des Zielsets wird mit dem Suffix -ddd übernommen 2199 Ungültig: VD (Falsche VD18-Nummer wird nach Feld 2199 verschoben) 4000 Sciagraphiam Cvriae Provincialis Norimbergensis Magnifici 4260 d$ade-3 (Angabe der Redaktionsbibliothek wird geändert) 1 In den ALEPH-Verbünden steht derzeit noch kein Feld für die Aufnahme der ungültigen VD18-Nummer zur Verfügung 3

4 Stammt die Titelaufnahme mit dem Suffix -001 des umzulenkenden Sets aus dem eigenen Verbund, so genügt es, sämtliche Setmitglieder im eigenen Verbund auf die oben beschriebene Weise auf das korrekte Set umzulenken, denn für die Setmitglieder in Fremdverbünden besteht über die gespeicherte falsche VD18-Nummer eine indirekte Zugehörigkeit zum neuen Set. 2 Stammt die Titelaufnahme mit dem Suffix -001 des umzulenkenden Sets hingegen aus einem Fremdverbund, so muss eine Benachrichtigung der redigierenden Bibliothek per erfolgen unter Angabe der Identnummer des Katalogisats, der umzulenkenden und der redigierten VD18- Setnummer. 3 C) Titel aus einem Set herauslösen und in ein anderes Set integrieren Wenn der Fall vorliegt, dass einer einzelnen Titelaufnahme eine falsche VD18-Nummer mit Suffix oder höher zugewiesen wurde, sie also einem falschen Set zugeordnet ist, kann dies durch Änderung der VD18-Nummer gelöst werden. Ggf. muss auch die zuständige VD18-Bibliothek geändert werden. Dazu sind die folgenden Arbeitsschritte notwendig: Mit Übernahme der zutreffenden VD18-Nummer mit Suffix -ddd in Feld PICA 2192/MAB 580 wird die Aufnahme dem korrekten Set zugewiesen Die falsche VD18-Nummer wird in Feld 2198 (GBV) bzw (SWB) mit dem vorgeschriebenen Vortext: Ungültig:_ erfasst (derzeit nur in PICA-Verbünden möglich) Die Angabe der redigierenden Bibliothek in Feld PICA 0701 (GBV)/4260 (SWB)/088r (BVB/HBZ) wird geändertbeispiel (GBV-Format): 0500 Aar 0701 RedVD18-DE VD Huldigungs-Predigt, zu Berlin am sechsten Juli (1798) in der Oberpfarr- und Domkirche gehalten von F.S.G. Sack Die o.g. Titelaufnahme ist fälschlicherweise dem Set mit der VD18-Grundnummer VD zugeordnet. Der zu redigierende Titel in diesem Set mit dem Suffix -001 ist der SLUB Dresden zur Bearbeitung zugewiesen: 0500 Aar 0701 RedVD18-DE VD Ausführliche Beschreibung der Reise... des Königs Friedrich Wilhelms III. mit Gemahlin vom 25. Mai bis 1. Juli In den ALEPH-Verbünden gilt vorübergehend eine andere Regelung: Da hier noch kein Feld für die Speicherung der falschen VD18-Nummer existiert, ist eine Benachrichtigung einer VD18-Partnerbibliothek in den anderen Verbünden per notwendig, die dort die notwendigen Änderungen vornimmt. 3 Ansprechpartner in den VD18-Bibliotheken s. unter: (Benutzername: vd18 ; Password: projekt_info) 4

5 Die Titelaufnahme gehört aber korrekterweise in das Set mit der VD18-Grundnummer VD , das der ULB Halle zur Bearbeitung zugewiesen ist: 0500 Aau 0701 RedVD18-DE VD Huldigungs-Predigt zu Berlin am 6. Julius 1798 in der Oberpfarr- und Domkirche gehalten / von F. S. G. Sack Durch die oben beschriebenen Änderungen wird die falsch zugewiesene Titelaufnahme aus ihrem Set gelöst und in das korrekte Set integriert: 0500 Aau 0701 RedVD18-DE-3 (Änderung der redigierenden Bibliothek) 2192 VD ddd (Durch Eintragung der korrekten VD18-Nummer mit Suffix -ddd wird die Titelaufnahme dem korrekten Set zugewiesen) 2198 Ungültig: VD (Die falsche VD18-Nummer wird als ungültig markiert und in Feld 2198 verschoben) 4000 Huldigungs-Predigt, zu Berlin am sechsten Juli (1798) in der Oberpfarr- und Domkirche gehalten von F.S.G. Sack Wird darüber hinaus festgestellt, dass es in den Partnerverbünden weitere falsch zugeordnete Setmitglieder gibt, so sollten möglichst beteiligte Teilnehmerbibliotheken darüber informiert werden, ggf. bereits unter Angabe der korrekten VD18-Nummer für den jeweiligen Titel. Eine Verpflichtung zu dieser Benachrichtigung gibt es nicht. D) Von der zuständigen VD18-Bibliothek nicht bearbeitbare Titel Wenn zugewiesene Titel nicht bearbeitet werden können, wird der Grund dafür durch eine Veränderung des Suffix angegeben. Diese Titel können dann ggf. in der nächsten Projektphase einer anderen Bibliothek zur Bearbeitung zugewiesen werden: -9xx nicht digitalisierbar z.b. VD das vorhandene Exemplar zu diesem Titel ist auf Grund des Erhaltungszustandes nicht digitalisierbar das vorhandene Exemplar ist unvollständig (fehlende Bögen, Einzelseiten, Anhänge usw.) -vxx Verlust z.b. VD v01 zum Zeitpunkt der VD18-Bearbeitung ist kein Exemplar mehr vorhanden (Verlust ohne Ersatz, Restitutionsfall o.ä.) fehlerhafte Zuordnung des Exemplars zum Katalogisat, das bei der Redaktion zum Umhängen des Bestandsnachweises an einen anderen Titel führt 5

6 -nxx nicht relevant 4 z.b. VD n00 Titel ist auf Grund von Fehlern nicht für VD18 relevant (falsches Erscheinungsjahr, fehlende Selektionskriterien in den Gesamtabzügen für die VD18-Selektion Sprache, Erscheinungsort u.a.) E) VD18-Titel, die noch ohne VD18-Nummer sind Für VD18-relevante Titel, die bearbeitet werden sollen, aber noch keine VD18-Nummer haben, kann eine VD18-Nummer über den VD18-Nummerngenerator 5 gezogen werden. Es handelt sich hierbei um Titel, die einem falschen Set zugeordnet wurden, wenn kein korrektes Set existiert, oder um Neuerwerbungen und Neufunde (z.b. in Konvolutbänden), die in den ursprünglichen Datenlieferungen der Verbünde nicht enthalten waren. Achtung: Es ist vor Vergabe einer neuen VD18-Nummer gewissenhaft zu prüfen (Verbünde, VD18- Arbeitsdatenbank), ob nicht doch bereits ein Set für die betreffende Ausgabe existiert. 4 In diesem Fall erfolgt selbstverständlich keine neue Zuweisung 5 6

7 3. Arbeitsschritte bei der VD18-Katalogisierung A) BSB-Recherche Aufgrund der leider hohen Quote von Sets, die einer Bibliothek zur Bearbeitung zugewiesen sind, obwohl auch die BSB diese Titel besitzt, ist es erforderlich, vor der Katalogisierung jeden Titel daraufhin zu überprüfen, ob in der BSB bereits ein Digitalisat vorliegt 6. Ist dies der Fall, so darf der Titel nicht bearbeitet werden, sondern die Sets werden auf die unter 2.B) beschriebene Weise zusammengeführt. Hat die BSB diesen Titel bereits für das VD18 bearbeitet (VD18-Nummer ohne Suffix) so wird das Set auf diese VD18-Nummer umgelenkt. Ist der Titel in der BSB jedoch noch unbearbeitet (VD18-Nummer mit Suffix), so wird die VD18-Nummer genutzt, deren Set die meisten Mitglieder enthält. Ist also das BSB-Set weniger umfangreich als das konkurrierende, so bearbeitet die BSB den Titel unter der VD18-Nummer des konkurrierenden Sets. In den anderen Verbünden muss in diesem Fall nur die Redaktionszugehörigkeit geändert werden, nicht die VD18-Nummer. Die BSB München ist per über die gültige VD18-Nummer zu informieren. Die redaktionelle Bearbeitung wird unabhängig davon, welche VD18-Nummer genutzt wird, der BSB München übertragen. Zur Recherche wird empfohlen, den BSB-OPAC+ 7 zu benutzen und dort immer die Exemplarebene zu überprüfen. Dabei ist auf eingetragene Verluste und Sekundärformen (Mikrofilme u.ä.) zu achten, die für die eigene Zuweisung ignoriert werden können. Für weitere bayerische Bibliotheken werden im BSB-Bestand im Rahmen regionaler Digitalisierungsprojekte Exemplare nachgewiesen. Erkennbar sind die für VD18 bis auf weiteres nicht relevanten Exemplare an den Signaturangaben im BSB-OPAC und der Bemerkung Digitalisierungsprojekt z.b. bei BV Signatur: 999/A.Diss bzw. BV Signatur: 037/4 Bio 972 B) Titel/Verfasser-Recherche in der VD18-Arbeitsdatenbank 8 Diese Recherche gibt Aufschluß darüber, ob es weitere Sets mit anderer VD18-Nummer für dieselbe Ausgabe gibt. Es gibt keine weiteren Sets -> Titel kann bearbeitet werden Es gibt weitere bislang unbearbeitete Sets -> Titel kann bearbeitet werden. Außerdem: Zusammenführen der Sets wie unter 2.B7) beschrieben 6 Hinweis der BSB: Wenn im Digitalisat nicht oder schwer ersichtlich ist, ob das digitalisierte Werk vollständig vorliegt, bitte bei der BSB per nachfragen (Benutzername: vd18 ; Password: Kupferst) 7

8 Es gibt ein weiteres bereits bearbeitetes Set -> Titel wird nicht bearbeitet. Außerdem: Zusammenführen der Sets wie unter 2.B) beschrieben C) Recherche mit trunkierter VD18-Nummer in der VD18-Arbeitsdatenbank Diese Recherche gibt Aufschluß darüber, ob das Set Titel enthält, die nicht hineingehören Falls Titel enthalten, die nicht ins Set gehören: möglichst die verbundeigenen Titel gemäß 2.C) aus dem Set herauslösen und in das korrekte Set integrieren bzw. Partnerbibliotheken in anderen Verbünden informieren (falls mit vertretbarem Arbeitsaufwand zu leisten) D) Titel katalogisieren, fertige Titelaufnahme sperren gemäß 2.A) 8

9 4. FAQ Häufige Fragen Es sind mehrere Sets für eine Ausgabe vorhanden. Welches Set sollte katalogisiert, welches umgelenkt werden? Bitte bearbeiten Sie in diesem Fall das Set, das Ihnen durch das Redaktionskennzeichen zur Bearbeitung zugewiesen ist. Bitte sorgen Sie für eine Zusammenführung der Sets wie unter 2.B) beschrieben Wer übernimmt die Bearbeitung bei dubletten Sets, die unterschiedlichen Bibliotheken zugewiesen sind? Ist eines der beiden Sets der BSB zur Bearbeitung zugewiesen oder liegt in der BSB bereits ein Digitalisat vor so bearbeitet die BSB. In diesen Fällen bitte die Sets mit Hilfe der VD18-Nummer des Sets mit den meisten Titelaufnahmen zusammenführen und BSB für die Redaktion benachrichtigen. Möglichst auch andere Bibliotheken des umzulenkenden Sets per auf die Dublette hinweisen. Andernfalls bearbeitet die Bibliothek, die zuerst darauf stößt. Auch in diesem Fall sind die Sets zusammenzuführen und die andere Bibliothek ist per auf die Dublette hinzuweisen. Darf ich ein Set bearbeiten, das einer anderen Bibliothek zugewiesen ist? Grundsätzlich nein, aber: Soll z.b. im Rahmen der Abarbeitung von Benutzerwünschen an die eigene Bibliothek ein Digitalisierungsauftrag für einen Settitel realisiert werden, der einer anderen Bibliothek zur Bearbeitung zugewiesen ist, kann nach Rücksprache mit dieser Bibliothek die Redaktion übertragen werden, dazu ist dann MAB-Feld 088r(PICA 0701bzw. 4260) entsprechend zu korrigieren. Darf ich ein nicht zugewiesenes Set bearbeiten? Ein Set, das bisher noch keiner anderen VD18-Bibliothek zur Bearbeitung zugewiesen ist, darf bearbeitet werden. Bitte prüfen Sie zuvor in der VD18-Arbeitsdatenbank gründlich, ob das Set tatsächlich frei ist und ob nicht ggf. die Ausgabe doch schon unter abweichender VD18-Nummer einer anderen Bibliothek zugewiesen wurde. Welche Titelaufnahme innerhalb des Sets soll bearbeitet werden? Immer die mit Suffix -001? Nein. Es darf auch ein Datensatz des eigenen Verbundes bearbeitet werden, der ein untergeordnetes Suffix besitzt (-002, -003, 004 usw.), z.b. wenn es sich dabei um eine bessere Aufnahme handelt als die -001er oder an der -001er nur wenige Bibliotheken Bestand haben, an der anderen Aufnahme aber mehrere. Das Suffix -001 in der nicht genutzten Titelaufnahme wird in diesem Fall in ddd geändert 9

10 Es gibt Sets, deren Bestandteile zwar identische VD18-Nummern haben, aber unterschiedliche Redaktionen. (Beispiel: VD mit Redaktionskennzeichen DE-7, VD aber mit Redaktionskennzeichen DE-14) Wie soll damit verfahren werden? Die Bibliothek, deren ISIL in der -001er-Aufnahme genannt ist, bearbeitet das Set. Im eigenen Verbund werden die falschen Redaktionsvermerke geändert. Eine Information an die anderen Verbünde ist nicht notwendig. Was ist zu tun, wenn sich herausstellt, dass ein bereits redigierter Titel unvollständig ist? Die Bibliothek mit dem unvollständigen Exemplar wird per Mail benachrichtigt und muss in der Print- Masteraufnahme die Umfangsangabe entsprechend korrigieren. Auch in der Online-Aufnahme des unvollständigen Exemplars sollte die Umfangsangabe korrigiert und in einer Fußnote auf die Unvollständigkeit des Digitalisats hingewiesen werden. Ob das vollständige Exemplar mit der identischen VD18-Nummer zusätzlich digitalisiert wird, hängt vom Umfang der fehlenden Teile ab und liegt im Ermessen der bearbeitenden Bibliothek. Wie ist die Vorgehensweise, wenn bereits Digitalisate, die dem VD18-Standard entsprechen (Strukturdaten etc.), von anderen Bibliotheken vorliegen? Ist eine VD18-Bibliothek betroffen, sollte die Zuweisung an die betreffende Bibliothek abgegeben werden. Digitalisate anderer Bibliotheken bleiben unberücksichtigt. 10