Betriebsprüfung mit der E-Business Suite: Wie integriert man IDEA?

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1 Betriebsprüfung mit der E-Business Suite: Wie integriert man IDEA? Axel von Riegen Primus Delphi Group GmbH Warngau bei München Schlüsselworte: Oracle E-Business Suite, Betriebsprüfung IDEA, Datenexport GDPdU Z3-Verfahren Einleitung Zunehmend werden Betriebs- und Steuerprüfungen seitens der deutschen Finanzverwaltung digital durchgeführt. Dabei zeichnet sich ein Trend zur Datenträgerüberlassung, dem sogenannten Z3 Verfahren ab. Die Datenträgerüberlassung kann für Unternehmen ohne sachkundigen Systemverwalter aber eine schwierige und kostenintensive Angelegenheit sein. Dieser Vortrag zeigt eine Lösung für die digitale Betriebsprüfung in Implementierungen der Oracle E-Business Suite auf, die in ebs Release 11.5 und 12 für die verschiedenartigen System-SetUps eine allgemeingültige Lösung sein kann. Die elektronische Betriebsprüfung Die Einführung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (kurz GDPdU) hat mit Ihrem Inkrafttreten zum viele Betriebe aufgeschreckt und viele, teilweise hektische Aktivitäten in der Arbeit an Archiv- und Dokumenten-Managementsystemen ausgelöst. Zunächst gab es seitens der Finanzverwaltungen noch eine sehr abwartende Haltung gegenüber der digitalen Betriebsprüfung unter GdPDU, es zeigt sich aber, insbesondere im süddeutschen Raum, dass die Quote der digitalen Betriebsprüfung sich in den kommenden Jahren stark erhöhen wird. Die neuen Prüferbefugnisse beinhalten drei unterschiedliche Zugriffsarten. In meinem Vortrag soll über den als Z3-Zugriff bezeichneten Zugriff auf Datenträger gesprochen werden. Dabei stellt der Geprüfte die prüfungsrelevanten Daten auf einem Datenträger zur Verfügung und wird dabei die Kontrolle darüber behalten können, welche Daten ausgehändigt werden sollen und welche nicht. Unter anderem daher liegt in dieser Vorgehensweise ein Vorteil gegenüber den Zugriffarten Z1 (Unmittelbarer Zugriff des Prüfers auf das FiBu System) und der Zugriffsart Z2 (Mittelbarer Zugriff mithilfe abzustellenden Personals durch den Prüfer).

2 Die Wahl der Zugriffsmethode erfolgt jedoch in jedem Fall in Absprache mit dem Prüfer. Für die Datenträgerüberlassung nach dem Z3-Zugriffsverfahrenn ist es notwendig, dass die Daten vom steuerpflichtigen Unternehmen (oder dem beauftragten Steuerberater, buchführenden (Sub-)Unternehmen, etc.) in maschinell auswertbarer Form auf geeigneten Datenträgern bereitgestellt werden. Unter dem Begriff maschineller Auswertbarkeit versteht die Finanzverwaltung den wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen. Um eine solche Auswertbarkeit oder Verwertbarkeit zu erreichen, ist es notwendig, dass die Dateiformate für die Datenträgerüberlassung definiert und standardisiert werden. Für die Oracle E-Business Suite gibt es bisher noch keine standardisierte Schnittstelle, daher wollen wir erreichen, dass die aus der E-Business Suite abgezogenen Daten dem behördlich genehmigten Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung von audicon entsprechen. Dieser Beschreibungsstandard ist vom , also schon ein wenig alt, aber immer noch gültig und aktuell. Dieser Standard beschreibt die Daten mittels XML wobei die Daten selber in einem CSV Format vorliegen können welches der XML Beschreibung entspricht. Ein durchgehendes XML auch für die Daten an sich ist derzeit nicht vorgesehen. Die Schwierigkeit bei einer automatischen Lösung liegt in der automatischen fehlerfreien Generierung dieser beschreibenden XML-Indexdatei, denn nur mit dieser können Formate (Datum, numerische Felder, Zeichensatz) und Verknüpfungen der Daten für den Prüfer ersichtlich sein, so dass der Prüfer ohne große EDV Kenntnisse die Daten verstehen und mit diesen arbeiten kann. Seitens Oracle wird die digitale Betriebsprüfung im Standard für das Z1 und das Z2 Verfahren unterstützt. Beim komfortablen und anzustrebenden Z3 Verfahren jedoch war mir noch keine Lösung bekannt, welche die zu prüfenden Daten automatisch in einer Form bereitstellt, dass diese ohne Konvertierungen mittels des Smart-X Import-Assistenten für GdPdU in IDEA importiert werden können, so dass Felder und auch Feldbeschreibungen vorliegen können. Laut Vorgaben der Finanzverwaltung erfolgen sämtliche Z3-Prüfungen mit der ausgewählten Software IDEA von audicon. Der Einsatz von IDEA wird sich kurzfristig als Standardverfahren, besonders bei der Vorbereitung der eigentlichen Außenprüfung etablieren, daher ist es von großem Vorteil, wenn man in der Lage ist, die steuerrelevanten Daten in der gewünschten Form bereitzustellen, ohne dass Konvertierungsarbeiten oder Formatumwandlungen vorgenommen werden müssen. Steuerrelevante Daten in der E-Business Suite Eine zu klärende und wichtige Frage für eine automatische Lösung ist sicherlich: Wie definiert die Finanzverwaltung steuerlich relevante Daten?

3 Hierzu gibt es aber leider keine allgemeingültige Definition. Je nach Einzelfall und Art des Unternehmens können Daten bei einem Steuerpflichtigen von steuerlicher Bedeutung sein, bei einem anderen jedoch nicht. Deshalb kann es keine Festlegung allgemeiner Art geben. Nach den GDPdU ist es Aufgabe des Steuerpflichtigen die steuerrelevanten Daten von den anderen Daten abzugrenzen. Darin liegt nicht nur Arbeit, sondern auch ein Vorteil, denn es kann so vermieden werden, dass der Prüfer mehr Daten zu Gesicht bekommt als ihn eigentlich interessieren sollten. Gibt es über die Abgrenzung der Daten Meinungsverschiedenheiten zwischen Steuerpflichtigen und Steuerprüfer, ist im Einzelfall zu entscheiden, welche Folgerungen zu ziehen sind. Sind Daten versehentlich zu viel überlassen, so besteht kein Verwertungsverbot gegenüber der Prüfung. Es ist also durchaus von Vorteil die überlassenen Daten im Detail zu kennen. Aus Erfahrungen bei Betriebsprüfungen mit der Oracle E-Business Suite und Gesprächen mit in diesen involvierten Betriebsprüfern und auch Wirtschaftsprüfern haben wir die steuerlich relevanten Daten für die E-Business Suite wie folgt definiert: Direkte Buchungen. Dies sind alle Buchungen die nicht aus den Bereichen Kreditoren, Debitoren, Einkauf sowie Lager (inkl. Fertigung) erfolgt sind. Also in erster Linie manuelle Buchungen im GL. Auch Buchungen aus angebundenen Fremdsystemen fallen in diesen Abschnitt. Kreditorenbuchungen Alle Buchungen von Kreditorenrechnungen und deren Zahlungsbuchungen und zugehörigen Bank-Abstimmungsbuchungen. Hierbei werden Nebenbuchinformationen wie z.b. Kreditorennummer, sowie Rechnungs- und interne Belegnummer mit angegeben. Kreditorenstamm In den Kreditorenbuchungen findet sich nur die Kreditoren- oder Lieferantennummer. Hier findet man die vollständige Bezeichnung des Kreditoren. Dabei wird die Verknüpfungsfunktionalität in den an IDEA zu übermittelnden Daten genutzt. Debitorenbuchungen Diese bestehen nicht nur aus Fakturabuchungen (Rechnungen und Gutschriften) sondern ebenfalls aus Zahlungen, Gutschrifts-Zuordnungs-Buchungen und Forderungs-Korrekturen. Debitorenstamm In den Debitorenbuchungen findet sich nur die Debitoren- oder Kundennummer. Eine vollständige Bezeichnung des Geschäftspartners inklusive UID Nummer erfolgt in dieser Datentabelle Einkaufsbuchungen Das Einkaufsmodul der Oracle E- Business Suite bucht aus dieser Quelle die externen Wareneingangsbuchungen und deren Auslieferung an das Lager und die Rücklieferungen an Lieferanten. Es erfolgt keine Einzelauflistung der Bestellvorgänge, sofern noch kein Wareneingang im

4 Betrachtungszeitraum vorliegt, und es erfolgt keine Weitergabe von Daten aus dem Angebotswesen mit den Lieferanten. Lager-Detailbuchungen Jede Artikelbewegung im Bereich Lager (außer Fertigungsbuchungen) der eine Buchung zugrunde liegt wird ausgewiesen. Dazu zählen Lagertransferbuchungen und die sogenannten Cost of Goods Sold -Buchungen Fertigungs-Detailbuchungen Jedes bei der Fertigung gebuchte Kostenelement wird detailliert mit Arbeitsplanreferenz ausgewiesen. Die Fertigungsbuchungen müssen mit ausgehändigt werden wenn diese nicht explizit in einem zweiten Buchungskreis Materialkostenrechnung geführt werden und Bestandteil der Finanzbuchhaltung sind. Materialwirtschaft-Summenbuchungen Alternativ zu den Lager-Detailbuchungen und den Fertigungs-Detailbuchungen können auch summierte Buchungen ohne Artikel- und Arbeitsplanreferenzen exportiert werden. In vielen Fällen ist dies unter Absprache mit dem Betriebsprüfer hinreichend Jahressalden Die Jahressalden je Sachkonto werden ebenfalls importiert. Damit ist eine Kontrolle mit den übermittelten Buchungen möglich. Die Salden erfolgen in Soll und Haben je Periode und Sachkonto. Hier wird auch neben dem Kontenwert die Kontenbeschreibung in deutscher Sprache mitgegeben. Sämtliche Buchungen werden nur bezüglich des als natürliches Konto gekennzeichneten Konto-Flex-Feld Segments mitgegeben. Informationen über Kostenstellen, Profitcenter und alle weiteren Segmente des Konto-Flex-Feldes unterbleiben. Diese Datensammlung bezieht sich auf bisherige Erfahrungswerte. Es ist möglich, eigene neue Datenabfragen in den Import mit einzubinden, sofern weitere Informationen für die Betriebsprüfung benötigt werden oder die Intention besteht, dem Prüfer weitere Daten zu überlassen. Technische Integration mit IDEA über eine neue Anwendung Im Vortrag ist eine Live-Demonstration des von der Primus Delphi Group entwickelten Programmes PDG ebs export to IDEA an einer Vision-Demo_Umgebung der Oracle E- Business Suite enthalten. Für den zu erstellenden Datenextrakt wird eine in Java entwickelte Zusatzsoftware auf einem PC gestartet. Es ist keine Installation von Datenbankobjekten auf dem Server erforderlich, der Zugriff erfolgt über den Client. Die Software erstellt die Datenextraktion in einem für IDEA auswertbaren Format. Die erzeugten *.csv Dateien sind ebenfalls in Excel anzeigbar, und können daher von Anwendern

5 die sich nicht im Besitz einer IDEA Softwarelizenz befinden, vor der Aushändigung an den Prüfer kontrolliert werden. Die Daten samt beschreibender INDEX.XML Datei können auf beliebige Datenträger geschrieben werden. Die Daten werden dem Prüfer ausgehändigt, der diese in IDEA importiert und dort die Prüfungssoftware für die Betriebsprüfung nutzt. Abb. 1: Anmeldebildschirm der Export-Software Zunächst werden die Verbindungsdaten zur Datenbank festgelegt. Diese sind für den Aufbau einer JDBC-Thin-Client Verbindung notwendig. Die Verbindung kann getestet werden, bevor mit der Festlegung des Datenextrakts fortgefahren wird. Es werden keine Daten in die Datenbank geschrieben, daher ist eine Leseberechtigung auf die Tabellen hinreichend. Abb. 2: Technische Zugangsdaten

6 Im nächsten Schritt werden die Parameter für den Datenextrakt festgelegt. Welche Firma soll exportiert werden und für welchen Zeitraum soll den Datenextrakt erfolgen? Typischerweise ist dies ein Geschäftsjahr. Es ist aber möglich, den Zeitraum auf eine Buchungsperiode, typischerweise ein Kalendermonat, zu beschränken. Abb. 3: Parameterbildschirm der Export-Software Im dritten und letzten Schritt bei der Arbeit mit der Software werden die Abfragen, welche für diesen Datenextrakt benötigt werden, festgelegt. Dies geschieht durch Aktivieren der Checkbox in der Spalte Export. Sobald dies festgelegt ist, kann der Export aus dieser Applikation heraus direkt gestartet werden. Der Status des Programmes für jede Datenabfrage wird sofort aktualisiert. Die Schnelligkeit des Datenexports hängt von der Menge der zu exportierenden Daten ab. Einige oder gar Buchungen im Geschäftsjahr sind sicherlich zu erwarten. Abb. 4: Festlegung der benötigten Abfragen für den Datenexport auf den Datenträger

7 In der Präsentation wird auch der Import in die Software IDEA von Audicon anhand des erzeugten Datenextrakts demonstriert. Dieser erfolgt mit einem Import Assistenzen, der leicht zu bedienen ist. Wir werden uns die Daten in IDEA dann kurz ansehen, aber keinerlei Prüffunktionen, wie etwa die Chi-Quadrat-Methode oder Stichprobenauswahlen, durchführen. Kontaktadresse: Axel von Riegen Primus Delphi Group GmbH Birkerfeld 15 D Warngau Telefon: +49(0) Fax: +49(0) Internet: