Rechtliche Hintergründe und steuerliche Aspekte der digitalen Rechnung (GdPdU)

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1 Tax & Risk Advisory Services Rechtliche Hintergründe und steuerliche Aspekte der digitalen Rechnung (GdPdU) Klaus Keller Steuerberater 1

2 Agenda Elektronische Rechnung und Steuern Rechnungsrichtlinie der EU Umsatzsteuergesetz Keine Buchung ohne Beleg (?) Datenzugriff der Finanzverwaltung Involvierte Bereiche/System Projektvorgehensweise Chancen & Risiken 2

3 Elektronische Rechnung und Steuern Richtlinie 2001/115/EG des Rates vom 20. Dezember (Rechnungsrichtlinie) Ausgangslage: Der Rat (Wirtschaft und Finanzen) wies im Juni 1998 in seinen Schlussfolgerungen auf die Notwendigkeit hin, für die elektronische Rechnungstellung unter Wahrung der Kontrollmöglichkeiten der Steuerverwaltungen einen Rechtsrahmen zu schaffen. 3

4 Elektronische Rechnung und Steuern Richtlinie 2001/115/EG des Rates vom 20. Dezember (Rechnungsrichtlinie) Ausgangslage: Um ein reibungsloses Funktionieren des Binnenmarkts zu gewährleisten, ist es daher notwendig, auf Gemeinschaftsebene für die Zwecke der MWSt. eine harmonisierte Liste der Angaben, die jede Rechnung enthalten muss, aufzustellen und für die elektronische Rechnungstellung, die elektronische Aufbewahrung der Rechnungen und für die Gutschrift sowie die Verlagerung der Rechnungstellung auf Dritte eine Reihe gemeinsamer Modalitäten festzulegen. 4

5 Elektronische Rechnung und Steuern Richtlinie 2001/115/EG des Rates vom 20. Dezember (Rechnungsrichtlinie) Vorgabe: Rechnungen können auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg übermittelt werden. Elektronisch übermittelte Rechnungen werden von den Mitgliedstaaten akzeptiert wenn folgendes gewährleistet wird: Echtheit der Herkunft Unversehrtheit des Inhalts 5

6 Elektronische Rechnung und Steuern Richtlinie 2001/115/EG des Rates vom 20. Dezember (Rechnungsrichtlinie) Verfahren: fortgeschrittene elektronische Signatur bzw. elektronische Signatur die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und von einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gemäß Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober

7 Elektronische Rechnung und Steuern Umsatzsteuergesetz 14 Umsatzsteuergesetz Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln. 7

8 Elektronische Rechnung und Steuern Umsatzsteuergesetz 14 Umsatzsteuergesetz Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch: (Nr. 1) eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter- Akkreditierung oder (Nr. 2) elektronischen Datenaustausch (EDI) - und zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung auf Papier oder unter den Voraussetzungen der Nr.1 auf elektronischem Weg übermittelt wird. 8

9 Elektronische Rechnung und Steuern - Keine Buchung ohne Beleg (?) OFD München , Zur Erfüllung der Belegfunktion sind die Angaben zur Kontierung zum Ordnungskriterium für die Ablage zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich (GoBS). 9

10 Elektronische Rechnung und Steuern - Keine Buchung ohne Beleg (?) OFD München , Zur Erfüllung der Belegfunktion sind die Angaben zur Kontierung zum Ordnungskriterium für die Ablage zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich (GoBS). 10

11 Elektronische Rechnung und Steuern - Keine Buchung ohne Beleg (?) OFD München , Problem: Elektronische Abrechnungen sind auf einem Datenträger zu speichern, der Änderungen nicht mehr zulässt. Eine Kontierung auf der Rechnung ist demnach nicht möglich, da der Originalzustand erhalten bleiben muss. 11

12 Elektronische Rechnung und Steuern - Keine Buchung ohne Beleg (?) OFD München , Lösung: an die Rechnung wird ein Datensatz angehängt dieser enthält die für die Buchung notwendigen Informationen. und muss mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann. 12

13 Agenda Elektronische Rechnung und Steuern Datenzugriff der Finanzverwaltung Involvierte Bereiche/System Projektvorgehensweise Chancen & Risiken 13

14 Datenzugriff der Finanzverwaltung Steuerrechtliche Anforderungen Wesentliche Normen und Erlasse Aufbewahrungsfristen ff. AO Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen und 147 AO, Erlass des BMF vom 16. Juli Abs. 2 AO Eröffnungsbilanz und JA zwingend in Papierform Alle anderen Unterlagen nach Wahl in Papierform oder auf Bildoder Datenträgern aufbewahrt werden Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege müssen bildlich und alle anderen inhaltlich übereinstimmen 14

15 Datenzugriff der Finanzverwaltung Steuerrechtliche Anforderungen Ab dem 1. Januar 2002 sind elektronisch erstellte, steuerrelevante Daten so vorzuhalten, dass die maschinelle Auswertbarkeit gegeben ist. Keine Erleichterung der Aufbewahrungspflichten bei Systemwechsel Konsequenz: Archivierung von Flat-Files ist nicht ausreichend Datenbestand und Funktionalitäten des Altssystems sind im Neusystem zur Verfügung zu stellen 15

16 Datenzugriff der Finanzverwaltung BFH-Urteil vom 19. August 2002 Leitsatz: Für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der das Unternehmen gemäß 257 HGB und 147 AO verpflichtet ist, ist im Jahresabschluss eine Rückstellung zu bilden. Gesetzliche Grundlage der Rückstellungsbildung: 249 I HGB: Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten... zu bilden. 16

17 Datenzugriff der Finanzverwaltung Einsatzgebiete Anwendungsbeispiele: Umsatzsteuerverprobung Umsatzsteuerkonsolidierung Feststellung der Vollständigkeit der Einnahmen Ermittlung des Pauschalansatzes bei Pauschalwertberichtigungen auf Forderungen Ermittlung von Lagerbeständen und Abschreibungen Ermittlung der Herstellkosten bei fertigen, unfertigen Erzeugnissen Nicht erlaubt: Einsatz von Prüfersoftware auf dem System der Unternehmen Fernabfragen (Online-Zugriff), es sei denn die EDV-Verarbeitung erfolgt bei Dritten (Datev etc.) 17

18 Datenzugriff der Finanzverwaltung Grundsatz der Verhältnismäßigkeit Grundsatz: Keine Einspeisung von vor dem 1. Januar 2002 archivierter Daten, wenn dies mit unverhältnismäßig hohem Aufwand verbunden wäre Unverhältnismäßiger Aufwand: Bereitstellung von zusätzlicher Speicherkapazität Nochmalige Erfassung der Daten Wechsel des Hard- oder Softwaresystems Wiedereinspielung der Daten ins Produktivsystem 18

19 Datenzugriff der Finanzverwaltung Zugriffsbereiche Primärbereich Finanz-, Anlagen-, Lohnbuchhaltung Sekundärbereich Material- und Warenwirtschaftssysteme, soweit diese steuerlich relevante Daten enthalten Kosten-, Leistungsrechnung wichtig zur Ermittlung der Herstellungskosten und Bestimmung von Verrechnungspreise Dem elektronischen Handel dienende Systeme Webshops, systeme, die für geschäftliche Vorgänge genutzt werden Auch s, Word- und Excel-Dokumente, die steuerlich relevante Informationen enthalten 19

20 Datenzugriff der Finanzverwaltung Zugriffsarten Seit dem hat der BP/Rechnungsprüfer das Recht auf elektronische Daten in folgender Art zuzugreifen: Z1 Direkter Zugriff Z2 Indirekter Zugriff Z3 Datenträgerüberlassung Alle drei Möglichkeiten können parallel durchgeführt werden. 20

21 Arten des Datenzugriffs Arten des Datenzugriffs Z1 Z2 Z3 Unmittelbarer Datenzugriff über Berechtigungsprofil (Lesen, Filtern und Sortieren) Mittelbarer Zugriff Auswertung der Daten durch Mandant nach Vorgabe BP Datenträgerüberlassung Auswertung durch die BP mit IDEA-Software Finanzverwaltung: Alle drei Zugriffsarten können nebeneinander angeordnet werden 21

22 Zugriffsarten Z1 Unmittelbarer Zugriff, 147 Abs. 6, Satz 1 AO Zugriff umfasst Lesen, Filtern und Sortieren der Daten Nutzung der in Ihrem EDV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten Sicherstellen des nur Lese-Zugriffs durch den Steuerpflichtigen 22

23 Zugriffsarten Z2 Mittelbarer Zugriff, 147 Abs. 6, Satz 2 AO Durch Maschinelle Auswertung: Filtern und Sortieren der Daten durch Nutzung der Möglichkeiten Ihres EDV-Systems Unterschied zum unmittelbaren Datenzugriff: Filtern und Sortieren nach Vorgabe des Prüfers durch Sie selbst oder Dritten 23

24 Zugriffsarten Z3 Datenträgerüberlassung, 147 Abs. 6, Satz 3 AO Zugriff umfasst: Überlassung der gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung Bereitstellung aller zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z.b. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form Zugriff vom Betriebsprüfer erfolgt ausschließlich auf die vom Steuerpflichtigen ausgelagerten Dateien Auswertung (filtern, sortieren etc.) mit einer Prüfsoftware IDEA, TaxAudit Hinweis: Bereitstellung von Reports und Druckdateien ist nicht ausreichend, da Daten vorselektiert sind 24

25 Agenda Elektronische Rechnung und Steuern Datenzugriff der Finanzverwaltung Involvierte Bereiche/System Projektvorgehensweise Chancen & Risiken 25

26 Involvierte Bereiche Geschäftsleitung Rechnungswesen (intern & extern) Steuern IT Abrechnung Personalwesen Recht Einkauf Produktion und Vertrieb 26

27 Zu untersuchende Systeme ERP System (SAP) IS-U Abrechnung, Debitorenmanagement FI, FI-AA Finanzbuchhaltung/Anlagenbuchhaltung und deren Belege SD Vertrieb und Fakturen, Mehrwertsteuer- und Preisfindung etc. CO i.w. Kostenrechnung i.v.m. teilfertige Aufträgen, Drohverlusten, etc. MM Vorratsbewertung HR Gehaltsabrechnung, Urlaubskalender, Gehaltskonten, etc. Produktionssysteme Mailsysteme Excel (z.b. Berechnungen zu RSt, Drohverluste, teilfertige Aufträge, etc.) Access oder andere Datenbanken (CRM, Procurement, etc.) Word (z.b. Verträge) Andere noch zu erhebende Systeme (z.b. Projektmanagement,etc.) 27

28 Agenda Datenzugriff der Finanzverwaltung Involvierte Bereiche/System Projektvorgehensweise Chancen & Risiken 28

29 Beispiel Projektvorgehensweise Projektmanagement / Phase 400 Qualitätssicherung Phase 100 Analyse und Strategie Phase 200 Implementierung Phase 300 Organisation der BP Mandant Chancen und Risiken Steuern Organisation Gesetz Zugriff Aufnahme der IT-Infrastruktur Identifikation steuerlich relevanter Unterlagen Aufnahme der Aufbewahrungsund Archivierungsverfahren Erstellung Grobkonzept GDPdU Abstimmung des GDPdU Grobkonzeptes Konzeptionelle Ausrichtung der Ablauforganisation / Technisches Feinkonzept Festlegung und Umsetzung einer Archivierungsstrategie Einrichten der Z1-Z3 Zugriffe für relevante Systeme Erstellung einer Konzernrichtlinie für den BP-Ablauf Einrichtung einer Clearing Stelle für Spezialfragen Einrichten des BP-Arbeitsplatzes Regelmäßiger Review Ernst & Young Solutions Team Ernst & Young Assurance Services Risk Advisory Services Tax Services 29

30 Phase 100 Analyse und Strategie Ziel: Erfassung und Bewertung sämtlicher steuerlich relevanter Systeme und Daten Erstellung eines Konzeptionspapier Erstellung von Fragebögen Durchführen von Interviews Erstellen von Final Memos auf Basis der Interviews Abstimmung der Final Memos mit der Steuerabteilung Erstellung des Konzeptionspapiers Übersicht über die steuerlich relevanten Daten und Systeme Übersicht über die weitere Vorgehensweise (Realisierung der Zugriffe) Vorschläge zur Prozessgestaltung 30

31 Phase 200 Implementierung Ziel: Umsetzung der Anforderungen aus dem Konzeptionspapier Einrichtung einer zentralen Ablage Einrichtung des BP- Arbeitsplatzes Einrichtung/Testen der Benutzerberechtigungsrollen Erstellen von Datenextrakten 31

32 Phase 300 Organisation der Betriebsprüfung Ziel: Erstellung einer Organisationsanweisung bei der Betriebsprüfung Festlegung Verantwortlichkeiten Schaffung von Aufzeichnungs- und Auswertungsmöglichkeiten der Betriebsprüfer-Zugriffe (Z1, Z2) 32

33 Phase 400 Quality Check Qualitätssicherung Soll/Ist Abgleich des Konzeptionspapiers Ggf. Erstellung eines Maßnahmenkataloges 33

34 Agenda Elektronische Rechnung und Steuern Datenzugriff der Finanzverwaltung Involvierte Bereiche/Systeme Projektvorgehensweise Chancen & Risiken 34

35 Chancen Umfangreiche Dokumentation über interne Abläufe und Verfahren Management Letter Feststellung von Prozessoptimierungsmöglichkeiten (Fast Close) Feststellung von Prozessbrüchen Prüfung der GDPdU-Readyness im Rahmen der Jahreabschlussprüfung 35

36 Risiken Fehlende Unterstützung des Senior Managements Mögliche Risikofelder interne Reportings Kundenbindungsprogramme Geschenklisten etc. Snap Shot Betrachtung vs. Ongoing Procedure 36

37 Ihr Ansprechpartner Klaus Keller Steuerberater Ernst & Young Wirtschaftsprüfungsgesellschaft AG Titotstr. 8 Telefon (07131) Heilbronn Telefax (07121) Klaus.keller@de.ey.com Mobil (0160)