Praktische Prüfung von steuerrelevanten Daten mit IDEA. Dr. Axel Becker, Audicon GmbH

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1 Praktische Prüfung von steuerrelevanten Daten mit IDEA Dr. Axel Becker, Audicon GmbH

2 2 Audicon Software-Lösungen und Dienstleistungen für Audit, Risk und Compliance Modulare Lösungen von der ad-hoc-datenanalyse bis hin zu leistungsstarken Monitoring- und Eskalations-Frameworks Robuste und ressourcenschonende Datenbereitstellungsprozesse (z.b. SAP ) Einzigartige Kombination aus Prüfungs-Know-how und Technologiekenntnissen Enge Zusammenarbeit und Austausch mit Fachverbänden (IDW, DIIR, XBRL ) Offizieller Lieferant der Finanzverwaltung, Zollbehörden, Staatsanwaltschaften, Rechnungshöfe für die Prüfsoftware IDEA Fachwissen Integration Technische Lösungen Marktführer in Deutschland mit Lösungen für prüfende Berufe 100 der 120 umsatzstärksten Unternehmen in Deutschland 80 der 100 größten deutschen Prüfungsgesellschaften Beratung Prozessanalyse IKS Datenanalyse Automatisierung IKS

3 3 Agenda 1 Gesetzliche Anforderungen / Historie zum Datenzugriff 2 Hintergründe zum Beschreibungsstandard 3 Live Präsentation - Datenanalyse mit der Prüfsoftware IDEA 4 Praxiserfahrung: Definition des Umfangs steuerrelevanter Daten

4 4 Gesetzliche Anforderungen/ Historie zum Datenzugriff Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001: Nach 147 Abs. 6 AO ist der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (steuerlich relevante Daten). Bei der Datenträgerüberlassung (Abschnitt I Nr. 1 Buchstabe c) sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z. B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen.

5 5 Gesetzliche Anforderungen/ Historie zum Datenzugriff Aus den GoBD Datenträgerüberlassung (Z3) (Rz. 167) (BMF ) Die Finanzbehörde kann ferner verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank), und elektronische Dokumente und Unterlagen auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden.

6 6 Hintergründe zum Beschreibungsstandard Import-Schnittstelle der Prüfsoftware IDEA bot in 2002 bereits eine große Bandbreite an importierbaren Datenformaten ASCII fixe Länge ASCII zeichensepariert EBCDIC Lotus dbase Excel Access Drucklisten Große Unsicherheiten bei Steuerpflichten und Softwareherstellern hinsichtlich des zur Verfügung zu stellenden Datenformates bei Datenträgerüberlassungen in 2002 Auf Seite der Finanzverwaltung häufig Probleme beim Einlesen der Datenträger und damit verbundene Verzögerungen in den laufenden Prüfungen Frust bei Steuerpflichtigen, Softwareherstellern und Prüfern!

7 7 Hintergründe zum Beschreibungsstandard Sind Drucklisten als Datenformat GDPdU-konform?

8 8 Aufbereitung Beschreibungsstandard zur maschinellen Auswertbarkeit Sowohl die steuerlich relevanten Daten als auch die Beschreibungsdaten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfung müssen maschinell auswertbar sein. Der von der Finanzverwaltung empfohlene Beschreibungsstandard garantiert die maschinelle Auswertbarkeit.

9 9 Beschreibungsstandard Variable Länge oder zeichenspeariert

10 10 Hintergründe zum Beschreibungsstandard Information zum Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung (BMF ) In Zusammenarbeit mit Herstellern von Entgeltabrechnungs-, Finanzbuchhaltungs- und Archivierungssystemen sowie dem deutschen Vertrieb der bundeseinheitlichen Prüfsoftware IDEA hat die Finanzverwaltung eine einheitliche technische Bereitstellungshilfe zur Format- und Inhaltsbeschreibung der steuerlich relevanten Daten entwickelt. Da diese Schnittstelle eine problemlose Datenübergabe bei angeforderter Datenträgerüberlassung gewährleistet, empfiehlt sich deren Bedienung auf freiwilliger Basis für Softwarehersteller und buchführungspflichtige Unternehmen.

11 11 Hintergründe zum Beschreibungsstandard Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung (BMF ) Da gerade die Datenträgerüberlassung dem geprüften Unternehmen erhebliche Probleme bereiten kann, werden nachfolgende Informationen zur Datenträgerüberlassung als Hilfe bereitgestellt. Die Finanzverwaltung hat mit Softwareherstellern sowie dem deutschen Vertrieb der bundeseinheitlichen Prüfsoftware der Finanzverwaltung IDEA (Firma Audicon GmbH) eine einheitliche, technische Bereitstellungshilfe zur Format- und Inhaltsbeschreibung der aufzeichnungs- und aufbewahrungs-pflichtigen Daten entwickelt. Umfang, Struktur oder Bezeichnung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten werden durch den Beschreibungsstandard nicht vorgegeben.

12 12 IDEA Historie Erste Version IDEA 1986 in Canada 90 Länder, 19 Sprachen Wirtschaftsprüfer/Interne Revision IDEA: Offizielles Prüfungswerkzeug Betriebsprüfung seit 2002 (GDPdU - Z3-Datenträgerüberlassungen) Ertragsteuer/Umsatzsteuer/Lohnsteuer Zollprüfung seit 2005 (GDPdUZ 2007) Import/Export IDEA-Datenanalyse flächendeckend ab 2015/2016 geplant Sonstige Anwendergruppen Bundesrechnungshof, Landesrechnungshöfe, Polizeibehörde (BKA, LKAs), Staatsanwaltschaft, Insolvenzverwalter, kommunale Prüfer, Rechnungsprüfungsämter

13 13 Die Prüfsoftware IDEA Interactive Data Extraction and Analysis Bandbreite der Datenimportformate ASCII, EBCDIC XML, SAP/AIS Excel, dbase, Access Print spools, PDF Direkter Datenbankzugriff (ODBC) Dateigröße bis zu 2TB, 2.1 Mrd. Datensätze, Felder Datenverarbeitungs-Funktionen Feldbearbeitung, Indizieren Verbinden und Anhängen von Tabellen Datenanalyse-Funktionen Feldstatistik, Filtern, Extrahieren Schichtung, Altersstrukturanalyse Lücken- und Dublettenanalyse Summierung, Vergleichen von Tabellen, Pivot-Tabelle Statistische Funktionen Benford Analyse Korrelation, Trendanalyse, Zeitreihenvergleich 100% der Daten Nachvollziehbarkeit Standardisierbarkeit

14 14 Live Präsentation IDEA Praktische Prüfung von steuerrelevanten Daten Vorstellung wesentlicher Elementarfunktionen

15 15 Praxiserfahrung: Definition des Umfangs steuerrelevanter Daten Top down Ansatz (steuerrelevante Reports Auszug Finance) Beleg-Journal Buchungsschlüssel Belegarten Sachkontenplan Debitorenplan Kreditorenplan Saldenlisten Sachkonten Saldenliste Debitoren Saldenliste Kreditoren OP Sachkonten OP Debitoren OP Kreditoren Änderungsbelege Pfad der steuerrelevante Daten Ausgehend vom Hauptbuch In alle Nebenbücher In alle Vor- und Nebensystem Granularität auf Einzelpostenebene, Stammdaten, Änderungshistorien

16 16 Praxiserfahrung: Definition des Umfangs steuerrelevanter Daten Handreichungen der Finanzverwaltung (offizielle & inoffizielle Standards) Braunschweiger Modell - 23 DART Segmente (ca. 2010) NRW Modell 56 DART Segmente (ca. 2011) BW Modell 34 DART Segmente DLS (Digitale Lohnschnittstelle) 8 Dateien (2011) Bundeskonventionen zu den Standardtabellen im Bereich der Kassenbuchhaltung 4 Dateien (2011) Bundeseinheitlich abgestimmtes Datenmodell (BEA) 93 DART Segmente (2016)

17 17 Vielen Dank für Ihr Interesse! Dr. Axel Becker Audicon GmbH Bereichsleiter IT-Consulting Leiter GoBD-Consulting Neuer Zollhof 3 D Düsseldorf Tel: axel.becker@audicon.net Dr. Axel Becker beschäftigt sich seit nunmehr 20 Jahren mit dem Thema Datenanalyse. Für die Audicon GmbH ist Dr. Becker seit 2002 in leitender Funktion im Bereich IT-Consulting tätig und damit verantwortlich für alle Projekte und Dienstleistungen zu den Datenanalyseprodukten von Audicon. Darüber hinaus ist er verantwortlich für die GoBD-Beratung.

18 18 Die IDEA -Produktfamilie Datenanalyse-Lösungen Makro-Container mit hunderten von Prüfungsmakros und herstellerspezifischen Schnittstelle Seit 2007 auch im Zugriff der Finanzverwaltung! Kontinuierlich AIS TaxAudit Prof. SmartAnalyzer Standardisiert Ad-hoc Grad der Automatisierung

19 19 Standardisierte Datenanalyse mit AIS TaxAudit/SmartAnalyzer Nahezu selbstständige Daten- Aufbereitung Vollprüfung mit bewährten Prüfroutinen Nachvollziehbare Auswahl von Folgeaktionen Workflow Wertezuordnung Schnittstellen Prüfungsschritte Interpretationshilfen Bericht und Export

20 20 SmartAnalyzer Maßgeschneiderter Prüfcontent über Apps Integriert in IDEA Workflow gestützt Integrierte Datenanforderungen Prüfcontent für unterschiedliche Bereiche SmartAnalyzer Entwicklungs-Framework - internationale Entwicklergemeinde